Förord. Ulf Sandgren och Fredrik Jönsson, Sveriges Kommuner och Landsting har på uppdrag av U.F.O.S. fungerat som projektledare.

Transkript

1 Förord Energy Performance Contracting (EPC) är ett sätt att arbeta med energieffektivisering, som håller på att etableras i Sverige. EPC är ett nytt begrepp men också en vidareutveckling av tjänster och produkter som tidigare tillhandahölls av energitjänstföretag. EPC innebär att man upphandlar en entreprenör som genomför en modernisering av tekniska installationer. Investeringarna finansieras med hjälp av de framtida garanterade besparingarna, och detta möjliggör bland annat att det blir lättare att företagsekonomiskt motivera och genomföra angelägna projekt. EPC-projekt kan genomföras såväl med som utan extern finansiering. Erfarenheterna visar att energieffektiviseringspotentialen kan vara så hög som 20 procent. Syftet med denna rapport är att beskriva hur offentliga fastighetsorganisationer inom kommun, landsting och stat genomfört EPC-projekt, och redovisa deras erfarenheter. Gemensamt för de undersökta företagen är att de är mycket nöjda med sina EPC-projekt. Rapporten blir förhoppningsvis en inspirationskälla för offentliga fastighetsorganisationer som undrar om EPC är en användbar modell för energiinvesteringar och modernisering av beståndet. Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.). Här ingår Sveriges Kommuner och Landsting, Akademiska Hus AB, Fortifikationsverket samt Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter i Sverige AB. Detta projekt har också stöttats ekonomiskt av Statens energimyndighet. Skriften är författad av Daniel Svensson, WSP Sverige AB. Till sin hjälp har han haft en styrgrupp som medverkat och bidragit med material och synpunkter. Styrgruppen har bestått av Robert Johansen, Regionfastigheter Skåne; Michael Zivkovic, Statens fastighetsverk; Stefan Westblom, Landstinget i Kalmar län; Bo Flinkberg, Nyköpings kommun; Mats Brantsberg, Örebro kommun och Hans Isaksson, representant för Statens energimyndighet. Ulf Sandgren och Fredrik Jönsson, Sveriges Kommuner och Landsting har på uppdrag av U.F.O.S. fungerat som projektledare. Stockholm i april

2 Innehåll Förord... 1 Sammanfattning Introduktion till EPC EPC:s principer och process Intervjuer med nio fastighetsägare Upphandling och avtal Ekonomi Marknaden, lagar och aktörer...68 U.F.O.S Adress: Stockholm, tfn E-post: fastighet@skl.se; ISBN: Text: Daniel Svensson Omslagsillustration: Oscar Ohlsson Tryck: AlfaPrint, Sundbyberg Redigering, form och produktion: Marie Staaf, Xerox, Björn Hårdstedt Distribution: tfn , fax , eller förbundens publikationssajt: välj Publikationer 2 Energy Performance Contracting

3 0 Sammanfattning Det finns en stor mängd lönsamma effektiviseringsprojekt som inte genomförs i den offentliga fastighetssektorn eftersom det råder brist på egna specialister, riskvilligt investeringskapital och tid för att genomföra åtgärderna. Denna rapport redovisar hur man kan låta en entreprenör genomföra alla dessa projekt som är omöjliga att hinna med i egen regi. Dessutom lämnar entreprenören en besparingsgaranti vilket innebär att den ekonomiska risken för fastighetsägaren minimeras. Den affärsmodell som beskrivs i rapporten heter Energy Performance Contracting, EPC. Det är en prestationsbaserad samverkansmodell för genomförande av besparingsfinansierad effektivisering och modernisering av större byggnader och fastighetsbestånd. Modellen kan även användas som plattform för kompetensutveckling av personal och utveckling av driftorganisationer samt för att kvalitetssäkra inomhusklimatet. De fastighetsägare som intervjuats för denna rapport har lyckats minska kostnaderna i sin verksamhet med 10 kr/kvm. För en kommun med invånare innebär detta ett överskott på 2 miljoner kronor per år efter att ett EPC-projekt genomförts. Det finns flera sätt att genomföra EPC-projekt, och syftet med denna rapport är dels att översiktligt beskriva affärsprinciperna, processen och grunderna för EPC, dels att ge råd och information om upphandling och genomförande av EPC-projekt. Rapporten klargör marknaden avseende EPC och resonerar kring hur fastighetsägare kan hantera de risker som finns i ett EPC-projekt. I kapitel 1 ges en introduktion till EPC. I kapitel 2 beskrivs de affärsprinciper som gäller för EPC och hur affärsprocessen kan se ut. I kapitel 3 berättar nio fastighetsägare om sina erfarenheter av EPC. I kapitel 4 behandlas upphandlingen och avtalen som är centrala i affärsmodellen. De ekonomiska parametrarna och EPC-projektets lönsamhet diskuteras i kapitel 5 och i kapitel 6 beskrivs hur EPC påverkar samhället och hur marknaden ser ut. Som grund för denna rapport har intervjuer gjorts med fastighets ägare som genomför EPC-projekt. Fastighetsägarna genomför tillsammans EPCprojekt på 2,5 miljoner kvm. Sammanfattning 3

