02.01 FÖRESKRIFTER. Upphandling av lokalvård till Polismyndigheten i Östergötlands län och Åklagarmyndigheten i Linköping A /

Transkript

1 02.01 FÖRESKRIFTER Upphandling av lokalvård till Polismyndigheten i Östergötlands län och Åklagarmyndigheten i Linköping A /

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING UF UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 4 UF1 ALLMÄN ORIENTERING... 4 UF2 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT... 5 UF3 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN... 5 UF3.1 Former för upphandling... 5 UF3.2 Förfrågningsunderlag... 6 UF3.3 Anbudsgivning... 7 UF3.4 Anbudsöppning... 8 UF3.5 Anbudsprövning... 8 UF3.6 Tecknande av kontrakt SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER SF0 ALLMÄNT SF0.1 Beställare SF0.3 Beställarens mål SF1 OMFATTNING SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag SF1.2 Material och varor SF1.5 Kontroll av mängder SF2 UTFÖRANDE SF2.2 Miljö SF2.3 Statuskontroll SF2.4 Tillhandahållanden SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader SF2.9 Övriga uppgifter om utförande SF3 ORGANISATION SF3.1 Organisation och personal SF3.3 Personal SF3.4 Kvalitetsledning SF3.5 Miljöledning SF3.7 Möten SF4 TIDER SF4.1 Tidplan SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning SF4.3 Tider för utförande av arbete SF5 ANSVAR SF5.1 Vite SF5.3 Försäkringar SF5.4 Arbetsmiljö... 26

3 SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m SF5.7 Säkerhet och sekretess SF6 EKONOMI SF6.1 Ersättning SF6.2 Fakturering och betalning SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL SF7.1 Avslutande statuskontroll av entreprenaden SF8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING SF8.1 Avbeställning SF8.2 Hävning SF9 TVIST SF10 ÖVRIGT SF10.1 Ändringar och tillägg SF10.2 Överlåtelse av avtal SF10.3 Befrielsegrunder SF10.4 Beställarens rätt till dokumentation... 31

4 UF UF1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Dessa föreskrifter är upprättade i enlighet med Upphandlingsföreskrifter ingående i AFF Städ 99 som är en mall ingående i AFF, avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer detta dokument. Förkortningar B E UE Pyramidregeln Beställaren Entreprenören Underentreprenör Det som skrivs under en kod och rubrik på högre nivå gäller för samtliga underordnade koder och rubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t ex skrivs under koden UF, gäller således för UF3, UF3.1 osv, om annat inte anges under dessa underordnade koder. ALLMÄN ORIENTERING Lokalvården i B:s lokaler bedrivs för närvarande av en upphandlad entreprenör. Detta avtal kommer snart att gå ut och en ny upphandling krävs. Denna upphandling avser lokalvård, inklusive golvvård och fönsterputs, av Polismyndigheten i Östergötlands läns områden samt Åklagarmyndigheten i Linköpings lokaler och omfattar nedan angivna objekt: Polishus, Norrköping Polishus inkl. Åklagarmyndigheten i Linköping, Linköping Polishus, Motala Närpolisstation, Söderköping Närpolisstation, Åtvidaberg Närpolisstation, Finspång Närpolisstation, Mjölby Närpolisstation, Kisa Lokalkontor, Ektorp Trafikkontrollplats, Ringeby Lokalkontor, Valdemarsvik B förfogar även över andra mindre lokaler som i de flesta fall är samlokaliserad med annan verksamhet och där städtjänster ibland utförs av lokal utförare eller egen personal. Lokalvård av dessa objekt kan komma att avropas som extra arbete (timkostnad) inom detta avtal. Hundenhet, Grebo Lokalkontor, Boxholm 4 (31)

5 Lokalkontor, Vadstena Lokalkontor, Ödeshög Lokalkontor, Österbymo Polismuséet Gamla Linköping, Linköping Den totala ytan för Polismyndigheten i Östergötlands lokaler är cirka m 2 (varav beräknad städyta är cirka m 2 ) och för Åklagarmyndigheten i Linköping cirka m 2. För en mer detaljerad lista för objekten, se handlingarna och B står inför en omorganisation så vissa lokaler kan komma att utgå samt andra tillkomma innan uppdragsstart och under kontraktstiden. Ytorna består av kontor, kommunikationsytor, receptioner, garage, skjutbanor, motionshallar, arrester, omklädningsrum med mera. För vissa ytor kan nyttjandet av lokalerna bestämma städningens omfattning. B avser skriva avtal med en (1), E. Separata avtal tecknas med respektive myndighet; Polismyndigheten i Östergötlands län och Åklagarmyndigheten i Linköping. Uppdraget ska påbörjas Avtalet kommer att gälla under två (2) år med möjlighet till förlängning i två (2) år plus två (2) år plus ett (1) år där B skriftligen meddelar E om eventuell förlängning senast tre månader innan utgången av respektive avtalsperiod. Längsta möjliga kontraktstid är därmed sju (7) år. UF2 UF3 UF3.1 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT Frågor under upphandlingen ställs skriftligen till B:s ombud under anbudstiden: Namn: E-post: AffärsConcept i Stockholm AB upphandling.rps@affarsconcept.se Begäran och bokning av visning av lokalerna samt visning av ritningar för Polismyndigheten i Östergötlands län ställs skriftligen till: Namn: E-post: Björn Schening bjorn.schening@polisen.se Begäran och bokning av visning av lokalerna samt visning av ritningar för Åklagarmyndigheten i Linköping ställs skriftligen till: Namn: E-post: Ingela Öhrling ingela.ohrling@aklagare.se Vid kontakt via e-post anges Lokalvård Polismyndigheten i Östergötlands län i ärenderaden. FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN Former för upphandling Upphandlingen genomförs som öppet förfarande enligt reglerna för upphandling av tjänster i 4 kap. lag om offentlig upphandling (2007:1091), LOU. 5 (31)

