DELÅRSRAPPORT PER 30 APRIL Kulturnämndens sammanfattning

Transkript

1 1 Kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen Dnr KuN 2018/00186 Kulturnämnden Stadsledningskontoret DELÅRSRAPPORT PER 30 APRIL 2018 Kulturnämndens sammanfattning Verksamhetsutveckling och viktiga händelser under perioden Stadsarkivet inledd året med en intensiv period av omtester av kraven rörande avropet av e-arkiv men det fortsatt finns några områden som är hindrande för leveransgodkännande. En uppgradering av systemet kommer i maj då görs en ny omgång tester. Under våren har två föredragskvällar genomförts på olika teman och en fullsatt fullmäktigesal visar på ett stort intresse för Stadsarkivets verksamhet. Standsarkivets tillsynsverksamhet har bland annat inneburit arbete med redovisningsplaner för gemensamma processer samt anordnande av två utbildningsdagar för skolverksamheterna och de kommunala bolagen. Tillsynsbesök har även genomförts på Överförmyndarnämnden. I samband med Västerås stads pågående översyn av föreningsstöd har Kulturstöd och arrangemang påbörjat en djupanalys av hur visst stöd (avtal/uppdrag med åtagandeföreningar och enskild aktör) förhåller sig ur en juridisk synvinkel. Två nya BULLAN-scener öppnades under våren på Viksäng/Öster Mälarstrand och på Önsta/Gryta för att fortsätta arbetet att göra kultur för barnfamiljer mer tillgänglig. Med start 2 januari införde stadsbiblioteket de nya öppettiderna enligt åtgärdplanen för arbetsmiljö som tagits fram i samverkan med fack och skyddsombud efter Arbetsmiljöverkets inspektion. Ombyggnation av huvudbibliotekets café slutfördes och den nya cafédelen invigs mot slutet av maj. Inom Kulturskoleprojekt väst som finansieras av Kulturrådet pågår planering inför höstterminen. Fokus blir att arbeta mer integrerat med skolorna och även satsa på större lärartäthet från vår sida för att öka kvaliteten i undervisningen. Satsningen på brassinstrument fortsätter och även övriga ämnen finns kvar. Eventuellt utökas målgruppen till ännu en skola som preliminärt kommer få teaterundervisning inom projektet. Kulturrådet beslutar om fortsatt finansiering i juni. Om projektet på sikt kommer att ingå i ordinarie verksamhet då kommer finansiering inom budgetram vara nödvändig och därmed en utökad ram för kunna fortsätta med denna verksamhet. Kulturskolan är redan i planerings fas för hösttermin där fokus är att jobba mer integrerat med skolorna och även satsa på större lärartäthet för att öka kvaliteten i

