Mutpolicy och riskbedömning

Transkript

1 Mutpolicy och riskbedömning Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Förvaltning: Enhet: Fritidsförvaltningen Administrativa avdelningen

2 Innehållsförteckning _Toc Inledning... 3 Genomförande... 3 Diskussionerna på arbetsplatsträffarna... 4 Administrativa- och ekonomiavdelningen... 4 Drift- och verksamhetsavdelningen... 4 Evenemangsavdelningen... 5 Föreningsavdelningen... 5 Ledningsgruppen... 6 Riskbedömningarna på arbetsplatsträffarna... 6 Administrativa- och ekonomiavdelningen... 6 Drift- och verksamhetsavdelningen... 6 Evenemangsavdelningen... 7 Föreningsavdelningen... 7 Ledningsgruppen... 7 Slutsats... 8 Mutpolicyenkät... 9 Bilaga Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

3 Inledning Stadsrevisionen har under 2010 genomfört en granskning av Malmö stads nämnder och förvaltningar. I granskningen utreddes Malmö stads arbete med att förbättra den interna kontrollen vad gäller att motverka, upptäcka och förhindra mutbrott och andra därtill relaterade oegentligheter. Granskningen visade att fritidsförvaltningen brustit i den interna kontrollen. Under 2011 har arbetet för att motverka, upptäcka och förhindra sådana oegentligheter på fritidsförvaltningen varit omfattande. Utifrån det yttrande som fritidsnämnden beslutade att lämna till revisorskollegiet rörande förankring av förvaltningens mutpolicy, tog fritidsförvaltningen i mars 2011 fram en projektplan: Om mutor och bestickning förankringsarbete och riskbedömning på fritidsförvaltningen. I handlingsplanen formuleras 4 åtgärder: 1) att genomföra riskbedömningar 2) att aktualisera mutpolicyn 3) att ta fram och sprida lättillgänglig information om mutpolicyn 4) att genomföra en enkät som mäter medarbetarnas kännedom om mutpolicyn. De mål som enligt handlingsplanen skall uppnås genom dessa åtgärder är att medarbetare och chefer ska: 1) ha kunskap om förvaltningens mutpolicy 2) ha identifierat och diskuterat situationer och relationer där mutor och bestickning kan uppstå eller förekomma på den egna arbetsplatsen, samt 3) känna sig trygga i hur dessa situationer och relationer ska hanteras. Genomförande Under 2011 har den administrativa avdelningen planerat och genomfört arbetet utifrån de riktlinjer som presenterats i projektplanen. Arbetet har skett på förvaltningens samtliga avdelningar, enheter och sektioner i samband med arbetsplatsträffar (APT). Under APT har samtliga medarbetare dels informerats om fritidsförvaltningens mutpolicy, diskuterat den i grupp och därmed beretts möjlighet att tillsammans med kollegor, reflektera över vad en muta/bestickning är och i vilka situationer det föreligger risk. Diskussionerna har stimulerats genom att fiktiva berättelser, med anknytning till arbetsplatsens verksamhetsområde, lästs upp. Berättelserna har beskrivit situationer som tangerar gränsen till mutbrott eller situationer som kan leda till mutbrott/bestickning. I samband med dessa diskussioner har en populärversion av mutpolicyn delats ut. Dessa diskussioner har förts, först i smågrupper med efterföljande redovisning inför hela gruppen. Det huvudsakliga syftet med dessa diskussioner har varit att fokusera på de gråzoner där det kan föreligga osäkerhet kring huruvida situationen innebär en risk för muta eller inte och skapa en öppen och levande dialog kring just de situationerna. Minnesanteckningar har förts i samband med dessa diskussioner och redovisas nedan. Berättelserna redovisas i sin helhet i bilaga 1. 3 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

