Handlingar. till sammanträde med. styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Fredag den 18 december 2015

Transkript

1 Handlingar till sammanträde med styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Fredag den 18 december 2015

2 Sammanträdesdatum (2) Föredragningslista Sammanträde med styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset den 18 december 2015 Plats: Röda rummet, Bruna stråket 21, Sahlgrenska sjukhuset Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Val av justeringsperson Fastställande av föredragningslista Informationsärenden 1. Patientsäkerhet och avvikelser Chefläkare 2. Kommentarer till aktuella händelser Barbro Fridén Rapporter från styrelsens ledamöter Kaffe Bild- och InterventionsCentrum finansiering 2016 och dess konsekvenser Synnöve Helander 5. Åtgärdsplaner för ekonomi i balans statusrapport Barbro Fridén Beslutsärenden 6. TU: Avvikelserapport november 2015 Synnöve Helander Diarienummer: SU / TU: Ansökan om medel för utbildning av sjuksköterskor i strålterapi Andreas Gebauer och Marie Lindh Diarienummer: SU / TU: Beslut om klassificeringsstruktur enligt processorienterad informationsredovisning Claire Melin Diarienummer: SU / TU: Tillämpning av gallringsbeslut för skannade allmänna handlingar Claire Melin Diarienummer: SU / Delas ut Bilaga Bilaga Bilaga Lunch

3 Sammanträdesdatum (2) 10. TU: Investering i medicinsk utrustning för hybridoperationssal i regionalt Bild- och InterventionsCentrum, etapp 3 Rolf Vänäänen och Roger Helmersson Diarienummer: SU / TU: Inköp av informations- och bildhanteringssystem för bild- och funktionsmedicin, Sahlgrenska Universitetssjukhuset Rolf Vänäänen och Roger Helmersson Diarienummer: SU / TU: Nominering och genomförandebeslut ombyggnad för ny 1,5 T MR på barnröntgen Rolf Vänäänen Diarienummer: SU / TU: Beslut om slutenvårdsplatser på öppenvårdsmottagningen Psykosvård i Väster Pia Rydell Diarienummer: SU / TU: Fördelning av anslag år 2016 för rikssjukvård, utbildning och spridning av medicinska metoder Lars Grip Diarienummer: SU /2015 Informationsärenden 15. Utvecklings- och profileringsstrategi för SUs tomter samlad barnsjukvård Erik Wiklund Beslutsärenden 16. Allmänna anmälningsärenden Inkomna skrivelser Verkställighetsbeslut Delegeringsbeslut Diarienummer: SU / Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilagor 17. Övriga frågor

4 Punkt 7 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SU /2015 Sahlgrenska Universitetssjukhuset/ Handläggare: HR-direktör Lars Rydhede Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Ansökan om medel för utbildning av sjuksköterskor i strålterapi Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset beslutar: 1. Styrelsen beslutar att hos personalutskottet för Västra Götalandsregionen ansöka om medel för utbildning av sjuksköterskor i strålterapi. Ärendet Kompetensförsörjning av sjuksköterskor med utbildning inom strålterapi är av avgörande betydelse för att kunna möta ett ökat patientbehov av strålbehandling i framtiden. Gruppen sjuksköterskor med adekvat utbildning är idag en bristgrupp och avgörande för expansion av nämnd verksamhet. Utbildning inom strålverksamhet för sjuksköterskor bedrivs inte inom närområdet idag, utan våra sjuksköterskor behöver genomgå utbildningen i Lund. I bifogad bilaga framgår motiv för ansökan om medel för utbildning. Ansökan görs efter samråd med regionens personaldirektör. SAHLGRENSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET Barbro Fridén Sjukhusdirektör Bilaga: Skickas till: Äskande om medel till utbildning av sjuksköterskor i Strålterapi Personalutskottet i Västra Götalandsregionen Postadress: Bruna stråket 21, 3 vån Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: sahlgrenska.universitetssjukhuset@vgregion.se

5 Äskande om medel till utbildning av sjuksköterskor i Strålterapi. Befolkningen ökar i Västra Götaland. Västra Götalands befolkning förväntas växa till nästan 1,9 miljoner invånare år Det innebär fler invånare 2030 jämfört med 2014, d.v.s. drygt fler invånare varje år i genomsnitt. Befolkningsökningen prognostiseras vara högre under de närmaste åren jämfört med den senare delen av prognosperioden. De närmaste åren beräknas befolkningen öka med mellan invånare per år. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Enhets-/verksamhetsnamn ADRESS Xgatan, XXX XX Ortnamn TELEFON växel , direkt 031-XXX XX XX

6 Västra Götalandsregionens demografi visar att medborgarantal och ålder ökar bland medborgarna. Fler kommer i framtiden att behöva strålbehandlingsresurser än idag. Redan idag har VGR svårigheter med att möta patienters behov av strålbehandling. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Enhets-/verksamhetsnamn ADRESS Xgatan, XXX XX Ortnamn TELEFON växel , direkt 031-XXX XX XX

