JOHDANTO VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

Transkript

1 JOHDANTO VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

2 VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

3 VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

4 YLEISET KOMMENTIT TOIMINNOISTA TOIMINNALLISEN TASON VAATIMUKSET TOIMINNOT OSA-ALUEITTAIN VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

5 VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

6 KÄYTETTÄVYYDEN TESTAUS VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

7 VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

8 VISMA XX OY ELIELINAUKIO 5 B, HELSINKI PL 50, VISMA FINLAND TEL FAX

9 Visma TendSign Bilaga 1 Servicebeskrivning Visma Cmmerce AB Versin 4.0 rev 1

10 Servicebeskrivning Visma TendSign 1 INLEDNING HUVUDPRODUKTER VISMA TENDSIGN UPPHANDLING BASIC VISMA TENDSIGN UPPHANDLING PLUS VISMA TENDSIGN UPPHANDLING PRO VISMA TENDSIGN AVTAL VISMA TENDSIGN AVTALSKATALOG VISMA TENDSIGN ANBUDSGIVARE KÄRNMODULER ADMINISTRATION AV GRUPPER, ANVÄNDARE, ROLLER OCH ORGANISATIONER UNDERMODULER VISMA TENDSIGN ANNONSERING VISMA TENDSIGN BESLUT VISMA TENDSIGN LOV VISMA TENDSIGN E-AUKTION VISMA TENDSIGN PÄRMEN (IBINDER) VISMA TENDSIGN INTEGRATION BESTÄLLNINGSSYSTEM VISMA TENDSIGN INTEGRATION BUSINESS INTELLIGENCE VISMA TENDSIGN EGNA FÄLT VISMA TENDSIGN EGEN DOMÄN VISMA TENDSIGN SINGLE SIGN ON VISMA TENDSIGN ELEKTRONISK SIGNERING VISMA TENDSIGN KREDIT VISMA TENDSIGN SKATTEKONTROLL (XLS) VISMA TENDSIGN CPV-KODNING VISMA TENDSIGN ZIP-ARKIVERING VISMA TENDSIGN E-ARKIVERING VISMA TENDSIGN WEBBSPEGLING VISMA TENDSIGN UPPHANDLINGSBIBLIOTEK VISMA TENDSIGN RÄTTSFALLSBIBLIOTEK INTEGRATIONSGRÄNSSNITT SPEGLING AV ANVÄNDARDATA ADRESSINTEGRATION INSTÄLLNINGSMÖJLIGHETER INSTÄLLNINGAR PER ORGANISATION INSTÄLLNINGAR PER ANVÄNDARE VISMA TENDSIGNS TESTMILJÖ VISMA TENDSIGN SERVICE DESK ANVÄNDARHJÄLP INCIDENTHANTERING Sida 2 av 36

11 Servicebeskrivning Visma TendSign 8.3 HANTERING AV SERVICEFÖRFRÅGNINGAR Sida 3 av 36

12 Servicebeskrivning Visma TendSign 1 Inledning I det här dkumentet beskrivs funktinaliteten i Visma TendSign. Visma TendSign är en SaaS-lösning (d.v.s. alla delar i Visma TendSign tillhandahålls via Internet) ch består av tre typer av mduler: Huvudprdukt Kärnmdul: nödvändig förutsättning för huvudprdukter, t.ex. användaradministratin Undermdul: förser en huvudprdukt med ytterligare funktinalitet Ytterligare funktinalitet sm Visma TendSign kan erbjuda: Integratin med flera lika närliggande systemlösningar via Visma TendSigns integratinsgränssnitt Skicka ntifieringar med användarens e-pstadress (eller annan vald adress sm svaret ska skickas till) sm avsändare eller med en generisk avsändare m kunden så önskar Single sign-n -funktiner (SSO) Det finns många sätt att utfrma rller på. I detta dkument delar vi för enkelhetens skull in rllerna i: Upphandlare: den sm beställer eller har behv av prdukter eller tjänster Avtalsansvarig: den sm skapar ch publicerar avtal ch kan välja att publicera avtal i publicerade avtalskatalger Avtalsläsare: den sm läser avtal i publicerade avtalskatalger Upphandlare Administratör: den sm hanterar användare, inställningar, regler ch mallar för upphandlarrganisatinen Leverantör: den sm visar intresse för att delta i upphandling, lämnar anbud ch ingår avtal med Upphandlare eller Avtalsansvarig Leverantör Administratör: den sm hanterar användare, inställningar ch regler för leverantörsrganisatinen Detta dkument beskriver inte implementeringsprjekt, integrering eller annan knsultverksamhet utöver standardtjänsterna. Sida 4 av 36

13 Servicebeskrivning Visma TendSign 2 Huvudprdukter Visma TendSign Upphandling gör det möjligt för kunderna att genmföra helt elektrniska upphandlingar. Alla vanligt förekmmande delar av upphandlingen kan genmföras inm ramen för systemet. Grundprdukten kan kmpletteras med ett flertal lika undermduler sm beskrivs närmare i detta dkument. Tjänsten är uppdelad i tre nivåer (Basic, Plus ch Pr) sm mtsvarar lika grader av funktinalitet. 2.1 Visma TendSign Upphandling Basic Visma TendSign Upphandling Basic är en enkel funktin för att publicera upphandlingsannnser. I krthet består prcessen av att skapa en upphandling, bifga underlag ch annnsera upphandlingen. Funktiner i Visma TendSign Upphandling Basic Grundläggande funktiner Översiktlig startsida, Min startsida, för att skapa överblick över alla pågående ärenden Möjlighet att skapa en ny upphandling Möjlighet att lista alla upphandlingar ch annnser sm användaren är behörig till Möjlighet att ändra användaruppgifter ch inställningar Hjälpfunktin för att ge användaren tillgång till lika hjälpfunktiner i systemet Persnliga anteckningar Visning av rganisatinens eller generella länkar Visning av nyheter Möjligheter att byta språk i gränssnittet Upphandlingens startsida för att skapa överblick över ett upphandlingsprjekt Funktin för att avbryta en upphandling Persnliga anteckningar Visa upphandlingens publika FFU Arkivering (tillval) Prcessteg Planera Starta en upphandling Namn Referensnummer Möjlighet att autmatgenerera referensnummer Beskrivning Språk (vid fler än ett val i administratinsvyn) Ange upphandlingstyp Upphandlingssektr (vid fler än ett val i administratinsvyn) Klassisk sektr, Försörjningssektr, Privat sektr Natinella regler (vid fler än ett val i administratinsvyn) Danska, Nrska, Svenska Upphandlingstyp Varukntrakt Sida 5 av 36

14 Servicebeskrivning Visma TendSign Angivande av typ av köp Tjänstekntrakt typ A Angivande av tjänstekategri Tjänstekntrakt typ B Angivande av tjänstekategri Tjänstekncessin Byggentreprenadkntrakt Angivande av typ av byggentreprenadkntrakt Byggkncessin Angivande av typ av byggentreprenadkntrakt Kvalifikatinssystem Upphandlingsvärde Valuta Funktin för att visa aktuella tröskelvärden Upphandlingsförfarande Under direktupphandlingsgräns Direktupphandling med annns Under tröskelvärdesgräns Förenklat förfarande Urvalsförfarande Över tröskelvärdesgräns Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Knkurrenspräglad dialg Anskaffelsesprsedyre Nrge Under direktupphandlingsgräns Anskaffelse etter frskriftens del I uten prekvalifisering Anskaffelse etter frskriftens del I - med prekvalifisering Under tröskelvärdesgräns Nasjnal - Åpen knkurranse Nasjnal - Begrenset knkurranse Nasjnal - Knkurrensepreget dialg Nasjnal - Knkurranse med frhandling Över tröskelvärdesgräns TED - Åpen knkurranse TED - Begrenset knkurranse TED - Knkurrensepreget dialg TED - Knkurranse med frhandling Typ av avtal Avtal Ramavtal Avrpsavtal Samarbetsavtal Tidsfaktr för upphandlingen Nrmal Påskyndat Tidsplan Sida 6 av 36

15 Servicebeskrivning Visma TendSign Publiceringsdatum Sista anbudsdag Datum för anbudets giltighet Prcessteg Underlag Bifga dkument Funktin för att bifga dkument Funktin för att bifga länk Funktin för att bifga en pärm Prcessteg Annnsera Skapa ch publicera annns Fullt integrerad annnskppling med annnseringsverktyget DIBUS Samtliga bligatriska uppgifter i annnsen fylls i med autmatik Möjlighet att ange beskrivning, CPV-kder ch NUTS-kder Möjlighet att ange alternativa annnsplatser Möjlighet att välja att låta Visma sköta CPV-kdning (tillval) Möjlighet att förhandsgranska färdig annns Direktinfrmera Funktin för att via e-pst skicka infrmatin till presumtiva anbudsgivare Prcessteg Avsluta Efterannnsering Prcessteget syns enbart vid upphandlingsförfaranden sm kräver efterannnsering (dvs. upphandlingsförfaranden för prcedurer över tröskelvärde samt B- tjänster över tröskelvärde) Prcessen avslutas med en hänvisning till att gå tillbaka till upphandlingens startsida där en förenklad vy med infrmatin kpplad till upphandlingen finns samlat. 2.2 Visma TendSign Upphandling Plus Visma TendSign Upphandling Plus har samma funktinalitet sm beskrivs van (se 2.1). Utöver detta finns funktinalitet för att ta emt anbud elektrniskt, hantera frågr ch svar samt rättighetshantering. Finns även stöd för autmatisk avtalsgenerering. Funktiner i Visma TendSign Upphandling Plus Grundläggande funktiner Översiktlig startsida, Min startsida, för att skapa överblick över alla pågående ärenden Möjlighet att lista ch hantera alla upphandlingar, aktiviteter, leverantörer, avtal ch annnser sm användaren är behörig till Jurnalfunktin för att se lggade aktiviteter ch lägga till egna jurnalanteckningar Möjlighet att hantera egna länkar Upphandlingens startsida för att skapa överblick över ett upphandlingsprjekt Sida 7 av 36

16 Servicebeskrivning Visma TendSign Möjlighet att lista ch hantera alla dkument, anbud, aktiviteter ch grupper sm är knutna till upphandlingen Massbrevsfunktin för att kunna skicka e-pst till enskilda individer eller grupper Jurnalfunktin för att se lggade aktiviteter ch lägga till egna jurnalanteckningar Frågr ch svar för att hantera kmmunikatin med deltagande leverantörer Svara på fråga från leverantör Skicka infrmatinsmeddelande Ange både fråga ch svar Ställa fråga till leverantör Spara sm utkast för att kunna skicka senare Möjlighet att skriva ut frågr ch svar Prcessteg Planera Starta en upphandling Startdatum ch slutdatum Språk (valbart från administratinsvyn) Möjlighet att välja att ej ta emt elektrniska anbud (valbart från administratinsvyn) Signering av anbud (valbart från administratinsvyn, tillval) Avtalsmråden (valbart m behörighet finns, måste ha avtalsmdulen) Möjlighet att välja m upphandlingen ska visas under planerade ch/eller utgångna upphandlingar Skapa behörighetsgrupper Skapa lkala grupper/behörigheter Läs- ch skrivbehörighet Tidsbegränsad behörigheter Skapa behörigheter utifrån fördefinierade mallgrupper Funktin för att skapa rapprt över gruppmedlemmar Ange upphandlingstyp Upphandlingstyp Upphandling enligt Lag m valfrihet (tillval LOV-mdul) Förnyad knkurrensutsättning Val av ramavtalsgrupp Visning av ramavtalsgruppens leverantörer ch möjlighet att välja vilka sm skall få avrpsförfrågan Upphandlingsförfarande Under direktupphandlingsgräns Direktupphandling utan annns Under tröskelvärdesgräns Förenklat förfarande utan annns Över tröskelvärdesgräns Förhandlat förfarande utan annns Anskaffelsesprsedyre Nrge Under direktupphandlingsgräns Anskaffelse etter frskriftens del I uten prekvalifisering Anskaffelse etter frskriftens del I - uten kunngjøring Sida 8 av 36

17 Servicebeskrivning Visma TendSign Under tröskelvärdesgräns Nasjnal - Knkurranse med frhandling ett trinns Nasjnal - Knkurranse med frhandling t trinns Tidsplan Tidsplan för alla delar i prcessen Sista datum för att ställa frågr Leveransdatum Avtalsdatum Förlängning Startdatum för eventuell ny upphandling Aktivitetsplan Möjlighet att hantera autmatiskt skapade aktiviteter ch egna tillagda aktiviteter Prcessteg Underlag Bifga dkument Funktin för att hämta malldkument för traditinella bilagr Prcessteg Annnsera Direktinfrmera Funktin för att via e-pst skicka infrmatin till mallgrupper Prcessteg Öppna Tid ch plats Datum/klckslag anges tillsammans med deltagare vid öppningen Möjlighet att använda metdik fur-eyes principle sm tvingar två behöriga användare att lgga in ch gå till steg Öppna (tillval) Deltagarnas namn stämplas in med autmatik i öppningsprtkllet Inkmna anbud Visning av de leverantörer sm har lämnat anbud Visning av leverantörer sm har registrerat sig för upphandlingen men sm ej har lämnat anbud. Möjlighet att markera dessa m de har lämnat anbud vid sidan av systemet. Möjlighet att ange kmmentarer Möjlighet att manuellt lägga till anbudslämnare Skriv ut anbudsöppningsprtkll Funktin för att skriva ut ett anbudsöppningsprtkll Funktin för att kpiera anbudsöppningsprtkll till andra filarer Prcessteg Utvärdera Utvärdera anbud Vy för att få en överblick över lämnade anbud med infrmatin m Kreditstatus (tillval Kreditmdulen) Anbud Kvalificerad (ja/nej) Sida 9 av 36

18 Servicebeskrivning Visma TendSign Utvärderad Kmmentar Manuellt anbud (ja/nej) Möjlighet att filtrera ch visa exempelvis enbart kvalificerade eller ej utvärderade anbud Möjlighet att skapa manuella anbud Möjlighet att skicka förfrågan till Skatteverket (SKV 4820) Funktin för att exprtera anbudlista till Excel Möjlighet att flagga för begärd kmplettering Funktin för att välja vilken leverantör (vilka leverantörer) sm skall tilldelas kntrakt Prcessteg Avtala Skapa avtal Funktin för att skapa avtal ch ange grundläggande nyckeldata kpplade till avtal Samtliga avtals start- ch slutdatum samt eventuell ptin Namn, referensnummer ch beskrivning Möjlighet att skapa flera avtal med samma leverantör (görs i prcessteget Utvärdera) Meddela beslut Funktin för att skicka meddelande m beslut till alla deltagande leverantörer Möjlighet att lägga till bilagr Möjlighet att låsa upp ett tidigare skickat meddelande för att kunna skicka nytt meddelande m beslut Avtalsspärr Funktin för att hjälpa handläggaren att hålla reda på när avtal får tecknas i en upphandling Skriva avtal Prcessteg Avsluta Efterannnsering Autmatiserat förfarande där bligatriska fält redan är ifyllda vid skapande av efterannns. Prcessteget syns enbart vid upphandlingsförfaranden sm kräver efterannnsering. Upphandlingsförfaranden för prcedurer över tröskelvärde samt B- tjänster över tröskelvärde. 2.3 Visma TendSign Upphandling Pr Visma TendSign Upphandling Pr har samma funktinalitet sm beskrivs van (se 2.1 ch 2.2). Utöver detta finns funktinalitet för att skapa delar ch kriterier i upphandlingen ch strukturerade förfrågningsunderlag vilket medför att man helt elektrniskt kan utvärdera anbuden i systemet. Funktiner i Visma TendSign Upphandling Pr Sida 10 av 36

19 Servicebeskrivning Visma TendSign Prcessteg Underlag Ange delar ch kriterier Möjlighet att ange pris- ch kvalitetskriterier Möjlighet att arbeta med flera delar/anbudsmråden i upphandlingen Möjlighet att välja mellan ett flertal lika utvärderingsmdeller/utvärderingsmetder Lägsta pris Fast pris Relativ viktning Mervärdesmdell Jämförelsetalsmdell Linjärskalemdell Uppräkningstal i SEK Uppräkningstal i prcent Uppräkningstal i päng Skapa strukturerat förfrågningsunderlag Möjlighet att skapa förfrågningsunderlag sm elektrniska frmulär bestående av rubriker, dkumentdelar ch frågr Ett s.k. strukturerat dkument kan byggas upp helt från grunden eller skapas från en mall Vid skapande av dkumentdelar kan man: Redigera textinnehåll Ange datafält Ange lika egenskaper (ingå i dkumentet, ingå i annns, krav, ingå i avtalstext, ingå i kvalificering, ingå i publicering till avtalsdatabas, sekretess) Ladda upp bild (endast JPG-frmat) Vid skapande av frågr kan man: Redigera frågans innehåll Kppla frågan till utvärderingskriterium Ange typ av svarsalternativ Fritextsvar Ja/nej-svar Linjär skala Fasta svarsalternativ Bifga dkument Kppla frågan till priskriterium Kppla prisrutr/prismatriser till priskriterium Dölja leverantörens kmmentarsfält Markera m frågan ska besvaras av upphandlaren Viktning Vy för att ge en översikt över viktning för varje del i upphandlingen. Möjlighet att se de frågr sm är kpplade till respektive kriterium/krav. Funktin för att enkelt justera viktning Funktin för att skriva ut viktningsrapprt Funktin för att generera kpplingsschema Funktin för att enkelt byta utvärderingsmdell Funktin för att ange att den aktuella delen skall vara bligatrisk att besvara Sida 11 av 36

20 Servicebeskrivning Visma TendSign Simulering Funktin för att före publicering av annns simulera utfall ch funktin i upphandlingen Funktin för att skapa ett simulerat anbud Funktin för att se ch justera resultat Prcessteg Annnsera Skapa ch publicera annns Möjlighet att autmatiskt hämta beskrivningstexter från det strukturerade dkumentet Prcessteg Utvärdera Utvärdera anbud Vy för att få en överblick över lämnade anbud med infrmatin m Jämförelsesumma/päng (berende på utvärderingsmdell) Anbudssumma Missade skallkrav Möjlighet att skapa rapprter över resultat ch pågående utvärdering Möjlighet att exprtera anbudslista ch anbudsresultat till Excel Möjlighet att kvalificera ch utvärdera anbud Skapa beslutsunderlag Funktin för att skapa lika beslutsrapprter baserat på egna texter ch datafält Möjlighet att skapa rapprter utifrån mallar Möjlighet att flytta kpir av genererade rapprter 2.4 Visma TendSign Avtal Visma TendSign Avtal är en prdukt sm gör det möjligt för kunderna att själva administrera ch publicera avtal. Funktiner i Visma TendSign Avtal Kategrisering av avtal i valfritt antal nivåer. Ett avtal kan finnas i fler än ett avtalsmråde, ett avtalsmråde kan finnas i flera avtalsmråden. Om prdukten används tillsammans med Visma TendSign Upphandling kan avtal genereras autmatiskt baserat på tilldelade leverantörer i föregående upphandling. Påminnelse m att avtalet löper ut skicka e-pstmeddelande valfritt antal dagar innan avtalet löper ut. Hantering av förlängningar med antal ch längd per förlängning. Möjlighet för Upphandlare ch Avtalsläsare att kmmentera avtal. Avtalsansvarig ntifieras autmatiskt. Möjlighet att skapa ramavtalsgrupper med ramavtal sm anges antingen för rangrdning, förnyad knkurrensutsättning eller en kmbinatin av dessa. Massbrev, rättighetshantering, aktiviteter med påminnelser, återförsäljare på avtal, egna fält, hantera prenumeratinslistr, stöd för digital avtalssignering (tillval) Funktin för att skicka massbrev Sida 12 av 36

