Intern kontroll och rutiner vid inköp av stöldbegärliga inventarier

Transkript

1 Intern kontroll och rutiner vid inköp av stöldbegärliga inventarier Lysekils kommun Revisionsrapport Mars 2013 Henrik Bergh

2 Innehåll Uppdrag...3 Genomförande...3 Sammanfattning...3 Förslag till åtgärd...3 Granskningsiakttagelser...4 Rutiner för registrering av inventarier - investering...4 Övriga rutiner för registrering av inventarier...4 Anvisningar för registrering av stöldkänsliga inventarier...6 Stickprovskontroll av inköpta inventarier of 8

3 Uppdrag Vi har på uppdrag av revisorerna i Lysekils kommun granskat den interna kontrollen vid inköp av stöldbegärliga inventarier. Är tillämpningen av rutinerna för leverantörsfakturor tillräckliga och ändamålsenliga ur ett internkontroll perspektiv. Är de under året införskaffade stöldbegärliga inventarier upptagna på en inventarieförteckning och förvaras de där de ska på ett säkert sätt Genomförande Vi har kontrollerat om det finns centrala eller förvaltningsvisa anvisningar och rutiner som reglerar inköp av stöldbegärliga inventarier. Stickprovskontroller av inköpta inventarier har utförts baserat på en verifikationslista för år Controller på ekonomikontoret har lämnat svar på frågor om tillämpade rutiner och intern kontroll vid förteckning av kommunens anläggningstillgångar och har också medverkat vid förfrågningar till respektive förvaltning om de rutiner som tillämpas. Sammanfattning Vi bedömer att det finns brister i den interna kontrollen vid inköp av stöldbegärliga inventarier vilket delvis sammanhänger med att det saknas centrala anvisningar. Vid inköp av inventarier tillämpas en mängd olika rutiner som av olika skäl används för att förteckna inköp av inventarier men dessa är inte alltid är dokumenterade vilket försvårar kontroll och uppföljning vid test av inköpta inventarier. Förslag till åtgärd Efter genomförd granskning av den interna kontrollen vid inköp av stöldbegärliga inventarier vill vi framföra följande förslag till åtgärd: Vid aktivering i anläggningsregistret bör man alltid skriva in det verifikationsnummer som tillhör investeringen. Det finns också möjlighet att införskaffa särskilda program för märkning och registrering av inköpta inventarier i ett anläggningsregister. Vi anser att attestant i större utsträckning bör utnyttja möjligheten att vid attest av faktura även få en bekräftelse i särskild kommentars ruta av att inköpta inventarier har mottagits. Kommunens nämnder och förvaltningar bör dokumentera de rutiner som idag används för att förteckna olika inköp av inventarier och samtidigt också klargöra vem som ansvarar för att rutiner följas upp. De fastställda rutinerna bör också översändas till ekonomikontoret i syfte att erhålla en samlad bild av den interna kontrollen vid inköp av inventarier till kommunen. 3 of 8

4 Vi föreslår slutligen att det upprättas en gemensam anvisning för kommunen med regler för hur inventarier och stöldbegärlig egendom skall förtecknas samt regler för utrangering och försäljning av inventarier. Granskningsiakttagelser Rutiner för registrering av inventarier - investering Alla inköp av maskiner och inventarier som bokförs som en investering via en särskild projekt kod blir förtecknade i ett anläggningsregister oavsett om de är stöldbegärlig eller inte. Vår kommentar: Vid aktivering i anläggningsregistret bör man alltid skriva in det verifikationsnummer som tillhör investeringen vilket också görs ibland men inte konsekvent. På aktuell verifikation och faktura kan finnas många viktiga uppgifter såsom serienummer, modell, pris och garanti. Det finns också möjlighet att införskaffa särskilda program för märkning och registrering av inköpta inventarier i ett anläggningsregister. Övriga rutiner för registrering av inventarier Attest Vid kontroll av fakturor krävs det godkännande/kontering samt attest av två olika personer. Då det ännu inte finns några tillämpningsanvisningar till attestreglementet kan det framstå som oklart vem som har till uppgift att utföra mottagningsattest av att inköpta inventarier erhållits. Vår kommentar Vi anser att attestant i större utsträckning bör utnyttja möjligheten att vid attest av faktura även få en bekräftelse i särskild kommentars ruta av att inköpta inventarier har mottagits. Registrering På förvaltningarna finns det olika rutiner för registrering av inventarier som kan ha olika syften men rutinerna är inte alltid tillräckligt dokumenterade. Vi har tillsammans med ekonomikontoret listat några förekommande rutiner för registrering av inköpta inventarier. Datorer Datorer finns registrerade i anläggningsregistret men man kan inte här identifiera och spåra varje maskin utan det beskrivs i ett sidoordnat Excell ark. För IT datorer finns en särskild rutin där datorer märks upp med namn och serienummer när de kommer in och de registreras i servicesystemet MMK. Varje tertial skickas det ut en lista på vilka datorer verksamheterna har i samband med debitering. Datorer som anmäls som stulna registreras i servicesystemet MMK. Datorer, skärmar och internet- 4 of 8

