Så styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans!

Transkript

1 Genom att blicka tillbaka kan vi mäta och lära av våra resultat, som ger oss vägledning för vårt framtida arbete. Så styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans!

2

3 Styrsystemets dokument Åtagande - dialogen 4 Årscykel - beskrivning 5 Gemensamma begrepp i styrsystemet 6 Informationsansvaret 7 Arbetsenhet med resultatansvar 8» Arbetsenhet med resultatansvar 8» Verksamhetsansvaret 8» Personalansvaret 9» Ekonomiansvaret 10 Tillämpning för verksamhetsstyrning 11 Mallar för åtaganden och arbetsplaner» Mall för nämndsåtagande 14» Mall för nämndsplan 15» Mall för övriga åtaganden 16» Mall för övriga arbetsplaner 17 Årscykel 18 3

4 Åtagande-dialogen Förtroendevalda Tjänstemän Kommunstyrelsens ordförande Kommunchef Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Nämnd Förvaltningschef Verksamhets- / Avdelningschef Enhetschef Medborgare, väljare, brukare och kund Medarbetare - Arbetsenhet med resultatansvar Hudiksvalls kommun ska vara en bra kommun att leva och verka i. Kommunens uppdrag präglas såväl av lagar som av medborgarnas behov. Därför är det viktigt att vi har kommunala verksamheter som kännetecknas av hög kvalitet, ekonomisk hushållning, personligt ansvarstagande och lärande kultur. För att klara den uppgiften även i framtiden måste kommunen som arbetsgivare kunna utveckla, behålla kompetenta medarbetare och nyrekrytera inom alla verksamhetsområden. För att kunna lyckas i en allt starkare konkurrens i omvärlden krävs ett kommungemensamt styrsystem, som är känt av alla i organisationen. Var och en bär ett ansvar i att utföra sitt arbete. Men det vilar också på individen att engagera sig och vara delaktig för att kunna påverka sin arbetsgrupps resultat. Styrsystemet bygger på en fungerande dialog på och emellan alla nivåer i organisationen. Varje förtroendevald, ledare och medarbetare är en del av helheten Hudiksvalls kommun och bärare av vårt goda rykte, som förhoppningsvis ska locka andra att vilja jobba i kommunen, utveckla och etablera företag här samt flytta hit. Så styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans är ett dokument som ska underlätta arbetet med åtaganden och arbetsplaner på alla nivåer från arbetsenhet med resultatansvar till förvaltning och nämnd. När åtagandet är tecknat upprättar arbetsenheterna levande arbetsplaner där var och en tar sin del av ansvaret för att nå det som överenskommits i åtagandet. Vid löpande uppföljningar ska resultaten följas och avvikelser snabbt identifieras och åtgärdas. Vid årets slut följer förvaltningsvisa dialoger om eventuellt över- eller underskott i förhållande till åtagandet. Villkoren för dessa bygger på arbetsenhetens resultat, förvaltningens resultat samt hela kommunens resultat. Som hjälpmedel i dialogen med medarbetarna finns en årscykel, där årliga fasta inslag med bland annat budget och uppföljning finns angivna. Här ser ni var varje arbetsenhet måste lägga in arbetstid för planering och dialog för att det kommunövergripande arbetet ska fungera. Mallar för åtagande och arbetsplaner finns som stöd i detta dokument. Förhoppningen är att arbetsglädje ska prägla detta gemensamma arbete och att vi även till andra sprider en känsla av stolthet av att jobba i Glada Hudik. 4

5 Årscykel Årscykeln är ett arbetsverktyg som du till exempel kan kopiera till en overhead. Mall finns på sidan 18 och på intranätet Hint. Årscykeln kan du använda vid presentation för dina medarbetare. Detta för att underlätta förståelsen bland medarbetare när olika beslut ska tas och hur er verksamhet påverkas; planering, styrning, budget, verksamhetsutveckling med mera. Årscykeln är uppdelad i tre delar. Den innersta delen som är färgad grå står för de politiska händelserna under året och mellandelen som är orange står för händelser på tjänstemannanivå. Den blå delen är till för din verksamhet. I detta fält ska du fylla i händelser som är specifika för din verksamhet, till exempel fysisk skyddsrond och riskbedömningar. Medarbetarenkät Höstproposition Arbete med budget- och verksamhetsplanering på arbetsenhetsnivå Konterad budget Övriga åtaganden KF - beslut budget Nämnd fastställer åtagande och nämndsplan Budgetberedning 3. Delårsbokslut Nämndsdiskussion interna ramar Kvalitetsoch uppföljningsarbete i samband med bokslut KF - nämnd åtagande (Nämnd beslutar vilka övriga åtaganden som ska tecknas) KS - nämnd rapporterar uppföljning av intern kontroll Nämnd antar intern kontrollplan Genom att blicka tillbaka kan vi mäta och lära av vårt resultat, som ger oss vägledning för vårt framtida arbete. Budget- och verksamhetsdiskussioner i nämnd Prel. åtagande KF - nämnd Rambeslut Helårsbokslut inkl. beskrivning av personal/ hälsa Dialog 1. inom förvaltningarna om bokslut, budget och verksamhet Strategidiskussion Bokslutsberedning Budgetberedning 1. Vårproposition Budgetberedning 2. Handlingsplan för arbetsmiljö Dialog 2. inom förvaltningarna utifrån genomförda strategidiskussioner samt boksluts- och budgetberedningar Ledningsgrupp interna ramar Politiska händelser Arbete på tjänstemannanivå Arbetsenhetens egen planering 5

