Information Protokoll samverkansgrupp 15 Projektbidrag 16. Kallelse- och Föredragningslista Kulturnämnden Januari 2018

Transkript

1 Kallelse- och Föredragningslista Kulturnämnden Januari 2018 Tid: Onsdag den 31 januari kl Plats: Sammanträdesrummet, Kulturhuset Ordinarie ledamöter Ersättare Tjänstemän Margreth Segerstein (M), ordf Patrik Troedsson (S) Anders Rosengren Johan Kronquist (SD), 1:e v ordf Christina Hofvander (S) Anette Mjöberg Helena Malje (S), 2:e v ordf Håkon Söderberg-Jansen (MP) Jens Olsson Ann-Kristin Johnsson (C) Per-Gunnar Andersson (FV) Tommy Johansson Marie Svensson (S) Jan Ringdahl (SD) Chatarina Wilgotsson Magnus Åkeborn (V) Berit Wirödal (KD) Shadi Andersson Sven-Inge Persson (S) Anne Nanngård (M) Jonny Dolkov (SD) Winnie Aronsson (L) För kännedom Pär Palmgren (M) Robin Gustavsson (KD) Lena Wallentheim (S) Bengt-Arne Persson, kommunchef Lennart, Jönsson, Sv Ingenjörer Annika Toft, DIK Sara R. Pettersson, Kommunal Monica Augstsson, Vision Justering: Ann-Kristin Johnsson (C) Ärende Dnr. Bokslut Ekonomisk rapport januari-december KF 2018/5 Avvikelseanalys drift KF 2018/10 Avvikelseanalys investeringar KF 2018/10 Nyckeltal 2017 uppföljning 4 KF 2018/13 Verksamhetsberättelse KF 2018/13 Verksamhet Granskningsrapport intern kontroll KF 2018/11 Risk- och väsentlighetsanalys samt intern kontrollplan KF 2018/12 Beslutsattestantförteckning KF 2018/6 Omdisponering av investeringsmedel - av/pålastning kulturhuset 9 KF 2018/7 Utökat lokalbehov - Turistbyrån 10 KF 2018/8 Verksamhetsanpassning kulturhuset 11 KF 2018/9 Delegationsbeslut Delegationsbeslut 12 KF 2017/10-6 Projektbidrag Närradioföreningen 13 KF 2017/11 Projektbidrag Because We Care i samarbete med Arabiska Teatern 14 KF 2017/11 Information Protokoll samverkansgrupp 15 Projektbidrag 16

2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer KF 2018/5 Handläggare Kulturchef Anders Rosengren Kulturnämnden Bokslut 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att godkänna bokslutet för 2017 samt skicka det till kommunledningskontoret. Beskrivning av ärendet Varje nämnd skall under januari månad upprätta ett bokslut för föregående år innehållande avvikelseanalys för drift och investeringar, nyckeltal samt verksamhetsberättelse. Dessa bokslut skall efter godkännande av respektive nämnd sändas till kommunledningskontoret. Bilagor 1. Avvikelseanalys drift Avvikelseanalys investeringar Uppföljning nyckeltal Personalnyckeltal Verksamhetsberättelse 2017 Anders Rosengren Kulturchef / Postadress: Box 223, Hässleholm Besöksadress: 2:a Avenyen 1 Telefon: Telefax: E-post: kulturnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

