GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL nr 2 Naturvetenskapliga fakulteten Styrelsen institutionen för fysik Sammanträdesdatum

Transkript

1 PROTOKOLL nr 2 Naturvetenskapliga fakulteten Styrelsen institutionen för fysik Sammanträdesdatum Närvarande Ledamöter: Företrädare för lärarna Hanstorp, Dag Andersson, Stig Hellsing, Bo Pendrill, Ann-Marie Sjögren, Lennart Företrädare för de studerande Lindahl, Anton Björk, Jonas Olvegård, Maja Företrädare för TA-anställda Rostedt, Mats Extern representant Holmberg, Elna Frånvarande Campbell, Eleanor prefekt, ordförande lärare lärare lärare stf. prefekt forskarutbildningen grundutbildningen grundutbildningen Volvo lärare Vid protokollet Wikström, Rose-Marie institutionskansliet

2 PROTOKOLL Naturvetenskapliga fakulteten Sammanträdesdatum Styrelsen Institutionen för fysik Ärende Beslut/åtgärd 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna till detta extra styrelsemöte. 2 Protokollsjustering Utseende av justeringsperson. Styrelsen beslutar utse Bo Hellsing att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 3 Fastställande av dagordning 9 Ändras till Beslut tagna i UV. Tillägg till 10 Övriga frågor, Delegationsordning. 4 Föregående mötes protokoll Protokoll från under 9 Övriga frågor punkt a): Jämställdhetsombudet skall informeras om alla nya tjänster som skall inrättas vid institutionen i ett tidigt skede, för att kunna titta på genusperspektivet vid varje tillsättning. 5 Prefektåtgärder, meddelanden Prefektbeslut under perioden redovisas i bilaga 5. Prefekten informerade om den ledningsgrupp som tillsatts vid institutionen. Gruppen består av Dag Hanstorp, Lennart Sjögren, Henrik Johannesson, Maria Sundin och Rose-Marie Wikström. Institutionen har till fakultetsledningen inlämnat ett förslag på ledamot i vetenskapliga rådet som skall tillsättas vid fakulteten. Vårtförslag är Chris Pethick från Nordita i Köpenhamn. Maria Kanflo har anställts som administratör på institutionskansliet i ett år. Karl-Henry Kenny Marcus har engagerats till 50 % av Universeum som tekniker och Kenny har nu 100 % tjänst. Lars Bengtsson har anställts som universitetslektor från 1 juli, 2007 med ansvar för DFM Datorstödd Fysikalisk Mätteknik. Mattias Goksör har fått förordnande som biträdande lektor från 1 januari, 2007.

3 PROTOKOLL Naturvetenskapliga fakulteten Sammanträdesdatum Styrelsen Institutionen för fysik Ärende Beslut/åtgärd Bo Hellsing informerade om den nya plattformen som skapats med medel från fakulteten. Det är ett gemensamt forskningsprojekt mellan Matematiska vetenskaper och fysik. Plattformen har beviljats 2.5 Mkr/år i tre år. Sex nya doktorandtjänster kommer att utlysas inom plattformen. Två på Matematiska vetenskaper och fyra på fysik. Prefekten informerade om arbetsmiljöbarometer II. Institutionen har lämnat in en plan till fakulteten samt begäran om ekonomiskt stöd för genomförandet. Se bilaga 4. Prefekten informerade även om det nyligen införda månadsfikat på institutionen som är ett led i att förbättra arbetsmiljön för alla anställda. 6 Bokslut 2006 Ekonomiadministratör Li Bäckström presenterade bokslutet för Se bilaga 1. Styrelsen föreslog att OH-kostnaden skall specificeras på särskild rad. 7 Arbetsgrupper Styrelsen beslutade att arbetsgruppen Forskning & samverkan delas enligt förslag bilaga 2. Styrelsen beslutade även att arbetsgrupperna får den sammansättning som finns föreslagen i bilaga 2. Dessutom beslutade styrelsen att en näringslivsrepresentant skall utses till Samverkansgruppen. Förslag framkom om att Samverkansgruppen bör mediatränas för att i alla sammanhang framhäva institutionen.

4 PROTOKOLL Naturvetenskapliga fakulteten Sammanträdesdatum Styrelsen Institutionen för fysik Ärende Beslut/åtgärd 8 Professur i atom- och molekylfysik Prefekten redogjorde för Eleanor Campbells flytt till Edinburgh. Stig Andersson har av prefekten fått i uppdrag att gå igenom utköp av befintlig utrustning. Styrelsen beslöt att prefekten får i uppdrag att fortsätta förhandlingarna med Eleanor Campbell. 9 Beslut tagna i UV Lennart Sjögren redogjorde för de beslut som tagits i UV under två år. De protokoll som skrivs i UV i framtiden ska biläggas till styrelsen som en informationspunkt. Vidare informerade Lennart om tuturverksamheten vid institutionen. En genomgång av alla grupper kommer att ske inom kort. En temadag om grundutbildning arrangerades den 19 december Två inbjudna föredragshållare en från Stockholms universitet och en från Lunds universitet informerade om deras lyckosamma rekrytering av studenter. 10 Övriga frågor Prefekten informerade om förslag på delegation från prefekt till ledningsgruppen samt två funktioner/personer utanför ledningsgruppen; Arbetsmiljö/miljö samordnare samt likabehandlingsombudet. 11 Mötets avslutande Ordförande tackade för visat intresse och avslutade därmed mötet. Vid protokollet Rose-Marie Wikström Justeras Dag Hanstorp Bo Hellsing

