MILJÖHANDBOK. Sveriges lantbruksuniversitet Institutionen för energi och teknik. 1 Uppföljning av systemet

Transkript

1 Signatur Maria Bywall/Ingrid Nordmark 1 (19) 1 Uppföljning av systemet Objekt/rutiner Frekvens Metod Kontrollerat Kommentar (datum) Miljömål Årligen Genomgången lista i 3.3 Miljömål 5/ Ledningens genomgång (kalenderår) och handlingsplaner Pågående uppdatering inför ledningensgenomg i mars/april 2013 Miljöaspektlista Årligen I samband med ledningens 1/ Ledningens genomgång (kalenderår) genomgång Betydande miljöaspekter Årligen I samband med ledningens 1/ Ledningens genomgång Lagefterlevnad Utbildningsinsatser (kalenderår) Årligen (kalenderår) genomgång Genomgången lista i 3.2 Lagar och andra krav. I samband med ledningens genomgång 2 ggr / termin Information på institutionsmöten om resultatet av miljölednings-arbetet 28/ genomgång av M-plus och avstämning med SLUsMiljösamordnare CK. Miljöledningssystemet tar hänsyn till Miljöbalken och institutionen har i sina rutiner beaktat de övergripande lagarna om miljöhänsyn, allemansrätt och produktval. För övriga lagkrav och förordningar finns relevanta rutiner. Institutionens anställda är medvetna om regler rörande deras arbetsuppgifter och verksamhet. Övriga krav är igenomgångna att de gäller och att de efterlevs. Uppföljning av krav angående utbildning ligger i institutionens miljöledningsrutiner och uppsatta mål.

2 2 (19) Objekt/rutiner Frekvens Metod Kontrollerat Kommentar (datum) Kontorsarbete Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 5/ se rapport Lunchrum Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 5/ se rapport Resande Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 4/ se rapport Fältarbete Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 5/ se rapport Inköp till kontor Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 11/ se rapport möte med ITsamordnare och kontorsinköpare 13/ Kemikaliehantering Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 5/ se rapport Offentlig upphandling Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 5/ se rapport Grundutbildning Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 4/ se rapport Forskarutbildning Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 4/ se rapport Forskning Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 4/ se rapport Källsortering Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 5/ se rapport Nödlägesberedskap Årligen vid Intervjuer, platsbesök intern 5/ se rapport

3 3 (19) 2 Uppföljning av Avvikelser Avvikelse Inkom Beskrivning Trolig orsak/åtgärd Avslut Återrapport A HJ: Vi saknar branskyddsombud Vi saknar skyltar vid brandsläckare Vi saknar info om uppsamligsplats A Intern ännu ej genomförd 2. Lagefterlevnaden ej kontrollerad 3. Ange hur lagarna berör er på laglistan Ingen åtgärd innan flytt 15 juni Intendenturen i nya huset ansvarar 1.Intern Relaterat till verksamhet/ hur miljöledningssystemet tar upp kraven Egen notering HJ vid extern rev 2/5 A Intern 1. Lagefterlevnaden har inte kontrollerats 2. Institutionen har inte beskrivit hur verksamheten berörs av lagar och andra krav 3. Miljöpolicyn finns inte på institutionens hemsida, vilket den ska göra enligt dok 2.0 Miljöpolicy 4. Miljöfarliga kemikalier har klassats som en betydande miljöaspekt i miljöaspektlistan, men finns inte med i den sammanfattande listan över betydande aspekter i dok 3.1 Miljöaspektlista, står inte under övervakning och mätning och har inte målsatts. 5. Handlingsplaner för de detaljerade miljömålen saknas. 6. Inköp till kontor sker inte enligt rutinen Inköp till kontor. Man har vid beställning angett att miljövänliga produkter önskas, men ej definierat vad som menas med det (miljömärkning, återvunnet material e d). 7. Inköp av IT-utrustning sker inte enligt rutinen Inköp till kontor. Inköpsansvarig har ej kontrollerat om miljömärkta alternativ finns. 8. Listan för övervakning och mätning av betydande miljöpåverkan Övervakning och mätning är inte uppdaterad (värden för 2010 är inte ifyllda). 9. Ledningens genomgång har ännu inte genomförts. 1.se ovan extern 2.se ovan extern 3.Interna hemsidan är under utveckling ej kunnat lägga info ännu. 4.Aktivitet för att lägga in i KEMIA har lagts till förövrigt har rutinen uppdaterats. 5.Justerat 6.Genomgång med inköpare att externa skall kunna våra rutiner. 7.Kontakt tagen med SLU IT. Kommer att ändra sina instruktioner men behöver rektorsbeslut för detta. Tillsvidare gäller vår egen rutin Justerat A Extern Avvikelse SVJ1 Ledningensgenomgång, missat lagefterlevnad 9.29 /4 1)Uppdatering av protokoll 2)Justering av dokument Till revisor maj 2011 A A Extern Avvikelse SVJ2 Aktivitetsplaner för att nå mål 2.1 Öka kunskapen hos studenter om hållbar utvekling måste förtydligas Extern Avvikelse SVJ3 Oordning i kemikalieförråd på gården och kontroll av brandsläckare saknas. A IN: Miljösamordnare har inte formulerat kontrollfråga till kursutvärderingar enligt 3.3, Miljömål 2.1. Endast 2 av 5 kurser har kontrollfråga i kursutvärderingen. A IN: Höstens Ledningens genomgång uteblev A IN: Kontroll av inköp av datorer. Inköp har inte skett utifrån miljömärkning. Datorer har köpts enligt SLU standard A IN: Kontroll av inköp av kontorsmaterial. Icke miljömärkta anteckningsböcker har inköpts. A Intern Intern Avvikelse KJ 1-16: 1. Bristande kunskap om miljöpolicyn bland 1)Färre kurser ange vilka: 5 st enligt )Aktiviteter för att nå målet: kontrollfråga i valda kurser 3) Ändra i rutinen för GU att den bara gäller målsatta kurser Kemikalieansvarig kontaktar och rensar inom 20 dagar Brandsläckare och skyddskåp kontrolleras alt upprustas inom 20 dagar Alternativt avveckling av förrådet. Se även F14-2. O: Byte av miljösamordnare och otydlig komunikation orsakade att införandet av kontrollfråga inte inplementerades som planerat. Å: Berörda kursansvariga har kontaktas. Ansvariga har kontaktas inför höstterminen med en påminnels om målet, ett formulerin och förra utvärderignen. Å: Uppdatering lämnas skriftligt till ledningsgruppen i feb. Frågorna har hänskjutits till Ledningens genomgång 2 mars. Å: Rutinen behöver ses över, det måste bli enkelt att göra rätt. Alternativt eller även mål kan sättas för hur enegi skall sparas på datorerna. Se även extern A12 Ny rutin klar, info skickat till IT-Stöd O: SLU-kontorsbutik sköter leverans och har inte riktigt förstått att vi inte skall ta in några icke miljömärkta pappersvaror. Även rutinen kontorsinköp behöver skrivas om så det tydligt syns vilka som är ansvariga, institutionen, SLU service, SLU lokaler, Intendenturen. Så krav lättare kan lämnas till resp. Å: Ny rutin upprättad. Å: Ny formulering av policy Visa policyn mer se F Till revisor maj 2011 Städat. Bransläckare togs bort. Juni 2011 Ev skall JTI ta över. Plan rapporterad Egen notering IN IN + se A