4 Under APT har samtliga medarbetare även deltagit i en riskbedömning. Riskbedömningen har gett medarbetare och chefer möjlighet att själva identifiera potentiella situationer eller reella relationer där det finns en risk för mutbrott eller andra därtill relaterade oegentligheter. Riskbedömningen har gått till på så vis att en enkät fyllts i med utgångspunkten: i vilka situationer kan det finnas en risk för mutor i ert dagliga arbete. Varje medarbeta fick beskriva en eller flera sådana situationer varpå diskussion i helgrupp följde. Dessa enkäter fungerar som minnesanteckningar och redovisas nedan. Diskussionerna på arbetsplatsträffarna Gemensamt för samtliga diskussioner på APT har varit fokus på likställd service och de situationer som kan uppstå när en part, förening eller företag, börjar ges förmåner. I samband med dessa diskussioner har gåvor vid högtider, verksamhetsavslutning eller födelsedagar diskuterats. Diskussionerna har då centrerats kring vilka typer av relationer gåvor kan leda till och vilka eventuella risker de olika relationerna kan skapa i termer av mutor och andra därtill relaterade oegentligheter. På samtliga APT har frågan huruvida en gåva ges till en som privatperson eller som anställd och vilka konsekvenser det får vad gäller eventuella risker för mutbrott. Ytterligare ett fokus har varit gemensamt för samtliga diskussioner och det har varit huruvida en gåva ges till en medarbetare eller om den är generell för hela arbetslaget. I regel har uppfattningen varit att om hela arbetslaget kan dela på gåvan så minskar risken för muta och andra därtill relaterade oegentligheter. Administrativa- och ekonomiavdelningen Ekonomi- och administrativa avdelningen utgör två stödfunktioner på fritidsförvaltningen och består av ekonomer, HR-konsulter, kommunikatörer, sekreterare och assistenter. Under diskussionerna på såväl ekonomi- som på administrativa avdelningen betonades vikten av dialog med parten som lämnar ett erbjudande/gåva. Detta sågs som viktigt oaktat om erbjudandet låg i gråzonen för vad som är att betrakta som en muta eller inte. På båda arbetsplatserna diskuterades vad som är att betrakta som en mindre gåva och vad som är att betrakta som en större. På båda arbetsplatserna resulterade diskussionerna i slutsatsen att i de fall en situation och/eller en gåva upplevs vara i gråzonen för vad som kan betraktas som muta eller andra därtill relaterade oegentligheter, ska beslut om mottagande fattas i samråd med chef. Drift- och verksamhetsavdelningen Drift- och verksamhetsavdelningen består av åtta driftsektioner som svarar för driften av idrotts- och fritidsanläggningar. De som arbetar på driftesktionerna är idrottsplatsvaktmästare, hantverkare, förare och ekonomibiträden. Driftoch verksamhetsavdelningen består också av anläggningarna Aq-va-kul, Oxievångsbadet, Rosengårdsbadet, Ribersborgs Handikappbad, Torups Friluftsgård, Bulltofta Motionscenter och Idrottsmuseet på vilka 4 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

5 fritidsförvaltningen står för såväl drift som verksamhet. De som arbetar på dessa anläggningar är främst badvärdar, ekonomibiträden och arkivarier. Diskussionerna rörde främst en eventuell gåvas storlek. Vissa diskussioner utmynnade i slutsatser att även en liten gåva borde betraktas som en muta enligt mutpolicyn. Flera diskussioner resulterade i slutsatsen att det är förenligt med god service att kunna hålla anläggningen öppen lite extra i vissa fall och att en mindre gåva inte är mer än visad uppskattning. Diskussioner fördes om vad en mindre gåva kan leda till för förväntningar i framtiden och hur man skapar förutsättningar för att ge likställd service. Medarbetare menade också att antalet gånger en anställd tar emot en mindre gåva spelar in. Flera diskussioner mynnade ut i slutsatsen att en gåva är kontextbunden och att jul eller verksamhetsavslutning är ett sådant sammanhang då en mindre gåva inte är att betrakta som en muta. När gåvor av ett högre värde diskuterades kopplades även dessa till plats och sammanhang och vissa menade att om erbjudandet kom utanför tjänsten så är det okej. I samband med detta resonemang fördes en diskussion om vilka konsekvenser mottagandet av en sådan större gåva kan få vad gäller att behandla till exempel föreningar lika, vilka förväntningar som ställs på mottagaren efteråt eller vilket brott man kan göra sig skyldig till. I stort hade medarbetarna på drift- och verksamhetsavdelningen svårt att se att en gåva av större värde skulle erbjudas dem. På samtliga arbetsplatser resulterade diskussionerna i slutsatsen att i de fall en situation och gåva upplevs som i gråzonen för vad som kan betraktas som muta eller andra därtill relaterade oegentligheter, skall beslut om mottagande fattas i samråd med chef. Evenemangsavdelningen Evenemangsavdelningen består av projektledare. Vad gäller likställd service och mindre gåvor fördes diskussionerna på evenemangsavdelningen om vad som kan försätta en anställd i en situation som kan öka risken för mutbrott eller andra därtill relaterade oegentligheter. Evenemangsavdelningen diskuterade också upphandlingsförfarande. I den situation då det uppstår problem kring detta, är då avdelningen får ett uppdrag sent inpå evenemangets genomförande och det inte finns tid för att göra en upphandling. På evenemangsavdelningen kan det även uppstå problem i gränsdragningen mellan representation/relationsskapande arbete och mutbrott. På evenemangsavdelningen resulterade diskussionerna i slutsatsen att i de fall en situation och gåva upplevs som i gråzonen för vad som kan betraktas som muta eller andra därtill relaterade oegentligheter, ska beslut om mottagande fattas i samråd med chef. Föreningsavdelningen Föreningsavdelningen består av sekreterare och assistenter. 5 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

