Den pågående digitaliseringen inom redovisningsarbetet

Transkript

1 Den pågående digitaliseringen inom redovisningsarbetet en jämförelse mellan stora och små redovisningsbyråer Linnea Hedlund Forsberg Emma Marklund Företagsekonomi, kandidat 2018 Luleå tekniska universitet Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle

2 FÖRORD Vi vill börja med att tacka de personer som deltagit i studien och bidragit med värdefulla tankar och insikter om digitaliseringen av redovisningsarbetet. Trots tidsbrist har de lyckats hitta tid till intervjuer och gjort denna studie möjlig att genomföra. Vi vill även tacka de opponenter och medopponenter som givit oss konstruktiv kritik under arbetets gång vilket hjälpt oss att utveckla vår studie. Avslutningsvis vill vi rikta ett stort tack till vår handledare, Bo Karlsson, som genom ett stort engagemang har väglett oss genom denna process. Skellefteå, maj 2018 Linnea Hedlund Forsberg Emma Marklund

3 SAMMANFATTNING Digitaliseringen inom redovisningsarbetet har pågått under många år. Trots detta är dess påverkan högst aktuell även idag då utvecklingen fortsatt drivs framåt, vilket påverkar redovisningsbyråernas dagliga arbete. Tidigare forskning visar att digitaliseringen medför både hot och möjligheter för redovisningen. Syftet med denna studie är att, ur ett institutionellt perspektiv, skapa förståelse för hur digitaliseringen påverkar redovisningsarbetet i stora och små redovisningsbyråer. Empirisk data har samlats in genom intervjuer med individer i stora och små redovisningsbyråer. En jämförelse har sedan skett samtidigt som institutionell teori använts för att tolka resultatet. Resultaten tyder på att de stora redovisningsbyråerna arbetar digitalt i större utsträckning än de små byråerna. De stora byråerna tycks även ha en större insikt i vad digitaliseringen innebär och ser större möjligheter i framtiden. Slutsatserna är att det finns en skillnad mellan de stora och små redovisningsbyråerna i hur digitalt de arbetar idag samt hur de vill utvecklas i framtiden. Avslutningsvis fortsätter digitaliseringen att påverka redovisningsarbetet och studien visar på att denna förändringsprocess i sin tur påverkas av de institutionella krafterna. Nyckelord: digitalisering, redovisning, institutionell teori, stora företag, små företag.

4 ABSTRACT The digitization of the accounting practice has been an ongoing process for many years now. Despite that, the continuing evolvement of the process still has a significant effect on the daily work in accounting firms today. Previous research has shown that digitization brings both opportunities as well as several threats for the profession. This paper attempts to, from an institutional point of view, create an understanding of how the digitization is affecting the accounting business within large and small accounting firms. The empirical data has been gathered by interviewing operative individuals from both large and small accounting firms. A comparison has been made between the two types of firms, using institutional theory to interpret the results. The results indicate that the level of digitization is higher in the large firms. The larger firms also seem to have a greater knowledge and awareness of what the term digitization implicates as well as seeing greater opportunities using it in the future. The conclusions illustrate the difference between how digitized the work procedures are today in large and small accounting firms. In addition, there is a difference in how the large and small accounting firms aim to use digitization in developing their future accounting work. Finally, the digitization continues to influence the accounting business, moreover the present study provides clues regarding how the regulative, normative and cognitive institutional forces affects the digitizing process. Key words: digitization, digitalization, accounting, institutional theory, large firms, small firms.

5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING KAPITEL 1 - INLEDNING Digitalisering av redovisningsarbetet Syfte Forskningsfråga Avgränsningar... 3 KAPITEL 2 TEORETISK REFERENSRAM Digitalisering Digitalisering inom redovisningsyrket Institutionell teori Institutionell teori och förändring Den institutionella teorins tre pelare Svagheter och styrkor hos små företag Svagheter och styrkor hos stora företag... 8 KAPITEL 3 METOD Forskningsansats Kvalitativ undersökningsmetod Urval Respondenter Datainsamling Litteratursökning Primär data och semistrukturerade intervjuer Analysmetod Reliabilitet och validitet Pålitlighet Forskningsetik Metodkritik KAPITEL 4 EMPIRI Intervju med respondent A Intervju med respondent B Intervju med respondent C Intervju med respondent D KAPITEL 5 ANALYS OCH TOLKNING... 21

6 5.1 Digitaliseringen i små redovisningsbyråer Digitaliseringen i stora redovisningsbyråer Sammanfattning KAPITEL 6 SLUTSATSER OCH DISKUSSION Slutsatser Avslutande diskussion Begränsningar Förslag till framtida forskning REFERENSER BILAGOR BILAGA 1 INTERVJUGUIDE FIGURFÖRTECKNING Figur 1: Teoretisk modell... 9 TABELLFÖRTECKNING TABELL 1: Sammanställning av respondenter TABELL 2: Sammanställning av små och stora redovisningsbyråer... 23

