Avrapporteringsmöte med Gösta S. Lärplattformar. Lärplattformar som prioriterad fråga. Planeringsunderlag - förslag på innehåll

Transkript

1 Uppdrag IT-gruppen Avrapporteringsmöte med Gösta S Redogjorde för avstämningsmöte med Gösta S. Kort diskussion kring fråga om minskandet av antalet gemensamma datorsalsplatser. Även om det är en fråga med strategiska dimensioner, så konstaterade vi att det inte berör DFM:s verksamhet i någon större utsträckning eftersom DFM:s studenter framförallt använder DFM:s egna datorsalar. Då övriga punkter från avstämningsmöte berörde profilfrågorna togs det upp under respektive punkt. Lärplattformar Lärplattformar som prioriterad fråga Lärplattformar är vår prioriterade profilfråga. Detta eftersom det händer mycket kring lärplattformar för tillfället. Frågan diskuterades om det vore lämpligt att försöka skapa någon typ av rapport eller underlag innan semestrarna som kan bidra till en smidigare övergång för de som byter lärplattform HT-12 och VT-13; eller åtminstone bidra lite att minska oron kring vad som kommer att hända genom att informera. Det tycks dock som att vi kan avvakta till hösten. Till hösten planerar vi att ta fram ett material som ska fungera som planeringsunderlag för att hjälpa institutionen och dess avdelningar att lägga upp sin gemensamma och avdelningarnas respektive strategier för hur man ska använda lärplattformar mer långsiktigt. Vi ämnar också delta aktivt i detta planeringsarbete. Planeringsunderlag - förslag på innehåll Planeringsunderlaget bör innehålla en inventering av nuvarande användning av lärplattformar (vilka som används och hur de används), framtida behov av lärplattformar, önskemål om funktionalitet och drifts- och supportstruktur, synpunkter om pedagogisk nytta och utveckling, bedömning av administrativ smidighet samt en strategisk konsekvensanalys som beskriver olika fördelar och nackdelar med olika alternativ. Planeringsunderlaget bör, i tillämpliga delar, vara uppdelat per avdelning för att fungera som beslutsunderlag för varje avdelning (som efter omorganisationen blir egna institutioner). Fakultetens roll som samlande organisatorisk enhet bör också beaktas. Diskussionsmöte med Moodle-gruppen Martin Ö redogjorde för diskussionsmöte med Alastair Creelman från Moodle-projektet. Syftet med mötet var att reda ut några av de frågetecken som fanns kring rektors beslut att Moodle ska vara prioriterad lärplattform för Lnu och ta reda på mer kring planerna framöver. Moodle - rektorsbeslutet - vad innebär det för DFM Rektorsbeslutet är tydligt: 1) att Moodle ska vara prioriterad universitetsgemensam lärplattform, 2) att en avvecklingsplan ska tas fram för Blackboard och 3) att ett förslag ska tas fram för en funktionsbaserad förvaltningsorganisation. Moodle pekas ut som prioriterad lärplattform,

2 men det nämns ingenting i beslutet om att det innebär ett förbud mot andra lärplattformar nu eller i framtiden. Beslutet innebär att centrala funktioner (UPE och IT-avdelningen) efter en avvecklingsperiod kommer sluta erbjuda support för andra plattformar än Moodle. Det bör dock inte påverka system som idag driftas och administreras i egen regi på institutionerna. Det bör heller inte påverka möjligheterna att få hjälp med integrering av sådana system med t ex e- post och Ladok, utan att det sker enligt samma modell som idag - dvs att institutionerna betalar för de tjänster som IT-avdelningen utför som går utanför bastjänsterna. Institutionen och dess avdelningar behöver alltså ta ställning till fördelarna med en universitetsgemensam och centralt supportad lärplattform kontra fördelarna med att fortsätta (tillfälligt eller långsiktigt) med andra lösningar. Klartecken för delprojekt Moodle-projektet har väntat på klartecken från sin styrgrupp för att köra igång några av sina planerade delprojekt (styrgruppen består av Lena Fritzen - Universitetsdirektör, Jan Cserpes - IT-chef, Katta Thorell - chef på Universitetsbiblioteket, Birgitta Kareld-Fagerström - Lärarrepresentant). (Tillägg till anteckningarna - projektet har nu också formellt fått klartecken sedan 4 juni för (alla?) sina delprojekt - se här: larplattformsprojektet/posts/1861) Och det är första nu som projektet officiellt sätter igång förutom vad gäller det förarbete som Marine K och Alastair C har genomfört och man har även arbetet (informellt) med ett par av delprojekten. Kostnadsmodell - central fråga Kostnadsmodellen, dvs hur de centrala kostnaderna för Moodle ska fördelas, är en viktig fråga. Man räknar med att ha tagit fram en (preliminär?) kostnadsmodell någongång mitt på hösten (2012). Vi får givetvis avvakta vad man kommer fram till, men troligtvis blir det en kostnadsmodell där man betraktar lärplattformar som en bastjänst för vilken en basavgift utgår baserat på studentantal eller liknande med kostnadstillägg för extrafunktioner. Kostnadsmodellen kommer utgöra en viktig punkt i planeringsunderlaget för att jämföra kostnader mellan olika alternativ i konsekvensanalysen för varje avdelning (framtida institution). Lokala/centrala resurser En annan viktigt fråga är hur fördelningen mellan centrala och lokala resurser ska se ut. Det kommer att finnas vissa centrala resurser för drift och support, främst teknisk och administrativ support, men möjligtvis också viss pedagogisk support. Det kommer också att tas fram en del stödmaterial och hjälpresurser och man kommer att verka för att bygga upp användargrupper för gemensamt stöd och pedagogisk utveckling. Huvuddelen av supporten kommer dock troligtvis att hamna på lokal (befintlig) IT-personal på institutionerna. Man har redan satt igång en utbildninginsats av IT-personalen för att de ska lära sig administrera Moodle, men det innebär samtidigt att ansvaret för att se till att det finns stödresurser kring lärplattformar vilar på varje institution (eller på fakulteten). Avvecklingsplan för Blackboard