4 Resultat De nio fastighetsägare som intervjuats är mycket nöjda med sina projekt. De har använt en affärsprocess i fem steg. 1. Första steget är förberedelsearbetet, vilket innehåller ett stort internt förankringsarbete. 2. Det andra steget är upphandlingen som oftast genomförs som en förhandlad upphandling, dvs en kvalificering av entreprenörerna görs samtidigt som man förhandlar. 3. Nästa steg är en projektutvecklingsfas som i detalj fastställer vad som ska göras och vilket resultat åtgärderna ska generera. 4. Denna fas är, precis som den första, ofta kompakt vilket innebär att det sällan tar längre tid än 3 år från uppstart av fas 1 till dess att fas 2 är genomförd för ett helt fastighetsbestånd. 5. Nästa steg är projektuppföljningsfasen som innebär uppföljning av projektet en gång i månaden och årsvisa avstämningsmöten där en eventuell bonus eller ett vite fastställs och betalas. Fastighetsägarnas syfte med EPC-projektet har varit att vidta så många lönsamma åtgärder som möjligt i hela eller stora delar av fastighetsbestånden. Alternativet har varit att inte göra någonting alls eftersom den tid och det antal specialister som finns i den egna organisationen inte räcker till. Affärsmodellen inbjuder även till interaktion och kunskapsöverföring mellan parterna vilket betyder att de åtgärder som genomförs och de produkter som installeras väljs i samråd mellan fastighetsägaren och entreprenören. Lönsamheten i de EPC-projekt som genomförts och studerats i denna rapport är mycket god. För det första är de administrativa kostnaderna för upphandlingen låga eftersom den kan omfatta ett helt fastighetsbestånd. Dessutom behöver fastighetsägaren bara genomföra de åtgärder som är lönsamma. Tack vare att entreprenören ställer upp med experter inom olika områden hinner man genomföra åtgärder, som annars aldrig skulle ha prioriterats, inom en 2 till 3-årsperiod. I genomsnitt minskar kostnaderna med 10 kr/kvm för fastighetsägarna. Samtliga fastighetsägare som intervjuats anser att konceptet är bra och att övriga fastighetsägare bör överväga konceptets möjligheter. På marknaden finns dessvärre bara ett fåtal entreprenörer som har erfarenhet av EPC-projekt. Ett begränsat antal konsulter behärskar affärsmodellen och tyvärr finns det få kurser på universiteten som tillgodoser behovet av personer kunniga inom EPC. Det finns alltså stora möjligheter för de befintliga aktörerna att utöka sin verksamhet samtidigt som det finns utrymme för fler aktörer på marknaden. 4 Energy Performance Contracting

5 1 Introduktion till EPC Energy Performance Contracting (EPC) är en bra affärsmodell att använda för att effektivisera energianvändningen och få modeller har en så stor effekt på både ekonomin och miljön. På Kommunfastigheter i Örebro, Regionfastigheter i Skåne, Lundafastigheter och i Säffle kommun anser man att EPC är ett lönsamt koncept där man som beställare successivt fattar större beslut. Generellt sett anser de att det kan vara bra att överväga de framtida möjligheterna med EPC som metod. Som så många andra affärsmodeller är EPC hämtat från USA. Där har det de senaste 20 åren varit lagstadgat att offentliga fastighetsägare ska använda EPC som modell vid energieffektiviseringsentreprenader. Affärsmodellen skapades i samförstånd mellan dels driftchefer som saknade kapital och dels kreativa entreprenörer. Entreprenören stod för analys, genomförande och besparingsgaranti i utbyte mot den besparing som åstadkommits medan driftchefen fick ett väl fungerande system till en lägre driftkostnad. Drivkraften på den amerikanska marknaden har varit att genomföra lönsamma effektiviseringsprojekt utan att belasta den offentliga ekonomin. Detta gör att EPC i USA är förknippat med tredjepartsfinansiering 1. I Sverige däremot är drivkraften en annan. För de intervjuade fastighetsägarna har drivkraften varit: Att genomföra alla lönsamma energieffektiviseringsåtgärder på ett så tidseffektivt sätt som möjligt! Denna drivkraft förklarar varför de flesta EPC-projekt omfattar hela eller stora delar av ett fastighetsbestånd och att flertalet finansieras på traditionellt sätt. EPC ska därför inte förväxlas med tredjepartsfinansiering utan är en affärsmodell som består av tre huvudfaser: Fas 1 Projektutveckling: En entreprenör genomför en analys av fastighetsbeståndet och tar fram underlag för åtgärder, besparingar, kostnader, utbildningsbehov med mera. Fas 2 Projektgenomförande: Samma entreprenör genomför de överenskomna åtgärderna och utbildar driftpersonalen. 1, Introduktion till EPC 5

