Utbildningsmodul II. EPC-processen från projektidentifiering till upphandling. Project Transparense.

Transkript

1 Utbildningsmodul II. EPC-processen från projektidentifiering till upphandling Project Transparense

2 Översikt utbildningsmoduler I. Grundläggande om EPC II. EPC-processen från projektidentifiering till upphandling III. EPC-processen från kontakt till garanterade besparingar IV. Finansiering av EPC-projekt V. EPC-strategi 2

3 EPC-processen Huvudstegen i EPC-processen Kunder Beslut om att använda EPC Kontrakt Genomförande av andra åtgärder Identifiering av projekt Förstudie Upphandling Installation av åtgärder 3 Garanterad drift Datainsamling Förslag på åtgärder Verifiering av data, offerter Styrning av installationer Uppföljning av besparingsåtgärder Facilitator - EPC-leverantör 3

4 EPC-processen Tidplan för olika moment 3-6 månader 2-4 månader 4-6 månader Identifiering av projekt & inledande förhandlingar Förstudie tekniska & ekonomiska förutsättning för EPC Beslut om att använda EPC Upphandling Uppskattning teknisk potential Finansiellt och legalt ramverk Skriva kontrakt 2-6 månader 1-2 månader 6-10 år Installation & genomförande av åtgärder Testdrift Drift Slutrapportering Sanktioner, om garanti ej uppnås Uppföljning & verifiering 4

5 EPC-processen 1. Identifering av EPC-projekt Beställare Beslut att använda EPC Kontrakt Genomförande av andra åtgärder Identifiering av projekt Förstudie Upphandling Installation av åtgärder 5 Garanterad drift Datainsamling Förslag på åtgärder Verifiering av data, offerter Styrning av installationer Uppföljning av besparingsåtgärder Facilitator - EPC-leverantör 5

6 EPC-processen Kundens första beslut Kunden, oftast fastighetsägaren eller -förvaltaren fattar vanligtvis ett antal beslut före man bestämmer sig för ett EPC-projekt (ibland med hjälp av en facilitator): Kunden identifierar sina nuvarande utmaningar vad gäller energianvändning Kunden identifierar olika typer av lösningar för att ta sig an dessa utmaningar, varav EPC kan vara en Kunden identifierar olika typer av finansieringslösningar, varav EPC kan vara en

7 1. Identifiering av projekt Facilitatorers/leverantörens roll inledningsvis Projekten identifieras oftast av en eller flera leverantörer eller facilitatorer, vilka sedan tar kontakt med den potentiella kunden Kontakter kan tas i samband med informationsträffar, konferenser eller workshopar organiserade av leverantörer, facilitatorer eller andra konsulter Kundens förväntningar måste bemötas och respekteras redan vid identifieringen av projektet

8 1. Identifiering av projekt Motivation Beställaren måste vara motiverad att genomföra och finansiera projektet det är avgörande att det hos beställaren finns motiverade beslutsfattare som: är beredda och kapabla att främja förberedandet och genomförandet av projektet säkerställer tillgång till information och dokumentation samt samarbete med ansvariga Det får inte finnas några formella eller informella hinder för projektets genomförande (t.ex. administrativa föreskrifter)

9 1. Identifiering av projekt Bestämma ram för projektet Beställaren bestämmer vilket av följande som ska hanteras: att bygga om fastighetens energisystem att minska driftskostnaderna vid energianvändning att tillse att information om energianvändning inhämtas automatiskt i fastigheten att optimera energianvändningen och minska miljöpåverkan Bestämma ram för energisystem, -försörjning och -användning Bestämma energieffektiviseringsåtgärder

10 EPC-processen 2. Förstudie Beställare Beslut att använda EPC Kontrakt Genomförande av andra åtgärder Identifiering av projekt Förstudie Upphandling Installation av åtgärder 10 Garanterad drift Datainsamling Förslag på åtgärder Verifiering av data, offerter Styrning av installationer Uppföljning av besparingsåtgärder Facilitator - EPC-leverantör 10

11 2. Förstudie Urval av objekt Krav vilka behöver uppfyllas vid urval av objekt: Byggnader: Nuvarande utrustning föråldrad och/eller nya standarder ställer krav (lagkrav, regelverk, förväntningar vad gäller bekvämlighet etc.) Byggnaden kommer att användas framöver

12 2. Förstudie Förstudie Förstudien ger en första indikation huruvida byggnaden är lämplig för ett EPC-projekt Datakällor vid urval av byggnader: Energideklarationer är en primärkälla (om tillgängliga) Uppgifter om energianvändning (fakturor etc.) Elavtal, dokumentation etc. Inspektioner på plats

13 2. Förstudie Detaljerad information behövs Uppgifter om energianvändning för de senaste 3 åren, inklusive månadsvis förbrukning, fakturor el och värme etc. Systemets prestanda och krav ska bedömas Nuvarande kontrakt ska granskas Transaktionskostnader ska bedömas Kundens faktiska intresse av att genomföra ett projekt ska bedömas 13

14 EPC-processen 3. Upphandlingsprocessen Beställare Beslut att använda EPC Kontrakt Genomförande av andra åtgärder Identifiering av projekt Förstudie Upphandling Installation av åtgärder 14 Garanterad drift Datainsamling Förslag på åtgärder Verifiering av data, offerter Styrning av installationer Uppföljning av besparingsåtgärder Facilitator - EPC-leverantör 14

15 Upphandlingsorganisation Inom den offentliga sektorn, måste upphandlingsprocessen ske enligt Lagen om offentlig upphandling (vilken bygger på EU:s direktiv om Offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster 2004/18/EC) Inom den privata sektorn, är kunderna inte tvungna att följa Lagen om offentlig upphandling men oftast innehåller deras upphandlingsregler liknande krav 15

16 Upphandlingsorganisationen offentlig sektor EPC-kontrakt är komplexa och vanligtvis innehåller dem alla tre typer av offentlig upphandling: Byggentreprenader Varor Tjänster Det rekommenderas att man använder sig av en EPC facilitator, eftersom energirelaterade frågor måste hanteras av experter (cirka 60-70% av alla upphandlingar inkluderar energifrågor) 16

17 Förhandlade förfarandet meddelande om upphandling (1) För EPC-upphandlingar ovan tröskelvärdet så används, förhandlade förfarandet med offentliggörande av ett meddelande om upphandling av följande anledning: Anbud kan justeras under förhandlingsförfarandet med anbudsgivare Enligt direktivet kan denna typ tilldelningsförfarande endast användas i undantagsfall om upphandlingen är av sådant slag eller är förenad med sådana risker att det inte går att ange något pris i förväg för nuvarande tröskelvärde se lagen om offentlig upphandling Alternativet öppna förfarandet är inte lämpligt för komplexa projekt, eftersom innehållet i anbudet inte får justeras efter det att anbudet skickats in 17

18 Förhandlade förfarandet meddelande om upphandling (2) Offentliggörande av upphandling 5-10 ESCOs ESCO:s anmäler intresse Förkvalificiering Inbjudan att skicka in första anbud Förfrågningsunderlag Första anbud skickas in 3-5 ESCOs 2-3 ESCOs Utvald ESCO Utvärdering av första anbud Urval av leverantörer för fortsatt förhandling Förhandling specificering av anbud Inbjudan att skicka in slutgiltiga anbud Slutgiltiga anbud skickas in Utvärdering av slutgiltiga anbud Tilldelning av EPC-kontrakt EPC-kontrakt tecknas 18

19 Förhandlade förfarandet meddelande om upphandling (3) Offentliggörande av upphandling Publicering i Official Journal of Public Contracts Grundläggande information Leverantörer anmäler intresse och förkvalificering Leverantörer anmäler intresse om att skicka in anbud Leverantörer visar att man lever upp till kriterierna för förkvalificering Inbjudan om att skicka in första anbud & förfrågningsunderlag görs tillgängligt Leverantörer som möter kriterierna för förkvalificering inbjuds att skicka in första anbud och kan ta del av förfrågningsunderlaget 19

20 Förhandlade förfarandet meddelande om upphandling (4) Utvärdering av första anbud & urval av leverantörer för fortsatt förhandling första anbuden utvärderas och ett antal leverantörer kvalificerar sig för fortsatt förhandling Förhandling med anbudsgivare & inbjudan att skicka in slutgiltiga anbud åtminstone en förhandlingsomgång, vanligtvis 2-3 omgångar i varje omgång specificeras anbuden ytterligare inbjudan att skicka in slutgiltiga anbud 20

21 Förhandlade förfarandet meddelande om upphandling (5) Skicka in slutgiltiga anbud Utvärdering av slutgiltiga anbud anbudsgivaren som tilldelas kontraktet ombeds skicka förslag till EPCkontrakt Upphandlingsprocessen mellan leverantör och beställare avslutas efter att EPC-kontrakt godkänts av beslutande organ, t.ex. kommunfullmäktige 21