6 UF3.12 UF3.2 UF3.21 UF3.22 Övriga förutsättningar för upphandlingen Uppgifter om ingående städobjekt B har inga andra mängduppgifter avseende städobjekten än de som framgår av förfrågningsunderlaget. För mer detaljerade uppgifter är anbudsgivare hänvisade till att genomföra mätningar mot ritningar samt att göra platsbesök. För begäran och bokning av visning av lokalerna samt visning av ritningar, se UF2. Visning av ritningar Ritningar avseende B:s fastigheter är sekretesskyddade och kan inte lämnas ut med förfrågningsunderlaget. De får istället granskas på plats i B:s lokaler, se UF2, i den mån gällande sekretess inte medför något hinder. Säkerhetsprövning En säkerhetsprövning kommer att genomföras innan uppdragets start på den personal som E avser använda för att utföra uppdraget. Personal som B ej bedömer är lojal och pålitlig ska på B:s begäran omedelbart bytas ut. Offentlighet och sekretess B omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten normalt har rätt att ta del av till B inlämnade handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Under pågående upphandling är samtliga uppgifter som berör samtliga anbud sekretessbelagda. Efter det att upphandlingen avslutats, normalt genom att tilldelningsbeslut fattats, är inkomna anbud som regel offentliga. Av offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör E:s affärseller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att E lider skada om uppgiften röjs. Anser E att vissa uppgifter i dennes anbud ska sekretessbeläggas uppmanas E att, i sitt anbud, precisera vilka dessa är, samt lämna en motivering till på vilket sätt denne skulle lida skada om uppgiften lämnades ut. B vill samtidigt framhålla att det är B som sedan eventuellt beslutar om en uppgift ska sekretessbeläggas. Detta beslut kan överklagas av envar till domstol varför B inte kan lämna någon garanti för att en uppgift kommer att sekretessbeläggas. Förfrågningsunderlag Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag tillhandahålls elektroniskt genom Visma Commerce AB:s hemsida Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget omfattar handlingar förtecknade under SF (31)

7 UF3.23 UF3.24 UF3.3 UF3.31 Kompletterande förfrågningsunderlag Avisering gällande eventuella förtydliganden och kompletteringar gjorda av B under anbudstiden kommer att distribueras via Visma Commerce AB:s system (se även nedan UF.24). De leverantörer som erhållit förfrågningsunderlaget på annat sätt än via Visma Commerce AB, ansvarar själva för att kontrollera om tillkommande information har lämnats av B. Frågor under anbudstiden Anser leverantör att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart är det angeläget att denne kontaktar B. Eventuell kontakt (även frågor) avseende upphandlingen tas med B:s ombud genom att maila till upphandling.rps@affarsconcept.se. Frågor emotses så snart som möjligt för att eventuella förtydliganden ska kunna distribueras i god tid innan anbudstidens utgång. B kan inte garantera att frågor som inkommit senare än tio dagar före sista anbudsdag kan besvaras. De leverantörer som registrerat sig på och hämtat förfrågningsunderlag från denna plats kommer att aviseras via e-post om publicering av svar på inkomna frågor och andra förtydliganden av förfrågningsunderlaget har skett. Leverantör ansvarar själv för att denne tar del av all information som publicerats på detta sätt under anbudstiden. Publicerade svar gäller i tillämpliga delar som en del av förfrågningsunderlaget och gäller därmed som underlag för anbudsgivning. Svar eller andra upplysningar lämnade på annat sätt är inte giltiga och utgör därmed inte en del av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivning Anbudsgivare bör före anbudets avlämnande förvissa sig om förhållanden som kan inverka på offererade priser. Efter anbudets avgivande äger inte E rätt att framkomma med krav på ersättning för sådana arbeten som fordras för arbetets färdigställande enligt förfrågningsunderlaget, men som E förbisett på grund av bristande platskännedom. Alla kostnader som erfordras för uppdragets genomförande enligt förfrågningsunderlaget som t.ex. personalkostnader, kostnader för möten och resor, material, lokalvårdsutrustning, kemisk-tekniska produkter m.m. ska ingå i de lämnade anbudspriserna. Anbuds form och innehåll Anbudsgivare uppmanas att lämna svaren i de kryss- och svarsrutor som återfinns i bilaga Anbudsformulär samt Pris. Anbud avges skriftligen och på svenska. Anbudet ska undertecknas av behörig person hos anbudsgivaren. B kan komma att kontrollera att behörighet föreligger. Anbud och alla begärda handlingar lämnas i ett undertecknat original och en (1) digital kopia, till exempel på ett USB-minne eller en CD-/DVD-skiva. Ersättning för framtagande av anbud utgår inte. 7 (31)

8 UF3.311 UF3.312 UF3.32 UF3.33 UF3.34 UF3.4 UF3.5 Huvudanbud Anbud lämnas i enlighet med vad som föreskrivits i dessa föreskrifter med tillhörande handlingar. Reservationer eller alternativa anbud accepteras inte. Anbud ska lämnas på hela uppdraget. Sidoanbud Sidoanbud accepteras inte. Anbudstidens utgång Anbud ska vara B tillhanda senast den Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Anbuds giltighetstid Anbud ska vara bindande i 180 dagar efter anbudstidens utgång. Anbuds lämnande Anbud ska lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud: Anbud A /2013, till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Besöksadress är Polhemsgatan 30, Stockholm. Anbud kan lämnas i receptionen. Receptionen har normalt öppet mån-fre kl. 06:00-20:00. Det är inte möjligt att lämna anbud på annat sätt (exempelvis via fax eller e-post) på grund av att sekretessen då ej kan säkerställas. Anbudsöppning Anbud kommer att öppnas vid en förrättning där minst två personer som utsetts av B kommer att delta. Anbudsprövning B har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad information och som uppfyller samtliga ställda krav. Det är av stor vikt att anbud innehåller efterfrågade uppgifter och redovisningar då utrymmet för kompletteringar är starkt begränsat. Intresserade leverantörer uppmanas därför att noggrant läsa förfrågningsunderlaget och följa de instruktioner som lämnas. Efterfrågade uppgifter lämnas i bifogat anbudsformulär. Vid prövning av inkomna anbud kan B komma att kontrollera uppgifter som lämnats av anbudsgivare. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats kan detta leda till att anbud förkastas. Anbudsprövningen kommer att genomföras i tre steg. I det första steget kontrolleras om det finns grund att utesluta anbudsgivare på grund av omständigheter som anges i UF3.51. Därefter görs en prövning av anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga förmåga utifrån de krav B har ställt på E. 8 (31)