4 4 (19) Avvikelse Inkom Beskrivning Trolig orsak/åtgärd Avslut Återrapport personalen, policyn förväxlades med Annordna en Miljömålsworkshop miljömålen A Miljöaspektlistan ska enligt rutinen (3.1 Miljöaspektlista) uppdateras årligen, men värden Rutinen justerad, uppföljning årligen, uppdatering väsentliga förändringar eller vart 5:te år Egen notering IN från saknas. A Avstämning med miljöchefen angående laguppdatering har inte genomförts i sept/okt som Orsak: I och med miljösamordnarbyte hanns det inte med i tid Egen notering IN planerat (3.2 Lagar och andra krav) Åtgärd: Avstämning med miljöchef 20/ A Miljömålet för forskarutbildning saknar konkret handlingsplan Orsak: Det är ett område som är svårare att sätta miljömål på och ingen har hunnit planera några handlingsplaner Åtgärd: förslag tas upp på ledingens genomgång nov. Mål revideras därefter. A Uppgift om vilken nivå minskningen av pappersförbrukningen ska utgå från saknas i Justerat att målet jämförs från år Egen notering IN miljömålet A Metod för uppföljning av miljömålen för pappersförbrukning, inköp av frukt och inköp av mjölk, kaffe och te är inte angiven Åtgärd: skriv in metod Papper- metod: statistik från SLUprint. detta har inte kunna erhållas ännu. Mjölk, kaffe, te inköps av intendenturen som skall vara kravmärkt. Te har köpts in en gång utan kravmärkning. Ekologisk fruktkorg köps in, två tillfällen har ej kravmärkta bananer erhållits och reklamerats Egen notering IN Förslag till ledningensg genomgång nov om att miljömål för frukt, mjölk och kaffe/te avslutas. A Prefektens befogenheter inom miljöarbetet anges inte (4.1 Organisation och ansvar) Justerat Egen notering IN A Introduktion av nyanställda sker inte i enlighet med rutinen 4.3 Kommunikation Åtgärd: Checklista för introduktion av nyanställda upprättas där möte med miljösamordnare ingår. Dokument introduktion för nyanställda upprättas och informerar om miljöledningssystemet och var man hittar detta. Se även F14-48 A Miljöhänsyn tas inte enligt Inköp till kontor vid köp av datorer och skärmar Rutinen skrivs om och utbilning se A12 A Inköp av ej miljömärkta pappersprodukter har gjorts (4.6.5 Inköp till kontor och 3.3 Rutinen skrivs om och utbilning Miljömål och handlingsplaner) A Namn på labansvarig finns inte anslaget utanför lab (4.6.6 Kemikaliehantering) Skylt uppsatt Egen notering IN A Giftig kemikalie i ej låsbart skåp på lab Hänglås har satts på skåpet Egen notering IN A Fel uppsamlingsplats i 4.7 Nödlägesberedskap Justerat Egen notering IN A Alla betydande miljöaspekter är inte med i tabellen för övervakning och mätning Justerat Egen notering IN A Dokumentation från utbildningsinsatser finns inte med i 5.4 Dokumentförteckning Justerat Egen notering IN A Ledningens genomgång som var planerad sept/okt 2011 har inte genomförts Se ovan A Egen notering IN A Extern A1 Säkerställa att rutinen för inköp av datorer följs Krav: Eget krav, 4.4.6c Inköpsansvarig har brist på tid för sitt uppdrag. SLU standarddatorer köps in enligt ramavtal men miljömärkning är otydlig. Avvikelser har inte skrivits. SLU-IT har inte deklarerat köp utifrån SLU:s miljöpolicy och riktlinjer om grön IT i myndigheter på sin hemsida för information till IT-inköp på institutioner. Åtgärder: Miljösamordnarna skickar våra behov om stöd från SLU-IT vad gäller datorinköp till SLU:s miljöchef. Klart Juni. Inköpsrutinen anpassas för att förenkla IT inköp. Klart Juni. IT-samordnargruppen i klustret specificerar miljökriterier för inköp. Klart Juni. SLU-IT informeras om vår rutin. Klart 5 dec Vid externrev mars 2013 A IN: 3.3, Miljömål 2.1. Kursen Biological Waste Recycling är nedlagd och kan inte utvärderas som den ska. Orsak: målet inte uppdaterad efter åtstramning av budget Åtgärd: uppdatera 3.3: ersätt med TE0014 Avfallshantering A IN: Protokoll från Lednings genomgång saknas i Redovisande dokument O: Å: A Intern Enligt rutinen ska miljöaspektlistan uppdateras vid väsentlig förändring av verksamheten. O: Uppgifter om det nya huset hade endast kommit in för ett halvår efter Vid uppföljning av 2012 kommer uppgifter för ett Institutionen har flyttat till ny byggnad vilket påverkat bland annat energiförbrukningen. helår. Å: Miljöaspektlistan uppdateras i samband med övervakning i början av A15-2 Förändringar i miljölagstiftningen har inte bevakats i enlighet med rutin. O: Å: A Intern Några miljömål och etappmål och aktiviteter saknas/ej helt formulerade enligt rutin. O: Å: nya mål satta A Intern Intervju: Doktorand har inte skrivit in i sin studieplan hur projektet kopplar till hållbar O:

5 5 (19) Avvikelse Inkom Beskrivning Trolig orsak/åtgärd Avslut Återrapport utveckling då frågan inte finns med i mallen för studieplan. (Nu var just detta ett projekt som starkt kopplade till hållbar utveckling så i princip fanns ändå kopplingen med under projektbeskrivning.) Förslag: Se om det att få in frågan i mallen. Å: Diskuterat med forskarstudierektor om det går att införa i mallen. kontroll vid nästa doktorandantagning Kopplingen till hållbar utveckling i doktorandprojekt är målsatt från ht-13. A15-5 Finns ingen att följa upp miljölagstiftningen med nu när SLU inte har någon miljöchef. O: Långsam rekryteringsprocess av ny miljöchef. Å: Kontakta biträdande projektledare för SLUs miljöledningssystem och påtala detta. kontrollerat mot SLUs miljösamordnare Camilla Kjällman A15-6 Utbildningsplanen är inte fullt ut genomförd och inte förnyad O: Å: uppdateras och ny planering under mars i samband med nya mål. A Intern Uppföljning av miljömål, miljöaspekter, lagar och andra krav, utbildning, verksamhetsrutiner, avvikelser och förbättrin har inte genomförts (rutiner i 5.1 Uppföljning). O: Å: Miljöaspekter- ok Lagar och andra krav ok Utbildning ok Verksamhetsrutiner Avvikelser och förbättrin Miljömål förslag A Intendent Kemikalie stod framme i labbet (borde stå i ventilerat skåp). I övrigt stökigt. O: Bra introduktion saknas till labpersonal, som ofta endast är i labbet under kort tid som exjobbare. Ordningen i labbet är ej väl genomtänkt för att passa personal. Å: Kemikalieansvarig/skyddsombud underrättad (av Intendenturen). En forskargruppchef underrättad. Avstämning om 2 veckor med kemikalieansvarig. Ny labansvarig utses. Kontroll i vecka 16. A Inventering av kemikalieförråd ej genomförd efter flytten. Enligt rutin skall detta göras en gång per år A Extern A Extern Säkerställ/ fastställ mål med handlingsplaner i god tid enligt rutin Objektiva bevis: Nya mål ska enligt uppgit och rutin vara framtagna vid ledningens genomgång på hösten. Målen är ännu i mars ej fastställda Säkerställ at avvikelserna behandlas korrekt inom en rimlig tid Objektiva bevis: Det finns ett antal avvikelser, O: Kemikalieansvarig jobbar inte längre med kemikalier. Å: Ny kemikalieansvarig har utsetts och ska utbildas i KEMIA. O: Målen sträcker sig över flera år och omarbetning och nya mål har därför inte satts varje höst. Det är naturligare att sätta mål på våren efter redovisning av föregående års verksamhet. Vi har velat ha ett aktivt personalinflyande i målprocessen och det har tagit längre tid än förväntat. Å: Rutin 6.0 ändrad. Gemensam certifiering av MVM-centrum med gemensamma övergripande mål. Ledningsgruppen har beslutat om workshop för att sätta mål. 4/4 har förfrågan skickats till hela institutionen för att få in förslag på detaljerade miljömål. Målworshop hålls därefter för att kunna ta slutliga mål senast 31/5. Verifiering internkontroll inom 90 dagar (Nya mål med personalinflytande är satta). O: Svåra avvikelser och brist på tid. En del avvikelser har inte kunnat avslutats på grund av att målarbetet inte är avslutat. Å: Genomgång och avslutning av avvikelser, tex Dokument för pågående pågående Till Intertek Verifiering internkontroll inom 90 dagar Till Intertek

6 6 (19) Avvikelse Inkom Beskrivning Trolig orsak/åtgärd Avslut Återrapport tex A11-1, A11-4, A11-6 från internen från feb 2012 som inte är avslutade - berör bla kompetensplanering introduktion till nyanställda ska upprättas. Kemikaliecontainer ska avskaffas. Miljömålsworkshop ska hållas i april/maj. Utbildningsplanen uppdateras. Uppdatering och släckning ska ske under april månad. tex 11-1 miljömålsworkshop hålls i april/maj, 11-4 handlingsplan för miljömålet för forskarutbildning revideras under miljömålsworkshop april/maj. Avvikelser rörande lab och kemikalier åtgärdas genom ny ansvarig för lab och ny ansvarig för KEMIA samt avveckling av kemikaliecontainer Verifiering internkontroll inom 90 dagar (Felaktigheter har Verifiering internkontroll inom 90 dagar A CS Toaletterna står och rinner väldigt ofta särskilt handikapptoaletterna. (T ex A5040e) A20 O: Å: A21 O: Å: A22 O: Å: A23 O: Å: A24 O: Å: A25 O: Å: åtgärdats så ledningssystemet har säkerställt förbättring). O: Felkonstruerade toaletter & oändligt långsam hantering av hyresvärden & omedvetna toalettanvändare. Å: Skickat vidare till MVMs indentdentur som frågar Akademiska hus om en tidigare felanmälan ( ). A H ska lovar kolla igen ( ) Ev ny felanmälan om inget händer snart. Om inte A H tänker göra något så sätt upp glada informationslappar. Påminnelse skickad till A H Till CS om första åtgärd.