3 I avvecklingsplanen så är de kurser som nu använder Blackboard 8 prioriterade. Blackboard kommer att avvecklas gradvis med målet att samtliga kurser erbjuds överflyttning till Moodle HT-2013 och att Blackboard ska vara helt avvecklat 1 jan 2014 (?). Leverantör av Blackboard slutar ge support för version 8. Därför måste kurser flyttas över till Blackboard 9 (v9.1) i väntan på att Moodle är färdigt att användas i större omfattning HT-13. Det är givetvis inte den bästa lösningen att man tvingas flytta kursen två gånger. Det finns också visst missnöje med funktionsutbudet i Blackboard 9, där vissa funktioner saknas från den tidigare versionen. Det går dock inte att flytta över till Moodle förrän HT-13 och att ligga kvar i Blackboard 8 är alltså inte heller ett alternativ. De flesta tycks ändå (mer eller mindre motvilligt) ha förlikat sig med tanken att behöva flytta över till Blackboard 9. Vi diskuterade ändå i gruppen om det skulle kunna vara en möjlighet att utnyttja Moodle-server som körs av Medieteknik för att slippa denna övergång i två steg. Vi ska undersöka vidare om det är en möjlighet. Intern kommunikation Medarbetare.lnu.se Diskussion kring medarbetare.lnu.se. Uppfattningen i gruppen är att medarbetare.lnu.se inte används i någon större omfattning av personalen. Det finns några grupper som är aktiva, men samtidigt är det många inom personalen som inte alls känner till funktionen. Det typiska är troligtvis att man använder medarbetare.lnu.se, i bästa fall, sporadiskt. Det är kanske naturligt att det finns en invänjningsperiod - att det tar ett tag för personalen att ta till systemet. I övergångperioden finns en risk att man riskerar att missa viktig information om man för snabbt (och ensidigt) går över till medarbetare. En stor del av personalen förväntar sig troligtvis fortfarande att man får utskick via e-post om viktiga frågor. Styrning eller inte av sättet medarbetare.lnu.se används Medarbetare.lnu.se har potential att kunna bli en fungerande kanal för informationsutbyte och diskussion, men det kommer troligtvis krävas en systematisk insats för att så ska. Det handlar inte om att man ska styra upp det med regler och riktlinjer - den typ av sociala samspel som systemet ska uppmuntra till mår sällan bra av för mycket styrning. Undantaget är de obligatoriska grupperna där det gäller att man hittar en balans mellan vad som är för mycket och vad som är för lite information. Vi behöver dock som organisation (helhet) och inom varje institution (och enhet) hitta vårt sätt att använda oss av medarbetare.lnu.se. Önskemål/förbättringar för medarbetare.lnu.se - att hitta rätt Det saknas några viktiga funktioner i medarbetare som gör att det blir otympligt att använda. Det behöver finns förbättrade funktioner för att definiera vilken (typ av) information som man vill se - och då både för obligatoriska grupper och frivilliga grupper. Det bör finnas möjlighet att prioritera informationen - både för avsändare (låg-hög prioritet, tidskritikalitet) och för mottagare. Detta för att hjälpa användaren sålla i informationsflödet. Vidare är det viktigt med en bra sökfunktion och en bra filtreringsfunktion. Sökfunktionen så att man hittar rätt i det stora utbud av gammal information från tidigare intranätet, information som är institutions- eller avdelningsspecifik osv; filtreringsfunktionen för att växla mellan olika typer av information eller sortera på olika sätt