6 Fas 3 Projektuppföljning: Samma entreprenör lämnar en besparingsgaranti för hela återbetalningstiden för att säkerställa att investeringen kan återbetalas. Det finns likheter mellan EPC och en traditionell energieffektiviseringsentreprenad eftersom man (1) först måste göra en utredning innan (2) åtgärderna kan genomföras och (3) resultaten kan verifieras. Men skillnaderna är väsentliga när det gäller vem som ansvarar för resultatet. EPC bygger på att den som fastställt vad som ska göras, även ska ansvara för att resultatet uppnås och därmed också genomföra åtgärderna. I en vanlig energieffektiviseringsentreprenad finns inte detta samband och ansvaret för att besparingsmålen nås ligger till 100 procent på fastighetsägaren. Eftersom EPC bygger på en annan affärslogik är projekten oftast betydligt större och idag omsätts mer pengar i EPC-projekt än i traditionella energieffektiviseringsentreprenader i den offentliga sektorn i Sverige. Fler och fler fastighetsägare upptäcker fördelarna med EPC. Vinsterna för fastighetsägaren är många och kan sammanfattas som följer: EPC är troligtvis den mest kostnadseffektiva affärsmodellen för energieffektivisering av ett fastighetsbestånd. Affärsprocessen gör det möjligt för alla fastighetsägare att genomföra en modernisering av hela fastighetsbeståndet på 2-3 år, vilket är mycket effektivt. Efter Fas 2 är de tekniska system som varit i behov av uppdatering eller utbyte, moderniserade. Personalen som ska sköta anläggningarna har fått utbildning vilket medför att förutsättningarna för fortsatt arbete med optimering och intrimning av anläggningarna är mycket goda. Affärsprocessen innehåller en femstegsmodell med avstigningspunkter så att processen kan avbrytas innan för stora kostnader lagts ner. Resultaten är mätbara, verifierbara och hållbara vilket över tiden ger mycket positiva effekter på driftkostnaderna och miljön. EPC-metoden kan i framtiden underlätta det arbete som genereras av lagen om energideklarationer och kommande EU-direktiv angående energitjänster. De flesta av slutsatserna från intervjuerna var att EPC är en bra lösning och att det var svårt att nå samma resultat i egen regi. Energisparande på traditionellt sätt ansågs inte vara lika effektivt och fungera lika bra som EPC. 6 Energy Performance Contracting

7 Summering av EPC EPC är en affärsmodell målet och syftet med att arbeta med EPC är att identifiera alla lönsamma besparingsåtgärder i ett fastighetsbestånd och att få dem genomförda med garantier, vilket gör det möjligt att snabbt få en kraftigt reducerad energikostnad och minskad energianvändning. Mål med EPC-projekt de projekt som fastighetsägare genomfört har flera målsättningar gemensamt, t ex att sänka energi- och övriga driftkostnader, modernisera de tekniska installationerna, höja personalens kompetens, strukturera fastighetsövervakningen samt skapa ett bättre inomhusklimat för att få nöjdare hyresgäster. Ekonomi de projekt som genomförs brukar ha en investeringsvolym på kr/kvm. Med 7-9 års återbetalningstid och ca 15 års avskrivningstid brukar lönsamheten förbättras med ca 10 kr/kvm. För en fastighetsägare med kvm betyder detta att driftkostnaderna kan sänkas med ca 1 miljon kr per år från dagens nivå. Lönsamheten kan ökas ytterligare med olika incitamentsmodeller. Eftersom många mindre åtgärder paketeras ihop till ett projekt skapas stora volymer som blir politiskt intressanta, vilket i sin tur leder till att investeringsmedel tillförs. Upphandlingen i Lagen om Offentlig Upphandling (1992:1528), LOU, finns ledning för val av det ekonomiskt mest lönsamma anbudet i 3 kap förhandlad upphandling eller 6 kap urvalsupphandling. Upphandlingen görs vid ett tillfälle för alla fastigheter och för hela projektet med optioner för Fas 2 och Fas 3. Upphandlingsformen ger varje fastighetsägare ytterst goda förutsättningar att vara delaktig i val av produkter, system, kompetensutvecklingsprogram etc. då projektet består av tre tydliga faser: Fas 1 Projektutveckling, Fas 2 Projektgenomförande och Fas 3 Projektuppföljning. Teknik i ett projekt undersöks alla system som använder energi och därmed kostar pengar, dvs värme, ventilation, vatten, el och byggnadsskalet m m samt stödsystem och synergieffekter. När undersökningen är genomförd förbättras, kompletteras och byts eventuellt system ut. Lagen om energideklaration ett EPC-projekt ger ett bra underlag för implementering av lagen om energideklaration som trädde i kraft i oktober Intern förankring det är ytterst viktigt att förankra ett EPC-projekt internt i organisationen och i den politiska strukturen. Att ta hjälp av andra fastighetsägare som lyckats med detta underlättar arbetet! Aktörer det finns två olika typer av aktörer på marknaden: konsulter som hjälper fastighetsägaren med projektstart, upphandling, avtalshantering och projektledning samt entreprenörer som handlas upp och genomför projektet i de tre faserna. 1, Introduktion till EPC 7

