HGK Styrelseprotokoll 7/2014

Transkript

1 Protokoll: Styrelsemöte HGK Klubbstyrelse Möte nr: 7/2014 Plats: Hotel Onyria, Quinta da Marinha, Portugal Mötestid: oktober 2014 Närvarande: Wolfgang Erbe (WE), Adolf Franzén (AF), Hans Gustavsson (HG), Per Liedstrand (PL), Louise Lindell (LL), Berndt Lundberg (BL), Åke Pilhanen (ÅP), Jan Rosing (JR), Patrik Stålemark (PS), Stefan Thorberg (ST) 1 Mötets öppnande ST öppnade mötet Godkännande av dagordning Beslut: Att godkänna dagordningen. 3 Val av sekreterare, ordförande och justerare PS är sittande sekreterare och ST sittande ordförande och justerare av protokollet. 4 Beslutsmatris Uppdaterad enligt separat bilaga. 5 Golf Academy Projektet pågår som tidigare redovisats. Ett pilotfall ska tas fram för att kunna expandera verksamheten i nästa steg. En förstudie av Golf Academy presenteras för Unipeg den 24 oktober. Beslut: Styrelsen gav i uppdrag till ST, JR, JM och BL att delta i projektet och till ÅP att fungera som projektledare. 6 Expandera HGK på fler anläggningar Med hänsyn till den nya organisationsplanen är frågan om Ta över Kyssinge inte aktuell. Om det blir aktuellt att de önskar fusionera in i HGK blir det på våra villkor. Detta har inget med anläggning att göra. Vi vill leverera en bra verksamhet oavsett arena och vill vara rädda om vårt varumärke. Detta innebär också att om Kyssinge ska ha någon verksamhet som sorterar in under Medlem enligt ny organisationsmodell behöver det finnas lokala resurspersoner som vill driva detta. I övrigt ser styrelsen positivt på att ha ytterligare anläggning som övriga centrala verksamheter kan bedrivas på. 7 Ny HGK Organisation Styrelsen kunde efter diskussion komma fram till ett förslag på ny styrelsesammansättning. Styrelseposterna skulle ha följande ansvarsområden fördelat i två grupper; 1

2 Stabsfunktioner: Ordförande, Sekreterare, Kassör, Web och Information, Verksamhetsområden: Idrott, Junior, Tävling, Medlem samt Arena. Vid behov adjungeras ytterligare personer till styrelsens arbete. I övergång till ny organisation kommer styrelsen föreslå 10 platser i styrelsen för Områden som inte direkt ligger under ovanstående är avtal, juridik, incidenter, SGF och SGDF, marknadsföring och sponsring/ reklam. Ansvaret för dessa ligger på styrelsen/stab och ytterst klubbordförande. Dessa har naturligtvis rätt att utse en adjungerad person med specialkompetens vid behov. Medlem är en ny post (verksamhetsområde) enligt förslaget. Huvudsakliga ansvarsområden skulle vara, medlemsgolf, sociala aktiviteter som exempelvis Green Room och afterwork, nätverk, senior, seminarium och träffar, åretrunt-verksamhet. Arena är en ny post (verksamhetsområde) enligt förslaget. Huvudsakliga ansvarsområden skulle vara, golfbanor (skötsel, policy, investeringar, banmarkering), träningsytor, Pro/ tränare, mat (restaurang, kiosk, café), övrigt (anläggning och andra faciliteter), resor m m. Detta blir också en naturlig koppling till Unipeg och övriga leverantörer som är aktuella. OBS! Det innebär att posterna som teamordförande för våra tre anläggningar försvinner då vi istället har verksamhetsansvar fullt ut. Detta innebär också att klubben kan göra planer och strategier utan att vara beroende av någon annan part. Detta var det väsentligaste argumentet till organisationsändringen. Vi gjorde en genomgång av Programförklaring enligt förslaget till ny organisation vilket resulterade i följande förändringar. Under inriktning junior ta bort resten av meningen efter grönt ljus. Texten under respektive anläggning ersätts med en beskrivning av arena och medlem. Förändringen kräver också en motion med val av de nya posterna. Vi arbetar vidare med frågan om anställd personal. Beslut: att uppdra till ÅP att ändra texten för junior enligt ovan. att uppdra till LL att ta fram en rollbeskrivning och kravprofil till posten medlemsansvarig. att uppdra till JR,PS och BL att ta fram en rollbeskrivning och kravprofil till rollen som arenaansvarig. att uppdra till ST att ta fram en motionstext kring den nya organisationen samt val av nya poster. Dessa uppdrag ska skickas till styrelsen för synpunkter senast den 26 oktober. 2