6 Gemensamma begrepp i styrsystemet Arbetsenhet med resultatansvar: när en enhet har tecknat åtagande där båda parter är överens om villkoren. Se även Åtagande. Arbetsplan: utformas på två eller tre nivåer, förvaltning, verksamhet/avdelning och arbetsenhet med resultatansvar. Arbetsplanen beskriver hur arbetet ska utformas för att uppfylla åtagandet. Se även Nämnds-plan. Bokslut: ekonomisk rapport för en bestämd tids-period. Av bokslutet framgår det ekonomiska resultatet, hur utgifterna har fördelats och finansierats och den finansiella ställningen (tillgångar, skulder) vid periodens slut. I bokslutet ingår nämndberättelserna liksom beskrivning av personal och hälsa samt uppföljning av arbetsplaner. Budget: ekonomisk handlingsplan för en bestämd tidsperiod. Budgeten anger de ekonomiska ramarna för verksamheten (löpande drift och investeringar) och hur utgifterna ska finansieras. Personalbudget ska upprättas av varje arbetsenhet som underlag för den löpande uppföljningen. Dialog: samtal mellan två eller flera personer, där olika synpunkter och infallsvinklar utbyts och respekteras. Delegationsordning: fördelning av ansvar, befogenheter och behörigheter. Effektivitet: graden av måluppfyllelse i förhållande till insatta resurser. Intern kontroll: en process där den politiska och administrativa ledningen samt övrig personal samverkar för att nå målen: 1. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. 2. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. 3. Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Intern kontrollplan: en plan för hur nämndens arbete med den interna kontrollen ska bedrivas. Kvalitet: graden av måluppfyllelse enligt åtagandet - nationella mål. Kvalitetsredovisning: se Nämndsberättelse. Nyckelord: kommunens nyckelord är beslutade och definierade av kommunfullmäktige. Solidaritet innebär att våra verksamheter ska finansieras gemensamt samt att prioriteringar alltid ska ske utifrån individens behov och med hänsyn till människors integritet. Jämlikhet innebär att alla ska ha samma bemötande och kunna vara delaktiga i samhället. God folkhälsa innebär att vi ska ge förutsättningar för levnadsvillkor som främjar god hälsa. Ekonomisk och ekologisk hållbarhet innebär att alla beslut ska vara finansierade och innebära minsta möjliga miljöbelastning. Närhet innebär att alla ges ökade möjligheter att påverka sin närmiljö. Öppenhet innebär att Hudiksvalls kommun genomsyras av tillgänglighet, lyhördhet och ärlighet. Nämndsberättelse: årlig redovisning till kommunfullmäktige av hur nämnden uppfyllt sitt åtagande. Den ska ge en samlad bild av hur samtliga arbetsenheter uppfyllt sitt åtagande. För förskolan och skolans del motsvarar det skollagens krav på ett systematiskt kvalitetsarbete. Nämndsplan: beskriver ur ett nämndsperspektiv hur nämnden ska arbeta för att uppfylla åtagandet mot kommunfullmäktige. Policy: viljeinriktning och förhållningssätt för de kommunala verksamheterna beslutade i kommunfullmäktige. Se även Tillämpning. Produktivitet: definieras oftast som kvoten mellan produktionsutfall och resursinsats till exempel kostnad per enhet. Svarar på frågan hur effektivt vi använder våra skattepengar. Reglemente: föreskrifter för nämndernas ansvar och arbete som fastställs av kommunfullmäktige. Resurser: personal, materiel, lokaler och tjänster. Tillämpning: riktlinjer för hur verksamheterna ska verka för att utifrån kommunfullmäktige beslutade policys. Tillämpningarna utarbetas av tjänstemän ofta i samråd med de fackliga organisationerna. Uppföljning: innebär mätning av uppnådda kvantitativa och kvalitativa resultat. Utvecklingsprogram: projektbeskrivning inom Lärande och kultur för åtgärder på kort och lång sikt för att uppnå kvalitetssäkrad verksamhet. Utvärdering: innebär analys och värdering av uppmätta resultat. Svarar på frågorna varför det ser ut som det gör, vad som är bra och vad som kan förbättras. Åtagande: åtagande tecknas på flera nivåer. Det anger vad varje nivå kan åta sig att utföra utifrån nyckelord och tilldelade resurser. Åtagandet ska fånga syftet med verksamheten, fokusera på väsentliga kvalitetsaspekter och vara mätbart. Åtagande tecknas mellan kommunfullmäktige och nämnd. Vidare mellan nämnd och förvaltning, verksamhetsområde, avdelning eller arbetsenhet med resultatansvar. 6