8 Internationellt energianvändningen ökar i hela världen vilket skapat betydligt högre energipriser. Som ett led i att förmå brukarna inom EU att effektivisera energianvändningen har två direktiv fastställts. Det ena direktivet trädde i kraft 1 oktober 2006 och innebär att alla fastighets ägare ska genomföra energideklarationer. 8 Energy Performance Contracting

9 2 EPC:s principer och process Affärsprinciper Det finns några fundamentala principer som styr EPC-affären. I alla affärer mellan fastighetsägare och entreprenörer varierar principerna utifrån de behov, problem och möjligheter som finns. Syftet och målsättningen med ett EPC-projekt är att finna alla lönsamma besparingsåtgärder i en byggnad eller ett fastighetsbestånd. Därefter genomförs dessa åtgärder vilket innebär att byggnadens teknik moderniseras så att inomhusklimatet blir bättre och energianvändningen minskar kraftigt, men framför allt så att driftkostnaderna sjunker. Upphandlingen genomförs som en förhandlad upphandling vid ett tillfälle. En offentlig fastighetsägare bör tillämpa LOUs 3 kap alternativt 6 kap. Fastighetsägaren köper kompetens för att nå ett gott inomhusklimat med bästa ekonomiska resultat. En förutsättning för att fastighetsägaren ska få en energibesparingsgaranti är att samma entreprenör genomför hela projektet från ax till limpa som en totalentreprenad, dvs. samma entreprenör ansvarar för: Fas 1 projektutvecklingsarbetet, Fas 2 projektgenomförandearbetet och Fas 3 projektuppföljningsarbetet. Entreprenören garanterar att de framräknade effektiviseringarna kommer till stånd, dvs. entreprenören garanterar att anläggningarna fungerar. Lyckade projekt bygger på en väldefinierad process, en helhetssyn på ekonomi, teknik och organisation, stort förtroende mellan parterna och engagerade människor. 2, EPC:s principer och process 9

10 Affärsprocess Den främsta anledningen till att använda EPC som affärsmodell är att man vill fokusera på energieffektiviseringsfrågorna så att lönsamma projekt blir genomförda. Ett annat skäl är att man som fastighetsägare får tillgång till en stor kompetent resurspool som under en kort och intensiv period kan genomföra en stor mängd åtgärder. Dessutom krävs endast en upphandling oberoende av hur många byggnader som ska ingå i projektet vilket är mycket tidsbesparande. För att lyckas med att sätta fokus på energieffektiviseringsfrågorna och att effektivt utnyttja resurserna behövs en väldefinierad affärsprocess. Att arbeta efter en process med väldefinierade aktiviteter och beslutspunkter innebär att de risker som kan uppstå i projektet kan hanteras på ett säkert sätt och att projektet i värsta fall kan avbrytas efter varje steg innan för stora kostnader lagts ner. Den process som rekommenderas för att lyckas med ett EPC-projekt innehåller fem huvudsteg: 1. Förberedelsearbete 2. Upphandling och avtal 3. Fas 1 Projektutveckling 4. Fas 2 Projektgenomförande 5. Fas 3 Projektuppföljning Steg 1 innebär att fastighetsägaren utreder om det är möjligt att starta ett EPC-projekt. Här kan fastighetsägaren få stöd av en konsult eller entreprenör som genomför en nyckeltalsanalys och en avgränsad förstudie av fastighetsbeståndet. I förberedelsearbetet fastställs en strategi för hur de övriga stegen bör se ut och hur de ska genomföras. Det är mycket viktigt att samla kompetens inom olika områden så att rimliga och riktiga krav kan ställas i upphandlingen samt under projektets genomförande och uppföljning. I det första steget fastställer man bland annat: En styrgrupp som ska vara involverad i olika frågor. Det behövs kompetens inom teknik, ekonomi, juridik, driftfrågor, kontakter med hyresgäster m m. Projektets omfattning dvs. antalet fastigheter som ska ingå i projektet, teknikgränsdragning, ekonomiska ramar, hur driftorganisationer ska utvecklas m m. Målsättning med projektet och hur uppföljning ska ske. Vilken upphandlingsform som ska användas. 10 Energy Performance Contracting

