ARBETSSTRÖM IT. Bilaga 5 Effektiviseringsuppdraget Februari 2016 Version B

Transkript

1 ARBETSSTRÖM IT Bilaga 5 Effektiviseringsuppdraget Februari 2016 Version B

2 Genomlysning av stadens IT-verksamhet En del av effektiviseringsuppdraget har varit att genomlysa Lidingö stads nuvarande IT-verksamhet, dvs Stadens system/applikationer samt sourcing av övriga IT-tjänster som exv infrastruktur, helpdesk och print. Nedan följer en sammanställning av hur vi ur ett effektivitetsperspektiv värderar (1) Stadens stadens större verksamhetssystem samt (2) sourcing-situationen för övriga IT-tjänster inom staden. Utredningen baseras på intervjuer och arbetsmöten med kommunens IT-strateg och representanter från KSK/IT. Därtill har informationsinhämtning från förvaltningarna, SLK och andra enheter på KSK (Lön, HR, Ekonomi, Upphandling/E-handel) gjorts genom workshops inom andra arbetsströmmar inom ramen för uppdraget

3 VERKSAMHETSSYSTEM

4 Lidingö stad har idag ett 30-tal verksamhetssystem i drift Lidingö stad har idag ett 30-tal verksamhetssystem som är i drift. Vissa av dem är kommungemensamma, dvs att det används på samtliga/flertalet förvaltningar, medan andra av dem är förvaltningsspecifika, dvs de används enbart av en förvaltning. I tabellen på följande sida presenteras en sammanställning av de system som vi har kunnat identifiera. Totalt står dessa system för en årlig kostnad på ca 14 MSEK. Kostnaden för resp system utgörs av: Driftskostnader (interna inom Lidingö stad, d v s utfakturerat från IT-enheten. Kan avse t.ex arbetstid, serverdrift, lagring, nätkommunikation) Kostnader för licenser, abonnemang, service/hosting/extern drift etc (fakturerat från extern leverantör till resp. förvaltning) Konsultkostnader (fakturerat från extern leverantör till resp. förvaltning. Kan avse t.ex systemutveckling, uppgradering) Vi har gått vidare med en fördjupad analys av sju av de system som har högst kostnad, vilken presenteras på sid Dessa system har beskrivits/analyserats utifrån nuläge och en omvärldsutblick. Sammanfattningsvis kan konstateras att Lidingö stad inte har något enskilt verksamhetssystem som drar anmärkningsvärt mycket kostnader. För tillfället drivs det inte heller något stort implementeringsprojekt av nytt system som skulle kunna påverka den framtida kostnadsbilden. I stort bedömer vi, utifrån vår erfarenhet och i jämförelse med andra kommuner, att kostnaderna förknippade med drift och utveckling av verksamhetssystem för Lidingö stad är normal och att besparingspotentialen är förhållandevis låg. En större, men mer svårbedömd potential, ligger snarare i att nyttja dagens system som processtöd på ett effektivare sätt genom att utveckla arbetssätt, rutiner och optimera dagens systemuppsättningar utifrån det, se Bilaga 4 Arbetsström Administration för ett mer utvecklat resonemang kring detta. 4 SLUTRAPPORT

5 Sammanställning av Lidingö Stads verksamhetssystem Kategori Verksamhetssystem Applikationsområde Beskrivning System Leverantör Antal användare Kostnad Utbildning Utbildning Extens/Dexter/ Hypernet IST Extens: 90 st tkr Dexter: st Hypernet: st Lärplattform Infomentor Infomentor PODB st 311 tkr Journalsystem PMO CompuGroup Medical? 189 tkr Utbildning It s learning Its Learning tkr Omsorg Journal Treserva Logica? tkr Journal Procapita Tieto? 553 tkr Hemtjänst Lapscare Tieto tkr MSK GIS GIS Cartesia tkr Miljö och hälsa Ecos Tekis AB tkr Fastighet Fastighet Xpand Incit tkr Passersystem Arx Assa tkr VA och avfall VA och avfall Future/Future Mobile EDP Consult tkr Kultur och fritid Bibliotek BookIt Axiell Book-it AB tkr Bokningssystem Fri Idavall data tkr Ekonomi Ekonomi & e-handel Agresso Unit tkr HR/Lön HR/Lön Heroma CGI? tkr LAS Winlas WinLas personalsystem tkr Ledning & styrning Verksamhetsplan & uppföljning Stratsys Stratsys tkr Skade- och tillbudsrapportering Kia AFA tkr Diarie Diarieföring Lex SolarPlexus It-strategi AB tkr Ärendehantering Ärendehantering Easit Easit tkr Kundtjänst Kontaktcenter Telia Callguide Express Telia tkr Besökshantering EastCoast EastCoast solutions AB tkr Webb och E- Webb och E- Web Ö-nätet SiteVision tkr tjänst tjänst Web lidingo.se SiteVision n/a 420 tkr E-tjänst etjänsteplattform tkr Övrigt Arbetsplats E-post & kalender e-post Exchange Microsoft? 800 tkr Bastjänst Autentisering Nexus HAG Certezza n/a 402 tkr TOTALT: tkr 5 SLUTRAPPORT

6 Agresso Ekonomi och e-handel NULÄGE Systemstöd för ekonomi och e-handel med ca 760 användare. Driften är outsourcad till Unit 4. Prismodellen baseras på en kommunlicens om kr/månad med tillägg för tillkommande användare av vissa moduler/användargränssnitt, vilket är ett normalt upplägg. Utifrån intervjuer och WS uppfattar vi användarnas inställning till systemet som relativt god, inga återkommande kommentarer kring brister i funktionalitet, prestanda eller användarvänlighet har lyfts. Total årlig kostnad: tkr, varav Unit 4-drift 720 tkr, support och underhåll 320 tkr och e-handel 470 tkr. OMVÄRLD Agresso har tillsammans med Aditro och CGI (Raindance) dominerat ekonomisystemsmarknaden inom kommunsektorn under lång tid. För tillfället är Agresso marknadsledande, med kunder som t ex Stockholm, Göteborg, Karlstad, Gävle m fl, men även mindre kommuner som Avesta, Bromölla, Danderyd m fl använder Agresso som ekonomisystem. Även när det gäller kommunerna i jämförelsegruppen kan man konstatera att det är de marknadsledande systemen som används: Täby (Economa), Danderyd (Agresso) och Sollentuna (Raindance) UTVECKLINGS- OMRÅDE Utveckling av samverkansmodell tillsammans med annan/andra kommuner, för att på så sätt uppnå t ex mer effektiv drift, systemförvaltning, utbildning och erfarenhetsutbyte. Lidingö betalar idag ca 170 tkr/år för bl a den gamla driftmiljön. En miljö som teoretiskt sett skulle gå att avveckla (ingen uppsägningstid) om det går att hitta en annan lösning för att hantera historisk. Att systematiskt arbeta med förbättringsarbete både vad gäller själva systemet och berörda processer Vår slutsats är att Lidingö i Agresso har ett modernt, ändamålsenligt ekonomisystem, som driftas och köps på ett effektivt sätt till marknadsmässiga priser. Långsiktigt skulle dock en samverkan med annan/andra kommun(-er) kunna vara ett intressant alternativ att titta vidare på (läs mer i bilaga 4 Arbetsström Administration). 6 SLUTRAPPORT

7 Heroma Lön och HR NULÄGE Lidingö stad använder idag HRM-systemet Heroma från CGI som lönesystem samt tekniskt stöd till processer inom HR och personaladministration. Total årlig kostnad: tkr inkl kostnad för WinLAS OMVÄRLD Lönesystemsmarknaden för kommuner i Sverige domineras i princip av fem leverantörer; Aditro, CGI, Bluegarden, HRM och Evry. Heroma används av t ex Borlänge, Halmstad, Karlstad, Värmdö, Sigtuna, Huddinge och Uppsala. När det gäller kommunerna i jämförelsegruppen har samtliga av de tre andra kommunerna valt att använda sig av Personec (Aditro). UTVECKLINGS- OMRÅDE Det har sedan en tid funnits en del kritik mot Heroma avseende att systemet är svårt och att det upplevs som tidskrävande. Med anledning av denna kritik har KSK/Lön genomfört en förstudie, Förstudie upphandling HRM-system. Denna kan sammanfattas med att mycket av den kritik som avser systemet egentligen grundar sig i dagens decentraliserade arbetssätt med många sällananvändare som följd. Detta är samma slutsats som vi har dragit. Läs mer om detta i Bilaga 4 - Arbetsström Administration. Funktionalitet kopplat till schema-administration och bemanningsplanering bör ses över. Här finns brister idag som leder till manuellt arbete. Vår slutsats är att kritiken mot Heroma till stor del bottnar i arbetssätt och kompetens snarare än systemstödets funktionalitet och användbarhet. Därmed bedömer vi det som mycket svårt att hämta hem nytta och effektivitet genom att byta ut Heroma mot annat system. Vi rekommenderar istället att Staden i första hand utvecklar arbetssätt och rollfördelning genom centralisering av de mest komplexa momenten så att dessa utförs av ett fåtal experter istället för av ett stort antal chefer (som inte har rätt kompetens/förutsättningar). Likaså rekommenderar vi utveckling specifika moduler, exempelvis bemanningsplanering. 7 SLUTRAPPORT

8 Lex II Diarieföring NULÄGE OMVÄRLD UTVECKLINGS- OMRÅDE Lex II är stadens diariesystem. Systemet levereras av Solar Plexus IT-Strategi AB. Antal användare: 350 Driften hanteras idag inhouse på IT-enheten. En ny version av Lex, Lex II, infördes nyligen, vilket upplevdes som positivt i organisationen. Total årskostnad: ca 720 tkr. Marknaden för ECM (enterprise content management) har tidigare varit ganska omogen och diversifierad. Sedan är tid är dock marknaden nu inne i en stark förändringsfas, drivet såväl av kundernas ständigt ökade behov av att hantera allt större lagrings- och dokumentvolymer, en allt snabbare teknikutveckling samt en konsolidering i branschen. Marknaden för fragmenterad med 6-7 vanligt förekommande system, vilka vanligen levereras av mindre leverantörer än t ex vad ekonomi- och lönesystemen gör. Exempel på andra produkter som är starka inom kommunsektorn är Platina, Evolution (Täby) W3D3 (Danderyd) och Public 360 (Sollentuna). Givet den snabba utvecklingen är detta ett område att hålla extra fokus på vad gäller omvärldsbevakning. Användarupplevelse. I dec 2015 genomfördes en användarundersökning. Från undersökningen kan man utläsa att endast 65 % av användarna är nöjda med systemet, vilket till stor del bottnar i att systemet upplevs svårt. En del av kritiken bottnar i att systemet inte ger önskat processtöd (tex mycket manuell handpåläggning). Vår tolkning är att mycket av kritiken bottnar i ett decentraliserat arbetssätt som medför att många moment utförs av sällananvändare (jmf Heroma). Bristande funktionalitet. Användarunderökningen visar även på att det saknas viss önskvärd funktionalitet. Enligt systemförvaltaren kommer viss del av saknad funktionalitet dock att hanteras genom kommande uppgraderingar. Driftform. I samband med en pensionsavgång kopplat till driften av Lex bör en förnyad analys göras avseende möjligheten/nyttan med att lägga ut drift på extern part. Vår slutsats är att kostnadsbilden för diariesystemet Lex II är relativt hög samt att det har en relativt låg användarnöjdhet. Givet detta och att diarieföring, arkivering etc är områden där den tekniska utvecklingstakten är hög, rekommenderar vi att detta är ett systemområde där en mer djuplodande analys bör genomföras med syfte att kartlägga utvecklingsbehov i dagens lösning/arbetssätt samt kartlägga andra alternativ på marknaden för att därigenom kunna fatta beslut om inriktning för fortsatt arbete. 8 SLUTRAPPORT

9 Extens/Dexter/Hypernet Skola och barnomsorg NULÄGE Extens/Dexter/Hypernet är en systemfamilj som fungerar som stödsystem för en rad olika processer på UF inom såväl förskola, grundskola som gymnasium. Dexter är det underliggande skolsystemet och Extens/Hypernet är gränssnitt mot tex föräldrar/elever Applikation och drift levereras av IST, systemen bedöms som stabila/välfungerande ur ett IT-driftsperspektiv. Antal användare: Exakt uppgift saknas, många externa användare (elever/föräldrar). Totalt uppskattas antal användare till mer än användare. Total årlig kostnad: Ca tkr OMVÄRLD Marknaden för IT-stöd i skolan har haft en snabb utveckling de senaste åren, särskilt vad gäller it-stöd till administrativa processer. Stödet till själva lärandet har inte kommit lika långt, men bedöms av många vara det område som kommer få snabbast utveckling de kommande åren. Denna systemfamilij dominerar marknaden för skolsystem, fler än 200 kommuner har valt denna systemfamilj. Detta gäller även samtliga kommuner i jämförelsegruppen. Bland de kommuner som inte använder system från IST är Procapita (Tieto) vanligt. UTVECKLINGS- OMRÅDE Inga större utvecklingsområden identifierade. Vår slutsats är att Lidingö har ett välfungerande och kostnadseffektivt systemstöd inom skolverksamheten och att det därmed inte finns anledning att prioritera detta område ur ett kostnads/effektivitetsperspektiv. Dock medför den snabba generella utvecklingen inom IT i skolan att det är viktigt att Staden arbetar långsiktigt och systematiskt med utvecklingsarbete inom området. 9 SLUTRAPPORT

10 Treserva och Procapita Journalsystem NULÄGE I nuläget finns två journalsystem på OSF med överlappande funktionalitet, Treserva (Vård- och omsorg) och Procapita (Socialtjänst), vilket är en konsekvens av sammanslagningen av Vård- och omsorgs- samt Socialförvaltningarna (årsskiftet 2014/2015) Leverantörer: Treserva Logica, Procapita - Tieto Antal användare: Treserva st, Procaptia 60 st Total årlig kostnad: Treserva tkr, Procaptia 550 tkr OMVÄRLD Treserva är tillsammans med Procapita och Viva de absolut vanligaste journalsystemen inom kommunsektorn. En övergripande marknadsskanning visar på att alla tre system har sina för- och nackdelar och att inget system kan anses stå ut som markant bättre än övriga. UTVECKLINGS- OMRÅDE Efter sammanslagningen har OSF gjort en utredning och utifrån den har förvaltningsledningen beslutat att from 2017 enbart använda Treserva, Treserva ska då användas även för verksamheten i fd Socialförvaltningen, Procapita ska då avvecklas. Enligt vår uppfattning är detta ett helt korrekt beslut då två parallella system med överlappande funktionalitet driver onödiga kostnader, tex drift och licens, utbildning och utveckling. Vi menar även att det är helt rimligt att valet föll på Treserva, då det i nuläget har betydligt fler användare än Procapita samtidigt som det är ett system som står sig relativt starkt på marknaden. Vår slutsats är att det är ett helt riktigt beslut att fasa ut Procapita till förmån för Treserva. Då vi inte har uppfattat att det finns några kritiska utvecklingsområden rekommenderar vi att fokus i första hand läggs på att få en så friktionsfri driftsättning av Treserva inom socialtjänsten som möjligt. Först därefter bör fortsatt utveckling i allmänhet prioriteras. 10 SLUTRAPPORT

11 Xpand Fastighetssystem NULÄGE Fastighetskontoret och MSK använder Xpand som fastighetssystem för förvaltning, drift och underhåll Leverantör: Incit Antal användare: 275 st Total årlig kostnad: 330 tkr OMVÄRLD Det finns i dag ett tiotal fastighetssystem som dominerar på den svenska marknaden. Xpand är ett relativt vanligt förekommande system (ca 400 kunder) och har även en gedigen kundbas inom kommunsektorn. Exempel på kunder är Göteborgs Stad och Malmö Stad. Andra vanligt förekommande fastighetssystem på marknaden är FAST2, Dinafastigheter och L.E.B. När det gäller funktionalitet är Xpand ett relativt heltäckande system och står sig där bra i jämförelse med andra system. UTVECKLINGS- OMRÅDE Integration av beställningar saknas idag mellan Xpand och Agresso. Detta medför att det idag inte sker någon automatisk ordermatchning i Agresso för leverantörsfakturor som avser beställningar som är lagda i Xpand (eller skulle kunna läggas i Xpand). Med en fakturavolym på ca fakturor per år och en hanteringstid på ca 5 min per faktura generar det uppskattningsvis ett extra manuellt arbete motsvarande ca 0,3 FTE. Grundinvestering för en integration är enligt offert från Incit ca 500 tkr. Integration plan för planerat underhåll, vilket skulle ge förutsättningar för att bättre nyttja Agresso för rapportering och simulering Bättre disciplin på att registrera uppgifter i Xpand, vilket idag inte görs helt tillfredsställande Vår slutsats är att det finns potential att effektivisera beställnings- och leverantörsfakturaflödet genom en integration mellan Xpand och Agresso. Dock är effekthemtagningen i ekonomiska termer svår då tidsbesparingen ligger på flera tjänster, den reella effekten skulle primärt initialt sannolikt hämtas hem genom en omfördelning av tid till mer värdeskapande uppgifter och en bättre arbetsmiljö. 11 SLUTRAPPORT

12 Stratsys Verksamhetsstöd för planering och uppföljning NULÄGE Driftsattes under hösten Systemet är uppbyggt utifrån stadens planerings- och uppföljningsprocess (målnedbrytning, budget, månadsrapporter, delårsrapport samt verksamhetsberättelse). Obligatoriskt att använda Stratsys för verksamhetsberättelsen för Leverantör: Incit Antal användare: 200 st (SLK, ekonomichefer, controllers, verksamhetsutvecklare, enhetschefer m fl). Total årlig kostnad: 570 tkr OMVÄRLD Systemet är mycket vanligt i kommunsektorn (120 kommuner), andra kommuner som använder Stratsys är bl a Stockholms stad, Göteborgs Stad, Sollentuna, Danderyd, Täby, Upplands Väsby m fl. Hypergene har under senare växt sin affär inom kommunsektorn mycket beroende på sin produkt Hypergene Kommun som också erbjuder systemstöd för kommunal verksamhetsplanering och uppföljning. Många kommuner saknar dock fortfarande ett specifikt stödsystem för sin verksamhetsplanering och använder istället Office-paketet till detta. UTVECKLINGS- OMRÅDE Stratsys är ett nyligen infört system på Lidingö stad. Även om det är i skarp drift är det fortfarande i någon form av test/finjusteringsfas. Inga stora punkter kvarstår sedan driftsättningen, fokus ligger därmed nu på att konsolidera lösningen samt på att planera den fortsatta utvecklingen av arbetssätt och systemstöd. Vår slutsats är att det Stratsys är ett beprövat verktyg för planering och uppföljning inom kommunsektorn. Allt tyder på att implementeringen har gått bra. Fokus bör därmed ligga på att utveckla processer och arbetssätt samt att hitta en systematik för att successivt förfina och utveckla lösningen. 12 SLUTRAPPORT

13 SOURCING

14 Besparingspotential driver översyn av IT-sourcing Drivkrafter I takt med en ständigt ökande digitalisering blir IT blir en allt mer strategisk fråga för i stort sett all typ av verksamhet inte minst för kommuner. IT är en möjliggörare för ökad effektivitet och kvalitet inom såväl kärn- som stödverksamhet. För att lyckas med att realisera den nya teknikens potential är det viktigt att IT prioriteras och hanteras som en strategisk fråga samt att ekonomiska medel frigörs för innovation och utveckling. Enligt en rapport från Radar Group allokerar kommunala IT-verksamheter dubbelt så hög andel av IT-budgeten till drift och underhåll jämfört med den privata sektorn samtidigt som avsatta medel avsedda för innovation och utveckling är hälften jämfört med den privata sektorn. Givet dagens utmanande ekonomiska situation för kommuner i allmänhet innebär detta i praktiken vanligen att medel behöver omfördelas från drift och förvaltning till innovation och utveckling snarare än att nya medel tillförs. Detta är ett troligt scenario även i Lidingö Stad. 14 SLUTRAPPORT

15 Fler kommuner lägger ut större del av sin IT-drift externt Omvärld Ett vanligt förekommande sätt att uppnå en högre kostnadseffektivitet inom IT-drift och förvaltning, för att på så vis skapa förutsättningar för omfördelning av medel, är att se över sourcingstrategin. Det finns ett antal vanligt förekommande sourcingstrategier för kommuner, tex egen drift, outsourcing, molntjänst och interkommunal samverkan. Utifrån vår erfarenhet samt flera rapporter/utredningar inom området menar vi att det i allmänhet finns potential att sänka kostnader genom en väl genomtänkt/genomförd sourcingstrategi. I likhet med outsourcing av annan verksamhet finns, utöver kostnadsbesparing, ytterligare ett antal drivkrafter för outsourcing av IT. Vanligen brukar tex mer förutsägbara kostnader, högre flexibilitet, förbättrad styrning och kontroll samt möjlighet att kunna fokusera på kärnverksamheten ses som drivkrafter till att lägga ut mer tjänster på extern part. Analysrapporten från Radar Group bekräftar att trenden är att fler kommuner lägger ut en allt större del av sin IT-drift på extern leverantör. Var tredje kommun avser enligt rapporten att öka användning av outsourcing och molnlösningar som alternativ till egen regi. Därutöver kan även en trend mot allt fler interkommunala samarbeten beträffande IT-drift skönjas. 15 SLUTRAPPORT

16 Prioritera det arbete som redan har initierats Slutsats I Lidingö stad hade redan innan effektiviseringsuppdraget startade, initierat ett arbete kring sourcing av IT-tjänster. Vi har nu tagit del av den första analys som är genomförd (se nästa sida). Vi menar att det i högsta grad är rimliga och relevanta hypoteser som har lagts fram och har därför inte gått djupare i denna fråga. Vår rekommendation är att frågan prioriteras och hanteras skyndsamt då det är troligt att det finns viss besparingspotential att realisera genom minskad drift i egen regi. 16 SLUTRAPPORT

17 Intern analys av nuläge och möjligheter genomförd 2015 Nuläge Internt Mix Externt I huvudsak interna resurser och tjänster Mix av interna och externa resurser och tjänster. I huvudsak externa resurser och tjänster. Ledning It arkitektur Informationssäkerhet Service management Projektledning Interna Kundrelationer (CRM) Avtal och upphandling Inventariehantering Inköp Interndebitering Systemförvaltning Licenshantering Förvaltning Helpdesk support Print Applikationsutveckling På platsen support It säkerhet WAN Support icke-kontorstid Integrationer Larm och övervakning Klientinstallation och leverans Systemdrift (Applikation) Klientdesign och ADpolicies Applikationsdistribution Infrastruktur LAN etjänster Backup Utbildning Internetförbindelse MDM Fastighetsnät Telefoni infrastruktur Serverdrift (O/S) Dokument och Fillagring Databas Datahall Lidingö stad har under hösten 2015 genomfört en första analys för vilka tjänster/områden som skulle vara lämpliga att ändra sourcingform (markerade med i tabell). Nedan beskrivs dessa kortfattat: Delvis outsourcad (mix) Licenshantering. Uppskattad potential om 0,5 MSEK/år genom sänkta licenskostnader. Outsourcing (externa) Helpdesk och Support icke kontorstid. Effektiviserings-potential primärt genom ökad kvalitet till samma kostnad Dokument- och fillagring. Genom att nyttja molntjänst för lagring ges förutsättningar för att på sikt öka ständigt ökande lagringsbehov på ett mer kostnadseffektivt sätt. Print. Svårbedömd potential, intern utredning pågår. Klientinstallation och leverans. Svårbedömd potential, ytterligare utredning krävs 17 SLUTRAPPORT