DELÅRSRAPPORT PER 30 APRIL 2016

Transkript

1 1 Kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen Dnr 2016/260-KuN-042 Kulturnämnden Stadsledningskontoret DELÅRSRAPPORT PER 30 APRIL 2016 Verksamhetsutveckling och viktiga händelser under perioden Kulturnämndens samlade verksamheter visar sammantaget god kostnadskontroll och hög effektivitet. Den första delen av året har utöver det ordinarie arbetet och utvecklandet av våra aktiviteter präglats av några stora frågor implementeringen av stadens nya styrsystem, flyktingmottagande och intern utvecklingen av förvaltningen samlade organisation och ledning. Nedan följer kortfattade redogörelser för respektive verksamhet inom nämndens ansvarsområde: Västerås Stadsbiblioteks arbete för att utveckla en regional samverkan med folkbiblioteken i Västmanland har påbörjats. Detta leds av landstingets kulturenhet. Stadsbiblioteket har en viktig roll i samarbetet. För att komma till rätta med bibliotekets IT-problem har några steg tagits, men ännu är inte bibliotekets IT-miljö för allmänheten tillfredsställande. En satsning för att exponera information och inspiration via digitala skärmar har inte kunnat genomföras ännu p.g.a. att den tekniska supporten fungerar mycket långsamt. Geton-line-week för digital delaktighet genomfördes med gott resultat i mars. Flyktingsituationen påverkar i stor omfattning efterfrågan på bibliotekstjänster och besöken på de olika biblioteken. Samverkan med externa aktörer är viktig, liksom möjligheten att få extra medel för att möta de behov som uppstår. Projektet Svenska med baby har påbörjats. Bokbussen prövar nya arbetsmetoder och platser att befinna sig på för att utveckla verksamheten. Viksängs bibliotek deltar i samarbetet för Ett sammanhållet Västerås Stad. All personal har deltagit i utbildning kring HBTQ och normkritik på bibliotek. Stadsbiblioteket firar 60 år med olika evenemang som uppmärksammar bibliotekets historia. Västerås kulturskola noterar ett ökat intresse hos föräldragrupper i skolor på serviceorterna. Föräldrar tar initiativ, går samman och undersöker hur stort intresset är att spela instrument bland sina barn och meddelar oss. Arbetet inom Regional Kulturskola i Västmanland fortskrider med att fördjupa samarbetet mellan kulturskolorna i länet. Vårterminen startades med två gemensamma studiedagar för samtliga kulturskolelärare i länet.

2 Kulturskolan firar 70 år vilket har manifesterats på olika sätt under läsåret. Den 22 april genomfördes en jubileumskonsert i Konserthuset. En publik på ca 600 personer bjöds på en föreställning där drygt 200 av skolans elever och lärare deltog. Kulturskolan har under perioden informerat skolelever om sin verksamhet. Kommunikationsinsatsen gick under namnet en Fantasiiistisk vecka och innefattade skolkonserter och workshops i Växhuset, skolturnéer med lärare till skolor runt om i kommunen och öppet hus med möjlighet att prova på kulturskolans olika ämnen. Västerås konstmuseum har i samarbete med Konstfrämjandet Västmanland gått in med en ansökan till Statens konstråd inom projektet Konst händer - offentlig konst och gestaltning med medborgardialog i miljonprogramsområden. Konstmuseets ansökan för Råby är en fortsättning på Ballongen projektet. Det är ett av 28 projekt som Konstrådet tar vidare till nästa slutgiltiga urvalsomgång av totalt 153 ansökningar. Västerås konstmuseum har som ett mål att stärka Karlsgatan 2 som mötesplats och Konstmuseet som viktig konstaktör lokalt och nationellt. Det har under våren lett till att Sveriges Konstföreningar regionsmöte var på Karlsgatan 2, KRO-mitt höll sitt årsmöte på Karlsgatan 2 och även Folkrörelsernas Konstfrämjande i Sverige höll sitt årsmöte på Karlsgatan 2. Några viktiga arrangemang under våren på Västerås konstmuseum är: Under första tertialet har en ny utställning Drömvärldar - fantasi, magi och drömmar ur konstsamlingen öppnats. Utställningen har arbetats fram genom en ny arbetsprocess där tematik, delaktighet och barn/familj har varit fokusområden. Utställningen med bl. a ett separat interaktionsverk för barn erbjuder en större grad av delaktighet än övriga utställningar. En Street fotofestival med flera fotoklubbar i Västerås genomfördes under våren. Vallby friluftsmuseums ordinarie verksamhet löper enligt plan. Ökad satsning på kommunikation har gett mätbar effekt, bland annat genom fler följare i sociala medier och fler besökare på årets första programdagar. Byggnadsvårdsåtgärder pågår i stor omfattning på museiområdet under hela året. Museet har haft problem med omfattande skadegörelse under våren, framför allt krossade fönsterrutor. Det har medfört ökade kostnader för reparationer och extra bevakning nattetid. Kulturstöd och arrangemang fortsätter utvecklingen av Knytpunkten, en ny samordnare har anställts fram till årsskiftet för att bedriva verksamhet samt fungera som navet för alla aktörer i huset. Flyktingsituationen har påverkat enhetens arbete. Samarbete kring aktiviteter för inkludering av de nya invånarna sker med studieförbunden och föreningslivet. I januari månad gavs en konsert i samverkan med Västmanlandsmusiken, dit stadens alla nyanlända bjöds in. Planering för genomförandet av UKM, Nationaldagen, Cityfestivalen samt vänortsbytet Novu är påbörjat och löper parallellt under våren. Förvaltningens gemensamma enhet för verksamhetsstöd och styrning deltar i en rad kommungemensamma processer med syftet att vara en resurs för och att utveckla kulturens betydelse i den övergripande samhällsplaneringen, planprocesser, flyktingmottagning, jämställdhet, miljöfrågor, sommarverksamheter m.m. Ett viktigt steg i detta sammanhang var att kommunfullmäktige antagit det Program för kultur nämnden tidigare fattat beslut om. Arbetet med kommunikationsinsatser syftar till att utveckla en gemensam bas för förvaltningens enheter i deras informationsarbete. Enheten ska utveckla förvaltningsgemensamma underlag inom ekonomi, kvalitet, riskhantering och miljöfrågor.