3 Intäkter Budget Intäkter Redovisat Jan 17 - Dec 17 Intäkter % Kostnader Budget Kostnader Redovisat Jan 17 - Dec 17 Kostnader % Riktvärde 100% TRÄDHUSET TRÄDHUSET 0-92,5 756,1 784,4 103,74% 91,51% Summa 0-92,5 756,1 784,4 91,51% KULTURNÄMNDEN KULTURNÄMND 0 0,0 537,5 552,8 102,85% 102,85% ÖVRIGT KULTURNÄMNDEN 0 0, ,1 128,33% 128,33% OFÖRUTSEDDA KOSTNADER 0 0,0 257,6 0 0,00% 0,00% KULTURUTVECKLING 0-123,0 94, ,63% -9,52% Summa 0-123,0 907,6 689,9 76,01% 62,46% BIBLIOTEKET PERSONAL HB, FIL, BUSS -148,3-109,1 73,57% , ,8 99,35% 99,68% MEDIA HB VUX; FILIALER ,8 95,56% ,87% 100,08% MEDIA HB BARN 0-72,4 0 40, DATAKOMMUNIKATION -127,5-180,2 141,33% 2042,1 2048,8 100,33% 97,60% ÖVRIGT BIBLIOTEK -296,9-310,6 104,61% 567,2 1035,1 182,49% 268,04% BARNBIBLIOTEKET 0-23,4 0 33, BIBLIOTEKSUTVECKLING 0-263, ,31% 39,13% Summa -644,7-1027, , ,3 101,88% KULTURVERKSAMHET NYFIKET 0 0,0 0 7, HYROR ,0 100,00% , ,5 99,99% 99,99% PERSONAL 0-363,1 4336,7 4304,7 99,26% 90,89% ÖVRIGT DRIFT 0-5,5 55,5 258,6 465,95% 456,04% MARKNADSFÖRING 0-32, ,69% 97,24% PERSONAL PLAN ,7 144,43% 2903, ,41% 1,20% DRIFTKOSTNADER PLAN ,4 449,9 1048,1 232,96% 205,76% Biljettförsäljning ,2 1256, KONSTINKÖP 0 0,0 80,8 60,8 75,25% 75,25% PROGRAMVERKSAMHET ,7 57,48% ,8 76,05% 107,16% PROGRAM HOVDALA SLOTT 0 0, UTSTÄLLNINGSVERKSAMHET 0-6, ,9 328,99% 320,63% BARNKULTURVERKSAMHET ,5 160,29% 785, ,14% 106,06% Summa , ,4 98,91% Intäkter Budget Intäkter Redovisat Jan 17 - Dec 17 Intäkter % Kostnader Budget Kostnader Redovisat Jan 17 - Dec 17 Kostnader % Riktvärde 100% MARKAN MARKANHUSET ,9 144,91% 2341,6 2453,7 104,79% 81,62% MARKAN ÖVRIG DRIFT ,4 338,67% ,3 161,26% 127,00% MARKAN CAFÉ ,5 87,72% ,4 128,67% Summa ,8 2739,6 3056,4 90,72% HOVDALA PERSONAL -782,5-1183,2 151,21% 5238,7 5690,5 108,62% 101,15% FASTIGHET ,5 105,86% ,5 109,65% 110,54% ADM OCH KOMMUNIKATION 0 0,0 141,1 208,5 147,77% 147,77% PROGRAMVHT INKL UTSTÄLLN 0-169, ,66% -52,07% RIKSTORNERSPELEN ,7 126,43% ,1 130,28% EHRENBORGSKA VÅNINGEN ,2 97,33% 14 16,2 115,71% 95,78% HOVDALA PEDAGOGIK ,0 230,00% 9 18,7 207,78% 248,18% BUTIK ,4 111,20% ,1 136,82% 69,00% PARK OCH TRÄDGÅRD ,6 49,33% ,8 97,70% 106,24% Summa -2344,5-3087,8 8918,8 9975,4 104,77% FÖRENINGSSTÖD FORDONSMUSEUM 0 0,0 852,8 852,8 100,00% 100,00% KULTURPRIS/STIP 0 0, ,00% 100,00% PROJEKTBIDRAG 0 0, ,33% 73,33% STÖD T STUDIEORGANISATION 0 0,0 2234,4 2234,5 100,00% 100,00% LOKALHISTORISKA ARKIVET 0 0,0 72,5 72,5 100,00% 100,00% BIDRAG T FÖRENINGAR (KN) 0 0,0 990,3 979,1 98,87% 98,87% BIDRAG T FÖRENINGAR (KS) 0 0,0 685,2 685,2 100,00% 100,00% Summa 0 0,0 4945,2 4918,1 99,45% Totalt -6787, , , ,9 99,63% INVESTERING ÅRSBUDGET REDOVISAT ÅTERSTÅR % Jan 17 - Dec HÅLLBARA HOVDALA ,6 22,4 88,80% BIBLIOTEKET INREDNING ,1 3,9 98,05% KULTURUTVECKLING ,4 88,6 55,70% PLAN 3 INVESTERING ,0-55,0 105,00% BESÖKSMÅL HOVDALA ,3-20,3 120,30% ARBETSMILJÖ SÄKERHET HOVD ,0 73,0 27,00% REDSKAP O UTRUSTN HOVDALA ,4 32,6 67,40% Totaler ,8 145,2 92,74%

4 Bilaga 4 AVVIKELSEANALYS DRIFT 2017 Dnr KF 2018/10 Kulturnämnd Vht Text Driftredovisning 2017 Budgetavv. Förändrad Kommentarer till förändrad ÖVER/UNDERSKOTT 2018 KOMMENTARER KOMMENTARER Budget Redovisat Budgetavv. delår 2017 budgetavv. delår budgetavvikelse mellan delår och bokslut FÖRV.'S BU.BER.'S Förklaring till avvikelserna Motivering till hantering av överoch boklslut FÖRSLAG FÖRSLAG och underskott 461 Biblioteksverksamhet Mindre försämring på övrigt. Underskottet på beror främst på fördyrade kostnader för bokbussreparationer, ökade kostnader för förbrukningsmaterial bland annat avseende skaparbibblan samt i övrigt kostnadsökningar på övrig drift. 463,465,4 82 Kulturverksamhet Programverksamhet fick underskott om -14 tkr mot beräknat +-0. Överskott löner plan 3. Då medel för heltidstjänst tekniker beviljades i augusti har endast halvtidstjänst tillsatts. 472,483,4 84,485,48 8,489 Föreningsstöd Mindre projektbidrag än budgeterat har delats ut Mindre projektbidrag än budgeterat har delats ut 471 Hovdala slott Ökade kostnader för fastighet Minskat bidrag från AF samt ökade kosntader för fastighet Trädhuset Personalkostnader om 46 tkr till vht genomfördes ej. Personalkostnader om 46 tkr till vht genomfördes ej. 460,462 Adm och övrig verksamhet lägre personalkostnader mot budgeterat samt lägre kostnad för kulturutveckling än planerat. 460, Kontot för oförutsedda utgifter har ej föredlats på verksamheterna samt överskott på kulturutveckling. Totalt 340 tkr. 462, lägre personalkostnader mot budgeterat +207 tkr. TOTALT Kulturnämnden önskar få överföra överskottet om 174 tkr för arkitektkostnader under 2018 avseende ärende KN 2018/9, verksamhetsanpassning i kulturhuset. En överföring gagnar därmed inte bara KN utan även tekniska nämnden Kulturnämnden önskar få överföra överskottet om 174 tkr för arkitektkostnader under 2018 avseende ärende KN 2018/9, verksamhetsanpassning i kulturhuset. En överföring gagnar därmed inte bara KN utan även tekniska nämnden.