3 8 Samarbete Unipeg Styrelsen diskuterade frågan och det finns ett antal punkter där samarbetet kan förbättras. Särskilt tydligt är det inom kommunikation där HGK vid upprepade tillfällen inte informerats vid förändringar eller beslut inom Unipeg som påverkar vår verksamhet. Styrelsen såg inget problem med att PL fungerar både som HGK webb- och kommunikationsansvarig och kommunikationsansvarig på Unipeg. Vid risk för jäv lämnar PL rummet vilket fungerar bra. 9 Klubbkänsla Vid diskussionen kring klubbkänsla framkom följande. Klubbkänsla innebär en stolthet över och en lojalitet i att vara HGKare. Klubbkänslan behöver inte vara kopplad till en anläggning. Den finns och byggs också på Facebook och hemsida, likväl som på tävlingar och i andra aktiviteter. Många delar av verksamhet bidrar till att bygga klubbkänsla så länge den genomförs på ett bra sätt. Bättre ordning och struktur i det interna klubbarbetet ger mer klubbkänsla. Profilkläder med HGK loggor saknas i shoparna. Styrelsen tycker att frågan är viktig och det är också en intäktskälla för både oss och bolag. Frågan kommer att lyftas med Unipeg med målet att lösa detta till nästa säsong. 10 Plan A Juniorverksamhet ÅP redovisar aktuell status i frågan. Intresse från skolor och kommun i norrort finns. Bättre ordning och struktur ger mer klubbkänsla. Verksamheten och golf academy-projektet följer plan. En ambition finns att kunna driva juniorverksamheten delvis med anställd personal. 11 Central tävlingsverksamhet vs lokal Hur ska organisationen se ut framåt? Vi har ständigt problem med att det fattas resurspersoner, tävlingsledare och utbildade. HG redogjorde för frågan. En tävlingskalender bör finnas tillgänglig så snart som möjligt. Fyrklövern är självbärande men tar ideella resurser. Junior- och seniortävlingar blir med den nya organisationen en del av respektive verksamhet. Den centrala tävlingsorganisationen har ansvar för alla tävlingar och lokala tävlingskommittéer saknas i den nya organisationen. Vi diskuterade nya tävlingar för andra målgrupper för att ytterligare bredda vårt utbud. Ett förslag skulle vara en företagstävling med syfte att stötta juniorverksamheten och bygga nätverk. Tävlingen ska vara vinstdrivande både för HGK och för Unipeg. En avstämning med Unipeg är lämplig. Ett annat förslag gäller kompistävlingar. HGK skulle kunna ta fram en mall med ett enkelt sätt för medlemmar att arrangera mindre tävlingar enligt följande. Frågan kring rekrytering av nya resurspersoner diskuterades och vi måste bli bättre på att beskriva fördelarna med att bidra i olika rollen inom HGK. 3

4 Rekrytering kräver uppsökande verksamhet och löpande kommunikation. Ansikte mot ansikte kontakt är viktig men rekrytering ska kommuniceras i alla kanaler. Kräv ett personligt och aktivt ställningstagande om man inte vill engagera sig vilket gör det svårare att avstå. Beslut att uppdra till HG, ÅP och PS att utveckla tanken kring en företagstävling. 12 Central Idrottsverksamhet vs lokal JR rapporterade att satsningen på elitlag anpassas efter individuella förutsättningar och fortsätter både för dam och herr. Ändringsförslag SGDF att stockholmsligan ska ändras till tre tävlingar på våren, en på hösten för att spelarna lättare ska kunna delta. HGK tour och senior tour ska fortsätta som tidigare. Junior tour har inte genomförts detta år. JR meddelar att klädseln för alla serielag ska uppdateras. Vit pikétröja och väst i svart med logotypes. PS föreslog införandet av buddygolf vilket innebär ett enkelt format för småtävlingar med kompisar. PS föreslog också HGK klassikern. Det innebär att spela alla banor inom HGK eller Unipeg och belönas med pris, tävlingsinbjudan, badge eller liknande då målet är uppnått. Beslut: att uppdra till PS att ta fram ett beslutsunderlag vad gäller buddygolf och HGK klassikern. 13 Året runt verksamhet Verksamheten blir en del av ansvarsområdet Medlem. LL har förslag till verksamheter sedan förra årets verksamhetskonferens. Bland dessa märks föreläsningar med golfinriktning och regelfrågor. Detta ska utveckla mer framöver. Frågan om en aktivitetskalender för alla aktiviteter som inte är tävling kom upp och vann styrelsens gillande. Beslut att uppdra till PL att upprätta ett format för aktivitetskalender. Respektive verksamhetsansvarig sköter uppdatering. 14 Vår arena golfbanorna, träningsytor m m Vi har idag en bra dialog med Stuart Cooper. En ny banskötselpolicy och investeringsplan håller på att tas fram av honom och Unipeg. HGK tycker att detta område är viktigt och vill agera proaktivt och vill delta och påverka. BL är ansvarig kontakt från styrelsen. Trivselpaketen per anläggning. Hur ligger vi till idag? Vad händer för Viktig fråga till nästa möte med Unipeg. Riksten ca 35 tkr kvar att använda Lindö drygt 100 tkr kvar att använda, 50 tkr bokade för häckplantering Lövsättra hela potten använd 4