7 KAPITEL 1 - INLEDNING I det inledande kapitlet introduceras digitaliseringens bakgrund och hur den har påverkat redovisningsbranschen. Detta leder sedan in på problematiseringen som belyser problematiken kring att hänga med i digitaliseringen och hur detta kan påverka framtiden för stora och små redovisningsbyråer. Detta följs av studiens syfte och frågeställning. 1.1 Digitalisering av redovisningsarbetet Digitaliseringen inom redovisningsarbetet innefattar den process och utveckling som sker då lagring av redovisning och rapporter frångår det traditionella papperssystemet till att istället lagras i ett digitalt format (EY, 2014). Digitaliseringen handlar också om att bedriva affärsverksamheter på ett digitalt sätt istället för det traditionella sättet (BarNir, Gallaugher & Auger, 2003). Denna digitalisering är under ständig utveckling och med rätt teknik och rätt system kan den vara till nytta för både stora och små företag för att hjälpa dem att stärka deras position på marknaden (EY, 2014; Macaulay, 2016). Den digitala teknikutvecklingen kommer att fortsätta i samma höga takt och bli allt mer avgörande för processer och värdeskapande inom ekonomi. Redan idag finns exempel på hur redovisningsarbetet har digitaliserats och även till viss del automatiserats. En annan pågående förändring som sker är att vissa länder har infört krav på att redovisningsinformation måste rapporteras in elektroniskt. Inom en snar framtid spås det också bli aktuellt med digitaliserad redovisning i realtid. Informationen kommer då kunna nås snabbt av fler intressenter än i dagsläget och vikten av att inrapporterad information blir rätt direkt kommer att öka. (Kempe, 2013) Förändringarna som digitaliseringen medför gör också att redovisningsarbetet blir mer effektivt och sparar tid (Ghasemi, Shafeiepour, Aslani och Barvayeh, 2011). Förutom själva redovisningen kommer även återrapportering att kunna ske snabbare vilket leder till att företagaren har möjlighet att ta snabbare beslut. Elektroniska redovisningssystem ökar också träffsäkerheten vilket leder till att informationen blir mer korrekt från början, vilket även det sparar tid. (ibid.) Tidsbesparingen kommer i sin tur leda till att arbetsuppgifterna kring redovisningsarbetet förändras. Från ett fokus som ligger på hanteringen av den löpande redovisningen kommer mer fokus att riktas mot analys och rådgivning samtidigt som systemkunskap och digital expertis kommer att efterfrågas (IHM webbplats, 2017; Guthrie & Parker, 2016). Trots att digitaliseringen skapar möjligheter för redovisningsbyråerna och medför förändringar som kan leda till minskade kostnader, finns det även ett flertal utmaningar som de kommer att ställas inför till följd av just digitaliseringen. En utmaning för redovisningsbyråerna kommer att vara den ökade konkurrensen på marknaden, vilket kommer medföra att högre krav ställs. Det kommer att krävas nytänkande och innovation i takt med att redovisningsarbetet förändras. (Dimitriu & Matei, 2014) Det är av stor vikt att företagen är beredda på de kommande förändringar som digitaliseringen medför för att inte riskera att tappa konkurrenskraft (Dimitriu & Matei, 2014; EY, 2014). 1

8 En annan förändring som digitaliseringen medför är att automation av arbetsuppgifter blir möjlig, som i sin tur konkurrerar ut ett stort antal arbeten. Då maskiner och robotar kan sköta arbetet mer effektivt är det inte längre lönsamt för företag att behålla fysiska personer som sköter arbetsuppgifterna (Autor, 2015). Detta går att applicera på redovisningsarbetet där en stor del av arbetsuppgifterna idag sköts via digitala system istället för manuell registrering. Exempel på detta är hanteringen av lagersaldon och kassarapporter (IHM webbplats, 2017; Guthrie & Parker, 2016). Den snabba digitala förändringen innebär också att redovisningsprogrammen inte alltid stöttar arbetet på det sätt som företagsklimatet behöver. De program som redovisningsekonomer använder behöver kontinuerligt ses över för att matcha företagens behov på bästa sätt. (Kloviene och Gimzauskiene, 2015) Utvecklingen av dessa digitala program är kostsamt ur flera perspektiv; implementeringen av programmen, anpassningen till den egna verksamheten och utbildning för personalen är alla stora kostnader i utvecklingsfasen (Dimitriu & Matei 2014). Att utvecklingen av dessa program är kostsamt för företagen och är en utmaning styrks även av Gullkvist (2002). Den pågående digitaliseringen har medfört och tycks komma att medföra flera förändringar inom redovisningsyrket, både gällande arbetssätt och arbetsuppgifter. Dessa typer av förändringar, som skapar nya strukturer inom en organisation, innebär kostnader och kräver större resurser än att bibehålla det arbetssätt som funnits sedan innan (Tolbert & Zucker, 1999). Många små och medelstora företag väljer att hålla sig till mer traditionella sätt att redovisa då det antingen är för kostsamt, att de saknar kunskapen som krävs eller för att de inte ser ett stort värde i mer digitala system (Gullkvist, 2002). Tillgången till de resurser som krävs är större inom stora företag och dessa tillgångar underlättar vid implementerandet av nya strukturer och teknik (BarNir et al., 2003). Denna studie är relevant då digitaliseringen inom redovisningsbranschen har pågått så länge att den nu är framme vid en punkt då det krävs en hög grad av digitalisering för att kunna konkurrera på marknaden. Studier har gjorts inom digitaliseringen men det tycks vara så att det saknas omfattande forskning som separerar de stora och små redovisningsbyråerna. Därför undersöker denna studie ifall digitaliseringen är lika utbredd på stora och små redovisningsbyråer eller om eventuella skillnader finns mellan dem. Studiens relevans riktas till ekonomer som är verksamma inom redovisning på stora och små redovisningsbyråer. 1.2 Syfte Syftet med denna studie är att ur ett institutionellt perspektiv skapa förståelse för hur digitaliseringen påverkar redovisningsarbetet i stora och små redovisningsbyråer. 1.3 Forskningsfråga För att precisera och visa hur syftet ska uppfyllas har följande forskningsfråga tagits fram: Vilka skillnader och likheter finns mellan digitaliseringens påverkan på redovisningsarbetet i stora och små byråer? 2

9 1.4 Avgränsningar Geografiskt avgränsar sig denna studie till ekonomer som är verksamma i Skellefteå. Studien avgränsas även till ekonomer som har en erfarenhet på 5 år eller längre, detta för att kunna fånga upp de förändringar inom digitaliseringen som de varit med om. Då denna studie fokuserar på att identifiera potentiella skillnader i digitaliseringens utsträckning i stora och små redovisningsbyråer är det även centralt att definiera dessa. I enlighet med Bolagsverket definieras stora företag som följande, där gränsvärdena inom parantes avser företag som inlett dess räkenskapsår innan och övriga gränsvärden gäller för de företag som inlett dess räkenskapsår efter (Bolagsverket, 2012): "Med större företag avses företag som uppfyller mer än ett av följande villkor under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren: fler än 50 anställda i medeltal (50) mer än 40 miljoner kronor i balansomslutning (25 miljoner kronor) mer än 80 miljoner kronor i nettoomsättning (50 miljoner kronor)" (Bolagsverket, 2012) Samma definition som gäller för stora företag gäller även för stora koncerner. Vidare finns det företag som alltid bör beaktas som stora företag: "Följande företag anses alltid som ett större företag. Ett företag vars andelar, teckningsoptioner eller skuldebrev är noterade vid en börs eller en auktoriserad marknadsplats eller någon annan reglerad marknad." (Bolagsverket, 2012) Utöver detta ska också försäkringsföretag, kreditinstitut och värdepappersbolag alltid definieras som ett stort företag, oberoende av de kriterier som egentligen gäller, om inget annat framgår i lag. Små företag definieras då som de företag som inte uppfyller ovanstående kriterier (Bolagsverket, 2012). 3

