Övriga närvarande Mari Hrdina Friberg (C) Alije Kera (S) Maria Alvarez Serrano (S)

Transkript

1 Tid och plats Beslutande Ledamöter A-salen, Västra Esplanaden 18, Växjö kommunhus klockan 14:00 15:36 Eva Johansson (C), ordförande Rose-Marie Holmqvist (S), vice ordförande Lena Wibroe (M), 2:e vice ordförande Cenneth Quick (M) Kent- Inge Henrixon (M) Magnus Stenbenke (L) Ricardo Chavez (KD) Cecilia Lundin Danielsson (S) Marko Kosonen (S) Michael Sjöö (S) Håkan Frizén (V) Ellen Franzén (SD) Beslutande ersättare Anders Jeppsson (M), ersätter Andreas Lindström (M) Thilda von Schantz (MP), ersätter Jonatan Rundqvist (MP) Göran Danielsson (S), ersätter Pontus Samuelsson (S) Övriga närvarande Ersättare Mari Hrdina Friberg (C) Alije Kera (S) Maria Alvarez Serrano (S) Tjänstepersoner Gunilla Friman, förvaltningschef Nedim Ramic, förvaltningssekreterare Ann-Sofie Nylander, administrativ chef Nicolas Hansson, konst- och kulturchef punkt 1, 77, 72 punkt 2 4 Anna-Karin Axelsson, bibliotekschef Jessica Råhlin, fritidschef punkt 1, 77, Andreas Bengtsson, projektledare idrott och demokratiska rättigheter punkt 1, 77 1 (21)

2 Justering Justerare Michael Sjöö (S) Plats och tid Kultur- och fritidsförvaltningen, Västergatan 15 den 4 oktober klockan 11:00 11:30 Justerade paragrafer Ajournering Anmärkning 14:59 15:15 fika Ärenden behandlades i följande ordning, punkt 1, 77, 72 punkt 2 76, Underskrifter Sekreterare Nedim Ramic Ordförande Eva Johansson (C) Justerare Michael Sjöö (S) 2 (21)

3 Bevis om anslag av protokoll kultur- och fritidsnämndens protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kultur- och fritidsförvaltningen, Västergatan 15 Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Nedim Ramic 3 (21)

4 Förteckning över kultur- och fritidsnämndens ärenden den 27 september Dnr 60 Val av justeringsperson Dnr 65 Allmänhetens frågestund Dnr Informationsärenden Dnr Redovisning av delegeringsbeslut Dnr Delårsrapport för kultur- och fritidsnämndens verksamheter t o m augusti Dnr Ny arkivansvarig och revidering av arkivbeskrivningen Dnr Undersökning av icke-brukare Dnr Rapport: Idrott och demokratiska rättigheter Dnr Rapport: Ridsportens framtid i Växjö kommun Dnr Överlämnande av beslutanderätten av medborgarförslag om fotbollsmål på grusplan i Lammhult Dnr Förtydligande av kriterier för takbelopp Dnr 17 Övrigt (21)

5 70 Dnr 60 Val av justeringsperson s beslut Michael Sjöö (S) utses att justera dagens protokoll. 5 (21)

6 71 Dnr 65 Allmänhetens frågestund s beslut Allmänheten ställer inga frågor. anser frågestunden vara genomförd. 6 (21)