7 Informationsansvaret Information och kommunikation syftar till att nå ömsesidig förståelse och engagemang som ska leda till handling och resultat. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande information och kommunikation. Nämnd Varje nämnd ansvarar för information inom sitt ansvarsområde. Förvaltningschefer Förvaltningscheferna ansvarar för att alla medarbetare inom förvaltningen får övergripande information om organisationen och förvaltningens verksamhet och ekonomi. Arbetsledare Arbetsledarna ansvarar för att alla medarbetare på arbets- enheten får information om frågor som har betydelse för arbetet. Som representant för arbetsgivaren bär arbetsledarna ett ansvar att föra ut och motivera kommunala beslut och policys till den egna organisationen, brukare och allmänhet. Medarbetare Alla medarbetare har personligt ansvar för att hålla sig informerade genom att ta del av de informationskanaler som används. Intern information Interninformationen är grunden till en fungerande verksamhet där medarbetarna jobbar mot samma mål i trygg och öppen atmosfär. Den är dessutom grunden till den externa informationen. Välinformerade medarbetare är kommunens bästa vidareinformatörer. Medarbetare ska så långt det är möjligt informeras före allmänheten. Extern information Arbetsenheter med resultatansvar ska genom information underlätta i de ömsesidiga kontakterna mellan brukare och den egna verksamheten. Grundregeln är total öppenhet med undantag för sekretessbelagda uppgifter. Kommunens grafiska profil Anställda och förtroendevalda förmedlar varje dag Hudiksvalls kommuns service och beslut. Det är viktigt att medborgarna ser vad som är kommunalt och vad kommunen står för. Alla anställda och förtroendevalda är ansvariga för att kommunen är tydlig som avsändare såväl internt som externt. För att så långt som möjligt uppnå en enhetlig bild av Hudiksvalls kommun är det viktigt att vi konsekvent följer den grafiska profilen. Läs mer om grafiska profilen, användningen av logotypen och mallar på intranätet, Hint. Rådgör gärna med informationsavdelningen. 7

8 Arbetsenhet med resultatansvar Hudiksvalls kommun ska vara en bra kommun att leva och verka i. Därför är det viktigt att vi har en kommunal verksamhet som kännetecknas av hög kvalitet, ekonomisk hushållning, personligt ansvarstagande och lärande kultur. För att klara den uppgiften måste kommunen som arbetsgivare kunna rekrytera, utveckla och behålla kompetenta medarbetare inom alla verksamhetsområden. Som ett led i detta arbete ska alla arbetsenheter med resultatansvar teckna åtagande. Arbetsenheter med resultatansvar ska präglas av inflytande, delaktighet och positivt arbetsklimat. I Ledar- och medarbetarpolicyn står det: Uppdraget som ledare innebär att ta ansvar för att verkställa och följa upp åtagandet, ta ansvar för resultatet samt att utveckla medarbetare och organisation. Uppdraget som medarbetare innebär att tillsammans med sin arbetsledare och sina arbetskamrater utföra arbetsenhetens åtagande och att ha ett medansvar för resultatet. Ledare och medarbetare ska veta vad ansvaret för att driva en arbetsenhet med resultatansvar omfattar. På följande sidor framgår innebörden av ansvaret. Som chef/ledare har jag ett övergripande verksamhetsansvar personalansvar ekonomiansvar informationsansvar, se sidan 7 Verksamhetsansvaret Kommunens arbetsenheter (förskolor, skolor, äldreboenden, avfall, vatten och avlopp etc) utför tjänster och service till medborgarna. Som ledare för en arbetsenhet har jag följande ansvar: 1. att, tillsammans med mina medarbetare, uppfylla arbetsenhetens åtagande, samt 2. att, som arbetsgivarrepresentant, föra ut och motivera kommunala beslut och policys till den egna organisationen, brukare och allmänhet. Åtagandet visar vad arbetsenheten ska åstadkomma, det vill säga resultatet. Resultatet anges kvantitativt och kvalitativt. Till arbetsenhetens förfogande finns ekonomiska resurser för att genomföra åtagandet. Resurserna är i huvudsak skattefinansierade. Medlen, som är relaterade till åtagandet, används i personal, lokaler, materiel och tjänster. Tillsammans med mina medarbetare planerar jag verksamheten i en arbetsplan, som revideras årligen. Planen visar hur åtagandet ska uppfyllas, hur tilldelade resurser ska nyttjas och hur utvecklingsarbetet ska bedrivas. Den omfattar också hur man ska arbeta för att öka medarbetarnas professionella nivå, medvetenhet och engagemang. Arbetsplanen fyller också en funktion mot brukarna/ kunderna, kommunledning och förvaltningsledning genom att verksamhetens innehåll (kvantitet och kva-litet) och resultat redovisas på kort och lång sikt liksom efterfrågeutvecklingen. I årscykeln planerar jag in arbetsenhetens aktiviteter så de ligger i fas med kommunens övergripande planering. Kommunorganisationen består av ett antal arbetsenheter som samverkar. En viktig gemensam tillgång som ger rationalitet, styrning, stöd och utveckling är kommunens IT-stöd (intranätet HINT, PA-system, e-post, ekonomiportaler och verksamhetssystem). På arbetsenheten verkar vi därför för att medarbetarna ska ha god kunskap om IT-stöden och använda dem som naturliga hjälpmedel i verksamheten. 8