7 7 (19) 3 Uppföljning av F Förslag om miljömål / CS Ändring i instruktion för grundutbildning hj ¼ F Mål lågt satta Ingen åtgärd. När systemet är implementerat kan HJ 1/4 Förslag om miljövänliga färdsätt Flexibla kontoret / ER målen stärkas. Förslaget beaktas vid sättning av nya mål 2012 F Mätbarhet på tjänsteresor - Bra förslag diskuterades. Mål satta Vid extern rev 2/5 F F F F F F F Intern 2. Info till studenterna ang miljöledningssystemet länk på hemsidan- kommer snart som rutin. Hemsidan under konstruktion Instruktion i grundutbildning gäller från nu. Nya kurser skall ha information. Vid extern rev 2/5 3. Se över om befogenheten kan kan förtydligas Justerat Vid extern rev 2/5 4. Kommunikation vilka möten tas miljöfrågan upp dokumenteras de? Justerat Vid extern rev 2/5 5. Se över texten om miljökrav vid upphandling. Justerat Vid extern rev 2/5 6. Regelbunden släckningsövning- ange med vilken regelbundenhet. Justerat Vid extern rev 2/5 7. Ta bort ordet miljöutredning och kalla det bara miljöaspektlista Justerat Vid extern rev 2/5 Se checklista vid Intern Förslagen har behandlats och justeringar gjorda F Miljöpolicy; ta bort ska/ skall. Ta ev bort institutionsnamn då det står i rubriken, för att förkorta texten. Ska och skall är ändrade I policyraderna står nu endast institutionen F F F F F F F F F Gå igenom handlingsplanerna och aktiviteter ev. fler aktiviteter och se över datum då de skall vara klara Se till att gasflaskor är förankrade Se över om fler ska ha mer specificerat vad avser ansvar och befogenheter I rutin för utbildning och foskarutbildning skriv till att punkternas resultat skall dokumenteras. I forskningsprojekt specificera gärna mot vilka av de nationella miljömålen arbetet bedrivs. Efter en tid; Se över om rutinen för upphandling, leverantörsbedömning kan förtydligas/förbättras Förenkla laglistan med mindre text och hänvisa till nätet för mer detaljerad läsning Överväg om så många tomdunkar skalll stå i bekämpningsförrådet. 75 inlämnade av internrevisor KJ, se srapport från :

8 8 (19) F F F F F F F F Förslag: Lägg in planerad workshop om undervisning för hållbar utveckling. 2 workshops genomförda Kemikaliecontainern är kvar i verksamheten, står kvar vid gamla huset. Städats och brandsläckare borttagen. Kommer eventuellt att avskaffas. Delas med annan verksamhet (kan vara lite problematiskt). Förslag: Avskaffa eller se till att alla som förvarar saker där följer rutinerna (t ex sätt upp information om rutiner). 1.0 Introduktion till miljöledningssystemet Förslag: Minska negativ och öka positiv påverkan Inkludera begreppet betydande miljöaspekter när målsättningsprocessen beskrivs Miljöutredning ska vara miljöaspektlista. Ändra i figuren och texten. Ta bort den på PCdir och ha bara på intern hemsida 1.2 Miljöhänsyn flytt till klusterhuset Miljökrav i samband med upphandling i enlighet med SLU:s policy har detta gjorts? Är plastmöbler bra miljöval? Vem var ansvarig? Använda möbler avyttrades enligt turordning (andra inst., andra verksamheter, personal och studenter) Kolla upp med upphandlingsansvariga om de möbler som köptes in verkligen var bra miljöval Ta reda på hur det gick till och skriv in i dokumentet. 2.0 Miljöpolicy Syftet är att minska negativ och öka positiv miljöpåverkan Lite oklart om det är institutionens ledning som fastställt eller SLU:s. Kan vara bra att skriva att ledningen = prefekten Bra att det står att alla ska känna till vad som står i policyn och var den finns. Ett par formuleringar i policyn känns överflödiga: inom hela institutionen och vid varje tidpunkt gällande lagstiftning. Förslag: Ta bort Miljöaspekter Förtydliga hur man värderat drivkrafter när man gjort prioriteringen av miljöaspekter Miljöaspekter Ändra rutinen till uppföljning årligen (då man bedömer om den behöver uppdateras) och uppdatering vid väsentliga förändringar eller minst vart tredje/femte år 3.1 Miljöaspektlista Förslag: Syftet är att minska negativ och öka positiv påverkan. Förslag: Avsnitten omfattning och genomförande överlappar och kan slås ihop Förslag: Förtydliga hur prioriteringen gjorts (hänvisa till siffror på drivkrafter) Förslag: Skulle vara mer tydligt om summan av drivkrafterna angavs i tabell med betydande miljöaspekter Hur får man ut information från ekonomisystemet och vilket system avses? Ekonomiansvarig på institutionen har tagit ut siffror på privatbil. Förslag: Skriv vilket system man tagit ut siffrorna ur och kanske lite om hur Det är nog inte så enkelt som att man kan få statistik från hyrbilsfirmor, utan man får kolla fakturor Förslag: Ändra i texten Stämmer det att mätningen av energiförbrukning i nya huset är mer specifik? Förslag: Kolla upp med Akademiska hus Varför har examensarbeten fått lägre prioritet än grundkurser och forskarutbildning? Det kan nog vara lättare att öka antalet exjobb än doktorander. Förslag: Höj prioriteten för examensarbeten Förslag: I själva listan skulle det vara bra om det framgick vilket år siffrorna kommer från. Förslag: Statistik för tåg och flyg kan fås från Per Frimodig, lägg till i listan! Förslag: Ta bort i miljöaspektlistan att plastflaskor från lab återvinns Stämmer siffran för populärvetenskap? I så fall förbättringspotential! Kan vara idé att följa upp antal pressmeddelanden om möjligt. Se A6 Ok Ok Ok Ligger kvar på PCdir men ingen hänvisning sker dit längre IN Åtgärdat IN Å: Nytt gemensamt dokument införs O: se A Å: Nytt gemensamt dokument införs