7 72 Dnr Informationsärenden s beslut noterar följande information till protokollet: 1. Information om idrott och demokratiska rättigheter Andreas Bengtsson informerar om arbetet med projektet idrott och demokratiska rättigheter. Andreas kom in i processen Arbetet avslutade under årsskiftet 2016/2017. Projektet målsättning var bland annat att uppmuntra barn och unga till mer fysiskt aktivitet genom organiserad spontanidrott och att fungera som en länk mellan nyanlända och befintliga föreningar. 2. Förvaltningschefens information Förvaltningschefen informerar om diskussionen med vaktmästarna kring skötseln av idrottsytor inom arenastaden. Förvaltningschefen informerar om förvaltningsdagen den 22 september. Ridklubbarna har bjudits in till möte den 1 november. Tanken med mötet är att gå igenom slutsatserna från ridsportsrapporten. Förvaltningschefen informerar om simhallen. Konsulten arbetar med att ta fram ett förslag. Förvaltningschefen informerar om att en ny säkerhetschef har anställts. Förvaltningschefen informerar om organisationsförändringarna inom kultur- och fritidsförvaltningen. 3. Information från kultur- och konstavdelningen Kultur- och konstchefen informerar om Det Fria Ordets Hus. Arbetet med att välja den nya fristadsförfattaren har påbörjats. Kultur- och fritidschefen informerar om konsthallen. 7 (21)

8 Kultur- och konstchefen informerar om rapporten långsiktigt kulturstöd verksamhetsåret Information från biblioteksavdelningen Bibliotekschefen informerar om vävmässan Bibliotekschefen informerar om säkerheten på biblioteket. 5. Information från fritidsavdelningen Fritidschefen informerar om de föreningar som har ekonomiska svårigheter. Fritidschefen informerar om mötet med tekniska förvaltningen kring hanteringen av spontanytor. Fritidschefen informerar om Araby Park Arena. 8 (21)

9 73 Dnr Redovisning av delegeringsbeslut s beslut godkänner redovisningen av följande delegeringsbeslut: KFO KF KFAC KFN (kultur) Bakgrund har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden, vice ordföranden och tjänstepersoner enligt en av kultur- och fritidsnämnden antagen delegationsordning. Beslut som fattas av en delegat ska redovisas på kultur- och fritidsnämndens närmaste efterföljande sammanträde. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar i skrivelsen den 21 september att delegeringsbeslut är fattade i följande ärenden: Beslut i brådskande ärenden Yttrande över detaljplaner samt programhandlingar Utse beslutsattester och ersättare samt beloppsgränser för attesträtt Utbetalning av bidrag 9 (21)

10 74 Dnr Delårsrapport för kultur- och fritidsnämndens verksamheter t o m augusti 2017 s beslut godkänner delårsrapporten för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med augusti Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar i skrivelse 7 september delårsrapport för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med augusti Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag till beslut s tjänsteskrivelse Delårsrapport för kultur- och fritidsnämndens verksamheter t o m augusti (21)

11 75 Dnr Ny arkivansvarig och revidering av arkivbeskrivningen s beslut 1. utser Ann- Sofie Nylander till arkivansvarig. 2. godkänner den bilagda arkivbeskrivningen med redaktionella ändringar. Bakgrund Enligt arkivlagen ska en arkivbeskrivning vara upprättad hos samtliga myndigheter. Arkivbeskrivningen ska visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, arkivets struktur samt vilka gallringsregler som tillämpas. Arkivbeskrivningen ska också upplysa om vem eller vilka som ansvarar för myndighetens arkivvård. Arkivbeskrivningen ska hållas uppdaterad. Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag till beslut Arkivbeskrivningen för kultur- och fritidsnämnden. s tjänsteskrivelse Beslutet skickas till För kännedom Kommunarkivet 11 (21)