21 Servicebeskrivning Visma TendSign Funktin för att hantera rättigheter Funktin för att aktivera påminnelser på aktiviteter Funktin för återförsäljare på avtal Funktin för egna fält Funktin för att hantera prenumeratinslistr Stöd för digital avtalssignering (tillval) Avtalsdata Namn ch referensnummer Interna avtalsdkument (visas ej i katalgen, t.ex. PDF, Wrd, Excel) Publicerade avtalsdkument (visas i katalgen, t.ex. PDF, Wrd, Excel) Upphandlande rganisatins kntaktpersner med namn, telefnnummer ch e- pstadress Leverantörsdata sm namn, hemsida, adress, rganisatinsnummer ch mmsnummer Telefnnummer, faxnummer ch e-pstadress till leverantörens kntaktpersner Möjlighet att bifga filer Start- ch slutdatum Infrmatin m avtalsförlängning Ursprungligt avtalsslut Sökrd UNSPSC kder 2.5 Visma TendSign Avtalskatalg Visma TendSign Avtalskatalg är en prdukt sm gör det möjligt för kunderna att visa sina avtal, avtalsmråden ch avtalade leverantörer för rganisatinens avtalsläsare. Funktiner i Visma TendSign Avtalskatalg Sökfunktin där sökning sker med Ggle sökmtr (GSA, Ggle Search Appliance) på i princip all infrmatin sm finns registrerad på avtalet Sökning i bilagr Sökning på böjda frmer av rd Sökningsförslag vid felstavade rd Visning av nyheter Listning av avtal Listning av leverantörer Listning av avtalsmråden Vy för visning av avtalsmråden med underliggande avtal Vy för visning av leverantörsinfrmatin med underliggande avtal Vy för visning av tidigare nyheter ch länkar Vy för visning av avtal Namn Beskrivning Kpplade avtalsmråden Referensnummer Avtalstyp Sida 13 av 36

22 Servicebeskrivning Visma TendSign Avtalstid Kntaktuppgifter leverantör (begränsat antal) Återförsäljare Kntaktuppgifter köpare (begränsat antal) Ytterligare infrmatin (fritextinfrmatin där det är möjligt att ange rubriker ch texter) Egna fält Bilagr Visning av utdrag ur avtalstext vid användande av strukturerade avtalsdkument Prenumeratinsfunktin Kmmentarsfunktin Visning av rangrdnade ramavtal, ramavtal för förnyad knkurrensutsättning eller en kmbinatin av dessa. Vid rangrdning hänvisning till det första ramavtalet i rangrdningen. 2.6 Visma TendSign Anbudsgivare Visma TendSign Anbudsgivare är en prdukt sm låter leverantörer att enkelt lämna elektrniska anbud på upphandlingar sm skapats i Visma TendSign Upphandling. Funktiner i Visma TendSign Anbudsgivare Visma TendSign Upphandling Basic Enkelt gränssnitt för anbudsgivaren Ta del av förfrågningsunderlaget Prenumerera på ändringar under annnstiden Möjlighet att söka efter pågående upphandlingar i TendSign Visma TendSign Upphandling Plus Startsida för att ge en översikt över skapade anbud Tillgång till funktin för frågr ch svar Möjlighet att sätta eget referensnummer ch namn på sitt anbud Möjlighet att bifga bilagr Funktin sm medger återtagande av anbud Möjlighet att se beslut Möjlighet att kmplettera m upphandlaren har tillåtit detta Visma TendSign Upphandling Pr Möjlighet att filtrera på besvarade frågr ch bligatriska krav Funktin för att visa hur många frågr sm ej är besvarade Funktin för att visa hur många svar sm ej uppfyller bligatriska krav Funktin sm möjliggör inskickande av anbud m inte alla frågr är besvarade Sida 14 av 36

23 Servicebeskrivning Visma TendSign 3 Kärnmduler 3.1 Administratin av grupper, användare, rller ch rganisatiner I Visma TendSign styrs användarnas behörigheter via lika typer av kntn sm kan ha lika behörigheter Grupper En grupp är en grupp användare sm administreras i Visma TendSign. Grupper används för att lättare hantera grupper av persner för hantering av rättigheter eller sm sändlistr Mallgrupper Användare sm kan lgga in i admin knt kan skapa mallgrupper. Detta är grupper sm kan användas i flera lika prjekt ch sm administreras på en plats. Om användare läggs till eller tas brt i en mallgrupp får det mmedelbart effekt på alla prjekt sm grupperna är kpplade till. Regler kan ckså skapas för mallgrupper sm gör att när man skapar prjekt av en viss typ (t ex upphandling eller avtal) kpplas valda grupper in med vald behörighet per autmatik. Regler kan även sättas på avdelningsnivå så att användare i en viss avdelning autmatiskt ger behörigheter till vissa mallgrupper Systemanvändare För att kunna använda Visma TendSign måste användaren finnas med i systemets användarregister. Användare kan läggas till manuellt i Upphandlare Admin gränssnittet eller genm helpdesk. Användarnamn måste vara unika inm hela systemet. E-pstadressen satt på användaren används för ntifieringar sm skickas från systemet Rller Användare kan ges lika rller i lika prjekt. En grundläggande rll är ansvarig handläggare. Denna rll är den sm i första hand har ansvaret för prjektet ch den kntaktpersn sm systemet i första hand vänder sig till med ntifieringar samt listas sm ansvarig i diverse vyer Organisatiner Systemet kan hantera flera lika rganisatiner, d.v.s. legala enheter. En rganisatin är nrmalt mtsvarande ett rganisatinsnummer. Om verksamheten har flera adresser ch arbetsställen anges detta sm avdelningar. Sida 15 av 36

24 Servicebeskrivning Visma TendSign 4 Undermduler 4.1 Visma TendSign Annnsering Visma TendSign Annnsering är en prdukt sm låter kunden, via ett autmatiserat förfarande, annnsera sina upphandlingar i en allmänt tillgänglig databas ch i TED, samt möjlighet att kmplettera annnser ch efterannnsering. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Basic, Plus, Pr) (Autmatiserad annnsering stöds i Visma Direktupphandling) Funktiner i Visma TendSign Annnsering Stödjer annnsering av upphandlingar över tröskelvärdena. Stödjer annnsering av upphandlingar under tröskelvärdena. Stödjer lagkrav för annnsering i allmänt tillgänglig databas. Stödjer annnsering i EU:s databas TED för upphandlingar över tröskelvärdena. Förifyllda användaruppgifter, ex namn på myndighet ch sektr. Länkar till förfrågningsunderlaget skapas med autmatik. Användaren kan själv ange CPV-kd eller låta Visma Cmmerce göra det. Möjlighet för användaren att redigera uppgifter i annnsen fram till dess att den är publicerad. Möjlighet att välja publiceringsdatum för annnsen. Autmatisk validering av exempelvis giltiga datum ch bligatriska fält. Visma Cmmerce kvalitetssäkrar infrmatinen i annnsen innan publicering. E-pstmeddelanden bekräftar när Visma Cmmerce mttagit annnsen samt när den publicerats. Stöd finns för efterannnsering utifrån tidigare publicerad annns. Stöd finns för att göra kmpletteringar av tidigare publicerad annns. Alla sm tagit del av ett förfrågningsunderlag får med autmatik infrmatin m kmpletteringar Möjlighet att publicera annnsen på fler annnsplatser. Stöd finns för att direktinfrmera leverantörer. Annnstyper sm stöds SVERIGE Över tröskelvärdena F1 F2 F3 F5 F6 F7 F10 Förhandsmeddelande Meddelande m upphandling Klassiska sektrn Meddelande m tilldelning av kntrakt Klassiska sektrn Meddelande m upphandling Försörjningssektrn Meddelande m tilldelning av kntrakt Försörjningssektrn Kvalificeringssystem Försörjningssektrn Kncessin avseende ffentliga byggentreprenader Under tröskelvärdena Sida 16 av 36

25 Servicebeskrivning Visma TendSign O3 Direktupphandling O11 Meddelande m upphandling O12 Inköpsannns (Privat) O15 Tjänstekncessin Över tröskelvärdena (via vårt annnsverktyg DIBUS) F4 Peridiskt meddelande F8 Meddelande m upphandlarprfil F9 Meddelande m förenklat anbudsförfarande inm ramen för ett DPS F11 Meddelande m upphandling Kntrakt sm tilldelas av kncessinshavare sm inte är upphandlande enhet F12 Meddelande m prjekttävling F13 Resultat av prjekttävling F15 Meddelande m frivillig förhandsinsyn F16 Förhandsmeddelande m kntrakt på försvars- ch säkerhetsmrådet F17 Meddelande m upphandling beträffande kntrakt på försvars- ch säkerhetsmrådet F18 Meddelande m tilldelning av kntrakt på försvars- ch säkerhetsmrådet F19 Meddelande m underentreprenad Under tröskelvärdena (via vårt annnsverktyg DIBUS) O4 O16 O17 O18 O19 O24 O25 Meddelande/inbjudan Meddelande m valfrihetssystem enligt LOV Meddelande m request fr infrmatin (RFI) Meddelande m ersättningsetablering Meddelande m frivillig förhandsinsyn Förhandsmeddelande (GPN) Meddelande m upphandling (SPN) NORGE Över tröskelvärdena F1 Frhåndsmelding F2 Anskaffelsemelding Klassisk sektr F3 Melding m kntraktstildeling Klassisk sektr F5 Anskaffelsemelding - Frsyningssektrene F6 Melding m kntraktstildeling - Frsyningssektrene F7 Kvalifiseringssystem Frsyningssektrene F10 Knsesjn fr ffentlige byg- g anleggsentrepriser Under tröskelvärdena D51 D53 D82 D83 D85 D86 O3 O11 Frivillig kunngjøring av knkurranse Frivillig kunngjøring av kntraktstildeling Nasjnal kunngjøring av knkurranse Klassisk sektr Nasjnal kunngjøring av kntraktstildeling Klassisk sektr Nasjnal kunngjøring av knkurranse Frsyningssektrene Nasjnal kunngjøring av kntraktstildeling Frsyningssektrene Anskaffelse etter frskriftens del I Melding m anskaffelse under terskelverdien Sida 17 av 36

26 Servicebeskrivning Visma TendSign O12 Innkjøpskunngjøring (Privat) O15 Tjenesteknsesjn Över tröskelvärdena (via vårt annnsverktyg DIBUS) F4 Peridisk melding F8 Melding m ppdragsgiverprfil F9 Melding m frenklet tilbudsprsedyre innenfr rammen av en DPS F11 Anskaffelsemelding Kntrakt sm tildeles av knsesjnshaver sm ikke er ppdragsgiver F12 Melding m prsjektknkurranse F13 Resultat av prsjektknkurranse F15 Melding m frivillig frhåndsinnsyn Finns tillgängliga via DIBUS, men Dffin har inte anpassat systemet för att ta emt dem: F16 Frhåndsbeskjed fr kntrakt på frsvars- g sikkerhetsmrådet F17 Beskjed m anskaffelse vedrørende kntrakt på frsvars- g sikkerhetsmrådet F18 Beskjed m tildeling av kntrakt på frsvars- g sikkerhetsmrådet (F19 Beskjed m underentreprenise) Under tröskelvärdena (via vårt annnsverktyg DIBUS) D52 D81 D84 O4 O16 O17 O18 O19 O24 O25 Frivillig veiledende kunngjøring Nasjnal veiledende kunngjøring Nasjnal veiledende kunngjøring Meddelande/inbjudan Meddelande m valfrihetssystem enligt LOV Meddelande m request fr infrmatin (RFI) Meddelande m ersättningsetablering Meddelande m frivillig förhandsinsyn Förhandsmeddelande (GPN) Meddelande m upphandling (SPN) Speciella betingelser för Nrska marknaden Visma Cmmerce vidaresänder annnsen för publicering i Dffin via en webservicelösning. Dffin kmpletterar annnsen med stikkrd ch leveringssted för att förbättra sökmöjligheterna i Dffin-databasen. Först när en annns är publicerad i Dffin publiceras den i Visma Cmmerces databas. Om annnseringen gäller en upphandling över tröskelvärdena måste delar av den översättas till engelska innan den sänds till TED. Användaren låter EU-Supply, sm tillhandahåller Dffin, göra översättningen mt en ersättning. Om en annns över tröskelvärdena sm har publicerats i TED behöver kmpletteras, måste användaren själv skriva kmpletteringsannnsen på engelska. 4.2 Visma TendSign Beslut Visma TendSign Beslut ger möjlighet till att skapa beslutspunkter så att upphandlare i vissa steg i upphandlingsprcessen måste vänta på ett beslut m gdkännande innan det är möjligt att gå vidare i prcessen. Sida 18 av 36

27 Servicebeskrivning Visma TendSign Kan väljas till i följande huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Funktiner i Visma TendSign Beslut Funktin för att skapa ch hantera beslutspunkter i vissa steg/faser i upphandlingsprcessen Avtala Skapa avtal Inbjuda Bifga dkument Underlag Bifga dkument Funktin för att inhämta beslut Mttagare (urvalslistan består av de persner sm har rättighet till upphandlingen) Önskat svarsdatum Meddelande Bifgade filer PDF-rapprter av strukturerade dkument E-pst skickas autmatiskt till handläggaren när beslut har fattats Stöd för att inhämta ch skicka m beslut med beslutsunderlag flera gånger Vy för beslutsgdkännande E-pst skickas autmatiskt till beslutsfattaren med länk för gdkännande Visning av begäran m beslut Kmmentarsfunktin Funktin för att gdkänna eller avböja 4.3 Visma TendSign LOV Visma TendSign LOV erbjuder en anpassad hantering av Lagen m valfrihet - upphandlingar. Kan väljas till i följande huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Funktiner i Visma TendSign LOV Möjlighet att skapa LOV-upphandling från startsidan Förenklad prcess ch krrekt nmenklatur för både upphandlare ch leverantör Möjlighet att starta m prcessen vid inkmna ansökningar Förenklad arbetsprcess ch tidsplanering 4.4 Visma TendSign e-auktin Visma TendSign e-auktin erbjuder ett enkelt sätt att avsluta en upphandling via en mvänd auktin. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Funktiner i Visma TendSign e-auktin Stödjer möjligheten att avsluta upphandling med mvänd auktin Sida 19 av 36

28 Servicebeskrivning Visma TendSign Upphandlaren kan definiera spelregler för auktinen Upphandlaren kan bjuda in deltagande budgivare Upphandlaren kan följa auktinen i realtid Anbudsgivarna kan följa auktinen i realtid men utan att se varandra 4.5 Visma TendSign Pärmen (ibinder) Visma TendSign Pärmen är en prdukt sm ger möjlighet att skapa digitala pärmar sm kan innehålla stra mängder filer. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Basic, Plus, Pr) Funktiner i Visma TendSign Pärmen Stödjer att skapa mfattande digitala pärmar sm hanterar stra mängder filer. Funktinen är väl anpassad till upphandlingar inm bygg- ch anläggning. Pärmarna kan asscieras till aktuell upphandling. Leverantören kan ta del av innehållet i den digitala pärmen. Stöd finns för att läsa ett strt antal filfrmat, exempelvis.plt.dwf ch.dwg Stöd finns för att läsa ch t.ex. mäta i ritningar. Leverantören kan beställa utskrifter i strfrmat för t.ex. ritningar. Kntt till Pärmen aktiveras av användaren. Stöd finns för att skapa distributinslistr sm kan användas i prjekt. Tre metder kan användas för att skapa förfrågningsunderlag via Pärmen: Skapa flikar där dkument laddas upp. Ladda upp ZIP-fil m förfrågningsunderlaget finns strukturerat i mappar. Bjuda in deltagare sm upprättar handlingarna. Den persn sm startar en upphandling blir Administratör. Administratören kan bjuda in deltagare ch ändra deras rller i upphandlingen. Deltagare kan tilldelas ett eller flera mråden i upphandlingen. Alla deltagare i en pärm kan titta på samt ladda hem handlingar, även m de inte har ett mråde tilldelat sig. Deltagare med gästknt kan endast titta på samt hämta hem handlingar, inte göra justeringar. Stöd för att skapa ch publicera kmpletterande pärmar. Samtliga förfrågningsunderlagshämtare i en upphandling får meddelande när en ny kmpletteringspärm finns att hämta. 4.6 Visma TendSign Integratin Beställningssystem Visma TendSign Integratin Beställningssystem erbjuder möjligheten att integrera med ett externt beställningssystem utifrån bestämda avtal. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Avtal Funktiner i Visma TendSign Integratin Beställningssystem Sida 20 av 36

29 Servicebeskrivning Visma TendSign Integratinen expneras sm ett antal WebServices över SSL (HTTPS) Åtkmsten kntrlleras av en kmbinatin av externt IP från kundens miljö ch dlda nycklar per rganisatin. Kund kan endast få tillgång till det material sm expnerats i kundens egna avtalskatalger. Rutinen är anpassad för att köras löpande med angivelse av förra hämtningstillfällets datum ch klckslag ch tar då endast med ändrade bjekt från föregående hämtningstillfälle. Svar returneras i frm av strukturerad XML. Anrpsmetdik ch beskrivning av vad sm ingår i svar finns i separat dkumentatin sm kan lämnas ut på begäran. 4.7 Visma TendSign Integratin Business Intelligence Visma TendSign Integratin Business Intelligence erbjuder möjligheten att integrera med ett externt BI-system för att analysera nyckeldata knutna till publicerade avtal. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Visma TendSign Avtal Funktiner i Visma TendSign Integratin Business Intelligence Integratinen expneras sm ett antal WebServices över SSL (HTTPS) Åtkmsten kntrlleras av en kmbinatin av externt IP från kundens miljö ch dlda nycklar per rganisatin. Kund kan endast få tillgång till det material sm expnerats i kundens egna avtalskatalger. Rutinen är anpassad för att köras löpande med angivelse av förra hämtningstillfällets datum ch klckslag ch tar då endast med ändrade bjekt från föregående hämtningstillfälle. Svar returneras i frm av strukturerad XML Anrpsmetdik ch beskrivning av vad sm ingår i svar finns i separat dkumentatin sm kan lämnas ut på begäran. 4.8 Visma TendSign Egna Fält Visma TendSign Egna Fält erbjuder möjligheten att skapa egna anpassade fält sm kan kpplas till lika typer av bjekt (avtalsmråden, avtal, upphandlingar). Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Visma TendSign Avtal Grundläggande funktiner i Visma TendSign Egna Fält Stöd att definiera vilka standardfält (med eventuellt standardvärde angivet) sm alltid ska användas ch fyllas i på ett avtalsmråde, ett avtal eller en upphandling. Detta sker via Administrering av standardfält i knt för Upphandlare Administratör. Stöd för att skapa generella, återanvändbara egna fält med fälttyper ch vid behv även uppslagsvärden. Detta sker via Administrering av standardfält i knt för Upphandlare Administratör. Sida 21 av 36