9 9 (19) F F F F Förslag: Kolla upp siffran Förslag: Kolla om det går att övervaka antal pressmeddelanden 3.2 Lagar och andra krav Förslag: Kan vara bra att bestämma till vilken ledningens genomgång (höst eller vår) som listan över externa krav ska uppdateras Förslag: Föreskrift om förvaring av kemikalier KIFS 2008:2 med några allmänt hållna formuleringar om förvaring lägg till i laglista Bekämpningsmedel önskar en förtydligande formulering om vad som gäller allmänt för de olika klasserna av bekämpningsmedel Förslag: Skriv in det i listan och i dok om kemikaliehantering Förslag: Kraven i standarden kanske kan sammanfattas lite kort i listan (andra krav) Förslag: Hela SLU ska certifieras när? (andra krav) Har ET uppdrag från Naturvårdsverket och vattenvårdsförbund? (andra krav) Förslag: Kolla vilka uppdragsgivare man har 3.3 Miljömål och handlingsplaner Förslag: Negativ och positiv påverkan Mål måste inte vara kvantifierbara utan mätbara där så är möjligt enligt standarden (stycket Genomförande) Förslag: Ändra text Finns möjlighet att byta till snålare bil? Informationsaktivitet för att öka användning av bilpool? Skapa egen bilpool i klustret med miljöbil för ärenden? Förslag: Lägg till aktiviteten informera om miljöbilspool Förslag: Diskutera på klusternivå om det är möjligt att köpa in Kan bli svårt att skicka ut e-post om videokonferens. Bättre kanske att köra flera utbildningstillfällen. Förslag: Arrangera ett antal utbildningstillfällen i mindre grupper Onödigt att följa upp hur många datorer som har dubbelsidigt när målet (och dess nyckeltal) gäller själva pappersförbrukningen. Förslag: Ta bort nyckeltal från aktiviteterna Förslag: Alla datorer är ju i princip märkta med energy star så detta mål blir lite tandlöst. Bättre att sätta mål för hur stor andel som ska vara miljömärkt. Förslag: Lägg in 2013 som slutdatum för utbildningsmålet i själva målet och lägg in den planerade workshopen om undervisning för hållbar utveckling som aktivitet. Förslag:Forskarutbildningen är ett svårt mål. Kan vara svårt för institutionen att styra över, beror på anslag. Ev byta till examensarbeten? 4.1 Organisation och ansvar Förslag:Forskargruppchefer lägg till ansvar för att policy följs Kompetens, utbildning och medvetenhet Har organisationen tillhandahållit utbildning eller vidtagit andra åtgärder för att täcka behoven?

10 10 (19) F Ja, ett flertal utbildningsinsatser har genomförts och dokumenterats. Förslag: Skriv in de redovisande dokumenten i dokumentförteckning Förslag: Uppdatera i bilagan Utbildning och kompetensutveckling Respektive chef menas gruppchefer eller andra chefer? Förslag: Förtydliga F F Vad betyder upprätthålla kunskaper i det övergripande miljöledningssystemet? Förslag: Förtydliga Förslag: Bilagan behöver uppdateras Förslag: Lägg till workshop om hållbar utveckling i undervisning och utymningsövning i nya huset Kommunikation Förslag: Förbättra rutinen Introduktion till nyanställda genom att beskriva i text hur man ska kommunicera mer i detalj, särskilt till nyanställda där det verkar finnas behov av att utveckla ett bra sätt att informera. 4.5 Dokumentstyrning Stämmer det att dokumenten ligger på PCdir fortfarande? Förslag: Ändra text F F F Gruppchefer får också fastställa dokument Förslag: Lägg till i text Skriver prefekten på ett beslut om fastställande? Borde finnas något smidigaresätt att lösa det på Förslag: Ha ingen särskild rutin för prefekten utan låt denne fastställa på samma sätt som andra. Vad säger SLU:s rutiner för diarieföring? Räknas bilagor som arbetsdokument? Utarbeta ett bra system tillsammans med någon på diariet. Förslag: Kolla upp med personal på diariet Kontorsarbete Förslag: Kopiering samma sak står två gånger Förslag: Energispar kopiatorer vem ska se till detta? Förslag:Varför står sista punkten (stäng av dator) för sig själv och inte i listan? Ändra i text Resande Konferenstelefon bokas via IT-samordnare Förslag: Skriv detta Resande Man kan också använda Skype för resfria möten Förslag: Lägg till Val av plats för möten välj en plats som så få som möjligt behöver resa till och som är lätta att nå med kollektivtrafik Förslag: Lägg till Båtresor såg att Trafikverket hade siffror om båttrafik Förslag: Kolla upp Enligt lag ska miljötaxi väljas. Förslag: Förtydliga att detta är något man måste göra Förslag: Har hört att självbokning via nätet fungerar igen, så lägg ev. till det Ändrat

