MÖTESPROTOKOLL ANSLAG/BEVIS. Mötesdatum Tekniska nämnden

Transkript

1 1 / 18 Plats och tid Ånge kommunkontor, Medborgarhuset Ånge, lokal Gillet kl. 09:00-14:00 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Jan Filipsson (S) (ordförande) Leif Lindström (S) (vice ordförande) Mats Karlsson (S) ersätter Irené Melin (S) Sven Helmersson (M) Lena Hellberg (S) ersätter Lina Lindman (VF) Lars Löfgren (S) Ove Skägg, teknisk chef Inga Westerlund, sekreterare Kenth Andersson, VA-ansvarig Pernilla Cederlöf, renhållningsansvarig Lotta Andersson, kostchef Håkan Lundin, gatuansvarig Revisionen 49 Leif Lindström Sven Helmersson Justeringens plats och tid Ånge Kommunkontor, :00 Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Inga Westerlund Ordförande.... Jan Filipsson Justerande.... Leif Lindström Sven Helmersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska nämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Centralarkivet i Förvaltningshuset protokollet Underskrift... Inga Westerlund

2 2 / 18 ÄRENDELISTA 46 Kontroll av jäv/intressekonflikt Ekonomirapport 48 Besparingsåtgärder uppmaning från kommunstyrelsen 49 Revisionen besöker tekniska nämnden 50 Revisionsrapport Grundläggande granskning 51 Införande av p-skiva 52 Fråga om arrende Ovansjö 1: Översyn av kost- och städorganisationen 54 Information från arbetsgruppen för lokala upphandlingar gällande tekniska nämndens verksamhetsområde 55 Information från tekniska nämndens verksamhet 56 Delgivningar 57 Delegeringsbeslut

3 3 / Kontroll av jäv/intressekonflikt 2018 (TN 18/3) Ingen närvarande vid dagens sammanträde anmäler jäv. Ordförande ställer frågan om någon närvarande anmäler jäv. Revisorerna har genom KPMG granskat Ånge kommuns arbete med att förebygga mutor och jäv. Uppdraget ingick i revisionsplanen för år Revisionen bedömde att det kan finnas en viss risk för att politiker och tjänstemän skulle kunna delta i beslut som påverkar honom eller henne (jäv). Som ny rutin beslutade kommunstyrelsen , 187 att samtliga nämnds- och styrelsemöten inleds med en fråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen : En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar

4 4 / Ekonomirapport (TN 18/7) Noterar informationen. Ove Skägg, teknisk chef redogör vid dagens sammanträde om driftbudget för nämndens verksamhet t.o.m. julimånad. Inget tyder på att prognosen inte ska hållas. Catharina Norberg, ekonomichef redogör vid dagens sammanträde om prognos 2018, budgeterat resultat +3 mkr. Senaste skatteprognosen visar på minus 0,4 mkr. Befolkningsunderlaget 1 januari personer. Ekonomichefen delger tekniska nämnden vid varje sammanträde övergripande rapport om kommunens/koncernens ekonomiska läge.

5 5 / Besparingsåtgärder uppmaning från kommunstyrelsen (TN 18/115) Uppdra till förvaltningens tjänstemän att se över eventuella besparingsåtgärder och överlag vara återhållsam. Kommunstyrelsen beslutade , 130 och 131: Med anledning av det ekonomiska läget med risk för ett negativt resultat 2018, underskott, uppmanar kommunstyrelsen samtliga nämnder att vidta besparingsåtgärder. Vidtagna åtgärder presenteras i samband med delårsrapporten per 31 augusti. Expedieras till Ånge Tekniska Förvaltning sunderlag kommunstyrelsen kommunstyrelsen