9 Personalansvaret Som ledare ska jag ha kunskap om, föra ut och motivera kommunens policydokument och tillämpningar. Att vara arbetsledare för en arbetsenhet med resultatansvar innebär att jag har personalansvar. I det ingår: Från anställning till avslut Jag ansvarar i alla personalfrågor från rekrytering till avslut av mina medarbetare. Det innebär introduktion, lönesättning, att bevilja ledigheter, schema/arbetstidsfrågor, disciplinära åtgärder och att bevaka företrädesrätt/konvertering. Det innebär också att hantera förflytt-ningar, omplaceringar och uppsägningar på grund av arbetsbrist eller personliga förhållanden. Samtal En viktig uppgift för mig som arbetsledare är att föra olika typer av samtal. Det kan vara allt ifrån medarbetar-, löne- och avslutssamtal till samtal som grundar sig på misskötsel. Att skapa goda förutsättningar för kommunikation och dialog är en viktig del av mitt ansvar. Likaså har jag ansvar för att informera och göra det tydligt var med-arbetarna kan söka information på egen hand. Samverkan I mitt uppdrag ingår att skapa förutsättningar för inflytande, delaktighet, utveckling och lärande. Arbetsplatsträffarna är ett viktigt forum för det, liksom den vardagliga dialogen som jag för med mina medarbetare. Enligt Samverkansavtalet har jag ansvar för formell samverkan med de fackliga organisationerna. I de fall det är nödvändigt ansvarar jag även för MBLförhandlingar. Arbetsmiljö Med den delegation jag har fått har jag ansvar för att utföra arbetsmiljöuppgifter enligt arbetsmiljölagen. Det omfattar den psykosociala arbetsmiljön, rehabilitering och den fysiska arbetsmiljön. Vidaredelegering Ibland är det nödvändigt att vidaredelegera vissa arbetsuppgifter. Det ingår också i mitt arbetsledaransvar. Uppföljning I samband med bokslut gör arbetsenheten årliga uppföljningar inom följande områden: Arbetsmiljö och hälsa Ledar- och medarbetarskap Kompetensutveckling 9

