PROTOKOLL 1 (27)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (27) Fritidsnämnden Plats och tid (inkl. gruppmöten) E-fyran kl. 12:00 16:00 Beslutande Daniel Ådin (S), ordförande Joakim Wallström (V) vice ordförande Gunilla Lundström (S) Fredrik Långström (S) Jonna Lundgren (S) tjänstgjorde för Yvonne Wahlberg (S) Åsa Stenlund-Björk (S) Robert Eskelinen (S) Inger Sundbom (FP) tjänstgjorde för Duncan Mckie (FP) Johan Söderberg (M) Sonja Hedqvist (C) Charlotta Enqvist (KD) Ersättare Ewa Eriksson (S) Rickard Dahlström (S) Elin Segerstedt (M) Hans Brettschneider (MP) Tjänstemän Leif Gustafsson, fritidschef Eddy Lindström, avd.chef adm. avdelningen Hans Pettersson, avd.chef förening och idrott Östen Lövgren, avd.chef verksamhetsavdelningen Anette Andersson, nämndsadministratör Övriga deltagare Anna Nordström, controller, Ekonomi & Finans Justerare Paragrafer Fredrik Långström (S) Underskrifter Daniel Ådin, ordförande Anette Andersson, nämndsadministratör Fredrik Långström, protokollsjusterare BEVIS OM ANSLAG Justering av fritidsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Fritidskontoret Underskrift Anette Andersson, nämndsadministratör

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Information kring den nya budgetprocessen inför 2014 Anna Nordström, controller vid Ekonomi & Finans besökte fritidsnämnden för att berätta om den nya budgetprocessen och hur den ser ut inför år Hon berättade om vilka för- och nackdelar som följer med den föreslagna processen. Fördelar Ökad delaktighet och förståelse. Alla nämnder får även ett helhetsperspektiv. Tydligt vilka som deltar och när. Mål och medel hänger ihop dvs nämnderna får veta ramar innan ambitioner sätts. Nackdelar Snäv tidsplan Risk att budget förs med felaktiga skatteprognoser. Mer tid för förberedelser och intern budget. Budgetarbetet november Framtidsdagar (ordförande och vice ordförande. 24 november 18 december 2012 Nämndsarbete utifrån framtidsdagar och tilldelad ram. 20 december 2012 Underlag från nämnden ska vara Ekonomi & Finans tillhanda, vilket ska lämna svar på: - Hur kan nämnden bidra till övergripande mål? - Förslag till investeringsbudget En sammanställning över vad det innebär för nämnden att hålla sig till tilldelad ram. Vilka möjligheter och behov på kort respektive lång sikt finns?

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 19 december 2012 Budgetberedning (styrkort) Januari 2013 Budgetberedning (bearbetar nämndernas underlag). 4 februari 2013 Budgetberedning (investeringar ). 5 6 februari 2013 Budgetberedning (genomför nämndsbesök). 13 februari 2013 Budgetberedning förslag till styrkort, ekonomiska ramar och investeringar. 15 februari 2013 Nämnderna får ett sammanställt material att reflektera kring och ge synpunkter på. 5 mars 2013 Nämndernas synpunkter ska vara Ekonomi & Finans tillhanda. 8 mars 2013 Budgetberedning (bearbetar synpunkter på styrkort, ekonomiska ramar och investeringar). 18 mars 2013 Samverkan KÖS 26 mars 2013 Budget i KS:au och därefter presskonferens. 9 april 2013 Budget i KS. 24 april 2013 Budget i KF. 26 april 2013 Nämndernas förslag till styrkort ska vara Ekonomi & Finans tillhanda. Maj 2013 Juni 2013 Juni December 2013 Nämndernas styrkort i KS Nämndernas styrkort i KF Internbudget Kring denna uppställning uppstod en del diskussion och ledamöterna ansåg bland annat att det var för kort intervall (2 dagar) mellan att budget/styrkort tas i KF ( ) och nämndens förslag till styrkort ska vara Ekonomi & Finans tillhanda ( ). Vidare noterades svårigheter att hitta ett nytt datum för fritidsnämndens heldagsmöte, för behandling av både bokslut 2012 och att vid det mötet även behandla synen på budgetberedningens förslag till nämndens årsbudget 2014.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 (Nämnden får materialet och reaktionen ska vara budgetberedningen tillhanda senast ). Dessutom påpekades vikten av att kommunens framtidsdagar måste hållas i september för att nämnderna sedan ska hinna ha sina måldagar innan budgetarbetet. Anna lovade att ta fritidsnämndens synpunkter med sig och tackade för visat intresse. Kommunstyrelsen KLK ekonomi & finans (KLKANOM) Fritidsnämndens ledamöter