12 76 Dnr Undersökning av icke-brukare s beslut ger kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att under 2018 påbörja ett projekt tillsammans med Linnéuniversitetet för att nå invånare som inte normalt besöker förvaltningens kulturverksamheter och utröna vad som skulle få dessa invånare att börja göra det. Undersökningen kommer att utföras av studenter på Linnéuniversitetet. Analys av resultat beräknas vara klart under hösten Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen har i uppdrag av nämnden att återkommande genomföra brukarundersökningar hos förvaltningens verksamheter vart annat år. Undersökningarna har hittills vänt sig till besökare som normalt besöker Växjö bibliotek, Konsthallen, Araby Park Arena och Teleborgshallen och tagit avstamp i frågor så som bemötande, trygghet, tillgänglighet och utbud. Enkätinsamlingen genomfördes i verksamheternas lokaler. Kultur- och fritidsförvaltningens uppdrag är att i möjligaste mån erbjuda alla Växjö kommuns invånare möjlighet till en aktiv fritid. Genom att söka upp de som idag inte har vetskap om- eller intresse av förvaltningens kulturverksamhet/utbud kan vi identifiera behov som vi idag inte tillgodoser. En undersökning likt den här har tidigare inte genomförts och den kan komma att påverka framtida planering av kommunens kulturutbud. Då verksamheter har tillkommit och förändras är bedömningen för vilka som ska ingå i undersökningen följande: Växjö bibliotek Konsthallen Det fria ordets hus (ny verksamhet) De som inte ingår är: Araby Park Arena (ansvaret ligger fr.o.m hos annan nämnd) Teleborgshallen (brukarna är kopplade till föreningar och det är främst idrottsrelaterad verksamhet) 12 (21)

13 Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag till beslut s tjänsteskrivelse (21)

14 77 Dnr Rapport: Idrott och demokratiska rättigheter s beslut godkänner rapporten om Idrott och demokratiska rättigheter. Bakgrund 2014 avsatte dåvarande fritidsnämnden kronor till en förstudie Idrott, innovation och demokratiska rättigheter. En studie som bla visade på att det fanns ett stort behov av ett utökat fritidsutbud för ungdomar i Lammhult. Lammhult, som varit en av två pilotorter visade ett särskilt stort behov av insatser för tjejer med utländsk bakgrund, framförallt nyanlända/relativt nyanlända. Utifrån detta beslutade den dåvarande fritidsnämnden om ny budget inför eventuellt fortsatt projektarbete. Beslutet fattades i och därmed skapades projektnamnet Idrott och demokratiska rättigheter med inriktning på att förbättra förutsättningar för framförallt nyanlända ungdomar till att bli mer fysiskt aktiva, med fokus på att öka tillgängligheten till idrottsliga aktiviteter på fritiden. Detta projekt delfinansierades med kr där länsstyrelsen stod för den andra delen av budget. Idrott och demokratiska rättigheter blev arbetsnamnet, Lammhult har tagit emot ett stort antal invandrarfamiljer de senaste åren vilket också resulterat i att behovet kring olika mötesplatser. Majoriteten av de nyanlända ungdomarna i Lammhult var inte aktiva inom föreningslivet och många ungdomars fritid kan beskrivas som både segregerad och isolerad i förhållande till kontakten med civilsamhället. Det behövs således både riktade insatser samt ett utökat allmänt utbud som tilltalar alla barn och ungdomar, oavsett bakgrund. Efter uppdrag från dåvarande fritidsnämnd skapades en projektidé som tillslut fick namnet Idrott och demokratiska rättigheter. Hösten 2015 började arbetet med att bla skapa fler fritidsaktiviteter i Lammhult. Projektet avslutades vid årsskiftet Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag till beslut (21)

15 Slutrapport av Idrott och demokratiska rättigheter. s tjänsteskrivelse (21)

16 78 Dnr Rapport: Ridsportens framtid i Växjö kommun s beslut godkänner rapporten ridsportens framtid i Växjö kommun. Bakgrund Kommunfullmäktige gav 2014 dåvarande fritidsnämnden i uppdrag att utreda ridsportens behov och utmaningar i Växjö kommun. Kultur- och fritidsförvaltningen har under de senaste två åren genomfört kartläggningar av ridsporten i kommunen. Detta har gjorts genom nulägesbeskrivningar och statusbesiktningar. Utifrån de behov som har pekats ut genom statusbesiktningarna har nämnden beviljat ett utökat stöd till föreningarna. De statusbesiktningar som genomförts på ridklubbarnas anläggningar visar på att ridskoleföreningarna och dess medlemmar utövar sin verksamhet på väldigt slitna och undermåliga anläggningar togs beslut i kultur- och fritidsnämnden att bevilja kr i projektstöd (från 2016 års budget för ridsporten) till ridsportsalliansen för genomförande av projektet Ridsportens framtid i Växjö kommun. Projektets uppdrag har grundats i att ge förslag till hållbara lösningar för ridsporten i Växjö kommun, vilket har inneburit en översyn av visioner och konkreta lösningar som ger ridskolorna förutsättningar att utvecklas, avseende en god och hållbar ekonomi, en god arbetsmiljö samt funktionella anläggningar. Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag till beslut Rapport: Ridsportens framtid i Växjö kommun. s tjänsteskrivelse (21)