2 undervisningen. Eventuellt utökas målgruppen till ännu en skola som preliminärt kommer få teaterundervisning inom projektet. Rekrytering av en ny intendent för utställningar och en kommunikatör är på gång hos Konstmuseum efter två mångåriga medarbetare gick i pension i våras. En särskild insats i arbetet med vård och underhåll av stadens offentliga konst påbörjades och en konststöld i april har väkt frågan om säkerhetsläget för Västerås stads offentliga konst där en djupare analys behovs för att avgöra om ytterligare åtgärder är nödvändiga. Vallby friluftsmuseum har för fokus under 2018 färdigställande av de ny museimiljöer som utvecklades under 2017 samt underhåll av de äldre museimiljöerna. Projekteringsunderlag för ett nytt besökscenter som ska stå färdigt till 100 års jubileum i 2021 ha påbörjats. Väsentliga iakttagelser från styrkort I arbetet med att verka för kvalitetshöjning och att vara en resurs för verksamhetsutvecklande insatser har Stadsarkivet under våren genomfört tre utbildningstillfällen mot olika verksamheter inom staden. Inom tillsynsarbetet har en riktad tillsyn/inspektion medört ett säkerställande av hantering och registrering av allmänna handlingar inom en av stadens nämnder. Under 2018 görs en särskild kvalitetssatsning kring Stadsarkivets samlingar i syfte att under året minska totala antalet oförtecknade leveranser samt antalet hyllmeter oförtecknat material. Verksamheterna följer sina strategiska planer och styrkortets aktiviter genomförs enligt planerna. De flesta av styrtalen är av den karaktären att de följs upp vid ett tillfälle för hela året, t ex med genomförande av Västerås stads Omnibusundersökning eller medarbetarundersökningen. Interims uppföljning vid delårsrapport tyder på att styrkortsmål kommer att nås. Flertalet av de aktiviter som genomförs visar effekt på längre sikt och i ett bredare perspektiv än direkta resultat. Om kunder och invånare är nöjda och verksamheten har rätt kvalitet pga. utförda aktiviteter visar det sig på lägre sikt i social hållbarhet och stadens attraktivitet. Aktiviter som att öka samverkan, förbättra servicegrad och tillgänglighet syftar till att nå fler och därmed få fler nöjda invånare. Att utveckla verksamheten med t ex ny museimiljö eller då kulturskolan vinner SM guld är goda exempel på ett främjande av kulturlivet som får rätt kvalitet med rätt resultat. En stor utmaning är att finna bra metod för att mäta kvalitet och måluppfyllelse i nämndens verksamheter. Väsentliga iakttagelser från följekort Till stadsarkivet har antal förfrågningar som inkommer via e-tjänsten för betyg fortsätt att öka och arbete pågår forlöpande med att förbättra innehållet. Genom en medveten satsning på genomförandet av utbildningsdagar för olika verksamheter har målet för hela året redan uppnåtts. Nämndens följetal på övriga verksamheterna avser huvudsakligen statistik som redovisas på årsbasis. Ett urval av besöksstatistik inhämtas även för delåren. Det

3 finns inga väsentliga ökningar eller minskningar. De enskilda enheternas besöksstatistik kan variera beroende på bl. a typ av pågående utställning eller när pedagogisk verksamhet inplaneras. Sammantaget ligger besöken på samma nivå som samma period förra året. Sammanfattande analys av den ekonomiska utvecklingen Kostnadskontrollen inom nämndens verksamheter är överlag god. Den snäva ekonomiska situationen efter flera år med besparingskrav gör att känsligheten för oförutsedda händelser är hög. Prognosen är att budget 2018 kommer att hållas men att det kommer att kräva interna omflyttningar och justeringar. Osäkerheter finns när det gäller energikostnader, hyreskostnader och personal. Aktiviteter för att öka intäkterna i verksamheterna genomförs under året. Kulturskolan fortsätter även under 2018 med sänkt elevavgiften, nu utan bidrag som orsäkar indragningar i andra områden och även skapar en osäkerhet för åretsresultat. Ekonomisk översikt Nedan följer en ekonomisk redovisning av kulturnämndens delårsresultat totalt samt helårsprognos. Därefter redovisas och kommenteras delårsresultat och prognos per verksamhet. Redovisning sker av ett urval av nyckeltal. Delårsresultat med prognos Nettokostnader, mnkr Bokslut Budget Budget Utfall Utfall-per. Prognos april april budget 2018 Intäkter 21,9 16,4 5,7 5,6-0,1 16,4 Kostnader -203,7-210,6-75,2-70,0 5,2-209,8 Nettokostnad -181,8-194,2-69,5-64,4 5,1-193,4 Det redovisade resultatet för första delårsperioden, januari-april, visar ett överskott på ca 5,1 mnkr. Det motsvarar en förbrukning på 33 % av årsbudgeten som stämmer med riktvärdet för perioden. Utfallet för samma period 2017 visade ett överskott på 6,4 mnkr, vilket då visade en förbrukning på 32 %. Budgeten för de väsentliga posterna som infaller ojämnt under året är periodiserade. Den budgeterade nettokostnaden för nämndens verksamheter uppgår till 194,2 mnkr. Enligt prognosen kommer dessa nettokostnader uppgå till 193,4 mnkr vilket innebär att nämnden för helåret visar ett prognostiserat överskott på 0,8 mnkr därav 0,7 mnkr avser hyresmodellen i Kommunalförbundet Västmanlandsmusiken och 0,1 mnkr på personalkostnader på stadsarkivet där en tjänstledighet ha gått utan att tillsätta en vikarie.

