DELÅRSRAPPORT PER 31 AUGUSTI Kulturnämndens sammanfattning

Transkript

1 Kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen Dnr KuN 2017/ Kulturnämnden Stadsledningskontoret DELÅRSRAPPORT PER 31 AUGUSTI 2017 Kulturnämndens sammanfattning Verksamhetsutveckling och viktiga händelser under perioden Den första delen av 2017 har präglats av intensivt arbete inom nämndens samtliga verksamheter. Förvaltningen har varit delaktig i processerna kring de strategiska utvecklingsområdena, målbilden för innerstadens utveckling Tyck om din innerstad, Stortorgets framtida gestaltning. Utvecklingen i de västra stadsdelarna påverkar arbetsförutsättningarna för biblioteken på Bäckby och Råby. Under våren har beslut tagits av grundskolenämnden att lämna Bäckbyhuset vilket ger konsekvenser för flera av nämndens verksamheter. Knytpunkten och Fredriksbergsbadet brann i juni ned till grunden. Planerade sommaraktiviteter har kunnat genomföras i andra lokaler. Höstens verksamheter har till största delen funnit ersättningslokaler. Frågan om och hur Knytpunkten och Fredriksbergsbadet ska ersättas har initierats i olika sammanhang. En utredning av Huvudbibliotekets framtida lokaler har inletts enligt av KFM beslutad biblioteksplan. Den regionala bibliotekssamverkan i syfte att förbättra servicegrad och tillgänglighet till bibliotekstjänster har fortsatt. En utställning med föremål ur Stiftsbiblioteket har invigts i ett Raritetskabinett. De nya museimiljöer som under året har finansierats med sammanlagt 1mnkr dels från en privat donation dels från ett företagssamarbete. I samarbete med Region Västmanland har Ung Kultur Möts Riks genomförts med Västerås som värdort. En organisationsförändring har genomförts inom enheten Styrning och verksamhetsstöd, vilken är enheten för de gemensamma stödprocesserna. En enhetschefstjänst har inrättats och tillsatts vilket innebär en balansering av organisationen och förstärkt ledningsstöd genom renodling av roller för förvaltningschef och enhetschef. Controller har rekryterats och tillträder i oktober. Nämndsekreterare och kommunikationsstrateg har återrekryterats och tillträder i november respektive september. Situationen med vakanser och organisationsförändring har påverkat och påverkar arbetssituation och belastning för enhetens medarbetare och förvaltningens ledning. Ett arbete med konstituering av den nya organisationen med nya konstellationer planeras under hösten.

2 Under året har arbetet fortsatt med införandeprojektet av e-arkiv. Den leveranstest som genomfördes vid årsskiftet och på senvintern innebar dessvärre att ett leveransgodkännande inte kunde göras. Från 1 april utföll vite och under våren har flera möten med leverantören genomförts i syfte att komma vidare. I september kommer en ny release av tjänsten och därefter genomförs en ny testperiod då vi ska säkerställa våra krav. Projektet fortsätter, även med extern projektledare (Servicepartner). Kommunicering sker med organisationen för systemförvaltning (PM3-modellen) som finns inom staden. Under våren och sommaren inleddes en översyn av stadens arkivreglemente från Det nya arkivreglementet, Riktlinjer för hantering av arkiv, behandlas i nämnden under hösten för att sedan överlämnas för beslut i fullmäktige. Arbete fortsätter med Stadsarkivets externa bilddatabas Bildbanken, där nya fotosamlingar successivt gör tillgängliga. Tillsynsarbete pågår bland annat genom deltagande i utarbetande av Redovisning av allmän handling. Fokus ligger främst inom gemensamma processerna rörande övergripande administration och HR. Väsentliga iakttagelser från styrkort Flertalet av styrtalen följs upp vid ett tillfälle för hela året, t ex i samband med genomförandet av Västerås stads Omnibusundersökning eller medarbetarundersökningen. De nöjdhetsmätningar som kan avläsas nu visar överlag goda resultat, liksom de flesta av styrtalen i nämndens verksamheter. Utbudet av aktiviteter är en grund för kvalitets- och kundnöjdhetsmål. Under perioden har flera nya eller utvecklade verksamheter tillkommit inom nämndens verksamheter. Västerås konstmuseum har på grund av personalsituationen ett något minskat antal arrangemang under perioden. Det kan också noteras att i Västerås stadsbiblioteks medarbetarenkäter finns en stark uppfattning att personalkapaciteten är ett hinder för genomförande av bibliotekens uppdrag. Som exempel på periodens aktiviteter inom perspektivet nöjda kunder och invånare har Västerås konstmuseum startat ett lokalt konstnätverk. Under perioden har det omfattande arbetet med konsten för det nya Lögarängsbadet påbörjats. Arbetet med Konst händer i samarbete med Statens konstråd och Konstfrämjandet har inletts framgångsrikt i projektet Råby Planet. 11 nya offentliga konstverk har också invigts på Råby efter en process i samarbete med barn från området. Museets lokala förankring har ytterligare accentuerats genom att två av huvudutställningarna på Karlsgatan 2 har varit konstnärer med Västeråsanknytning. Kulturskolan har med hjälp av statliga medel byggt projekt riktat mot de Västra stadsdelarna genom dialog med skola/barn/föräldrar och startat verksamhet som successivt utvecklats under vårterminen med målet att vara fullt utbyggd till höstterminen Att stödja och främja kulturlivet är nämndens kritiska framgångsfaktor. I det ingår utvecklingen av utbud och tillgänglighet till verksamheterna. Nya museimiljöer har invigts på Vallby friluftsmuseum med hus från ASEA s stugby på Södra Björnön och runt Ekbacken med förhistoriskt gravfält i norra delen av museiområdet.