5 Bilaga 5a AVVIKELSEANALYS INVESTERING 2017 Dnr KF 2018/10 Kulturnämnd Projekt Text Investeringsredovisning 2017 Förändrad Kommentarer till förändrad ÖVER/UNDERSKOTT 2018 KOMMENTARER KOMMENTARER Ansl. typ Budget Redovisat Budgetavv. Budgetavv. budgetavv. delår budgetavvikelse mellan delår och bokslut FÖRV.'S BU.BER.'S Förklaring till avvikelserna Motivering till hantering av över- och underskott Utgifter Inkomster (-) HÅLLBARA HOVDALA BIBLIOTEK INREDNING KULTURUTVECKLING PLAN 3 INVESTERING BESÖKSMÅL HOVDALA Netto delår 2017 och boklslut FÖRSLAG FÖRSLAG Tekniken för anslutning av solceller samt luftvärme växlare blev ngt billigare än förväntat. Genomfört investeringsprojekt avseende ljus på Markan blev mindre omfattande än beräknat. Nödvändig flytt av huvudridå och kostnaden ryms inte inom den av fullmäktige beslutade budgetramen, -50 tkr. En sen ändring av behoven för inköp av arrangemangsprojektor medgav inte tiden för upphandling av utställningsbelysning ARBETSMILJÖ SÄKERHET HOVDALA Ett flerårigt projekt i syfte att förbättra arbetsmiljön och öka säkerheten vid Hovdala slott slutade under 2017 och kostnaden blev lägre än förväntat REDSKAP O UTRUSTN.HOVDALA

6 Förvaltning: VERKSAMHETSMÅTT Total kulturkostnad per invånare, kr Utlån vuxenmedia varav stadsbiblioteket varav bokbussen varav filialerna Utlån barn- och ungdomsmedia varav stadsbiblioteket varav bokbussen varav filialerna Utlån e-medier Utlån per invånare 5,6 6,0 6,3 6,7 Utlån per öppettimme Antal besökare stadsbiblioteket Antal besökare stadsbiblioteket per öppen dag Antal öppettimmar per vecka vintertid Mediabestånd per invånare 4,5 4,7 4,8 4,9 Nya medier per invånare Totala antal kulturarrangemang i kulturhuset varav egna kulturprogram för vuxna (inkl. 69 på biblioteket) - varav egna kulturprogram för barn och ungdom Antal konferenser och kurser i kulturhuset Antal kulturprogram stadsbiblioteket Antal övriga program/aktiviteter stadsbiblioteket Antal arrangemang på Hovdala slott Antal arrangemang/aktiviteter på Markan Antal aktiviteter på Markan i C4 spels lokaler och Replokaler 300 Antal besökare på Markan Guidningar Hovdala slott, antal personer Antal bokningar i trädhuset Totalt antal besökare plan ca Antal besökare konferenser Totalt antal besökare kulturhuset ca ca ca ca Antal besökare på Hovdala Antal besökare i utställningshallen Antal utställningar i utställningshallen Antal kulturevenemang på filialer Antal övriga program/aktiviteter på filialer Antal besökare på filialer Antal besökare på bokbussen

7 ,8 6, ,9 4,

8 Kulturnämnden Ledorden delaktighet, inflytande och tillgänglighet har genomsyrat Kultur Hässleholms verksamhet under Nya satsningar och samarbeten banar vägen för fortsatt spännande utveckling inom området. Året som gått Barn och ungas möjligheter till delaktighet och inflytande gällande det kulturutbud som rör dem. Markan, som fyller en viktig funktion för många unga i Hässleholm, fortsatte utveckla och bredda sin verksamhet. För att öka säkerheten och för att stärka arbetet för att alla ska känna sig trygga infördes under året obligatoriskt medlemskap vilket lett till att Markan idag har över 400 medlemmar. En annan nyhet som startade på Markan under året var onsdagsaktiviteter då besökarna spontant har möjlighet att delta i någon av de aktiviteter som erbjuds. Dessa, liksom nyheterna Markan Music Camp, Markandagen och de aktiviteter och evenemang som erbjöds under skollov gav många ungdomar möjlighet att prova på, utöva och visa upp sina färdigheter inom en mängd olika områden. På Stadsbibliotekets barnavdelning hände det också spännande saker under Under våren såg ett lekhus med formen av Hovdala Slotts porttorn dagens ljus till de yngsta besökarnas stora förtjusning. En viktig förutsättning för det rika och omfattande kulturutbudet för barn och unga är Skapande Skola bidraget från Statens Kulturråd. Under året beviljades Hässleholms kommun ett bidrag på kr för läsåret 2017/2018. Kommun beviljades även ett bidrag på kronor till Skapande förskola. En spännande satsning inom konstområdet var att 600 elever fick möjlighet att under professionell ledning, i samband med utställningen Tocken Carl, skapa egen konst i Ateljé Färgaren. Ett stort urval av dessa alster visades upp i Utställningshallen under sommaren. Ett stort genombrott för Kultur Hässleholms gemensamma arbete för att öka barn och ungas möjligheter till delaktighet och inflytande gällande det kulturutbud som rör dem skedde i december då kulturnämnden antog en verksamhetsövergripande handlingsplan för hur barns och ungas delaktighet i verksamheterna ska öka. Ökad tillgänglighet till kulturverksamheterna Flera spännande samarbeten på nya arenor inleddes under året. Stadsbibliotekets barnavdelning och Mötesplats Ljungdalas samverkan medförde att flera aktiviteter, arrangerade av biblioteket, förlades till mötesplatsen, Hovdala Slott påbörjade ett pedagogiskt samarbete kring fladdermöss tillsammans med Ljungdalaskolan och flera pop-up bibliotek genomfördes på olika platser i Hässleholms kommun. Under året har det även tillkommit tre nya hållplatser för bokbussen. Ett stort och viktigt steg för tillgängligheten till bibliotek i Hässleholm togs den 23 september då det första meröppna biblioteket i kommunen, Vinslövs bibliotek, invigdes. Att Hässleholms kommun fick ett statligt bidrag till sommarlovsaktiviteter för barn mellan 6 och 15 år och kulturförvaltningen därmed kunde genomföra gratis lovaktiviteter under sommaren, ökade tillgängligheten till kultur för målgruppen under perioden på ett markant sätt. Glöttadan slog sitt publikrekord och det var fri entré till dagens alla aktiviteter! Hässlehem sponsrade Glöttadan även i år vilket medförde att vi kunde bjuda besökarna på en cirkusföreställning och efterföljande cirkusskola. Utveckling av de kulturella mötesplatserna i syfte att stärka kommunens varumärke Utställningen Tocken Carl som visades våren 2017 blev en stor succé och lockade över besökare, förutom från Hässleholm 1