4 Delårsresultat med prognos per verksamhet Nettokostnader, mnkr Budget Budget Utfall Avv utfall- Avvikelse 2018 april april periodis bgt 2018 Administration o nämnd -6,4-2,1-1,8 0,3 0,0 Föreningsstöd -2,2-1,9-1,4 0,5 0,0 Studieförbund -9,1-3,1-2,6 0,5 0,0 Allmänkultur exkl -49,0-20,4-19,8 0,6 0,0 kommunalförbund och kulturfond - Teater -2,4-1,1-0,7 0,5 0,0 - Musik -0,3-0,1 0,0 0,1 0,0 - Bildkonst -15,1-5,0-5,1-0,1 0,0 - Kulturarv -9,3-3,1-3,1 0,0 0,0 - Medieverksamhet -0,2-0,1-0,2-0,1 0,0 - Stöd till kulturföreningar -6,1-6,1-5,4 0,7 0,0 Bibliotek -50,6-16,8-15,8 1,0 0,0 Kulturskola -24,2-7,6-7,1 0,5 0,0 Stadsarkiv -8,7-2,9-1,6 1,3 0,1 Kommunalförbund, huvudmannabidrag Västmanlandsmusiken -32,5-10,8-9,7 1,2 0,7 Teater Västmanland -11,4-3,8-3,8 0,0 0,0 Summa kommunalförb -43,9-14,6-13,5 1,2 0,7 Sa skattefinansierat -194,2-69,5-63,7 5,8 0,8 Kulturfond 0,0 0,0-0,6-0,6 0,0 Totalt -194,2-69,5-64,3 5,3 0,8 Prognos -193,4 0,8 Stadsarkivet lämnaer en prognos av ett överskott av 0,1 mnkr vilket bero på en tjänstledighet första halvåret 2018 som inte tillsätts med vikarie. Prognosen för övriga verksamheterna visare i stort sett budget i balans, dock det finns några osäkerhets frågor under året såsom eventuella behov av akuta reparationer på bokbussen och ökade elkostnader på Vallby efter ventilations reparationer. Periodens utfall kan visa avvikelser, vilket beror på att det finns ytterligare periodiseringar att göra eller att den periodiserade budgeten inte riktigt överensstämmer med verkligheten. Prognosen för Kommunalförbunden visar ett överskott på 0,7 mnkr. Enligt stadens hyresmodell kompenseras konserthuset för faktiska kostnader för ränta och avskrivning. Inom budgetramen finns en reserv som bygger på tidigare prognostiserad kostnad.

5 Nyckeltal Verksamhetsvolymer/ Verksamhetsmått Antal besök, Vallby friluftsmuseum Antal besök webbplats, Vallby friluftsmuseu Antal besök, kultur i skolan Antal fysiska besök, Bibliotek Antal besök webbplats, Bibliotek Antal besök, Konstmuseum Besöken på Vallby friluftsmuseum har under perioden ökat med st. jämfört med samma period Ökningen beror framför allt på stor medial uppmärksamhet kring de nyfödda lammen och alla påsk aktiviteter som lockade större mängder av besökare. Kultur i skolan (kulturgarantin) mäts på antalet möjliga platser som kan erbjudas. Av st möjliga platser är bokade som ger en uttnytjandegrad på 88%. Antal fysiska besök på Bibliotek har under perioden minskat och antal besök på webbplats har under perioden ökat. Minskningen är troligen en följd av att öppettdierna anpassats till tillgängliga personalresurser, däremot har intresset för stadsdelsbibliotekets program ökat med nära 100% mellan 2016 och Antal besök på Konstmuseum har under perioden minskat med st. eller 18 % jämfört med samma period Siffrorna fluktuerar lite under året, det beror t ex på typ av pågående utställning, när utställningar bytts i relation till tertial, vilka event och programaktiviteter som varit under perioden. Det är inte möjligt att mäta antal besök av utställningar som inte visas på Karlsgatan 2, t ex utställningen i Domkyrkan. Investeringar Investering och exploatering Budget 2018 Utfall ack Prognos 2018 Nytt LED ljussystem, Konstmuseum 0,8 0,0 0,8 MerÖppet, Stadbiblioteket 0,5 0,0 0,5 Café, Stadsbiblioteket 0,0 0,0 0,3 Bokbussen 0,0 0,0 0 Investeringsprojekt totalt 1,3 0,0 1,6 Upphandling för LED ljussystem är på gång och inköp räknas vara klar till hösten Stadsbiblioteket har börjat upphandlingsprocessen för MerÖppet som kommer att vara en investering i mjukvaror.