9 UF3.51 UF3.511 UF3.512 Därefter, i steg två prövas endast anbud från anbudsgivare som passerat det första steget. I detta steg kontrolleras att anbudsgivarna uppfyller de krav som ställs på utförandet av den efterfrågade tjänsten samt att de kommersiella villkoren accepteras. I det tredje och avslutande steget utvärderas de anbud som klarat de två första stegen. Prövning av anbudsgivare Nedan angivna krav ska anbudsgivare uppfylla för att anbud ska utvärderas. Kursiverad och fetmarkerad text innehåller upplysningar till anbudsgivare om hur krav uppfylls. Anbudsgivare har möjlighet att anlita UE för utförande av delar av uppdraget under förutsättning att dessa redovisas i anbudet. Anbudsgivare som avser att använda UE ska förfoga över dessa resurser i den omfattning som krävs för att uppfylla de krav som gäller för det åtagande som upphandlingen omfattar. Anbudsgivare ska, inom den egna organisationen, ha tillräcklig kompetens och kunskap inom de områden för vilka underleverantörer avses att användas för att kunna bedöma och säkerställa UE:s kompetens och kunskap inom det aktuella området. Anbudsgivaren ska i anbudet lämna en redovisning av vilken/-a eventuell/-a UE som anbudsgivaren avser anlita för utförande av uppdraget och för vilka delar av uppdraget dessa kommer att användas. Uteslutningsgrunder B kommer att utesluta anbudsgivare från deltagande i upphandlingen om omständigheter enligt LOU kap föreligger. B kan komma att utesluta anbudsgivare från deltagande i upphandlingen om omständigheter enligt LOU kap föreligger. Anbudsgivare äger heller inte rätt att anlita UE som är föremål för omständigheter som redovisas i detta avsnitt. Anbudsgivare ska i sitt anbud intyga att ovan angivna omständigheter inte föreligger för anbudsgivare och eventuell/-a UE. Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. I det fall anbudsgivare avser att använda UE för att utföra delar av åtagandet ska även UE uppfylla detta krav. Anbudsgivare eller av denne anlitad UE får inte ha skulder avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogdemyndigheten eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller skulder som på grund av andra förmildrande omständigheter anses försumbara. B kommer själv att kontrollera att anbudsgivare och UE uppfyller sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare med säte i annat land än i Sverige ska vara beredd att tillhandahålla aktuell information från relevanta myndigheter i hemlandet i de fall B inte har möjlighet att själv ta del av dessa. Detsamma gäller för 9 (31)

10 UF3.513 UF3.514 de fall att anbudsgivare avser att använda sig av UE med säte i annat land än i Sverige. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivare ska ha en stabil ekonomisk och finansiell ställning som är tillräcklig för att genomföra avtalat åtagande. Detta kontrolleras genom att följande krav uppfylls: Anbudsgivare ska ha lägst riskklass 3 enligt UC (UC AB) Anbudsgivare ska ha haft en årsomsättning hänförlig till lokalvård på minst 9 Mkr enligt senast fastställda årsredovisning. B kommer själv kontrollera att anbudsgivaren uppfyller ovan ställda krav. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Nedan anges de resurs-, kompetens- och erfarenhetskrav som ställs på anbudsgivaren och efterfrågad personal. UF Kompetens och erfarenhet Anbudsgivande företag ska själv eller tillsammans med eventuella UE inneha dokumenterad kompetens och erfarenhet tillräckliga för att utföra efterfrågat åtagande. Detta innebär följande krav: Anbudsgivaren ska ha minst tre (3) års erfarenhet av utförande av uppdrag inom lokalvård Företaget ska utföra eller ha utfört minst två (2) uppdrag avseende lokalvård som uppfyller följande kriterier: 1. Det redovisade uppdraget ska utföras/ha utförts åt externa beställare 2. Uppdragen ska gälla/ha gällt lokalvård av kontor 3. Varje uppdrag ska omfatta/ha omfattat minst m 2 per beställare 4. Uppdragen får ej ha avslutats tidigare än tre (3) år räknat från sista anbudsdag 5. Uppdragen ska vardera haft/ha en omsättning, för anbudsgivaren, på minst 1 Mkr/år 6. Anbudsgivare ska ha utfört uppdragen på ett, enligt aktuell beställare, tillfredställande sätt. Anbudsgivare ska i anbudet lämna en beskrivning av den verksamhet man bedriver och hur lång erfarenhet anbudsgivare har av att utföra lokalvårdstjänster. Anbudsgivare ska i sitt anbud lämna en redovisning av efterfrågade referensuppdrag enligt krav ovan. Lämnade beskrivningar ska innehålla uppgifter om beställare, namn på kontaktperson för utfört uppdrag samt kontaktuppgifter för denne och information om vilka tjänster som aktuellt uppdrag avsåg, uppdragets omfattning (städyta), årsomsättning samt när uppdraget utfördes. UF Personal och kompetenskrav Arbetsledare En ansvarig arbetsledare ska finnas tillgänglig, på plats eller per telefon, alla dagar då lokalvård utförs, för uppföljning av utförd tjänst. Ansvarig arbetsledare ska under denna tid vara beredd att i bil och på kort varsel genomföra besiktningar och granska 10 (31)

11 eventuella kvalitetsbrister i utförd städning i hela området. Ansvarig arbetsledare ska ha ett helhetsansvar för hela uppdraget. Uppdraget ska därutöver bemannas med det antal arbetsledare för respektive objekt/område och under den övriga tid som anbudsgivare anser krävs för att försäkra sig om ett kontraktsenligt utförande samt en hög servicegrad. Dessa ska, i förekommande fall, namnges senast innan uppdragsstart. Minst en arbetsledare ska finnas på plats på polishuset i Linköping och i Norrköping vardera under kontorstid vardagar. Arbetsledare ansvarar för att uppdraget utförs tillfredställande och enligt avtalade villkor och B:s instruktioner. Arbetsledaren ansvarar för att personal som uppfyller ställda krav finns tillgängliga samt att snabbt fylla vakanser. Arbetsledaren ska också ansvara för att arbetet fungerar problemfritt i de utrymmen som kräver planering och särskilda krav på utförande. Frågor som uppstår med anledning av arbetets utförande ska av B framföras till arbetsledare. Vid frånvaro ska arbetsledare omgående kunna ersättas av en person med minst likvärdig kompetens och erfarenhet för utförande av dennes arbetsuppgifter. Arbetsledare ska ha: Minst tre (3) års erfarenhet som arbetsledare i städuppdrag. Genomgått och inneha ett yrkesbevis/certifikat enligt PRYL, SRY eller likvärdigt Obehindrat kunna kommunicera på det svenska språket både muntligt och skriftligt Ansvarig arbetsledare ska därutöver också inneha minst ett (1) referensuppdrag som uppfyller följande krav: 1. Ska vara/ha varit ansvarig arbetsledare eller motsvarande i uppdraget 2. Uppdraget ska ha gällt lokalvård av minst m2 3. Uppdraget får ej ha avslutats tidigare än tre (3) år räknat från sista anbudsdag 4. Anbudsgivare ska ha utfört uppdragen på ett, enligt aktuell beställare, tillfredställande sätt. Anbudsgivare ska i anbudet namnge ansvarig arbetsledare, bifoga bevis för att kraven ovan är uppfyllda och ange referensuppdraget med efterfrågade uppgifter. Städpersonal All personal som arbetar inom B:s fastigheter: Ska senast tre (3) månader efter uppdragsstart ha genomgått och inneha ett yrkesbevis/certifikat enligt PRYL, SRY eller likvärdigt. Ska behärska svenska språket på ett sådant sätt att hen kan kommunicera på ett tillfredsställande sätt med övrig personal och B:s personal samt kunna läsa och förstå de instruktioner som krävs för att kunna utföra uppdraget på ett säkert och bra sätt Ska bära synligt identitetskort så att B kan styrka att de representerar E. Ska vara klädd i för uppgiften lämplig och enhetlig skyddsklädsel samt annan personlig utrustning som krävs för arbetet. Klädseln ska vara försedd med E:s 11 (31)

12 logotyp. Logotypen ska ha en diskret framtoning. Detta gäller även personal från eventuella UE. All städpersonal som vistas i B:s lokaler ska ha tagit del av B:s brand- och säkerhetsinformation. E ansvarar för att detta är uppfylls. B ska i förväg skriftligen godkänna enskild lokalvårdare innan tjänstgöring får påbörjas i enlighet med avtalet. B ska ha rätt att kontrollera att personal som utför arbete uppfyller ställda krav. Personals kompetens ska på begäran styrkas med CV och intyg om genomgången utbildning. Anbudsgivare ska i sitt anbud beskriva hur de avser att uppfylla de ställda krav ovan innan uppdragsstart. UF Förstärkningsresurser UF3.515 UF3.516 Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla flera personer som uppfyller kraven på personalen. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Kravet avser både arbetsledare och annan personal för uppdragets utförande. Vikarie ska kunna sättas in från första dagen vid frånvaro av ordinarie personal. E ska alltid underrätta kontaktpersonen hos B vid utebliven lokalvårdare och uppge vem som ersätter. Anbudsgivare ska i sitt anbud redovisa hur kravet tillgodoses. Platsorganisation Anbudsgivaren ska offerera en väl lämpad platsorganisation för uppdraget som innehåller en tillräcklig mängd heltidstjänster och antal timmar för utförande av lokalvård och arbetsledning för att uppdraget ska kunna utföras på ett tillfredsställande vis. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa sin väl lämpade platsorganisation per område. Redovisningen ska innehålla antal personer för utförande av lokalvård och arbetsledning på plats i objekten, per område, samt typ av tjänst för varje person (heltid eller deltid samt antal timmar per person). Kontinuitet Anbudsgivare ska i uppdraget tillsätta resurser som främjar ett åtagande som ger efterfrågad kvalitet under hela avtalsperioden. För att främja detta ska anbudsgivaren sträva efter att få så låg personalomsättning som möjligt och minimera utbyte av personal i uppdraget. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa hur de kommer säkerställa efterfrågad kvalitet under hela avtalsperioden och hur de avser att få en låg personalomsättning och minimera utbyte av personal i uppdraget. Redovisningen ska också innehålla tydlig information om hur många personer i den redovisade platsorganisationen enligt ovan avses att tillsättas med nystartsjobb, instegsjobb eller annan lönesubventionerad arbetskraft. 12 (31)

13 UF3.517 Kvalitets- och miljösäkringsrutiner Kvalitetssäkringsrutiner Anbudsgivare ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete och tillämpa dokumenterade rutiner för att säkerställa att tjänsten genomförs på ett sådant sätt att uppsatta kvalitetsnivåer och överenskomna villkor kan uppnås och upprätthållas. Kvalitetsarbetet ska omfatta rutiner för att mäta och följa upp resultat. E ska ha ett system för uppföljning som på ett enkelt och lättillgängligt sätt tillförsäkrar B kontinuerlig återkoppling på hur tjänsten utförs, hur avvikelser hanteras och som på enkelt och greppbart sätt redovisar den informationen för B. E ska till B tillhandahålla en kontaktpunkt via telefon (ett nummer) och mail (en mailadress) för avvikelseanmälan/felanmälan och återkoppling av åtgärdade avvikelser. E:s kvalitetsansvarig anges i anbudet. E:s kvalitetsansvarig ska ha den kompetens och erfarenhet av utförande av städuppdrag som krävs för att fullgöra rollen som kvalitetsansvarig. Anbudsgivare ska i sitt anbud bifoga redovisning över hur kravet uppfylls. Redovisningen ska innehålla kopia på giltigt ISO-certifikat (9001) eller likvärdigt certifikat alternativt en beskrivning av de kvalitetssäkringsrutiner som anbudsgivaren tillämpar. Sådan beskrivning ska vara så utförlig att det framgår att ställda krav uppfylls. Anbudsgivare ska även, oavsett hur det första kravet uppfylls, i sitt anbud på ett tydligt vis beskriva hur avvikelsehantering, åtgärder och uppföljning kommer att skötas under genomförandet av uppdrag för B samt hur denna information redovisas för B. Anbudsgivaren ska ange vem som är kvalitetsansvarig samt att denne uppfyller ställda krav. Miljösäkringsrutiner Anbudsgivare ska tillämpa ett strukturerat och systematiskt miljöarbete baserat på dokumenterade rutiner för att uppnå och upprätthålla miljömål samt att mäta och följa upp resultat. Anbudsgivare ska kontinuerligt utvärdera, rapportera och redovisa hur miljöarbetet fortskrider inom företaget, särskilt med avseende på hur anbudsgivare beskriver och kommunicerar produkters miljöegenskaper för berörda anställda i företaget. Anbudsgivare ska arbeta proaktivt för att identifiera och genomföra förbättringar i det egna miljöarbetet. E:s miljöansvarig ska ha den kompetens och erfarenhet av utförande av städuppdrag som krävs för att fullgöra rollen som miljöansvarig. Anbudsgivare ska till sitt anbud bifoga redovisning över hur kravet uppfylls. Redovisningen ska innehålla kopia på giltigt ISO-certifikat (14001) eller likvärdigt certifikat alternativt en beskrivning av de miljösäkringsrutiner som E tillämpar. Sådan beskrivning ska vara så utförlig att det framgår att ställda krav uppfylls. Anbudsgivaren ska ange vem som är miljöansvarig samt att denne uppfyller ställda krav. 13 (31)

14 UF3.518 UF3.519 Försäkring E ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring i enlighet med ABFF04 punkt 32 (1 pbb år 2013 = kr). E ska på begäran av B uppvisa giltigt försäkringsbrev/bevis. Om B så begär ska E på begäran tillställa B bevis på att förfallna försäkringspremier erlagts. E:s ansvarsförsäkring ska inte ha längre gående undantag i ersättningsreglerna än följande: Försäkringen ska ersätta skälig kostnad för ändring, eller om så erfordras, byte av lås eller låssystem i fastighet i samband med att omhändertagen nyckel förkommit, med maximalt följande begränsningar: o Nyckel får inte vara märkt med namn och/eller adress i klartext o Stöld ur olåst bil Försäkringen ska ersätta kostnad för ändring, eller om så erfordras, byte av lås eller låssystem i fastighet i samband med att omhändertagen nyckel förkommit. Anbudsgivare ska i sitt anbud styrka att denne tecknat eller avser att teckna ovan nämnda försäkringar genom att till anbudet bifoga kopia på nuvarande försäkringsbrev/bevis som uppfyller kravet ovan eller en skrivelse om att krav kommer att uppfyllas vid avtalets tecknande. System för närvarokontroll E ska tillse att all personal som arbetar på ett objekt rapporterar in sin närvaro. Inrapporteringen ska ske via ett elektroniskt närvarohanteringssystem som E tillhandahåller. Systemet ska minst ge information om vilken personal som är närvarande, när de anländer, under hur lång tid de är närvarande, samt när de lämnar objektet. Om personal uteblir ifrån ett objekt ska systemet skicka ut en notifikation till utsedd arbetsledare samt till en av B utsedd person. Statistik från systemet ska redovisas månatligen i sammanställda rapporter på såväl uppdrags som objekts-nivå. Systemet ska vara kvalitetssäkrat på ett sådant sätt att risken för manipulation är minimal. För att undvika manipulation krävs ett system som omöjliggör incheckning på ett objekt ifrån en annan fysisk plats än objektets. Ett system som kräver QR-kod, GPS-position eller annan likvärdig lösning för att säkerställa att personalens fysiska position är densamma som objektets är således ett krav. Systemet ska finnas på plats och vara fullt fungerande senast 6 månader efter uppdragsstart. Priset för systemet och de tillbehör som krävs ska ingå i de angivna priserna i prisbilagan. Anbudsgivare ska redovisa tilltänkt system i sitt anbud och även kort redovisa för dess funktioner. 14 (31)

15 UF3.52 UF3.53 UF3.6 Prövning av anbud Anbudsgivare som i sitt anbud visat att samtliga krav är uppfyllda kommer att genomgå utvärdering enligt nedan. Avtal kommer att tilldelas enligt tilldelningsgrunden lägst pris. Det anbud som har lägst anbudskostnad är det som har lägst pris. Anbudskostnaden beräknas på följande sätt: Anbudskostnad = Kostnad post A + Kostnad post B, C, D och E Beräkningen visas i sin helhet i handling Pris. Meddelande om beslut efter anbudsprövning/tilldelningsbeslut Resultatet av den genomförde prövningen och utvärderingen meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas genom ett tilldelningsbeslut. Tecknande av kontrakt Bindande avtal uppstår ej genom att den antagne E fått meddelande om tilldelningsbeslut. Avtal sluts genom skriftligt upphandlingskontrakt efter iakttagande av lagstadgad avtalsspärr. 15 (31)

16 SF SF0 SF0.1 SF0.3 SF0.33 SF1 SF1.1 SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Dessa Särskilda föreskrifter ansluter till ABFF 04 och är upprättade i enlighet med SF 06 ingående i AFF, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer dessa dokument. Funktionskrav/Åtgärdskrav Beträffande förhållandet mellan funktionskrav och åtgärdskrav se ABFF 04, punkt 5a med tillhörande kommentar. Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att samtliga krav på tjänsten uppfylls och accepteras. ALLMÄNT Beställare Polismyndigheten i Östergötlands län (genom Rikspolisstyrelsen) Box Linköping Org.nr: Åklagarmyndigheten i Linköping (genom Rikspolisstyrelsen) Box Linköping Org.nr: Beställarens mål Uppdraget ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt samt genom ett långsiktigt underhåll i syfte att upprätthålla rätt kvalitet så att lokalnyttjarna anser att fastigheten är välskött och fyller sin funktion på ett bra sätt. Den löpande lokalvården ska genomföras på ett sådant sätt att storstädning undviks. Beställarens miljömål B eftersträvar en miljöanpassad drift och förvaltning av sina lokaler. Miljöanpassningen ska ge en inomhusmiljö utan negativa hälsoeffekter, hushållning med resurser samt i övrigt uppfylla allmänna hänsynsregler i miljöbalken (1998:808). OMFATTNING Se UF1. Omfattningen i detalj framgår av i SF1.1 förtecknade handlingar. Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag Med ändring av ABFF 04 punkt 3 gäller följande ordning på kontraktshandlingarna om det förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter: 01 Förlaga till kontrakt, FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Föreskrifter, (detta dokument) Ritningar (sekretess, granskas på plats, se UF3.12) Bifogas ej Generell städanvisning, (31)

17 SF1.2 SF1.21 SF Städinstruktion Pmd Östergötland, Städinstruktion Åmd Linköping, Anbudsformulär, Pris, ABFF 04 Bifogas ej 04 DEFINITIONER AFF-definitioner 10 Bifogas ej Metodnomenklatur för städning, SSEF och Almega Bifogas ej 05 BESTÄLLNING AV EXTRA STÄDNING Beställs av B 06 ANBUD E:s anbud Material och varor All utrustning som används inom verksamheten ska uppfylla lagar, vedertagna normer, standarder och krav på tillförlitlighet, prestanda och kvalité för att tillförsäkra en ändamålsenlig funktion. E ska använda sig av miljövänliga produkter vid utförande av uppdrag för B. Produkter ska ej vara allergiframkallande och endast ha svag lukt. Förbrukningsmaterial Med ändring av ABFF 04, punkt 10 föreskrivs att E ska tillhandahålla och bekosta all den utrustning och material som erfordras för utförandet av de tjänster som omfattas av förfrågningsunderlaget. Förbrukningsmaterial för verksamheten i fastigheten E ska tillhandahålla och fylla på följande förbrukningsmaterial för verksamheten i fastigheten: Tvål Handdesinfektion Schampo/Duschtvål Pappershanddukar Plastmuggar Toalettpapper Torkpapper Toalettborstar Papperskorgspåsar Sanitetspåsar Sopsäckar Disk- och maskindiskmedel Diskborstar (till pentryn, skall gå att särskilja från ev. sådana som används i uppdraget) Disktrasor (till pentryn, skall gå att särskilja från ev. sådana som används i uppdraget) Påfyllning av hygienartiklar för B:s eget bruk ska utföras i samband med att lokalvården utförs. E beställer förbrukningsmaterial på av B anvisade avtal. E ska debitera verklig förbrukning av detta material månadsvis i efterskott. E har inte rätt att debitera några 17 (31)

18 SF1.5 andra kostnader än E:s inköpskostnad för detta. Förbrukningsmaterial ska specificeras på fakturan. Kontroll av mängder E ska kontrollera att de mängduppgifter om objekt (t.ex. uppgifter om areor och antal) som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Om kontrollen ger vid handen att avvikelser föreligger ska krav på ersättningsreglering vara framställt senast sex (6) månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. Även B har möjlighet till kontroll och reglering inom samma tidsperiod. SF2 SF2.2 SF2.22 SF2.3 SF2.31 UTFÖRANDE Miljö Beställarens miljökrav E ska kunna tillhandahålla torra städmetoder där så är möjligt och kunna informera B om de miljömässiga och hygieniska fördelarna med torra städmetoder. Städkemikalier får inte innehålla parfym om inte sådan särskild namngiven produkt krävs för uppfyllande av krav. E äger inte rätt till tillkommande ersättning för sådant byte. B ska kunna begära byte av städprodukt/kemikalie om användningen av viss städprodukt/kemikalie medför någon form av olägenhet för anställda hos B, om kemikalien inte är anpassade till aktuella lokaler eller om krav förändras kopplat till B:s interna miljöledningssystem, exempelvis miljöpolicyförändring. Säkerhetsdatablad/produktblad för samtliga kemikalier som används inom uppdraget ska, på B:s begäran, uppvisas. E ska, på B:s begäran, beskriva alla arbetsmetoder där kemikalier används. Om hälsovådliga produkter krävs för rengöring skall kontaktpersonen för objektet kontaktas. Detta skall göras i god tid före användningen så att eventuella åtgärder kan vidtagas. En avvikelserapportering skall göras skriftligen och skickas till B. Statuskontroll Statuskontroll före entreprenadens påbörjande E och B ska före uppdragets påbörjande gemensamt göra en genomgång av de för uppdraget aktuella lokalerna och utrymmena. E kommer att kontaktas av utsedda kontaktpersoner från B för att bestämma tid och plats för denna genomgång. Ytor/inredning som är speciellt känsliga och ytor/inredning som uppvisar brister bör dokumenteras med protokoll och fotografier för att fastställa statusen vid kontraktstidens inledning. Det åligger B att upprätta protokollet vilket ska justeras av E. 18 (31)

19 SF2.4 SF2.42 SF2.43 SF2.5 SF2.53 SF2.532 Tillhandahållanden Handlingar och uppgifter från entreprenören E ska, utan anmodan, lämna skriftlig uppdragsstatistik varje kalenderår av under året utförd ordinarie lokalvård samt extra uppdrag utöver ordinarie lokalvårdsuppdrag till B. Kostnaden för detta ska ingå i anbudet offererat pris för lokalvården. Statistiken ska omfatta: Periodens uppdrag med beställningsdatum, ansvarig beställare och städobjekt Tidsåtgång per städobjekt Totalkostnad per städobjekt Om avtalet sägs upp ska E inom en månad efter begäran från B återlämna de handlingar som B tillhandahållit E för entreprenadens genomförande. Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller Följande lokaler finns tillgängliga för E i polishusen i Linköping, Norrköping och Motala: Städrum med tillgång till varmt och kallt vatten samt avlopp Låsbara utrymmen för städmaterial och förbrukningsartiklar Följande lokaler får E nyttja om de finns: Eventuellt befintliga omklädningsutrymmen får nyttjas av E:s personal Eventuellt befintliga pentryn/lunchrum får nyttjas av E:s personal Förrådsutrymmen för städmaterial delas i förekommande fall med B. E ansvarar, utan särskild ersättning, för att ovan nämnda lokaler städas och hålls i gott skick vid E:s brukande. E ska iaktta gällande föreskrifter och säkerhetsföreskrifter för lokalerna. Senast vid avtalets upphörande ska E genomföra slutrengöring av nyttjade lokaler och då omhänderta och bortforsla kvarvarande maskiner och annat material som tillhör E. E har rätt att lämna avfall och återvinningsmaterial i avsedda kärl i soprum/miljöstation. E är skyldig att innan uppdragsstart förvissa sig om eventuella, från ovan beskriven ordning, avvikande bestämmelser som kan gälla för respektive städobjekt. Entreprenören får i mån av plats och efter godkännande från Beställaren ställa upp egna tvättmaskiner för mopptvätt i B:s fastigheter. Beställarens egna tvättmaskiner får användas av E efter B:s godkännande. Varor, tjänster och entreprenader Entreprenader Entreprenörens avtal med underentreprenörer E får inte utan B:s skriftliga godkännande anlita annan entreprenör, UE, för utförandet av hela eller delar av uppdraget. E svarar för UE:s arbete i alla led som för sitt eget. Villkor i dessa Föreskrifter ska genom förbehåll i E:s avtal med UE göras gällande även för dessa. B har rätt att ta del av E:s avtal med UE. 19 (31)

20 SF2.9 E ska kontrollera att UE fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning med UE och därefter årligen. E ska rapportera resultatet av dessa kontroller till B. Avvikelser från denna punkt kan leda till hävning och/eller vite. Övriga uppgifter om utförande Vid beställning av extra lokalvård ska B och E i varje enskilt fall komma överens om när och hur städningen ska utföras. Beställningen ska vara skriftlig. Det åligger E att rapportera till B eventuella skador och fel som E upptäcker i fastigheten under utförande av lokalvården (exempelvis trasiga eluttag, fönster, glödlampor, avloppsstopp, skador på mattor etc.). Ansvarig arbetsledare skall vara tillgänglig i enlighet med UF Övrig tid ska E ha ett journummer som B kan använda vid akuta behov av lokalvård eller felanmälan. E:s personal kommer inte ensamma ha tillgång till vissa lokaler. Dessa lokaler ska städas i samråd med B. E ska inför uppdragsstart, och därefter löpande vid uppdateringar, per delobjekt förse B med en presentabel informationssida i A4-format med sammanfattande information om delobjektets omfattade tjänster och utförandefrekvenser, kontaktinformation (telefon och e-post) till ansvarig städledare med bild i fyrfärg samt om B så beslutar även kontaktuppgifter till B:s representant för delobjektet. Denna informationssida ska vara avsedd att anslå i anslutning till delobjektet. E ska inom tre (3) månader från uppdragsstart ha upprättat uppdaterade instruktioner och städplaner for varje lokal. E ska vid uppdragsstart kontrollmäta (ytstorlek) och räkna samtliga ingående ytor (per rum) samt märka dessa med utförandedagar för lokalvård samt yt-id om sådant ej finns. E ska inom fyra (4) månader från uppdragsstart överlämna detaljerad dokumentation gällande detta till B. SF3 SF3.1 ORGANISATION Organisation och personal E ska ha en väl lämpad platsorganisation för uppdraget som innehåller en tillräcklig mängd heltidstjänster och antal timmar för att uppdraget ska kunna utföras på ett tillfredsställande vis. Personal som utför uppdrag i B:s lokaler ska ha den kompetens och den erfarenhet som krävs för att utföra ett uppdrag av aktuell storlek och komplexitet. Innan uppdragsstart ska E utförligt redovisa sin platsorganisation för B. Av beskrivningen ska innehålla personalförteckning med kompetensprofil, arbetsbeskrivningar, rutiner för egenkontroll (omfattning minst enligt SF3.433), utförandetider för städning och övrigt. E är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal som B anser saknar erforderlig kompetens och/eller med vilken B anser sig ha samarbetssvårigheter samt personal som B återkallat godkännandet för. För att försäkra sig om bästa möjliga utförande ska E om möjligt tillse att personal som tillkommer under kontraktstiden 20 (31)

21 SF3.11 SF3.12 SF3.3 SF3.31 SF3.32 SF3.33 SF3.34 arbetar parallellt med sina kollegor under en introduktionsperiod. Förändringar av personal berättigar inte E till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. E ska utbilda städpersonalen om: Ombud E:s policies (kvalitet, miljö, arbetsmiljö med mera) God arbetsteknik Instruktioner för hantering och skötsel av städmateriel (moppar, maskiner med mera) som E avser använda Vilka rutiner som gäller for hantering av kemikalier (till exempel risker och skyddsåtgärder) Kontinuerligt om nya städprodukter, ny städteknik och nya städmetoder B:s säkerhetsbestämmelser B:s ombud under kontraktstiden anges i det slutliga avtalet. E:s ombud under kontraktstiden anges i kontraktet. Kontaktpersoner B:s kontaktperson för Polismyndigheten i Östergötlands län under kontraktstiden är Björn Schening. B:s kontaktperson för Åklagarmyndigheten i Linköping under kontraktstiden är Ingela Öhrling. E:s kontaktperson under kontraktstiden anges i kontraktet. Personal Städpersonal Se UF Arbetsledning Se UF Personalförteckning E ska upprätta och hålla en aktuell personalförteckning. Förteckningen, som även ska omfatta personal hos eventuella UE som E anlitar, ska minst omfatta: Fullständigt namn och personnummer avseende den personal som för E:s räkning utför städtjänster i B:s lokaler. Namn på ersättare och eventuell tillfällig personal, såsom praktikanter, som vistas i B:s lokaler. B ska efter begäran och på kort varsel kunna ta del av förteckningen för att försäkra sig om att personal som utför städning uppfyller avtalade krav. Personalförteckningen ska upprättas med beaktande av tillämplig lag om skydd för personuppgifter. Förstärkningsresurser Se UF (31)

22 SF3.4 SF3.41 SF3.42 SF3.422 SF3.43 SF3.432 SF3.433 Kvalitetsledning Kvalitetsansvariga Se UF Kvalitetsplan Entreprenörens kvalitetsplan E ska innan uppdraget påbörjas upprätta förslag till kvalitetsplan för uppdraget i samråd med B. E ska i planen redovisa hur denne avser att säkra kvaliteten i uppdraget och hur E:s kvalitetsuppföljning ska redovisas för B. E ska följa denna plan vid utförande av entreprenaden. Kvalitetsplanen ska innehålla beskrivning av platsorganisation inklusive personalförteckning med kompetensprofil, arbetsbeskrivningar, rutiner för egenkontroll (omfattning minst enligt SF3.433), utförandetider för städning och övrigt. Planen ska vidare beskriva rutiner och hjälpmedel för att uppnå överenskomna kvalitetsnivåer och att byggnad eller inredning inte förstörs (till exempel vid högtryckstvättning och kemikalieanvändning), rutiner för brister i städkvaliteten, kontrollrutiner av UE, utbildningsprogram för personal samt miljöplanen. Kvalitetsplanen ska uppdateras och hållas aktuell under hela avtalstiden. Kvalitetskontroll Beställarens kvalitetskontroll B respektive E ska utse var sin kontaktman för kvalitetsuppföljning av detta uppdrag. Minst två gånger per år ska E utföra och protokollföra besiktning tillsammans med delobjektets kontaktperson hos B. Vid anmärkning ska extra besiktning göras en och två månader efteråt i syfte att kontrollera att problemet avhjälpts. Protokoll ska tillsändas B:s avtalsansvarige snarast, dock senast inom två arbetsdagar. Om kvaliteten vid en kontroll inte är godkänd, åtgärdar leverantören utan ersättning snarast bristerna och, utöver ovanstående fastlagda kontroller, inom en vecka utförs en ny kontroll. B har rätt att genomföra egna slumpmässiga kvalitetskontroller. Om B upptäcker fel, ska E omedelbart kontaktas för att vidta rättelse. E är skyldig att snarast och utan ersättning vidta rättelse vid anmärkning enligt ovan samt återrapportera till B när detta är utfört. B har rätt att påkalla extra kvalitetskontroller där E ska närvara utan extra ersättning. Entreprenörens egenkontroll E ska utföra egenkontroll minst en gång per månad på samtliga städytor. B:s utsedda kontaktperson för städuppdrag ska erbjudas att delta. Egenkontrollen ska minst omfatta kontroll av: Städresultat Att städinstruktioner är uppdaterade och aktuella och följer avtalade krav Städmetoder, utrustning och kemikalier Personalens kompetens och klädsel 22 (31)