10 KAPITEL 2 TEORETISK REFERENSRAM I kapitlet presenteras den teoretiska referensram som denna studie förhållit sig till. Referensramen inleds med en förklaring om hur det valda fenomenet har utvecklats för att sedan övergå till att beskriva den teori som är central för studien. Avsnittet avslutas med en presentation av studiens teoretiska modell. 2.1 Digitalisering Digitalisering innebär att övergå från traditionella arbetssätt till att arbeta digitalt istället (BarNir et al., 2003). Att lyckosamt implementera en ökad digitalisering kräver vissa faktorer och egenskaper hos ett företag. En viktig del är att se över arbetsplatsens kultur, att få anställda att vara öppna för den förändring som digitaliseringen medför (Kane, Palmer, Philips & Kiron, 2015). Även planering och att aktivt använda en strategi för digitaliseringsarbetet underlättar, tillsammans med arbete mot att uppnå den kunskap bland anställda som behövs för att lyckas i en digital miljö (ibid.). Om ett företag lyckas implementera förändringen med att övergå till ett digitaliserat arbetssätt finns många fördelar att vinna (BarNir et al., 2003). Det har visat sig leda till konkurrensfördelar genom ökade vinstmarginaler, en starkare positionering på marknaden och generellt en framtida fördel i att lyckas uppnå företagets strategiska mål (ibid.). I samband med den snabba tekniska utvecklingen uppkommer även problemet av att ett stort antal arbetsuppgiften kan automatiseras (Autor, 2015; Guthrie & Parker 2016). Arbetsuppgifterna inom arbetslivet kan delas upp i rutinbaserade och icke-rutinbaserade uppgifter där dessa har olika förutsättningar för att ersättas. De rutinbaserade uppgifterna går att byta ut mot digitala lösningar medan de icke-rutinbaserade uppgifterna är svårare att ersätta (Frey & Osborne, 2013). De rutinbaserade uppgifterna återfinns i medelkvalificerade yrken som innehåller manuella och kognitiva arbetsuppgifter. Exempel på detta är de enkla matematiska beräkningarna som en redovisningsekonom gör i samband med den löpande redovisningen. Det handlar om uppgifter som följer ett mönster vilket gör det möjligt att koda dessa mönster för att sedan kunna sköta uppgiften med maskiner och robotar (Autor, 2015). Det är automatiseringen av dessa rutinbaserade uppgifter som leder fram till den aktuella jobbpolariseringen som råder idag. Jobbpolariseringen innebär att efterfrågan på de låg- och högkvalificerade yrkena ökar i takt med att efterfrågan på medelkvalificerade yrken minskar då många av arbetsuppgifterna automatiseras (Autor, 2015). Autor (2015) påpekar dock att antalet tillgängliga jobb inte har minskat i takt med jobbpolariseringen utan att det snarare är kvaliteten på de tillgängliga jobben som har förändrats Digitalisering inom redovisningsyrket De faktorer som påverkar företag, det vill säga redovisningsbyråernas kunder, påverkar indirekt också redovisningsarbetet och det är därför viktigt att redovisningsekonomer har insikt i kundernas kommande organisatoriska förändringar (Dimitriu & Matei, 2014). Förändringar som digitaliseringen medför kommer sätta press på redovisningsbyråernas flexibilitet gällande standarder, arbetssätt och arbetsstyrka (ibid.). Flexibiliteten och förändringen i arbetssätt som nämns är redan nu aktuell, detta då redovisningsekonomers roll har förändrats. En förflyttning har skett från att innefatta att sammanställa informationen, förbereda den och senare analysera 4

11 den till att kontrollera, tolka och utvärdera informationen samt vara med i beslutsfattandet (Kloviene & Gimzauskiene, 2015). Förutom dessa utmaningar så bidrar också digitaliseringen till utveckling och fördelar för yrkesgruppen. Redovisningsyrket har gjort stora framsteg tack vare digitaliseringsprocessen och IT-utveckling (Ghasemi et al., 2011). Dessa framsteg har lett till fördelar, både för redovisningsekonomen men också för företagsledare som tar hjälp med redovisningen. Digitaliserad redovisning har ökat funktionaliteten för finansiell information. Den går snabbare att dela och tillgängligheten till informationen har ökat. Detta leder i sin tur till att företagsledare snabbt kan få tillgång till information som är relevant i nuläget, vilken då kan användas för att presentera alternativ inför beslutsfattande. Exaktheten i redovisningen ökar också då de digitala systemen håller koll på att balanserna stämmer vilket minskar misstag och felaktigheter. (Ghasemi et al., 2011) Ytterligare en fördel är möjligheten att hantera stora mängder information inom en rimlig tidsram vilket ökar redovisningsekonomens effektivitet. Något som blir extra viktigt i den yrkesgruppen eftersom arbetsbördan inte alltid går att sprida ut över tid, utan ökar drastiskt vid års- och månadsbokslut (ibid.). 2.2 Institutionell teori En institution benämns som en uppsättning normer och regler som formar människors ageranden till ett visst återkommande mönster. En institution kan regleras både genom formella regler men även genom informella regler så som normer, vanor och traditioner (NE, u.å.). Institutionaliseringen handlar om det förlopp där tankar och handlingar påverkas av de sociala processer, aktualiteter och skyldigheter som finns i omgivningen (Meyer & Rowan, 1977). Organisationer agerar i enlighet med formella och informella regler. De tar även till sig idéer om utveckling och förändring från andra organisationer samt tar hänsyn till vad som är aktuellt i samhället vid tidpunkten. Den institutionella teorin är en alternativ teori till den klassiska organisationsteorin som istället antar att alla organisationer handlar rationellt och agerar enligt utformade verksamhetsplaner för att uppnå de mål som har angivits för organisationen. Enligt organisationsteorin sker förändringar och utvecklingsarbete till stor del oberoende av de förändringar som sker i organisationens omgivning. (Eriksson-Zetterquist, 2009) Institutionell teori är central för forskningen inom redovisning och hur olika redovisningsnormer utvecklas (Artsberg, 2005). Teorin påstår att värderingar och synsätt som råder i samhället begränsar handlingsutrymmet när det kommer till utvecklingsarbete. Teorin kan på så sätt användas för att förklara hur förändringar har skett inom redovisningsarbetet genom olika tider (ibid.). Berger och Luckmann (1991) menar också att institutioner kan hållas fast vid oavsett om det är lönsamt eller inte. Detta kan ge förklaring till varför förändringar inom redovisningsarbetet är svårt, den institutionella teorin belyser hur den mänskliga faktorn skapar en tröghet i detta arbete. Organisationer kan hålla fast vid att göra på ett visst sätt enbart för att det är bekvämt, inte för att det nödvändigtvis är det effektivaste sättet (Artsberg, 2005) Institutionell teori och förändring Relationen mellan regler och normer är central i frågan om organisatorisk förändring (Burns & Scapens, 2000). En norm kan skapas utifrån avsteg från en regel för att gruppen accepterar 5

