Entreprenörsregionen Janne Dicander Projektledare

Transkript

1 Entreprenörsregionen Janne Dicander Projektledare

2 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster ger kostnadseffektivare offentlig service

3 Svenska förvaltningsmodellen Rötter i 1634 års regeringsform Idag stort antal självständigt ledda förvaltningsenheter, statsmyndigheter, landsting, kommuner samt bolag och stiftelser med förvaltningsnära uppgifter Regeringen fokuserar på rollen som koncernledare, strategiska frågeställningar och på målen för verksamheten

4 Ett samhälle i omvandling nyttjar IKT ( informations och kommunikationsteknik) Grundläggande databaser digitaliseras och automatiseras Införande av elektronisk kontorssystem för ordbehandling och enklare kalkyler Nyttjandet av internet och slutna nätverk för kommunikation och informationsspridning (pågår) Anpassning av verksamhetsstrukturer och verksamhetsprocesser( har påbörjats)

5 Ett samhälle i omvandling som nyttjar IKT Medför ofta kraftigt sänkta transaktionskostnader Gör det möjligt att skapa gemensamma informationsresurser och kompetensnoder som används av de enheter som ingår i nätverken

6 Ny verksamhetslogik En övergång från sammanhållna produktions organisationer till nätverk av samverkande produktionsenheter

7 Morgondagens effektiva förvaltning Ny tillgänglighet av utbyggda självbetjäningstjänster Rationell informationshantering Omvandlad förvaltningsstruktur Stort värde för mottagarna Stora makroekonomiska vinster

8 Nätverksförvaltningen Modern tjänsteproduktion behöver hantera komplexa behov ( flera förvaltningar och myndigheter involverade) Det krävs mera specialiserad och sofistikerad kompetens( ej kostnadseffektivt att varje förvaltning håller denna kompetens) Från parallella bakgrundsfunktioner inom varje förvaltning till en uppsättning av förvaltningsgemensamma bakgrundsfunktioner

9 Vision för nätverksförvaltningen ( för privatpersoner och företag) Kunna välja mellan elektronisk kontakt, besök, brev och telefonkontakt Bara behöva ha kontakt med en offentlig instans i ett och samma ärende Inte behöva veta hur förvaltningen är organiserad för att finna denna instans Inte behöva lämna information som den offentliga förvaltningen redan har tillgång till

10 Vision för nätverksförvaltningen ( förvaltningsenheternas egenskaper) Koncentrerar sin verksamhet till specifika kärnfunktioner Förlitar sig på underleverantörer, externa tjänster och andra externa resurser Kan överlåta åt andra att svara för kundtjänsten Kan själv vara underleverantörer åt andra förvaltningsenheter

11 Vad står vi idag Krångliga regler och processer Långa handläggningstider Många kontakter för ett och samma ärende Besvärande geografiska avstånd

12 Vad står vi idag Utbudet av vägvisningstjänster är ofullständigt Bristen på gemensamma egenskaper hos webbsidor bl.a när det gäller navigeringskoncept gör det ofta svårt att hitta Användbarheten är ofta outvecklad

13 Svagheter i förutsättningar Man utgår alltför ofta från teknisk möjligheter och tillgänglig programvara och inte från användarbehovet, verksamheten och ekonomin Man har alltför ofta en för låg grad av standardisering, en dålig uppföljning och en svag styrning av utvecklingsprojekten Man saknar bra metoder för att mäta nyttan och räkna hem investeringar, särskilt när det berör flera förvaltningsenheter ( flera myndigheter) Incitamenten för att samarbeta med andra förvaltningsenheter eller kommuner för att gemensamt hitta billigare lösningar är inte tillräckligt starka

14 Förvaltningsarkitektur för e-samhället ( egovernment Interoperability Framework) Semantisk interoperabilitet avses standardisering av använda ord, uttryck och definitioner Organisatorisk interoperabilitet avses att de berörda organisationerna ska vara så organiserade att samverkan möjliggörs och underlättas Teknisk interoperabilitet avses gemensamma standarder för de elektroniska gränssnitten mellan olika delar av de organisationer som omfattas av arkitekturen

15 Förvaltningsarkitektur för e-samhället ( verksamhets systemen) Från integrerade verksamhetssystem ( tillhandahålls av en och samma leverantör) Interna nätverkstrukturer som innehåller komponenter från olika leverantörer som samverkar genom standardiserade kontaktytor Frigör kunden från en enda leverantör Ökande konkurrensutsättning ger lägre kostnader Frigör resurser för förbättring/ utveckling av tjänster Kräver nya kravspecifikationer vid upphandling

16 Nationell påverkan på vår kommun och vår ITverksamhetAnsvarsutredningen Ny IT-proposition timmarsmyndigheten

17 24-timmarsmyndigheten - kommer att ställa nya krav på oss Inre effektivisering krävs för att möjliggöra yttre effektivisering!