9 även från övriga Skåne, andra delar av landet och till och med en del från utlandet. Även invigningen av den permanenta utställningen om familjen Zickerman i Vittsjö bibliotek blev mycket uppskattad. Ökad samverkan med näringslivet I samband med bland annat utställningen Tocken Carl genomfördes flera lyckade samarbeten med det lokala näringslivet. En effektiv resursanvändning och en budget i balans Hovdala Slotts gedigna arbete med hållbarhet fortskred framgångsrikt under 2017 och kulturnämnden uppvisar en budget i balans i bokslutet. Måluppfyllelse Företagande Trygghet Ekonomi Varumärke Det enda målet som inte uppnåddes under verksamhetsåret var att genomföra minst fem aktiviteter/projekt initierade av barn och unga. Endast två genomfördes. Årets resultat KULTURNÄMNDEN 340 BIBLIOTEKSVERKSAMHET -293 KULTURKONTORET 207 KULTURVERKSAMHETEN 142 HOVDALA SLOTT -313 TRÄDHUSET 64 BIDRAG 27 UTFALL Underskottet på biblioteksverksamheten beror främst på fördyrade kostnader för bokbussreparationer, ökade kostnader för förbrukningsmaterial bland annat avseende skaparbibblan samt i övrigt kostnadsökningar på övrig drift. Hovdalas underskott beror på kostnadsökningar för fastigheten. Överskott på kulturkontor och kulturnämnd baseras på att kontot för oförutsedda utgifter har ej fördelats på samt lägre personalkostnader än budgeterat. Utveckling på sikt Under 2018 kommer arbetet för att öka barn och ungas möjlighet till delaktighet och inflytande gällande det kulturutbud som rör dem att fortsätta, breddas och fördjupas utifrån den handlingsplan som kulturnämnden antagit. Också barnkonventionen kommer att förankras och implementeras ytterligare i kulturförvaltningens organisation. I början av året kommer ett vykortsutskick med information om Markans verksamhet skickas ut till alla åringar i kommunen i syfte att få fler unga att arrangera själva på Markan. Förhoppningen är att denna satsning, liksom lanseringen av webbplatsen markan.se och Markans Virtual Reality-studio kommer locka många nya besökare. För att öka tillgängligheten till verksamheten kommer biblioteket att, på olika sätt, fortsätta arbeta med den digitala delaktigheten i samhället och utveckla popup-biblioteket ytterligare. På sikt kommer det att behövas en ny bokbuss. Hovdala Slott befinner sig i startgroparna för flera hållbarhetsprojekt de närmaste åren, mycket spännande är därmed på gång inom området. En viktig fråga som är av central betydelse för Hovdala slotts framtida verksamhet från 2018 och framåt är slottets betydelse för Hovdalaområdets utveckling. Under hösten 2018 kommer en jurybedömd utställning för konstnärer med psykiska funktionsvariationer att visas i Utställningshallen. Utställningen genomförs i samverkan med Kultur och Kvalité och Studieförbundet Vuxenskolan. 2

10 1(1) Datum Dnr: KF 2018/11 Handläggare Kommunikatör Shadi Andersson Hässleholms Kulturhus shadi.andersson@hassleholm.se Granskningsrapport intern kontroll 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att godkänna granskningsrapporten för 2017 Beskrivning av ärendet Varje år görs en granskning av det interna kontrollarbetet för föregående år. Granskningen har varit uppe i förvaltningens samverkansgrupp den 29/ Granskningsrapporten skall godkännas av kulturnämnden och redovisas till kommunstyrelsen med uppgifter om behandling i samverkansgrupp och nämnd. Shadi Andersson Kommunikatör / Hässleholm Kulturhus Postadress: Box 223, Hässleholm Besöksadress: Vattugatan 18 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