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Ekonomirapport, fritidsnämndens verksamheter Övergripande redovisning om ekonomiläget per för förvaltningens olika verksamheter inkl. projekt. I bilaga till den aktuella rapporten redovisas nettoförändringen av kommunbidraget hittills under Här noteras minskade anslag för ITkostnader och kostnader för gemensamma system ( kronor), ökat anslag för ungdomsfullmäktige och FRIS, ( kronor), kompletteringsbudget för år 2012 ( kronor) och mässanpassning av ny ishall vid Skellefteå Kraft Arena ( kronor). Ekonomirapporten visar på att fritidsnämndens verksamheter, totalt sett , ska redovisa förbrukning inom tilldelat anslag. Ett överskott på ca 9 miljoner kronor prognostiseras där merparten är eftersläpning vad gäller bidragsutbetalningar till föreningslivet. Eftersläpningen orsakas av kraven på kostnadsredovisningar från föreningar efter genomförda åtgärder/aktiviteter. Prognosen förutsätter att bidraget på 8,3 Mkr till nya AIKishallen utbetalas under Utifrån aktuell tidplan för ishallsbygget / upprättade avtal ska det som eventuellt återstår att betala kunna bokföras som upplupen kostnad i bokslut svis följer ekonomiredovisningen per erfarenhetsoch riktpunktsvärden. Anta upprättad ekonomirapport per Bilaga till rapporten Kommunstyrelsen

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Omstruktureringsåtgärder, fritidsnämnden 2012 Fritidsnämnden föreslår att nämndens utlägg/kostnader (av engångskaraktär) för nedanstående får anslagstäckas ur kommunens centrala medel för omstruktureringskostnader: Jörns badhus Fritidsnämnden bedrev badverksamhet under tiden utan budgetanslag. Kostnaden på kronor reglerades inte i 2011 års bokslut utan överfördes till 2012 som negativ kompletteringsbudget. Lövångers Kyrkstad kronor i driftstöd utan budgetanslag Beloppet reglerades inte i 2011 års bokslut. Försäljning av Burträsk Camping Kvarvarande kostnad, anläggningen avskriven i anläggningsregistret kronor och accumulerat underskott i driften kronor, totalt kronor. Summa omstruktureringskostnader: kronor Föreslår kommunstyrelsen att nämndens utlägg/kostnader (av engångskaraktär) för ovan redovisade omstruktureringsåtgärder ( kronor) får anslagstäckas ur kommunens medel för omstruktureringskostnader Tjänsteskrivelse / ekonomirapport Kommunstyrelsen KLK ekonomi & finans (KLKANOM) FAK administrativa avdelningen (FAKUMAD)

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Styrkort 2013 fritidnämndens interna mål Fritidsnämnden beslutade att fastställa fritidsnämndens styrkort för 2013 som rör den del som avser kommunfullmäktigerapporteringen Arbetet med nämndens egen målstyrning/uppföljning inför 2013 fortsätter under hösten. Fritidsnämnden beslutade, vid mötet , Uppdra till kontoret att, utifrån genomgång/diskussion vid dagens nämndsmöte, arbeta vidare med de interna målen inför beslut i ärendet senast vid decembernämnden. 1. Fritidskontoret får i uppdrag att arbeta vidare med nämndens interna mål för år 2013 med presentation och beslut vid fritidsnämndens möte i december De under 2012 uppfyllda målen plockas bort från de interna målen. Diskussionsunderlag/förslag för fortsatta diskussioner gällande fritidsnämnden interna mål 2013 (bifogas). Fritidsnämndens ledamöter

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Disposition av investeringsbudget för år 2013 Budgetberedningens tillstyrkta budgetram för fritidsnämndens investeringar för år 2013 uppgår till kronor och för nämndens affärsverksamhet (camping) till kronor. Fördela investeringsbudget för år 2013 enligt bilagor. Bilaga Fördelning investeringsplan, budget 2013 (Tkr).

