HGK Styrelseprotokoll 8/2014

Transkript

1 Agenda: Styrelsemöte HGK Klubbstyrelse Möte nr: 8/2014 Plats: Lindö Mötestid: 11 november Kallade: Wolfgang Erbe (WE), Adolf Franzén (AF), Hans Gustavsson (HG), Per Liedstrand (PL), Louise Lindell (LL), Berndt Lundberg (BL), Åke Pilhanen (ÅP), Jan Rosing (JR), Patrik Stålemark (PS) Frånvarade: Stefan Thorberg (ST) 1 Mötets öppnande BL fungerade för kvällen som ordförande och öppnade mötet Godkännande av dagordning Beslut: Att godkänna dagordningen. 3 Val av sekreterare, ordförande och justerare Beslut: att utse BL till mötesordförande. Sittande sekreterare enligt instruktion. 4 Beslutsmatris Vi gjorde en genomgång av matrisen och uppdaterade den enligt bilaga. 5 Golf Academy Styrelsen fick en rapport från projektgruppen genom ÅP och JR. Arbetet genomfördes på uppdrag av Unipeg. Syfte var att utreda förutsättningarna för hur ett affärsområde för golfutbildning ska sättas upp och drivas, inklusive en SWOT analys. Frågeställningen gällde hur man ska skapa en köpbar produkt för ranger, träningsområden, pro- och tränarverksamhet, marknadsföring och sälj riktad till rätt målgrupp. Det togs fram en gedigen bakgrund med statistik. En rapport på 25 sidor är överlämnad. Tidsplanen är till kommande säsong (april). 6 Verksamhetskonferens 16/11 Styrelsen gjorde en genomgång av program och agenda enligt följande. HGK Organisation ST HGK Arena BL, ST ej Unipeg Tävlingskalender HG Junior ÅP Idrott Tourer, Serier, Elit ST och JR Medlem LL Summering ST Workshop innan mötet + utvärdering säsong 2013 Om det saknas ansvariga blir tävlingen inställd. Rum och fika bokat 35 personer genom BL 1

2 7 HGK Organisation Vi gjorde en avstämning av föregående styrelsemötes protokoll, beslutsmatris samt underlaget kring ny organisation. Det finns ett antal utestående uppdrag från förra mötet; - LL att ta fram en rollbeskrivning och kravprofil till posten medlemsansvarig. - JR, BL att ta fram en rollbeskrivning och kravprofil till rollen som arenaansvarig. - ST att ta fram en motionstext kring den nya organisationen samt val av nya poster revidera och ny skrivning 8 Medlemsavgifter Frågan diskuterades enligt utsänt underlag. Förslag till årsmötet enligt följande; Barn 0-12 år 590 kr Junior år 1990 kr VIP föräldrar 1890 kr Ungdomsmedlemsavgift år Ungdomsmedlem ersätter student 2990 kr. Det innebär ett bra marknadspris jämfört med konkurrenterna. Barn till VIP 1890 kr höjning? Varför BL uppdrag att kolla. Träningsavgifterna är ok men vi har inte koll på medlemsavgifterna då Unipeg sköter administrationen. Beslut: Att uppdra till BL att stämma av listas med medlemmar mot träningsdeltagare. Att uppdra till BL att undersöka varför barn till VIP avgiften höjts 9 HGK budget 2015 samt avstämning prognos 2014 BL informerade följande om budgeten. Budget kan enligt styrelsen föreslås årsmötet enligt äskanden, förutom HGK Dam elit som sänks. Skälet till detta är vi vill jämställa dam och herr och endast ersätta tävlingar på högsta nivå. Medlem har en budgeterad klumpsumma och verksamhetsplanen skrivs av LL. I HGK Arenas budget ingår banor, anläggningar, ranger, närspel, parkering, även med hänsyn till Unipegs planer. Det krävs en bättre hantering av LOK-stöd, Tränaravgift sänkt till 200 kr/ timme. LOK-stöd upp till 25 år gäller även elit träning eller tävling. Svenska spels spelkort, Gräsroten, gav 10 tkr (budget 7 tkr). Medlem kan välja upp till fyra favoritklubbar per spelkort. Idag 86 medlemmar. Trivselpeng 2015 faktureras Unipeg. BL budgeterar kostnader och intäkter. Kommande trivselåtgärder på Lindö kräver delvis större belopp. Medlemsavgifterna faktureras i april vilket innebär fyra månader med låg likviditet. Vi fakturerar Unipeg i förväg detta år. Beslut: att uppdra till BL att prata med Brikell om budget+ verksamhetsplan till nästa möte. 2