11 I steg 2 handlas en entreprenör upp och ett avtal som gäller för hela projektets livslängd förhandlas fram. Detta steg behandlas mer specifikt i Kapitel 5 Upphandling och avtal. Steg 3 som omfattar Fas 1 Projektutveckling, innebär att entreprenören genomför en analys av fastighetsbeståndet för att få underlag för åtgärder, besparingar, kostnader, utbildningsbehov m m och redovisar detta i en projektutvecklingsrapport. Denna fas kostar ca kr/kvm vid ett större projekt. Resultatet av fas 1 uppfyller de krav som ställs i lagen om energideklaration för byggnader vilken gäller från den 1 oktober Steg 4 som omfattar Fas 2 Projektgenomförande, innebär att samma entreprenör genomför de överenskomna åtgärderna och utbildar driftpersonalen. Denna fas kostar ca kr/kvm i genomsnitt vid ett större projekt. I fastighetsbestånd med mindre byggnader och då underhållet är kraftigt eftersatt, kan projektkostnaden stiga till uppemot kr/ kvm. Steg 5 omfattar Fas 3 Projektuppföljning och innebär att samma entreprenör lämnar en besparingsgaranti för hela återbetalningstiden för att säkerställa att investeringen kan återbetalas. Denna fas kostar ca kr/kvm/år i genomsnitt vid ett större projekt. För varje byggnad, område och för hela fastighetsbeståndet bör månatliga rapporter genereras. Vid de årliga avstämningsmötena regleras av avtalen och resultatet av projektet. Om projektet har underpresterat ska entreprenören betala ett vite lika stort som den uteblivna besparingen, medan det vid överprestation är vanligt att fastighetsägaren betalar en bonus till entreprenören. 2, EPC:s principer och process 11

12 3 Intervjuer med nio fastighetsägare I arbetet med denna rapport har intervjuer gjorts med nio offentliga fastighetsägare som genomför eller har genomfört EPC-projekt. För varje intervju finns en sammanställning av hur de startat upp projektet, genomfört upphandlingen och vilka resultat de fått samt reflektioner och råd till andra fastighetsägare. Offentliga fastighetsägare som genomför EPC I Sverige har det genomförts ett flertal EPC-projekt i den offentliga sektorn. I denna rapport har följande fastighetsägare bidragit med sina erfarenheter: Arboga kommun Gnesta kommun Nyköpings kommun Regionfastigheter Skåne Säffle kommun Kommunfastigheter Örebro Landstingsfastigheter i Kalmar län Lundafastigheter Akademiska hus I tabell 1 på nästa sida görs en sammanställning över de nio fastighets ägarna. Det saknas information i vissa rutor då några av fastighetsägarna inte hade passerat Fas 2 när de intervjuades. Gemensamma problem och målsättningar De fastighetsägare som intervjuats för denna rapport hade flera gemensamma problem och befann sig ofta i samma situation innan de startade sitt EPC-projekt. Några av de gemensamma problem som fastighets ägarna stod inför var: Kostnaden för energi steg mer än vad hyresintäkterna kunde höjas. En obalans mellan inkomster och kostnader uppstod vilket medförde att 12 Energy Performance Contracting

13 Sammanställning av fastighetsägarna som intervjuats Fastighetsägare Yta (kvm) Fas 2 Besparing/år Återbetalningstid Fas 1 kr/kvm Fas 2 kr/kvm Arboga kommun Gnesta kommun RegionFastigheter Skåne ,253 5,8 262 Nyköpings kommun Säffle kommun Kommunfastigheter Örebro Landstinget i Kalmar län I.U I.U 0 Lundafastigheter I.U I.U 0 Akademiska hus SUMMA underhållsåtgärder och andra projekt fick bortprioriteras eller skjutas på framtiden. De tekniska installationerna höll på att nå eller hade nått sin tekniska livslängd och det fanns ett stort moderniseringsbehov. Fokus på energifrågor fanns, men eftersom för få anställda hade den kompetens som krävs hann man inte tillgodose behoven av energieffektiviseringsprojekt. Energiuppföljningen var bristfällig och baserad på en struktur med för få mätare vilket omöjliggjorde mätning per byggnad. Dessutom fanns det inte tid för att regelbundet analysera energistatistiken för att snabbt hitta fel och förbättringsmöjligheter. Slutsatsen av probleminventeringen var att det är svårt att genomföra en modernisering av fastighetsbeståndet på traditionellt sätt. Kostnadsutvecklingen krävde dock ett snabbt genomförande för att omedelbart bryta den negativa spiralen. För att lösa sina problem har fastighetsägarna satt upp olika mål varav flera är gemensamma eller likartade. Huvudmålet för alla fastighetsägare är att sänka energikostnaderna och därmed bryta en negativ kostnadstrend. Ett annat mål är att kvalitetssäkra inomhusklimatet. Ofta har det funnits en miljöplan som drivit på arbetet med att sänka energianvändningen och att ta bort oljeberoendet. Detta vill man göra genom att modernisera byggnadernas tekniska installationer till dagens tekniknivå. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 13