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Fördelning budgetram, drift - fritidsförvaltningen fr o m 2013 Fritidskontoret har upprättat ett budgetdokument som visar på fördelning av budgetramen på respektive verksamhet utifrån av budgetberedningen tillstyrkt ram. Dokumentet redovisas i bilaga till ärendet. Anta kontorets förslag till fördelning av ramen på respektive verksamheter för år 2013 Bilaga, Budgetfördelning per verksamhet

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Ny budgetprocess från och med budget 2014 Kommunfullmäktige beslutade om ny budgetprocess från och med budget Beslutet innebär i korthet bland annat att budgetarbetet inför år 2014 tidigareläggs. Budgetberedningen har sitt första möte redan Vid arbetsutskottets möte redovisades hittills upprättade förslag till äskande avseende Investeringar (över fastighetsnämnden) samt Investeringsäskanden , fritidsnämndens egen investeringsbudget. Fritidskontoret får i uppdrag att arbeta vidare med förslagen till Investeringar (över fastighetsnämnden) och Investeringsäskanden , fritidsnämndens egen investeringsbudget inför beslut vid fritidsnämndens decembermöte. Tjänsteskivelse Bilagor

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Kommunalt 30 % bidrag till investeringsåtgärder vid Skelleftehamns Folkets Hus Skelleftehamns Folkets Husförening ansöker om 30 % bidrag för investeringsåtgärder enligt inlämnad ansökan. Ansökan avser kommunalt 30 % bidrag baserat på bidragsunderlaget utifrån Boverkets riktlinjer för om- och tillbyggnader av samlingslokaler. 1. Styrka behovet av investeringsåtgärder enligt ansökan. 2. Bevilja kronor för aktuella investeringsåtgärder enligt ansökan (30 % av beslutsunderlaget). 3. Det kommunala bidraget förutsätter att Boverket beslutar om bidrag till objektet, enligt norm. 4. Det kommunala bidraget finansieras ur driftbudget Beslutet förutsätter att uppdragsavtalet för perioden är underskrivet av föreningen. Bidragsansökan från Skelleftehamns Folkets Hus Tjänsteskrivelse Skelleftehamns Folkets Husförening

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Uppdragsavtal avseende Folkparken i Jörn Gällande uppdragsavtal löper på två år med början Eventuell uppsägning av aktuellt avtal ska ske skriftligen minst ett (1) år före avtalstidens utgång. I annat fall är arbetstiden förlängd med två år. Efter dialog och besök hos föreningen, kompletterat med en tidig verksamhetsberättelse från Jörns Folkpark för 2012 föreslås att avtal tecknas för tre år. 1. Avtal tecknas med Folkparken i Jörn för åren 2014, 2015 och 2016 i enlighet med nu gällande avtal. 2. Uppsägningstiden kortas ner till 6 månader för respektive part i det nya avtalet. Verksamhetsberättelse från Jörns Folkpark Tjänsteskrivelse Folkparken i Jörn

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Ansökan om bidrag till allmän samlingslokal, Byske båtklubb Byske Båtklubb har skickat in en ansökan om att bli en godkänd allmän samlingslokal. Ärendet är förberett enligt checklistan 1. Klassa Byske Båtklubb, hamnmagasinet, Furuögrund som en allmän samlingslokal från och med resp får vara kvalificeringsår Ansökan från Byske Båtklubb Föreningens skrivelse och styrelseprotokoll från 2012 Karta Byske Båtklubb

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Uppföljning av internkontroll 2012 Fritidskontoret rapporterar utifrån genomförd internkontroll baserad på internkontrollplan för år 2012 beslutad av fritidsnämnden Godkänna fritidskontorets rapport över det genomförda internkontrollarbetet Tjänsteskrivelse KLK ekonomi & finans (KLKANOM)

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Investering, snökanon till Vitbergsområdet Fritid Skellefteå har i dagsläget fyra snökanoner för snötillverkning, tre mindre och en större. Det finns behov av att investera i ytterligare någon fler kanon av modell större. Fritid Skellefteå har blivit erbjudna en begagnad snökanon av större modell för kronor (nypris ca kronor). Maskinen är demokörd i fyra timmar och värderad av oberoende part. Uppdra fritidskontoret att köpa en begagnad snökanon för kronor. VHT 3401 OBJEKT Tjänsteskrivelse Förening och Idrott (FRKHPEO)

