Tidig dialog utvecklar VA-branschen

Transkript

1 Varims upphandlingsenkät: Tidig dialog utvecklar VA-branschen : den som genomför upphandlingen Verksamhetschef: övergripande ansvarig för den offentliga verksamheten Leverantör: den som svarar på anbudsförfrågan Kund: den vars budget belastas av kostnaden (t.ex. en enhetschef) Brukare: den som använder och är dagligen ansvarig för funktion Slutanvändare: någon som brukar eller får del av de varor och tjänster som den offentliga verksamheten levererar 1

2 et råder enighet i VA-branschen om att det finns stora möjligheter att effektivisera upphandlingsprocessen enligt LOU/LUF. Receptet är mer, bättre och tidigare dialog. Det visar den omfattande enkätundersökning som Varim genomfört bland driftpersonal, enhetschefer, upphandlare och leverantörer. Offentlig upphandling har historiskt sett spelat en viktig roll för innovation och utveckling av svenskt näringsliv. Flera av Varims medlemsföretag har sina rötter i den kommunala utbyggnaden av vatten- och avloppsreningsverk i mitten av 1900-talet. För fortsatt utveckling av såväl VA-verksamheten som vattenreningsindustrin krävs dock att upphandlingarna förbättras. Det finns en stor frustration över bristerna i upphandlingsprocessen. Det gäller inte bara Varims medlemsföretag utan även våra kunder och deras driftpersonal. Trots att de lägger ner mycket tid och engagemang får de inte alltid de varor och tjänster de behöver, säger Robert Kingfors, generalsekreterare i Varim. För att låta de parter som är inblandade i VA-upphandlingar ge sina synpunkter på hur upphandlingsprocessen kan förbättras har vi genomfört en omfattande enkätundersökning, berättar Johan Möllerström, ordförande i Varim. Undersökningen gjordes ursprungligen 2012 men eftersom upphandlingsfrågorna nu är aktuellare än någonsin har vi uppdaterat den genom slumpvis valda intervjuer. De visar att ingenting har förändrats på två år utan parterna har fortfarande samma uppfattning. Totalt deltog 176 personer med olika roller i enkäten. Brukare är den som använder och dagligen ansvarar för funktion, till exempel en drifttekniker. Kund är den vars budget belastas av kostnaden, som exempelvis en enhetschef., som ibland kallas inköpare, är den som genomför upphandlingen, och är en professionell inköpare. Leverantör är den som svarar på anbudsförfrågan, och säljer varor och tjänster. De fick sammanlagt svara på 26 frågor samt lämna egna synpunkter och kommentarer. Funktion får stå tillbaka för pris På flera frågor visar det sig att parterna, framför allt upphandlare och leverantörer, har mycket olika uppfattning. Ställs tydliga funktionskrav vid upphandlingarna? var en av frågorna där de olika parterna skiljer sig åt (se diagram 1). Tre av fyra upphandlare anser att upphandlingarnas funktionskrav mycket ofta eller ofta var tydliga medan endast en av fyra leverantörer instämmer. Även en majoritet av brukare och kunder anser att de mycket ofta eller ofta ställde tydliga funktionskrav. En annan fråga var Får behov och funktionskrav stå tillbaka för pris? Endast fem procent av upphandlarna upplever att så är fallet medan 61 procent av leverantörerna anser att pris mycket ofta eller ofta går före funktion (se diagram 5): Kommunala kunder upphandlar efter pris, kommenterar en leverantör. Det är stor skillnad jämfört med privata kunder, de räknar också in kvalitet och service när de väljer leverantör. Inköparna går bara på pris, och resultatet blir att driftpersonalen ofta blir missnöjd om den levererade anläggningen eller materialet inte fungerar, svarar en annan leverantör. En tredjedel av brukarna instämmer också i att behov och funktion mycket ofta eller ofta får stå tillbaka för priset: Idag finns det ingen som klarar att handla upp vad verksamheten behöver för att utföra ålagda uppgifter, anser en av dem. 2