12 normen men också om en regel missförstås eller inte passar in i just den aktuella organisationen. Relationen kan också vara den motsatta, att en norm skapats och accepterats som sedan leder till införandet av regler för att upprätthålla normen. En skillnad mellan dessa två är att förändringar i normer är en levande process medan en regelförändring sker när det specifikt uttalas att den ska förändras. (ibid.) Om en institution har rutiner som funnits länge och blivit väl accepterade i gruppen blir den svårare att förändra. Tillslut ses normen som något självklart och blir till en rutin som inte längre ifrågasätts. Detta leder till att starka normer sällan ses över om det inte uppstår en yttre förändring som oundvikligt påverkar gruppen. I ett företag kan en sådan påverkan vara t.ex. utvecklingen av ny teknologi. Förutom yttre förändringar så är nyfikenhet hos individer och grupper något som kan påbörja en förändring inom en institution. (Burns & Scapens, 2000) Något som påverkar hur lätt det är att genomföra en förändring i en institution är ifall invanda regler och normer kan fortsätta parallellt med den nya förändringen. Om så är fallet är förändringen lättare att implementera (Burns & Scapens, 2000). Kräver den istället att gamla rutiner måste förkastas helt möter förändringen ett större motstånd. Motstånd som uppstår gentemot förändring delas av Burns och Scapens (2000) upp i tre olika orsaker. Det kan enligt författarna dels bero på att olika delar inom organisationen har olika intressen i frågan, att förändringen gynnar olika grupper mer eller mindre. Det kan också uppstå motstånd när erfarenhet eller kunskap saknas vilket leder till en ovisshet om hur institutionen ska kunna hantera förändringen. Den tredje orsaken till motstånd är när lojalitet till redan etablerade rutiner krockar med den kommande förändringen Den institutionella teorins tre pelare Inom den institutionella teorin finns det tre pelare som tillsammans utgör stabiliteten och meningen inom institutionen. De centrala pelarna som bygger grunden för den institutionella teorin är de regulativa, normativa och de kognitiva systemen. (Scott, 2014) Regulativa pelaren Den regulativa pelaren handlar om regleringar, övervakningar och sanktionerade aktiviteter. Regleringarna handlar om att sätta regler för att styra ett beteende i en önskvärd riktning medan övervakande aktiviteter ska se till att de följs. De sanktionerade aktiviteterna handlar sedan om att, ifall det är nödvändigt, bestraffa eller belöna för att ytterligare säkerställa att reglerna följs. Formaliseringen av regelsystem kan delas upp i tre olika dimensioner; skyldighet, precision och delegation där alla dessa tre uppvisar ett högt värde i den regulativa pelaren. Skyldigheter handlar om i vilken utsträckning som det finns en skyldighet att lyda reglerna och precisionen handlar om hur väl reglerna anger vad som krävs för att följa regeln. Slutligen berör delegationen hur tredjeparter har befogenheter att tillämpa reglerna. (Scott, 2014) Redovisningsarbetet berörs av en uppsättning av regler och lagar som reglerar arbetet där Bokföringslagen (BFL) och Årsredovisningslagen (ÅRL) är två centrala lagar. Bokföringslagen innehåller bland annat bestämmelser kring räkenskapsår, löpande bokföring, arkivering och årsbokslut. Årsredovisningslagen behandlar sedan hur de olika posterna i årsbokslutet eller årsredovisningen ska värderas (Broberg & Lundén, 2014). Bokföringslagen innehåller inga speciella anvisningar på att redovisningsarbetet måste ske digitalt men däremot 6