11 1(2) UPPFÖLJNING INTERN KONTROLL 2017 Förvaltning: Sammanfattning av nämndens interna kontrollarbete Varje år görs en risk och väsentlighetsanalys samt intern kontroll för kulturförvaltningen. Kontrollplanen och analysen för 2017 kommer att tas upp på kulturförvaltningens samverkansmöte den 29/ Därefter skall analysen och kontrollplanen godkännas av kulturnämnden den 31/ för att sedan redovisas till kommunstyrelsen. Fjolårets moment Under 2017 har kontrollområden från ekonomi och personal granskats och en avvikelse har framkommit inom området: e-post. Moment och avvikelser E-post Rutin/policy/system: Riktlinjer för dokumenthantering. E-post ska öppnas och läsas dagligen. Kontrollmoment Att e-posten vidarebefordras vid frånvaro (semester, sjukdom och tjänstledighet). Metod Stickprov på användare som är "frånvarande" vid kontrollmomentet 1g/år. Avvikelser- Vid stickprov har det upptäckts tydliga brister då e-post inte vidarebefordras vid frånvaro. Åtgärder och tidplan Genomgång av rutiner för samtlig personal på kulturförvaltningens stormöte samt respektive verksamhets APT under våren Hot och våld samt kris Rutin/policy/system Att hot- och våldsplaner samt krisplan finns upprättade för våra verksamheter. Kontrollmoment Att hot- och våldsplaner samt krisplan är väl kända och tillgängliga för medarbetarna. Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

12 2(2) Metod Kontrollera att vår personal är informerade om de hot- och våldsplaner samt krisplaner som finns. Kontroll inom de verksamheter som berörs 1 g/år. Resultat/avvikelser Krisplan för förvaltningen är under framtagande och beräknas vara färdig under våren Synpunkter och klagomål Rutin/policy/system Hantering av synpunkter och klagomål. Kontrollmoment Att förvaltningen återkopplar synpunkter och klagomål inom 5 arbetsdagar. Metod Granskning av samtliga inkomna synpunkter och klagomål och hur många dagar personen fick vänta på svar. Resultat/avvikelser - Förvaltningen återkopplar synpunkter och klagomål inom 5 arbetsdagar. Kontant och korthantering Rutin/policy/system Rutiner för hantering av kontant- och kortbetalningar samt redovisning. Kontrollmoment Att gällande rutiner för hantering av kontant- och kortbetalningar samt redovisning följs. Metod Stickprov 2 gånger per år. Resultat/avvikelser - Förvaltningen följer gällande rutiner för hantering av kontantoch kortbetalningar samt redovisning. Kommunikatör Shadi Andersson Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

13 1(1) Datum Dnr: KF 2018/12 Handläggare Kommunikatör Shadi Andersson Hässleholms Kulturhus shadi.andersson@hassleholm.se Risk och väsentlighetsanalys samt intern kontrollplan 2018 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att godkänna risk och väsentlighetsanalysen samt intern kontrollplan för Beskrivning av ärendet Varje år görs en risk och väsentlighetsanalys och intern kontrollplan för förvaltningen. Analysen samt kontrollplanen för 2018 har varit uppe i förvaltningens samverkansgrupp den 29/ Risk och väsentlighetsanalys samt intern kontrollplan skall godkännas av kulturnämnden och redovisas till kommunstyrelsen med uppgifter om behandling i samverkansgrupp och nämnd. Shadi Andersson Kommunikatör / Hässleholm Kulturhus Postadress: Box 223, Hässleholm Besöksadress: Vattugatan 18 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

14 INTERN KONTROLLPLAN ÅR:2018 Förvaltning: Kontrollområden FÖREGÅENDE ÅRS PUNKTER E-post Rutin/policy/system "vilka regler, policys osv som ligger till grund för granskningen?" Riktlinjer för dokumenthantering. E-post ska öppnas och läsas dagligen Kontrollmoment "vad ska granskas?" Att e-posten vidarebefordras vid frånvaro (semester, sjukdom och tjänstledighet) Metod 1 "hur kommer granskningen att göras?" Stickprov på användare som är "frånvarande" vid kontrollmomentet Frekvens "hur ofta kommer granskningen att göras?" Ansvar "vem är ansvarig för att granskningen blir gjord?" Rapportering "vem ska utförd granskning rapporteras till?" Risk "hur stor är risken att fel ska uppstå?" Väsentlighet "hur blir konsekvensen om fel uppstår?" 1 g/år Shadi Andersson Kulturchef Möjlig Kännbar VERKSAMHET Brandsynsarbetet Dokumentation av brandsynsarbetet Att verksamheternas Stickprov brandskyddsdokumentatio n fungerar 1 gång, hösten 2018 Shadi Andersson Kulturchef Möjlig Allvarlig EKONOMI, PERSONAL Direktupphandlingar Riktlinjer för direktupphandlingar och riktlinjer för konkurrensutsättning Att direktupphandlingar mellan kr kr uppfyller dokumentationskravet och därmed riktlinjerna avseende konkurrensutsättning med minst två anbud Stickprov 1 g/år Kulturassistent Kulturchef Möjlig Kännbar

15 Risk- och väsentlighetsanalys Förvaltning: 2018 En risk- och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Denna mall och nedanstående matris för risk- och väsentlighetsanalys ska användas. Om ett arbetsmoment får 9 poäng eller mer enligt matrisen nedan och inte tas med i den interna kontrollplanen ska detta motiveras. Risk- och väsentlighetsanalysen ska lämnas till ekonomistaben samtidigt som den interna kontrollplanen lämnas in. Matris för risk- och väsentlighetanalys Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 - Möjlig 4 - Sannolik Sannolik Konsekvensen om ett fel uppstår är: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikheten att ett fel ska uppstå är: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå. 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. 1-3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4-8: Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part (exempelvis försäkringslösning.) 9-12: Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behöver nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna : Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna.