3 Arbetet med Anundshög har lett fram till ett anbudsunderlag som ska resultera i att tillbyggnaden av besökscentret kan påbörjas till hösten. Stadsarkivet har i början av året avropat (förnyad konkorrensutsättning) mot SKL:s ramavtal för e-arkiv med sikte på ett införande under Avropet överklagades och förvaltningsrätten har ännu inte (mitten av maj) fattat beslut i frågan, vilket påverkar förvaltningens planering i stort. Arbetet med förberedelser fortsätter dock och en kommungemensam informationsklassningsstruktur har utarbetats som ett steg i bl.a. metadatasättning av informationen e-arkivet. Väsentliga iakttagelser från styrkort Kulturnämndens enheter har under våren arbetat med att, utifrån nämndens styrkort, formulera styrkort per enhet. Styrkorten planeras vara klara i juni månad och därmed kunna fungera som en bra uppföljningsmodell inför delårsrapport per augusti. Styrtalen i nämndens och enheternas följningskort blir endast mätbara på helår, medan status på åtgärder för att nå målen stäms av varje delår. Väsentliga iakttagelser från följekort Nämnden har inte beslutat om ett samlat följekort eftersom arbetet med följetal fortfarande pågår. Enheterna har under våren arbetat med att ta fram relevanta följetal som tillsammans med styrkorten planeras vara klara i juni. Därefter sammanställs ett för nämnden relevant urval av följetal som nämnden kan rapportera till kommunstyrelsen. En relevant iakttagelse gällande Kulturskolans föreslagna följetal är att rekordmånga skolor sökt skapande skola, elever jämfört med föregående år. Skolan har alltid strävat efter att låta alla skolor, vars ansökningar uppfyller de krav som finns, ta del av medel för skapandeskola. Detta innebär att ersättningsnivån per elev sänks med ca 30 %. Sammanfattande analys av den ekonomiska utvecklingen Resultatet för perioden visar ett överskott på ca 5,9 mnkr, vilket huvudsakligen beror på att budget för Västmanlandsmusikens budget för hyresmodellen ligger i nämndens budgetram. Det finns även planerade kostnader som inte är periodiserade i budget. Kostnaden infaller senare under året. Exempel på det är stadsarkivets införande av e-arkiv. Prognosen för nämndens samtliga verksamheter ser ut att visa ett överskott på ca 5,1 mnkr varav kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen (KIFF) visar ett överskott på 5,9 mnkr och Stadsarkivet visar ett underskott på 0,8 mnkr. Av KIFF:s överskott på 5,9 mnkr avser 5,2 mnkr Västmanlandsmusiken hyresmodell. Övrig a0,7 mnkr beror på att förvaltningen har en vakant kulturchefstjänst samt att den planerade investeringen av Anundshögs besökscenter är försenad. Vallby friluftsmuseum har extra budgetmedel på 2,5 mnkr för byggnadsvårdsåtgärder. Det finns planerade åtgärder för dessa medel. Dock är det svårt att genomföra flera stora projekt parallellt när både upphandling och genomförande ska rymmas inom ett budgetår.