6 Då föreningsavdelningen under en längre tid arbetat aktivt med mutpolicyn genomfördes endast riskbedömning. Se nedan. Ledningsgruppen Ledningsgruppen består av fritidsdirektören och samtliga fem avdelningschefer. Diskussionerna som fördes i ledningsgruppen rörde framförallt riskerna som finns i det representations- och relationsskapande uppdrag som ledningen har. Gruppen diskuterade deltagande på studieresor eller studiebesök och situationer som kan uppstå då det är oklart vem som betalar för en middag eller annan förmån som bjuds. Utgångspunkten är att förvaltningen står för de kostnader som en studieresa/studiebesök innebär. Att vara välinitierad och välinformerad bedömdes, i diskussionerna, som viktigt. I ledningsgruppen resulterade diskussionerna i slutsatsen att i de fall en situation och gåva upplevs som i gråzonen för vad som kan betraktas som muta eller andra därtill relaterade oegentligheter, ska beslut om mottagande fattas i samråd med chef, med fritidsdirektören som ytterst ansvarig. Riskbedömningarna på arbetsplatsträffarna Gemensamt för samtliga riskbedömningar har varit identifierade av situationer som kan upplevs tangera gråzonen för mutsituationer i samband med högtider eller viss verksamhetsavslutning. Det innebär att gåvor ges med kontinuitet till såväl medarbetare och chefer och utgör isolerade ingen risk men sammantagna innebär de en potentiell grogrund för skapandet av en korrupt organisationskultur. Administrativa- och ekonomiavdelningen Enligt den riskbedömning som genomförts på fritidsförvaltningens stödfunktioner, den administrativa- och ekonomiavdelningen, framkom någon situation då det föreligger risk för muta och andra därtill relaterade oegentligheter. Det rör sig främst om beställningar som ligger utanför central upphandling samt uppskjutande av obetalda fordringar. De båda avdelningarna kan också anses ha sådan indirekt påverkan på andra avdelningar att risk för muta kan anses föreligga i eventuell kontakt med föreningsliv. Drift- och verksamhetsavdelningen Enligt den riskbedömning som genomförts, föreligger det risk för muta på de badanläggningar som genomför simtest som en del av antagningen till utbildningar. Det kan föreligga risk för muta då förening efterfrågar planbyte direkt av idrottsplatsvaktmästaren. Det kan även föreligga risk för muta i de situationer då idrottsplatsvaktmästare ska rapportera till bokningsenheten om inaktivitet på bokad anläggning, i vilket fall förening blir debiterad för en tid som var bokad till nolltaxa. Den generella slutsatsen vad gäller risk för mutor på drift- och verksamhetsavdelning är att de situationer då en medarbetare tar emot något 6 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