3 Väsentliga iakttagelser från följekort Antalet besök vid Anundshög har ökat kraftigt under sommaren. Antalet besökare på Vallby friluftsmuseum för perioden januari-augusti är ca Det är en ökning med 19 % jämfört med föregående år. Det totala antalet besök på stadsbiblioteket uppgår för perioden till ca Prognosen är att Västerås stadsbibliotek har goda möjligheter att nå styrtalet besök för Bäckbyskolans stängning kommer att påverka besök och lån vid Bäckbybiblioteket. Råbybibliotekets arbete med barn och unga medför en ökad barnboksutlåning. Konstmuseets besök skiftar något mellan delår och år, bland annat beroende av pågående utställningar. Samtliga beviljade projekt inom Skapande skola har genomförts. Skolans nyttjande av utbudet i Kulturgarantin kan utvecklas. Under perioden har ca 70 % av platserna varit bokade. Sammantaget ligger besöksantal och nyttjande av nämndens verksamheter på samma nivå som samma period förra året. Sammanfattande analys av den ekonomiska utvecklingen Kostnadskontrollen inom nämndens verksamheter är överlag god. Den snäva ekonomiska situationen efter flera år med besparingskrav gör dock att känsligheten för oförutsedda händelser är hög. Personalkapaciteten är ansträngd i flera verksamheter. Lokalkostnader, personal och IKT är orosmoment. Flera av enheterna visar något negativa resultat. På grund av vakanser, sjukskrivningar och kostnadsförändringar efter Knytpunkten bedöms sammantaget prognosen för nämndens årsresultat svara mot budget. Aktiviteter för nya intäkter till finansiering av ordinarie verksamhetsdrift på Vallby friluftsmuseum har hittills inte givit önskat utfall. Bibliotekets planerade intäktsökning pga höjda förseningsavgifter ser inte ut att uppfyllas. Åtgärden medför istället att antalet försenade utlån minskat. Kulturskolan har med bidrag från Kulturrådet kunnat sänka elevavgiften under För 2018 finns inte den möjligheten vilket betyder att avgiften därför måste justeras tillbaka till föregående nivåer eller andra budgetdispositioner göras.

4 Ekonomisk översikt Nedan följer en ekonomisk redovisning av kulturnämndens delårsresultat totalt samt helårsprognos. Därefter redovisas och kommenteras delårsresultat och prognos per verksamhet. Redovisning sker av ett urval av nyckeltal. Delårsresultat med prognos Nettokostnader, mnkr Bokslut Budget Budget Utfall Utfall-per. Prognos aug aug budget 2017 Intäkter 23,3 16,7 10,2 12,7 2,5 19,1 Kostnader -206,3-204,4-138,0-133,0 5,0-200,1 Nettokostnad -183,0-187,7-127,8-120,3 7,5-181,0 Det redovisade resultatet för andra delårsperioden, januari-augusti, visar ett överskott på ca 7,5 mnkr. Det motsvarar en förbrukning på 64 % av årsbudgeten. Riktvärdet för perioden är 67 %. Utfallet för samma period 2016 visade ett överskott på 8,2 mnkr, vilket då visade en förbrukning på 63 %. Budgeten för de väsentliga posterna som infaller ojämnt under året är periodiserade. Den budgeterade nettokostnaden för nämndens verksamheter uppgår till 187,7 mnkr. Enligt prognosen kommer dessa nettokostnader uppgå till 181 mnkr vilket innebär att nämnden för helåret visar ett prognostiserat överskott på 6,7 mnkr och avser hyresmodellen i Kommunalförbundet Västmanlandsmusiken 5,9 mnkr. Knytpunkten visar ett överskott på 0,5 mnkr då byggnaden brann ned vilket innebär minskade verksamhetskostnader. Stadsarkivet visar ett överskott på 0,3 mnkr då det varit vakant tjänst 2 ½ månad samt några nedsättningar i tjänst. Prognosen för intäkterna visar ett överskott på 2,4 mnkr, dessa är tilldelade medel för flyktingverksamhet som nämnden blivit beviljade från Stadsledningen. Prognosen bygger på händelser vi inte kunnat förutse under året. Sjukskrivningar, vakanser och branden på Knytpunkten finansierar bl.a. systemkostnader, verksamhetskostnader och uteblivna intäkter i år. Inför kommande budgetår finns inget utrymme för oförutsedda händelser.