4 Ekonomisk översikt Nedan följer en ekonomisk redovisning av kulturnämndens delårsresultat totalt samt helårsprognos. Därefter redovisas och kommenteras delårsresultat och prognos per verksamhet. Redovisning sker av ett urval av nyckeltal. Delårsresultat med prognos Nettokostnader, mnkr Bokslut Budget Budget Utfall Utfall-per. Prognos april april budget 2016 Intäkter 17,9 16,1 5,9 6,6 0,8 16,2 Kostnader -194,2-202,7-71,8-66,6 5,1-197,7 Nettokostnad -176,3-186,6-65,9-60,0 5,9-181,5 Det redovisade resultatet för första delårsperioden, januari-april, visar ett överskott på ca 5,9 mnkr. Det motsvarar en förbrukning på 32 % av årsbudgeten. Riktvärdet för perioden är 33 %. Utfallet för samma period 2015 visade ett överskott på 3,4 mnkr, vilket då visade en förbrukning på 34 %. Budgeten för de väsentliga posterna som infaller ojämnt under året är periodiserade. Den budgeterade nettokostnaden för nämndens verksamheter uppgår till 186,6 mnkr. Enligt prognosen kommer dessa nettokostnader uppgå till 181,5 mnkr vilket innebär att nämnden för helåret visar ett överskott på 5,1 mnkr. Av resultatet avser 5,2 mnkr Kommunalförbundet Västmanlandsmusikens konserthushyra. Kulturverksamheterna visar totalt ett överskott på 0,7 mnkr som dels är vakant kulturchefstjänst samt besökscentrum Anundshög som inte kommer att hinna investeras. Under 2016 kommer ett IT-system (e-arkiv) att etableras på Stadsarkivet. Projektet har förberetts under 2014 och 2015 och särskilda projektmedel (0,3 mnkr) fanns för detta. Under 2016 utökades ramen till nuvarande 0,9 mnkr för projektet, införande, drift och förvaltning av det kommande e-arkivet. Under januari 2016 gjordes slutligen ett avrop (förnyad konkurrensutsättning) mot SKL:s ramavtal för e-arkiv. Den beräknade kostnaden för själva införandet, projektledning samt etablering av e- arkivet 2016 är (under förutsättning att stadsarkivet kan skriva ett avtal med den leverantör som valts) totalt 1,9 mnkr. Denna kostnad är beräknad på att etableringsprojektet och driftsättning skulle genomföras under våren. Tilldelningsbeslutet i slutet av januari överklagades och ärendet ligger fortfarande (maj 2016, v. 20) hos förvaltningsrätten. Då hela etableringsprojektet är framskjutet påverkar detta den beräknade kostnaden för Det som påverkar är bl. a kostnader för lagring. Med ett införandeprojekt fr. o m september och resten av året beräknas kostnaden 2016 att bli ca 1,7 mnkr. Detta innebär en beräknad förlust på drygt 0,8 mnkr under Från 2017 då införandet är genomfört kommer drift och förvaltning av e-arkivet att ligga inom ram. Att i förväg beräkna kostnader har varit svårt då detta är en ny produkt på marknaden samt att leverantörerna, i sina kostnadsunderlag, haft helt olika beräkningsgrunder.

5 Delårsresultat med prognos per verksamhet Nettok ostnader, mnk r Budget Budget Utfall Avv utfall- Avvikelse 2016 april april periodis bgt 2016 Administration o nämnd -6,2-2,1-1,5 0,6 0,3 Föreningsstöd -1,6-1,6-1,0 0,7 0,1 Studieförbund -9,1-3,1-2,1 1,1 0,0 Allmänkultur exkl -48,6-19,3-18,1 1,2 0,3 kommunalförbund och kulturfond - Teater -2,4-1,1-1,0 0,2 0,0 - Musik -0,3-0,1-0,1 0,0 0,0 - Bildkonst -13,8-5,2-4,2 1,0 0,0 - Kulturarv -11,4-3,7-3,0 0,7 0,2 - Medieverksamhet -0,2-0,1-0,2-0,1 0,0 - Stöd till kulturföreningar -5,3-5,7-5,5 0,2-0,1 Bibliotek -47,8-16,0-16,1-0,1-0,1 Kulturskola -22,3-6,8-6,8 0,1 0,0 Stadsarkiv -8,4 2,8 2,4-0,4-0,8 Kommunalförbund, huvudmannabidrag Västmanlandsmusiken -31,5-10,5-8,6 1,9 5,2 Teater Västmanland -11,2-3,7-3,6 0,1 0,0 Summa kommunalförb -42,6-14,2-12,3 2,0 5,2 Sa skattefinansierat -186,6-60,3-55,4 4,9 5,1 Kulturfond 0,0 0,0 0,1 0,1 0,0 Totalt -186,6-60,3-55,2 5,0 5,1 Prognos -181,5 5,1 Prognosen för administration och nämnde visar ett överskott på 0,3 mnkr. Verksamheten har en vakant tjänst som kommer att tillsättas senare under året. Prognosen för övriga verksamheter visare i stort sett budget i balans. Periodens utfall kan visa avvikelser, vilket beror på att det finns ytterligare periodiseringar att göra eller att den periodiserade budgeten inte riktigt överensstämmer med verkligheten. Prognosen för Kommunalförbunden visar ett överskott på 5,2 mnkr. I nämndens budgetram för konserthusets förändringar i kapitaltjänstkostnader, finns ett större utrymme än beräknat. Det beror på att räntekostnaden inte varit så hög som tidigare prognoser visade. Stadsarkivet se under delårsresultat med prognos.