6 6 / Revisionen besöker tekniska nämnden (TN 18/116) Tackar för besöket. Revisionen besöker tekniska nämnden vid dagens sammanträde och vill ta upp följande frågor: *Ekonomi (prognos för 2018) Resultatet för juli månad visar på ett överskott om ca 1 mkr för hela verksamheten, och det finns inga tecken på att vi ska överskrida rambudgeten. *Mål för verksamheten (prognos för 2018) Bedömningen är i dagsläget att vi ska klara uppsatta mål. *Intern kontroll Vi följer vår internkontrollplan i Stratsys och utöver det så har vi egenkontrollprogram som vi följer upp inom va-, avfall- och kostverksamheten. *Risker och utmaningar Den största risken eller utmaningen är befolkningsminskningen som gör det svårare är att klara underhåll och möta utökade krav på kommunens infrastruktur utan att behöva höja avgifterna så mycket att vi tappar attraktionskraft. *Underhåll av Medborgarhuset Det har gjort en undersökning av länshälsan av inomhusmiljön och ventilationsanläggningen ska justeras samt att vi ska gå vidare i undersökningen med att leta efter eventuella mögelangrepp trots att de luftprover som tagits inte indikerar på mögelförekomst. *Rutiner för att svara på frågor som kommer in via mejl Vi har samma rutiner för mail som övriga förvaltningar. *Smartare bemanning används det och i så fall hur fungerar det Vi använder smartare bemanning inom städ- och kostveksamheten, och det största problemet är ibland går det inte att få fram vikarier. *Hur bedrivs arbetet med digitalisering Vi har numer ett heltäckande arbetssätt inom sophämtningen där alla utföranden och beställningar skickas digitalt till bilarna och de sänder tillbaks till vårt faktureringssystem. Vi håller på att upphandla ett nytt driftövervakningssystem för va-verksamheten. Utöver detta så är det tekniska i samarbete med Servanet som bygger ut kommunens bredbandsnät. *Vilka rutiner finns för att följa upp fattade beslut Genomgång två gånger per år i tekniska nämnden.

7 7 / 18 *Hur fungerar nämndens arbete Ledamöterna tycker att arbetet fungerar bra.

8 8 / Revisionsrapport Grundläggande granskning (TN 18/30) Enligt tekniska chefens redogörelse/svar vid dagens sammanträde. Ove Skägg, teknisk chef redogör/svarar om ärendet vid dagens sammanträde. Revisorerna har begärt kompletterande svar gällande grundläggande granskning av tekniska nämnden. De vill ha svar senast 30 augusti 2018: 1. Målet används inte 2018 så vi ser inget behov av att omformulera föregående års målformulering för att göra det mer mätbart. 2. Vi har redan återgått till tidigare rutin där vi följer upp ekonomin för verksamheten på varje nämndsmöte. 3. Vi använder det gemensamma systemet Stratsys för att göra internkontrollplaneringen på samma sätt som övriga förvaltningar gör. Utöver denna så har vi en omfattande egenkontroll/internkontroll som regleras i miljöbalken och livsmedelslagstiftningen, där redovisningen sker skilt från stratsys och skickas till våra tillsynsmyndigheter. "Revisionen har tagit del av tekniska nämndens svar. Vi vill med anledning av svaret lämna följande rekommendationer: 1. Vad gäller målet förbättrad vägstandard bedömer revisionen att detta inte är mätbart såsom det var formulerat i 2017 års budget (fortsätta asfaltera mer vägyta). Målet bör göras mätbart t.ex. genom att mäta vägstandardens förändring i förhållande till behovet av reinvestering. 2. Revisionen anser att nämnden regelbundet, helst varje månad måste följa upp ekonomin för verksamheten för att kunna fatta beslut om åtgärder vid avvikelse. Utan sådan uppföljning bedömer vi att nämnden inte tar det ansvar som anges i kommunallagen. Vad gäller intern kontroll har vi även tagit del av tekniska nämndens riskanalys och plan för uppföljning. Vi anser att såväl riskområden som kontrollmoment behöver kompletteras och vidareutvecklas för att säkerställa att den interna kontrollen är effektiv. Enligt svaret till grundläggande granskning ska en modell i Stratsys användas men enligt vår bedömning är internkontrollplanen inte hämtad därifrån". Tekniska nämnden beslutade , : 1. Tekniska nämnden delar inte revisorernas uppfattning om att målen inte är mätbara, när det gäller kompetens hos lokalvårdarna så har de förutom deltagit i utbildningen även avlagt godkända prov efter utbildningen vilket väl borde visa på ökad kompetens. Målet att förbättra vägstandarden visar den uppdaterade vägunderhållsplan att det har tydligt minskat antalet gator med eftersatt underhåll rödmarkerade vilket borde vara jämförligt