7 kopplat till sin tjänsteutövning, vid verksamhetsavslutning eller högtider, är en fråga som rör problematik kring likställd service snarare än mutbrott. Evenemangsavdelningen Evenemangsavdelningen tecknar drygt 40 avtal per år för evenemang med en bruttointäkt överstigande kronor. Enligt riskbedömningen gör det standardiserade förfarandet vid tecknande av avtal att risken för muta och andra därtill relaterade oegentligheter minskar. Risk för muta och andra därtill relaterade oegentligheter föreligger dock. Under ett verksamhetsår äger evenemangsavdelningen mellan ett och fem evenemang med egen budget och här ökar riskerna för muta drastiskt. I de sammanhangen rör det erbjudande främst från företag som ämnar sälja produkter eller tjänster. En större budget innebär i dessa fall en potentiell grogrund för skapandet av en korrupt organisationskultur. Föreningsavdelningen Enligt riskbedömningen på föreningsavdelningen föreligger risk för muta och andra därtill relaterade oegentligheter, främst i samband med föreningsbesök som i sin tur är kopplade till bidragsgrundande beslut. Enligt riskbedömningen kan föreningsavdelningens nära kontakt med föreningslivet i sig innebära förhöjda risker för mutor och andra därtill relaterade oegentligheter om mindre gåvor mottas frekvent. I samband med bokning av anläggning kan medarbetare på föreningsavdelningen få erbjudande om gåvor. I de fall sådana erbjudande är systematiska och i direkt samband med bokning, kan gåvan, trots dess ringa värde, innebära risk för muta. Ledningsgruppen I riskbedömningen identifierades ett antal situationer i vilka ledningsgruppen är en del och där det föreligger en risk för muta eller andra därtill relaterade oegentligheter. Problem och vanskligheter med relationer till vissa föreningar och företag som förvaltningen har en tätare kontakt med, diskuterades. Deltagande vid sammankomster och i nätverk ska problematiseras och vinsterna respektive riskerna för förvaltningen att delta ska tydliggöras före. Gruppen diskuterade deltagande på studieresor eller studiebesök och situationer som kan uppstå då det är oklart vem som betalar för en middag eller annan förmån som bjuds. Utgångspunkten är att förvaltningen står för de kostnader som en studieresa/studiebesök innebär. Att vara välinitierad och välinformerad bedömdes, i diskussionerna, som viktigt. Ledningsgruppen diskuterade också att risken för mutor ökar i samband med att förvaltningen har tillfälligt omfattande ekonomiska medel, t.ex. vid ett arrangemang. En generell slutsats är att sedan fritidsförvaltningen överlåtit förvaltaransvaret för Malmös fritidsanläggningar åt stadsfastigheter har risken för mutor och andra därtill relaterade oegentligheter minskat på fritidsförvaltningen. 7 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

8 Slutsats I bedömningar av låg respektive hög risk för mutor bör man fokusera på fyra huvudsakliga aspekter. (1) Storleksordningen på värden i omlopp och i förhållande till (2) de sanktioner som är förknippade med mottagande av gåva, (3) graden av kontroll samt (4) de normer eller den kultur som etablerats i organisationen ( den 14 oktober 2011). Det är förvaltningens bedömning att organisationskulturen rörande att ta emot, begära, lämna, utlova eller erbjuda gåva kopplat till sitt arbete, bör ha påverkats i positiv riktning genom arbetet mot mutor och andra därtill relaterade oegentligheter, under Detta då arbetet inkluderat reflekterande samtal, konkreta diskussioner om riskerna på varje enskild arbetsplats, samt information om förvaltningens mutpolicy och de förväntningar som finns på såväl medarbetare som chefer. En korrupt organisationskultur kan sprida sig även i de delar av en organisation där små värden är i omlopp och skapa förutsättningar för generellt höjda risker. Det finns därför anledning att arbeta för en aktiv dialog om mutor i alla delar av fritidsförvaltningens organisation. Mot bakgrund av det kommer mutpolicyn tillsammans med denna rapport att läggas ut på Komin för medarbetare och chefer att ta del av. Enligt fritidsförvaltningens riskbedömning är följande situationer exempel på låga risker som utgör potentiell grogrund för en korrupt organisationskultur: Vid simtest som en del av antagningen till utbildningar. Vid rapport av inaktivitet på bokad aktivitetsyta, i vilket fall förening blir debiterad annars gratis tid. Vid föreningsbesök som i sin tur är kopplade till bidragsgrundande beslut. Vid föreningars förfallna fodringar. Det finns situationer i vilka värdena i omlopp är större än i ovan angivna situationer. I dessa fall bör riskerna anses vara högre även då såväl sanktionerna som kontrollen är större. Även här spelar organisationskulturen in och kan anses påverka riskens storlek. De situationer, i vilka en hög risk för mutor och andra därtill relaterade oegentligheter kan identifieras på förvaltningen, mot bakgrund av aspekterna; värden i omlopp, sanktioner, kontroll och kultur, är följande: Vid upphandling. I synnerhet i de fall evenemangsavdelningen ansvarar för genomförande av evenemang. I representations- och relationsskapande uppdrag som förvaltningen har till föreningar och företag. I de diskussioner som förts och i den populärversion av mutpolicyn som tillhandahållits alla medarbetare och chefer, har samtliga uppmanats att i de fall 8 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