13 innehåller lagen anvisningar för hur material måste sparas. Original ska alltid sparas i det skick som det inkommit (BFL 7:1). Detta innebär att exempelvis fakturor som inkommit digitalt även måste sparas digitalt. Exempel på andra dokument som kan sparas digitalt är: verifikationer, huvudbok, kontoplanen och behandlingshistorik (Visma, 2017). Trots att lagen inte tvingar redovisningsarbetet till att ske digitalt finns det regulativa krafter som riktar arbetet mot att bli mer digitalt. Exempelvis arkiveringen, där lagen säger att original alltid ska sparas i den form som de anlänt i. I och med att digitaliseringen går framåt kommer fler original förmodligen att vara i digital form, ett redan digitalt arbetssätt underlättar då arkiveringen av dessa original. Normativa pelaren Den andra pelaren som ligger till grund för institutioner är den normativa pelaren. I denna pelare ligger den största vikten i de normativa reglerna som finns i den sociala omgivningen, vilket även innefattar värderingar. Värderingar handlar om det önskvärda medan normer handlar om hur saker och ting bör genomföras. Dessa normativa system handlar om att definiera mål och hur dessa mål ska uppnås. De normativa systemen kan väcka väldigt starka känslor inom institutionen, främst känslor som berör individen själv. En överträdelse kan framkalla skuldkänslor och skam medan respekt och hederskänslor kan uppstå när normer följs till punkt och pricka. (Scott, 2014) En individs handlingar är inte alltid logiska och många gånger kan förklaringar bakom ett ologiskt agerande kopplas till att normer styrt valet av handling (Burns & Scapens, 2000). Att följa en norm eller rutin innebär att individen själv inte behöver se över alternativen för vilket agerande som är bäst eftersom någon annan tidigare har gjort det valet. Bekvämligheten med att följa normer är en förklaring till varför människor inte alltid följer regler eller väljer det logiskt bästa alternativet (ibid.). En norm inom redovisning är att följa de accepterade standarder som finns. Ett exempel på detta är redovisningsstandarden Rex, vilken finns till för att stärka den goda sed som redovisningsarbetet måste följa. Detta sker genom riktlinjer om hur redovisningsarbetet bör genomföras för att vara av god kvalitet (Srf, u.å.). Även gällande redovisning kopplat till digitalisering finns en upplevd självklarhet om hur grupper bör agera. Dimitriu och Matei (2014) menar att redovisningsbyråer bör ha en återkommande översyn av den påverkan som digitaliseringen medför. Detta gällande allt från standarder och processer i arbetet till vilken personal som krävs. Vidare förklarar de att det är en nödvändighet för redovisningsekonomer att förstå hur behoven hos det enskilda företaget påverkas av digitaliseringen, oavsett om själva redovisningsarbetet sker digitalt eller inte (ibid.). Eftersom digitaliseringens möjligheter även påverkar redovisningsbyråns kunder behöver redovisningsekonomerna öka sina kunskaper och färdigheter i att arbeta med dessa program för att kunna möta sina kunders behov (Ghasemi et al., 2011). Kognitiva pelaren Den sista pelaren är den kognitiva pelaren. Denna pelare fokuserar på hur individers uppfattning av omgivningen påverkar hur de agerar (Scott, 2014). Individen påverkas dels av dess inre tolkningar samt av de externa kulturella ramverken som finns i dess omgivning. 7

14 Kulturella ramverk påverkar tankemönster, känslor och handlingar. Den kognitiva pelaren handlar om hur individer tar till sig och uppfattar omgivningen och hur detta sedan påverkar hur denne individs tolkningar, värderingar och ageranden. Till skillnad från den normativa pelaren, som handlar mer om en grupps uppfattning om omgivningen, handlar den kognitiva pelaren om den individuella uppfattningen (ibid.). Den kognitiva pelaren betraktas även som den minst formella pelaren och handlar om vad individen själv vill göra (Bruton & Ahlstrom, 2003). Om en redovisningsekonom vill vara i framkant idag måste individen känna sig bekväm med att använda programvara som effektiviserar redovisningsarbetet. Nyttjandet av digitala system möjliggör, för den som vill, en väg mot ett papperslöst kontor. (Ghasemi et al., 2011) Detta kan kopplas till den kognitiva pelaren eftersom redovisningsekonomens egna värderingar och uppfattningar påverkar hur denne väljer att agera som individ. 2.3 Svagheter och styrkor hos små företag Små företag har inte samma förutsättningar att utgå från som de stora företagen har. De har färre anställda, lägre försäljning och mindre tillgångar, vilket kräver ett annat arbetssätt (Hillary, 2017). När det kommer till innovation och teknisk utveckling ställs de små företagen inför en större finansiell risk än vad de stora företagen gör (Hervas-Oliver, Ripoll-Sempere & Moll, 2016). Detta beror på de små företagens svårighet att attrahera kapital samt att de inte kan sprida ut den finansiella risken på lika många områden (Rothwell, 1989). En styrka hos små företag är att de har en informell och effektiv kommunikation, vilket underlättar för intern problemlösning samtidigt som företaget snabbt kan omorganisera för att hänga med i de externa förändringarna som sker (Rothwell, 1989). Att mindre företag har fördelar inom flexibilitet och snabbhet styrks även av Dean, Brown och Bamford (1998) som menar att det är mycket tack vare en enkel organisatorisk struktur och ett tydligt fokus gällande var de vill konkurrera. En annan fördel hos små företag är den entreprenörsanda som uppmanar till att våga ta risker i samband med att kunna ta snabba beslut (Dean et al., 1998). 2.4 Svagheter och styrkor hos stora företag Stora företag, och särskilt etablerade sådana, har svårare att implementera den typ av förändring som digitaliseringen medför. En orsak till detta är organisatorisk tröghet som speciellt drabbar vissa funktioner i ett företag, där teknikutvecklingen är en utsatt sådan (BarNir et al., 2003). Den organisatoriska trögheten medför att företagen tappar fart i förändringsarbetet, vilket är en nackdel i konkurrensen mot andra företag (Dean et al., 1998). En fördel hos större företag är att de har tillgång till mer resurser och innehar ett större spann av interna styrkor (BarNir et al., 2003). De har möjlighet att ta en större marknadsandel då de har resurserna som krävs för att kunna fokusera på ett bredare utbud (Dean et al, 1998). Storskaligheten kan också ge fördelar ryktesvägen, i möjligheten att utöka forskning och utveckling samt genom att underlätta förhandlingar med leverantörer och kunder. Att genom storskaligheten hålla nere priser är också en fördel för stora företag (ibid.). Mängden resurser ger också stora företag ett visst överflöd som de kan använda vid kriser och oväntade förändringar på marknaden (BarNir et al., 2003; Dean et al., 1998). 8

15 2.5 Teoretisk modell Figur 1: Teoretisk modell Baserat på de teorier och litteratur som denna studie behandlar har en teoretisk modell framtagits för att visa på sambandet av hur de olika delarna påverkar varandra. Denna teoretiska modell kommer att ligga till grund för senare analys av den insamlade empirin samt för att uppfylla syftet. Den institutionella teorin fungerar som en övergripande förklaring till hur regulativa, normativa och kognitiva system påverkar hur saker och ting förändras i vår omgivning. Denna teori kan förklara hur delar av hur digitaliseringen har utvecklats genom exempelvis regler och normer inom det området. I nästa steg påverkar digitaliseringen även redovisningsarbetet, och på samma sätt här är även den institutionella teorin med och förklarar förändringarna i redovisningsarbetet. Studiens syfte är sedan att undersöka skillnader mellan redovisningsarbetets förändring i de stora och små byråerna med koppling till den institutionella teorin. Därför har en uppdelning mellan de olika byråerna illustrerats i modellen ovan. 9