5 utrustning märks med serienummer, inköpsdatum, leverantör, märke, modell och stöldskyddsnumret samt en grundregistrering på verksamhet och plats där det ställs första gången. På gymnasieskolan och vuxenutbildningen finns det datorer på leasingavtal som eleverna har och här finns en lista på samtliga datorer och avtal där det står personnummer på vilka som har datorerna. Konst I anläggningsregistret kan man se utsmyckning och konst och det som är aktiverat i anläggningsregistret kan spåras. Idag finns det även en förteckning över konst i ett Excell dokument men arbete pågår för att lägga in förteckningen i ett program som verksamheten har för detta. Mobiltelefoner En tjänsteman på serviceenheten har muntligt beskrivit rutinen vid inköp av mobiltelefoner där det anges att kostnadsmässigt är det abonnemang som det är mest värde i och mobiltelefonerna har mindre värde. Abonnemangen finns det register över i Telias portal. Fakturor till varje abonnents mobil finns där man kan spåra samtal., tider, nummer, mm. Vid köp av mobiltelefon så kommer cheferna in med rekvisition där man beställer mobil och telefonabonnemang. Beställning måste komma från en chef och det är också cheferna som skall lämna tillbaka mobiltelefonerna när någon slutar och det är upp till cheferna att ha kontroll på detta. På ett år är det en telefon som är stöldanmält. Det finns inte någon skriftlig dokumentation över rutinen för inköp av mobiltelefoner men rekvisitionsblankett finns tillgänglig på kommunens intranät. Musikskolan Det finns en rutin på musikskolan som är protokollförd men inte nedtecknad som en särskild rutin. Personalen på musikskolan är instruerad att i de fall nyinköp medgivits förser chefen med de nödvändiga uppgifterna beträffande fabrikat, modellbeteckning mm. Detta för att kunna föra in nyinköp i inventarielistan. Inventarier märks unikt med en intern sifferserie med hjälp av en märkpenna som man lånat från polisen. Enligt nuvarande rektor på Musikskolan så har arbetet med att sammanställa uppgifterna i ett register påbörjats men det kan likväl finnas inköp som inte kommit med på lista och förteckningen över inköpta inventarier till Musikskolan i form av högtalare och musikinstrument, mm. Fastighetsenheten Det finns en lista på inventarier som följde med till fastighetsenheten när man delade tekniska kontoret till LEVA och fastighetsenheten. Listan är idag inte något levande dokument som uppdateras eller som man gör någon kontroll på. Serviceenheten Enhetschef på serviceenheten uppger vid vår granskning att han via sin egen dator har ett program där han för ett register med förteckning över fordon och andra inventarier som serviceenheten har hand om. Någon dokumenterad rutin eller anvisning för hur denna förteckning skall föras och var den skall förvaras samt hur den skall följas upp finns inte. Gullmarsgymnasiet Rektor för Gullmarsgymnasiet har vid vår granskning uppmärksammat oss på att det finns en ansvarig lärare för varje institution (exempelvis musik på estetisk linje) som i sin tjänst har ansvar för att hålla 5 of 8

6 uppsikt över de inventarier som köps in till respektive institution, Någon skriftlig rutinbeskrivning eller anvisning över hur denna uppsikt skall utövas eller hur inventarierna skall förtecknas finns inte. Vår kommentar: Kommunens nämnder och förvaltningar bör dokumentera de rutiner som idag används för att förteckna inköpta inventarier och samtidigt också klargöra vem som har ansvar för att rutiner följs upp. Anvisningar för registrering av stöldkänsliga inventarier Det finns inga centrala anvisningar för registrering av stöldkänsliga inventarier. Vår kommentar Vi föreslår att det upprättas en gemensam anvisning för kommunen med regler för hur inventarier och stöldbegärlig egendom skall förtecknas samt regler för utrangering och försäljning. Stickprovskontroll av inköpta inventarier Vi har utifrån stickprov slumpmässigt kontrollerat inköp av inventarier på driftbudgeten år 2012 baserat på en verifikationslista för kostnadsslag 641 förbrukningsinventarier. Inköp av 1 styck Sjösala Ella Elcykel artikelnummer N Size Sil Faktura kr (exklusive moms) Verifikation (fakturanummer: FA ) Leveransdatum Fakturadatum Leverantör Team Sportia Lysekil Kommunens referensnummer: Kommunens namngivna referens. Serviceenheten Cykeln förvarades i ett garage/förråd vid kommunkontoret. Vid vår kontroll framkom att El cykeln har förtecknats i ett dataprogram och ett register som serviceenheten har upprätta för de fordon mm som serviceenheten han ansvarar för. Enhetschef på serviceenheten som sköter förteckning av aktuella fordon uppger att det inte finns någon dokumenterad rutin på service enheten för hur detta register skall föras samt var det skall förvaras utan detta var något han sköter själv. Inköp av 1 styck Sony stereohögtalare CFD RG880CP Faktura kr (exklusive moms) Verifikation (fakturanummer 2400) Leveransdatum Fakturadatum Leverantör Lysekils Radio TV Kommunens referensnummer of 8