6 Ombyggnation av caféet på huvudbibliotek blev klar under maj 2018 med invigning senare under samma månad. Upphandlingsprocessen har påbörjats för Bokbussen, men på grund av en så specifik krav lista kommer inte bussen kunna tillverkas och levereras tills Intern kontroll Hösten 2017 fastställde Kulturnämnden en internkontrollplan för Nämndens verksamheter finns i två förvalningar, kultur-, idrotts-och fritidsförvaltningen (KIFF) samt stadsarkivet. Förvaltningarna har följt upp och arbetat med de planer som utarbetades för Riskerna har analyserats och hanterats. Av totalt 63 definierade riskprocesser har nio risker bedömts ha gögre sannolikhet samt få alvarligare konsekvenser än övriga processer. Dessa riskområden för kultur- idrotts och fritidsförvaltningens verksamheter är: Hot- och våld situationer på offentliga kulturinstitutioner Hot-och våld situationer vid publika arrangemang Stöd och skadegörelse mot föremål, djur och lokaler Brist på kompetent personal samt svårighet att rekrytera rätt kompetens Obalans i ekonomi och uppdrag Dessa områden har under perioden varit fokusområden för uppföljning genom prognoser och riktlinjer. För kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningens verksamheter planeras för ytterligare kompetensutveckling gällande hot & våld situationer. Västerås stads Akutplan har kommunicerats på kulturskolans personalkonferens och kommuniceras på verksamhetens samarbetsyta. Samtliga bibliotek har överfallslarm och rutiner finns för att undvika ensamarbete. Inför verksamheternas publika programdagar genomförs riskbedömning och vid behov konsulteras säkerhetsstrateg. Systematiskt brandsskyddsarbete sker löpande i alla verksamheter. Lokaler med värdefulla föremål är larmade. Förstärkt stöldlarm har installerats på huvudbiblioteket för att skydda de delar av Stiftsbibliotekets samlingar som ska visas publikt. Museiområdet på Vallby patrulleras nattetid av väktare med hund. Konstmuseet har, inför olika utställningar, genomfört riskanalyser, vilket medfört löpande säkerhetshängningar av konst i utställningar. I bilioteket pågår ett organisationsarbete i syfte att på ett bättre sätt ta tillvara kompetenser och skapa möjligheter att klara framtida rekryteringsbehov inom olika kompetensområden. Dessa riskområden för Stadsarkivets verksamheter är: Brand i arkivdepåer Obehörig åtkomst till handlingar IT-haveri, krasch av arkivserver eller andra lagringsmedier Vattenläckage i arkivdepåer

7 Rutinbeskrivningar kring låsning och släckning är framtagna och kommunicerade med berörda. Flytt av arkivhandlingar pågår från oskyddad lokal till lokal klassad som arkivlokal. Process för utlämnande av handlingar är fastställd och en förnyad intern utbildning i offentlighets- och sekretesslagstiftning är inplanerad till hösten Genom etablering av e-arkiv under 2017 förebyggs risken som rör IT-haveri och den lagring av elektroniska handlingar som idag hanteras manuellt. Lenny Hallgren Direktör Ulrika Gustafsson Direktör