5 Delårsresultat med prognos per verksamhet Nettokostnader, mnkr Budget Budget Utfall Avv utfall- Avvikelse 2017 aug aug periodis bgt 2017 Administration o nämnd -6,2-4,1-3,7 0,4 0,5 Föreningsstöd -1,7-1,7-1,3 0,4 0,0 Studieförbund -9,3-6,2-6,7-0,5 0,0 Allmänkultur exkl -46,7-29,3-31,7-2,4 0,4 kommunalförbund och kulturfond - Teater -2,4-1,9-1,3 0,6 0,0 - Musik -0,3-0,2-0,2 0,0 0,0 - Bildkonst -14,2-10,9-9,1 1,8-0,1 - Kulturarv -8,9-6,4-6,7-0,3-0,1 - Medieverksamhet -0,2-0,2-0,2 0,0 0,0 - Stöd till kulturföreningar -5,5-5,5-5,5 0,1 0,0 Bibliotek -48,9-32,4-31,4 1,0-0,3 Kulturskola -23,0-16,0-16,8-0,8-0,2 Stadsarkiv -8,5-5,7-4,2 1,4 0,3 Kommunalförbund, huvudmannabidrag Västmanlandsmusiken -32,1-24,1-17,6 6,5 5,9 Teater Västmanland -11,2-8,4-7,5 0,9 0,0 Summa kommunalförb -43,4-32,5-25,1 7,4 5,9 Sa skattefinansierat -187,7-127,8-121,0 6,8 6,7 Kulturfond 0,0 0,0 0,7 0,7 0,0 Totalt -187,7-127,8-120,3 7,5 6,7 Prognos -181,0 6,7 Prognosen för administration och nämnd visar ett överskott på 0,5 mnkr, vilket beror på att förvaltningen omfördelat del av lönekompensationen samt haft vakanser och sjukfrånvaro. Prognosen för allmänkultur visar på ett överskott på 0,4 mnkr. Verksamheten har haft vakant tjänst som tillsattes först under mitten av april månad. Knytpunkten brann ned under juni månad vilket ger minskade kostnader för verksamheten. Konstmuseum har under året haft en svår personalsituation på grund av flera sjukskrivningar vilket medför att museet tvingats köpa in konsulter och ta in vikare för att säkerställa verksamheten och övriga medarbetares arbetssituation. Vallby Friluftsmuseum har inte fått de nya intäkter som var beräknade i budget. Prognosen för Biblioteket visar ett underskott på 0,3 mnkr, vilket beror på uteblivna intäkter samt kostnader för utökad bevakning med ordningsvakter vid Bäckbyhuset.