14 Uppstartsprocessen Flera av de fastighetsägare som intervjuats har fått inspiration till sina EPC-projekt från entreprenörer, konsulter eller andra fastighetsägare som genomfört ett projekt. De har därefter sökt information för att lära sig mer om affärsmodellen innan en eventuell förstudie. En viktig del av uppstartsarbetet var att ta med en grupp av olika tjänstemän och politiker på studiebesök till en annan fastighetsägare för att höra vilka föroch nackdelar det finns med EPC säger Pelle Karlsson, driftingenjör i Säffle kommun. Att kunna åka över till Regionfastigheter med olika tjänstemän för att lyssna på hur de har arbetet med sitt EPC-projekt har förenklat arbetet med förankringen oerhört mycket säger Patrik Sjöstrand, energioptimerare vid Lundafastigheter. Några av fastighetsägarna har genomfört en förstudie. Förstudien har två syften. Den ligger dels till grund för en undersökning av om det finns potential för ett projekt, och dels fungerar den som ett diskussionsunderlag för att driva projektet internt. Genom att få bekräftat att det finns en stor besparingspotential samt att komma till slutsatsen att det inte går att genomföra ett EPC-projekt i egen regi har det funnits en plattform för att förankra affärsmodellen i det politiska ledet säger Mats Brantsberg, fastighetschef på Örebro Kommunfastigheter. Uppstartsarbetet innehåller många möten med information och förankring på flera parallella organisationsnivåer. Inledningsvis har flertalet projektledare stött på problem med att förklara EPC för politiker och tjänstemän men successivt har det skapats ett oerhört tryck från driftpersonalen och politikerna att skynda på processen. Många driftorganisationer har länge efterfrågat förändringar och förbättringar och har därför med stor tillförsikt sett fram emot att projekten skulle bli av. Det viktigaste rådet som alla intervjuade fastighetsägare ger dem som ej startat upp ett EPC-projekt är: Fundera på EPC! Upphandlingarna De flesta fastighetsägare har genomfört upphandlingen enligt kap 3 eller kap 6 i LOU för att kunna förhandla med anbudsgivarna. De har även handlat upp projektet som en helhet med option för den andra och tredje fasen som de sedan ropat av. Eftersom riskerna hanteras kontinuerligt har man kunnat förankra affären både internt på tjänstemannanivån och på den politiska nivån. 14 Energy Performance Contracting

15 Konsultstöd Några av fastighetsägarna har haft stöd av konsulter vid uppstart och upphandling. Detta har medfört att tiden från idé till Fas 1 gått snabbt och effektivt samtidigt som man haft tillgång till ett bollplank. Samtliga fastighetsägare tror att behovet av konsulttjänster kommer att öka då fler projekt ska genomföras och fler entreprenörer med mindre erfarenhet kommer att ge sig in på marknaden. Flera av de intervjuade fastighetsägarna rekommenderar att man anlitar en erfaren EPC-konsult som hjälper till med att skapa affärsförutsättningar och att genomföra upphandlingen samt med projektledningen. Omfattning Projekten omfattar ofta en stor del av och ibland hela fastighetsägarens fastighetsbestånd fördelat på sjukhus, skolor, idrottshallar, simhallar, slott, barnstugor och förvaltningslokaler med mera. Flertalet fastighetsägare rekommenderar att man genomför Fas 1 för alla fastigheter men sedan noggrant analyserar vilka fastigheter man ska ropa av för Fas 2 och Fas 3. Ett genomförande av Fas 1, 2 och 3 i hela fastighetsbeståndet medför att alla byggnader får mediaövervakning och en moderniserad teknisk anläggning. En reflektion från intervjuerna var att rika byggnader försörjer de fattiga vilket gör att andra kostnader i framtiden kan undvikas. Bo Flinkberg, teknisk chef i Nyköpings kommun anser att alla byggnader bör ingå: När ska man annars få råd att modernisera de byggnader som ej följer med i Fas 2 och Fas 3? Dessutom behöver alla byggnader mätning och uppföljning av mediaförbrukning i framtiden i och med lagen om energideklaration av byggnader. Utbildning och kompetensöverföring En av de viktigaste komponenterna i ett EPC-projekt som alla fastighetsägare framhåller är hur viktigt det är att de fastighetsskötare och driftingenjörer som ska arbeta med anläggningarna efter Fas 2 får rätt utbildning. En av riskerna som Stefan Westblom, projektansvarig vid Landstingsfastigheter i Kalmar län, ser med att genomföra ett EPCprojekt är att man låter ett externt företag genomföra åtgärder utan att utbilda eller fortbilda den interna organisationen. Därför har Landstingsfastigheter beslutat att projektet ska innehålla en stor utbildningsinsats av driftorganisationen. På så sätt får den egna driftorganisationen en knuff framåt och förhoppningsvis skapas ett mer entusiastiskt arbetsläge. Utbildningskostnaden är snabbt återbetald och är ofta en förutsättning för att entreprenörerna ska lämna en besparingsgaranti. Oftast omfattas 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 15