9 osäkerhet uppstår, rörande samtliga situationer som kan utgöra risk för mutbrott, bör beslut fattas i samråd med chef. Förvaltningsdirektören är ytterst ansvarig. En central slutsats som dragits under arbetets gång är att information och ut-/fortbildning till chefer på samtliga nivåer bör bli bättre. Mutpolicyenkät Under november 2011 genomförde fritidsförvaltningen en mutpolicyenkät i syfte att undersöka kunskapen om förvaltningens mutpolicy och hanterande av situationer som kan innebära risk för muta. Enkäten skickades till 236 anställda och besvarades av 176 (75%), 110 män, 60 kvinnor. 6 respondenter valde att inte specificera kön. Enkäten bestod av två frågor. 1. Känner du till fritidsförvaltningens mutpolicy? 2. Känner du dig trygg i att hantera situationer där risk för muta kan förekomma? 171 respondenter svarade på fråga ett varav 160 (94%) svarade ja och 6 (4%) svarade nej. 5 respondenter (3%) lämnade frågan obesvarad. 167 respondenter svarade på fråga två varav 160 (96%) svarade ja och 5 (3%) svarade nej. 2 respondenter (1%) lämnade frågan obesvarad. Nedan redovisas könsuppdelad statistik: Kön korstabulerad med Känner du till fritidsförvaltningens mutpolicy? Totalt Ja Nej Man % 2% Kvinna 59 93% 7% Kön korstabulerad med Känner du dig trygg i att hantera situationer där risk för muta kan förekomma? Totalt Ja Nej Man % 0% Kvinna 57 91% 9% 9 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

10 Bilaga 1 BERÄTTELSE FÖRENINGSAVDELNINGEN: Mia har på den senaste tiden haft mycket kontakt med den nybildade föreningen Fina Fisken. Representanter från föreningen har gått flera av kommunens föreningsutbildningar. Mia har träffat föreningen flera gånger för att berätta om vilka bidrag de kan söka och hur de ska fylla i blanketter. En fredag kommer hela styrelsen upp till Mias kontor med en tårta för att tacka för all hjälp och stöd som de har fått. Hur ska Mia hantera detta? Det är dags att lämna in blanketten för ansökan om årsbidrag. Ordförande i Fina Fisken ringer till Mia minst en gång om dagen för hon är så orolig att hon ska fylla i blanketten fel. Till slut kommer ordförande upp till Mia för att hon ska hjälpa till att fylla i blanketten på rätt sätt. Strax därpå betalar Mia ut föreningens bidrag. Föreningen blir toppenglad för bidraget och nästa fredag står föreningen i Mias kontor igen. Denna gång överlämnar de två biljetter till Mia. Biljetterna är till en konsert på stadens stora arena. Ordförande berättar att det är biljetter som föreningen har fått av en sponsor och att ingen i föreningen kan gå på konserten. Om inte Mia tar emot dem brinner biljetterna inne. Hur ska Mia hantera detta? BERÄTTELSE EVENEMANGSAVDELNINGEN: Olle jobbar som projektledare för Innebandy SM som äger rum i staden om några månader. Han är spindeln i nätet och håller i kontakter med flera föreningar, men också med företag som på olika sätt är inkopplade i evenemanget. Däribland företaget Your Event, som har fått i uppdrag att fixa invigningen. För att starta uppladdningen för evenemanget anordnas en fest för alla som jobbar med projektet. Alla är där och det blir en lyckad tillställning på alla sätt. Måndagen efter festligheterna, står en flaska vin på Olles skrivbord. På kortet som hänger runt flaskhalsen står det: Tack för festen detta kommer bli ett toppenevenemang, hälsar Your Event. Hur ska Olle hantera detta? Olle jobbar på med planerna för Innebandy SM. En dag kliver chefen in på kontoret och meddelar att Olle får lägga innebandyplanerna till sidan några dagar. Han måste sätta ihop ett firande på stora torget för stadens svenska mästare i speedway. Det är snabba ryck och festen ska äga rum två dagar därpå. Olle börjar skissa på ett upplägg och samtidigt ringer telefonen. Det är Hasse från Your Event som berättar att han hört att Olle ska fixa firandet för speedwaykillarna. Hasse undrar om han kan hjälpa till för att fixa festen. Hur ska Olle hantera detta? BERÄTTELSE BAD: Lisa är badvärd och jobbar på stadens stora simanläggning. På torsdagar jobbar hon kväll och är ansvarig för stängning. Stadens framgångsrika simklubb, Simsalabim, tränar på 10 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