17 79 Dnr Överlämnande av beslutanderätten av medborgarförslag om fotbollsmål på grusplan i Lammhult s beslut Förslaget tas in som en idé som kan vävas in i det gemensamma utvecklingsarbetet med tekniska nämnden vad gäller utveckling av Stationsparken i Lammhult. Bakgrund Ett medborgarförslag har inkommit gällande att på grusytan i Stationsparken i Lammhult placera två stycken fotbollsmål. Förslagsställaren hänvisar till att det redan finns en grusplan med befintlig belysning och att nyttjandet inte är som omfattande till annat än att den spolas för skridskoåkning på vintern. Förslagsställaren framhåller också att det skulle öka tillgången till fotbollsyta för Lammhults barn och unga bosatta på den västra sidan av järnvägen. Tekniska nämnden har ansvar för den allmänna platsmarken där den aktuella platsen ligger och de arbetar just nu fram en utvecklingsplan för Stationsparken. En del i arbetet handlar om att ha dialog med ungdomar för att få en uppfattning om behoven kring aktivitetsytor i Lammhult och här är kultur- och fritidsförvaltningen behjälplig. Då grusytan ingår i parken är det lämpligt att förslaget tas in i den helhet som ska skapas för parken i tekniska nämndens framtagning av utvecklingsplan. Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag till beslut s tjänsteskrivelse Medborgarförslag om fotbollsmål vid grusplan i Lammhult. Beslutet skickas till För åtgärd Tekniska nämnden För kännedom Förslagsställaren 17 (21)

18 80 Dnr Förtydligande av kriterier för takbelopp s beslut godkänner förslag till beslut om förtydligande av bedömningsgrunder för att utse en högsta nivå på lokal- och anläggningsstöd, det vill säga ett bidragstak. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att tillämpa kriterierna från och med september Bakgrund För föreningar med höga anläggningskostnader i förhållande till omfattningen av föreningens barn och ungdomsverksamhet kan fritidsnämnden besluta om ett begränsande tak för lokal och anläggningsstödet. För ca 10 % (15 st) av de stödberättigade föreningarna i Växjö kommun beslutar förvaltningen årligen om en högsta nivå, ett tak, för föreningens lokal- och anläggningsstöd. Beslutet om bidragstak innebär en gräns för hur stort lokal och anläggningsstöd föreningen får oavsett vilka stödberättigade kostnader som föreningen har. Förvaltningen bedömer om föreningen har för höga lokalkostnader i förhållande till kostnad för andra motsvarande lokaler samt hur stor del av lokalen som används för barn- och ungdomsverksamhet. Riktlinjerna för hur och när takbeloppet sätts upplevs idag som otydliga, något som bekräftas i såväl externa som interna utredningar och av handläggare på kultur och fritidsförvaltningens föreningsservice. Det finns därmed ett stort behov av att utforma tydligare riktlinjer för föreningar samt bedömningskriterier för handläggande. För att förbättra likvärdigheten och tydligheten i handläggandet av takbelopp för föreningar föreslås att följande bedömningsgrunder för takbeloppet antas i reglementet: Nyckeltal som visar Lokal och anläggningsstöd per aktivitetstillfälle (inklusive schablonstöd för drift av anläggning). Nyckeltal som visar föreningens lokal och anläggningskostnader per aktivitetstillfälle. Jämförelsekostnader för motsvarande lokaler 18 (21)