16 samtliga anställda fastighetsskötare och driftpersonal av utbildningspaketen men utbildningen anpassas efter vilka behov som finns. Energiuppföljning I samband med Fas 2 installeras ett energiövervakningssystem för att kunna följa upp hur byggnaderna fungerar. Temperaturer med mera loggas och energiförbrukningen övervakas och sammanställs varje månad i enkla diagram som visar projektets utfall för fastighetsägaren. Exempel på tekniska åtgärder I de EPC-projekt som genomförs ingår många olika tekniska åtgärder. Bland de mest intressanta är att oljeberoendet vid uppvärmningen oftast upphör genom byte till biobränsleanläggningar eller värmepumpsanläggningar. Återvinningssystem installeras där sådana saknas, och värme och ventilation anpassas efter hyresgästernas behov. När projekten är färdiga kommer byggnaderna att övervakas via ett centralt styr- och övervakningssystem så att bland annat onödig bilkörning undviks och insatser kan göras innan eventuella problem blir alltför stora. De flesta fastighetsägare har varit involverade i vilka system och komponenter som monteras in av entreprenören. Detta innebär att entreprenören i flera fall fått erbjuda flera olika fabrikat. Vinsterna för fastighetsägaren Att tillämpa EPC vid energieffektiviseringsarbete kräver stor öppenhet för nya tillvägagångssätt och nya tankar. De intervjuade fastighetsägare som genomfört EPC-projekt är mycket positiva i sina uttalanden. Nedan summeras de effekter och resultat som de intervjuade anser sig ha uppnått. EPC är troligtvis den mest kostnadseffektiva affärsmodellen för energieffektivisering av ett fastighetsbestånd. Affärsmodellen bygger på att entreprenören får använda hela sin kreativitetsförmåga men samtidigt ta fullt ansvar för projektets resultat. Affärsprocessen gör det möjligt för alla fastighetsägare att genomföra en modernisering av hela fastighetsbeståndet på 2 3 år vilket är mycket effektivt. Politikerna får ett verktyg för att nå de mål som finns i miljöplaner, förvaltningsplaner etc. samtidigt som kostnaderna sjunker. Inomhusklimatet i de byggnader som berörs kommer att kvalitetssäkras genom kontinuerliga mätningar, vilket innebär att de som verkar i lokalerna får en bättre inomhusmiljö. 16 Energy Performance Contracting

17 De hyror som hyresgästerna ska betala ökar inte lika mycket vid en eventuell framtida energiprisuppgång eftersom energianvändningen har minskat. Efter Fas 2 är de tekniska system, som varit i behov av uppdatering eller utbyte, moderniserade. Personalen som ska sköta anläggningarna har fått utbildning vilket medför att förutsättningarna för fortsatt arbete med optimering och intrimning av anläggningarna är mycket goda. Resultaten är mätbara, verifierbara och hållbara vilket över tiden ger mycket positiva effekter på driftkostnaderna och miljön. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 17