4 (författare/avsändare, datum, kategori eller annan meta-information). Önskemål/förbättringar för medarbetare.lnu.se - notifikationsfunktion Medarbetare behöver också ett bra notifikationssystem så att man ser vad som är nytt i de grupper man tillhör och att man kan välja att få besked om nya inlägg via t ex e-post eller sms. Det känns inte rimligt att förvänta sig att varje anställd ska logga in på medarbetare en eller flera gånger dagligen som del i den dagliga rutinen (dessutom måste man logga in på nytt varje gång vilket är osmidigt). I styrgruppen för medarbetare har man motsatt sig att erbjuda externa notifikationer, framförallt för att man vill undvika e-post-spamning. RSS-flöden har nämnts som en acceptabel lösning, men det är en lösning som kräver att den paketeras på ett sätt som gör den enkel att konfigurera och använda. Dessa synpunkter har sedan tidigare framförts till projektgruppen för medarbetare och förhoppningsvis så väljer styrgruppen att prioritera denna funktion vid kommande utvecklingsinsatser. Vi kommer fortsätta att verka som aktiva kravställare på systemet. Kvalitetsvärden för IT-funktionen Martin Ö redogjorde för deltagande i möte för framtagande av en gemensam IT-process. Jan Cserpes har fått i uppdrag från rektor att se över sättet som IT-stödet fungera i verksamheten. Bakgrunden är den utredning som gjorts kring IT-supporten. Undersökningen gjordes på ofullständigt underlag och man fick därför låga värden för effektivitet då kvoten mellan antal ärenden och antal IT-tekniker baserades bara på de som registrerats i centrala IT-avdelningens ärendehanteringssystem, vilket utesluter merparten av alla ärenden som utförs ute på institutionerna. Undersökningen har ändå föranlett aktuellt uppdrag från rektor att se över IT-processen och verka för 1) effektivisering och ökad kvalitet genom ökad standardisering och 2) kvalitetskontroll genom förbättrad spårbarhet (notera: detta är Martin Ö:s tolkning av uppdraget, ej den formella uppdragsbeskrivningen). Deltagare på mötet var IT-teknikerna från institutionerna med placering i Kalmar (liknande möte har hållits i Växjö). Jan Cserpes var sammankallande. Aktuell workshop var den första i en serie planerade workshopar där ITavdelningen i samarbete med lokala IT-tekniker ute på institutionerna diskuterar fördelar och nackdelar med olika alternativ för att öka standardisering och förbättra spårbarhet utan att det leder till överdriven byråkratisering och inflexibilitet. Efter inledande beskrivning av uppdrag så fortsatte diskussionen i workshop-form i mindre grupper. Det finns farhågor från institutionernas sida att ökad standardisering ska leda till 1) toppstyrning från IT-avdelning med minskat eget inflytande och medbestämmande; och 2) inflexibilitet och byråkratisering i utförandet av det dagliga arbetet. De potentiella fördelarna är ökad effektivitet genom bättre resursutnyttjande och gemensamma processer, ökad standardisering och förutsägbarhet genom gemensamma rutiner, minskad sårbarhet genom att minska personberoende och ökad spårbarhet med de möjligheter till uppföljning, kvalitetskontroll och förbättringsarbete som det innebär. Mycket av diskussionerna handlade om ärendehanteringsystem och vilken typ av ärenden som ska dokumenteras hur man gör det.

5 Nästa workshop är planerad till den 15 juni där man fortsätter att diskutera fördelar och nackdelar för olika modeller. Martin Ö deltar ej vid detta tillfälle, men fortsätter att bevaka utvecklingen i denna grupp. IT-stödet är en viktig del av verksamhetsstödet och dess utformning kommer att vara en viktig fråga i samband med omorganisationen, i synnerhet vad gäller ansvarsfördelning mellan centrala och lokala (institutionsspecifika eller fakultetsgemensamma) resurser. IT-gruppen ser som sitt uppdrag att ta fram planeringsunderlag för att underlätta för institutionens olika avdelningar att fatta goda beslut kring utformningen av IT-funktionen i den nya organisationen och att delta i denna beslutsprocess. Att nå ut med vår information och inhämta feedback Sidan på medarbetare.lnu.se är vår kanal som vi använder för att nå ut med information till personalen och för att samla in synpunkter från personalen. Sidan behöver fyllas på med mer information om delprojekten och också uppdateras regelbundet med rapporter om de aktiviteter som genomförts och vilken utveckling som skett för respektive profilfråga. Det kan också tänkas att man använder medarbetar-gruppen för att aktivt samla in information och synpunkter, kring t ex lärplattformar. Åtgärder Fortsatt arbete i respektive delprojekt. Undersöka möjligheterna att erbjuda överflyttning till Moodle istället för Blackboard 9. Fylla på med mer information i IT-grupps-gruppen på medarbetare.lnu.se och se till att personalen känner till gruppen. Skapa underlag för utskick i lämplig form till personal som beskriver gruppens arbete och länkar till medarbetar-gruppen. Uppdatera gruppen på medarbetare.lnu.se regelbundet