10 Ekonomiansvaret Att vara ledare för en arbetsenhet med resultatansvar innebär att jag tar ansvar för arbetsenhetens ekonomi. Varje år utser jag vilka medarbetare som har ett ekonomiskt delansvar. Varje persons ansvar ska preciseras. Vi är tillsammans arbetsenhetens attestanter. I attestansvaret ingår att aktivt delta i arbetet med att budgetera, påverka och följa upp arbetsenhetens ekonomi. Budget Varje år upprättar arbetsenheten en budget som speglar arbetsenhetens åtagande, det vill säga det som enheten ska uppnå. Budgetarbetet sker i samverkan med samtliga attestanter. Av budgeten ska framgå: Mina kostnadsställen, verksamheter, eventuella aktiviteter och projekt De resurser (personal, lokaler, materiel och tjänster) jag planerar att använda samt kostnad och intäkt för dessa. Min personal som sammanställs i en särskild personalbudget Redovisning Attestanter har rättighet och skyldighet att anskaffa varor och tjänster, godkänna löneutbetalningar, godkänna fakturor och bidrag för betalning med mera inom den budget vi ansvarar för. Eftersom arbetsenhetens ekonomi i praktiken påverkas redan när vi beställer varor och tjänster gör vi vissa kontroller innan beställning görs och avtal tecknas. Andra kontroller görs efter leverans när fakturan kommer. När vi godkänt och attesterat en ut- eller inbetalning innebär det att vi har kontrollerat att: Löneunderlaget är korrekt (mertid, OB, frånvaro etc) Inköpet följer fastställda beslut, normer och riktlinjer till exempel ramavtal. Ramavtalen finns på Hint. Kostnaden ryms inom budgeten Leveranser har rätt kvantitet, kvalitet och pris Innehållet i de räkningar som skickas är korrekt Rätt konton och koder används Uppföljning Den löpande uppföljningen säkerställs genom att de kostnader och intäkter som bokförs på arbetsenheten alltid först godkänts av ansvariga attestanter (två i förening). Attestanter följer löpande upp sin del av verksamheten mot budgeten, vidtar åtgärder (styr) och återrapporterar. Jag svarar för min del och för arbetsenhetens sammanfattande uppföljning samt återrapporterar och signalerar avvikelser till närmaste chef. Varje månad följer jag upp och sammanfattar verksamheten avseende ekonomiskt utfall, kvantitet och kvalitet. Vid avvikelse föreslår jag åtgärder. Om arbetsenhetens ekonomiska resultat vid årets slut uppvisar ett överskott eller underskott jämfört med budget hanteras budgetavvikelsen enligt nedan: Villkor vid överskott Arbetsenhetens nettoresultat för verksamhetsåret redovisar ett överskott mot budget. Arbetsenhetens samtliga åtaganden ska vara uppfyllda, både ekonomiskt, kvantitativt och kvalitativt. Dialog om nettoöverskottet ska ske utifrån gjorda prestationer under året samt hur arbetsenhetens åtaganden uppfyllts. Dialogen förs under förutsättning att både kommunens resultat (resultat 3) och nämndens resultat är positivt mot budget. Nettoöverskottet ska användas till aktiviteter eller investeringar som är gemensamma för arbetsenheten och vara av engångskaraktär, det vill säga kostnaderna får inte binda upp arbetsenheten för framtida drift-kostnader. Villkor vid underskott Arbetsenhetens nettoresultat för verksamhetsåret redovisar ett underskott mot budget. Vid underskott ska först undersökas om arbetsenheten uppfyllt sina åtaganden och vidtagit alla de åtgärder som anges i kommunens tillämpning för verksamhetsstyrning, se sidan 11. Därefter ska en dialog föras med arbetsenheten beträffande täckning av underskott. z z Det är förvaltningsledningens ansvar att i dialog med arbetsledaren vidta erforderliga åtgärder om arbetsenheten brister i sina åtaganden. 10

11 Tillämpning för verksamhetsstyrning Gällande lagar och förordningar markerar betydelsen av att ha balans mellan verksamhet och ekonomi på både kort och lång sikt. För att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv kommunal verksamhet ska kommunen årligen ange mål för ekonomin. Målen ska stödja en god ekonomisk hushållning och följas upp årligen. Styrningen i kommunen för att uppnå åtagandena är ett samspel mellan flera politiska ansvarsnivåer och ansvarsnivåer på tjänstemannanivå. De olika rollerna för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnd, som tydliggörs i kommunallagen, kan för Hudiksvalls kommun exemplifieras med: Kommunfullmäktige besluta i ärenden av principiell art eller ärenden som är av större vikt till exempel verksamhetsmål finansiella mål åtaganden med mål som omfattar respektive nämnds verksamhet och ekonomi budget, skatt med mera Kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet ha uppsikt över kommunala företags verksamhet uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning Nämnd ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de åtagande som tecknats med kommunfullmäktige ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de lagar, förordningar och policys som gäller för verksamheten ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt I kommunen tecknas årliga åtagande som omfattar vad verksamheten ska uppnå inom en angiven ekonomisk ram. Åtaganden tecknas på upp till fyra nivåer i organisationen; från kommunfullmäktige ut till organisationens arbets-enheter med resultatansvar. Styrningen underlättas genom gemensamma tillämpningar, som klarlägger sambandet mellan planering, genomförande, uppföljning, utvärdering och ansvar. På så sätt tydliggörs hur och att verksamheterna ska klara av tecknade åtaganden inom befintliga ekonomiska ramar. Kommunens tillämpning för verksamhetsstyrning kan ses som ett komplement till befintliga lagar och förordningar. Tillämpningen stöder en budget- och uppföljningsprocess som bland annat innebär: att planering och uppföljning genomförs långt ut i organisationen där möjligheten att påverka är stor att uppföljning sker kontinuerligt med krav på rapportering och åtgärder en fortlöpande dialog mellan förtroendevalda, förvaltningsledning och verksamhetsansvariga ett tydliggörande av nämnds åtagande och ansvar 11