18 Arboga kommun Intervju med: Tommy Ahlberg, driftingenjör i Arboga kommun Projektets löptid Fas 2 påbörjad Projektyta kvm i Fas 1 samt kvm i Fas 2 Investering 30 Mkr, varav ca 7 Mkr i bidrag Energibesparingar 3 Mkr/år Återbetalningstid 7,5 år Korta fakta Arboga kommun och Arboga Bostads AB ingår i EPC-projektet. Tommy Ahlberg har haft flera olika roller inom kommunen vid olika tillfällen men har under alla år som han arbetat aldrig tappat kontakten med kommunens verksamhet. Tommy har t ex varit mätningsingenjör, fastighetsförvaltare, byggnadsinspektör, byggprojekteringskonsult och entreprenör. Den första kontakten med EPC-modellen fick Tommy under 2002 men då gjordes ingenting för att starta upp projektet. En av orsakerna var att politikerna hade missuppfattat EPC-modellen, och trodde att verksamheten skulle lämnas över till en entreprenör som skulle tillgodogöra sig alla besparingar. Två år senare fattades beslut om en energiutredning. Resultatet av denna blev att några få punktåtgärder skulle utföras, men det saknades en helhetsbild av hur beståndet skulle kunna effektiviseras och hur kommunen skulle få kontroll på energianvändningen. Tommy kontaktade då entreprenörerna som i detalj beskrev hur ett EPC-projekt kan se ut. Beslut att genomföra projekt Sedan beställde Tommy en förstudie av en av entreprenörerna. Denne gick igenom statistik samt ett antal fastigheter och det visade sig att det fanns en stor besparingspotential till en rimlig kostnad. Utifrån förstudiens resultat beslutade kommunen att genomföra en upphandling. Under samma period påbörjade staten sin bidragssatsning på 2 miljarder kr för energieffektiviseringsåtgärder i kommunala fastigheter vilket underlättade det politiska beslutet att genomföra EPC-projektet. Enligt Tommy är det orimligt att en kommun ska klara av att genomföra ett projekt i egen regi. Dels för att det saknas energianalyskompetens inom kommunen, och dels för att det råder brist även på övriga egna resurser och det som krävs för att genomföra ett projekt på traditionell basis med upphandlingar av respektive entreprenadgren. 18 Energy Performance Contracting

19 Upphandlingen Upphandlingen hade två viktiga målsättningar. För det första ville kommunen få bort alla oljeanläggningar och för det andra ville man modernisera fastigheterna och upprätta mål för hur mycket energi varje byggnad ska använda. Upphandlingen inleddes med en annons och 17 entreprenörer visade intresse för att delta i upphandlingen. Av dessa fick 6 stycken lämna anbud. När sedan anbuden kom in tyckte man att det var svårt att genomföra utvärderingen. Förutom att det fanns mycket att läsa och värdera, var det svårt att avgöra vad som verkligen var viktigt. För att lösa detta problem tog man hjälp av en EPC-konsult vid utvärderingen. En entreprenör valdes ut för att genomföra Fas 1 med option för Fas 2 och Fas 3. Projektet Fas 1 har omfattat alla fastigheter i såväl kommunens fastighetsbestånd som i bostadsbolagets. Förutom energiinventeringar, åtgärdsförslag och ekonomiska kalkyler har entreprenören genomfört uppmätningar av byggnaderna i projektet eftersom flera av kommunens ritningar inte har uppdaterats i takt med varje ombyggnad. Fasen krävde relativt mycket tid av kommunens tjänstemän eftersom varje förslag som entreprenören kom med skulle gås igenom. Fas 2 har precis startat och kommer att vara genomförd innan årsskiftet 2006/2007. Hittills har inga mätbara resultat i form av besparingsrapporter levererats men utbildningen av personalen har påbörjats. Projektet har finansierats på traditionellt sätt. Investeringen på 5,5 miljoner kronor för bostadsbolaget kommer att lånas upp medan resterande 24,5 miljoner kronor ska hanteras inom det kommunala investeringsutrymmet. Härtill kommer ett bidrag på 7 miljoner kronor för de investeringar som görs i de kommunala fastigheterna. Totalt kommer cirka 3 miljoner kronor per år att sparas på energi, och därtill kommer ytterligare besparingar vilket gör projektet mycket lönsamt för kommunen. Tommy menar att det hade varit omöjligt att dela upp projektet i punktinsatser utan en besparingsgaranti och att komma till politikerna med små projekt och ansöka om pengar. Även om investeringsbidraget var en katalysator inledningsvis har det inte varit avgörande för att politikerna avsatt 30 miljoner till projektet. Projektet är lönsamt även utan bidrag. Resultat av projektet Hittills har projektet inte levererat mätbara ekonomiska besparingar. Trots detta finns en positiv syn på vad projektet kommer att innebära. En effekt blir att fastigheterna moderniseras, vilket är oerhört viktigt då 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 19

20 kommunen befinner sig i en generationsväxling. Tommy tror att denna ska gå mycket smidigare när det finns modern teknik i alla fastigheter. Råd och reflektioner Tommy anser att alla bör genomföra åtminstone Fas 1 för att fastställa vilka åtgärder och besparingar som är möjliga i varje byggnad. För att lyckas med projektet är det viktigt att man lägger tid på att lära sig hur affärsmodellen ser ut och vilka steg som ingår. Som projektledare måste man avsätta mycket tid för att informera politiker, tjänstemän, driftpersonal och hyresgäster. Det är viktigt att alla förstår så att de inte känner sig överkörda. Hemligheten med att lyckas intressera politikerna, är att ständigt lyfta fram helhetsbilden. Att stycka upp projektet i delprojekt är inget framgångsrikt sätt att arbeta på anser Tommy. 20 Energy Performance Contracting