11 11 (19) F F F F F F F Vad betyder det att Ultuna är vattenskyddsområde, får man inte spola av bilen där? Förslag: Förtydliga Vore trevligt med en kort sammanfattning om vilka miljökrav som ställs på bilar Förslag: Lägg till Fältarbete Ska inte reglerna hos försöksvärden följas (står bör) Förslag: Ändra till ska Fältarbete Vad innebär det rent praktiskt att allemansrätten ska respekteras? Förslag: Lägg till information om det (särskilt viktigt för utländska medarbetare) Inköp till kontor Datorer och skärmar sker inte enligt rutinen. Förslag: Ta ett möte med alla IT-samordnare och miljösamordnare i huset och diskutera fram en ny rutin som gör det enklare att köpa miljömärkta produkter och hanterbart med support, installation m m Inköp till kontor inköp av kontorsmaterial Förslag: Se till att leverantören förstår att man enbart önskar miljömärkta pappersprodukter. Skriv om rutinen så att den stämmer med verkligheten och ansvarsfördelning för olika inköp blir tydligare. Förslag: Fler produkter är märkta med EUs miljömärkning nu. Kolla upp för vilka produkter denna märkning är relevant. Förslag: Kan vara smart att skriva KRAV, EU-eko eller motsvarande på frukt Kemikaliehantering Är namn på rumsansvarig anslaget utanför lab? Förslag: Listan på lab och ansvariga behöver uppdateras Varför ska bara ett fabrikat av varje sort förekomma? Förslag: Förtydliga eller ta bort Vad är det för referens som ska anges i rapporten vid kemikalieinköp? Förslag: Förtydliga eller ta bort Förslag: Gastuber ska också in i KEMIA Förslag: Förtydliga texten om förvaring. Det står i säkerhetsdatabladen som man kan hitta i KEMIA hur kemikalien ska förvaras. Det är väl Thorbjörn Alwehammar som ansvarar för Anders Werners arbetsuppgifter nu? Förslag: Uppdatera Rutinens användbarhet? Förslag: Önskemål om att lägga in information om säkerhet för att på så sätt göra rutinen mer användbar vid t ex introduktion av nya medarbetare Offentlig upphandling I nya SLU-policyn står inget specifikt om upphandling. Räcker väl med att skriva att miljökrav ska ställas vid upphandling? Förslag: Ändra text Grundutbildning Vad gör en kursansvarig eller lärare när det kommer synpunkter från studenterna om miljö? Förslag: Lägg till att kursansvariga ska föra vidare synpunkter från studenter till ändrat Se A Se A11-10 Anders Werner jobbar fortfaranade kvar, dock inte inne alla dagar. Anders har hand om KEMIA

12 12 (19) miljösamordnare F F F F F F F F Grundutbildning Har man formulerat fråga till kursvärdering (enligt miljömålet om grundutbildning) och testat den? Förslag: Undersök om det är möjligt att börja göra kursvärderingar i Fronter Förslag: Ta med en fråga om miljö (både miljö i kursinnehållet och miljöanpassning av genomförandet) redan på mittkursuppföljningen för att öka chanserna att få in synpunkter från studenterna Grundutbildning Har man ändrat någon kursplan och stärkt miljöinnehållet? Förslag: Johan får frågor om energisystemen i MVM-huset. Vore bra om miljösamordnarna tog reda på hur de ser ut (t ex om det är fjärrvärme, vilken typ av kylning) Förslag: Studenterna på Johans kurs förflyttar sig mycket mellan SLU och Ångström. Uppmuntra studenterna att cykla istället för att åka bil genom att sätta tak på cykelställ eller ännu hellre ordna ett cykelgarage med lite uppvärmning. Förslag: Dokumentet gäller ET, inte hela SLU, så skriv om hur många av institutionens kursersom är miljökurser istället Forskarutbildning Forskarutbildningsplanen = individuella studieplanen Förslag: Ändra i texten Forskarutbildning Förslag: För att göra rutinen mer användbar för doktoranden kan man behöva konkretisera vad som ska stå i individuella studieplanen. En idé är att skriva något om vilka nationella/internationella miljömål projektet kopplar till. Förslag: Det kan vara bra att lägga in i rutinen att man även ska reflektera över positiv och negativ påverkan när man uppdaterar studieplanen årligen Forskarutbildning Förslag till förbättringar i rutinen om forskarutbildning? Förslag: Raida berättar att man nyss har börjat med handledarkollegium och att det är ett bra forum för att diskutera fler sätt att öka positiv miljöpåverkan från forskarutbildningen. Institutionen vill vara ett föredöme (inte SLU) Förslag: Ändra i text Forskning Förslag: Fundera över om det finns andra sätt att öka positiv påverkan från forskning än att ändra innehållet, t ex hur man når ut med forskningen till allmänhet och stakeholders Källsortering Ska alla skicka tillbaka toner och ansvara för vitvaror? Förslag: Se över listan och de ansvariga personerna Farligt avfall Är det aktuellt med egentransport längre? Förslag: Ta bort Å: rutin uppdateras för nya huset Å: Nytt gemensamt dokument införs Nya rutiner för nya huset