11 torsdagskvällarna. Simmare och ledare i klubben är på simanläggningen varje dag. Därför känner simklubbens medlemmar och tränare Lisa och hennes kollegor väl. En torsdagskväll kommer tränaren Hasse fram till Lisa och ber om en tjänst. Om en vecka är det SM och simmarna är mitt uppe i uppladdningen inför detta. Hasse berättar för Lisa att det hade varit toppen om några av simmarna kunde få stanna en timme till, för att slipa inför SM-tävlingarna. Eftersom att Lisa och hennes kollegor ändå ska vara kvar och städa, och att hon förstår simmarnas behov säger hon okej. Dagen därpå kommer Hasse med en stor blombukett till Lisa som tack för hjälpen. Hur ska Lisa hantera detta? Nästa dag när Lisa träffar Hasse, berättar Hasse att om Lisa är intresserad har simklubben en ledig biljett till VM i Barcelona. Det är simförbundet som betalar både resa och logi och Simsalabim har en plats över som ingen kommer att använda. Om inte Lisa är intresserad brinner biljetten inne. Hur ska Lisa hantera detta? BERÄTTELSE IDROTTSMUSEET: Ebba jobbar på konstmuseet i staden. På museet har det bestämt att de ska köpa nya montrar för en kommande utställning om nordisk konst. Ebba har fått möjlighet att åka iväg på en mässa där det är flera företag som visar upp olika typer av montrar. Hon blir särskilt intresserad av företaget Show it:s varor. Hon stannar till och pratar en stund med försäljaren Lennart. Full av tankar och idéer och med väskan full av informationsfoldrar, åker Ebba tillbaka till staden. På måndagen när Ebba kommer till jobbet, står det ett paket på hennes skrivbord. När hon öppnar det är det en bok om nordisk konst. På kortet som ligger i paketet står det: Tack för en trevlig pratstund, hälsar Lennart på Show it. Hur ska Ebba hantera detta? På arbetsplatsen fortsätter diskussionerna om vilka montrar som skulle vara bäst för utställningen. Ebba får i uppdrag att skriva minnesanteckningar från mötet. När hon startar sin dator ser hon att hon har fått ett mejl från Lennart från Show it. Han skriver: Vi hoppas att ni från konstmuseet har möjlighet att komma på en visning av våra montrar nästa månad. Efter visningen äter vi middag tillsammans och njuter av showen Sing a long. Hur ska Ebba hantera detta? BERÄTTELSE REKREATION Stina är ekonomibiträde och jobbar på stadens stora motionsanläggning. Stadens framgångsrika orienteringsklubb, Hitta rätt har precis genomfört SM som varit en stor succé. En kväll kommer tränaren Eva fram till Stina och ber om en tjänst. Om två månader är det EM och orienterarna är mitt uppe i uppladdningen inför detta. Eva berättar för Stina att det hade varit toppen om orienteringsklubben kunde få använda omklädnadsrummen en timme efter normal stängningstid varje torsdag fram till EM. Sina och hennes kollegor ska ändå vara kvar och städa, och hon förstår orienterarnas behov. Stina ber om att få fundera och återkomma till Eva nästa dag. 11 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