16 Arbetsmoment: E-post E-post som inte öppnas och åtgärdas regelbundet innebär en risk för att ärenden fördröjs och i värsta fall glöms bort till skada för kommunens intressenter. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Samtliga kommunala verksamheter lyder under krav på skyndsam hantering av E-post samt ev. upprättande av diariehandlingar etc. Det är av yttersta vikt att detta sköts. E-post som inte öppnas och åtgärdas regelbundet innebär en risk för att ärendet fördröjs och i värsta fall glöms bort till skada för kommunens intressenter. Arbetsmoment: Brandsynsarbetet Risken finns att verksamheternas brandskyddsdokumentation inte fungerar vilket kan leda till allvarliga konsekvenser vid eventuell brand. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 Motivering: Ej fungerande brandsynsarbete kan innebära förhöjd fara och leda till allvarliga konsekvenser vid eventuell brand. Syftet är att bygga upp en trygghet för medarbetarna. Arbetsmoment: Direktupphandlingar Risken finns att förvaltningen inte följer riktlinjerna för direktupphandlingar och riktlinjerna för konkurrensutsättning. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Direktupphandlingar mellan kr kr skall uppfylla dokumentationskravet och därmed riktlinjerna avseende konkurrensutsättning med minst två anbud.

17 BESLUTSATTESTANTFÖRTECKNING ÅR 2018 NÄMND / FÖRVALTNING: ANSVAR BESLUTSATTESTANT ERSÄTTARE Befattning Namn Maxbelopp (tkr) Befattning Namn 42XXX Kulturchef Anders Rosengren kr Bibliotekschef Anette Mjöberg 421XX Slottschef Jens Olsson kr Förvaltningschef Anders Rosengren 424XX Enhetschef Chatarina Wilgotsson kr Enhetschef Anders Rosengren 425 Bibliotekschef Anette Mjöberg kr Förvaltningschef Anders Rosengren 422 Bibliotekschef Anette Mjöberg kr Förvaltningschef Anders Rosengren 426XX Bibliotekschef Anette Mjöberg kr Förvaltningschef Anders Rosengren 427XX Bibliotekschef Anette Mjöberg kr Förvaltningschef Anders Rosengren 425 Bibliotekarie Karin Sjöberg kr Bibliotekschef Anette Mjöberg 426XX Bibliotekarie Karin Sjöberg kr Bibliotekschef Anette Mjöberg 427XX Bibliotekarie Karin Sjöberg kr Bibliotekschef Anette Mjöberg

18 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer KF 2018/7 Handläggare Kulturchef Anders Rosengren Kulturnämnden Omdisponering av investeringsmedel avseende investeringsprojekt av- och pålastning vid kulturhuset. Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta följande. 1. Omdisponera investeringsmedel om totalt 2,5 mnkr för 2018 från kulturnämnden till tekniska nämnden avseende investeringsprojektet avoch pålastning vid kulturhuset. Beskrivning av ärendet När budgeten för respektive nämnd fastslogs av kommunfullmäktige, , placerades investeringsmedel om 2,5 mnkr avseende investeringsprojektet av- och pålastning på kulturhuset i kulturnämndens investeringsbudget istället för tekniska nämndens där de egentligen skulle placeras. Då projektet rör åtgärder som krävs för trafiksituationen på andra avenyn och ansvaret för att projektera och genomföra projektet ligger på tekniska nämnden föreslås kommunstyrelsen besluta att investeringsmedlen förs över till tekniska nämnden. Dialog i detta ärende har skett med kommunledning samt tekniska förvaltningen. Anders Rosengren Kulturchef / Postadress: Box 223, Hässleholm Besöksadress: 2:a Avenyen 1 Telefon: Telefax: E-post: kulturnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

19 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer KF 2018/8 Handläggare Kulturchef Anders Rosengren Kulturnämnden Utökat lokalbehov i kulturhuset Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att 1. till tekniska nämnden hemställa att kulturförvaltningen övertar lokalytan i nuvarande turistbyrån samt att medel omdisponeras från kommunledningskontoret till kulturförvaltningen i internhyressystemet. Beskrivning av ärendet Idag hyr kommunledningskontoret en yta i kulturhuset för turistbyråverksamhet. I samma lokal bedriver idag kulturförvaltningen biljettförsäljning. Lokalen är uppsagd och kommunledningskontoret kommer lämna lokalen den 31 maj Bakom turistbyråns lokal ligger utställningshallen i kulturhuset. För att komma till utställningshallen krävs att lokalen är öppen. har under de senaste åren genomfört strategiska satsningar i utställningshallen med ex. utställningarna om Karin och Carl Larsson. Likaså har förvaltningen kombinerat dessa satsningar med överta biljettförsäljningen från turistbyrån för att på så sätt bl.a kunna utöka öppettiderna i utställningshallen. När kommunledningskontoret nu lämnar lokalen så önskar kulturförvaltningen överta denna för att säkerställa medborgarens tillgång till utställningshallen samt skapa attraktiv kulturverksamhet antingen för medborgaren i stort eller med fokus på barn- och unga. Anders Rosengren Kulturchef / Postadress: Box 223, Hässleholm Besöksadress: 2:a Avenyen 1 Telefon: Telefax: E-post: kulturnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