13 13 (19) Rörigt stycke om emballering och transport. Kan man förenkla och lägga in en referens till mer info (t ex SLU säkerhet). Det är nog inte nödvändigt för den enskilde medarbetaren att känna till alla detaljer. Förslag: Skriv om och förenkla. Skriv vem som berörs (detta behöver du som vanlig anställd känna till och detta behöver vaktmästare veta) Den som lämnar avfallet (institutionen) är skyldig att se till att ett transportdokument upprättas (men entreprenören brukar göra det). Skriv något om att vi ska kontrollera attdet blir gjort. Förslag: Lägg till F F F F F F F F F F Journal för farligt avfall används väl inte? Förslag: Ta bort 4.7 Nödlägesberedskap Förslag: Lägg i övningar i nödlägesberedskap i utbildningsplan Förslag: Absorptionsmedel i vitfärgade hinkar. Mindre specifik formulering. SLU:s miljöchef ska informeras om olyckor och incidenter genom ett särskilt avvikelsesystem (ISAP). Förslag: Lägg till i texten, länk Miljöriskinventering fundera över värderingen. Är det större risk att man spiller stor mängd kemikalie än att det börjar brinna? Varför är det mindre sannolikt att brand uppstår på lab än på kontor? Förslag: Överväg att ändra bedömning 5.1 Uppföljning Förslag: Ändra till vart tredje eller femte år Förslag: Tabellen som saknar innehåll kan tas bort Övervakning och mätning Syftet är inte ett syfte Förslag: ändra text Förslag: Se till att alla betydande miljöaspekter är med Har organisationen för att följa upp uppfyllelse av lagkrav ( )- upprättat rutiner för regelbunden utvärdering? Förslag: Ange tidsperiod för uppföljningen Har organisationen för att följa upp åtagandet om att följa andra krav ( )- upprättat rutiner för regelbunden utvärdering? Förslag: Specificera att rutinen gäller både uppföljning av lagar och andra krav Avvikelser och förbättrin Förslag: Lägg till information om incidentrapportering ISAP Intern Finns en rutin för upprättad som behandlar - ansvar och krav för rapportering av resultat? Förslag: För tydlighets skull lägg till rapportskrivning under ansvar också - ansvar och krav för bevarande av dokumentation? Förslag: Lägg till information om diarieföring av srapporter. 5.5 Intern Dokumentet handlar om intern (ej extern) Förslag: Ta bort Förslag: Ange en tidsperiod för genomförande av Förslag: Revisionsprogram finns inte. Skriv istället något om att revisorn ska ta stickprov på alla delar av systemet (alla kravelement i standarden) F Ledningens genomgång Förslag: Vilka som ska vara med för att ledningsgruppen ska anses beslutsmässig Å: Nytt gemensamt dokument införs

14 14 (19) F15 - Undran Feb 2012 kanske ska stå på en mer framträdande plats än under ansvar. Undran, CS: Är det fler än jag som råkar ut för att toapappret ofta blir kvar i toan när man spolar? Då spolar man igen och det blir mycket extra vatten. Hög hållfasthetpå toapappret, luftfickor i vikt papper Prata med institutionsn toalettforskare Mail till CS F16 5 Mars 2012 Förslag från Ledningensgenomgång: - Vi borde även kunna ha ett miljömål för forskning och inte bara för forskarutbildningen. - CS tog upp att en tredje positiv miljöpåverkan är samverkan med omvärden. Diskuterat med MVMs samordnare. Fel på toalettstolar anmäls till Akademiska hus. Rekommenderar CS att anmäla till A-hus. O: det har varit svårare att sätta mål för forskning jmf t ex pappersförbrukning Å: Process påbörjad med att utforma mål F17 5 Mars förbättra instruktionena angående utbildning och forskarutbildning. F18 5 Mars 2012 Vi bör jobba mer med positiv uppmuntran kring resor till och från arbete -Tydliggör att det finns cyklar att låna på institutionen (var, hur boka osv.) Å: Undersök om det är möjligt att lägga till pressmeddelanden, remisssvar, debattartiklar i bevakning Å: En transportenkät har genomförts vt -13 för att få underlag om lokalt resande. Sen får ytterligare åtgärder vidtas. Enkät skickad till SLUs miljökoordinator 17/6-13. F19 5 Mars Genomför en miljögenomgång av huset (för att skicka till miljöchefen och Akademiskahus). Info från Akademiska hus maj

15 15 (19) -Samla på information om vad som hade kunnats göras bättre från början (inför kommande byggen) F20 5 Mars 2012 Förslag att hänga upp miljöpolicyn på lämliga platser Upphängt F F F Miljöaspektlista Förslag: Syftet är att minska negativ och öka positiv påverkan. F F Miljöaspektlista Förslag: ange när den senast uppdaterades F F F F F F F : Gå igenom förbättrinen från senaste intern Har miljöpolicyn meddelats till och förståtts av alla som arbetar inom organisationen? Förslag: Mer insatta i miljöledningssystemet så att man förstår policyn. Konkretisera policyn med bilder? Prata med kommunikatören om hon har några bra idéer. 3.1 Miljöaspektlista Förslag:Resursförbrukning vid kontorsarbete borde inkludera datorer och annan utrustning Lagar och andra krav Förslag: Kontrollerat datum kanske i stället ska vara gäller från. 3.3 Miljömål och handlingsplaner I syftet ange att målen sätts på både negativa och positiva miljöaspekter Förslag: skriv in i texten Miljömål 1.1, otydligt för vilka år målet gäller Förslag: skriv in i rubriken Aktivitet för att nå mål 1.2 saknas Förslag: Sätt nya aktiviteter eller avsluta målet Utbildning och kompetensutveckling Vad menas med grundläggande miljökompetens? Förslag: Specificera Förslag: Ändra Plan för kommande två kalenderår till Utbildningsplan för 2011 och 2012 Otydlig numrering av aktivitet Ska aktivitet även följas upp efter 2011? Förslag: ändra till 1.3 Å: Ändrat ingen Å: År för införda uppgifter är inlagda. Datum anges som vanligt i sidhuvudet ingen