18 Xxxx kommun - regionens centrum Kultur och upplevelser Att skapa det bästa av samhällen! 2010 Kompetens, utveckling och entreprenörskap Kommunikationscentrum, handelsplats och mötesplats mitt i regionernas Sverige

19 Att skapa det bästa av samhällen! Det är det vi gör, alla vi som jobbar i kommunen.

20 Krav Förväntningar Skapat värde Produkter Tjänster Mål Vision Kommunledning Styrning Standarder Riktlinjer Huvudprocesser Resurser och stöd

21 Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Nämnder och utskott Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning IT IT IT IT IT-plattform IT 24-timmarsmyndigheten kommer att kräva nya arbetssätt gemensamma IT-investeringar IT IT IT

22 Idag är utvecklingen av e-tjänster för yttre och inre effektivisering mycket kostsam för den enskilda kommunen. det säljarens marknad. stora investeringar redan gjorda lokalt. För att undvika kostsam och onödigt dubbelarbete krävs Sambruk!

23 Sambruks syfte är att förbättra den kommunala servicen och tillgängligheten för medborgare och företag sänka kommunernas förvaltningskostnader sänka kostnaden för utveckling och drift av nya e-tjänster stärka kommunernas beställarroll gentemot näringslivet genom kommunal samverkan

24 Bakgrund Förstudie under 2003 med 12 deltagande kommuner. Studien stödd och finansierad av Statskontoret. Arbetet helt i linje med Sveriges Kommuner och Landstings utvecklingsstrategi för offentlig förvaltning. Idag bedrivs arbetet som ett nätverk med ca 30 deltagande kommuner. Idag finns 7 konkreta pågående utvecklingsprojekt. Ökat intresse bland övriga kommuner. Nätverksformen inte ändamålsenlig när deltagande kommuner ökar. => Bilda en intresseförening för vidare arbete.

25 Områden för sambruk E-tjänster Teknisk plattform Gemensamma basfunktioner Verksamhets- och informationsanalys - metoder och verktyg

26 E-tjänstekatalogen Beteckning A B D E F G H K L M N P Q S U Ö Område Ansökningar om arbete, rekryteringar mm Barnomsorg Diariet och ärendehantering Entreprenader och upphandlingar Fritidsföreningar och idrottsanläggningar Gata, park och VA Hemtjänst, äldreomsorg, färdtjänst mm Kultursektorn Lokaler (bostad), tomter mm Miljöärenden, bygglov, detaljplaner, kartor mm Näringslivstjänster Personal (kommunalinterna) FAQ, e-demokrati mm Socialtjänsten Utbildning gymnasiet, komvux mm Övrigt

27 Sam-trappan Samgående Samarbete Samförstånd Samverkan Samtal Nätverk Sambruk

28 Graden av och former för sambruk En mötesplats och tankesmedja för samtalet om utveckling av e- tjänster Ett forum för att i samförstånd skapa gemensamma riktlinjer och förhållningssätt En arena för samverkan kring utveckling och förvaltning av gemensamma funktioner och tjänster samt andra kommungemensamma intressen En inre marknadsplats för samarbete och utbyte av visioner, strategier, analyser, specifikationer, kompetenser och resurser men även direkta e-tjänster och komponenter En instans för operativt sambruk för gemensam upphandling, drift, m.m. genom samgåenden i olika juridiska former

29 Medlemmar Bollnäs Botkyrka Borlänge Malmö Sandviken Storuman Uddevalla Jönköping Göteborg Kalix Norrköping Skellefteå Västerås Ragunda Linköping Kinda Tranås Ödeshög Kungälv Boxholm Lomma Ydre Vadstena Mjölby Eskilstuna Uppsala Karlstad Markaryd Luleå

30 Pågående verksamhetsprojekt Gymnasieval Barnomsorg Föreningsbidrag och lokalbokning Förnyad ekonomiskt bistånd Ärende- och dokumenthantering Medborgarassistent Öppen teknisk plattform