20 TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Datum Diarienummer KF 2018/9 Handläggare Kulturchef Anders Rosengren Kulturnämnden Verksamhetsanpassning i kulturhuset Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att uppdra åt tekniska förvaltningen att ta fram kostnader för ombyggnation/anpassning enligt nedan nämnda förslag för önskade åtgärder. Beskrivning av ärendet Kulturhuset, med sina besökare årligen är inte bara den mest besökta fastigheten i Hässleholm utan därmed också ett av dom primära besöksmålen. Kulturhuset är unikt i stora delar av Skåne och även i Sverige genom sitt centrumnära läge. De flesta kommuner i landet har i dagsläget inget kulturhus men Hässleholm har ett och det är välkänt och attraktivt för såväl besökare som arrangörer. Den mångsidiga sammansättningen av verksamhet i huset är även det unikt och detta sammantaget gör att kulturhuset är en av Hässleholms kommuns största marknadsföringsfaktorer. Kombinerat med närheten till en av södra Sveriges främsta järnvägsknutpunkter kan detta, rätt utnyttjat, ge Hässleholm stora marknadsfördelar. En förutsättning för detta är dock att det finns utrymme för flexibilitet i lokalerna. När huset byggdes så svarade det väl mot såväl besökarnas som verksamheternas önskemål men omvärldens behov har förändrats sedan huset byggdes och likväl har besökarnas krav på såväl hus som verksamheterna i det kraftigt förändrats. Idag letar man allt mer efter en helhetsupplevelse som börjar när man passerar första dörren och där besök, mat, dryck och en unik och inspirerande miljö i kombination ger det mervärde som behövs. Även om kulturhuset till stora delar fortfarande är väl anpassat till delar av verksamheten så behöver vissa delar uppdateras för att bättre samspela med besökarnas önskemål och krav. / Postadress: Box 223, Hässleholm Besöksadress: 2:a Avenyen 1 Telefon: Telefax: E-post: kulturnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

21 2(4) Under flera år har kulturförvaltningen fört dialog med besökare om vad dom önskar i/av kulturhuset och nu är det dags att agera utifrån såväl dessa som verksamheternas önskemål och forskning. s synpunkter. Redan utanför kulturhuset, på väg in, vill besökaren få en välkomnande känsla. Detta anses idag problematiskt i båda entréerna. Restaurangens uteservering anses av besökarna idag som mycket oattraktiv och ger snarare ett frånstötande intryck än ett välkomnande. Restaurangen exponeras inte heller från stationen vilket vore att föredra. Entrén på Vattugatan ses som mörk, ruffig, stökig och oattraktiv. Besöket på kulturhuset måste, oavsett vilken verksamhet i huset som är primärt fokus, börja i samma stund som besökaren kliver in genom entrén. Foajén anses av många som kall, rå och ogästvänlig. Rymligheten imponerar men kalheten medför en tomhet som ytterligare förstärks av den kyla som är i utrymmet då dagens dörrar släpper in väldiga mängder kall luft. Tomheten medför också att avståndet från entrédörrarna till den verksamhet som är den primära för besöket blir väldigt lång. Foajén behöver ses över för att skapa en varmare och mer välkomnande atmosfär och där foajén i sig självt kan vara en anledning till ett besök. Restaurang och café måste upplevas som kulturhusets restauranger och café och inte som idag som helt separata enheter. Entréhallen behöver helt enkelt få liv, värme och attraktivitet och på ett annat sätt välkomna besökaren. Kopplingen mellan konferens eller evenemang och mat behöver förtydligas. För att uppnå detta behöver en annan öppenhet än idag finnas i restauranglokalen. Fria siktlinjer behöver eftersträvas. Turistbyråns lokaler behöver göras om och en ny verksamhet som skapar attraktivitet behöver upprättas i lokalen när turistbyrån avträder. En verksamhet som harmonierar med biljettförsäljningen bör etableras och om så inte kan ske bör biljettförsäljningen flyttas in i bibliotekets lokaler och turistbyråns lokal istället användas till en utvidgning av utställningshallen och skapande verksamhet. Verksamheten på plan 3 har flerdubblats sedan starten. Bara sedan 2014 har den fördubblats. I takt med att antalet besökare ökar så ökar också antalet synpunkter på att publikfoajén på plan 3 behöver förändras. Den behöver möbleras upp på ett flexibelt sätt som går att anpassas efter verksamheten. En mer permanent bar behövs för att erbjuda besökaren något att dricka och äta, inte bara i pausen utan även före och efter evenemanget. Läktarfoajén är underutnyttjad idag och en lounge vore ett effektivt sätt att skapa en attraktiv plats. Det skulle också medföra en rymligare känsla i hela publikutrymmet.

22 3(4) Önskade åtgärder. Entréplan: Restaurangens fönsterparti flyttas ut till trottoaren i linje med fasaden i övrigt. Detta medför en större restaurangyta samt en större exklusivitet vid fönsterbordet. Med tanke på omdaningen av centrum skapar detta även en tydligare koppling mellan kulturhuset/restaurangen och stationen då siktlinjerna markant förbättras. Likaså ser den som befinner sig på eller vid stationen att det finns en restaurang på kulturhuset. Toaletterna och garderoben rivs/förändras och görs om till serveringsyta för såväl fler platser som öppenhet och fria siktlinjer även inomhus. Även utställningshallens glasparti flyttas på samma sätt vilket medger tydligare exponering, och en större utställningshall. Båda entréerna byggs om och problemet med kylan byggs bort. Då kan även verksamheterna i huset välkomna besökarna med öppna dörrar istället för som idag oftast med stängda. En uteservering för caféet med tak över anläggs i anslutning till deras entrédörr. I övrigt anlitas en arkitekt/inredningsarkitekt för att titta på hur entréhallen kan bli mer ändamålsenlig, mer välkomnande samt i sig själv bli en källa till ett besök. Arkitekten ska även ta ställning till om ett attraktivt förslag vore att anlägga någon form av reception i entréhallen. I inredningsarkitektens uppdrag bör också ingå att se över bibliotekets lokalutnyttjande och titta på vilka möjligheter som finns att möta dagens behov av såväl formella som informella mötesplatser samt titta på möjligheten att i stort skapa en större öppenhet i entréhallen och större närhet till verksamheterna. Verksamhetsanpassningar görs i det som idag är turistbyrån för att inrymma verksamhet från kulturförvaltningen. Befintlig inredning tas bort och antingen uppförs 1-2 arbetsplatser i bortre delen av lokalen och övrig lokalyta används till biljettförsäljning samt en mindre butik som säljer produkter med anknytning till utställningshallen, biblioteket, Hässleholm, Hovdala slott etc. eller så sker en utvidgning av utställningshallen samt att skapande verksamhet och liknande placeras i lokalen. Plan 3: I publikfoajén installeras avställningsytor längs med väggarna. En inredningsarkitekt ges uppdraget att utforma möblering av publikfoajén med såväl fasta som flexibla delmoment och belysning ses över. En mer eller mindre permanent bar är ett av besökarnas stora önskemål vilket skulle innebära en möjlighet att förlänga besöket på kulturhuset samt skapa stor attraktivitet. Läktarfoajén möbleras upp till en permanent lounge och belysning ses över. Räcket skall vara glasat för kopplingen till våningen nedanför. En inredningsarkitekt anlitas för att ta fram ett förslag Allmänt: Kopplingen mellan konferens eller nöje och framför allt mat och dryck behöver bli tydligare. Utbudet i serveringarna bör följa utbudet och verksamheten i huset