9 9 / 18 med ökad vägstandard. 2. Budget på verksamhetsnivå fastställs årligen, men uppföljningen har på senare tid varit mer på en övergripande nivå av kommunens ekonomichef. 3. När det gäller uppföljning av internkontrollen så har kommunen bytt system till Stratsys där både framtagande av risk- och väsentlighetsanalys och uppföljning ska ske i samma system vilket blir enklare mot tidigare arbetssätt. Revisorerna har uppdragit till KPMG att genomföra en grundläggande granskning. Revisionen önskar att tekniska nämnden lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 31 maj Av svaren bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Revisorerna rekommenderar nämnden att: Styrning och uppföljning för verksamhetsmålen ses över bl.a. så att samtliga mål är mätbara på ett objektivt sätt, se avsnitt 3.1. Budget på verksamhetsnivå fastställs och följs upp, se avsnitt 3.2. Processen för uppföljning av internkontroll ses över, se avsnitt 3.3. Förvaltningen delar inte revisorernas uppfattning om att våra mål inte är mätbara, när det kompetens hos lokalvårdarna så har de förutom deltagit i utbildningen även avlagt godkända prov efter utbildningen vilket väl borde visa på ökad kompetens. Målet att förbättra vägstandarden visar vår uppdaterade vägunderhållsplan att vi tydligt minskat antalet gator med eftersatt underhåll rödmarkerade vilket borde vara jämförligt med ökad vägstandard. Budget på verksamhetsnivå fastställs årligen, men uppföljningen har på senare tid varit mer på en övergripande nivå av kommunens ekonomichef. När det gäller uppföljning av internkontrollen så har kommunen bytt system till Stratsys där både framtagande av risk och väsentlighetsanalys samt uppföljning ska ske i samma system vilket blir enklare mot tidigare arbetssätt. Expedieras till Revisorerna sunderlag Begäran om kompletterande svar gällande revisionens grundläggande granskning av tekniska nämnden 19 Tn Revisionsrapport Grundläggande granskning

10 10 / 18 Revisionsrapport - Grundläggande granskning tekniska nämnden

11 11 / Införande av p-skiva (TN 18/114) 1. Införa P-skiva i centrala Ånge på de parkeringar som kommunen ansvarar över och som är tidsbegränsade med 30 minuter respektive 2 timmar. 2. P-skiva införs från och med 1 december Uppdra till förvaltningen att utse extern aktör för övervakning. Kommunstyrelsen beslutade , 141 att uppmana tekniska nämnden att snarast införa p-skiva på parkeringar i Ånge centrum. Expedieras till Håkan Lundin, gatuansvarig sunderlag kommunstyrelsen Karta

12 12 / Fråga om arrende Ovansjö 1:306 (TN 18/136) Tekniska nämnden ställer sig positiv till att marken arrenderas för att eventuellt uppföra en station för bensin och disel. Fråga har kommit från Hans-Erik Elg om det finns möjlighet att arrendera Ovansjö 1:306. Expedieras till Hans Elg

13 13 / Översyn av kost- och städorganisationen (TN 17/90) Finns inget nytt att informera om till dagens sammanträde. Tekniska nämnden beslutade , 76 att information i ärendet ska ske löpande till tekniska nämnden. Det pågår ett övergripande arbete med lokalplanering i kommunen det har påverkan på både kost- och städ-verksamheten. I det arbetet ingår främst utökning av platser för särskilt boende på Parkbacken och en eventuell flytt av föskoleavdelningar i Ånge. Förvaltningen föreslår att man avvaktar med förändringar av både kost och städ fram till man vet mer om konsekvenser av framtida lokalplanering.

14 14 / Information från arbetsgruppen för lokala upphandlingar gällande tekniska nämndens verksamhetsområde (TN 15/122) Finns inget nytt att informera om till dagens sammanträde. Tekniska nämnden beslutade , 27 att bilda en arbetsgrupp med inköpsansvarig som även är sammankallad, ordförande i tekniska nämnden Jan Filipsson och Lina Lindman ledamot i tekniska nämnden och att rapportering ska ske till varje nämndsmöte i tekniska nämnden. Målsättning finns för att öka inköpen av lokala varor och tjänster, för att skapa förutsättningar föreslås att en arbetsgrupp bildas med representanter från bl.a. inköp, kost och politiken.