16 KAPITEL 3 METOD I detta kapitel anges de metoder som använts för att genomföra studien. Val av undersökningsmetod, respondenter och analysmetod sammanställs samtidigt som dessa val motiveras utifrån den studie som genomförts. 3.1 Forskningsansats Då denna studies avsikt var att undersöka verkligheten med hjälp av observationer ligger utgångspunkten i konstruktionismen. Ontologiskt har studien präglats av hermeneutiken och epistemologiskt av interpretativism. Denna studie har använts sig av en kvalitativ forskningsstrategi vilket stämmer överens med hermeneutiken. Hermeneutiken kännetecknas av en kvalitativ metodologi med intervjuer där syftet är förståelse med betoning på mening och interaktion (David & Sutton, 2016). Att denna studie har präglats av interpretativismen, även kallad tolkningsperspektivet, grundar sig i att studien har skapat insikter i människors olika syn på upplevelser och hur dessa förhåller sig i ett givet sammanhang. Detta påbörjar sedan en process av reflektioner kring vad dessa upplevelser betyder, tolkningsperspektivets avsikt är att fördjupa sig i dessa reflektioner (Back & Berterö, 2015). Denna studie har genomsyrats av en deduktiv ansats. En deduktiv ansats handlar om att forskaren, genom tidigare kunskap inom området och generella teorier, bygger upp en eller flera hypoteser som sedan testas (Kvale & Brinkmann, 2014). Hypotesprövning är generellt sett vanligare vid kvantitativ forskning men kvalitativ data kan också användas för att testa hypoteser (David & Sutton, 2016). I dessa fall är det vanligt att forskaren har en tanke om det valda ämnet innan insamlandet av empirin startar. Det innebär att forskaren har ett syfte med varje intervju, där frågor ställs för att testa denna provisoriska hypotes. Syftet mellan intervjuerna kan med tiden ändras, efter svaren som forskaren tagit del av (ibid.). I denna studie hade författarna en idé om hur digitaliseringen på de stora och små redovisningsbyråerna förhåller sig till varandra redan innan intervjuerna genomfördes. Författarna har även haft en idé om att den institutionella teorin kan förklara förändringar inom redovisningsarbetet när det kommer till den digitala utvecklingen. Därför har en deduktiv ansats valts för att testa dessa idéer. 3.2 Kvalitativ undersökningsmetod Att samla in kvalitativ data innebär att fokus läggs på sådant som inte kan mätas i siffror (Larsen, 2009). Kvalitativ forskning har fokus på tolkningar och att utöka förståelsen för ämnet, detta genom att fånga upp deltagarnas uppfattning (Bryman & Bell, 2017). Med denna metod kan forskaren minska missförstånd och få en djupare förståelse för ämnet (Larsen, 2009). Detta bidrar till en god validitet eftersom forskaren, genom minskade missförstånd, kan säkerställa att intervjuobjektet förstått frågan och därmed att rätt frågor ställts (ibid.). Därför har en kvalitativ undersökningsmetod använts i denna studie. Fokus har varit att ta reda på och förstå respondenternas upplevelse genom intervjuer samt att sedan tolka och analysera svaren. Analysarbetet innefattade en jämförelse mellan stora och små företag, baserad på insamlad empiri och tidigare forskning. Bryman och Bell (2017) beskriver att kvalitativ forskning strävar efter att finna ett mönster i insamlad data. 10

17 3.3 Urval Ett första steg i att ta fram ett urval är att definiera det underlag som urvalet ska baseras på (David & Sutton, 2016). Underlaget i denna studie består av ekonomer på både stora och små redovisningsbyråer där ett kriterium varit att det ska ha en god insyn i företagets arbetssätt. Då denna grupp av människor är väldigt stor gjordes ett urval till intervjuerna. Något som är viktigt att tänka på när ett urval genomförs är att hitta deltagare som är representativa för det underlag som studien utgår från (David & Sutton, 2016). Vid urvalet har en målinriktad strategi använts. Detta innebär att respondenterna har valts ut utifrån syftet med studien, de ska uppfylla vissa kriterier för att kunna bidra till att besvara studiens forskningsfrågor (Bryman & Bell, 2017). Då studien syftat till att undersöka digitaliseringen i stora och små redovisningsbyråer har urvalet av respondenter omfattats av ekonomer som är verksamma i dessa olika typer av byråer. Kriterierna till urvalet har bestått av att respondenterna ska arbeta med redovisning på antingen en stor eller liten redovisningsbyrå, de ska ha arbetat med redovisning i mer än fem år och de ska ha möjlighet att mötas för intervjun. I urvalsprocessen kontaktades sex stycken redovisningsbyråer, tre stora och tre små. Detta renderade sedan i fyra inbokade intervjuer, samtliga med respondenter som uppfyller studiens krav och avgränsningar Respondenter Intervjuer har genomförts med ekonomer på fyra olika byråer. Av dessa fyra definieras två stycken som stora företag och två stycken som små företag. Respondent C och D arbetar på företag med cirka anställda och klassas som stora företag. På de två mindre byråerna, där respondent A och B är verksamma, arbetar det tre personer. TABELL 1: Sammanställning av respondenter Respondent Nuvarande titel Nuvarande arbetsplats Erfarenhet (år) Datum för intervju Intervjumetod A Revisor/ auktoriserad redovisningskonsult Liten redovisningsbyrå Ca 30 23/4 18 Semistrukturerad intervju, fysiskt möte. Inspelad, 31 minuter. B C Auktoriserad redovisningskonsult Redovisningsa ssistent/ affärsstödjare Liten redovisningsbyrå Stor redovisningsbyrå 27 4/5 18 Semistrukturerad intervju, fysiskt möte. Inspelad, 28 minuter. Ca 30 27/4 18 Semistrukturerad intervju, fysiskt möte. Inspelad, 19 minuter. D Auktoriserad redovisningskonsult Stor redovisningsbyrå 30 2/5 18 Semistrukturerad intervju, fysiskt möte. Inspelad, 20 minuter. 11