5 Blad1 Bilaga 1 Bokslut Institutionen för fysik 2006 Grundutbildning Anslag Bidrag Beställd Uppdrag Totalt Verks Verks Verks Verks Intäkter Anslag Uppdragsutbildningar Försäljning t ex lärartjänster Chalmers Bidrag, externa kontrakt ex. Kammarkollegiet Finansiella intäkter, ränta på projektpengar Periodisering av pågående projekt (externa) Anläggningar pengar för avskrivningar Summa intäkter: Kostnader Lönekostnader Semesterskuld, ej uttagen semester Övriga personalkostnader ex traktamenten, bilersättn.,konf.avg mm Doktorander, löner Övriga kostnader, ex.kopiering, resekostnader,hotell, lab.material mm Lokalkostnader, ex hyra av forskarbostäder Finansiella kostnader, ex. dröjsmålsränta på fakturor 0 0 Avskrivningar på anläggningar Lämnade bidrag till studentförening -6-6 Kommentarer: Grundutbildningen har ett underskott på kr Summa kostnader: Totalt:

6 Blad1 Bilaga 1 Bokslut Institutionen för fysik 2006 Forskning Anslag Bidrag Beställd Totalt Verks Verks Verks Intäkter Anslag grundfroskning +plattformar Uppdragsforskning ex.nissan o Nokia Försäljning + Overheadintäkter Bidrag, externa kontrakt ex. VR,SSF, KVA, Wallenberg m fl Finansiella intäkter, ränta på projektpengar Periodisering av pågående projekt (externa) Anläggningar pengar för avskrivningar Summa intäkter: Kostnader Lönekostnader Semesterskuld, ej uttagen semester Övriga personalkostnader ex traktamenten, bilersättn.,konf.avg mm Doktorander, löner Övriga kostnader, ex.kopiering, resekostnader,hotell, lab.material mm Lokalkostnader, ex hyra av forskarbostäder, veckobostäder Finansiella kostnader, ex. dröjsmålsränta på fakturor -2-2 Avskrivningar på anläggningar Summa kostnader: Totalt: Kommentarer: Forskningen har ett överskott på kr Det totala resultatet för institutionen för fysik 2006 är ett överskott på kr. Med årets resultat är det balanserade kapitalet dvs det vi har i "kassan" sedan tidigare år = kr.

7 Bilaga 2 Följande personer är föreslagna att ingå i Arbetsgruppen för samverkan: Maria Sundin, ordf. Ann-Marie Pendrill, stf. ordförande (under Marias föräldraledighet) Ingvar Albinsson Curt Nyberg Tatyana Kuzmina Lars Fraenkel 1 studentrepresentant 1 doktorandrepresentant Följande personer är föreslagna att ingå i Arbetsgruppen för forskning Dag Hanstorp, ordf. Mats Jonson Bernhard Mehlig Magnus Willander 1 doktorandrepresentant

8 Institutionen för fysik Dag Hanstorp Kommentarer på arbetsmiljöbarometer II från fysik Bakgrund Arbetsmiljöbarometer II genomfördes i mars Vid denna tidpunkt hade Institutionen för fysik bara funnits i två månader. Institutionen bildades genom en delning av den tidigare med Chalmers gemensamma "Institutionen för Fysik och Teknisk fysik. Tiden fram till delningen var mycket turbulent, bland annat på grund av stora ekonomiska bekymmer. Efter arbetmiljöbarometerns genomförande har ett flertal överflyttningar av personal skett mellan Chalmers och GU. Tiden från 2005 fram till dags dato har präglats av ett omfattande organisatoriskt arbete, där vi nu fått ordning på de flesta grundläggande funktionerna vid institutionen. Detta innebär att Arbetsmiljöbarometern inte är speciellt representativ för situationen vid institutionen idag. Sammanfatting av arbetsmiljöbarometern Bland de positiva resultaten från enkäten, där Fysik också ligger högt i förhållande till övriga institutioner på fakulteten, hör att de flesta upplever att det är högt i tak på institutionen. De anställda känner att de har en delaktighet i verksamheten och en god möjlighet att påverka sin arbetssituation. Arbetsplatsen präglas av en god sammanhållning med till stora delar gott samarbetsklimat. Personalen är i huvudsak nöjda med sina arbetsuppgifter, och stolta över sitt arbete. De flest uttrycker vidare att de är nöjda med ledning och känner förtroende för sin chef. Vidare bör det påpekas att institutionen har mycket låga sjuktal. Det i vårt tycke allvarligaste arbetsmiljöproblemet som enkätsvaren påvisar är att ett antal personer uttrycker brister i konflikthanteringen vid institutionen. Vi tolkar enkätsvaren så att det finns ett fåtal relativt djupgående konflikter som inte löses utan av de inblandade anses sopas under mattan. Vidare finns det en stor oro för svårigheter att erhålla externa anslag samt en osäkerhet i samband med omorganisationer. Vidare går det att utläsa att många har långa arbetsdagar och känner sig tyngda av en stor arbetsbörda. Vad gäller lönesättningen är de flesta relativt nöjda med lönenivån, men det anses att lönekriterierna som tillämpas är till viss del oklara och i vissa fall orättvisa. Slutligen påpekas bristen på lönesamtal och utvecklingssamtal. Förslag till åtgärder I och med att enkäten genomfördes i samband med att institutionen bildats så är det inte säkert att enkätsvaren som redovisats ovan har samma relevans idag. Vi GÖTEBORGS UNIVERSITET Institutionen för fysik Besöksadress Fysikgränd 3, Postadress Institutionen för fysik, SE Göteborg Tel Fax