7 Kommunens namngivna referens Kenneth Lööf Attestant Kulturchef Pär Bäckström Musikskolan (slutade sommaren år 2012) Vid samtal med nuvarande rektor på Musikskolan så uppgav han att den aktuella högtalaren var ambulerande och inte placerad på någon bestämd plats. Stereohögtalaren var inte registrerad på den version av Musikskolans inventarielista som vi erhållit via controller på ekonomikontoret. Inköp av 1 styck Stagepiano Yamaha modell P155B Faktura kr (exklusive moms) Verifikation (fakturanummer ) Leveransdatum = skickas Fakturadatum Leverantör Sound Täby Kommunens referensnummer Attestant kulturchef Pär Bäckström Musikskolan (slutade sommaren år 2012) Vid samtal med nuvarande rektor på musikskolan så uppgav han att pianot fanns i orkestersalen på Musikskolan. Pianot var inte registrerat på den version av Musikskolans inventarielista som vi erhållit via controller på ekonomikontoret. Inköp av 2 stycken Fotbollsmål TF -11 manna Quick lift Faktura kr (exklusive moms) Verifikation (fakturanummer 34980) Leveransdatum Fakturadatum Leverantör Sound Täby Kommunens namngivna referens Torgny Jansson. Fritidsenheten Kommunens referensnummer: Finns inget angivet på fakturan Enligt namngiven referens på fritidsenheten så finns de inköpta fotbollsmålen på Kronbergsvallen Enligt fritidsenheten så finns det inte någon förteckning över de inventarier som är inköpta över driftbudgeten. Någon fysisk inventering av inköpta fotbollsmål har vi inte utfört. Inköp av 5 stycken bildprojektorer (uppförstora bild) NEC V230X 3200ANSI XGA EDU med 5 stycken högtalare och annat tillbehör Faktura kr (exklusive moms) Verifikation (fakturanummer F ) Leveransdatum Leveransadress = Gullmarsskolan årskurs 7-9 Fakturadatum Leverantör Media Poolen Västra Götaland AB Kommunens namngivna referens Ulf Jogling (datatekniker) Barn och Utbildningskontoret Kommunens referensnummer: Enligt ovan angiven referens och tillika IT tekniker på Gullmarsskolan så finns det för de inventarier han köpt in inte någon dokumenterad rutin för att stöldmärka dem eller redovisa var de är placerade. De anteckningar som han upprättar över inköpta inventarier syftar endast till att bevaka garantitider. 7 of 8

8 Enligt honom är de aktuella bildprojektorerna fast monterade i taket i ett antal lokaler i skolan men han hade inte uppgift om var just dessa 5 projektorer fanns. Den handläggare som konterar fakturor på Gullmarsskolan för också egna noteringar över alla inköpta inventarier men denna lista förs inte i syfte att redovisa var inventarierna är placerade och rutinen är inte dokumenterad. Även vaktmästare på Gullmarskolan för ett register över vissa stöldmärkta inventarier men denna rutin är inte dokumenterad. Inköp av 2 stycken Apple Mac Book PRO C gb / Artikelnr: samt 1 stycken Apple IMAC 21.5 CI GB/500GB Artikelnr: Faktura kr (exklusive moms) Verifikation (fakturanummer ) Leveransdatum inte angiven Leveransadress = Gymnasieskolan, Rikenäsgatan 2,Lysekil Fakturadatum Leverantör Dustin AB Kommunens namngivna referens Ingen angiven Kommunens referensnummer: Attest: Åse Andrén Gustavsson (rektor Gullmarsgymnasiet) Enligt rektor för Gullmarsgymnasiet så avser det inköp av 3 stycken inventarier som används av både lärare och elever vid musikundervisningen på det estetiska programmet och förvaras på institutionen för musik. Enligt rektor har den ansvariga läraren för institutionen i uppgift att hålla ordning på de inventarier som hör till institutionen. Vi har via rektor bett ansvarig lärare för musik att om möjligt insända uppgift om hur inköpta inventarier förtecknas samt om aktuellt inköp enligt ovan finns registrerat i den eventuella förteckningen. Det är enligt rektor viktigt att inköpta inventarier till de olika institutionerna blir förtecknade för att kunna styrka förlust vid eventuell stöldanmälan. Det finns inte någon dokumenterad rutin och inte heller någon anvisning för hur dessa eventuella register skall föras på institutionerna. 8 of 8