30 Servicebeskrivning Visma TendSign Stöd att skapa s.k. fältgrupper sm de egna fälten tillhör. Detta sker via Administrering av standardfält i knt för Upphandlare Administratör. Stöd att kunna kpiera fältgrupper ch dess underliggande struktur av egna fält med eventuella tillhörande uppslagsvärden. Detta sker via Administrering av standardfält i knt för Upphandlare Administratör. Stöd för att fylla i fördefinierade standardfält via funktinen Egna fält på respektive startsida för upphandling, avtal ch avtalsmråde. Detta sker i knt för Upphandlare. Avancerade funktiner i Visma TendSign Egna Fält Stöd för att ange en användarspecifik extern identifikatin på de egna fält sm skapats (enligt beskrivning under Grundfunktin van). Detta sker via fältdefinitiner i knt för Upphandlare Administratör. Stöd för användarspecifik srtering genm att ange ett tal i egen nummerserie (Psitin) på de egna fält sm skapats (enligt beskrivning under Grundfunktin van). Detta sker via fältdefinitiner i knt för Upphandlare Administratör. Stöd för användaren kan gå in på ett visst specifikt avtalsmråde ch där definiera vilka egna fält sm ska användas ch fyllas i på det eller de avtal sm tillhör just detta avtalsmråde (med eventuella standardvärden angivna). Detta sker i knt för Upphandlare. Stöd för att m ett avtal tillhör flera avtalsmråden kmmer egna fält sm definierats på samtliga avtalsmråden sm avtalet tillhör att visas på avtalet. Detta sker i knt för Upphandlare. Stöd för att egna fält ckså visas utifrån avtalsmrådens hierarkiska struktur baserat på de två avtalsmrådesnivåerna närmast vanför avtalet. Det innebär att m det finns avtalsmråden kpplade till varandra så kmmer samtliga egna fält sm finns definierade för avtalsmråden i den hierarkiska strukturen att visas på avtalet, avsett på vilken nivå de ligger i strukturen (närmast två nivåerna över avtalet). Detta sker i knt för Upphandlare. Stöd att definiera att en grupp ska kunna vara valfri att fylla i för upphandlarna eller inte. Detta sker i knt för Upphandlare Administratör. Stöd att välja brt de valfria grupper sm inte är relevanta att fylla i på en upphandling, ett avtal eller ett avtalsmråde. Detta sker i knt för Upphandlare. Stöd för att använda funktinen för egna fält i strukturerade dkument på däri ingående dkumentdelar. Stödet finns både i strukturerade dkument sm skapats på ett avtal eller en upphandling ( Eget fält under rubriken Visa ruta för tilläggstext ). Detta sker i knt för Upphandlare. 4.9 Visma TendSign Egen Dmän Visma TendSign Egen Dmän är en prdukt sm möjliggör en anpassning av flera av TendSigns prdukter efter kundens behv, exempelvis egen dmän ch grafiska anpassningar. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Visma TendSign Anbudsgivare Fler delsystem på begäran Funktiner i Visma TendSign Egen Dmän Sida 22 av 36

31 Servicebeskrivning Visma TendSign Möjlighet att expnera systemet under egen dmän, t.ex. upphandling.stckhlm.se Möjlighet till anpassningar av vissa nyckeluppgifter m systemet, kntaktvägar, hemsida mm Möjlighet att ha vissa separata grafiska element ch göra anpassningar i utseende genm utökningar i CSS (Cascading Style Sheet) 4.10 Visma TendSign Single Sign On Visma TendSign Single Sign On är en prdukt sm förenklar inlggningen för användaren i TendSigns lika system. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling Visma TendSign Avtal (administrering) Funktiner i Visma TendSign Single Sign On Single Sign On, SSO, är en lösning på prblemet att administrera åtkmst till flera tjänsteleverantörer. När en användare har lggat in till sitt "hemsystem" överförs autentiseringen till externa tjänsteleverantörer, varvid användaren får åtkmst till dessa system utan att behöva ange separata lösenrd för respektive tjänst. För den enskilde användaren är all autentiseringslgik dld, vilket ger minskad kmplexitet, en smidigare användarupplevelse ch minskat behv av att hålla reda på lösenrd. Visma TendSign stöder SAML 2.0, en av de vanligaste öppna XML-baserade standarderna för SSO. SAML 2.0 är mer avancerad ch knfigurerbar än SAML 1.1 ch kan därför vara lättare att underhålla, bland annat på grund av att mål-url-adresserna sätts centralt. Visma TendSign stöder SAML 2.0 HTTP-POST-bindning. Visma TendSign stöder ckså SAML 2.0 Single Lgut-tjänsten, sm är en teknik för att garantera en fullständig, säker ch centralt övervakad utlggning från flera tjänsteleverantörer. Bindning sm stöds är SAML 2.0 SingleLgutService HTTP-Redirect-bindning. Kunden kan lgga in i systemet via SSO (Single Sign On) där valideringen av användarens behörighet sker via kundens egen säkerhetslösning. Kunden kan via admin knt själv administrera sina användares certifikatsnycklar Standarder sm finns implementerade är SAML 2.0 ch PISA Förutm att kunna integrera mt kundens IDP så har även TendSign möjlighet att agera egen IDP. De inlggningsmetder sm stöds är: Certifikatbaserad Användarid ch lösenrd mt kundens LDAP-katalg sm t.ex. Active Directry Engångslösenrd via e-pst Engångslösenrd via SMS 4.11 Visma TendSign Elektrnisk Signering Visma TendSign Elektrnisk Signering erbjuder möjlighet att signera anbud, anbudsöppning ch avtal elektrniskt Sida 23 av 36

32 Servicebeskrivning Visma TendSign Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Visma TendSign Avtal Funktiner i Visma TendSign Elektrnisk Signering E-Signering av anbud E-Signering vid anbudsöppning E-Signering vid signering av avtal E-signering vid återtaget anbud Stöd för att söka efter registrerade användare för E-signering Stöd för att kunna lägga till användare/parter för E-signering Stöd för att kunna registrera en användare för E-signering Stöd för att skicka inbjudan för att registrera sig för E-signering (avtal) Stöd för att skicka inbjudan för avtalssignering Stöd för att visa digitalt kvitt Alla signeringstransaktiner lagras hs ChamberSign sm en berende tredje part Stöd för att kunna arkivera signeringskvittn (via arkivmdul) Om signeringsfunktinen för upphandlingar är påslagen för rganisatinen är denna bligatrisk för alla upphandlingar Visma TendSign Kredit Visma TendSign Kredit erbjuder möjligheten att göra kreditbevakningar på leverantörer. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Visma TendSign Avtal Funktiner i Visma TendSign Kredit Kreditbevakning funktin för att skapa kreditbevakningsprtföljer där valfria leverantörer kpplas in ch bevakas mt en kreditmall. Mailaviseringar sker vid förändringar mt kreditmallen. Kreditbevakning vid upphandling innebär att en uppdatering av kreditbevakning sker direkt på prcessteget Utvärdera anbud. Visning sker med grön, gul eller röd färg, vilket indikerar vilken nivå av mallen sm leverantören når upp till. Möjlighet finns att expandera vyn ch få tillgång till mer infrmatin. Hämta kredituppgifter Ta kreditupplysning Stöd för att ha egna kreditmallar 4.13 Visma TendSign Skattekntrll (XLS) Visma TendSign Skattekntrll (XLS) erbjuder möjligheten att göra en skattekntrll på leverantörer. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Sida 24 av 36

33 Servicebeskrivning Visma TendSign Funktiner i Visma TendSign Skattekntrll (XLS) Skatteverket erbjuder funktinen även till upphandlande enheter (se e4820) Möjlighet att från listan över inkmna anbud/ansökningar begära skattekntrll Beställningen skickas inm några minuter i Excel-frmat till Skatteverket Ärendet handläggs manuellt av Skatteverket Svaret inkmmer till upphandlingens handläggare via e-pst i Excel-fil 4.14 Visma TendSign CPV-kdning Visma TendSign CPV-kdning är en tjänst där Visma Cmmerce AB utför CPV-kdning av upphandlingar. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Funktiner i Visma TendSign CPV-kdning Tjänst sm innebär att Visma Cmmerce gör CPV-kdning av upphandling före publicering av upphandlingsannns Visma TendSign Zip-Arkivering Visma TendSign Zip-Arkivering är en prdukt sm gör det möjligt att enkelt kunna få ut handlingar arkiverat i zip-frmat. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Visma TendSign Avtal Funktiner i Visma TendSign Zip-Arkivering Handläggare av upphandling eller avtal kan arkivera valfria handlingar i ärendet till en zipfil Archive-xml filen innehåller grunddata m upphandlingen ch dess massbrev, grupper ch anbud. I Archive-xml filen visas RequestSentDate med datum för inlämnad ansökan i en selektiv upphandling ch TenderSentDate med datum för inlämnat anbud. I en selektiv upphandling arkiveras även dkument för inbjudan i mappen InvitatinPublicDcument, ansökningar i Requests per ansökan samt Ansökansöppningsprtkllet, RequestOpeningPrtcl. Under mappen Tenders ligger alla inkmna anbud per anbudsgivare med riginalanbud (OriginalOffer) Anbudsöppningsprtkllet, (TenderOpeningPrtcl) ligger i den översta nivån. Alla arkiverade dkument har en kmpletterande metadatafil. Handlingar sm ingår i arkiveringen för en upphandling är: Interna dkument Inbjudan Förfrågningsunderlag Öppningsprtkll Sida 25 av 36

34 Servicebeskrivning Visma TendSign Ansökningar Anbud Beslutsdkument Frågr ch svar Massbrev Signeringskvittn Handlingar sm ingår i arkiveringen för ett avtal är: Interna dkument Avtalsdkument Signeringskvittn 4.16 Visma TendSign e-arkivering Visma TendSign e-arkivering är en prdukt sm gör det möjligt att arkivera handlingar i ett externt arkiveringssystem. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Visma TendSign Avtal Funktiner i Visma TendSign e-arkivering Handläggare av upphandling eller avtal kan arkivera valfria handlingar i ärendet till ett externt integrerat e-arkiv, diariesystem eller liknande. Archive-xml filen innehåller grunddata m upphandlingen ch dess massbrev, grupper ch anbud. I Archive-xml filen visas RequestSentDate med datum för inlämnad ansökan i en selektiv upphandling ch TenderSentDate med datum för inlämnat anbud. I en selektiv upphandling arkiveras även dkument för inbjudan i mappen InvitatinPublicDcument, ansökningar i Requests per ansökan samt Ansökansöppningsprtkllet, RequestOpeningPrtcl. Under mappen Tenders ligger alla inkmna anbud per anbudsgivare med riginalanbud (OriginalOffer). Anbudsöppningsprtkllet, (TenderOpeningPrtcl) ligger i den översta nivån. Alla arkiverade dkument har en kmpletterande metadatafil. Handlingar sm ingår i arkiveringen är: Visma TendSign Upphandling (Plus, Pr) Interna dkument Inbjudan Förfrågningsunderlag Öppningsprtkll Ansökningar Anbud Beslutsdkument Frågr ch svar Massbrev Visma TendSign Avtal Sida 26 av 36

35 Servicebeskrivning Visma TendSign Interna dkument Avtalsdkument Signeringskvittn (krävs mdul e-signering) Följande typer av dkument knverteras autmatiskt till arkivbeständigt PDF frmat (PDF- A): PDF Wrd Excel Pwerpint 4.17 Visma TendSign Webbspegling Visma TendSign Webbspegling erbjuder möjligheten att lista aktuella upphandlingar på kundens egen hemsida. Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Basic, Plus, Pr) Funktiner i Visma TendSign Webbspegling Gör det möjligt att visa den egna rganisatinens upphandlingar på den egna webbplatsen. Flera rganisatiner kan kpplas till samma webbspegling. Möjligt att avgränsa visningen till upphandlingar sm är pågående, där anbudstiden har gått ut, avbrutna, kmpletterade eller förhandsannnser ch peridiska meddelanden. Intresserade leverantörer kan läsa annnsen, hämta tillhörande dkumentatin samt löpande få infrmatin m eventuella kmpletteringar Visma TendSign Upphandlingsbiblitek Visma TendSign Upphandlingsbiblitek är en prdukt sm gör det möjligt att söka ch få infrmatin m alla tidigare upphandlingar sm gjrts inm Sverige, Nrden ch Eurpa sedan år Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Basic, Plus, Pr) Visma TendSign Avtal Funktiner i Visma TendSign Upphandlingsbiblitek Möjlighet att söka ut tidigare upphandlingar sm genmförts i Sverige, Nrden ch Eurpa sedan år Möjligt att avgränsa sökningen till upphandlingar sm är pågående, där anbudstiden har gått ut, förhandsannnser ch peridiska meddelanden samt önskade datumintervall. Det är möjligt att söka efter upphandlingar genm att ange sökrd ch/eller CPV-kder samt ett flertal andra parametrar sm exempelvis diarie-/referensnummer samt upphandlande enhet/myndighet. Sida 27 av 36

36 Servicebeskrivning Visma TendSign Det är möjligt att avgränsa en sökning till enbart den egna rganisatinens upphandlingar Visma TendSign Rättsfallsbiblitek Visma TendSign Rättsfallsbiblitek är en prdukt sm gör det möjligt att söka ch ta del av rättsfall kpplade till upphandlingar sm gjrts sedan år Kan väljas till i följande Huvudprdukter: Visma TendSign Upphandling (Basic, Plus, Pr) Visma TendSign Avtal Funktiner i Visma TendSign Rättsfallsbiblitek Möjlighet att söka på rättsfall asscierade till upphandling sedan år Rättsfallen är kpplade till rättsinstans ch inblandade parter. Rättsfallen är kdade med klassificeringar sm gör det möjligt att söka ut rättsfall baserade på ett antal. Det är möjligt att utifrån rättsfallet se ytterligare rättsfall kpplade till samma upphandling. Det är möjligt att utifrån rättsfallet se upphandlingen inklusive tillhörande dkumentatin. Rättsfallen är kpplade till, samt sökbara via rättsinstans, dmskäl ch utslag. Rättsfallen är sökbara genm att ange diarie-/referensnummer, sökande eller mtpart. 1 Om rganisatinen är uppdelad i ett antal underrganisatiner krävs att de ingående rganisatinerna är kpplade till varandra via en TendSign Webbspegling för att alla ingående rganisatiners upphandlingar ska vara sökbara genm den här funktinen. Sida 28 av 36

37 Servicebeskrivning Visma TendSign 5 Integratinsgränssnitt 5.1 Spegling av användardata Integratinen expneras sm ett antal WebServices över SSL (HTTPS) Åtkmsten kntrlleras av en kmbinatin av externt IP från kundens miljö ch dlda nycklar per rganisatin. Kund kan endast få tillgång till det material sm expnerats i kundens egna avtalskatalger. Svar returneras i frm av strukturerad XML Anrpsmetdik ch beskrivning av vad sm ingår i svar finns i separat dkumentatin sm kan lämnas ut på begäran. 5.2 Adressintegratin Integratinen expneras sm ett antal WebServices över SSL (HTTPS) Åtkmsten kntrlleras av en kmbinatin av externt IP från kundens miljö ch dlda nycklar per rganisatin. Kund kan endast få tillgång till det material sm expnerats i kundens egna avtalskatalger. Svar returneras i frm av strukturerad XML Anrpsmetdik ch beskrivning av vad sm ingår i svar finns i separat dkumentatin sm kan lämnas ut på begäran. Sida 29 av 36

38 Servicebeskrivning Visma TendSign 6 Inställningsmöjligheter 6.1 Inställningar per rganisatin Inställningar sm kunden själv kan göra (via admin-knt) Inställning för att ange den anbudsöppningsplats sm är standard för rganisatinen Inställning för att ange den eller de anbudsöppnare sm standard brukar öppna de anbud sm inkmmer till rganisatinen Inställning för att ange tröskelvärden sm används av rganisatinen Syntax för autmatiskt skapade referensnummer inm rganisatinen Aktuellt år för autmatiskt skapade referensnummer inm rganisatinen Aktuell prjektuppräkning för autmatiskt skapade referensnummer inm rganisatinen Inställning för att ange rganisatinens primära kntaktpersn Antal inledande nllr i referensnummer (stöd för löpnummer av typen 001) Inställning för att ange m rganisatinens lgtyp ska användas i avtalsvisningen Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för avtal, rättigheter sm Administratör Upphandlare kan sätta på Upphandlare Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för förenklad upphandling (under tröskelvärde), rättigheter sm Administratör Upphandlare kan sätta på Upphandlare Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för EU-upphandling (över tröskelvärde), rättigheter sm Administratör Upphandlare kan sätta på Upphandlare Inställning för att ange m rganisatinens lgtyp ska användas på interna rapprter Inställning för att ange m rganisatinens lgtyp ska användas på externa rapprter Inställning för att ange vilken individ sm hanterar fakturr vid beställningar inm rganisatinen Inställning för att ange primärt avtalsläsarknt Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för avtalsmråde Inställning för att ange typ av upphandlande myndighet vid annnsering till OPIC Inställning för att ange rganisatinens huvudsakliga verksamheter Inställning för att ange typ av rganisatin vid annnsering till OPIC Inställning för att ange standard NUTS-kd i integratin mt OPIC Inställning för att ange m upphandlingar ej ska tillåta eller kräva elektrnisk signering via ChamberSign Inställning för att ange standarvärde för att tillåta kmpletteringar från leverantörer efter sista anbudsdag Inställning för att ange standardval för att dölja vikt för leverantörer i strukturerat förfrågningsunderlag Inställning för att tillåta val av tillåtna anbudsspråk vid skapande av upphandling Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för autmatisk inlggning ("Km ihåg mig") Inställning för att ange lösenrds giltighetstid i antal dagar Inställning för att använda slumpvalda lösenrd sm användarna inte kan välja själva inm rganisatinen Inställning för att specificera lägsta tillåtna lösenrdslängd i antal tecken Inställning för att ange krav på lösenrd med hög kmplexitet Inställning för att ange tillåtna systemspråk för rganisatinen Inställning för att aktivera/inaktivera användning av 4 Eye Principle (m anbudsöppning måste ske med två anbudsöppnare) Sida 30 av 36

39 Servicebeskrivning Visma TendSign Inställning för att aktivera/inaktivera användning av klckslag vid sista ansökans- /anbudsdag Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för elektrnisk signering av avtal via ChamberSign Inställning för att ange m möjlighet att välja m anbud ska lämnas elektrniskt eller ej ska visas Inställning för att ange m användarens förnamn ska visas sm rubrik i avtalskatalgen Inställning för att ange natinella regler sm används av rganisatinen Inställning för att ange m användarens e-pstadress ska användas sm Svara till-adress Inställningar sm kan göras via supprten Inställning för att ange lösenrd för rganisatin sm används vid inlggning till OPIC DI- BUS Inställning sm används för att åsidsätta OPIC URL i integratin mt OPIC Inställning sm används för att åsidsätta OPIC WEBUS URL Inställning för att ange standardvärde för elektrnisk annns Inställning för att ange standardvärde för elektrniska dkument Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för kreditbevakning Inställning för att ange användaridentifikatin för inlggning till kreditupplysningsföretaget CreditSafe Inställning för att ange lösenrd för inlggning till kreditupplysningsföretaget CreditSafe Inställning för att ange standardmall för kreditbevakning av anbudslämnande leverantörer Inställning för att ange tid för sessin timeut, för de rganisatiner sm vill ha en annan tidsperid än vad sm är standard (8 timmar) Inställning för att ange intern identifikatin för rganisatin hs ChamberSign (för elektrnisk signering) Inställning för att ange intern identifikatin för avdelning hs ChamberSign (för elektrnisk signering) Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för flera språk Inställning för att aktivera/inaktivera användning av HTML Editr i strukturerade dkument Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för e-auktin Inställning för att ange en specifik IP Range sm används för att tillåta autinlggning, vilket kräver en persnlig lgin signatur Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för Prenumeranter via grupper på upphandling eller avtal. Prenumeratin sker på infrmatin m avtal sm publiceras i avtalskatalgen, sm upphandlare skickar ut via massbrev. Inställning för att aktivera/inaktivera Upphandlingsbibliteket via menyn Upphandlingar/Verktyg Inställning för att aktivera/inaktivera Rättfallsbibliteket via menyn Upphandlingar/Verktyg Inställning för att aktivera/inaktivera Pärmen (ibinder) via menyn Upphandlingar/Verktyg Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för skattekntrll i Utvärdera-vyn Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för OPIC CPV-kdar i upphandlingsprcessen Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för användning av LOV (Lagen m valfrihet) Inställning sm används för att åsidsätta OPIC integratin server URL Inställning för att ange Buyer level (Bas, Plus, Pr) på kntn för Upphandlare (Begräsning i att skapa kntn för upphandlare. Om en upphandlande rganisatin fått Basic-nivå på sina kntn ska inte en administratör kunna skapa kntn på Plus- eller Pr-nivå) inm rganisatin Sida 31 av 36