9 skulle därför vilja göra om en förenklad undersökning snarast, med de mest relevanta frågorna. Vi tror att vissa problem kan ha lösts genom de senaste årens arbete med att stabilisera och tydliggöra organisationen, samtidigt som det säkert finns arbetsmiljöproblem som återstår att lösa. Om denna nya undersökning visar att vi fortfarande har problem med konflikthantering så ser vi det som mycket viktigt att sätta in professionella åtgärder för att komma till rätta med dessa. Detta bör då innefatta utbildning i konflikthantering för arbetsledare, och direkt arbete med de konflikter som identifierats. En av brist i vår organisation som vi vet kvarstår är att vi inte genomfört utvecklingssamtal. Vi kommer under innevarande år att se till att detta genomförs för alla anställda. En viktig sak att arbeta med är personalens arbetsbelastning. Vad gäller lärarpersonalen ser vi här ett stort potentiellt problem i att många administrativa arbetsuppgifter lagts över på lärarna. Vi skulle här vilja gå igenom lärarnas arbetssituation och identifiera arbetsuppgifter och servicefunktioner för att se om vi kan få en effektivare organisation som ger lärare mer tid till forskning och undervisning, och därigenom en rimligare arbetssituation. Slutligen skulle vi vilja arbeta med lärarnas förmåga att erhålla externa medel. Ett externt anslag ger en forskare stor frihet, och får denna att känna en trygghet i sitt arbete. Vi kan dock se att förmågan att erhålla externa anslag varierar mycket mellan olika forskare, och att detta inte bara beror på excellensen i forskningen. Vi skulle här vilja pröva en modell där vi anlitar externa experter som granskar forskares ansökningar innan dessa sänds in till forskningsråd. Vi tror att detta kan ge värdefull input för att förbättra själva ansökan, men också för att stimulera till framtida forskningsinsatser. Kostnadsuppskattning Kostnadsuppskattning Genomförande av ny enkätundersökning Utbildning i konflikthantering och professionell hjälp för att hantera existerande konflikter Översyn av forskare arbetsuppgifter och effektiviteten inom organisationen Kostnader för externa experter för att pröva en metod att förhandsgranska forskningsansökningar SUMMA 15 kkr 25 kkr 25 kkr 30 kkr 95 kkr

10 PREFEKTÅTGÄRDER Institutionen för fysik Rose-Marie Wikström Bilaga 5 Prefekten har på institutionsstyrelsen vägnar beslutat; Nr: inrätta ett stipendium för Anatoliy Kadygrobov under perioden E / inrätta en forskarassistenttjänst för Marica Ericson med finansiering E /37 från Vetenskapsrådet inrätta ett stipendium för Qianfan Zhang under perioden E / inrätta ett post-doc stipendium för Adrian Iovan under perioden E / E /1 inrätta biträdande lektorstjänst för Mattias Goksör inrätta en projektanställning om 75 % för Ingolf Dahl under perioden E / inrätta ett stipendium för Ilya Krive under februari-mars 2007 E / inrätta ett post-doc stipendium för Omar Usmani under perioden E / med möjlighet till förlängning ytterligare ett år inrätta en projektanställning för Marina Voinova under perioden E / inrätta ett stipendium för Qianfan Zhang under perioden E / inrätta ett stipendium för Mikhail Kiselev för en vecka i maj 2007 E / inrätta ett stipendium för Igor Yurkevich under två veckor i maj 2007 E /07

11 PREFEKTÅTGÄRDER Institutionen för fysik Rose-Marie Wikström inrätta ett stipendium för Konstantin Kikoin under en vecka i maj 2007 E / inrätta ett stipendium för Valery Vinokur under en vecka i mars 2007 E / inrätta ett stipendium för Mrinal under perioden maj-juli 2007 E / utlysa lärarprov för Mats Granath 7 mars Bo Hellsing utses som E /1 ämnesexpert inrätta en projektanställning för Bertil Helgee under perioden E / inrätta fyra doktorandtjänster inom plattformen MP 2 E /