12 1. Åtagande Nämnd ska utföra en god och effektiv verksamhet utifrån kommunfullmäktiges nyckelord och sitt tecknade åtagande för budgetperioden (budgetåret + 2 år). Nämnds verksamhetsområde och uppgifter framgår av dess reglemente. 2. Budgetförslag Nämnd ska upprätta förslag till rullande tre-årsbudgetar och redovisa efterfrågeutveckling, produktionskapacitet (personal, lokaler etc), kvantitet, kvalitet, nettokostnader och investeringar. 3. Intern budget Den av kommunfullmäktige fastställda budgeten är komprimerad och anger nämndens totala ekonomiska nettoram fördelad på nettoramar per verksamhetsområde. Nämnd ska därför upprätta en mer detaljerad intern budget. Nämnd äger rätt att omdisponera den interna budgeten. 4. Löpande uppföljning månadsrapport Nämnd ska ha ett fast grepp om utvecklingen av verksamheten (kvantitet, kvalitet), ekonomin och möjligheten att uppfylla åtagandet. Det gäller såväl den löpande verksamheten som investeringarna. Större enskilda investeringar redovisas projektvis. Nämnd ska löpande behandla rapporter om utvecklingen och säkerställa kontinuerlig rapportering månadsvis. Kommunens tjänstemannaledningsgrupp behandlar månadsvis utvecklingen för att säkerställa att målen nås och att händelser av betydelse även beaktas i det framåtriktade arbetet. Ekonomiavdelningen svarar för att den ekonomiska informationen ur ekonomisystemet finns tillgänglig dagligen på intranätet Hint, att strate-gisk ekonomisk information sammanställs månadsvis på Hint samt att månadsvis lämna rapport till kommunstyrelsen. 5. Löpande uppföljning - delårsbokslut Nämnd ska en gång per år lämna delårsrapport med årsprognos till kommunstyrelsen om utvecklingen av verksamheten (kvantitet, kvalitet), ekonomin och möjligheten att uppfylla åtagandet. Delårsrapporten kan ses som något fylligare månadsrapport. Rapporten omfattar perioden januari maj med en prognos till årets slut. Ekonomiavdelningen upprättar och sammanställer ett delårsbokslut för första halvåret, inklusive nämndernas prognos, till årets slut. Delårsbokslutet behandlas av kommunfullmäktige i september. 6. Avvikelser i förhållande till åtagandet Nämnd har rätt att besluta om ändrad inriktning eller omfattning av en verksamhet om det bedöms som nödvändigt eller lämpligt och ryms inom befintligt åtagande. I de fall den löpande uppföljningen visar på ett sannolikt underskott ska nämnden täcka avvikelserna inom åtagandet. Förvaltningschef ska presentera förslag till åtgärder för nämnd i samband med månadsuppföljningen. Minst två alternativa förslag ska redovisas. Åtgärderna ska vara så utformade att nämnden senast till utgången av innevarande budgetår åter når en överensstämmelse med budget. Nämnd ska fatta beslut om åtgärder enligt ovan senast åtta veckor efter det att månadsrapporten redovisats för nämnden. Besluten ska vara så utformade att nämnden senast till utgången av innevarande budgetår åter når en överensstämmelse med budget. Större åtgärder eller förändringar som nämnd vidtagit ska löpande under året redovisas till kommunstyrelsen. Om åtgärderna är av större vikt och berör fler nämnder ska samråd ske med berörda nämnder före genomförandet. Ändringar som nämnd bedömer vara nödvändiga, men som inte kan klaras av inom åtagandet, ska beslutas av kommunfullmäktige i samband med delårsrapporten. 12

13 7. Investeringar Samtliga investeringar prövas årligen i samband med beredning av budget. Varje höst fastställer kommunfullmäktige investeringsplanen för de kommande tre åren. För varje investering ska nämnden ange hur investeringen ekonomiskt påverkar resultatbudgeten, det vill säga inkludera framtida driftskostnader. 8. Bokslutsinformation Senast till kommunstyrelsen i februari ska utfallet föregående år redovisas i en sammanfattande bokslutskommuniké. 9. Överföring av medel mellan år negativt ekonomisk resultat Prövas årligen i dialog. 10. Överföring av medel mellan år positivt ekonomisk resultat Prövas årligen i dialog. 11. Årsredovisning Nämnd ska efter räkenskapsårets utgång upprätta nämndsberättelse över verksamheten till kommunfullmäktige. Det ankommer på kommunstyrelsen att sammanfatta och avsluta räkenskaperna i en årsredovisning för hela kommunens verksamhet. Årsredovisningen behandlas av kommunfullmäktige senast i april. 12. Intern kontroll Nämnd ska se till att det finns en organisation och anvisningar för den interna kontrollen. Nämnd ska årligen anta en intern kontrollplan och rapportera resultatet från årets uppföljning till kommunstyrelsen. 13

14 Mall för nämndsåtagande Utifrån kommunens nyckelord, som omfattar alla kommunala verksamheter, tecknas åtaganden mellan samtliga nivåer i organisationen. Syftet med åtagandet är att tydliggöra målen/uppdraget och förutsättningarna för uppdraget. Verksamheten ska bedrivas i enlighet med lagar och förordningar och Hudiksvalls kommuns reglementen, policys och tillämpningar. 1. Parter Uppdragsgivare: Kommunfullmäktige Uppdragstagare: Nämnd 2. Nämndsområden Nämnden ansvarar för följande områden (ange i punktform): 3. Tid Åtagande löper kalenderårsvis med prognos för åren två och tre. 4. Nämnden åtar sig 4.1 Åtagande enligt reglemente: Ange kort nämndens åtaganden enligt reglementet. 4.2 Kvalitativt åtagande: Ange den kvalitet som nämnden åtar sig att utföra. (Ange minst ett kvalitetsmål för året). 4.3 Kvantitativt åtagande: Ange per nämnds-område det antal/den omfattning som nämnden åtar sig att utföra. 4.4 Nettokostnadsåtagande: Ange totalramen nämnden förfogar över. 5. Uppföljning av åtagandet och återrapportering Uppföljning av åtagandet omfattar nedanstående områden: Kvalitet: Avser uppföljning av kvalitet i årsredovisningen. Kvantitet: Avser uppföljning av kvantitet per nämndsområde i halvårsbokslutet och årsredovisningen. Nettokostnad: Avser uppföljning av nettokostnad per nämndsområde i halvårsbokslutet och årsredovisningen. Återrapportering sker enligt tillämpning för verksamhetsstyrning. 6. Specifika uppdrag Ange till exempel projekt eller specifik verksamhet som beställts av kommunfullmäktige. Datum Kommunfullmäktiges ordförande... Nämndsordförande 14

15 Mall för nämndsplan All kommunal verksamhet ska präglas av kommunfullmäktiges nyckelord. Solidaritet innebär att kommunens verksamheter ska finansieras gemensamt samt att prioriteringar alltid ska ske utifrån individens behov och med hänsyn till människors integritet. Jämlikhet innebär att alla ska ha samma bemötande och kunna vara delaktiga i samhället. God folkhälsa innebär att vi ska ge förutsättningar för levnadsbetingelser som främjar god hälsa. Ekonomisk och ekologisk hållbarhet innebär att alla beslut ska vara finansierade och innebära minsta möjliga miljöbelastning. Närhet innebär att alla ska ges ökade möjligheter att påverka sin närmiljö. Öppenhet innebär att kommunen ska genomsyras av tillgänglighet, lyhördhet och ärlighet. Nämndsplan Nämndens åtagande (åtagande mellan kommunfullmäktige och nämnd) kvalitet, kvantitet, nettokostnader, investeringsbudget och specifika uppdrag Nämndens ansvarsområde Vilka är nämnden till för - målgrupper Nämndens vision Nämndens egna större uppdrag till förvaltningen Efterfrågeutveckling och trender Uppföljning av personal, arbete med kompetensutveckling, arbetsmiljö och motivation samt övriga strategiskt viktiga personalfrågor Uppföljning av ekonomi och verksamhet Utveckling av budgetering, styrning och uppföljning Nämndens interna kontrollplan 15

16 Mall för övriga åtaganden Utifrån kommunens nyckelord Solidaritet, Jämlikhet, God folkhälsa, Ekonomisk och Ekologisk hållbarhet, Närhet samt Öppenhet, tecknas åtaganden mellan samtliga nivåer i organisationen. Syftet med åtagandet är att tydliggöra arbetsenhetens uppdrag och förutsättningarna för detta. Verksamheten ska bedrivas i enlighet med lagar och förordningar och Hudiksvalls kommuns policys och tillämpningar. 1. Parter Uppdragsgivare: Uppdragstagare: 2. Ansvarsområde Arbetsenheten ansvarar för följande områden (ange i punktform): 3. Tid Åtagande löper kalenderårsvis med prognos för åren två och tre. 4. Innehåll Kvalitativt åtagande: Ange den kvalitet som arbetsenheten åtar sig att utföra. Kvantitativt åtagande: Ange per ansvarsområde det antal/omfattning som arbetsenheten åtar sig att utföra. Nettokostnadsåtagande: Ange den ekonomiska ram arbetsenheten förfogar över. 5. Uppföljning av åtagandet och återrapportering Uppföljning av åtagandet omfattar nedanstående områden: Kvalitet: Avser uppföljning av kvalitet. Kvantitet: Avser uppföljning av kvantitet. Nettokostnad: Avser uppföljning av nettokostnad. Personal: Avser arbetsmiljö och hälsa, ledar- och medarbetarskap samt kompetensutveckling. Återrapportering sker enligt givna riktlinjer. 6. Specifika uppdrag Ange till exempel projekt eller specifik verksamhet som beställts av förvaltning/verksamhetsområde/avdelning. Datum Uppdragsgivare... Uppdragstagare 16

17 Mall för övriga arbetsplaner Arbetsplanen ska beskriva hur arbetsenheten ska arbeta för att uppfylla sitt åtagande gentemot sin förvaltning, verksamhetsområde eller avdelning. Den är i första hand medarbetarnas verktyg. Den fyller även en funktion i förhållande till brukarna eftersom den tydliggör arbetsenhetens uppdrag och arbetssätt. Ett annat syfte är att öka den professionella nivån, medvetenheten och engagemanget. Allt kan inte beskrivas i en arbetsplan. Det är det unika i enhetens arbete som ska beskrivas. All kommunal verksamhet ska präglas av kommunfullmäktiges nyckelord. Solidaritet innebär att kommunens verksamheter ska finansieras gemensamt samt att prioriteringar alltid ska ske utifrån individens behov och med hänsyn till människors integritet. Jämlikhet innebär att alla ska ha samma bemötande och kunna vara delaktiga i samhället. God folkhälsa innebär att vi ska ge förutsättningar för levnadsbetingelser som främjar god hälsa. Ekonomisk och ekologisk hållbarhet innebär att alla beslut ska vara finansierade och innebära minsta möjliga miljöbelastning. Närhet innebär att alla ska ges ökade möjligheter att påverka sin närmiljö. Öppenhet innebär att kommunen ska genomsyras av tillgänglighet, lyhördhet och ärlighet. Arbetsenhetens åtagande Här anges det åtagande som arbetsenheten tecknat med förvaltningschef alternativt verksamhets- eller avdelningschef. Inledning Beskriv arbetsenhetens verksamhet som en del av förvaltningens ansvarsområde. Ange hur arbetsenheten är organiserad. Ange vilka arbetsenheten är till för - målgrupper. Ange vilka lagar och förordningar som i huvudsak styr arbetet. Ange för arbetsenheten de viktigaste av kommunens policys och tillämpningar. Arbetsenhetens resurser Här beskrivs de resurser som arbetsenheten förfogar över och hur de ekonomiska ramarna fördelas på personal, materiel, lokaler och tjänster. I arbetsplanen ska det framgå tidplaner vilka arbetssätt som tillämpas hur resurserna används och fördelas hur uppföljningen ska gå till hur arbetet med att motivera medarbetarna bedrivs hur arbetsmiljöarbetet bedrivs hur arbetet med kompetensutveckling bedrivs hur arbetet med verksamhetsutveckling bedrivs 17

18 Årscykel Medarbetarenkät Höstproposition Arbete med budget- och verksamhetsplanering på arbetsenhetsnivå Konterad budget Övriga åtaganden KF - beslut budget Nämnd fastställer åtagande och nämndsplan Budgetberedning 3. Delårsbokslut Nämndsdiskussion interna ramar Kvalitetsoch uppföljningsarbete i samband med bokslut KF - nämnd åtagande (Nämnd beslutar vilka övriga åtaganden som ska tecknas) KS - nämnd rapporterar uppföljning av intern kontroll Nämnd antar intern kontrollplan Genom att blicka tillbaka kan vi mäta och lära av vårt resultat, som ger oss vägledning för vårt framtida arbete. Budget- och verksamhetsdiskussioner i nämnd Prel. åtagande KF - nämnd Rambeslut Helårsbokslut inkl. beskrivning av personal/ hälsa Dialog 1. inom förvaltningarna om bokslut, budget och verksamhet Strategidiskussion Bokslutsberedning Budgetberedning 1. Vårproposition Budgetberedning 2. Handlingsplan för arbetsmiljö Dialog 2. inom förvaltningarna utifrån genomförda strategidiskussioner samt boksluts- och budgetberedningar Ledningsgrupp interna ramar Politiska händelser Arbete på tjänstemannanivå Arbetsenhetens egen planering 18

19

20 Produced by Bliard. Senast ändrad av Informationsavdelningen januari 2011.