40 Servicebeskrivning Visma TendSign Inställning för att aktivera/inaktivera användning av CPV-kdning på nivå 1 upphandlare Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för arkivering Inställning sm används för att åsidsätta lgut URL Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för SAML2-inlggning (Security Assertin Markup Language) Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för Upphandlande rganisatin (inpersnifiering) Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för hierarkisk hantering av egna fält i 2 nivåer på avtalsmråde Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för arkivering via CIC (Cicern) 6.2 Inställningar per användare Inställningar sm kunden själv kan göra (via prfilinställningar) Inställning för m användaren vill mttaga dagliga e-pstutskick med infrmatin m systemuppdateringar Inställning för m användaren vill visa funktin för hjälptext på varje sida Inställning för att ange att användaren inte vill visa Påminnelse-fönstret vid inlggning Inställning för att ange att användaren inte vill ha Påminnelser via e-pst sm standard Inställning för att ange Fr..m. datum vid filtreringar av listr Inställning för att ange T..m. datum vid filtreringar av listr Inställning för att ange antal pster per sida i listr med paginering Inställning för att ange Fr..m. datum vid filtreringar av avtalslistr Inställning för att ange T..m. datum vid filtreringar av avtalslistr Inställning för att ange m grafer ska visas i Viktningsvyn på upphandling Inställning för att ange m frågr ska visas i Viktningsvyn på upphandling Inställning för att tilldela användaren rättigheter till att använda avtal Inställning för att tilldela användaren rättigheter till att använda beställning Inställning för att tilldela användaren rättigheter till att använda förenklad upphandling (under tröskelvärdet) Inställning för att tilldela användaren rättigheter till att använda EU-upphandling (över tröskelvärdet) Inställning för att visa listan över aktiviteter på Min startsida, anges sm antal pster sm ska visas Inställning för att visa listan över avtal på Min startsida, anges sm antal pster sm ska visas Inställning för att visa listan över upphandlingar på Min startsida, anges sm antal pster sm ska visas Inställning för att ange primärt avtalsläsarknt Inställning för att visa listan över avtalsmråden på Min startsida, anges sm antal pster sm ska visas Inställning för att tilldela användaren rättigheter till att använda avtalsmråde Inställning för att ange att sektinen länkar inte ska visas på startsidan Inställning för att ange standardvärde för visa endast besvarade i anbudsresultat Inställning för att ange standardvärde för visa frågr i svarsläge i anbudsresultat Inställning för att ange standardvärde för visa endast kvalificerade leverantörer Inställning för att aktivera/inaktivera funktin för UserVice Sida 32 av 36

41 Servicebeskrivning Visma TendSign Inställning för att stänga av användningen av stavningskntrll vid spara i strukturerade dkument Inställningar sm kan göras via supprten Inställning för att ange m användaren vill använda upphandling i delar Inställning för att ange unikt ID för användare sm används vid inlggning till OPIC DIBUS Inställning för att ange lösenrd för användare sm används vid inlggning till OPIC DIBUS Inställning för att ange inlggningsidentifikatin för kreditbevakning via kreditupplysningsföretaget CreditSafe Inställning för att ange lösenrd för kreditbevakning via kreditupplysningsföretaget CreditSafe Inställning för att ange identifikatin för individ hs ChamberSign (elektrnisk signering) Inställning sm används för att registrera när digital signering initierades Inställning för att ange att användaren inte vill visa Annnsintrduktins-fönstret vid inlggning Inställning för att registrera SessinID vid inlggning sm mttagits från ChamberSign (elektrnisk signering) Inställning för att ange signatur för autmatiskt inlggning till PISA (Arbetsförmedlingens säkerhetsinlggningssystem) Inställning sm registrerar att användaren accepterat användarvillkr för Pärmen (ibinder) Inställning för att tillåta/neka Administratör Helpdesk att ändra Brandings Inställning för att ange nivå på knt för Upphandlare: nivå 1, 2 eller 3 Inställning sm registrerar senast använd srteringsrdning i utvärderings-vyn Inställning för att ange certifieringsnyckel sm används i SAML2-inlggning (Security Assertin Markup Language) Sida 33 av 36

42 Servicebeskrivning Visma TendSign 7 Visma TendSigns testmiljö Visma TendSign kan tillhandahålla en extraknfiguratin för testning ch utbildning. För att förhindra sammanblandning med prduktinsmiljön är denna miljö inte integrerad med ERP eller leverantörer när det gäller transaktiner. Testmiljön är av samma Visma TendSign-versin sm prduktinsmiljön. Kunden får en knfiguratin sm avspeglar prduktinsknfiguratinens mfattning. Visma TendSign tillhandahåller följande tjänster för testmiljön Skapa en testknfiguratin (endast inställningar ch parametrar) sm avspeglar men inte begränsas till prduktinsknfiguratin. Denna åtgärd ersätter den gamla testknfiguratinen. Imprtera masterdata från prduktinen ch ersätta prduktinskmmunikatinsadresserna med fiktiva adresser. Rensa transaktinsdata Testmiljön mfattas inte av servicenivåavtalet (SLA). Någn imprt av transaktinsdata är inte möjlig i denna miljö Sida 34 av 36

43 Servicebeskrivning Visma TendSign 8 Visma TendSign Service Desk Visma TendSign ger kundsupprt till ett angivet antal namngivna användare i respektive rganisatin. Supprten mfattar användarhjälp, hantering av incidenter ch serviceförfrågningar. Kanaler för supprtförfrågningar Visma TendSign Service Desk tar emt supprtförfrågningar via e-pst, webb eller telefn under kntrstid. Identifiering ch lggning Alla förfrågningar till Visma TendSign Service Desk rapprteras till ett ärendehanteringssystem ch tilldelas ett unikt ID. Kategrisering Inkmmande förfrågningar kategriseras antingen sm användarhjälp, incidenter sm rsakas av prblem i Visma TendSign-systemet eller sm serviceförfrågningar. Priritering Incidenterna pririteras efter definitinerna i servicenivåavtalet. Allvarligare prblem pririteras högre än mindre allvarliga prblem. Analys ch lösning Supprtförfrågan analyseras ch åtgärdas utifrån priritet ch kategrisering. Användaren infrmeras kntinuerligt m ärendets status via webb eller e-pst. Uppföljning I vissa fall, t.ex. vid högpririterade incidenter, får användaren mer infrmatin efter att prblemet har lösts. 8.1 Användarhjälp Användarhjälp innebär att Visma TendSign Service Desk via supprttelefn eller e-pst svarar på krtare frågr rörande handhavande av TendSign. Skall ej förväxlas med Tend- Sign utbildning ch knsultatin. Supprt mfattar inte frågr av verksamhetskaraktär eller frågr rörande Tredjepartsprdukter. Supprt tillhandahålls helgfri måndag till fredag kl Incidenthantering Prblem med Visma TendSign-tjänsterna kategriseras sm incidenter. Incidenter sm rsakas av prblem inm Visma TendSigns ansvarsmråde hanteras av Visma TendSign Service Desk. Incidenterna ges priritet i enlighet med definitinerna i servicenivåavtalet. Rapprterade incidenter sm rsakats av prblem utanför Visma TendSigns ansvarsmråde mkategriseras sm serviceförfrågningar. Sida 35 av 36

44 Servicebeskrivning Visma TendSign 8.3 Hantering av serviceförfrågningar Serviceförfrågningar kan avse prblemsupprt, infrmatinsförfrågningar, begäran m knfiguratinsändringar eller knsultativa insatser. Serviceförfrågningar skall inkmma skriftligen ch kan kmma att debiteras Kund Serviceförfrågningar Allmänna serviceförfrågningar Allmänna frågr ch begäran m knfiguratinsändringar i Visma TendSignprgrammet. Krrigering av handhavande fel Administratin av mfattande bjekt Anpassade rapprter Önskemål m rapprter eller statistik från Visma TendSign-systemet sm inte täcks av standardrapprterna. Supprt ges inte på klientmiljön Felsökning av prblem i kundens IT-infrastruktur ingår inte Sida 36 av 36

45 Bilaga 1 Servicebeskrivning Visma Prceed Versin 8.19

46 Servicebeskrivning Versin: Sida 2 av 90

47 Servicebeskrivning Innehåll 1 Inledning 2 Huvudprdukter 2.1 Visma Prceed Beställning Knfigurering 2.2 Visma Prceed Avtalshantering 2.3 Visma Prceed Katalggdkänning 2.4 Visma Prceed Fakturahantering 2.5 Visma Prceed Ordermatchning 2.6 Visma Prceed Leverantörsprtal 2.7 Visma Prceed Kundfaktura 3 Kärnmduler 3.1 Administratin av grupper, användare, rller ch rganisatiner Grupper Användare Rller Organisatiner 4 Undermduler 4.1 Knteringsdimensiner 4.2 Attestflöde 4.3 Autkntering via UNSPSC kder Versin: Sida 3 av 90

48 Servicebeskrivning 4.4 Skapa egna prduktsrtiment 4.5 Inköpsanmdan 4.6 Frmulärsgeneratr 4.7 Beställningsmallar 4.8 Skapa favritlistr 4.9 Skapa beställning utan fördefinierat leverantörsavtal 4.10 Skapa beställning för annans räkning 4.11 Gemensam beställnings ch rderhantering 4.12 Särskild attest 4.13 Sambandskntrller 4.14 Budget 4.15 Fakturaleverantörsregister 4.16 Leveranskvittens 4.17 Omlastning 4.18 Orderbekräftelse 4.19 Prisförfrågan 4.20 Knkurrensutsättning 4.21 Delegering 4.22 Tillfällig leveransadress 4.23 Leveranssätt 4.24 Abnnemang 4.25 Rapprtgeneratr Versin: Sida 4 av 90

49 Servicebeskrivning 4.26 Standardrapprter 4.27 Autmatisering av mms 4.28 Knteringsjustering 5 Integratinsgränssnitt 5.1 Användarintegratin 5.2 Single Sign On 5.3 Adressintegratin 5.4 Imprt av varukrg 5.5 Imprt av beställning 5.6 Integratin av rder ch gdsmttagning 5.7 Integratin av fakturaleverantör 5.8 Integratin av abnnemang 5.9 Integratin av Sambandsregler 5.10 Integrering av UNSPSC/huvudbksknt 5.11 Integratin av kdlista 5.12 Integratin av betalningsinfrmatin 5.13 Integratin av bekräftelsekd från leverantörsreskntra 5.14 Fakturaintegratin med leverantörsreskntran Fakturaintegratin med leverantörsreskntran endast slutbkföring Fakturaintegratin med leverantörsreskntran preliminär registrering med begäran m slutbkföring eller annullering Fakturaintegratin med leverantörsreskntran preliminär registrering, ändrade knteringsvärden ch begäran m slutbkföring eller annullering Versin: Sida 5 av 90

50 Servicebeskrivning 5.15 Integratin av mmsregler Integratin av kntgrupper Integratin av mmskdsmappning 5.16 Webbtjänst för rder 5.17 Integratin av direktlänk till faktura 5.18 Realtidsexprt 5.19 Integratin med Visma TendSign 5.20 Imprt av kundfakturr 6 Skanning av leverantörsfakturr 6.1 Beskrivning av prceduren Tlkning ch verifiering av fakturr i elektrniska PDF dkument sm skickats via e pst års arkivering av fysiska dkument 7 Utskrift av kundfakturr 8 Leverantörsintegreringstjänster 8.1 Katalgintegratin med leverantör 8.2 Orderintegratin med leverantör 8.3 Orderbekräftelseintegratin med leverantör 8.4 Punch Out integrering med leverantör 8.5 Fakturaintegratin med leverantörer 8.6 Leveransaviseringsintegratin med leverantörer 9 Leverantörsprtal Versin: Sida 6 av 90

51 Servicebeskrivning 10 e fakturaadress 11 Visma Prceed mbilapplikatin 12 Visma Prceeds testmiljö 13 Visma Prceed Service Desk 13.1 Incidenthantering 13.2 Hantering av serviceförfrågningar Serviceförfrågningar Versin: Sida 7 av 90

52 Servicebeskrivning 1 Versin: Sida 8 av 90

53 Servicebeskrivning Inledning I det här dkumentet beskrivs funktinaliteten i Visma Prceed. Visma Prceed består av huvudmduler, kärnmduler ch undermduler. En kärnmdul är en nödvändig förutsättning för huvudprdukter, t.ex. användaradministratin. En undermdul förser en huvudprdukt med ytterligare funktinalitet. Visma Prceed är "prgramvara sm en tjänst" (SaaS), d.v.s. alla delar i Visma Prceed tillhandahålls via internet. Visma Prceed kan integreras i flera lika scenarier via Visma Prceeds integratinsgränssnitt. Visma Prceed skickar ntifieringar med användarens e pstadress (eller annan vald adress) sm avsändare. Visma Prceed tillhandahåller leverantörsintegreringstjänster, d.v.s. standardiserade prjekt för integrering av leverantörer i Visma Prceed systemet. Detta dkument beskriver inte implementeringsprjekt, integrering eller annan knsult verksamhet utöver standardtjänsterna. Det finns många sätt att utfrma rller på. I detta dkument delar vi för enkelhetens skull in rllerna i: Köpare, d.v.s. den sm beställer eller har behv av prdukter eller tjänster. Granskare, d.v.s. den sm granskar fakturr för att kntrllera att de överensstämmer med vad leverantören har levererat. Avtalsansvarig, d.v.s. den sm publicerar leverantörsavtal ch gdkänner katalg uppdateringar från leverantörer. Attestant, d.v.s. en chef sm gdkänner kstnader. Cntrller, en persn sm arbetar med redvisning. Administratör (hanterar data) Versin: Sida 9 av 90

54 Servicebeskrivning Superanvändare (hanterar allmänna inställningar) Visma Prceed erbjuder Single Sign On funktiner. Versin: Sida 10 av 90

55 Servicebeskrivning 2 Huvudprdukter 2.1 Visma Prceed Beställning Visma Prceed Beställning är ett inköpsverktyg. Grundläggande funktinalitet: Söka prdukter, skapa ch skicka rder till leverantörer. Funktiner i Visma Prceed Beställning: Köparen kan söka efter både varr ch tjänster. Sökningen sker genm att skriva in sökrd ch/eller fylla i kriterier ch/eller bläddra i UNSPSC träd. Prdukterna kan kmma från: Katalger. Frmulär ifyllda av slutanvändaren. Externa webbutiker, d.v.s. punch uts. Sökningen sker leverantörsberende i en sammanslagen prduktkatalg, men leverantörsfilter kan läggas till. Köparen kan välja prdukter från en lista, baserad på de ftast beställda prdukterna. Köparen kan visa prduktinfrmatin. Möjlighet finns att anpassa prduktvyn efter klumner sm kunden själv väljer. Köparen kan filtrera prdukter utifrån tumme upp rekmmenderad prdukt ch miljökd. Det är möjligt att markera katalgprdukter ch jämföra dem bredvid varandra. Sökfunktinen stödjer så kallad snabbinmatning (en separat inställning under användarens Grundinställningar). Detta innebär att m snabbinmatning är aktiverad så fylls varukrgen per autmatik m en unik träff sker. Versin: Sida 11 av 90

56 Servicebeskrivning Systemet kan knfigureras att hantera favriter. Om denna funktin är aktiverad vid en prduktsökning så visas favriterna först. För att undvika småbeställningar kan beställaren varnas vid lågt rderbelpp. Beställaren kan varnas m en beställning innehåller prdukter sm beställts tidigare men ännu inte har levererats. Det finns möjlighet att skapa autmatiska påminnelser m att användaren ska leveranskvittera ej kvitterade rder. Det finns en funktin för att efterregistrera beställning, utan att rder ch/eller kvittens behövs. Köparen lägger till prdukter i varukrgen. Varukrgen kan innehålla prdukter från flera leverantörer. En prdukt kan knfigureras så att beställaren uppmanas att svara på frågr gällande prdukten. Prdukterna kan kpplas till avancerade frmulär i vilka det är möjligt att specificera lika egenskaper för frmulärets lika fält. Exempel på egenskaper kan vara att fältet är bligatriskt, att det måste innehålla ett datum, endast tillåter alfanumeriska tecken etc. Filer kan bifgas frmulären. En beställning kan innehålla prdukter från flera lika leverantörer. Varukrgen kan srteras. På en bekräftelsesida kan köparen: Ändra i varukrgen. Lägga till kmmentarer avsedda för leverantören (m detta knfigurerats i leverantörsavtalet). Versin: Sida 12 av 90

57 Servicebeskrivning Lägga till kmmentarer avsedda för en attestant (m undermdulen Attestflöde eller Särskild attest används). Lägga till prduktmärkning (m detta knfigurerats i leverantörsavtalet ch undermdulen Leveranskvittens används). Ändra önskat leveransdatum (m detta knfigurerats i leverantörsavtalet). Ha ett förvalt leveransadressfält. Adressen kan ändras inm ett urval. Lägga till knteringsinfrmatin (m undermdulen Knteringsdimensiner används). Beställningen kan sparas ch återanvändas vid ett senare tillfälle. Observera att m systemet är knfigurerat för att hantera gemensamma varukrgar, visas en sparad beställning sm gemensam för alla med rättigheter inm samma grupp. Beställningar kan sparas utan adresser. Beställningen delas upp i en rder per leverantörsavtal (med valuta ch prisliste ID). Respektive leverantör tar emt rdern på ett avtalat sätt, via till exempel e pst, fax eller integrerat (förutsätter Leverantörsintegratinstjänster). Beställningen kan namnges. Varje rder får ett unikt rdernummer. Ordernumrets prefix ch längd kan knfigureras av superanvändaren. Administratören kan tilldela varje part, köpande rganisatin, leveransmttagare (leveransadress), fakturamttagare, (fakturaadress) ett unikt ID, t.ex. GLN (från GS1). När en rder har skickats till leverantören kan en kpia skickas till köparen. Köparen kan visa status för tidigare rder. För att underlätta vid återkmmande köp kan köparen kpiera gamla beställningar. Versin: Sida 13 av 90

58 Servicebeskrivning En beställning kan markeras för utredning av attestant eller av annan granskare i beställningsflödet (m undermdulen Attestflöde eller Särskild attest används). Om undermdulen Attestflöde används kan beställning inm angiven tid eskaleras vidare,m uppsättningens attesthierarki stödjer detta. Prduktinfrmatinen presenteras med följande datavärden: Infrmatinen m prdukterna är indelad i två nivåer. Vid en prduktsökning är följande infrmatin direkt tillgänglig för användaren: Krt beskrivning Leverantör Leverantörens artikelnummer Pris per enhet Antal enheter Fullständig beskrivning Bild Tillverkare Tillverkarens artikelnummer UNSPSC Kntaktinfrmatin Leveranstid Minsta rderstrlek Länk till leverantörens webbsida Versin: Sida 14 av 90

59 Servicebeskrivning Länk till avtalet Avtalsinfrmatin Prisinfrmatin för respektive prdukt Antal enheter sm ingår i enhetspriset Minsta beställningskvantitet Tumme upp rekmmenderad prdukt Miljökd Jämförelsepris Vid användning av frmulär kan det även förekmma anpassade fält En varukrg, beställning eller en kmplett rder kan ckså imprteras från andra system, läs mer m detta under integratiner Knfigurering För att skapa ett beställningsflöde måste en administratör eller avtalsansvarig först knfigurera ett leverantörsavtal med e handelsscenari samt adresser E handelsscenari (relatinen köpare/leverantör) Ett e handelsscenari ingår i leverantörsavtalet ch är en förutsättning för att kunna beställa: Leverantörsnamn Orderadress E pst Fax Versin: Sida 15 av 90