18 3.4 Datainsamling I forskningsprocessen kan både primära och sekundära källor användas. Primär data har samlats in direkt av forskaren medan sekundär data kommer från befintlig information. (David & Sutton, 2016). Den primärdata som använts i denna studie består av empiri från de intervjuer som genomförts. Sekundärdata har hämtats från företagens webbsidor för information om hur digitala de utger sig för att vara på respektive webbsida. Detta har gjorts för att upptäcka eventuella samband mellan hur digitala de framstår sig vara på webbsidan och de svar de har givit vid intervjuerna Litteratursökning Litteratursökningen har genomförts i tillgängliga databaser på Luleå tekniska Universitet samt via Google Scholar. Nyckelord som använts i sökningen är "Digitisation" "Digitalization" "Accounting" "Small firms" "Large firms" och "Institutional theory". Detta har bidragit till att finna relevant vetenskaplig teori och annan tidigare forskning i form av vetenskapliga artiklar och böcker, vilka har använts i studien Primär data och semistrukturerade intervjuer När det kommer till att utforma en intervju kan den vara allt från helt öppen till helt strukturerad (Lantz, 2013). Nivån av struktur fastställs av hur konsekvent ordning och format på intervjun är vid varje intervjutillfälle. Desto färre tolkningsmöjligheter och utsvävningar som är möjliga i svaret desto mer strukturerad är intervjun. Är studien kvalitativ kan allt från ostrukturerade till semistrukturerade intervjuer användas (David & Sutton, 2016). I diskussionen om en intervju bör vara öppen eller strukturerad kan en grund vara att ta i beaktning om vad som ska studeras redan är känt eller om forskarna inte innan undersökningen kan fastställa fenomenet. När ett fenomen redan är känt kan frågorna riktas för att ta reda på respondentens upplevelse kring just det ämnet (Lantz, 2013). Då studiens syfte härleds till fenomenet digitalisering har frågorna som använts varit riktade och den kvalitativa intervjun semistrukturerad. En annan orsak till den valda intervjutypen är att den tillåter författarna att ställa följdfrågor och vara mer öppna inför hur respondenten väljer att tolka frågorna. Intervjusituationen har innefattat två intervjuare och en respondent per samtal. Detta kallas för panelintervju och under en sådan är det viktigt att respondenten inte känner sig utsatt eller besvärad. Detta kan uppnås bland annat genom en mer avslappnad möblering för att undvika upplevelsen av ett förhör (Kylén, 2004). I studien har intervjuer genomförts på respondentens arbetsplats där denne kan känna sig trygg och respondenten har innan intervjun fått ta del av information om genomförandet för att minska osäkerheten. 3.5 Analysmetod Efter genomförda intervjuer gjordes en transkribering av den empiriska data som samlats in och materialet lästes igenom noggrant. En transkribering kan genomföras på en mängd olika sätt, det är dock viktigt att forskaren bestämmer noggrannheten på transkriberingen och håller sig till denna genom all data som transkriberas för att möjliggöra betydelsefulla analyser (Tholander & Cekaite, 2015). Transkriberingen i denna studie har skett med störst fokus i vad som sagts och inte så mycket i hur det sagts. Denna transkribering gjordes för att bygga en stabil grund för vidare analys. Efter transkriberingen kodades materialet då kodning är central 12

19 i den kvalitativa analysen (David & Sutton, 2016). Kodningen i denna studie bestod av att identifiera olika nyckelbegrepp utifrån data som samlats in och sedan dela upp denna data i olika teman av likheter och skillnader. Detta tydliggjorde om det fanns några likheter eller skillnader i de svar som respondenterna givit under intervjutillfällena. Analysen och tolkningen av det empiriska materialet har tagit sin grund i studiens teoretiska modell. Analysen har därför utgått från den teoretiska modellens delar och dess interaktion där samtliga komponenter analyserats djupare. Inledande har analysen skett genom en koppling mellan empiri och teori. Avslutningsvis illustrerades sedan analysarbetet med hjälp av en tabell som sammanfattar resultatet. 3.6 Reliabilitet och validitet En god validitet syftar på att insamlad data överensstämmer med verkligheten. Dels verkligheten hos de respondenter som deltar i studien men även generaliserbarheten till övriga inom samma urvalsgrupp. Den förstnämnda gruppen står för intern validitet medan övriga står för den externa validiteten (David & Sutton, 2016). Att säkerställa en god intern validitet är generellt lättare i en kvalitativ studie (David & Sutton, 2016; Lantz, 2013). Detta eftersom forskaren mer djupgående kan se till att respondenten svarar på det som frågan syftar till att ta reda på. Att säkerställa en god extern validitet anses av vissa forskare vara svårt i en kvalitativ studie. Detta eftersom det krävs ett stort antal deltagare för att kunna generalisera studien till att gälla även i andra situationer (David & Sutton, 2016). Hot mot validiteten kan bland annat vara att forskaren tillåter sig vara partisk eller att respondenten agerar annorlunda när denne blir observerad (Ahrens & Chapman, 2006). Det är därför viktigt som intervjuare att vara medveten om dessa hot och minimera dem i så stor uträckning som möjligt. Det har i denna studie dels skett genom att författarna aktivt riktat in sig på att vara så objektiva som möjligt genom att vara medvetna om egna fördomar och lägga dessa åt sidan. Hoten har också minimerats genom att skapa en avslappnad och trygg miljö under intervjutillfällena. Validiteten har ytterligare säkerställts genom att intervjuerna har transkriberats och noggrant lästs igenom av båda författarna, för att undvika feltolkningar av respondenternas svar. Att uppnå en god reliabilitet i en kvalitativ undersökning med intervjuer underlättas om intervjuerna är strukturerade och standardiserade. Däremot blir begreppet reliabilitet mer centralt i en kvantitativ forskning, då det i sådana studier är viktigare att kunna replikera studien för att säkerställa att måttet som använts är stabilt. (David & Sutton, 2016) I denna kvalitativa studie har fokus främst varit att säkerställa en god validitet, detta då generaliserbarhet och ett stabilt mått inte är av lika stor vikt vid denna metod för att säkerställa studiens kvalitet Pålitlighet Eftersom kvalitativ forskning inte lägger någon vikt vid att kunna mäta resultatet har alternativ till begreppen validitet och reliabilitet arbetats fram. Ett begrepp som i kvalitativ forskning kan motsvara reliabilitet är pålitlighet. För att uppnå pålitlighet bör kollegor eller liknande agera granskare vilket kan ske både under studiens gång och när den närmar sig ett färdigt stadium. Genom granskningen garanteras att samtliga utförda delar i studien kan förklaras, det blir därmed tydligt hur tillvägagångssättet faktiskt varit. (Bryman & Bell, 2017) Studien har under 13