19 Omfattning av intäkter gällande regelbunden uthyrning av den stödberättigade lokalen/anläggningen, där uthyrning över längre tid kan komma att avräknas från föreningens stödberättigade kostnader. Omfattning av barn och ungdomsverksamhet i relation till det totala nyttjandet av lokalen/anläggningen. Hur ändamålsenliga lokalerna är för barn och ungdomsverksamhet I dagsläget görs bedömningar dels utifrån hur stor andel av föreningens kostnader som går till barn- och ungdomsverksamhet och dels hur stora kostnader anläggningen har jämfört med andra likvärdiga anläggningar. Jämförelsen är dock svår att göra på ett tillförlitligt sätt eftersom många anläggningar är väldigt specifikt utformade efter särskilda verksamheter (och där motsvarande anläggningar inte finns i närområdet). Många av dessa anläggningar till, exempel för simning, ridsport eller golf, är kostsamma i underhåll och drift. Nyckeltalet för lokal- och anläggningsstöd per aktivitetstillfället är mycket viktigt vid bedömningen av takbelopp, inte minst för att det ger en direkt indikation på omfattningen av föreningens barn- och ungdomsverksamhet i förhållande till dess lokalkostnader. Om en förening är aktuell för takbelopp så bör även en översyn göras utifrån antalet deltagare vid varje aktivitetstillfälle och vidare bedömning utifrån detta. Nyckeltal gällande lokalkostnad per aktivitetstillfälle indikerar om lokalen eller anläggningen är kostnadseffektiv i förhållande till föreningens verksamhet. En helhetsbedömning måste också göras gällande om lokaleller anläggningskostnaden är relevant för fritidsaktiviteten och föreningens inriktning, och att lokalen därmed är ändamålsenlig. Intäkter från regelbunden uthyrning skall även tas med i handläggandet kring bidragstak, eftersom lokal- och anläggningsstödet är kopplat till stödberättigad föreningsverksamhet. Detta också för att undvika att kommunen ger dubbelt stöd för samma lokal/anläggning. Kommunalt stöd bör inte gå till lokaler/anläggningar som genererar inkomster och därmed inte nyttjas för föreningens eget bruk. Föreningens intäkter från uthyrning bör därför räknas av från föreningens godkända kostnader för lokal- och anläggningsstöd. Uppgift om intäkter för uthyrning av lokal/anläggning bör därför läggas till i ansökan för lokal- och anläggningsstöd. Utifrån de förtydligade bedömningsgrunderna för takbelopp berörs ett antal föreningar av en sänkning av lokal och anläggningsstödet. Detta gäller 19 (21)

20 framförallt de föreningar som har intäkter från omfattande uthyrning av sin lokal/anläggning samt begränsad barn och ungdomsverksamhet i förhållande till mer omfattande lokal - och anläggningskostnader. Ett antal föreningar kommer att få en höjning av takbeloppet utifrån fastställda bedömningsgrunder. Korrigeringarna av bidragstaket skall göras inom ramen för befintlig budget, vilket gör att de ekonomiska konsekvenserna för förvaltningen beräknas som oförändrade. Ett antal föreningar som berörs av mer omfattande sänkningar av takbeloppet har under våren 2017 kontaktats och informerats kring detta. Detta för att föreningarna ska ha möjlighet att göra anpassningar till 2018 års budget. De förtydligade kriterierna kommer att bifogas i nuvarande reglemente för lokal och anläggningsstöd på Växjö kommuns hemsida samt i mallarna för ansökan i Interbook Go. Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag till beslut s tjänsteskrivelse Beslutet skickas till För kännedom Kommunstyrelsen 20 (21)

21 81 Dnr 17 Övrigt s beslut Lena Wibroe (M) informerar om att regionstyrelsen har fått en ny VD. Ordföranden informerar om budgetdagen den 6 oktober. 21 (21)