60 Servicebeskrivning Integrerad (förutsätter Orderintegratin med leverantör) hanteras av Visma Prceed Kntaktpersner hs leverantören Egenhanterad katalg med maximalt 1000 prdukter eller en integrerad katalg (vilket ger möjligheter till större antal prdukter). Integrerade katalger förutsätter Katalgintegratin med leverantör Adresser Adresser kan exprteras/imprteras via Excel. (Se även Adressintegratin). Integrerade leverantörer kan abnnera på adressändringar. Köpare kan ange adresser sm favriter. Favritadresser/senast använda adresser visas överst i listan över adressval. Köparen kan markera en adress sm förvald, vilket innebär att adressen autmatiskt kmmer upp sm förslag när en beställning skapas. Det är möjligt att ge vissa köpare möjlighet att ändra Attentin för en adress när de skapar en beställning. Obs! För integrerade flöden med GLN nummer kan attentin eventuellt inte ändras. Köparen kan söka bland tillgängliga leveransadresser. Vissa köpare kan ges möjlighet att skapa en tillfällig leveransadress när de skapar en beställning. 2.2 Visma Prceed Avtalshantering Visma Prceed Avtalshantering är en prdukt sm gör det möjligt för kunderna att själva administrera ch sprida avtal. Funktiner i Visma Prceed Avtalshantering: Versin: Sida 16 av 90

61 Servicebeskrivning Kategrisering av avtal i två nivåer, Avtalskategri ch Avtalsmråden. Ett avtal kan finnas i fler än ett avtalsmråde. Påminnelse när avtalet löper ut ett e pstmeddelande skickas ut valfritt antal dagar innan avtalet löper ut. Åtkmstkntrll av avtal för köpare. Möjlighet att imprtera avtalsdata via särskild Excel mall. Möjlighet för köpare att kmmentera avtal. Ansvarig inköpare ntifieras autmatiskt. Avtalsdata: Avtalets typ ch nummer. Avtalsdkument, sm PDF, Wrd, Excel filer etc. Kundavtalsansvarigs namn, telefnnummer ch e pstadress. Leverantörsuppgifter sm namn, hemsida, adress, rganisatinsnummer ch mmsnummer. Telefnnummer, faxnummer ch e pstadress till leverantörens kundtjänst. Leverantörsavtalsansvarigs namn, telefnnummer ch e pstadress. Kundnummer hs leverantören. Miljömärkningar. Kvalitetsmärkningar. Leverantörs ID i systemet. Betalningsvillkr. Leveransvillkr. Versin: Sida 17 av 90

62 Servicebeskrivning Länk till avtalet. 1 Möjlighet att bifga filer. Fr..m. datum för avtalet. T..m. datum för avtalet. Infrmatin m eventuell avtalsförlängning. Datum för ursprungligt avtalsslut. Allmän infrmatin. Fyra kunddefinierade sökbara fält. 2.3 Visma Prceed Katalggdkänning Visma Prceed Katalggdkänning används för att gdkänna nya katalger ch prislistr från leverantörer innan de publiceras i Visma Prceed Beställning. Endast katalger vilka är integrerade sm en leverantörstjänst kan hanteras i Visma Prceed Katalggdkänning. Det går även att ändra i prduktkatalgerna innan de gdkänns. Den viktigaste funktinaliteten är sm följer: Gdkännandet görs av utsedda användare, t.ex. den avtalsansvarige. Sm underlag för gdkännandet har den avtalsansvarige flera lika rapprter sm visar prisändringar, katalgkvalitet, nya prdukter ch prdukter sm utgått etc. 1 Följande standardbegräsningar finns vid hantering av bilagr Max strlek per fil 1000 Kb Max strlek på samtliga filer kpplade till ett avtal 1000 kb Max antal bilagr kpplade till ett avtal 10 stycken Max strlek på samtliga bifgade filer i uppsättningen 1000 mb Versin: Sida 18 av 90

63 Servicebeskrivning Det går att redigera katalger sm väntar på gdkännande. Den avtalsansvarige kan bland annat: Ta brt prdukter från katalgen. Rekmmendera prdukter ( tumme upp ) eller ta brt befintliga rekmmendatinsmarkeringar. Den gdkända katalgen innehåller de sparade ändringarna, men brttagna artiklar måste dck hanteras igen vid nästa gdkännande av katalgen. Obs! Privata katalger sm skapas i Visma Prceed Beställning kan inte hanteras i Visma Prceed Katalggdkänning. 2.4 Visma Prceed Fakturahantering Den viktigaste funktinaliteten beskrivs nedan: När fakturan anländer sker en ankmstkntrll, där fakturans grundläggande infrmatin valideras, se nedan för mer infrmatin. Verifieringen av fakturerade rganisatiner sker på grundval av ID uppgifter (mmseller GLN nummer). Om rganisatinen inte hittas kan cntrllern manuellt välja rganisatin för fakturering. Leverantören identifieras autmatiskt med hjälp av infrmatin på fakturan. Identifiering kan ske via bankknt, IBAN, PlusGir, Bankgir eller mmsnummer. Om identifiering inte kan ske autmatiskt måste fakturan identifieras manuellt. Valideringen av inkmmande fakturr sker även utifrån: Fakturanumret är unikt. Fakturabelpp, belpp på rad ch huvudnivå kntrlleras. Versin: Sida 19 av 90

64 Servicebeskrivning Betalningsvillkr, fakturadatum kntrlleras. Om valideringen misslyckas måste fakturan hanteras manuellt. Cntrllern kan ignrera vissa valideringsfel manuellt. Ett varningsdatum kan kpplas till fakturan för att uppmärksamma cntrllern när förfalldatum infaller inm ett visst antal dagar. Preliminär bkföring av fakturan kan knfigureras så att fakturan skickas till ett externt system efter framgångsrik validering. Ett förkntrllsteg kan knfigureras så att en cntrller kan ange kntering innan en slutanvändare hanterar fakturan. Fakturareferenserna matchas ch fakturan kan autmatiskt vidarebefrdras m: Fakturardernumret (förutsätter Visma Prceed Ordermatchning) matchar ett rdernummer. Fakturan innehåller ett abnnemangsnummer (förutsätter Abnnemangsmdulen). Fakturans köparreferens matchar ett värde i en referenstabell. Fakturans köparreferens, din referens, matchar en användare. Om användare eller flöde inte väljs autmatiskt kan en cntrller välja en granskare (referens) ch kntera en faktura. En cntrller, granskare eller attestant kan: Bifga andra dkument eller filer till fakturan. Lägga till kmmentarer. Skicka fakturan till valfri användare för extra granskning ch kmmentarer. Versin: Sida 20 av 90

65 Servicebeskrivning Cntrllern, granskaren eller attestanten kan dela upp fakturabelppen i lika knteringsrader. För varje rad kan cntrllern eller granskaren välja en annan granskare sm hanterar denna rads specifika kstnad. En ntifiering skickas per e pst till vald(a) granskare. När granskningssteget är klart skickas fakturan för gdkännande. En ntifiering skickas per e pst till ansvarig(a) attestant(er). En faktura sm inte granskas eller gdkänns inm angiven tid kan eskaleras till användarens chef enligt attesthierarkin (förutsätter att uppsättningen använder hierarkisk atteststruktur). Till avvaktande användares chef (användarens chef anges på användarkrtet) Enligt attesthierarki (för utsätter att uppsättningen använder hierarkisk atteststruktur) utifrån ansvarig eller knteringsuppsättning m uppsättningen stödjer detta. Administratören eller cntrllern har möjlighet att påminna granskare ch attestant m att hantera fakturrna. För en rderbaserad faktura är det möjligt att påminna köparen m att bekräfta leverans. Man kan autmatiskt stppa fakturan för en extra kntrll innan den skickas vidare till det externa systemet. Ett verifikatinsnummer kan tilldelas fakturan för att underlätta identifieringen i ett externt system. Verifikatinsnummer kan tilldelas fakturan antingen efter valideringen eller i det sista bkföringssteget i fakturaflödet. Fakturauppdateringar kan skickas kntinuerligt till ett externt system avsett var i flödet fakturan befinner sig. Detta kräver integratin. Efter att en faktura har skickats till ett extern system kan den tillföras ytterligare infrmatin från det externa systemet i frm av betalnings ch/eller giltighetsinfrmatin. Detta kräver integratin. Versin: Sida 21 av 90

66 Servicebeskrivning Fakturr kan sekretessmarkeras så att endast användare med speciell behörighet kan se fakturainfrmatinen. 2.5 Visma Prceed Ordermatchning Den här mdulen är avsedd att autmatisera hanteringen av alla rderbaserade fakturr. Fakturamatchningen sker på radnivå eller på huvudnivå. Om fakturan innehåller radinfrmatin knteras raderna utifrån knteringen på mtsvarande rderrader. En kntrll utförs för att verifiera att beställda prdukter eller tjänster har leveranskvitterats. Om det saknas leveranskvittens från köparen skickas en påminnelse. Matchningsgränser kan anges, antingen sm ett abslut värde (belpp) eller sm en prcentandel av radbelppet. Om fakturan matchar rdern så klarmarkeras fakturan ch den knterade fakturan kan överföras till leverantörsreskntra i ERP. Regelverk för att hantera återkmmande extrakstnader (sm t.ex. frakt ch emballage) kan sättas upp. Olika avvikelser kan skickas till lika persner. 2.6 Visma Prceed Leverantörsprtal Med Visma Prceed Leverantörsprtal kan kunden erbjuda sina leverantörer ett knt hs Visma Prceed Leverantörsprtal. Kunden ansvarar för administratinen av leverantörsinlggningarna. Varje kund har en unik URL till leverantörspprtalen. I prtalen kan leverantören: Se lagda rder. Versin: Sida 22 av 90

67 Servicebeskrivning Bekräfta rder. Skapa fakturr utifrån en rder eller via en tm mall m kunden använder Visma Prceed Fakturahantering. Denna leverantörsprtal kan levereras parallellt med den gemensamma marknadsplatsprtalen sm en leverantör kan ansluta sig till. Se kapitel Visma Prceed Kundfaktura Denna mdul är helt fristående ch syftar till att låta kunderna dra nytta av Visma Prceeds teknik för att kunna vidarebefrdra sina utgående fakturr till sina kunder. Denna tjänst förutsätter integratin med kundens faktureringssystem (läs mer m frmat under integratiner). Generella regler för överföringen är: En faktura/fil per överföring. Frmatet är Svefaktura. Kuvertering är bligatrisk via: Transprtprfil bas Tekniskt kuvert (SBDH) Dessutm kan Visma Prceed ckså erbjuda en utskriftstjänst dit fakturr sm inte kan hanteras elektrniskt kan skickas så att kundens ttala behv av hantering av kundfakturr kan tillgdses, se vidare kapitel 7. Versin: Sida 23 av 90

68 Servicebeskrivning 3 Kärnmduler 3.1 Administratin av grupper, användare, rller ch rganisatiner I Visma Prceed styrs användarnas behörigheter via rller. En rll består av en eller flera behörigheter. Rllerna knyts till användare eller grupper av användare. Olika typer av bjekt kan kpplas till enskilda användare eller grupper, t.ex. knteringsvärden ch adresser Grupper En grupp är en grupp användare sm administreras via Visma Prceed. Grupper används för att tilldela värden till en användare. En användare kan endast ingå i en enda grupp. Grupperna kan antingen rganiseras sm en hierarki eller i en platt struktur. Värden kan tilldelas samtliga användare i en grupp eller enskilda användare. Behörighet att administrera värden ch användare i grupper får man genm att vara administratör för en grupp. Vid en hierarkisk gruppstruktur blir gruppadministratören autmatiskt även administratör för alla grupper under denna grupp i trädstrukturen. Man kan tilldela följande värden: Rller Adresser Mallar Leverantörsavtal Organisatiner Versin: Sida 24 av 90

69 Servicebeskrivning Knteringsdimensiner Användare sm läggs till i en grupp tilldelas autmatiskt de värden sm gäller för denna grupp Användare För att kunna använda Visma Prceed måste användaren finnas med i systemets användarregister. Användare kan läggas till manuellt i gränssnittet eller genm integratin (se kapitlet Användarintegratin). Användare läggs till i grupper eller sm enskilda användare. En användare kan kpieras för att skapa en ny användare med samma värden ch behörigheter. Ett användarnamn måste innehålla tecken ch ha samma frmat sm en e pstadress. Användarnamn måste vara unika inm hela systemet. E pstadressen sm angetts för användaren används vid ntifieringar (t.ex. gdkännanden av fakturr ch beställningar) sm skickas från systemet. Användare kan exprteras/imprteras via Excel. Lösenrd för befintliga användare kan inte visas eller uppdateras via imprtfunktinen. För att undvika misstag kan användare inte tas brt via imprtfunktinen. Följande säkerhetsinställningar kan knfigureras: Antalet dagar ett lösenrd får gälla innan systemet kräver byte. Lösenrdets längd. Den tidsrymd inm vilken ett lösenrd inte får återanvändas. Maximalt antal felaktiga inlggningsförsök innan användare blir utelåst. Tid i minuter innan utelåst användare kan lgga in igen. Versin: Sida 25 av 90

70 Servicebeskrivning Rller En rll är en samling behörigheter i Visma Prceed. Alla användare måste vara tilldelade minst en rll för att de ska kunna använda systemet. Visma administrerar behörigheterna ch rllerna men kundernas administratörer distribuerar rllerna till användarna i kunduppsättningen Organisatiner Systemet kan hantera flera lika rganisatiner, d.v.s. legala enheter. En rganisatin kan bland annat ha följande unika värden: Organisatinskd, namn ch adress. Mmsnummer. Egen länk till rderikn. Egen text på startsidan. Egen verifikatinsnummersekvens ch fakturaleverantörsregister. Egna kdlistr ch knteringsdimensiner. 4 Undermduler 4.1 Knteringsdimensiner Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning eller Versin: Sida 26 av 90

71 Servicebeskrivning Visma Prceed Fakturahantering Beskrivning av den viktigaste funktinaliteten: Visma stöder upp till 15 dimensiner plus en dimensin sm är fritext. Huruvida en knteringsdimensin ska vara bligatrisk eller frivillig kan knfigureras på uppsättnings eller rganisatinsnivå. Knteringsdimensinsnamn kan anges för hela uppsättningen eller på rganisatinsnivå. Knteringsdimensinen kan vara hierarkisk (knteringsdimensinsvärdena rganiserade i en trädstruktur) eller platt (alla knteringsdimensinsvärden på samma nivå). Knteringsdimensinsvärdena kan vara sökbara för alla användare eller kpplade till vissa användare/grupper. Maxlängd ch presentatinsrdning i gränssnittet kan anges. Det är möjligt att tillåta användarna att ange knteringsdimensinsvärden sm förvalda, favriter eller senast använda knteringsvärden inm knteringsdimensinen. 4.2 Attestflöde Ett antal regler kan sättas upp för att hantera gdkännande av beställningar ch fakturr. Nrmalt är gdkännandet avhängigt knterat belpp ch specifika knteringsvärden. Gdkännande kan ske via systemet eller via e pst. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Versin: Sida 27 av 90

72 Servicebeskrivning eller Visma Prceed Fakturahantering Beskrivning av den viktigaste funktinaliteten: Gdkännande baseras på knteringsdimensinsvärden ch deras attestanter. Ntifiering m att en beställning kräver gdkännande kan skickas via e pst. Beställningar ch fakturr kan gdkännas eller avslås direkt via ntifieringsmeddelandet ch attestanten behöver inte lgga in i systemet. (Gäller inte kunder sm använder Single Sign On). Det är möjligt att neka en beställning. Köparen ntifieras via e pst m en beställning ändras eller nekas. En attestant kan markera att en beställning är under utredning vilket gör att eventuell eskalering inte sker (m detta är knfigurerat). Attestanten får kmmentera anledningen till utredningen, vilket beställaren ser i applikatinen. Gdkännandesignatur när en beställning eller faktura gdkänns sparas gdkännandeinfrmatinen tillsammans med rder eller fakturainfrmatinen. Extra attest kan sättas upp så att en kstnadsansvarig inte kan gdkänna egna kstnader inm sitt eget ansvarsmråde. Kan sättas upp lika för Visma Prceed Beställning ch Visma Prceed Fakturahantering. Gäller endast vid hierarkisk dimensinsstruktur. När det gäller autmatiska påminnelser m fakturr så skickas två påminnelser via e pst till granskare eller attestant. Den tidpunkt när påminnelserna skickas styrs av antalet dagar innan förfalldatum, via parametrar sm sätts upp i Visma Prceed. Eskalering av fakturr ch beställningar. Om fakturan eller beställningen inte granskas eller attesteras inm ett visst antal dagar är det möjligt att eskalera fakturan/beställningen vidare till användaren sm befinner sig steget vanför i attesthierarkin eller till användarens chef. Versin: Sida 28 av 90

73 Servicebeskrivning 4.3 Autkntering via UNSPSC kder Ger möjlighet att autmatisera knteringen genm en krsreferens mellan en artikels UNSPSC kd ch kntplanen. Förkrav Huvudprdukt: Visma Prceed Beställning Undermduler Knteringsdimensiner. Den viktigaste funktinaliteten är sm följer: Möjlighet att sätta upp autkntering för alla knteringsdimensiner sm tillåter detta. Artiklarna måste ha en UNSPSC kd för att autkntering ska kunna användas. Autknteringsreglerna påverkar endast beställningar. Alla UNSPSC kder nedanför kpplingen i trädhierarkin ärver uppsatt knteringsdimensinsvärde. 4.4 Skapa egna prduktsrtiment Denna funktinalitet gör ger kunden möjlighet att bygga ett eget prduktsrtimentsträd för presentatin under användarens prduktsökningar. Förkrav Huvudprdukt: Visma Prceed Beställning Versin: Sida 29 av 90

74 Servicebeskrivning Kunden kan bygga ett eget prduktsrtimentsträd per rganisatin, till varje srtiment/kategri kpplas en eller flera regler. En prdukt kan finnas i flera regler. Regler byggs utifrån följande parametrar UNSPSC Avtalsid Artikelnummer Beskrivning Sökrd Till varje parameter kan man bestämma att matchningen skall Börja med Sluta med Innehålla Vara lika med Olika parametrar kan kmbineras ihp till en regel, så att man till exempel kan bygga en regel för ett artikelnummer i kmbinatin med ett leverantörsavtal. 4.5 Inköpsanmdan Köparen kan få gdkännande för att köpa prdukter utanför systemet, till exempel direkt i butiker, genm att använda en gdkänd inköpsanmdan. Efter köpet kan köparen skapa en leveranskvittens med de exakta prdukterna eller tjänsterna sm inköpts. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Den viktigaste funktinaliteten beskrivs nedan: Beställningen skapas i ett fördefinierat frmulär. Versin: Sida 30 av 90

75 Servicebeskrivning Köparen fyller i frmuläret ch anger förväntad kstnad. Kntering ch eventuellt gdkännande sker på samma sätt sm för andra beställningar i Visma Prceed. Köparen ger leverantören en utskrift av beställningen. Utskriften innehåller rdernummer från Visma Prceed sm leverantören kan använda för kntrll ch fakturering. Köparen kan lägga till specifika prdukter/tjänster i leveranskvittensen för att fullbrda rdern. 4.6 Frmulärsgeneratr Frmulärsgeneratr ger möjlighet för administratörer att skapa anpassade frmulär. Förkrav: Huvudprdukt: Visma Prceed Beställning Den viktigaste funktinaliteten beskrivs nedan: Möjligt att skapa/ändra/ta brt frmulär. Frmulärets ch kmpnenternas frmgivning ch stil bestäms av den sm skapar frmuläret. Möjlighet att kppla frmulär till ett leverantörsavtal. Möjligt att lägga till kmpnenter i frmulär, till exempel.: Textinstruktiner. Fält med datatyper för text, datum ch numeriska värden med eller utan decimaler ch persnnummer. Rullgardinsmenyer. Versin: Sida 31 av 90