15 15 / Information från tekniska nämndens verksamhet (TN 15/69) Notera informationen. Pernilla Cederlöf: Taxan Augusti 2018 är det mer fakturerat än föregående år för den rörliga avgiften. Antalet tömningar var färre i juni 2018 än samma månad 2017, men i juli var antalet tömningar ungefär som föregående år. Frågan är om taxan är rätt satt för 370 och 660 liters kärl. Regeringens förordning Från 1 januari 2021 ska förpackningsproducenterna samla in förpackningar och returpapper från minst 60% av bostadsfastigheterna, från 2025 gäller det alla bostäder. Kommunen ska senast 1 januari 2021 samla in utsorterat matavfall från hushåll. Enskilda kommuner kan få dispens av Naturvårdsverket om det finns särskilda skäl. Y-renhållare väntar på om Hemab vill bygga ut sin rötningsanläggning för att kunna ta emot matavfall från resten av länet. Det är också Hemab som undersöker om de kan ta över samordnarrollen för Y-renhållare. Maria Edin tar över som renhållningsansvarig. Kenth Andersson: Fränsta avr projekt: Vi har haft workshop i två dagar med styrgrupp och samverkanspartner under juli månad. Vi har gått ut till våra kunder med försiktighet med användningen av dricksvatten pga den torra och varma sommaren. Det har fungerat bra och vi har haft en reserv av vatten för eventuella läckor. Anbudsförfrågan gällande ledningarna Östby Johannisberg ligger ute på Tendsign. Det har varit några vattenläckor i Ånge, Fränsta och Boltjärn. Håkan Lundin: Åskskador på belysningsanläggningen från Hussborgs herrgård och fram till Fredriksdal med ett 5-10 tal trasiga armaturer. Ca 10 st söderslagna armaturer längs GC vägen, från ishallen och till Erikshjälpen. Detta medför extra kostnader då vi måste investera i nya. Åtgärder för del av järnvägsgatan efter VA-jobbbet planeras tillsammans med entreprenör. Ny stensatt mur är på plats kring planteringen utanför Medborgarhuset. Noteras till protokollet att tekniska nämnden är besviken att gatubelysningen i Ånge vandaliseras. Ove Skägg: Bredbandsutbyggnaden fortsätter och de återstående sträckorna mellan Ljungaverk ochånge är snart färdigställda. Vi har också fått beviljat bidrag från länsstyrelsen för Önsta-Magdbyn. Gissjöprojektet kommer vi inte att bygga för där återstår inte tillräckligt kundunderlag för att vi ska klara rimliga kostnader anslutningsavgifterna.

16 16 / 18 Kommunen har nu blivit ägare av f.d. Ljunga Motell, men vi planerar för att riva byggnaden under Arbete med att byta dränering på Forum i Ljungaverk pågår och beräknas vara klart under början av september. Vid uppgrävningen får man en annan bild av vad som orsakat fuktproblemen och då är det inte i första hand en bristfällig dränering som varit orsaken, utan en hel del brister efter utbyggnaden som gjordes under 80-talet. I Medborgarhuset i Ånge har länshälsan genomfört mätningar för att kontrollera inomhusmiljön och resultatet visar att ventilationen bör justeras och att vi ytterligare utreder om det finns material som behöver bytas där det varit fukt. Filip Eriksson kommer att sluta hos oss 1 oktober. Lotta Andersson: Vi fortsätter att mäta tallrikssvinn i skolor och förskolor under ht Vi mäter även beställnings- och serveringssvinn på förskolorna. Upphandling av engångsmaterial för hemtjänstens matlådor genomförs tillsammas med Örnsköldsviks kommun.

17 17 / Delgivningar (TN 18/5) Redovisningen delges och läggs till handlingarna. Begäran om kompletterande svar gällande revisionens uppföljning av granskningar genomförda år (18/105) Rapport från livsmedelskontroll vid förskolan Gulsippan (18/126) Rapport från livsmedelskontroll vid förskolan Parkbacken (18/125) Rapport från livsmedelskontroll vid förskolan Sörgården (18/124) Rapport från livsmedelskontroll Alby skola (18/107) Rapport från livsmedelskontroll Ljungaverks skola (18/108)

18 18 / Delegeringsbeslut (TN 18/6) Redovisningen delges och läggs till handlingarna. Jan Filipsson, ordförande: Anmälan om kurs/utbildning (18/27) Håkan Lundin: Uppställning av valstuga (18/131 Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Sverige Demokraterna (18/117) Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Sverigedemokraterna (18/104) Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Hembygdsföreningen Säter Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Gatuteater (18/99) Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Kälen bygdegårdsförening (18/91) Ansökan om tillstånd för konsert/musikevenemang enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Sommarorkestern (18/96) Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Kommunal Mellersta Norrland (18/135) Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Alby Fotbollsförening (18/134) Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Socialdemokraterna Ånge (18/133) Begäran om yttrande om tung och bred transport Ånge Mobilkranar (18/92) Begäran om yttrande om tung och bred transport Ånge Mobilkranar (18/93) Begäran om yttrande om tung och bred transport Ånge Mobilkranar (18/94) Begäran om yttrande om tung och bred transport Ånge Mobilkranar (18/95)