3 När funktionskraven får stå tillbaka för priset förhindras också en höjning av kvalitetsnivån i branschen: Genom att utvärderingskriterierna vanligtvis prioriterar pris så hämmas utvecklingen genom att ny teknik och nya funktioner inte värderas rätt, konstaterar en leverantör. Det är svårt att få den kvalitet man behöver, och om priset blir bra på lång sikt är ofta tveksamt, kommenterar en av kunderna. Tillämpningen av LOU/LUF orsakar problem och leverantörer fick frågan: Hindrar LOU/LUF dig i ditt arbete? Endast 16 procent av upphandlarna anser att lagarna mycket ofta eller ofta var ett hinder medan 70 procent av leverantörerna tycker det (se diagram 6). Gemensamt för dem är dock att de framför allt menar att det var tillämpningen av lagarna som försvårade arbetet, inte lagstiftningen i sig. På följdfrågan: På vilket sätt hindrar lagen dig? är några av svaren: Sverige har infört hårdare regler än EU, vilket gör det svårare, säger en upphandlare. Lagen är inget hinder, däremot den tolkning som tillämpas, enligt en av leverantörerna. En annan menar att: Kunderna övertolkar lagen och komplicerar upphandlingarna i onödan. Både upphandlare och leverantörer efterlyster också mer dialog och samarbete, mindre formalia samt högre gräns för direktupphandling. Man är därför nöjd med höjningen av gränsvärdet vid direktupphandling, som trädde i kraft den första juli i år. För LOU är nu beloppsgränsen kronor och för LUF kronor. Formalia minskar konkurrensen Kunder och upphandlare fick svara på: Är det vanligt att anbud faller bort på grund av formaliafel? Drygt en femtedel av kunderna svarar att det hände mycket ofta eller ofta. 12 procent av upphandlarna instämmer (se diagram 9). Leverantörer slarvar, och läser inte alltid exakt vad som står. På det sättet kan vi missa bra anbud, säger en upphandlare. Från leverantörernas sida framgår också att en del avstår från att lämna anbud. Förfrågningsunderlagen är för krångliga och tar för lång tid att besvara: Det är helt enkelt inte lönsamt. Många leverantörer vill också ha enklare förfrågningsunderlag: Ett standardiserat förfrågningsunderlags skulle förenkla livet för alla parter, då kunde man lägga ner tid på de 5-10 procent av förfrågningsunderlaget som är unikt för kommunen. Flera leverantörer önskar också: Att de elektroniska upphandlingsverktygen blir bättre. Även flera av upphandlarna ser fördelar med mindre formalia och elektroniskt anbudsförfarande. Mer dialog starkt önskemål Det är dock en fråga där enigheten nästan är total: Tror du att det finns möjligheter att förbättra upphandlingsprocessen? JA svarar 62 procent av brukarna, 77 procent av kunderna, 86 procent av upphandlarna och 96 procent av leverantörerna (se diagram 14). På följdfrågan Vilka förbättringsmöjligheter kan du tänka dig? svarar närmare hälften MER, BÄTTRE och TIDIGARE dialog! Under tiden mellan avtalsperioder borde man kunna diskutera med upphandlare och entreprenörer för att få ett heltäckande material, önskar sig en brukare. Flera av kunderna vill ha bättre kommunikation i samband med framtagande av förfrågningsunderlag: Vi ska inte vara rädda för att prata med varandra. Från upphandlarna är önskemålet om dialog mycket starkt, många vill ha bättre dialog innan upphandlingen: Bättre kommunikation mellan upphandlande myndighet och leverantör innan upphandlingsarbetet börjar. Dialog mellan kund och leverantör. Kunskap om vilka möjligheter som faktiskt finns och som tillåts enligt LOU om leverantörsdialogen. 3