3 Beslut: att uppdra till BL att gå igenom budget för 2015 göra ändringar och ta fram styrelsens förslag till årsmötet och verksamhetskonferensen. 10 Verksamhetsplaner 2015 BL höll en avstämning av samtligas bidrag samt hur det sätts ihop med hänsyn till ny organisation. Dessutom vad som presenteras på verksamhetskonferens styrelsens slutgiltiga förslag till årsmötet. Beslut: att uppdra till PS att justera ändringar och sammanställa årets verksamhetsplan. 11 Programförklaring Genomgång av de uppdateringar som styrelsens beslutade på strategikonferensen, se föregående protokoll samt ovan. Beslut: att uppdra till ST att revidera och maila det färdiga förslaget snarast. 12 Årsmötet 8/12 BL höll en genomgång av program, körschema, agenda, styrelsens motioner och formella beslut inför årsmötet, se föregående punkter. Dokument tillgängliga senast måndag. Riviera är klart med kvällens erbjudande som att testa simulatorerna efter mötet eller fribiljett. Unipeg ska ha en infopunkt. Beslut: att uppdra till HG att bjuda in alla som ska belönas på årsmötet. att uppdra till BL att förankra ändring av årsmedlemsskap hos Unipeg. 13 Unipeg BL rapporterade från mötet med Stuart som ST och BL hade den 15 oktober om ny banpolicy. Det finns en samsyn. Den innebär en gradering av gräset, att hålla Riksten som tävlingsbana, Parkbanan B niva idag men måste hålla en högre nivå, En normalbana C har stimp 8-9 och en skötselnivå för tee, greener osv. SC äskar pengar men budgeten är ej klar. Investeringsbudget ligger separat med bland annat tees på Lövsättra, plan för nya broar och vägfix på Ängsbanan, Riksten rätt OK. Bunkrar finns i policy, mycket detaljerad. Det finns ett poängsystem 1 åtgärd, 2 rätt Ok 3 bra, för varje hål varannan månad. Det är ett internt dokumentför att stimulera banteamen. BL använder önskelistorna för banorna. Beslut: att vid behov plocka in extern kompetens. 14 Profilkläder Profilkläder med HGK loggor saknas i shoparna. Styrelsen tycker att frågan är viktig och det är också en intäktskälla för både oss och bolag. Frågan kommer att lyftas med Unipeg med målet att lösa detta till nästa säsong. PL informerade att Daniel Gustavsson är ny ansvarig för shopar och profilklädsel. 3

4 Beslut: att arenaansvarig tar ansvarar för frågan. BL har uppdraget i dagsläget. 15 Företagstävling och Buddygolf Företagsgolf bedömer inte styrelsen som aktuellt i dagsläget och släpper frågan idag. Beslut: att bordlägga frågan om buddygolf. 16 HGK Medlem Underlag är inte klart i dagsläget. Beslut: att bordlägga frågan tills underlaget finns framtaget på mail snarast. LL ansvarar. 17 Webb, kommunikation och Facebook Fortsatt diskussion kring ny webb- och informationsplan. Kommunikationsplanen ska vara en del av styrelseschemat. Arbetet är inte slutfört. PL ansvarar. Han rapporterade vidare att det idag är 1080 medlemmar på Facebook. En påminnelse om maildisciplin angående svara alla. Bedöm viktigheten ifall hela styrelsen behöver mailet. Nya mailadresser för HG och JR. PL ordnar en FB-länk högt upp på hemsidan PL. En ny fotografering ska göras på konstituerande möte. Beslut: att uppdra till ÅP att i närtid med hjälp av sin kontakt ta fram förslag till presentkort enligt ovan för HGK, som följer vår grafiska profil. 18 Övriga frågor ÅP lyfte frågan om vikten av noggrann hantering av LOK-stöd för klubbaktiviteter för medlemmar upp till 25 år. ÅP förslag att starta träningsgrupper för år gillas av styrelsen. Juniorsektionen kommer att köpa träningstid direkt av Svante under vintersäsongen. Beslut: att uppdra till ÅP att komma med ett förslag till nästa möte. 19 Nästa möte Den 8 december hålls ett kort konstituerande möte på Riviera i samband med årsmötet. Mötet avslutades Vid protokollet Justeras Patrik Stålemark Klubbsekreterare Berndt Lundberg Mötesordförande 4

5 5