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Val av idrottsstipendiat 2012 Fritidsnämnden utser årligen en kandidat att motta ett Idrottsstipendium på kronor. I år har 8 ansökningar inkommit. I detta ärende är checklistan tillämpad. Utse MARIA JOHANSSON till 2012 års idrottsstipendiat Sammanställning över kandidater Förening & idrotts tjänsteskrivelse 2012 års Idrottsstipendiat, Maria Johansson Anmälande förening, Skellefteå Atletklubb Förening & Idrott (FRKMREM)

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Val av ungdomsledarstipendiat 2012 Fritidsnämnden utser årligen en kandidat till att motta ett Ungdomsledarstipendium på kronor. I år har 13 ansökningar inkommit. I detta ärende är checklistan tillämpad. Utse JÖRGEN HOLMQVIST till 2012 års ungdomsledarstipendiat Sammanställning över kandidater Förening & idrotts tjänsteskrivelse 2012 års ungdomsledarstipendiat, Jörgen Holmqvist Anmälande förening, Clemensnäs IF Förening & Idrott (FRKMREM)

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Ansökan om bidrag för ombyggnad och utökning av verksamhetsytor, Soo Shim Taekwondo- & Hapkidoklubb Soo Shim Taekwondo- & Hapkidoklubb ansöker om kronor för ombyggnad och anpassning av nuvarande ytor och utökning av verksamhetsytor. Ärendet är hanterat enligt checklistan. 1. Soo Shim Taekwondo- och Hapkidoklubb får ett bidrag på kronor ur medel för föreningsinvesteringar år 2012 och kronor för år Bidraget ska användas till utökning av verksamhetsytor, steg Under förutsättning av att övrig finansiering är klar så utbetalas bidraget, mot kostnadsredovisning inom 1 år efter beslut VHT 3004 FRI Föreningen uppmanas att söka bygdeavgiftsmedel. Soo Shim Taekwondo- & Hapkidoklubbs skrivelse Tjänsteskrivelse Soo Shim Taekwondo- & Hapkidoklubb Förening och Idrott (FRKMKAO)

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Prioriteringsordning, bokning fotboll Svenska fotbollsförbundet har ändrat seriesystemet för damfotbollen från och med säsongen I och med detta bör prioriteringsordningen för fotbollsbokningar ändras. Fotbollens prioriteringsgrupp har träffats och kommit med ett förslag på hur tiderna ska fördelas. Utifrån Västerbottens Fotbollsförbunds statistik år 2010 är det cirka 57 procent killar och 43 procent tjejer som spelar fotboll i Skellefteå kommun. 1. Fastställa ungdomstiderna enligt prioriteringsordningen samt 2. Överlämna, till prioriteringsgruppen, att fördela seniortiderna. 3. En rapport ska presenteras, vid senare fritidsnämndsmöte, om hur fördelningen gällande tider för seniorerna kom att se ut. Se bilagor Tjänsteskrivelse Prioriteringsgruppen Förening och idrott (FRKHPEO)

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Reinvestering, sekretariatsvagn Den sekretariatvagn som Fritid Skellefteå har idag är av 1977 års modell. Vagnen är fuktskadad och börjar bli mögelangripen. De sekretariatvagnar som finns idag kan dras av personbil och därmed tillgänglig för fler. Vagnen används när kommunen har större evenemang men hyrs även ut till föreningslivet. Uppdra till fritidskontoret att upphandla en sekretariatvagn för kronor VHT 3401 OBJEKT Tjänsteskrivelse Förening och Idrott (FRKHPEO)

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Parkeringsytor vid Tennishallen Det försvinner cirka 40 parkeringsplatser i samband med att det byggs en tredje ishall i området vid Skellefteå Kraft Arena, samtidigt ökas nyttjandet. I samråd med Skellefteå tennisklubb föreslår fritidskontoret att man ska utöka den befintliga parkeringsytan norr om tennishallen. Beräknad kostnad cirka kronor. Uppdra till kontoret att projektera och färdigställa parkeringsytan VHT 3401 PROJEKT Tjänsteskrivelse Skellefteå Tennisklubb Skellefteå Kraft Arena Förening och Idrott (FRKHPEO)