6 Prognosen för Kulturskolan visar ett underskott på 0,2 mnkr, vilket beror på att man infört ett nytt administrativt system med en implementeringskostnad samt att det varit dubbla kostnader för admsystem/kulturbokningen under hösten. Prognosen för övriga verksamheter visar i stort sett budget i balans. Periodens utfall kan visa avvikelser, vilket beror på att det finns ytterligare periodiseringar att göra eller att den periodiserade budgeten inte riktigt överensstämmer med verkligheten. Prognosen för Kommunalförbunden visar ett överskott på 5,9 mnkr. Enligt stadens hyresmodell kompenseras konserthuset för faktiska kostnader för ränta och avskrivning. Inom budgetramen finns en reserv som bygger på tidigare prognostiserad kostnad. Nyckeltal Verk samhetsvolymer/ Verk samhetsmått Antal besök, Vallby friluftsmuseum Antal besök, kultur i skolan Antal fysiska besök, Bibliotek Antal besök webbplats, Bibliotek Antal besök, Konstmuseum Besöken på Vallby friluftsmuseum har under perioden ökat med st. jämfört med samma period 2016, som dock var ett år med motsvarande minskning av besöksantal (26 168). Det har varit en satsning på tydlig kommunikation av museets verksamhet genom främst hemsida och sociala medier. En generell ökning av besökande turister har även det bidragit. Kultur i skolan har tidigare räknat med film i skolan och program med pedagog. Antal fysiska besök på Bibliotek har under perioden minskat och antal besök på webbplats har under perioden ökat. Biblioteket räknar med att nå styrtalet för hela året som ligger på besök. Antal besök på Västerås Konstmuseum har under perioden minskat med st. jämfört med samma period Siffrorna fluktuerar lite under året, det beror t ex på typ av pågående utställning, när utställningar bytts i relation till tertial, vilka event och programaktiviteter som varit under perioden.

7 Investeringar Investering och exploatering Budget 2017 Utfall ack Prognos 2017 Modernisering stadsbiblioteket 0,5 0,4 0,5 Investeringsprojekt totalt 0,5 0,4 0,5 Stadsbiblioteket investerar i säkra montrar och raritetskabinett där montrarna står vid Stiftsbiblioteket. Intern kontroll Hösten 2016 fastställde nämnden en internkontrollplan för I den finns totalt sju identifierade huvudområden att följa upp. Dessa riskområden för kultur- idrotts och fritidsförvaltningens verksamheter är: Hot- och våldsituationer på offentliga kulturinstitutioner Svårighet att rekrytera kvalificerade medarbetare Stöld och skadegörelse i kulturbyggnader Dessa områden har under perioden varit fokusområden för uppföljning genom prognoser och riktlinjer. För kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningens verksamheter planeras för ytterligare kompetensutveckling gällande hot- och våldsituationer. Handlingsplaner för hot och våld finns och uppdateras. Västerås stads Akutplan har kommunicerats på kulturskolans personalkonferens och kommuniceras på verksamhetens samarbetsyta. Samtliga bibliotek har överfallslarm och rutiner finns för att undvika ensamarbete. Inför verksamheternas publika programdagar genomförs riskbedömning och vid behov konsulteras säkerhetsstrateg. En ny organisation för huvudbiblioteket har införts med syfte att skapa en organisation som bättre svarar mot uppdraget, bättre tar tillvara kompetenser och skapar möjligheter att klara framtida rekryteringsbehov inom olika kompetensområden. En kartläggning av kompetensbehov pågår på Konstmuseet. Intensiva arbeten kring rekrytering pågår på grund av sjukskrivning och pensionsavgångar. Systematiskt brandsskyddsarbete sker löpande i alla verksamheter. Lokaler med värdefulla föremål är larmade. Förstärkt stöldlarm har installerats på huvudbiblioteket för att skydda de delar av Stiftsbibliotekets samlingar som ska visas publikt. Museiområdet på Vallby patrulleras nattetid av väktare med hund. Konstmuseet har, inför olika utställningar, genomfört riskanalyser, vilket medfört löpande säkerhetshängningar av konst i utställningar. Dessa riskområden för Stadsarkivets verksamheter är: Tillräckliga investeringar i kritiskt IT-verktyg kan inte göras Vattenläckage i arkivmagasin IT-haveri, krasch av arkivserver Enstaka handlingar kan inte lämnas ut

8 De risker som är kopplade till lokaler hanteras genom löpande kontakter med fastighetsförvaltare. Rutinbeskrivningar kring låsning och släckning är framtagna och kommunicerade med berörda. Flytt av vissa arkivhandlingar pågår från oskyddad lokal till lokal klassad som arkivlokal vilket minskar påverkan och risker kopplade till förvaring. Process för utlämnande av handlingar är fastställd och kommunicerad och en förnyad intern utbildning i offentlighets- och sekretesslagstiftning är inplanerad till hösten Genom etablering av e-arkiv under 2017 förebyggs risken som rör IT-haveri och den lagring av elektroniska handlingar som idag hanteras manuellt. Lagring av originalfiler för digitaliserade fotografier, sker idag på externa hårddiskar. Hanteringen har under sommaren genomgått en översyn och vi kommer under hösten att avtala med extern leverantör om fillagring. Säkerheten kring lagring av elektroniska fotooriginal blir bättre och de risker förknippade med den manuella hanteringen minskar. Anders Lerner Direktör Ulrika Gustafsson Direktör