76 Servicebeskrivning Alternativknappar. Kryssrutr. Bilder. Länkar. Beräkningsfält ger möjlighet att använda lika kmpnentvärden ch mappa resultatet till varukrgen. Ordertext ger möjlighet att ange text sm infgas i utgående rder. Text i frmulär sm visas för slutanvändarna kan anges på respektive språk sm Visma Prceed stöder. Kmpnent kpplad mt leverantörsregistret. Fältinfrmatin från frmulär kan mappas till generiska prduktfält eller listas sm text/värde par kpplade till radartikeln. Frmulär kan exprteras ch imprteras. 4.7 Beställningsmallar Ger möjlighet att skapa allmänna eller egna beställningsmallar. Förkrav: Huvudprdukt: Visma Prceed Beställning Beskrivning av den viktigaste funktinaliteten: Beställningsmallar kan skapas av köparen (privata mallar). Extra behörigheter ger möjlighet att skapa mallar för användare i samma grupp ch grupper högre upp i grupphierarkin (allmänna mallar). Versin: Sida 32 av 90

77 Servicebeskrivning Allmänna mallar kan kpplas till användare i andra grupper. Knteringsdimensinsvärden ch beställningsinfrmatin kan anges men är inte bligatriska när mallen sparas. Leveransdatum överförs inte till en beställning sm skapas utifrån en mall. Man kan uppge en beskrivning av mallen när den skapas. Beskrivningen visas när slutanvändaren väljer en mall. Privata mallar kan uppdateras ch tas brt av den sm skapat mallen. Allmänna mallar kan uppdateras ch tas brt av användare sm har extra behörigheter. När man använder en mall uppdateras varukrgen med de prdukter sm finns i mallen. När en mall används för att göra en beställning kan köparen lägga till prdukter ch ändra knterings ch beställningsdetaljer. Om en mall innehåller giltiga prdukter (t.ex. prdukter sm tagits brt) markeras dessa ch de måste tas brt från varukrgen innan beställningen görs. Mallar kan inte innehålla prdukter från externa webbutiker. Tidigare beställningar kan användas sm mallar. 4.8 Skapa favritlistr Det går att tillåta användaren att skapa egna eller gemensamma favritlistr. Prdukter i favritlistr presenteras först vid prduktsökningar. Huvudprdukt: Visma Prceed Beställning Versin: Sida 33 av 90

78 Servicebeskrivning Undermdul Beställningsmallar En favritlista byggs upp utifrån de mallar sm sätts upp i systemet. Om denna funktinalitet är påslagen räknas en beställningsmall sm en favritlista ch dessa prdukter visas således först vid presentatin av sökresultat vid prduktsökning. 4.9 Skapa beställning utan fördefinierat leverantörsavtal Ger möjlighet att skapa en beställning utan någt fördefinierat leverantörsavtal. Köparen anger leverantörsnamn ch e pstadress för rdern. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Beskrivning av den viktigaste funktinaliteten: Beställningen skapas i ett tillhandahållet frmulär. Leverantörsnamnet kan anges av köparen eller hämtas från en lista med leverantörer hämtade från fakturaleverantörsregistret. E pstadressen i rdern anges av köparen Beställningen skickas ch gdkänns på samma sätt sm andra beställningar i Visma Prceed. Gemensam beställnings ch rderhantering Ger möjlighet att beställningar kan hanteras sm gemensamma inm ramen för alla persner tillhörande en grupp (se Grupper). Förkrav: Versin: Sida 34 av 90

79 Servicebeskrivning Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Om en användare har denna behörighet ser denna persn samtliga beställningar (sparade, skickade ch har möjlighet att leveranskvittera) från användare sm ckså har denna behörighet. Det vill säga, finns det persner kpplade till gruppen sm inte har behörighet att se gemensamma beställningar så kmmer dessa inte att synas, det är endast de användare sm har denna behörighet sm ser varandras beställningar Särskild attest Ger möjlighet att definiera ytterligare kntrller för beställningar. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Beskrivning av den viktigaste funktinaliteten: Särskilda attestregler påverkar endast beställningar Tillgängliga särskilda attestregler: Leverantör i beställning. Artikelnummer i beställning. UNSPSC kd i beställning. Frmulärs ID i beställning. Knteringsvärde ID i beställning. Versin: Sida 35 av 90

80 Servicebeskrivning För varje attestregel fastställs en belppsgräns ch en attestant. Ordningen för särskild attest i attestflödet kan väljas. De särskilda attestreglerna ersätter inte andra attestregler, utan tillämpas tillsammans med dem. En beställning sm inkmmer till en persn enligt regelverket van kan sättas under utredning. Persnen sm fått beställning för special attest får kmmentera anledningen till utredning vilket beställaren ser i applikatinen Sambandskntrller Ger möjlighet att skapa ch ange giltiga/giltiga knteringskmbinatiner. Garanterar att köpare, granskare ch cntrllers anger en giltig knteringssträng. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning eller Visma Prceed Fakturahantering Undermduler Knteringsdimensiner Den viktigaste funktinaliteten är sm följer: En sambandsregel är en specificerad relatin mellan två knteringsdimensiner där en dimensin styr den andra. Det är möjligt att ange en hel dimensin sm bligatrisk utifrån ett specifikt knteringsvärde. Sambandsreglerna kan användas för att tillåta eller blckera ett eller flera värden. Versin: Sida 36 av 90

81 Servicebeskrivning Sambandsreglerna valideras i samband med knteringen. Valideringskntrller görs för varje knteringsrad ch för varje dimensin. Om en sambandsregel inte följs meddelas användaren Budget Ger beställaren möjlighet att begära en budget sm attesteras ch inm denna budget kan sedan inköp göras utan att ytterligare attest behövs. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Beskrivning av den viktigaste funktinaliteten: Syftet med budgetfunktinaliteten är att i förväg kunna attestera ett visst belpp kpplat till en viss kntering ch genm detta förenkla inköpet, då ingen ytterligare attest behövs m en attesterad budget används. Det är dck möjligt att kräva attest på inköp även m de sker inm budget. Ägaren till budgeten kan dela ut den till andra beställare, m så önskas.. Följande infrmatin behövs för att lägga en budget: Organisatin. Budgetnamn ch referens. Giltig fr..m. ch t..m. Ttalt belpp. Kntering (minsta bligatriska fält är ett attestdrivade fält). Beskrivning/Syfte. Kmmentar till gdkännaren. Budgetens ägare kan själv sätta datum ch/eller belpp då denne vill ha påminnelse. Bilagr kan bifgas. Versin: Sida 37 av 90

82 Servicebeskrivning 4.14 Fakturaleverantörsregister Fakturaleverantörer kan läggas till manuellt i gränssnittet, autmatiskt via inkmmande fakturainfrmatin eller genm integratin. En standardfakturaleverantör knfigureras med standardinställningar. Endast avvikelser från dessa standardleverantörsinställningar får knfigureras på fakturaleverantörsnivån. För att fastställa fakturaleverantör för fakturan används fakturaleverantörs ID. Om leverantörsregistret integreras med ett leverantörsreskntrasystem kan ett externt ID sm identifierar leverantören sättas upp. Möjlighet att fastställa fakturaflöde från referensen på inkmmande faktura. Flera valideringar kan sättas upp på fakturaleverantören. Misslyckade valideringar kan innebära att fakturan måste behandlas manuellt. Man kan definiera vilken användare sm ska hantera fakturan manuellt. Flera inställningar av hur systemet ska hantera fakturan kan definieras, till exempel: Tillåtet mmsbelpp. Tillåten fraktkstnad. Knteringsförslag. Föreslagen granskare. Factring. Aggregering av knteringsrader. Brttagning av knteringsrader med nllbelpp. Möjlighet att kringgå fakturans förfalldatum i enlighet med överenskmna betalningsvillkr. Versin: Sida 38 av 90

83 Servicebeskrivning Det är möjligt att sekretessmarkera inkmmande fakturr från en fakturaleverantör så att endast användare med extra behörigheter kan visa ch hantera dessa fakturr. Möjlighet att ange en granskare sm ska granska alla fakturr från fakturaleverantören Leveranskvittens Ger användarna möjlighet att bekräfta att prdukter eller tjänster har levererats. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Beskrivning av den viktigaste funktinaliteten: Köparen kan söka på rdernummer för att hitta den rder sm ska tas emt. Extra behörigheter ger möjlighet att söka efter alla skickade rdrar. Möjlighet att leveranskvittera delleverans eller fullständig leverans. Möjlighet att registrera leveransens följesedelsnummer. Möjlighet att registrera överleverans, då antalet levererade artiklar överstiger antalet beställda. Möjlighet att lägga till ytterligare prdukter (t.ex. till servicerder) m rdern tillåter detta. Möjligt att stänga en rder sm inte kmmer att levereras för att förhindra att fakturan betalas. Möjlighet att lägga till användarkmmentarer. Listan med rdrar sm väntar på leveranskvittens kan exprteras till Excel. Versin: Sida 39 av 90

84 Servicebeskrivning Möjlighet att skriva ut rder i utskriftsvänligt frmat. Utskrift kan göras av kunden. Alternativ: I stället för köparkvittens kan en rll utfrmas för centraliserad leveranskvittens. Prdukter kan sättas upp för autmatisk leveranskvittering. Hantering av integrerade leveransaviseringar från leverantören. Leveransaviseringar kan ligga till grund för leveranskvittensen Omlastning Denna undermdul gör det möjligt att arbeta med en leverans sm tas emt i två steg på två lika platser. Köparen ska ange slutlig leveransadress. Systemet beräknar autmatiskt en mlastningsadress (det kan vara en central gdsmttagning eller en intern lagerplats inm samma byggnad). Leverantören levererar gdset till den mlastningsadress sm är angiven på inköpsrdern. När gdset levereras till mlastningsadressen kan den användare sm tar emt gdset hitta köparens slutliga destinatinsadress i Visma Prceed. Leveransmttagning kan ske på förpackningsnivå i Visma Prceed ch utförs då av persnalen på mlastningsadressen. Slutmttagaren (ftast köparen) leveranskvitterar vilket innebär att leveransen är gdkänd. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Undermduler: Leveranskvittens Den viktigaste funktinaliteten i Visma Prceed Omlastning är sm följer: Versin: Sida 40 av 90

85 Servicebeskrivning Skapa ch hantera mlastningsadresser ch krsreferenser mellan slutlig leveransadress ch mlastningsadress. Skapa inköpsrder i systemet, där mlastningsadressen blir leverantörens leveransadress. Möjlighet till centraliserad registrering av leveransmttagning. Möjlighet att registrera följesedelsnummer, antal förpackningar ch vikt per förpackning. Redan registrerade leveransmttagningar kan uppdateras eller tas brt. Flera leveransmttagningar kan registreras för samma rder. Autmatisk ntifiering till köpare när leveransen tas emt vid mlastningsadressen. Möjlighet att använda standardmeddelande för att ntifiera köpare ch/eller ytterligare ett meddelande för en viss leveransmttagning. Standardmeddelande till köpare kan sättas på rganisatinsnivå för varje språk sm stöds. Möjlighet att påminna köpare m att leveransen har mttagits Orderbekräftelse I Visma Prceed kan man knfigurera funktinalitet sm gör det möjligt att använda rderbekräftelser från leverantörer. Orderbekräftelse knfigureras per leverantörsavtal. Leverantören kan skicka en bekräftelse m att rdern har mttagits. Leverantören kan bekräfta hela rdern. Leverantören kan avvisa hela rdern. Versin: Sida 41 av 90

86 Servicebeskrivning Leverantören kan ändra/lägga till prdukter från befintlig katalg samt ta brt prdukter från rdern. Leverantören kan ändra önskat leveransdatum. Leverantören kan lägga till kmmentarer till köparen. Leverantören kan skicka nya rderbekräftelser tills köparen har accepterat rderbekräftelsen. Tidigare skickade rderbekräftelser inaktiveras. Köparen kan se uppdaterad infrmatin ch kmmentarer från leverantören. Köparen kan acceptera rderbekräftelsen. Det går inte att bekräfta leverans eller ändra/stänga en rder när rdern väntar på rderbekräftelse. Köparen kan skapa en manuell rderbekräftelse när leverantören inte kan leverera rderbekräftelsen. En accepterad rderbekräftelse uppdaterar rdern i Visma Prceed Prisförfrågan FUNKTIONALITETEN HAR UTGÅTT. PLAN ATT UTVECKLA NY UNDER Knkurrensutsättning Ger möjlighet att knkurrensutsätta befintliga leverantörsavtal. Detta kan särskilt användas för ramavtal med krav på en ny upphandlingsprcess sm uppfyller villkren i lagen m ffentlig upphandling. En förfrågan skickas till valda leverantörer, sm behandlar förfrågan via en särskild länk. När förfrågan har slutbehandlats ntifieras alla leverantörer m resultatet ch en rder kan skapas i eller utanför systemet på basis av den vinnande leverantörsfferten. Versin: Sida 42 av 90

87 Servicebeskrivning I uppsättningen sm skapas av Visma Prceed finns det två alternativ, ffentlig eller privat. Den ffentliga uppsättningen förhindrar att fferter öppnas eller att en vinnare utses före ett visst slutdatum. Med denna inställning skickas ckså en fficiell rapprt till alla deltagare när ffertperiden har gått ut. Ett slutdatum för överklaganden kan anges. Med detta alternativ inkluderas ckså autmatiskt alla leverantörer inm ett avtalsmråde eller delmråde (berende på inställning) i upphandlingen ch kan inte tas brt. Alternativet privat har inte dessa egenskaper. Förkrav: Huvudprdukt: Visma Prceed Beställning Knkurrensutsättningsmdulen erbjuder följande funktiner: Köparen kan skapa/ändra/ta brt/kpiera en knkurrensutsättning. Köparen anger nödvändig infrmatin, sm förfrågningstext, förfalldatum ch kntaktpersner för knkurrensutsättningen. Köparen anger starttidpunkt för knkurrensutsättningen. Köparen väljer leverantörer sm deltar i knkurrensutsättningen. Varje deltagande leverantör får ett e pstmeddelande med en unik länk till en webbsida där förfrågan visas. Leverantören anger ett lösenrd ch får ett nytt e pstmeddelande med en unik länk för verifiering av lösenrdet. Länken öppnar en webbsida där leverantören kan lämna en ffert. Bilagr kan läggas till. Köparen kan lämna kmmentarer till en viss leverantör eller till alla deltagande leverantörer. Leverantören meddelas via e pst när en kmmentar har lagts till. Leverantören kan lämna kmmentarer. Köparen meddelas via e pst när en kmmentar har lagts till. Versin: Sida 43 av 90

88 Servicebeskrivning Köparen kan uppdatera förfrågan när sm helst före förfalldatum. Leverantören meddelas via e pst när förfrågan har uppdaterats. Leverantören kan uppdatera fferten när sm helst före förfalldatum. Köparen väljer en eller flera leverantörer utifrån de avgivna fferterna, möjligheten finns även att sekretessbelägga en knkurrensutsättning, vilket innebär att inkmna bilagr inte distribueras. Köparen kan bifga en bilaga (tex ett dkument sm stödjer tilldelningsbeslutet) vid tilldelning. Köparen kan skriva ut en sammanfattning över genmförd knkurrensutsättning. Köparen kan välja m anbuden ska publiceras för de leverantörer sm deltagit i knkurrensutsättningen Delegering Möjlighet att delegera behörigheter från en användare till en annan inm systemet. Under en aktiv delegeringsperid kan en användare med delegerade behörigheter hantera uppgifter för den delegerande användarens räkning. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning eller Visma Prceed Fakturahantering Den viktigaste funktinaliteten är sm följer: Följande behörigheter kan delegeras: Versin: Sida 44 av 90

89 Servicebeskrivning Gdkänna beställning Kvittera leverans Granska faktura Gdkänna faktura Alla delegeringar kan skapas/inaktiveras centralt av administratören. Slutanvändaren kan skapa/inaktivera egna delegeringar. Delegeringar kan endast raderas m de aldrig har varit aktiva, d.v.s. m första giltighetsdatum ännu inte infallit. Delegeringen skapas inm en viss rganisatin, men är ckså aktiv för andra rganisatiner sm användaren har tillgång till. Delegeringen är giltig inm en angiven tidsrymd. Administratören kan söka på aktiva/tidigare/framtida delegeringar. Administratören kan söka på delegeringar per rganisatin. Administratören kan exprtera delegeringar till Excel. Observera att delegeringen kan gå vidare i flera steg, m persn A till exempel har delegerat till persn B, ch persn B sedan delegerar till C så kmmer persn C att kunna hantera det sm persn A har valt att delegera till B. Vid en delegering följer viss infrmatin med till den delegerade persnen, d.v.s. knteringsvärden sm varit enskilt kpplade kan attesteras av den persn du delegerat till Tillfällig leveransadress Förkrav: Versin: Sida 45 av 90

90 Servicebeskrivning Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning Om leverantörsavtalet så medger kan köparen skapa tillfälliga leveransadresser när beställningen skapas. Denna undermdul kan aktiveras per grupp ch/eller användare Leveranssätt Möjlighet att knfigurera leveranssätt kpplat till ett leverantörsavtal, vilket ger beställaren möjlighet att vid beställningen ange önskat leveranssätt. Förkrav: Huvudprdukt: Visma Prceed Beställning Krt beskrivning av funktinaliteten: En eller flera lika listr med leveranssätt kan skapas för att sedan kpplas till leverantörsavtalet. Det gör att lika leverantörer kan ha samma, eller lika, leveranssättslistr, allt efter leverantörens förutsättningar. Kpplas ingen lista till ett leverantörsavtal behövs detta således inte anges vid beställning. I en lista över leveranssätt kan standardleveranssätt anges (väljs ingen standard blir användaren mbedd att välja leveranssätt när beställning läggs). Till leveranssättet/leveranskd kan förklarande texter tillfgas på lika språk, denna infrmatin är ckså tillgänglig under artikeln vid prduktsökning. Observera att endast SFTI Avrp versin 2.8 har inbyggt stöd för detta, i övriga fall förs dessa data inte över till leverantören. Versin: Sida 46 av 90

91 Servicebeskrivning 4.23 Abnnemang Autmatisera fakturaflödet för peridisk fakturering med hjälp av infrmatin sm redan finns i ett underliggande avtal. Dessa avtal kan till exempel avse peridiska fakturr för telefn, hyra, försäkringar, städning etc. Abnnemangsmdulen kan kmbineras med manuellt arbetsflöde för fakturagdkännande. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Fakturahantering Den viktigaste funktinaliteten är sm följer: Abnnemangsavtal skapas av administratörer. Abnnemang skapas inm ramen för en rganisatin ch en leverantör. Abnnemangens exprt /imprtfunktinalitet är utfrmad för en rganisatin ch ett leverantörsavtal. Om abnnemanget har fler än en knteringsrad mtsvarar varje knteringsrad en rad i exprten/imprten. Abnnemangsnummer används för att matcha fakturan mt abnnemanget. Fakturaleverantören väljs från det fakturaleverantörsregister sm är kpplat till den angivna rganisatinen. Kntering kan sättas för specifika artikelnummer eller för alla inkmmande artikelnummer. Kstnaderna för inkmmande artikelnummer kan distribueras med lika kntering. Kstnaderna kan distribueras till lika knteringsrader baserat på prcentsatser. Versin: Sida 47 av 90