6 Nyckeltal Verk samhetsvolymer/ Verk samhetsmått Antal besök, Vallby friluftsmuseum Antal besök, kultur i skolan Antal fysiska besök, Bibliotek Antal besök webbplats, Bibliotek Antal besök, Konstmuseum Besöken på Vallby friluftsmuseum har under perioden ökat med st. jämfört med samma period Kultur i skolan har tidigare räknat med film i skolan och program med pedagog. Program verksamhet har övriga instutioner valt att lägga in där. Antal fysiska besök på Bibliotek har under perioden minskat med st.. Antal besök på webbplats Bibliotek har under perioden minskat med st. Antal besök på Konstmuseum har under perioden ökat med st. eller 9 % jämfört med samma period Siffrorna fluktuerar lite under året, det beror t ex på vad som visats, när utställningar bytts i relation till tertial, vilka event och programaktiviter som varit. Investeringar Investering och exploatering Budget 2016 Utfall ack Prognos 2016 LED belysning Konstmuseum 0,2 0,0 0 Modernisering stadsbiblioteket 0,6 0,0 0,6 Investeringsprojekt totalt 0,6 0,0 0,6 Västerås konstmuseum har ett behov att byta det befintliga systemet för belysning i utställningssalarna. Den traditionella belysningen är energikrävande, har kortlivslängd och kräver regelbunden komplettering. Ett modernt belysningssystem som bygger på hållbar och energisnål ledteknik är att föredra. Tekniken befinner sig i ett snabbt utvecklingsskede och den måste klara de höga takhöjderna i konstmuseets utställningssalar. Kostnaden är beräknad till 0,8 mnkr och planeras ske Stadsbiblioteket kommer renovera lokal, köpa in teknik och möbler under året. Intern kontroll Hösten 2015 genomfördes en riskanalys av KIFFs verksamhetsledning under ledning av ansvariga från Sk och extern konsult. Resultatet ska processas under året och till beslut om årsplan inklusive budget i oktober ska ny internkontrollplan föreligga. I den tidigare beslutade och fortfarande gällande interkontrollplanen för KUN finns tre

7 identifierade huvudområden att följa upp. Dessa riskområden för kulturnämndens verksamheter är: Hot- och våld situationer på offentliga kulturinstitutioner Svårighet att rekrytera kvalificerade medarbetare Stöld och skadegörelse i kulturbyggnader Hot- och våldssituationer följs kontinuerligt upp via KIFFsam och förvaltningsledning. Utbildningar för personalen i särskild utsatt grupper kommer att genomföras under året. Kompetensförsörjningen analyseras under lönerevisionsprocessen och löpande för respektive verksamhet. Stölder och skadegörelse följs upp via verksamhetsledning och KIFFsam. Vid Vallby friluftsmuseum diskuteras särskilda bevakningsåtgärder för att komma till rätta med de under våren ökande problemen. I internkontrollplanen för 2016 har Stadsarkivet identifierat totalt har tretton riskområden och av dessa har fyra bedömts ha högre sannorlikhet och få allvarligare konsekvenser. Dessa riskområden för Stadsarkivets verksamheter är: Tillräckliga investeringar i kritiskt IT-verktyg kan inte göras Vattenläckage i arkivmagasin IT-haveri, krasch av arkivserver Enstaka handlingar kan inte lämnas ut Handlingsplaner har tagits fram för samtliga risker och införts i Stadsarkivets verksamhetsplan. Anders Lerner Direktör Ulrika Gustafsson Direktör