31 Verksamhetsutvecklingsprojekten Projektdirektiv Beslutsunderlag Nulägeskartläggning Projektplan/kontrakt Kravspecifikation Upphandlingsunderlag Produkter/källkod Modeller Specifikationer Leverans Effektuppföljning Utvärdering Beslutsunderlag Specifikation Upphandling Genomförande Utveckling & Verksamhet Genomförande driftsättning Uppföljning Beslutspunkt Beslutspunkt 1 Beslutspunkt Beslutspunkt 2 Beslutspunkt Beslutspunkt 3 Beslutspunkt Beslutspunkt 4 Beslutspunkt Beslutspunkt 5 Beslutspunkt Beslutspunkt 6 Beslutspunkt Beslutspunkt 7 Barnomsorg, Gymnasieval, Förenings&lokalbokning, Dokument och ärendehantering Medborgarassistent, Förnyad ekonomiskt bistånd Förnyad ekonomiskt bistånd Öppen Teknisk Plattform

32 Barnomsorg Funktioner Hantera uppgifter om Hushållet Beräkning av avgifter Ansökan, beslut och acceptans Uppsägning av plats Hantera gemensam vårdnad Vardagsinformation till/från föräldrar Utvecklingsåtgärder Kravspecifikationer mm Översiktlig processbeskrivning Marknadsdialog Ramavtalsupphandling Medborgarnytta Bättre överblick Enhetlig ansökan Ökad tillgänglighet Förbättrad kommunikation Kommunnytta Tidsbesparing vid handläggning Lika service för ALLA Snabbare besked Effektivare platsutnyttjande Behov av färre kontroller Bättre underlag till beslut och rutiner Besparingarna > 200 kr per ärende.

33 Gymnasieval Funktioner Information om utbildningar Söka utbildning Se och acceptera utbildningsplats Hantering och kontroll av ansökningar Hantering av friskolors intagning Utvecklingsåtgärder Kravspecifikationer mm Översiktlig processbeskrivning Marknadsdialog Ramavtalsupphandling Medborgarnytta Bättre överblick över utbud och regler Enhetlig ansökan Bättre tillgänglighet Kommunnytta Inmatning och kodifiering elimineras Bättre ansökningskvalité minskar adm. Sökandemönstren kan följas Alla skolor hanteras lika Besparing > 120 kr/ansökan

34 Föreningsbidrag/lokalbokning Funktioner Se utbud av lediga lokaler Boka lokaler Köhantering av båtplatser Söka föreningsbidrag Söka information om föreningar Registrera förening Se evenemangslista Utvecklingsåtgärder Kravspecifikationer mm Översiktlig processbeskrivning Marknadsdialog Ramavtalsupphandling Medborgarnytta Ökad tillgänglighet Enhetlig ansökan Bättre information om händelser i kommunen Bättre översikt Enklare att boka lokaler Kommunnytta Ökad nyttjande grad av lokaler Ökad folkhälsa Kortare handläggningstid - frigör tid för ökad personlig service Besparingarna >150 kr per ärende.

35 Ekonomiskt bistånd Funktioner Ansöka om ekonomiskt bistånd Tillgång till beslutsunderlag Tillgång till utbetalningsinformation Ange kostnader Stark integration med myndigheter (RFV och CSN) Utvecklingsåtgärder Upphandling Tillverkning e-tjänst Införande och driftsättning Medborgarnytta Snabbare beslut Bättre överblick Enhetlig ansökan Ökad tillgänglighet Information om utbetalningar Förbättrad kommunikation Kommunnytta Tidsbesparing vid handläggning Snabbare besked Behov av färre kontroller Kvalitativa kontroller mot RFV och CSN Bättre underlag till beslut och rutiner Ökat utrymme för personkontakter Besparing: kkr/år i en kommun med inv.

36 Medborgarassistent Funktioner Svar på okomplicerade frågor Hänvisningar Navigeringsfunktioner Formulärdialog Förklaringar av begrepp och ord Ärendeinitiering Kontinuerlig kunskapsutveckling Utvecklingsåtgärder Upphandling Tillverkning av frågedatabas Införande och driftssättning Medborgarnytta Snabba svar på frågor Lämna svar dygnet runt Digitala assistenten ger korrekt svar på 100 % av kundernas olika varianter av frågor. Kommunnytta Telefonkön till kundtjänst minskar Kunskap och statistik Den positiva bilden av kommunen stärks. Ökad insikt om informationsbehov Kommunens servicenivå höjs. Kvalitetssäkrad informationsgivning Besparingarna > 50 kr per ärende.