92 Servicebeskrivning Möjlighet att bestämma övre gräns för enhetspris ch kvantitet per artikel. Fakturr sm överskrider den övre gränsen måste hanteras manuellt. Möjlighet att matcha prduktpriser från faktura med prduktpris från katalg. En valuta väljs från en lista med tillåtna valutr. Valutan används för att ange övre ch under belppsgränser för abnnemanget, men abnnemangsvalutan behöver inte matcha fakturavalutan. Övre ch undre nettbelpp kan anges. Inm dessa gränser kan fakturan granskas ch gdkännas autmatiskt. Fakturan stppas för manuell behandling m fakturabelppet faller utanför gränserna. Tillåtet antal dagar mellan fakturrna kan anges. Om fakturrna anländer med krtare intervall än angivet stppas de för manuell behandling. Från ch till datum kan fastställas per abnnemang Rapprtgeneratr Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning eller Visma Prceed Fakturahantering Den viktigaste funktinaliteten är sm följer: Skapa en fråga utifrån en vald datamängd eller välja en tidigare sparad rapprt. Välja fält från en datamängd. Skapa filter, t.ex. sträng ch datavärden. Versin: Sida 48 av 90

93 Servicebeskrivning Skapa en aggregeringsfunktin för summering av värden eller räkning av pster. Förhandsgranska rapprten i användargränssnittet. Exprtera data till Micrsft Excel. Lagra frågan för senare användning. Frågrna kan sparas för egen användning eller publiceras så att andra kan använda dem. Datamängder sm stöds: Fakturahuvuddata Fakturaradsdata Orderraddata Budget 4.25 Standardrapprter Den här mdulen innehåller standardrapprter. Vissa av standardrapprterna kmmer att knverteras till datamängder ch blir därför bsleta. Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning eller Visma Prceed Fakturahantering Följande standardrapprter ingår i standardrapprtmdulen: Masterdata Versin: Sida 49 av 90

94 Servicebeskrivning Masterdata användare: rapprten visar inlggningsnamn, e pstadresser etc. för alla användare. Masterdata användare ch leverantör: rapprten visar vilka leverantörer sm är kpplade till användarna. Masterdata användare ch rller: rapprten visar vilka rller sm är länkade till användaren. Masterdata knteringsdimensiner: rapprten visar infrmatin m knteringsdimensinsvärdena i systemet. Masterdata adresser: rapprten visar adresserna i systemet. Köp (förutsätter Visma Prceed Beställning) Köp per kstnadsställe (primär knteringsdimensin): rapprten visa köpvlym per kstnadsställe ch den andel sm är leveranskvitterad. Rapprten kan endast innehålla kstnadsställen sm tilldelats användaren. Köp per leverantör: rapprten visar köpvlymen (mttagna varr) ch antalet rder per leverantör. Order ch mttagning: rapprten visar infrmatin m rder ch leveransmttagning, t.ex. rdernummer, leverantör, leverantörskmmentar, artikelnummer, prdukt, enhetspris ch enhet. Leverantörsinfrmatin: rapprterar m leverantörsdata. Faktura (förutsätter Visma Prceed Fakturahantering) Fakturr per kstnadsställe: alla fakturr med infrmatin per knteringsdimensin. Ttalt antal fakturr: visar det ttala antalet fakturr ch fakturabelppen inm ett angivet datumintervall, grupperat efter säljare, fakturatyp, integratin ch flöde. Versin: Sida 50 av 90

95 Servicebeskrivning Avvaktande fakturr: visar alla fakturr sm väntar på åtgärd. Rapprten kan fungera sm en larmlista för fakturr sm förfaller till betalning inm x dagar ch ännu inte är attesterade Autmatisering av mms Förkrav: Huvudprdukter: Visma Prceed Beställning eller Visma Prceed Fakturahantering Integratinsgränssnitt: Integratin av mmsregler Syftet med mmsknteringen är att krdinera EU:s mmsregler med masterdata från inköpssystemet, för att göra det enklare för köparen eller granskaren att kntera mmsen krrekt. Tack vare infrmatinen från systemet kan köparnas arbetsbelastning ch risken att göra misstag begränsas. Mmskden bestäms med hjälp av tillgänglig infrmatin, antingen manuellt eller autmatiskt baserat på känd infrmatin från leverantör ch köpt prdukt. Prduktens/tjänstens mmssats. Prduktkategri (UNSPSC) Köpsyfte, knt i huvudbk. Inrikes eller utrikesköp (utifrån infrmatin m ursprungsland för köpande rganisatin ch leverantör). Versin: Sida 51 av 90

96 Servicebeskrivning Med hjälp av svaren på dessa frågr kan man knfigurera reglerna för hur svaren ska kmbineras, så att man får rätt mmskd för beräkning av avdraget. Reglerna kan knfigureras på företagsnivå, juridisk enhetsnivå eller på annan nivå sm ger ptimalt utbyte av reglerna Knteringsjustering Förkrav: Huvudprdukter Visma Prceed Fakturahantering Denna funktinalitet möjliggör att skicka knteringsjustering, även kallat bkföringsrder, till eknmisystem sm föregås av attest enligt attestregelverk. Medlet för att skapa en knteringsjustering är en nllfaktura, där summan av debetrader ch kreditrader är lika med nll. Denna nllfaktura eller nllverifikatin skickas med övriga bkningar till kundens leverantörsreskntra. Funktinaliteten mfattar: Möjlighet att behörighetsstyra så endast utvalda persner kan skapa en knteringsjustering. Skapa knteringsjustering utifrån en befintlig, redan bkad ch betald faktura. En ny verifikatin skapas med redigeringsbar kntering från riginalfakturan. Skapa en knteringsjustering utifrån en tm mall. En leverantör från leverantörsreskntra måste väljas, eftersm mbkning i huvudbk sker via leverantörsreskntran. Sm standard är det den sm skapar knteringsjustering sm är granskare. En annan granskare kan ckså utses. Knteringsjustering går till attest baserat på debetvärden på nllfakturan. Versin: Sida 52 av 90

97 Servicebeskrivning Ett brytdatum för t.ex. räkenskapsår kan anges centralt så endast fakturr efter brytdatum kan vara underlag för knteringsjustering. Preliminärregistrering skickas vid skapandet bkföringsrder m detta används. Slutbkning efter attest Lösningen förutsätter att kundens leverantörsreskntra kan ta emt en nllverifikatin med debet ch kreditvärden. 5 Versin: Sida 53 av 90

98 Servicebeskrivning Integratinsgränssnitt Grundläggande vid imprt av masterdata är att detta sker dagligen vid lågtrafikperider, d.v.s. mellan Undantag kan ges m ett mindre antal uppdateringar behöver göras, vilket då kan tillåtas under dagtid. Vid imprt av transaktiner sm t.ex. varukrg, beställning eller rder sker dessa imprter med angivet intervall. Exprt av transaktinsdata sker en gång per dag (gäller inte realtidsexprt). 5.1 Användarintegratin Användardata kan imprteras till Visma Prceed. Data: Användar ID Grupp Förnamn Efternamn Titel E pstadress Telefn Fax Mbil Användarnamn Versin: Sida 54 av 90

99 Servicebeskrivning Språk Mttagen rderkpia Mttagen ntifiering m gdkännande Företagskd för användaren (endast ny användare) HSA ID Rll (endast ny användare) Chef Kstnadsställe Leveransadress Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_MD.USRDAT SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Dagligen Hämtning via SFTP eller FTP från kundknt på extern server XML schema Prceed webbtjänst Dagligen 5.2 Single Sign On Single Sign On, SSO används för att administrera åtkmst till flera tjänsteleverantörer. När en användare har lggat in i sitt "hemsystem" överförs autentiseringen till externa tjänsteleverantörer, varvid användaren får åtkmst till dessa system utan att behöva ange separata lösenrd för respektive tjänst. För den enskilde användaren är all autentiseringslgik Versin: Sida 55 av 90

100 Servicebeskrivning dld, vilket ger minskad kmplexitet, en smidigare användarupplevelse ch minskade behv av att hålla reda på lösenrd. Visma Prceed stöder några av de vanligaste öppna XML baserade standarderna för SSO: SAML 1.1, SAML 2.0 ch WS Federatin via SAML 1.1 tken. 1. SAML 1.1 är en grundläggande SSO uppsättning sm går snabbt ch enkelt att implementera. Visma Prceed stöder SAML1.1 Brwser/Pst prfilen. 2. SAML 2.0 är mer avancerad ch mer knfigurerbar än SAML 1.1. Visma Prceed stöder SAML 2.0 HTTP POST bindning. 3. WS Federatin är mer kmplicerad men mer knfigurerbar. Visma Prceed stöder WS Federatin Passive Requestr prfilen med SAML 1.1 tken. SAML 2.0 är mer knfigurerbar än SAML 1.1 ch kan därför vara lättare att underhålla, bland annat på grund av att mål URL adresserna anges centralt. Visma Prceed stöder ckså SAML 2.0 Single Lgut tjänsten, sm är en teknik för att garantera en fullständig, säker ch centralt övervakad utlggning från flera tjänsteleverantörer. Bindningen sm stöds är SAML 2.0 SingleLgutService HTTP Redirect bindning. 5.3 Adressintegratin Adressdata kan imprteras till Visma Prceed. Data: Adresstyp, leverans eller faktura Externt ID, t.ex. GLN Företagsnamn Attentin Gata Versin: Sida 56 av 90

101 Servicebeskrivning Pstnummer Ort Land med ISO kd Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_MD.ADRDAT SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Dagligen SFTP eller FTP från kundknt på extern server XML schema Prceed webbtjänst Dagligen 5.4 Imprt av varukrg Imprt av varukrg från andra system. En varukrg kan ses sm ett förslag sm inkmmer i första steget av prcessen. En varukrg kan läggas ihp med andra varukrgar ch användaren kan ckså göra ändringar i ett inkmmet varukrgsförslag. Följande infrmatin är bligatrisk: Mttagande rganisatin (BO). Artikelinfrmatin (minst artikelnummer) inklusive antal. Användare. E pst eller s.k. Ext ID. Avtalsinfrmatin. Ext ID, avtalsnummer eller leverantörsavtalets adress ID. Olika verifieringar kan göras vid imprt av artikeldata. Kntrll mt katalg, d.v.s. artiklar i en inläst varukrg skall finnas i någn befintlig katalg i VP, annars signalerar systemet. Bäst kvalitet erhålls då leverantörsavtal har identifierats vid imprt. Versin: Sida 57 av 90

102 Servicebeskrivning Utan validering. Fungerar sm en PO, d.v.s. ingen validering sker ch rder läggs mt leverantör (leverantör måste ha identifierats vid imprt). En varukrg kan ckså imprteras med ett namn, detta namn följer dck inte med i de fall då flera varukrgar kmbineras till en gemensam beställning. Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens PrceedShppingBasket1.0 SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Med angivet intervall 5.5 Imprt av beställning Imprt av beställning från andra system i syfte att hantera beställningsprcessen i steg 2 i Visma Prceed, d.v.s. möjlighet till kmplettering/ändring av kntering, attest ch adresser vid en beställning. Visma Prceed hanterar ckså utskick av rder till de leverantörer sm är aktuella i det inlästa beställningsförslaget. Ändringar i beställningsförslaget kan göras av beställaren. Flera beställningar kan inte slås ihp, utan varje beställningsförslag hanteras separat. Följande infrmatin är bligatrisk: Mttagande rganisatin (BO). Artikelinfrmatin (minst artikelnummer) inklusive antal. Användare. E pst eller s.k. Ext ID. Avtalsinfrmatin. Ext ID, avtalsnummer eller leverantörsavtalets adress ID. Följande infrmatin kan följa med i imprten: Kntering kan läsas in. Adressinfrmatin kan läsas in. Flagga kan sättas för att beställningen ska granskas av köparen Versin: Sida 58 av 90

103 Servicebeskrivning Flagga kan sättas så att beställningen redan är leveranskvitterad. Flagga kan sättas m beställning skall skickas till leverantör. Ordernummer kan kmma från externt system. Olika verifieringar kan göras vid imprt av artikeldata: Kntrll mt katalg, d.v.s. artiklar i en inläst varukrg skall finnas i någn befintlig katalg i VP, annars signalerar systemet. Bäst kvalitet erhålls då leverantörsavtal har identifierats vid imprt. Utan validering. Fungerar sm en PO, d.v.s. ingen validering sker ch rder läggs mt leverantör (leverantören måste ha identifierats vid imprt). Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens PrceedRequisitin1.0 PrceedRequisitin1.1 PrceedRequisitin1.2 SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Med angivet intervall 5.6 Integratin av rder ch gdsmttagning Imprtera rder från andra system med möjlighet att flagga m rder anses attesterad eller ej.målet är att matcha mt fakturr ch statistik. Infrmatin: Order på huvudnivå: Köpande företag Ordernummer Avtals ID Valuta Förväntat leveransdatum Versin: Sida 59 av 90

104 Servicebeskrivning Orderns tillkmstdatum Användar ID för köpare Kmmentar Gdsmärke Order på radnivå: Orderradsnummer Beställd kvantitet Måttenhet Enhetspris Enhetsprisbasis Prduktnummer Prduktbeskrivning Mmssats Förväntat leveransdatum GTIN UNSPSC Knteringsdimensin 1 15 Gdsmttagning på huvudnivå: Köpande företag Leveransnummer Ordernummer Ankmstdatum Versin: Sida 60 av 90

105 Servicebeskrivning Gdsmttagning på radnivå: Radnummer Refererat rderradsnummer Mttagen kvantitet Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens PRO_FF_ORDERS_IMP_V1 PRO_FF_RECADV_IMP_V1 PrceedOrder1.0 PrceedOrder1.1 SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net SFTP eller FTP från kundknt på extern server Med angivet intervall PrceedGdsReceival Integratin av fakturaleverantör Integratin med kundens leverantörsreskntrasystem Data: Leverantörens namn. Köparens ID för leverantören. Mmsnummer. Bankgir. Plusgir. Bankkntnummer. Versin: Sida 61 av 90

106 Servicebeskrivning IBAN. Betalningsvillkr, antal dagar. Huvudbksknt för skatt vid preliminär registrering. Knt för upplupna leverantörsskulder vid preliminär registrering. Mmstyp. Kntrlltyp, alternativ: kntrll vid ankmst, ingen kntrll, kntrll av kntering eller ankmst ch knteringskntrll. Betalats till (factring). Valuta i ISO4217. Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_MD.LEVDAT SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Dagligen SFTP eller FTP från kundknt på extern server 5.8 Integratin av abnnemang Integratin med mdulen Visma Prceed Abnnemang Huvuddata: Företagskd Leverantörsnummer Raddata: Versin: Sida 62 av 90

107 Servicebeskrivning Abnnemangsnummer Abnnemangskategri Leverantörsbeskrivning Avtalsnummer Gäller fr..m. Gäller t..m. Granskare Fält för regler: Faktureringsfrekvens Flagga för autmatgranskning Flagga för Autmattest Minimibelpp Maxbelpp Valutakd Fält för fördelning: Artikelnummer Fördelning Knteringssträng Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens Versin: Sida 63 av 90

108 Servicebeskrivning BASDAT_MD.SBSDAT SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Dagligen SFTP eller FTP från kundknt på extern server 5.9 Integratin av Sambandsregler Sambandsregler kan integreras i systemet. Raddata: Åtgärd kräv eller blckera Typ av kntrll Segmentbörjan Segmentslut Måldimensin Regellista Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_MD.SXRDAT SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Dagligen SFTP eller FTP från kundknt på extern server XML schema Prceed webbtjänst Dagligen Versin: Sida 64 av 90

109 Servicebeskrivning Integratinen kan hantera max rader i ett blck Integrering av UNSPSC/huvudbksknt Integratin av krsreferenstabellen sm används för att autmatisera knteringen via artiklarnas UNSPSC kder. Data: UNSPSC SEGMENT ID (knteringsvärde ID) Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_MD. PCXDAT SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Dagligen SFTP eller FTP från kundknt på extern server 5.11 Integratin av kdlista Varje knteringsdimensin består av värden i platta eller hierarkiska strukturer. Dessa värden kan integreras. Data: Segment ID. Segmentbeskrivning. Överrdnat segment. Segmenttyp. Versin: Sida 65 av 90

110 Servicebeskrivning Ansvarig användare (m knteringsdimensinen avgör gdkännande är denna användare attestanten). Nedre gräns (m knteringsdimensinen avgör gdkännande). Övre gräns (m knteringsdimensinen avgör gdkännande). Attribut. Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_MD.ACCDAT SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Dagligen SFTP eller FTP från kundknt på extern server XML schema Prceed webbtjänst Dagligen 5.12 Integratin av betalningsinfrmatin Uppdatera fakturr i Visma Prceed Fakturahantering med statusen betald ch betaldatum. Data: Verifikatinsnummer. Betaldatum. Åtgärdskd (betald eller annullerad innan betalning). Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens Versin: Sida 66 av 90

111 Servicebeskrivning BASDAT_TX.INVUPD SFTP eller FTP till kundknt på ftp.prceed.net Dagligen SFTP eller FTP från kundknt på extern server 5.13 Integratin av bekräftelsekd från leverantörsreskntra Uppdatera fakturan i Visma Prceed Fakturahantering med feedback från leverantörsreskntran efter att fakturan har markerats sm klar. Data: Företags ID. Verifikatinsnummer. Status ID: OK: allt har validerats sm krrekt i leverantörsreskntran. LAST_APPR: skicka tillbaka fakturan till senaste attestanten. RESET: för in fakturan i arbetsflödet på nytt. Statusbeskrivning: infrmatinstext från leverantörsreskntran. Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens XML schema Prceed webbtjänst 5.14 Fakturaintegratin med leverantörsreskntran Bkföring av fakturr i kundens leverantörsreskntrasystem kan ske på tre lika sätt: Versin: Sida 67 av 90

112 Servicebeskrivning 1. Endast slutbkföring När fakturrna har slutbehandlats i Visma Prceed Fakturahantering. 2. Preliminär registrering ch slutbkföring När fakturrna anländer till Visma Prceed Fakturahantering skickas en preliminär registrering till leverantörsreskntrasystemet. När fakturrna har slutbehandlats i Visma Prceed Fakturahantering skickas en begäran m slutbkföring eller annullering till leverantörsreskntrasystemet. 3. Preliminär registrering, ändrade knteringsvärden ch slutbkföring När fakturrna anländer till Visma Prceed Fakturahantering skickas en preliminär registrering till leverantörsreskntrasystemet. När det sker en ändring i knteringssträngen skickas ett meddelande m registreringsändring. När fakturrna har slutbehandlats i Visma Prceed Fakturahantering skickas en begäran m slutbkföring eller annullering till leverantörsreskntrasystemet Fakturaintegratin med leverantörsreskntran endast slutbkföring Visma Prceed Fakturahantering skickar en slutbkföring till leverantörsreskntran när fakturan är slutbehandlad. Data: Verifikatinsnummer (m en verifikatinsnummersekvens har knfigurerats i Visma Prceed). Verifikatinsdatum. Företags ID. Leverantörsreskntrakntering. Leverantörs ID (leverantörs ID i kundens ERP system). Fakturadatum. Versin: Sida 68 av 90

113 Servicebeskrivning Fakturans förfalldatum. Leverantörens fakturanummer. Fakturans valuta. Belpp att betala. Mmsbelpp. Betalningsreferens. Köparens referens. Order /abnnemangsreferens. Huvudbksknt. Huvudbksknt för mms Interimsknt i huvudbken. Betalningskmmentarer. Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_TX.INVFIN SFTP till kundknt på ftp.prceed.net Daglig batch SFTP eller FTP till kundknt på extern server Versin: Sida 69 av 90

114 Servicebeskrivning Fakturaintegratin med leverantörsreskntran preliminär registrering med begäran m slutbkföring eller annullering. Visma Prceed Fakturahantering skickar en preliminär registrering till leverantörsreskntran efter leverantörsidentifiering eller val av flöde i Visma Prceed. Knteringsvärdena kan ändras i slutbkföringen. Detta kräver att en verifikatinsnummersekvens har knfigurerats i Visma Prceed. Data: Verifikatinsnummer. Verifikatinsdatum. Företags ID. Leverantörsreskntrakntering. Leverantörs ID (leverantörs ID i kundens ERP system). Fakturadatum. Fakturans förfalldatum. Leverantörens fakturanummer. Fakturavaluta. Belpp att betala. Mmsbelpp. Betalningsreferens. Köparens referens. Order /abnnemangsreferens. Versin: Sida 70 av 90