22 Godkännande i den offentliga sektorn Inom den offentliga sektorn behövs ofta ett godkännande före upphandlingsprocessen kan påbörjas: T.ex. beslut i kommunfullmäktige 22

23 Innehåll i förfrågningsunderlaget - generellt Centrala kriterier minimiandel besparing energikonsumtion/energikostnad specificering obligatoriska och/eller rekommenderade energieffektiviseringsåtgärder tidsram för EPC-kontraktet Formella krav på anbuden Organisatoriska aspekter vilka uppgifter ska genomföras av leverantören respektive beställaren Villkor i kontraktet exakta definitioner av avtalet mellan parterna, eller endast det väsentliga

24 Innehåll i förfrågningsunderlaget - byggnader Tekniska aspekter beskrivning av byggnaderna energistatistik (kopior på fakturor åtminstone ett år tillbaka i tiden, uppgifter om energikonsumtion åtminstone 3 år tillbaka i tiden) metod för att beräkna energikonsumtion (baseline) lista över utrustning, användning av byggnader, krav vad gäller inomhusklimat ((temperatur, ventilation etc.) detaljerad beskrivning av nuvarande energisystems status

25 Utvärderingskriterier Ekonomisk lönsamhet multikriterieutvärdering (utvärderingen specificeras i förfrågningsunderlaget ) Krav på garanterade besparingar specificering av garanterade besparingar (tekniska och finansiella) i förfrågningsunderlaget Energibesparingar tydliggöra hur energibesparingar ska beräknas, så att anbuden blir jämförbara Bedöma de inskickade anbudens tekniska kvalitet kvaliteten och kombinationen energibesparingsåtgärder, finansiering och garanti 25

26 Utvärderingskriterier - exempel Kriterium Garanterade energibesparingar (i tekniska eller ekonomiska termer) Anbudspris, d.v.s. det totala priset för beställaren (hela kontraktsperioden) Vikt 45% 35% Kvaliteten vad gäller teknisk utformning och kontraktet 20% 26

27 Energieffektiviseringsåtgärder (1) Två typer av energieffektiviseringsåtgärder kan genomföras i byggnader Byggnadsåtgärder (isolering, ersätta fönster) finansieras vanligen inte via EPC Tekniska åtgärder (renovering av energisystemet) merparten av dessa åtgärder kan vanligen finansieras via energibesparingar (EPC) Det är möjligt att kombinera upphandlingen av byggnadsåtgärder med tekniska åtgärder, men det är bättre förlägga EPC-delen till en separat upphandling eftersom utvärderingarna av anbud ser olika ut.

28 Energieffektiviseringsåtgärder (2) Vanligaste energieffektiviseringsåtgärderna: Nya styr- och reglersystem Värme och ventilationsstyrning Ny belysning Användning av alternativa energikällor (restvärme) Andra besparingsåtgärder: Vattenanvändning Andra operativa kostnader (reparationer, underhåll etc.) Arbetskostnad (personal för att sköta drift och underhåll) 28

29 Metod för att beräkna referensvärde (baseline) Referensvärde (baseline) referensvärde för energikonsumtion och driftskostnader värdena anpassas efter klimat (antal graddagar) Beräkningsmetod för referensvärde (baseline) energikonsumtion en centralkomponent i EPC-kontraktet behövs för att kunna jämföra de olika anbuden används för att beräkna baseline före genomförandet av projektet används igen efter ett att projekt är genomfört för att beräkna energibesparingarna

30 Revidera och skicka in anbud Dokumentation och inspektioner på plats kan ge upphov till frågor som måste besvaras Anbudet måste innehålla en specificering av lämpliga åtgärder, inklusive uppskattade besparingar Leta efter det optimala förhållandet mellan investeringar och potentiella besparingar Det också nödvändigt att uppskatta acceptabel risknivå när man bedömer lönsamheten 30

31 Förhandling med leverantörer Förhandlingar om: Omfattning och kvalitet på åtgärder Hänsyn till standarder, lagar, existerande utrustning Tidplan för olika aktiviteter Beräkna garanterade besparingar (referens och faktiska priser) Bestämma hur anbudsgivare och upphandlande enhet ska fördela energibesparingar vilka överträffar den garanterade nivån Upphandlade enheters önskemål om förändringar i anbudet Förhandlingsprotokoll beställaren ska förse leverantörerna med förhandlingsprotokoll 31