37 Öppen teknisk plattform Syfte Möjliggöra och stödja ett optimalt sambruk Tillhandahålla en arkitektur för att återanvända mjukvarukomponenter så att skapandet av e-tjänster förenklas och förbilligas Tillhandahålla tekniska specifikationer som grund för upphandling av e-tjänster Skapa kvalitet och långsiktighet genom stöd till projekt inom Sambruksplattformen Utvecklingsåtgärder Successiv utveckling av plattform för bl a: Gemensam stabil, kostnadseffektiv teknisk plattform för e-tjänster Rationalitet, beaktat medlemskommunernas varierande interna tekniska plattformsval samt investeringar i befintliga verksamhetsapplikationer Samverkan med centrala myndigheter samt med e-identifiering/underskrift Direkt stöd till de andra piloterna

38 Tidplan pågående projekt Ekonomiskt bistånd Barnomsorg Gymnasieval Föreningsbidrag/ lokalbokning Medborgarassistent Ärende- och Dokumenthantering Öppen teknisk plattform Kravspecifikation Upphandling och marknadsdialog Tillverkning Införande/driftsättning

39 Koncept E-tjänster Verksamhetssystem Kommun 1

40 E-tjänster Verksamhetssystem Kommun 1

41 E-tjänster Verksamhetssystem Kommun 1

42 E-tjänster Verksamhetssystem Kommun 1 Myndighet 1 Myndighet 2 Myndighet N

43 E-tjänster Verksamhetssystem Kommun 1 Myndighet 1 Myndighet 2 Myndighet N

44 Myndighet N

45 Kommun 1 Kommun 1 Kommun 1 Kommun 1 Kommun 1 Kommun 1 Kommun 1 Kommun 1 Myndighet N Myndighet N Myndighet N

46 Styrgrupp Projektgrupp Beredningsgrupp Styrgrupp Delprojekt 1 Delprojekt 2 Delprojekt x Ordinarie: Stefan Hedin, Lena Micko, Roland Åkesson Adjungerade: Bengt Falke, Bo Frändén, Sandviken, ordförande (kso) Linköping (kso) Mönsterås (kso) Sveriges kommuner och Landsting Statskontoret

47 Föreningen Sambruk skall...ta tillvara likheter och överbrygga skillnader mellan kommunerna i deras utveckling av e-tjänster och därmed skapa nationell nytta baserad på lokal utveckling.

48 Sambruks policy Samtliga kommuner erbjuds likvärdigt medlemskap. Medlemsavgifter i proportion till kommunstorlek. Sambruk skall verka för att stärka beställarroll gentemot tjänste- och produktlevererande företag.

49 Likvärdigt medlemskap Medlemskap öppet för samtliga Sveriges kommuner Rätt att ta del av resultat. Egen beslutanderätt över vilka projekt man önskar samverka kring. Medlemmar förväntas att aktivt delta i föreningens arbete.

50 Kostnad för medlemskap a) Inträdesavgift och årlig medlemsavgift i proportion till varje kommuns invånarantal. b) Beslutas av föreningens årsmöte.

51 Stärkt beställarroll a) Föreningen skall verka för att kommunerna skall äga specifikationerna till utvecklade e- tjänster. b) Ang. ägande av programkod för specifik e- tjänst skall föreningen agera för detta, om det föreligger goda skäl och efter beslut av föreningens styrelse. c) Föreningen ansvarar för att förvalta specifikationer (och ev programkod) för största nytta för medlemmarna

52 Medlemskapet ger fullvärdigt medlemskap direkt tillgång till samtliga framtagna resultat möjlighet att påverka framtida inriktning möjlighet att delta i utvecklingsarbetet möjlighet att delta i ledningsfunktioner deltagande i föreningens omfattande nätverk tillgång till andras kunnande och erfarenhet informationsutbyte och kompetensutveckling

53 Medlemmarnas bidrag är aktivt engagemang deltagande i ledningsfunktioner deltagande i utvecklingsarbetet egna resultat och erfarenheter att sprida kännedom om föreningen Deltagande i föreningen innebär ett aktivt engagemang och öppenhet gentemot andra kommuner

54 Avgifter ( förslag för intresseföreningen) Medlemsinsats engångsavgift, inträdesavgift Invånare mindre än kr Invånare mellan och kr Invånare fler än kr Årsavgifter Kommuner mindre än kr Kommuner mellan och kr Kommuner med över kr

55 Tidplan - föreningsbildning Erbjudande medlemskap Konstituerande möte 1/3 1/4 1/5 7/6 1/7 1/8 1/9

56 Näringslivet - Sambruk Bred samverkan med näringslivet