23 SF3.5 SF3.51 SF3.522 SF3.53 SF3.532 SF3.533 SF3.7 SF3.71 SF3.72 Att samtlig personal som vistas i objektet är kontrollerade i brottsregistret Eventuell vikarietillsättning under perioden Miljö E ska dokumentera samtliga kontroller och uppföljningar. Avvikelser från avtalade kvalitetsnivåer ska medföra omedelbar åtgärd för att säkerställa att avtalsenliga kvalitetskrav uppnås. E ska redovisa rapporter från sin egenkontroll för B på parternas driftmöten se SF3.72, och när B så begär. Miljöledning Miljöansvariga Se UF Entreprenörens miljöplan E ska upprätta en miljöplan för utförandet av tjänsten. Miljöplanen ska redovisas för B. E ska följa denna plan vid utförandet. Miljökontroll Beställarens miljökontroll B kan komma att genomföra stickprovskontroller under avtalstiden. Vid stickprovskontroll är båda parter skyldiga att delta. E deltar genom utsedd arbetsledning. Protokoll förs av B, men undertecknas av båda parter. B kan även själv genomföra stickprovskontroller i anslutning till att städning utförts. Om B upptäcker fel, ska E omedelbart kontaktas för att vidta rättelse. E är skyldig att snarast och utan extra ersättning vidta rättelse enligt ovan samt återrapportera till B när detta är utfört. Entreprenörens miljökontroll E ska en (1) gång per år låta utföra miljörevision på objektet med tillhörande organisation, rutiner etc. och redovisa resultatet för B. Möten Kontraktsmöten Minst en (1) gång per år ska uppföljningsmöten hållas mellan E och hos B utsedda personer med huvudansvaret för samtliga städuppdrag. B kallar till kontraktsmöten och för protokoll. Driftmöten Driftmöten angående entreprenaden hålls cirka en (1) gång per månad. Möten arrangeras för respektive område. E kallar till dessa möten och deltar genom utsedd arbetsledning för respektive område. På mötena ska bland annat i dessa föreskrifter angivna rapporter redovisas. Stående dagordning upprättas av B. B protokollför dessa möten och E justerar protokollet. 23 (31)

24 SF3.73 Introduktionsmöten Introduktionen sker i två faser enligt följande: Fas 1 Tecknat avtal ska introduceras inom B:s organisation vid ett par centrala möten för ansvariga chefer och utsedda personer med lokalvårdsansvar. E ska medverka vid dessa möten med de för uppdraget ansvariga arbetsledare. Fas 2 Innan lokalvårdspersonalen påbörjar ett uppdrag ska E:s arbetsledare i samarbete med B:s kontaktperson för lokalvården, se SF3.12, genomföra en introduktion. Introduktionen omfattar en genomgång av samtliga rutiner och regler som anknyter till arbetets fullgörande. E ansvarar för att introduktionen genomförs. SF4 SF4.1 SF4.2 SF4.3 TIDER Tidplan E ska påbörja uppdraget om inte förutsättningarna föranleder annat. Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Detta avtal ska gälla under två (2) år från och med dag då E påbörjar uppdraget. B äger därefter ensidigt rätt att förlänga avtalet två (2) plus två (2) plus ett (1) år på i övrigt oförändrade villkor. Längsta möjliga kontraktstid är därmed sju (7) år. Besked om förlängning ska vara skriftlig och vara E tillhanda senast tre (3) månader före respektive avtalsperiods utgång. Tider för utförande av arbete Lokalvård ska i huvudsak bedrivas under måndagar till fredagar mellan kl. 07:00 och kl. 16:30 om annat ej överenskommits. Undantag är konferensrum, utbildningsrum, entréer, motionsanläggningar, cafeterior, lunchrum och pentryn samt receptioner som ska vara städade enligt följande: Konferensrum, utbildningslokaler, entréer och receptioner ska lokalvårdas före kl. 07:30 eller efter kl. 16:30. Motionslokaler före kl. 07:30. Caféterior efter kl. 15:00. Lunchrum och pentryn får inte städas mellan kl. 11:00 och 13:00. Ytterligare särskilda tidsfönster kan meddelas av B, särskilt för sådana lokaler dit E ej har tillträde då B inte bemannar dem. Arrester ska lokalvårdas strax efter kl. 10:00 Golvvård ska utföras utanför ordinarie kontorstid. Se handling för anvisning om vilka dagar lokalvård ska utföras på. 24 (31)

25 SF4.31 SF4.33 SF4.34 Tidpunkt för lokalvård kan komma att variera beroende på typ av verksamhet i respektive lokal. Vald tidpunkt på dagen sker efter överenskommelse mellan B:s kontaktpersoner och E. Utförandetider Åtgärder efter felanmälan ska ske omgående. Åtgärderna ska vara utförda och kvalitetsbristen rättad senast arbetsdagen efter felanmälan. Om detta inte sker är B berättigad till vite, se vidare SF5.1. Lokalvård ska utföras så att störningar för verksamheten i möjligaste mån minimeras. Om störande arbeten måste utföras, ska detta meddelas B:s kontaktperson i rimlig tid före arbetenas påbörjande. Tid för information till hyresgäster och beställare E ska genom anslag eller dylikt avisera lokalnyttjare om planerade åtgärder som påverkar nyttjandet av lokalerna senast två (2) veckor innan arbetet utförs. Tid för information om minskad eller ökad omfattning B har rätt att med en (1) månads varsel göra eventuell justering av uppdragets omfattning. E:s ersättning ska justeras i motsvarande mån. Se vidare SF6.12. SF5 SF5.1 ANSVAR E ansvarar för person- och sakskada som orsakas av fel eller försummelse av E eller av E anlitad personal. Detta gäller även skada vid felaktig användande av rengöringsmedel eller tekniska hjälpmedel. E svarar i förhållande till B för skadestånd som B kan komma att förpliktigas utge till tredje man på grund av E:s vållande. Vite Om krav angivna i kontraktet inte uppfylls av E har B rätt till vite med kr för varje tillfälle detta sker. B ska meddela E kvalitetsbristen och ge E chans till snabb åtgärd. B:s rätt till vite bortfaller om E omedelbart eller senast nästföljande städdag åtgärdar aktuella brister. Utöver vad som ovan sagts om vite äger B rätt att på E:s bekostnad låta avhjälpa sådana fel och brister som uppstått vid utförande av städuppdrag och som inte åtgärdats nästföljande städdag, eller annan tid som avtalats. B äger härvid rätt att, efter skriftligt påpekande till E, uppdra åt annat städföretag att avhjälpa brister eller förseningar i E:s städning. Istället för avhjälpande med vite får B kräva att uppdraget utförs enligt avtalet samt att hålla inne betalning till dess så skett. Därutöver är E skyldig att ersätta B den skada som denne tillfogats genom bristande kontraktsuppfyllelse. Om E inte har infört ett fungerande system för närvarokontroll, enligt UF3.516, inom 6 månader efter uppdragsstart har B rätt till vite med kr per påbörjad vecka detta fortgår. B har rätt att avräkna viten från E:s fakturor eller att fakturera E för viten. 25 (31)