115 Servicebeskrivning Huvudbksknt. Huvudbksknt för mms. Interimsknt i huvudbken. Betalningskmmentarer. När fakturrna har slutbehandlats eller annullerats skickas en begäran m slutbkföring eller annullering till kundens leverantörsreskntra. Data: Verifikatinsnummer. Verifikatinsdatum. Referens till fakturarad. Debiteringsbelpp. Knteringssträng. Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_TX.INVPRE SFTP till kundknt på ftp.prceed.net Daglig batch SFTP eller FTP till kundknt på extern server Fakturaintegratin med leverantörsreskntran preliminär registrering, ändrade knteringsvärden ch begäran m slutbkföring eller annullering Visma Prceed Fakturahantering skickar en preliminär registrering till leverantörsreskntran efter leverantörsidentifiering eller val av flöde i Visma Prceed. Knteringsvärdena kan Versin: Sida 71 av 90

116 Servicebeskrivning ändras, varefter en uppdaterad registrering skickas. När fakturan är slutbehandlad skickas slutbkföring till leverantörsreskntrasystemet. Detta kräver att en verifikatinsnummersekvens har knfigurerats i Visma Prceed. Data: Verifikatinsnummer. Verifikatinsdatum. Företags ID. Leverantörsreskntrakntering. Leverantörs ID (leverantörs ID i kundens ERP system). Fakturadatum. Fakturans förfalldatum. Leverantörens fakturanummer. Fakturans valuta. Belpp att betala. Mmsbelpp. Betalningsreferens. Köparens referens. Order /abnnemangsreferens. Huvudbksknt. Huvudbksknt för mms. Interimsknt i huvudbken. Versin: Sida 72 av 90

117 Servicebeskrivning Betalningskmmentarer. När fakturrna har slutbehandlats eller annullerats skickas en begäran m slutbkföring eller annullering till kundens leverantörsreskntra Integratin av mmsregler Integratin av mmsregler sm används i mmsautmatiseringsmdulen. Mmsreglerna förutsätter två uppsättningar data, kntgrupper ch mmskdsmappning Integratin av kntgrupper Huvuddata: Företagskd. Raddata: Gruppnyckel för kntgrupp. Kntflagga för styrning av mmshanteringen i efterföljande prcess. Kntgruppsbeskrivning. Kntnummer i huvudbken. Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_MD.ACGDAT SFTP till kundknt på ftp.prceed.net Daglig batch SFTP eller FTP till kundknt på extern server Versin: Sida 73 av 90

118 Servicebeskrivning Integratin av mmskdsmappning Huvuddata: Företagskd. Raddata: Köpkategri. Flagga för huvudbksknt. Mmsgrupp. Mmssats. Överföring sm stöds: Frmat Prtkll/överföringsteknik Frekvens BASDAT_MD.VCXDAT SFTP till kundknt på ftp.prceed.net Daglig batch SFTP eller FTP till kundknt på extern server 5.16 Webbtjänst för rder Order sm läggs i Visma Prceed Beställning är tillgängliga via en webbtjänst. Uppgifter sm rör rdern ch dess prdukter ingår i infrmatinen. Tillgängliga åtgärder: getorder: hämta en rder ch mttagen leveransinfrmatin relaterad till rdern. getorders; hämta rder ch mttagen leveransinfrmatin relaterad till rder inm ett angivet tidsintervall. Versin: Sida 74 av 90

119 Servicebeskrivning 5.17 Integratin av direktlänk till faktura Visma Prceed kan skicka en unik URL till fakturabilden (inklusive eventuella bilagr) i Fakturamdulen. Detta för att förenkla för kunder sm vill ha åtkmst till fakturabilden i annat system än Visma Prceed. Funktinen kan knfigureras så att: Samtliga bilagr visas. Endast fakturabild visas (ch bilagr ignreras). Endast bilagr visas (ch fakturabilder ignreras). I de fall då det endast är en enstaka bild så visas bilden direkt, m det är flera bilder (fakturabilder ch/eller bilagr) kmmer man till en webbsida där alla bilagr radas upp. URL:en är knstruerad så att det inte går att utläsa fakturanummer, eller på annat sätt manipulera länken för åtkmst till annan faktura. Sekretessmarkerade fakturr visas aldrig, utan åtkmst till dessa kan endast ske via Visma Prceed. Nrmalt är denna länk en del av integratinen sm presenteras i 5.14, men den kan ckså presenteras i andra integratinsgränssnitt Frmat Prtkll/överföringsteknik Anpassad SFTP till kundknt på ftp.prceed.net SFTP överföring till knt på kundens webbplats 5.18 Realtidsexprt Visma Prceed erbjuder relatidsexprt för följande meddelanden: Versin: Sida 75 av 90

120 Servicebeskrivning Orderkpia Leveranskvittens Nekad imprterad beställning Prisuppdatering Detta kapitel bör beskrivas mer med spec etc av infrmatin sm är tillgänglig 5.19 Integratin med Visma TendSign Integratin med Visma Tendsign möjliggör synkrnisering av viss avtalsinfrmatin mellan Visma TendSign ch Visma Prceed. Integratinen förutsätter att kunden har ett knt hs Visma TendSign. Vid avtal sm finns både i Visma TendSign ch i Visma Prceed är det Visma TendSign sm är master. Det måste finnas en användare sm fungerar sm avtalsläsare för att integratinen ska fungera. Externt ID måste sättas i Visma Prceed. Integrerade data: Kundens avtalsnummer. Avtalsansvarigs namn, telefnnummer ch e pstadress. Länk till avtalsdetaljer i TendSign. Leverantörsnamn, telefnnummer ch e pstadress. Startdatum för avtalet. Slutdatum för avtalet. Infrmatin m möjliga förlängningar. Leverantörens mmsnummer. Leverantörens rganisatinsnummer. Versin: Sida 76 av 90

121 Servicebeskrivning Leverantörens hemsida. Infrmatin m leverantörsadressen: företagsnamn, c/ (care f), adress, pstadress, pstnummer, land. Avtalsmråde (Obs: Visma Prceed hanterar max två avtalsmråden i hierarki på ett avtal). Integratin sker en gång per dag. Varje körning hämtar nya ch uppdaterade avtal sm inkmmit sedan föregående körning Imprt av kundfakturr Integratin av kundens fakturr för förmedling vidare till dennes kunder. Generella regler för överföringen är: En faktura/fil per överföring. Frmatet är Svefaktura. Kuvertering är bligatrisk via: Transprtprfil bas Tekniskt kuvert (SBDH) 6 Skanning av leverantörsfakturr 6.1 Beskrivning av prceduren Skanningen av leverantörsfakturrna inbegriper följande mment: Pstmttagning: Kunden får en eller flera faktureringsadresser, minst en per juridisk enhet. Versin: Sida 77 av 90

122 Servicebeskrivning Kunden får en eller flera e pstadresser för PDF fakturr, minst en per juridisk enhet. PDF fakturr måste skickas från kundens e pstadress. Förberedelser: Förbereda fakturrna för inläsning : ta brt gem ch pst it lappar, srtera brt reklam ch annan irrelevant infrmatin. Debetfakturr, kreditfakturr, fakturr med nllbelpp samt räntefakturr srteras ut för skanning. Påminnelser ch reklamatiner srteras ut för fysisk vidarebefrdran till överenskmmen pstadress. Skanning: Fakturrna skannas i multi TIFF eller PDF frmat (flersidigt). Tlkning ch validering: Viktiga data extraheras från de skannade bilderna sm metadata. Tlkningarna verifieras visuellt ch krrigeras vid behv. Följande kntrller görs ckså: Osannlikt belpp/rimligt strt belpp. Orimligt fakturadatum, t.ex. för gammalt eller framtida datum. Arkivering av riginaldkument: Leverantörsfakturrna srteras in i ett krttidsarkiv så att de enkelt kan sökas fram via individuella skannings ID. Efter cirka 45 dagar skickas dkumenten till mer långvarig arkivering eller förstörs, berende på vilka regler sm gäller i det land där arkiveringen sker. Versin: Sida 78 av 90

123 Servicebeskrivning Överföring till Visma Prceed Fakturahantering: De data sm överförs är en bildfil i Multi TIFF frmat eller en PDF fil samt tillhörande metadatafil. Överföringen från skanningsperatören till Visma Prceed Fakturahantering är krypterad. Fakturr sm anländer till skanningscentret före 10:00 är tillgängliga dagen efter. Fält sm tlkas: Fält Leverantörs ID bankknt, IBAN, plusgir (Sverige) eller bankgir (Sverige). Leverantörens mmsnummer. Betalningsreferensnummer (KID/Nrge, OCR/Sverige). Kd för köpande rganisatin Belpp att betala. Negativt m det är fråga m kreditfaktura. Mmsbelpp. Valuta (ISO). Fakturanummer. Inköpsrdernummer. Köparens referens (din referens). Fakturadatum. Förfalldatum (tmt m det är fråga m en kreditfaktura). Obligatrisk t Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Versin: Sida 79 av 90

124 Servicebeskrivning Ytterligare tjänster: Kunden kan begära en fysisk kpia från krt eller långtidsarkivet Tlkning ch verifiering av fakturr i elektrniska PDF dkument sm skickats via e pst Sm kmplement till sedvanlig skanning av pappersfakturr kan Visma Prceed erbjuda en e brevlåda för PDF dkument. De fält sm tlkas är samma sm vid skanning av pappersfakturr ch vid leveransen till kund är det tlkad metadata med tillhörande fakturabilder sm levereras. Prcessen är att kunden skapar hs sig en e pst adress dit dennes leverantörer kan skicka PDF fakturr, kunden vidarebefrdrar sedan dessa fakturr till Visma Prceed e brevlåda för PDF fakturr års arkivering av fysiska dkument Långtidsarkiveringen av riginaldkument sker i enlighet med gällande svensk lag (därför endast leverantörsfakturr till svenskt företag) mt en arkiveringsavgift. Versin: Sida 80 av 90

125 Servicebeskrivning Utskrift av kundfakturr 8 Visma Prceed kan erbjuda kunderna att skicka sina kundfakturr via Visma Prceeds fakturaväxel. I de fall kundens kunder inte kan ta emt e fakturr, kan Visma Prceed sm tillägg erbjuda en utskriftstjänst, vilket innebär att fakturrna sm inte kan gå sm e faktura till kunden skickas till Printjänst för utskrift ch kuvertering ch vidareförmedling till kunden via psten. Versin: Sida 81 av 90

126 Servicebeskrivning Leverantörsintegreringstjänster Visma Prceed kan integrera leverantörer via standardiserade prjekt. Förutsättningen för dessa tjänster är att kunden har initierat en dialg m innehållet ch fått gdkännande från leverantören m integratin sm följer vårt avrpsförfarande. 8.1 Katalgintegratin med leverantör Innebär att kunden kan få katalgen integrerad i systemet direkt från leverantören. Visma Prceed säkerställer att leverantören känner till de tillgängliga fälten i katalgen ch deras syfte. Frmat sm stöds: PRO_FF_CAT_V6 EDIFACT PRICAT D96A PRO_XML_CAT_V6 VICE 8.2 Orderintegratin med leverantör Leverantören får rdern i ett strukturerat frmat sm gör att den direkt kan behandlas i leverantörens rdersystem. Integratinen skapar en mer tillförlitlig prcess sm eliminerar flera manuella steg hs leverantören. Frmat sm stöds: EDIFACT ORDERS D96A cxml Sverder xcbl 3.5 Versin: Sida 82 av 90

127 Servicebeskrivning 8.3 Orderbekräftelseintegratin med leverantör Leverantören skickar ett strukturerat rderbekräftelsemeddelande. Orderbekräftelsen kan bekräfta rdern i befintlig skicka, annullera rdern eller bekräfta rdern med ändringar. Möjliga ändringar inbegriper leveransdatum för hela rdern, leveransdatum på radnivå, ändrad kvantitet ch utbyte av artiklar mt andra artiklar så länge de finns i leverantörskatalgen i Visma Prceed Beställning. Frmat sm stöds: EDIFACT ORDRSP D96A xcbl Punch Out integrering med leverantör Gör att Visma Prceed Beställning kan ansluta direkt till leverantörens webbutik, så att användaren kan få den senaste infrmatinen m priser ch tillgänglighet. Gör det ckså möjligt för kunden att beställa mer kmplexa prdukter vilka kan kräva tillgång till knfiguratinsinfrmatin sm inte kan ges i en vanlig katalg. Frmat sm stöds: Visma Prceed Standard (baserad på cxml) OCI 3.0 med HTML parametrar OCI 4.0 med HTML parametrar 8.5 Fakturaintegratin med leverantörer Gör att en leverantör kan skicka sina fakturr i ett strukturerat frmat, d.v.s. e fakturr, vilket innebär att kunden kan autmatisera sina prcesser ch få bättre underlag för rapprtering. Frmat sm stöds: Versin: Sida 83 av 90

128 Servicebeskrivning EDIFACT INVOIC D96A Svefaktura Finvice E2B OIOXML OIOUBL cxml Leveransaviseringsintegratin med leverantörer Gör att leverantören kan meddela kunden m vad sm levereras innan leveransen anländer hs kunden. Möjliggör bättre planering av gdsmttagning hs kunden. Leveransaviseringar underlättar ckså för användarna vid leveranskvitteringen, eftersm systemet då redan har infrmatin m vad en leverans ska innehålla. Frmat sm stöds: EDIFACT DESADV D96A Versin: Sida 84 av 90

129 Servicebeskrivning Leverantörsprtal Visma Prceed tillhandahåller en kstnadsfri prtal för alla integrerade leverantörer. Prtalen gör det möjligt för leverantörerna att skicka filer till alla kunder i Visma Prceed, via en enda inlggning. Leverantören kan visa alla rder, skapa rderbekräftelser ch webbfakturr. Leverantören kan ckså administrera sina inställningar. Kunden kan själv använda sig av de leverantörer sm redan idag finns kpplade till denna marknadsplats. Kunden kan ckså själv bjuda in en leverantör till denna marknadsplats. I denna prtal hanteras inte ffertförfrågan (beskrivet i 4.16) utan detta hanteras i en av kunden själv uppsatt prtal mt leverantören (se avsnitt 2.6). Knkurrensutsättningar (beskrivet i 4.17) hanteras med direktlänkar till leverantören, således hanteras inte heller dessa i denna prtal. Versin: Sida 85 av 90

130 Servicebeskrivning 10 e fakturaadress Den här tjänsten gör det möjligt för kunderna att till en mttagningspunkt eller ett system sm är integrerat med mttagningspunkten ta emt e fakturr från ett begränsat antal leverantörer. Mttagningspunkten utgörs av en elektrnisk faktureringsadress. Mttagningspunkten är öppen för alla leverantörer sm definierats av kunden. Här ingår inte leverantörsaktivering ch testning av leverantörernas e fakturr. För e fakturaintegratin med leverantörer, se 8.5 Fakturaintegratin med leverantörer. För att kunna skicka till mttagningspunkten måste leverantörerna för närvarande: Skicka fakturr i frmatet Svefaktura via SFTI Transprt Prfil Bas (ebms). Använda Visma SPCS EDI mdulen Ansluta till följande peratörer: InExChange Pager SEB 11 Versin: Sida 86 av 90

131 Servicebeskrivning Visma Prceed mbilapplikatin 12 Sm ett kmplement till den sedvanliga applikatinen kan en webbapplikatin avsedd att användas i smarta telefner ch surfplattr erbjudas. Eftersm detta är en webbapplikatin stöds samtliga på marknaden förkmmande läsare, för samtliga fabrikat av smarta telefner ch surfplattr. Funktinalitet sm erbjuds är: Gdkännande ch nekande av beställning. Attest av faktura. Andra aktiviteter, sm ändringar i en beställning eller faktura, eller m en faktura skall skickas till annan persn kan inte ske i detta gränssnitt. Applikatinen finns endast på engelska, Förutsättningen för att se skannade fakturr är att enheten sm används har stöd för att visa det frmat sm fakturan är inläst med. Inlggning i mbilapplikatinen sker antingen med användarnamn ch lösenrd alternativt SSO inlggning. En förutsättning för att inlggning med SSO ska kunna användas är att den mbila enheten har stöd för identifiering mt kundens Idp (Identity prvider). Kunder sm idag har SSO men tillåter inlggning via användarnamn ch lösenrd kan använda inlggning med användarnamn ch lösenrd i mbilapplikatinen. Versin: Sida 87 av 90

132 Servicebeskrivning Visma Prceeds testmiljö Visma Prceed kan tillhandahålla en extraknfiguratin för testning ch utbildning. För att förhindra sammanblandning med prduktinsmiljön är denna miljö inte integrerad med ERP eller leverantörer när det gäller transaktiner. Testmiljön är av samma Visma Prceed versin sm prduktinsmiljön. Kunden får en knfiguratin sm avspeglar prduktinsknfiguratinens mfattning. Visma Prceed tillhandahåller följande tjänster för testmiljön: Skapa en testknfiguratin (endast inställningar ch parametrar) sm avspeglar men inte begränsas till prduktinsknfiguratin. Denna åtgärd ersätter den gamla testknfiguratinen. Imprtera masterdata från prduktinen ch ersätta prduktinskmmunikatinsadresserna med fiktiva adresser. Rensa transaktinsdata. Testmiljön mfattas inte av servicenivåavtalet (SLA). Imprt av transaktinsdata är inte möjlig i denna miljö. 13 Versin: Sida 88 av 90

133 Servicebeskrivning Visma Prceed Service Desk Visma Prceed ger kundsupprt till ett angivet antal namngivna användare i respektive rganisatin. Supprten mfattar hantering av incidenter ch serviceförfrågningar. Kanaler för supprtförfrågningar: Visma Prceed Service Desk tar under kntrstid emt supprtförfrågningar via e pst, webb eller telefn. Identifiering ch lggning: Alla förfrågningar till Visma Prceed Service Desk rapprteras till ett ärendehanteringssystem ch tilldelas ett unikt ID. Kategrisering: Inkmmande förfrågningar kategriseras, antingen sm incidenter sm rsakas av prblem i Visma Prceed systemet eller sm serviceförfrågningar. Priritering: Incidenterna pririteras efter definitinerna i servicenivåavtalet. Allvarligare prblem pririteras högre än mindre allvarliga prblem. Analys ch lösning: Supprtförfrågan analyseras ch åtgärdas utifrån priritet ch kategrisering. Användaren infrmeras kntinuerligt m ärendets status via webb eller e pst. Uppföljning: I vissa fall, till exempel vid högpririterade incidenter, får användaren mer infrmatin efter att prblemet har lösts. Versin: Sida 89 av 90

134 Servicebeskrivning 13.1 Incidenthantering Prblem med Visma Prceed tjänsterna kategriseras sm incidenter. Incidenter sm rsakas av prblem inm Visma Prceeds ansvarsmråde hanteras av Visma Prceed Service Desk. Incidenterna ges priritet i enlighet med definitinerna i servicenivåavtalet. Rapprterade incidenter sm rsakats av prblem utanför Visma Prceeds ansvarsmråde mkategriseras sm serviceförfrågningar Hantering av serviceförfrågningar Serviceförfrågningar kan avse prblemsupprt, infrmatinsförfrågningar, begäran m knfiguratinsändringar eller knsultativa insatser Serviceförfrågningar Allmänna serviceförfrågningar. Allmänna frågr ch begäran m knfiguratinsändringar i Visma Prceed prgrammet. Anpassade rapprter. Önskemål m rapprter eller statistik från Visma Prceed systemet sm inte täcks av standardrapprterna. Supprt av klientmiljön. Felsökning av prblem i kundens IT infrastruktur. Versin: Sida 90 av 90

135

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

147

148

149

150

151

152

153