23 4(4) och en restaurang- eller caféverksamhet på kulturhuset, utifrån de krav som finns idag, måste bedrivas utifrån kulturhusets perspektiv. Restaurangen måste ses som övervägande kulturhusbesökarnas restaurang. Genom att rikta verksamheten mot framför allt konferenser på dagtid och mot evenemangsbesökaren på kvällstid (och såklart därutöver, i mån av plats, även till alla andra) skapas en mångdubbelt större attraktivitet för hela kulturhuset. För att säkerställa detta bör en översyn ske av möjligheterna att med dagens förutsättningar uppnå detta. Annars bör en uppsägning av befintliga kontrakt ske och en noggrann upphandling av verksamhet och entreprenör genomföras. Anders Rosengren Kulturchef

24 DELEGATIONSBESLUT Dnr. KF 2017/10-6 Ärende/Beslut Namn PERSONAL Sara Götz, Plan 3, timavlönad EKONOMI Göinge Kylteknik AB kr vht 4718 Park och trädgård, Hovdala Bellalite AB ,20kr vht Plan 3 drift INTER SONIC AB ,50kr vht Plan 3 drift Kristianstads Kommun ,24 vht akt 1270 Datakommunikation biblioteket Håkan Kvist Form kr vht 471 Hovdala investering Adlibris ,80kr vht Media barn Bibliotek investering PSI Ljud och Ljus AB ,89kr vht Markan investering Eurostar AB kr vht 465 akt 1262 Barnkulturverksamhet förskola/grundskola Elmelidm Musik AB ,01kr vht Plan 3 Elektrolanz AB kr vht 4718 Park och trädgård, Hovdala investering Aronsson & Månsson Tryck AB ,25kr vht Marknadsföring Priebe Scenteknik AB kr vht Plan 3 investering Elektrolanz AB kr vht 4718 Park och trädgård, Hovdala investering Inredning Nittonhundra kr vht Plan 3 Energi försäljning Sverige AB ,10kr vht 4712 Fastighet Hovdala INET AB ,60kr vht Markan Romeo & Julia kören kr vht Programverksamhet Hesslekören kr vht obj Plan 3 Biljettförsäljning Freestyle Phanatix kr vht 465 akt 1262 Barnkulturverksamhet Förskola/Grundskola Boulevard Stockholm AB kr vht 465 akt 1262 Barnkulturverksamhet Förskola/Grundskola Billy Heil Turné AB kr vht obj Plan 3 Biljettförsäljning Hässleholms Musikforum, Perong kr vht 488 Bidrag till föreningar Hessleholms teatersällskap kr vht obj Plan 3 Biljettförsäljning Underhållningspatrullen kr vht obj Plan 3 Biljettförsäljning Bibliotekstjänst/BTJ kr vht akt 1208 Media Facklitteratur OMDISPONERING INTERNBUDGET AVSKRIVNINGAR

25 6 DELEGATIONSBESLUT Datum Diarienummer /11 Handläggare Kulturutvecklare Paula Brante Hässleholm Kulturhus Christer Sköld Box Hässleholm Fiberanslutning, ansökan om projektbidrag Beslut har på delegation fattat beslutet att avslå ansökan om kr i bidrag till Närradioföreningen i Hässleholm. Beskrivning av ärendet Närradioföreningen i Hässleholm ansöker om bidrag för anslutning till fibernätverk. Motivering Projektet faller inte inom ramen för riktlinjerna för projektbidrag. Anders Rosengren Kulturchef Postadress: Vattugatan 22, Hässleholm Besöksadress: Kulturhuset Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

26 6 DELEGATIONSBESLUT Datum Diarienummer /11 Handläggare Kulturutvecklare Paula Brante Hässleholm Kulturhus Hala Alnaji Diskusvägen Vankiva Arabic Theatre in Hässleholm, ansökan om projektbidrag Beslut har på delegation fattat beslutet att bevilja kr i bidrag till projektet. Beskrivning av ärendet Föreningen Because We Care i samarbete med Arabiska Teatern i Stockholm ansöker om bidrag för att anordna en dag med arabisk teater på biblioteket i Hässleholm. Anders Rosengren Kulturchef Postadress: Vattugatan 22, Hässleholm Besöksadress: Kulturhuset Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: