Lansering av E-delegations Vägledning för effektiv ITförsörjning/sourcing

Transkript

1 Lansering av E-delegations Vägledning för effektiv ITförsörjning/sourcing Roger Sundberg

2 Hur väljer man rätt? Transportstyrelsens sätt. Roger Sundberg Huvudansvar för IT-försörjning

3 Transportstyrelsen Vi skapar trygghet på land, till sjöss och i luften! Regler Tillstånd Tillsyn Olycksstatistik Register Ca anställda Hög utvecklingstakt Konsultintensivt av tradition Drift köps av annan myndighet (Trafikverket) Arbetsplats, utskrift köps som tjänst

4 Hur göra de rätta valen? Kompetensutveckling Molntjänst Partnerskap Offshore Outsourcing Multisourcing Samverkan Insourcing Egen personal

5 Det strategiska sammanhanget för IT-försörjningsstrategin Verksamhetsstrategi Verksamhetsstrategin fastställer verksamhetens strategi och mål IT:s mål och vision Infrastruktur och Applikation IT-strategi IT-styrning Kompetens IT-strategin säkerställer att IT tillämpas så att verksamheten skall kunna fullgöra sin strategi och beskriver hur IT tillämpas för att möta verksamhetens behov och säkerställa värdeskapande Kompetens IT-försörjningsstrategin Beställar- Leverantörer... organisation Tjänst IT-försörjningsstrategin säkerställer IT-försörjningen på ett optimalt sätt och en effektiv beslutsprocess

6 Syfte med IT-försörjningsstrategin IT-försörjningsstrategin ska skapa en helhetsbild som tydliggör: Drivkrafter bakom och behov av IT-försörjning inom Transportstyrelsen. Principer för val inom och av IT-försörjning. Gap mellan behov avseende IT-försörjning och nuvarande IT-försörjning, samt rekommendera strategier för att minimera dessa gap. Hur IT-tjänster (inklusive resurser/kompetenser) skall grupperas och tillhandahållas (t.ex. internt eller externt). Strategin ska även vara ett styrmedel, och ska därmed: Ge tydlighet avseende hur beslut inom IT-försörjning ska fattas. Utgöra ett stöd vid upphandlingar samt ge en handlingsplan för vidareutveckling av IT-försörjningen. Skapa förutsättningar för att IT-avdelningen kostnadseffektivt och till rätt kvalitet ska kunna tillhandahålla tjänster till verksamheten. Från Transportstyrelsens strategi, strategiskt område: Kostnadseffektiv verksamhet: Transportstyrelsen ska också granska möjligheterna till att effektivisera verksamheten genom delegering eller överföring av uppgifter till andra myndigheter, företag eller organisationer. [ ] Myndigheten ska kontinuerligt pröva den egna verksamheten mot marknaden för att bedöma om den ska drivas i egen regi eller upphandlas. Transportstyrelsen ska redovisa en strategi för vad som långsiktigt kan bedrivas i egen regi och vad som bör upphandlas utifrån målsättningen att minska antalet externa konsulter

7 Drivkrafter/verksamhetskrav för genomförande av ITförsörjningsstrategin Drivkrafter/verksamhetskrav av högsta prioritet för genomförandet av IT-försörjningsstrategin 1. Högre kostnadseffektivitet 2. Högre kapacitet att stötta verksamhetsförändringar (Internt och externt drivna förändringar) 3. Ökad driftstabilitet 4. Behov av förbättrat beslutsstöd för IT-försörjning IT-försörjningsstrategi Transportstyrelsen

8 Indelning i tjänstegrupper Förändring av IT Drift av befintlig IT Servicedesk Arbetsplats Telefoni Applikationsutveckling Applikationsförvaltning Drift av Infrastruktur och Applikation Nätverk 8

9 Summering - Principer IT-försörjning Verksamhet Styrning av IT Leverans av IT Kostnadseffektivitet genom hela tjänstelivscykeln Värdering av strategisk vikt och leveransförmåga vid val försörjningsalternativ Affärsmässighet och verksamhetsfokus präglar beställarorganisationen Ett begränsat antal leverantörer med tydlig ansvarsfördelning och hög kapacitet Marknadsstandard som utgångspunkt för alla IT-tjänster Flexibilitet och skalbarhet i hela tjänsteleveransen Tillgänglighet och stabilitet utifrån verksamhetens behov Strategiska krav Verksamhetsbehov Kravformuler ing IT-styrning Beställning Intern leverantör Extern leverantör

10 Utvärderingsmodell i fyra dimensioner Intern förmåga Den kapacitet som finns internt för att leverera tjänsten vad gäller roller, kompetens och numerär. En hög intern förmåga möjliggör tillfredställande tjänsteleverans i egen regi. Kriterier för intern försörjning Hög intern förmåga Låg standardiseringsgrad Kriterier för extern försörjning Låg intern förmåga Hög standardiseringsgrad Standardiseringsgrad Låg standardiseringsgrad kan utmärkas av egenutvecklade och verksamhetsspecifika tjänster eller tjänster som inte är lättillgängliga utifrån exempelvis dokumentationsgrad. En hög grad av standardisering skapar förutsättningar för effektiv extern leverans av tjänsten. Strategisk betydelse Tjänster med hög strategisk betydelse: sådana som ingår i kärnverksamheten och/eller ingår i uppdraget Hög strategisk betydelse Låg extern förmåga Låg strategisk betydelse Hög extern förmåga Extern förmåga Marknadens förmåga vad gäller kapacitet att leverera och utveckla tjänsten. En hög extern förmåga att leverera tjänsten är en förutsättning för extern försörjning

11 Vilka försörjningsalternativ har övervägts Huvudalternativ Försörjningsalternativ A. Insourcing B. Kontinuerlig vidareutveckling 1. Intern försörjning C. Fokuserad utvecklingsinsats D. Kompetensutveckling E. Rekrytering F. Resursavrop från leverantör 2. Externt samarbete 3. Extern försörjning* A. Samverkan/partnerskap med annan offentlig verksamhet B. Partnerskap med leverantör A. Strategisk utkontraktering** B. Ekonomisk utkontraktering** *För extern försörjning ska följande upphandlingsformer övervägas i nämnd ordning: 1. Avrop från eget befintligt avtal 2. Kammarkollegiet 3. Egen upphandling ** En redan utkontrakterad lösning kan behöva utvecklas i något avseende för att möta Transportstyrelsens framtida behov, men utgångspunkten är att leverantören utifrån eventuell kravställning från Transportstyrelsen ansvarar för detta

12 Vägskäl Huvudsakligen internt Långsiktig egen försörjning Sannolikt stor andel av egenutveckling. Egen processutveckling och effektivisering. Internkostnad kompletterad med resurskonsulter. Eget ansvar för all rekrytering och tillväxt. Fler leverantörer av resurskonsulter. Intern skalbarhet/kapacitet. Arbete sker i egna lokaler med kundägd utrustning/miljöer. Finansiell risk och kapitalbindning. Större andel extern kapacitet och externt ansvar Dra nytta av marknadens utveckling av tjänster. Sannolikt med en större andel av standardsystem. Hjälp med eller dra nytta av marknadens effektivisering. Fasta priser, volymrabatter och möjlighet till offshore. Tillväxt och rekrytering är till del leverantörens ansvar. Få och stora leverantörer (en primär). Extern skalbarhet/kapacitet. Arbete kan ske utanför kundens lokaler med annans utrustning/miljöer. Köp av kompletta tjänster till fast pris

13 Några erfarenheter Påverkar/påverkas även av verksamhetens prioriteringar och förmågor Många beroenden talar för att hålla ihop initiativen Grundläggande förutsättningar behöver verifieras eller utvecklas. Riktlinjer eller förhållningssätt till Informations- och IT-säkerhet Beställarfunktionen och beslutsordning Modeller och metoder, etc Analysera de olika alternativen : möjligheter, risker och konsekvenser Kommunikation är viktigt! och underskatta inte utmaningarna i förändringsarbete

14 Tack!

15 Hur vet man att man valt rätt? Urban Petrén Enhetschef Infrastrukturenheten, Jordbruksverket

16 Jordbruksverket Drygt anställda IT-avdelning centraliserad i Jönköping 70 anställda och ca 110 konsulter Utveckling och drift i egen regi

17 Drivkrafter Identifiera kundens behov och förväntningar Ny teknik Säkra resursförsörjning Skapa strategiska kriterier för val av resursförsörjning

18 Arbetsmetod för framtagning av Sourcingstrategin, 2011 Verksamhetskrav Uppdaterad tjänstekatalog Bedömning av leverans CAP 2013 IT tjänster & kompetenser Kompetensinventering Klassificering av system Kärnkompetenser Gap analys Utvärdering av aktiviteter & alternativa scenario Mål och handlingsplan

19 Metod för arbetet med Sourcingstrategin Verksamhetskrav Uppdaterad tjänstekatalog Bedömning av leverans CAP 2013 IT tjänster & kompetenser Klassificering av system Kärnkompetenser Gap analys Utvärdering av aktiviteter & alternativa scenario Mål och handlingsplan

20 Klassificering av system Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Strategisk teknologi IT-lösningar som kräver unik teknisk spetskompetens Centrala e-tjänster med GIS Jordbrukarstöd med GIS Mobila tjänster med GIS Centrala tredjepartsprodukter Verksamhetsspecifika Egenutvecklad e IT-lösningar byggd på standard teknologi e-tjänster utan GIS Jordbrukarstöd utan GIS Mobila tjänster utan GIS Interna administrativa funktioner Standardprodukt IT-lösningar som är Out of the box konfigurerad för SJV Interna administrativa funktioner Kontorsstöd Landsbygdsstöd Veterinära system Integration Betal Marknadsstöd Bi och Statistik Register Äldre IT-stöd Krishantering Övrig ärende hantering Slutsats: Det finns ett fåtal system som kräver unik spetskompetens. Stor andel egenutvecklade system som stödjer verksamhetsspecifika processer. Ett fåtal system med standardiserade processer. Teknologi / Plattform Standard teknologi som används för drift och utveckling Jordbruksverkets samarbetsplattform (JOS) Jordbruksverkets utvecklingsplattform (JUP) Jordbruksverkets befintliga utvecklingsplattform (ORACLE) IDM?

21 Kärnkompetenser i utveckling Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Roller Generisk utvecklings process Informationsägare Kärnkompetens för intern personal Systemförvaltare Affärsplan & Business case Realisering av affärsmål Projektledare Verksamhetsarkitekt Affärskrav Acceptans IT-arkitekt Kravanalytiker Applikationskrav & design Systemtest Programmerare Testare Programmering/konfigurering & enhetstest Icke kärnkompetens, dvs kandidat för outsourcing

22 Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Kärnkompetenser i drift

23 Kriterier för kärnkompetenser Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Kärnkompetens? Tillgänglig kompetens & kapacitet? Ja Nej Tillgänglig kompetens & kapacitet? Ja Nej Permanent brist? Nej Ja Teknologi som fasas ut? Intern Ja Nej Extern Ja Nej Bättre eller lik kvalitet externt? Samt billigare? Kan vi upprätthålla intern kompetens? Nej Ja Temporär spetskompetens? Ta in extern temporärt Ja Nej Ja Nej Kandidat att sourca externt Kandidat att behålla internt Utöka intern kapacitet Andra skäl att behålla/sourca? LOU? Acceptabel risknivå? Timing? Mognad? Kritisk massa (intern/extern) Andra skäl att lägga externt? Frigöra kapacitet till annat? Nyckelpersonberoende? Kompetensutveckling? Kritisk massa (intern/extern)

24 Utfall: Inte Kärnkompetens Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Behåll extern Kandidat att sourca externt Kandidat att behålla internt Projekt och förvaltning Programmering ej strategiska system Kravanalys och design standardprodukter Drift Drift och underhåll datorhall Kommunikation WAN Applikationsdrift Leverantör XYZ Telefoni trafik SAN Projekt och förvaltning Programmerare Mobilitet, Web,.NET, ETL Programmering Java Programmerare PL/SQL Drift Arbetsplats PC/Klient Service Desk Drift och underhåll servrar Telefonväxel APPL (Användarsupport standardprodukter) Förvaltning av behörigheter Test / testledare Exempel på möjligt utfall

25 Planeringsprinciper för Sourcing Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Syfte (önskad effekt) Ökad effektivisering Nödvändigt att frigöra kapacitet för att stärka kärnkompetenser, (vi kan inte växa mer!) Politisk ställningstagande Outsourcing prövat för ökad effektivitet Styrande principer för sourcing Bibehållen eller bättre kvalitet, dvs. outsourcing får inte påverka leveranser negativt Ökad kostnadseffektivitet Kompetensutveckling framför kompetensväxling

26 Olika alternativ baserad på förutsättningar och riskbenägenhet Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Alternativ Aktiviteter 2011/12 Effekt Genomförande risk 1. Outsourcing av alla kandidater Upphandling av tjänster Möjlighet att öka antal kärnkompetenser Samma antal anställda, men ökad totalkostnad då ny kostnad uppstår externt! Hög risk på drift Hög grad av interna flytt och mycket ny outsourcing! 2. Effektivisering, rekrytering och kompetensutveckling Effektivisera på D&S, och kompetens utveckling avseende övr. enheter. Låg outsoucring Längre tid för ökning av kärnkompetenser Lägre totalkostnad via effektivisering? Medel risk Lägre ändringstakt, och samma outsourcingnivå som idag.? 3. Ingen ändring Rekrytering Minimal utökning av kärnkompetenser Oförändrad kostnad och antal personer Lever ej upp till kundkrav! N/A 4. Enbart effektivisering Rekrytering & effektivisering Inte tillräcklig kompetens eller kapacitet för CAP 2013 & IT rådgivning! N/A

27 Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Mål under Rekrytering av teststrateg Rekrytering av leverantörsansvarig Beställarkompetens, avtals- och licensansvarig, ramavtalsansvarig Utöka kärnkompetenser med 10 åp genom minskning av ickekärnkompetenser Kompetensutveckling som ger utökning till kundrådgivare, arkitekter, projektledare, kravanalytiker, GIS alla roller; 6 åp Effektivisering på Drift & Support, ca 3-4 åp, vilket medger kompetensutveckling/kompetensväxling med 3-4 åp till kundrådgivare, arkitekter, kravanalytiker, GIS alla roller

28 Krav IT lev G A P Utvärdering Plan Förvaltning Utvärdering Revidering 1 Revidering 2

29 Tips Identifiera drivkrafterna Involvera verksamheten tidigt Bestäm en inriktning Revidera kontinuerligt