16 16 (19) F Bra sätt att långsiktigt öka antalet sökande doktorander genom kompetensutveckling för handledare! Har handledarna gott rykte söker sig troligtvis för doktorander till institutionen. Förslag: Skriv träffar för handledare. Å: Införs i nya miljömålen F F F Dokumentstyrning Ligger dokumenten fortfarande på PCdir? Förslag: Ta bort i texten. Har det skett förändringar i dokumenten sedan förra internen utan att datum för fastställande har ändrats? Förslag: Var noggrannare med fastställande av dokument sker inte enligt rutin i 4.5 Dokumentstyrning så att inte förändringar i dokument görs utan att dokumenten har fastställts på nytt (sidhuvudet har inte uppdaterats) Kontorsarbete Efterlevs rutinen? Förslag: Inkludera kontorsarbete i nästa intern. F Resande Är länk till bokning av videokonferens och länk till system för e-möten uppdaterade? Förslag: Uppdatera F Resande Enligt lag ska miljötaxi väljas. Förslag: Förtydliga att detta är något man måste göra F F Inköp till kontor Välj främst datorer, skärmar med miljökrav Förslag: Ta bort främst F F F Resande Hur fungerar resande-rutinen i praktiken? Förslag: Kolla med hyrbilsfimorna om vi framför allt får miljöbilar och inga andra specifika krav ställs. Kolla med Karin först om hon redan gjort det eller om det var resbokningsbolaget hon kontaktade. Förslag: Meddela trycktjänster att miljömärkt papper ska användas Kemikaliehantering Är dokumentet fortfarande under uppdatering? Förslag: Uppdatera klart eller ta bort från rubriken. SLU Säkerhet ser till (kontrollerar?) att mängden inte överskrids. Förslag: Ändra? F21-24 Innehåller kemikalielistan i KEMIA alla kemikalier som används? Förslag: Kolla upp F21-25 Är utfasade kemikalier utsorterade och borttagna ur KEMIA? Ska enligt rutin göras i januari varje år. Förslag: Kolla upp F Grundutbildning Förslag: I punkt 6 även lägga till synpunkter från studenter Å: inaktuellt ionm sammanslagning Å: uppdaterat Egen notering IN Å: uppdaterat Egen notering IN ändrat Se A Se A

17 17 (19) F F F F Förslag: Studierektor går igenom kursplaner och ser över att kursernas miljöinnehåll specificeras på kurshemsidan Forskarutbildning / Forskning Förslag som framkom: Ange vilket/vilka nationella miljömål som forskningsprojekten kopplar till. Synliggör institutionens forskarinsatser för att jobba mot ett mer hållbart samhälle. Intervjuad påpekar att sitta trångt innebär mindre kontorsyta som behöver värmas upp och därmed mindre påverkan på miljön. Går detta att använda? Forskning Rutinen används inte men det skrivs ändå debattartiklar och remissvar med stark koppling till miljö. Det är finansiärernas krav som avgör forskningsprojektens innehåll. Efterfrågar de att utveckling i miljöfrågor specificeras så görs det annars inte. Önskar att tillföra vetenskaplig kompetens till SLU:s miljöarbete. Om nu SLU vill vara ett universitet i världsklass. Det finns flera forskningsrapporter inom området som bland annat visar att ledningens engagemang är det viktigaste för att få ett bra ledningssystem. Önskar att möta SLU i denna fråga i t ex en workshop. Det vore även bra om SLU ville ta del av dokument och erfarenheter från vårt miljöledningsarbete. F Farligt avfall Är det aktuellt med egentransport längre? Förslag: Se över om detta fortfarande görs eller om det är bestämt att avfallet ska hämtas av entreprenör. F F F Nödlägesberedskap När gjordes miljöriskinventeringen? Förslag: Ande datum då miljöriskinventeringen gjordes så det går att se när det är dags för uppdatering. 5.1 Uppföljning Rutin för uppföljning av miljöaspektlisan skiljer sig från rutin angiven i 3.1 Miljöaspektlista Förslag: Ändra till rutinen som anges i 3.1 Miljöaspektlista Uppföljning av miljömål och avvikelser bockas väl av i dokument 5.1 Uppföljning Tabell och inte tabellen i slutet av dokumentet? Förslag: Ändra till dokument 5.1 Uppföljning Tabell och ta bort tabellen i slutet av Å: sköts genom MVMs vaktmästeri numera

18 18 (19) F F F dokumentet. 5.1 Uppföljning Tabell Kontorsarbete saknas i tabell för uppföljning Förslag: Lägg till Övervakning och mätning Värden för jan-juni 2011 saknas Uppdatera 5.5 Intern När ska intern ske? Förslag: Ange att lämpligen ska ske i tex nov-dec eller innan ledningens genomgång. F BW: Tidigare hade ET remsor som man fick låna. Det vore bra om det fanns något liknande idag. SJ-prio eller liknande (inte personligt dock)? F Studenter på MX0041 (LN, IB, EF) F (IS) F (CS) F (CS) F (CS) Samarbete med kursen MX0041 & FÖ0277: Inbjuda studenter till er. Införa studenter som miljöcoacher till institutioner Studenter kan göra minier på delar av miljöledningssystem Undersöka möjlighet att ta med studenter vid interna er Förslagen gäller främst kursstudenter men även generallt. Sätt upp information om husets energiförbrukning i närheten av informationspanelen för energin generarad av husets solcellerna. Mer källsortering på vårt våningsplan, så att man lätt kan sortera små saker. Jag saknar särskilt metallåtervinning. Metallåtervinning har stora miljöfördelar, och en liten burk för kapsyler, aluminiumfolie och sånt vore mycket bra. Använd miljöcertifieringen som ytterligare påtryckning om temperaturen i huset. I vissa rum är det för kallt på sommaren eller för varmt på vintern. Det ska inte behöva vara så varken för arbetsmiljöns skull, men är också ett energislöseri. Jag skulle vilja ha en instruction på väggen ovanför skrivaren om hur man stoppar en pågående utskrift, när man står där och inser att man skriver ut betydligt mer än man tänkt sig. O: Å: Kontakt har tagit med kursansvarig för SLUs kurser i miljöledning och samarbete utvecklas inför vt O: Å: vidarebefordra förslag till Akademiska hus. O: Å: kontaktar IT-stöd och frågar om de kan ta fram en instruktion,

19 19 (19) F28 F29 F30 F31 F32 F33 F34 Martin Gumucio på IT enheten gör en instruktion och ser till att den blir tillgänglig vid skrivarna, Mailat ut instruktion till instirutionen,