Sammanträdesprotokoll. Ärendeförteckning. Kultur- och fritidsnämnden Sid nr

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Ärendeförteckning Sid nr 52 Justering Förvaltningschefen informerar Månadsrapport mars 2007 med helårsprognos Förslag till investeringar i förvaltningsfastigheter Svar på revisionsrapport avseende granskning av direktupphandling och efterlevnad av ramavtal inom kulturoch fritidsnämnden Svar på revisionsrapport avseende verifikationsgranskning Svar på revisionsrapport avseende översiktlig granskning av den interna kontrollen över konstinnehavet Svar på revisionsrapport avseende granskning av nytt system för leverantörsfakturahantering Internlån för inköp av maskiner och inventarier Ansökan om bidrag till produktionen Raholms-Kajsa skjuter skarpt Fördelning av driftsbidrag till större Folkets Hus föreningar Anläggningsinvesteringsbidrag till samlingslokaler Bidrag till handikapporganisationer Fördelning idrottsstipendier Förslag till förändring i regler för idrottsstipendier och hedersomnämndanden Avgifter i Sundsvalls gästhamn Piren och bryggan vid Tranvikens havsbad Tillägg delegationsordningen - bidrag till enskilda Anmälnings- och delegationsärenden Information...22

2 Kultur- och fritidsnämnden Tid Kl Plats Opalen, Kvissleby ande Kim G Ottosson (v) ordförande Tommy Eriksson (s) vice ordförande Diana Kapitanska (s) Martti Knuuttila (s) Liselotte Lindblad-Wesslén (v) ersättare för Jan Sundin (v) Angel Villaverde (mp) ersättare för Margareta Rudbo (mp) Elisabeth Gisslin Burman (m) Stefan Alm (m) Ingeborg Wiksten (fp) Barbro Enarsson (c) ersättare för Ingela Melin (c) Bertil Hörnqvist (kd) dock ej 61 på grund av jäv Ersättare Therese Nyhman (s) Åsa Selander (s) Bertil Lindström (m) Hjördis Bredberg (m) Maria Lilja (fp) ersättare för Bertil Hörnqvist (kd) 61 och Eva Losinski (fp) Övriga Ulla Näsman direktör för Kultur & Fritid Christel Öhgren sekreterare Barbro Granberg ekonom Lars-Erik Återgård idrotts- och fritidschef Christina Lindqvist informatör Protokollet omfar Justerat Kim G Ottosson Ordförande Christel Öhgren Sekreterare Stefan Alm Justerare Tillkännagivande angående justering av detta protokoll har anslagits på kommunens anslagstavla

3 Kultur- och fritidsnämnden Justering I tur, utöver ordföranden Kim G Ottosson, justera dagens protokoll utses Stefan Alm med Ingeborg Wiksten som ersättare.

4 Kultur- och fritidsnämnden Förvaltningschefen informerar Ulla Näsman informerar om: Förändringar på kultur- och fritidskontoret Ungdomsdemokrati och LUPP-enkäten Fondmedel för sommaraktiviteter Arenor för idrott och kultur Skönsbergsprojektet FATI Svartvik SM i boxning Ny bibliotekschef ska rekryteras

5 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 82/ Månadsrapport mars 2007 med helårsprognos lägga informationen till handlingarna sunderlag Arbetsutskottets protokoll Muntlig information av Barbro Granberg och Ulla Näsman Förvaltningen avser fortsättningsvis redovisa aktuellt resultat och helårsprognos vid nämndens sammanträden. Fylligare information lämnas vid delårsprognos baserad på april respektive septembers resultat samt i samband med årsbokslut.

6 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 72/ Förslag till investeringar i förvaltningsfastigheter 2008 godkänna förvaltningens förslag till investeringar i förvaltningsfastigheter 2008 och skicka förslaget vidare till fastighetsnämnden, delegera till nämndens ordförande om behov uppkommer besluta om eventuell förändrad prioritering av investeringar för förvaltningsfastigheter 2008 samt avslå Stefan Alms yrkande frågan om eventuell omprioritering av investeringar för förvaltningsfastigheter 2008 ska beslutas av arbetsutskottet Yrkande Stefan Alm (m) yrkar beslutet ska delegeras till kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på yrkandena och finner kultur- och fritidsnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Protokollsanteckning Skriftlig protokollsanteckning lämnas av Stefan Alm (m). Reservation Stefan Alm (m), Elisabeth Gisslin Burman (m) och Ingeborg Wiksten (fp) reserverar sig mot beslutet till förmån för Stefan Alms yrkande. sunderlag Arbetsutskottets protokoll Muntlig information av Lars-Erik Återgård och Ulla Näsman

7 Kultur- och fritidsnämnden Nämnderna i Sundsvalls kommun lämnar varje år in förslag till investeringar i förvaltningsfastigheter. Fastighetsnämnden sammanställer och prioriterar bland lämnade förslag. om investeringar tas i fullmäktige i juni. Efter arbetsutskottets senaste möte har det framkommit uppgifter som kan innebära behov av omprioritering i listan över föreslagna investeringar varför förvaltningen föreslår nämnden besluta delegera till nämndens ordförande göra dessa eventuella omprioriteringar.

8 Protokollsanteckning Kultur och Fritidsnämndens möte den 2/ $33 Förslag till investeringar i förvaltningsregister 2008 Vid nämndsmötet tog idrotts och fritidschefen Lars Erik Återgård muntligen upp frågan om fastigheten där Jaktfalken bedriver sin verksamhet och som den nuvarande fastighetsägaren önskar avyttra. Frågan togs även upp vid mötet den 28/2 där förvaltningen meddelade hur situationen såg ut och man ansåg det vore lämpligt lägga ett bud på fastigheten. Lars Erik Återgård lägger vid mötet (2/5) förslaget de av föregående års beslutade investeringar i förvaltningsfastigheter under detta år skjuts upp ett år för frigöra kapitalet på sju miljoner för köpet av fastigheten. Det föreslås dessuom det skall vara ett ordförandebeslut vidta denna åtgärd om det blir aktuellt med ett köp före nästa sammanträde. Att förvaltningen med majoritetens bifall genomdriver ett beslut utan några som helst skrivna handlingar med ovan nämnda förslag är i allra högsta grad anmärkningsvärt. Varför inte istället inkalla ett extra arbetsutskott där förvaltningen kan presentera en skriftlig handling med förslag på finansiering och konsekvenser på skjuta upp de beslutade investeringarna. Att den styrande majoriteten kör över den borgliga opositionen totalt i en så stor investering är tråkigt. Man gav inte ens någon information i samband med genomgången av handlingarna under förmiddagen med motivering det var kort om tid och ärendet var hastigt påkommet, men hur kan man då ha känt till detta redan under tidigare möte. Av denna anledning reserverade moderaterna sig mot beslutet. Stefan Alm ledamot (m) Hjördis Bredberg ersättare (m) Elisabets Gisslin Burman ledamot (m) Bertil Lindström ersättare (m)

9 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 46/ Svar på revisionsrapport avseende granskning av direktupphandling och efterlevnad av ramavtal inom kultur- och fritidsnämnden godkänna förvaltningens förslag till svar på revisionsrapport avseende granskning av direktupphandling och efterlevnad av ramavtal inom kultur- och fritidsnämnden samt uppdra till förvaltningen under 2007 genomföra de åtgärder som anges i förvaltningens skrivelse sunderlag Arbetsutskottets protokoll Muntlig information av Ulla Näsman KPMG har på uppdrag av kommunrevisionen granskat Kultur & Fritids efterlevnad av ramavtal och hantering av direktupphandling. Syftet har varit granska i vilken omfning kultur- och fritidsförvaltningen följer ramavtal samt hur förvaltningen hanterar direktupphandlingar. Granskningen har avgränsats till september Revisionen konstaterar ramavtal inte följts vid inköp hos två leverantörer till ett totalt belopp om 55 tkr. I övrigt har avvikelse från ramavtal motiverats med den specifika varan/tjänsten har saknats hos kommunens ramavtalsleverantörer. Vid flera av dessa inköp har dock inte kommunens policy kring direktupphandling följts. Vid tre inköp har prisjämförelse skett med annan leverantör men dokumentation har inte skett i enlighet med kommunens policy.

10 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 45/ Svar på revisionsrapport avseende verifikationsgranskning godkänna förvaltningens förslag till svar på revisionsrapport avseende verifikationsgranskning samt uppdra till förvaltningen under första halvåret 2007 genomföra de åtgärder som anges i förvaltningens skrivelse sunderlag Arbetsutskottets protokoll KPMG har på uppdrag av revisionen genomfört en verifikationsgranskning för säkerställa lagen om kommunal redovisnings krav efterlevs. Granskningen har utmynnat i ett antal iakttagelser och rekommendationer som gäller kultur- och fritidsnämnden.

11 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 31/ Svar på revisionsrapport avseende översiktlig granskning av den interna kontrollen över konstinnehavet godkänna förvaltningens förslag till svar på revisionsrapport avseende översiktlig granskning av den interna kontrollen över konstinnehavet, uppdra till förvaltningen ge förslag på regelverk inklusive delegation för konstinköpsutskottets verksamhet, uppdra till förvaltningen se över reglerna avseende förbudet sälja kommunal konst så undantag för försäljningsförbud kan införas för fasta konstobjekt samt uppdra till förvaltningen återkomma angående finansiering för möjliggöra en fullständig inventering av kommunens konstsamling sunderlag Arbetsutskottets protokoll Skrivelse inkl. bilaga från förvaltningen Muntlig information av Ulla Näsman Kommunrevisionen har via KPMG genomfört en granskning av den interna kontrollen över konstinnehavet. Tjänsteskrivelse inklusive förslag kommer sändas ut före nämndens sammanträde.

12 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 32/ Svar på revisionsrapport avseende granskning av nytt system för leverantörsfakturahantering godkänna förvaltningens förslag till skrivelse angående svar på revisionsrapport avseende granskning av nytt system för leverantörsfakturahantering samt ge förvaltningen i uppdrag under första halvåret 2007 genomföra de åtgärder som anges i förvaltningens skrivelse sunderlag Arbetsutskottets protokoll Skrivelse inkl. bilaga från förvaltningen Muntlig information av Ulla Näsman och Barbro Granberg Kommunrevisionen har via KPMG genomfört en granskning av det nya systemet för leverantörsfakturahantering. Syftet med granskningen har varit bedöma om kommunen har ett system för leverantörsfakturahantering som fungerar på ett tillfredställande sätt. Kultur- och fritidsnämndens svar ska avse avsnitt 12 i KPMG:s rapport Granskning av leverantörsfakturor.

13 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 73/ Internlån för inköp av maskiner och inventarier hos kommunstyrelsekontoret/internbanken ansöka om ett internlån på kronor för finansiering av inköp av skoter, träningsmaskiner och spinningcyklar sunderlag Arbetsutskottets protokoll Enligt kommunens regler för redovisning av investeringar ska en inventarie redovisas som en investering om den har en ekonomisk livslängd på minst 3 år och ett värde på minst ett prisbasbelopp ( kr) exklusive moms. De inköp som lånet avser är snöskoter till verksamheten på Södra berget, träningsmaskiner till Matfors och spinningcyklar till Alnö. Avdelning Utrustning Belopp kr Idrotts- och fritid Snöskoter Idrotts- och fritid Träningsmaskiner Idrotts- och fritid Spinningcyklar

14 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 84/ Ansökan om bidrag till produktionen Raholms-Kajsa skjuter skarpt ur nämndens medel till förfogande bevilja produktionen Raholms-Kajsa skjuter skarpt ett bidrag på kronor under förutsättning Västernorrlands läns landsting bidrar med motsvarande summa. I annat fall beviljas produktionen kronor i täckningsbidrag ur nämndens medel till förfogande Jäv Bertil Hörnqvist (kd) utgår under denna paragraf på grund av jäv och ersätts av Maria Lilja (fp). sunderlag Arbetsutskottets protokoll Föreningen Alnöspelet ansöker om ett ekonomiskt bidrag på 100 tkr för produktionen Raholms-Kajsa skjuter skarpt. Produktionen sker i ett samarbete mellan en rad andra föreningar, institutioner, studieförbund, företagare och enskilda. Eftersom föreningen uppbär verksamhetsbidrag kan inte arrangemangsbidrag sökas.

15 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 74/ Fördelning av driftsbidrag till större Folkets Hus föreningar 2007 godkänna förvaltningens förslag till fördelning av driftsbidrag samt resterande budgeterade medel fördelas som verksamhetsbidrag sunderlag Arbetsutskottets protokoll Muntlig information av Lars-Erik Återgård Vid ansökningstidens utgång, , hade ansökningar från fyra av fem folketshusföreningar inkommit. Njurunda Folkets Hus har inga egna driftskostnader då föreningen kostnadsfritt disponerar sina lokaler. Efter det kostnaderna för Njurunda folkets hus betalats återstår kronor fördela. Detta års förslag till fördelning baseras enbart på faktiskt redovisade kostnader och därmed ska övergången från det gamla till det nya systemet vara i bruk. Förvaltningen har gått igenom ansökningshandlingarna och lämnar bifogat förslag till fördelning.

16 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 75/ Anläggningsinvesteringsbidrag till samlingslokaler anläggningsinvesteringsbidraget till samlingslokaler enbart ska gå till energibesparande åtgärder och handikappanpassning sunderlag Arbetsutskottets protokoll I kultur- och fritidsnämndens budget finns 345 tkr avs för reparationer och underhåll av samlingslokaler och Folkets Huslokaler (gäller ej Folkets Hus i Sundsvall och Folkets Park). Dessutom finns ett eget kapital på 31 tkr sedan Utrymme för reparationsbidrag har funnits sedan 2005 men under både 2005 och 2006 användes utrymmet till klara nedskärningar i budget. Eftersom bidrag inte betalats ut tidigare finns inga regler för ansökan om anläggningsinvesteringsbidrag. Förvaltningen lämnar därför ett förslag till regler för anläggningsinvesteringsbidrag för samlingslokaler och Folkets Huslokaler.

17 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 76/ Bidrag till handikapporganisationer 2007 godkänna förvaltningens förslag till fördelning sunderlag Arbetsutskottets protokoll Kultur- och fritidsnämnden far årligen besluta om fördelning av årsbidrag till handikapporganisationernas verksamhet. Enligt tidigare handläggningsordning överlämnas förvaltningens förslag till Kommunala Handikapprådet för yttrande. Ärendet var uppe på rådets sammanträde den 28 mars i år. Handikapprådet beslutade ställa sig bakom upprättat förslag. Protokollsutdrag samt fördelningsförslag biläggs ärendet.

18 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 77/ Fördelning idrottsstipendier 2007 utdela följande idrottsstipendium och hedersomnämnande 2007 Mikael Tjernell, 17 år, tilldelas Lars Frölander stipendiet på kronor för som lovande junior ha vunnit många mästerskap bland annat två SM-guld i lagkapp och två SM-silver individuellt. Föregående år erövrade han olympisk guldmedalj i 100 meter frisim vid Special Olympics European Youth Games i Rom. Björn Persson tilldelas kultur- och fritidsnämndens hedersomnämnande för sitt engagemang höja intresset för breddidrott och även för sina ideella insatser inom Matfors Idrottsförening och årets projekt med damfotbollen. inte utdela något Vladimir Smirnov stipendium 2007 eftersom det inte kommit in några kvalificerade ansökningar sunderlag Arbetsutskottets protokoll Muntlig information av Lars-Erik Återgård Skrivelse från förvaltningen Kultur- och fritidsnämnden har beslutat årligen utdela idrottsstipendier och hedersomnämnanden som belöning för förtjänstfull verksamhet inom idrott. Stipendium eller hedersomnämnande kan, enligt kultur- och fritidsnämndens statuter, tilldelas enskild person eller ideell förening som utfört förtjänstfull verksamhet. De utsedda ska vara verksamma och bosa i kommunen. Utdelningen sker på Sveriges nationaldag på Stora Torget.

19 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 78/ Förslag till förändring i regler för idrottsstipendier och hedersomnämndanden godkänna förvaltningens förslag till förändringar/förtydligande, inrätta ett nytt stipendium för unga ledare enligt förvaltningens förslag samt uppdra till förvaltningen i god tid innan utlysande av 2008 års idrottsstipendier och hedersomnämnanden återkomma till nämnden med förslag till ytterligare kriterier bl.a. med hänsyn till genusperspektiv sunderlag Arbetsutskottets protokoll Förslag till ny text samt nuvarande text Kulturnämnden beslutade, , årligen utdela idrottsstipendier och hedersomnämnanden som belöning för förtjänstfull verksamhet inom idrott. I samband med beslutet upprättades regler för vem som kan få ett stipendium eller hedersomnämnande. Inför den årliga genomgången av stipendier har förvaltningen uppmärksammat några punkter behöver justeras i gällande regler. Dessutom föreslår förvaltningen ett nytt stipendium inrättas för unga ledare. Förslaget ligger i linje med nämndens intentioner.

20 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 79/ Avgifter i Sundsvalls gästhamn dygnsavgiften i den nya hamnen ska vara 150 kr, dygnsavgiften i den gamla hamnen ska vara 100 kr samt dagavgiften i den gamla hamnen ska vara 40 kr sunderlag Arbetsutskottets protokoll Muntlig information av Lars-Erik Återgård Kultur- och fritidsnämnden har rätten besluta vilka avgifter som ska gälla i de anläggningar som hyrs ut via förvaltningen. Efter genomgång av hamnavgifter i hamnar efter norrlandskusten och den service som ges i Sundsvalls gästhamn lämnar förvaltningen ett förslag till beslut både för båtar som ligger dagtid och båtar som ligger per dygn. Eftersom det i dagsläget finns två gästhamnar i den inre delen av Sundsvalls hamn med olika servicenivå föreslås två avgiftsnivåer för övernande båtar.

21 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 80/ Piren och bryggan vid Tranvikens havsbad inte tillskjuta medel till om- och tillbyggnad av piren och bryggan vid Tranvikens havsbad, uppdra till förvaltningen informera eventuella intressenter om möjlighet till övertagande av piren samt återrapportera till nämnden vid höstens första sammanträde sunderlag Arbetsutskottets protokoll Muntlig information av Lars-Erik Återgård Kultur & Fritid ansvarar för badstranden vid Tranvikens havsbad. Restaurang, badbassänger och omklädningsrum såldes till ett företag Vid vnet finns en pir och även en båtbrygga i slutet av piren. Piren och båtbryggan vid Tranvikens havsbad är i stort behov av reparationer. Enligt beräkningar genomförda av konsult skulle kostnaden för iordningställa piren och båtbryggan bli ca 550 tkr.

22 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 81/ Tillägg delegationsordningen - bidrag till enskilda göra förändringar i delegationsordningen i enlighet med förvaltningens förslag sunderlag Arbetsutskottets protokoll Muntlig information av Ulla Näsman Inom kultur- och fritidsförvaltningen har det förekommit kommunen betalat ut bidrag till enskilda, för stödja viss verksamhet. Detta har aktualiserat frågor om huruvida det inryms i den kommunala kompetensen, om hur bidragen ska hanteras skemässigt samt frågor om vem som ska fa beslut om bidrag och hur uppföljning ska ske. Till nämndens sammanträde finns ett förslag på handläggningsrutiner för ärenden av denna karaktär. För genomföra dessa rutiner finns behov av tillägg i delegationsordningen.

23 Kultur- och fritidsnämnden Anmälnings- och delegationsärenden godkänna redovisningen av anmälnings- och delegationsärenden Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar beslut från följande delegater: Förvaltningschef Idrotts- och fritidsavdelningen Ungdomsavdelningen Sundsvalls museum

24 Kultur- och fritidsnämnden Information Ingen information lämnades.