12 Hur ska Stina hantera detta? Nästa dag när Stina träffar Eva, berättar Eva att om Stina är intresserad har orienteringsklubben en ledig biljett till i VM i Frankrike. Det är orienteringsklubben som betalar både resa och logi och Hitta rätt har en plats över som ingen kommer att använda. Om inte Stina är intresserad brinner biljetten inne. Hur ska Stina hantera detta? BERÄTTELSE LEDNINGSGRUPPEN Det har efter många år och många turer beslutats att en ny nationalarena för Bowling ska byggas i Malmö. Finansieringen är klar, Malmö stad är delfinansiär i projektet. För att få den bästa bowlinghallen med de resurser som tilldelats ska studiebesök genomföras. Bowlingförbundet, fritidsförvaltningen och stadsfastigheter ska besöka London och Berlin för att se hur deras nationalarenor är byggda. Nämnden beslutar att John, Eva och Eskil representerar fritidsförvaltningen på denna resa. På flygplatsen står det klart att bowlingförbundet även bjudit in företaget Hala banor, som säljer bowlingbanor och utrustning. Hur ska Kalle, Eva och Eskil hantera detta? När sällskapet landat i London sker en rundtur på Londons nationalarena för bowling och erfarenheterna från ide till verklighet diskuteras under dagen. Efter en lång dag bjuder Hala banor samtliga på middag med underhållning. Då det inte finns några andra planer för kvällen funderar Kalle, Eva och Eskil om de ska tacka ja till detta. Hur ska Kalle, Eva och Eskil hantera detta? BERÄTTELSE DRIFTEN Kalle är idrottsplatsvaktmästare och jobbar på stadens stora idrottsplats. Stadens framgångsrika fotbollsklubb, Runda bollen har precis genomfört finalen i Svenska Cupen som varit en stor succé. En kväll kommer tränaren Hasse fram till Kalle och ber om en tjänst. Om en månad är Allsvenskan avgjord och Runda bollen ligger bra till så här långt. För att få bästa förutsättningar för spelarna undrar Hasse om Kalle kan låta fotbollslaget få stanna en timme till varje torsdag fram tills Allsvenskan är avgjord. Kalle och hans kollegor ska ändå vara kvar och städa, och han förstår spelarnas behov ber Kalle att få fundera och återkomma till Hasse nästa dag. Hur ska Kalle hantera detta? Nästa dag när Kalle träffar Hasse, berättar Hasse att om Kalle är intresserad har fotbollsklubben en ledig biljett till EM i Polen/Ukraina. Det är fotbollsklubben som betalar både resa och logi och Runda bollen har en plats över som ingen kommer att använda. Om inte Kalle är intresserad brinner biljetten inne. Hur ska Kalle hantera detta? 12 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning

13 BERÄTTELSE ADMINISTRATIVA- OCH EKONOMIAVDELNINGEN Det har återigen blivit dags för den administrativa avdelningen att planera, boka och logistiskt organisera ledningsgruppens årliga konferens för verksamhetsutveckling. Eva, Kalle och Eskil sitter med i planeringsgruppen och har fått i uppdrag att ta fram ett bra förslag gällande anläggning. Diskussionen är i full gång. Eva menar att det hade varit bra att förlägga konferensen i en kommun som arbetat med större strukturomvandlingar i någon del av sin organisation. Ett studiebesök i samband med konferensen hade kunnat ge bra diskussionsunderlag för punkterna som skall tas upp. Kalle kommer direkt att tänka på den omfattande strukturomvandling som Upplands kommun genomfört i delar av sin organisation. Eskil som var med och planerade förvaltningens konferenser för två år sedan skiner upp och berättar att de då var på en konferensanläggning i den kommunen som tackade för besöket med att skicka en fin matkorg några veckor senare. Det var ett bra ställe tycker Eskil, det fans både midsommarsnapps och sill i korgen. Alla hade uppskattat att åka dit. Hur hanterar planeringsgruppen detta? Tillslut bestämmer planeringsgruppen sig för en mycket vacker anläggning i Västermanlands kommun och under ett par timmar kommer ledningsgruppen att få besöka företaget Athletic-footwears huvudkontor. De har genomgått en omfattande strukturomvandling i sitt företag. Besöket på företaget blir mycket trevligt. Ekonomiavdelningens chef pratar avslappnat med marknadschefen på Athletic-footwear som efter hand övergår från att prata om företagets strukturomvandling till att prata om de samarbeten kring marknadsföring som företaget har med flera olika kommuner runt om i landet. När besöket börjar närma sig sitt slut erbjuds ledningsgruppen att designa sina egna skor i en specialdator som företaget har. Skorna kommer att skickas till förvaltningen så snart de blivit tillverkade. Hur hanterar ledningsgruppen detta? 13 Fritidsförvaltningen Mutpolicy och riskbedömning