5 Träningsytor berörs inom Golf Academy projektet. Beslut att uppdra till BL att bjuda in till ett banmöte med Unipeg för att diskutera ny banskötselpolicy och investeringsplan så snart som möjligt. 15 Webb, kommunikation och Facebook Hur tänker Unipeg och hur påverkar det oss? Oavsett vilken strategi ska vi ha 2015 vs framtiden? Hur har kommunikationsplan fungerat under året och hur kan den se ut inför 2015? Vilken strategi ska vi ha beträffande FB? Vem gör vad och vs Unipeg? PL presenterade en ny webstruktur för unipeg.se Hemsidan kommer att fungera som startsida för alla anläggningar och klubbar. Länkning sker till HGK sida där det behövs. Klubbsidan renodlas och presenterar endast HGK innehåll. Vi länkar till unipeg.se för de områden som behövs. Vad gäller Facebooksidan som idag har ca 1050 medlemmar ska den vara fortsatt öppen för alla som vill bli medlem. Inläggen ska skrivas i positiv anda För information används länkar till vår hemsida och respektive verksamhetsområde. Då det tidvis varit många negativa inlägg är det viktigt att balansera dessa med positiva nyheter. Styrelsen har sedan tidigare ett uppdrag att gilla nyheterna på FB då det skapar positivitet och spriderinlägg till nya vänkretsar. All reklam och olämpliga inlägg tas bort så snart som möjligt. Unipeg har fått tillgång till ett nytt verktyg, Apsis, som gör det möjligt att i detalj segmentera mottagare. Riktade nyhetsbrev alternativt månadsvisa inspirationsmail kan enkelt skickas ut från klubben. Snabba nyheter ska publiceras direkt på FB och hemsida. ÅP kommer att arbeta med hemsidan för juniorer där han tagit fram en mall och lagt upp en startsida för klubben. Om andra vill använda denna finns möjligheten. Kommunikationsplanen ska vara en del av styrelseschemat. beslut: att uppdra till respektive aktivitetsansvarige att publicera nyheter på FB att uppdra till PL att använda FB som en del av kommunikationsplanen att uppdra PL att ta fram en informationsmall för HGK. att uppdra till PL att uppdatera och skicka kommunikationsplanen till ST med en uppdelning av vilken kanal som ska användas inklusive FB, hemsida och anslagstavla. ST bifogar denna som en del av dokumentet styrelseschema. 5

6 16 Ekonomi och medlemsavgifter För ordinarie seniormedlemsavgifter föreslås ingen förändring. På förslag från ÅP och JR lägger styrelsen fram ett förslag till ändrad avgiftsstruktur för gruppen unga medlemmar mellan år. Medlemskapet studentmedlem och medlem år ersätts med ett enhetligt ungdomsmedlemskap år, till en avgift motsvarande dagens studentmedlemskap kr. Vi bedömer nivån som konkurrenskraftig och den ger en liten påverkan på intäkterna. Förhoppningsvis lockar det fler medlemmar i denna grupp som idag är liten jämfört med juniorer vilket kan tolkas som att vi tappar medlemmar på grund av prissättningen. Tävlingsavgiften föreslår styrelsen att den behålls oförändrad som idag 100 kr. Ersättning till resurspersoner ligger på en lämplig nivå 250 kr för en halvdag och 500 kr för en heldag som kan dras från kommande års medlemsavgifter. Vi måste bli tydligare att kommunicera ut detta för att locka fler resurser till klubben. På förslag av LL som vann styrelsens gillande kommer vi att ta fram presentkort till försäljning, både på medlemsavgiften och på en tävlingsstart. Tillsammans ger paketet en bra utgångspunkt vid kommunikationen till medlemmarna med årets julklapp tillsammans med den nya ungdomsavgiften. Beslut att uppdra till JR och PS att ta fram ett ändringsförslag kring kostnaden för ungdomsmedlemskap. att uppdra till PL att på nytt kommunicera ut innehållet i subventioneringen av resurspersoner. att uppdra till ST att inventera av resurspersoner med förra årets lista som underlag. att uppdra till ÅP att i närtid med hjälp av sin kontakt ta fram förslag till presentkort enligt ovan för HGK, som följer vår grafiska profil. 17 Verksamhetskonferens och inför Årsmöte Verksamhetskonferensen hålls och ska ha tre temadiskussioner, idrott, tävling och medlem. Årsmötet har en stadgeenlig agenda och presentation av verksamhetsplan och belöningsceremonier för förtjänta seriesegrare. Årsmötet håll på Unipeg Riviera förutsatt att lokalerna hinner bli färdiga i tid. I annat fall blir mötet på Lindö. Uppmärksamhet kring banrekord och HIO är Unipegfrågor. PL tar med sig detta. Beslut: Att uppdra till HG att bjuda in alla som ska belönas på årsmötet. Att uppdra till PL att bjuda in lämplig representant från Unipeg. 6

7 Att uppdra till samtliga att sammanställa sin del av verksamhetsplanen till den 5 november. 18 Övriga frågor Inga övriga frågor 19 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls den 10 november klockan på Lindö. Vid protokollet Justeras Patrik Stålemark Klubbsekreterare Stefan Thorberg Klubbordförande 7