4 Leverantörerna efterlyser också de mer dialog mellan kund och säljare. De vill gärna ha möten innan upphandlingen. Ha en bättre dialog mellan kund och leverantör i samband med att förfrågningsunderlaget tas fram, svarar flera. Stora fördelar med tidig dialog Enkäten visar tydligt hur engagerade samtliga parter är. Många har inte bara svarat på ja- och nejfrågorna i enkäten utan också tagit sig tid att svara på följdfrågorna. Samtliga parter och inte minst upphandlarna trycker hårt på vikten av tidig och ökad dialog, sammanfattar Robert Kingfors. Det har Varim tagit upp i många sammanhang och i olika debattartiklar, och nu har vi svart på vitt att tidig dialog vid upphandling är en nyckelfråga för att utveckla VA-upphandlingarna. Det finns heller inga juridiska hinder för att genomföra dialoger, tvärtom! Varim vill därför lyfta fram de många fördelar tidig dialog skulle innebära för den svenska VA-branschen: Kvaliteten höjs eftersom det öppnar för flera lösningar. Konkurrensen ökar eftersom fler leverantörer kan delta. Det blir fler innovationsvänliga upphandlingar eftersom funktionskraven står i fokus. Vattenreningsindustrins internationella konkurrenskraft stärks. VA-organisationen sparar arbetstid, personalen blir nöjdare och antalet överprövningar minskar. VA-abonnenterna får bättre valuta för taxorna. Läs mer om tidig dialog I Norge drivs sedan 2010 ett utvecklingsprogram för att förnya den offentliga upphandlingen. Det ska stimulera till ökat samspel och dialog mellan köpare och leverantörer innan upphandlingarna genomförs. Programmet har bidragit till att lyfta upphandling till en strategisk fråga och lett till fler innovationsvänliga upphandlingar. Teknikföretagen och Sveriges kommuner och landsting (SKL) föreslår nu ett program, baserat på den norska modellen, för att främja tidiga dialoger inom svensk offentlig upphandling. Norge-innovativ-modell-for-upphandling 4

5 Så här svarade deltagarna på samtliga frågor Diagrammen visar hur de olika parterna besvarat respektive fråga med svarsalternativen Mycket ofta/ ofta, och. Svarsalternativet Vet ej har uteslutits. För att tydliggöra likheter och skillnader visas de olika svaren i varje svarsalternativt för sig (horisontellt). Läser man vertikalt ser man hur varje part svarat på de olika alternativen (och får då 100 procent minus de som svarat Vet ej) Diagram 11, 12 och 13 är annorlunda. De gäller endast upphandlare, och svarsalternativen är flera. Brukare/kund: Hur ofta ställer du tydliga funktionskrav på det du vill ha vid en upphandling och överlämnar det till upphandlaren? /leverantör: Hur ofta ställer brukaren/kunden tydliga funktionskrav på det som ska upphandlas? 76% 70% 73% Brukare är den som använder och dagligen ansvarar för funktion, till exempel en drifttekniker. 26% Kund är den vars budget belastas av kostnaden, som exempelvis en enhetschef., som ibland kallas inköpare, är den som genomför upphandlingen, och är en professionell inköpare. Leverantör är den som svarar på anbudsförfrågan, och säljer varor och tjänster. 52% 19% 23% 20% 21% 5% 4% 6% Diagram 1 5

6 Brukare/kund: Har du tillgång till mallar, checklistor eller hjälpverktyg för att formulera dina behov och funktionskrav? /leverantör: Tillhandahåller du mallar, checklistor eller hjälpverktyg till brukare och kunder så att de får stöd att förtydliga sina behov och funktionskrav? Brukare/kund: Hur ofta upplever du att upphandlaren förstår dina behov och funktionskrav? /leverantör: Tycker du att det är lätt att förstå brukarens och kundens behov och funktionskrav? 59% 61% 61% 33% 26% 26% 58% 59% 32% 39% 19% 26% 26% 29% 29% 26% 13% 38% 41% 48% 10% 15% 4% 0% Diagram 2 Diagram 3 6

7 Brukare/kund: Är du närvarande vid anbudsgranskning/utvärdering? /leverantör: Brukar du se till att brukaren/kunden är med vid anbudsgranskningen/ utvärderingen? Brukare/kund: Händer det att dina behov och funktionskrav får stå tillbaka på grund av priset? /leverantör: Händer det att brukarens och kundens behov och funktionskrav får stå tillbaka på grund av priset? 74% 89% 61% 53% 33% 16% 5% 10% 14% 36% 41% 30% 19% 3% 19% 54% 38% 41% 7% 4% 0% Diagram 4 Diagram 5 7