20 arbetets gång noggrant setts över flertalet gånger av både handledare och utsedda opponenter. I och med att författarna behövt förklara och försvara arbetet för en tredje part under tidens gång har studiens pålitlighet stärkts. 3.7 Forskningsetik Om det är möjligt utan att det påverkar studiens utfall bör forskaren, innan intervjun startar, ha informerat respondenten om vad studien innebär, varför denne studeras samt ifall samtalet spelas in eller liknande. Deltagarna ska också kunna lita på att eventuella personuppgifter hanteras med största försiktighet (Bryman & Bell, 2017). I studien har respondenterna i förhand fått veta syftet med studien, ämnet för intervjun, att samtalet kommer att spelas in samt att de får vara anonyma till den grad att det bara nämns ifall de arbetar på en stor eller liten redovisningsbyrå. Ett mål är ofta att intervjuaren ska vara objektiv, något som är viktigt att komma ihåg är att detta inte går att uppnå till hundra procent. Intervjuarens tolkningar påverkas alltid till viss del av tidigare erfarenheter och föreställningar (Lantz, 2013). Detta är något som har varit centralt i denna studie, egna subjektiva tolkningar har uteslutits i den utsträckning det varit möjligt. 3.8 Metodkritik Valet av en kvalitativ metod kan medföra att studien får en bristande transparens och att generalisering av insamlad data blir svårare än vid en kvantitativ metod. Den bristande transparensen innebär att det i kvalitativa rapporter ofta är svårt att konkret fastställa vad som har gjorts. Både hur intervjupersonerna valts ut, hur intervjuerna har genomförts samt hur data sedan har analyserats. (Bryman & Bell, 2017) Detta har i största möjliga mån undvikits genom att tydligt förklara tillvägagångssättet i alla studiens delar. I och med en tydlig redogörelse av detta har transparensen i studien ökat. Att det vid en kvalitativ forskning även blir svårt att generalisera beror på att forskningen ofta sker genom ett mindre antal intervjuer eller observationer. Antalet av dessa intervjuer och observationer är då ofta för litet för att det ska vara möjligt att dra någon generell slutsats av den insamlade empirin. Urvalet av deltagare är ofta inom ett visst område och inom en viss bransch, vilket gör det svårt att kunna säga något om situationer i andra miljöer. (Bryman & Bell, 2017) I denna studie, som är av mindre omfattning, finns inte de styrkor som krävs för att kunna uppnå generalisering. Då ett fåtal intervjuer genomförts inom ett begränsat område har istället förståelse och djupare analyser varit i fokus. Detta tankesätt inom kvalitativ forskning beskrivs av David och Sutton (2016) som att en kvalitativ forskare kan prioritera djupvaliditet och förståelse i sina undersökningar, istället för att vilja uppnå generaliserbarhet. 14

21 KAPITEL 4 EMPIRI Nedan presenteras studiens insamlade empiri från de fysiska intervjuerna samt från de olika företagens hemsidor. De små byråerna representeras av respondent A och B medan de stora byråerna representeras av respondent C och D. 4.1 Intervju med respondent A Respondent A är auktoriserad redovisningskonsult och har en 30 års lång erfarenhet inom redovisningsarbetet. Idag arbetar respondenten främst med revision då A även är auktoriserad revisor. Respondenten valdes ut då denne idag är ägare av den byrå som respondenten arbetar på sen 17 år tillbaka, vilket gör att A har en väldigt god insikt i hur byrån arbetar. Företaget har en hemsida med en kort sammanställning av de tjänster som de erbjuder, men utöver det finns det inte någon utvecklande information om hur de utför dessa tjänster eller vad de innebär för kunden. Det finns även information om den specialkompetens som de har på företaget. Det finns dock ingen information om hur de arbetar eller om de kan erbjuda några digitala lösningar i redovisningsarbetet. Då respondent A har en lång erfarenhet inom branschen innebär det också att respondenten har varit med om många förändringar genom åren. En förändring som A nämner är den förändring när datorer började användas i redovisningsarbetet, från att enbart arbeta manuellt började istället datorer användas för att föra in bokföringen samt stämma av konton. Respondent A menar att detta var den största förändringen och att digitaliseringen som sker idag handlar mer om att utveckla de systemen som redan finns. "Digitaliseringen, det är bara en liten förfining av systemen så det är inte så märkvärdigt. Datorn var det stora." Respondent A anser inte att arbetsuppgifterna har förändrats så mycket på den redovisningsbyrå där denne arbetar, vissa moment genomförs på andra sätt men uppgiften i sig är densamma. De använder sig exempelvis idag av viss fakturaskanning som ett alternativt sätt för att manuellt knappa in leverantörsfakturor i systemen. Istället skickas fakturorna till en inskanningscentral som skannar in de. Detta ger byrån mer material tillgängligt och i rätt tid samtidigt som byrån lättare får tillgång till information som de behöver. Trots att de anställda på byrån inte behöver knappa in fakturorna manuellt menar respondent A att byrån egentligen inte sparar någon tid, utan arbetet genomförs bara på ett annat sätt. Det tillkommer istället mer kontroller som måste genomföras för att säkerställa att allt blivit rätt vilket gör att tiden som byrån lägger ner blir densamma. Den som sparar tid är istället kunden, säger respondent A. "Och det handlar ju egentligen om att kunden då tror att det här blir billigare men då säger vi att det blir det inte utan det är så att kunden tjänar tid men för oss är det ungefär samma. Vi gör ju bara en liten annan typ av jobb, det skiljer inte så mycket här på byrån egentligen." När det kommer till fördelarna och nackdelarna med digitaliseringen pratade respondent A om möjligheten att kunna arbeta på olika orter som både en fördel och en nackdel. A menar att det är bra att kunna ta med sig arbetet och inte vara lika låst vid att bara arbeta på byrån samt att 15