22 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Förslag till förändringar i redan beslutad investeringsplan för Skellefteå Camping Under hösten 2012 har handlingar arbetats fram av konsulter för upphandling av ny receptionsbyggnad på Skellefteå Camping. Konsulternas kostnadsberäkning för byggnaden gjordes och slutade på 5,4 miljoner exklusive värmeväxlare för fjärrvärme, byggherrekostnader, projektering A o K, vinterkostnader, cylindrar i system och larm. Den totala kostnadsberäkningen bedömdes utifrån detta underlag till 7 miljoner kronor vilket budgeterades. När anbuden öppnats konstateras att det lägsta anbudet ligger på 9 miljoner kronor och då tillkommer byggherreomkostnader mm. Det innebär att slutkostnaden beräknas bli ca 10,5 miljoner. Etapp 2 i planen, ombyggnation av nuvarande receptionsbyggnad till servicebyggnad, beräknas dock bli billigare än beräknat. Kostnadsberäkning som fastighetskontoret gjort slutar på maximalt 4,5 miljoner kronor och planeras delvis genomföras som ett lärlingsbygge av Kaplanskolan. Det innebär att hela projektet ryms inom de budgeterade medlen för 2013 och 2014 på totalt 15 miljoner kronor. Kommunfullmäktige har tidigare beslutat ( 153/12) att: Fritidsnämnden anvisas ett investeringsanslag i 2013 års budget om 7 miljoner kronor till ny receptionsbyggnad och med igångsättning hösten Fritidsnämnden anvisas ett investeringsanslag i 2014 års budget om 8 miljoner kronor till ombyggnad av den gamla receptionsbyggnaden. Mot denna bakgrund kommer frågan om att få använda de avsatta medlen som ett ramanslag och genomföra upphandlingen av den nya receptionsbyggnaden att behandlas i fritidsnämnden. Byggnationerna måste dock påbörjas under november månad 2012 för att byggnaden ska kunna användas under högsäsongen Det i sin tur är nödvändigt för att logistiken ska fungera för ombyggnationen av nuvarande receptionsbyggnad som måste påbörjas under hösten Därför förs detta ärende parallellt som tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen som det behandlas i fritidsnämnden.

23 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 Fritidskontoret föreslår kommunstyrelsen att under förutsättning av fritidsnämndens godkännande: 1. Fritidsnämnden anvisas ett investeringsanslag i 2013 års budget om 10,5 miljoner kronor, istället för 7 miljoner kronor, till ny receptionsbyggnad och med igångsättning hösten Fritidsnämnden anvisas ett investeringsanslag i 2014 års budget om 4,5 miljoner kronor, istället för 8 miljoner kronor, till ombyggnad av den gamla receptionsbyggnaden. Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Camping / Stab (FRKLGUN)

24 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Förlängt ränte- och amorteringsfritt lån, Skellefteå tennisklubb Kommunfullmäktige beslutade att ge Skellefteå tennisklubb ett tvåårigt ränte- och amorteringsfritt lån på 4 miljoner kronor i avvaktan på hur försäkringsfrågan för den raserade hallen skulle lösas. Därefter ska villkoren omprövas. Nu har de två åren gått och saken har ännu inte prövats i domstol eller gått till förlikning. Mot denna bakgrund föreslår fritidskontoret att det ränte- och amorteringsfria lånet förlängs med ett år i avvaktan på utgång i domstolsförhandlingarna. Föreslå kommunstyrelsen att kommunens ränte- och amorteringsfria lån till Skellefteå tennisklubb förlängs med ett år. Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Skellefteå Tennisklubb Camping / Stab (FRKLGUN)

25 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Förslag till mötesplanering för fritidsnämnd och dess arbetsutskott Ordföranden har lämnat följande förslag på mötesplanering: Arbetsutskott Fritidsnämnd Övriga noteringar Heldag / Bokslut Måldagar? Heldag / Budget Ordföranden uppdras att arbeta vidare med mötesplaneringen för beslut vid fritidsnämndens möte i december. Förslag på mötesplanering Fritidsnämndens ledamöter KLK - medborgarservice (KLKMGRM)

26 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Anmälningar till fritidsnämnden Detta för att fritidsnämnden ska ha inblick i det som beslutades i arbetsutskottet samt skrivna och expedierade delegationsprotokoll. Materialet kan sedan läggas till handlingarna Godkänna lämnad redovisning, enligt tjänsteskrivelse Administrativa avdelningens tjänsteskrivelse

27 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Meddelanden till fritidsnämnden Detta för att fritidsnämnden ska ha möjlighet till en inblick i fortsättningen av ett ärende, ex vis slutligt beslut. Materialet kan sedan läggas till handlingarna. Godkänna lämnad redovisning, enligt tjänsteskrivelse. Administrativa avdelningens tjänsteskrivelse