8 /leverantör: Upplever du att LOU/LUF hindrar dig i ditt arbete som upphandlare/leverantör? Brukare/kund/upphandlare: Hur professionella och kunniga upplever du att leverantörerna inom VA är gällande sina produkter och tjänster? 70% 90% Mycket kunniga/kunniga 75% 67% 16% 43% Leverantör Varken eller 20% 17% 5% 8% 39% Leverantör Okunniga/mycket okunniga 5% 4% 8% Leverantör 1% På vilket sätt upplever du att LOU/LUF hindrar dig? Framför allt är man kritisk mot tillämpningen av lagen men såväl upphandlare som leverantörer efterlyste också mer dialog och samarbete, mindre formalia och höjd gräns för direktupphandling. Diagram 6 Diagram 7 8

9 Brukare/kund/upphandlare: Hur professionella och kunniga upplever du att leverantörerna inom VA är på upphandlingsförfarandet och LOU/LUF? Mycket kunniga/kunniga Kund/upphandlare: Hur vanligt är det att anbuden faller bort på grund av formaliabrister? 21% 52% 55% 12% 35% Kund 50% Varken eller 36% 32% 24% 48% Kund 32% Okunniga/mycket okunniga 23% 10% 2% Kund 0% Diagram 8 Diagram 9 9

10 Kund/upphandlare: Upplever du att era upphandlingar överprövas ofta? 8% : Hur tycker du att man skulle mäta din framgång i ditt arbete som upphandlare?* 49% 7% 21% 17% 25% 12% Kund 29% 23% Antal upphandlingar *Multisvar tillåtna=summa %>100 Diagram 11 Antal överprövningar Kostnad för upphandlingen Slutpris relaterat till budget Vet ej Kund : Hur mäter din chef/arbetsgivare om du är framgångsrik i ditt arbete?* 64% 45% 34% 29% 63% 13% 12% 17% 7% Kund Har du förslag på åtgärder som skulle kunna minska antalet överprövningar? Samtliga föreslog tydligare förfrågningsunderlag och bedömningskriterier. Mer dialog och ökad kompetens samt tydligare funktionskrav nämndes också. Andra förslag var att avgiftsbelägga överprövningar, att förvaltningsrättem stävjar okynnesprövningar och mer ser till lagstiftningens syfte och inte små detaljer som har liten betydelse för resultatet. Antal upphandlingar Antal överprövningar Kostnad för upphandlingen Korta handläggningstider *Multisvar tillåtna=summa %>100 Slutpris relaterat till budget Nöjd kund Vet ej Diagram 10 Diagram 12 10

11 : Finns det något som hindrar dig från att vara mer framgångsrik? Tror du att det finns förbättringsmöjligheter i upphandlingsprocessen mellan brukare/kund/upphandlare/leverantör? 50% Ja 32% 62% 77% 86% 96% 18% Ja Nej Vet ej Om Ja, vad är det som hindrar dig från att vara ännu mer framgångsrik?* Nej 5% 53% 22% 26% 0% 7% 0% 0% 0% Arbetssituationen (tid, resurser m.m.) Bristande kunskap om sakområdet och den praktiska tillämpningen Engagemang från den egna verksamheten Budget Vet ej 38% 23% Vet ej 9% *Multisvar tillåtna=summa %>100 4% Diagram 13 Diagram 14 Om JA, vilka förbättringsmöjligheter kan du tänka dig? En majoritet av samtliga parter ville ha mer, bättre och tiidgare dialog. Ökad kompetens samt enklare och standardiserade förfrågningsunderlag togs också upp av samtliga. 11

12 BOX STOCKHOLM Besöksadress: Storgatan 5 varim@teknikforetagen.se Tel: Text: Lise-Lotte Nilsson, Mosebacke Media. Layout och illustrationer: Åsa Nilsson, AB Grafisk Stil.