7 Arbete med att strategiskt planera, köpa in nya, och ersätta äldre maskiner pågår. De maskiner som är i produktion behöver utnyttjas större del av dygnets timmar än idag för att öka produktionen och möta patienternas behov. Detta kräver en hög personaltäthet, vilket idag saknas. För att ha möjlighet att behandla patienter behöver vi personal som är utbildade inom strålningsterapi. Idag sker utbildningen i Lund, med 7 veckors teori där vissa föreläsningar samt examination sker. Efter teoridelen väntar 10 veckors praktik på Strålbehandlingsenhet i Borås/Göteborg. De nyexaminerade sjuksköterskorna behöver arbeta tillsammans med erfarna sjuksköterskor flera månader innan de kan arbeta självständigt. Detta ställer krav på god framförhållning när det gäller rekrytering av nya medarbetare. Behov / äskning Under 2016 kommer 10 sjuksköterskor att vara inne i utbildningsprogram; - 7 ssk har gått den teoretiska utbildningen (2015) och har under veckors praktik - 3 ssk kommer att gå den teoretiska utbildningen (2016) samt ha 10 veckors praktik Kostnader för utbildning som vi äskar Kurskostnad kr/ssk För 3 sjuksköterskor kr Resor 4 resor TOR Lund 2000 x 3 ssk kr Boende i Lund 5 nätter 5000 x 3 ssk kr Kurslitteratur 1000 kr x 3 ssk kr Kostnad för betald arbetstid Heltidsstudier 7 veckor + 10 veckors praktik= kr x 4 månader = kr(baserat på medellön kr + sociala avgifter). Betyder totalt kr x 10 sjuksköterskor kr Vi äskar därmed om medel för utbildning enligt ovan motsvarande Totalt; kr Marie Lindh Verksamhetschef Vo onkologo Lisa Eek Branzell Vårdenhetschef Strålbehadnlingsenheten Sahlgrenska Universitetssjukhuset Enhets-/verksamhetsnamn ADRESS Xgatan, XXX XX Ortnamn TELEFON växel , direkt 031-XXX XX XX

8 Punkt 8 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SU /2015 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Handläggare: Charlotta Tengbert Telefon: E-post: charlotta.tengbert@vgregion.se Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Processorienterad informationsredovisning - klassificeringsstruktur Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset beslutar: 1. Styrelsen fastställer Klassificeringsstruktur version 01:2015 för allmänna handlingar inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Sammanfattning av ärendet Enligt riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen (VGR) avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar ska alla myndigheter senast vid 2016 års utgång fastställa klassificeringsstruktur för allmänna handlingar. Klassificeringsstrukturen är en del av en processorienterad informationsredovisning. Klassificeringsstrukturen är bland annat en förutsättning för införande av ett nytt diarieoch ärendehanteringssystem i VGR, Public 360. Fördjupad beskrivning av ärendet Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad fastställde den 27 maj 2015 riktlinjer till arkivreglemente för VGR avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar, dnr 185/ Riktlinjerna innehåller flera delar, däribland krav på att respektive myndighet ska fastställa en klassificeringsstruktur. Klassificeringsstrukturen ska bland annat tjäna som utgångspunkt för dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och diarieplan. Klassificeringsstrukturen ger också en grund för kategorisering av information i olika informationssystem, exempelvis till diarie- och ärendehanteringssystemet Public 360. Sjukhusen i VGR har gemensamt tagit fram en klassificeringsstruktur enligt anvisningar från Regionarkivet. Klassificeringsstrukturen kommer vara en hörnsten i respektive myndighet/förvaltnings arbete med att successivt genomföra en så kallad processorienterad informationsredovisning. Klassificeringsstruktur handlar om att ersätta en tidigare struktur - allmänna arkivschemat - för att kategorisera allmänna handlingar vid svenska myndigheter med en struktur som utgår från verksamhetens processer. Postadress: Bruna stråket 21, 3 vån Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: sahlgrenska.universitetssjukhuset@vgregion.se

9 Datum Diarienummer SU / (2) Det är myndigheten, det vill säga respektive styrelse/nämnd, som ska fastställa klassificeringsstrukturen. Senast vid utgången 2016 ska samtliga myndigheter i VGR ha fastställt sin klassificeringsstruktur. Beredning Regionarkivet godkännande SAHLGRENSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET Barbro Fridén Sjukhusdirektör Bilaga Bilaga 1. Klassificeringsstruktur 01:2015 Bilaga 2. Regionarkivets godkännande Beslutet skickas till Regionarkivet, arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se

10 Klassificeringsstruktur för Sahlgrenska Universitetssjukhuset 1 Datum: Version: 01:2015 Dnr: SU /2015 VO PG P Nr Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos av ärende och hanteras i berörd process. nämnden/styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till KS och RS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltning/bolag/stiftelse, exempelvis ledningsgruppens arbete inkl. koncernledning etc. inklusive möten på avdelnings eller enhets nivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets och delegationsordningar, Planer (t.ex. Kris och Likabehandlings planer), Riktlinjer, Strategier samt mallar och andra hjälpmedel t.ex. Manualer och Lathundar (övergripande), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets,verksamhets och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Det systematiska patientsäkerhetsarbetet är en del av myndighetens ledningssystem och består bl.a. av strategier och rutiner för avvikelsehantering, riskanalyser, patientenkäter, punktprevalensmätningar osv. P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Exempel på handlingar: Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar och ledarenkäter m.m. Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer, myndigheter, förvaltningar, bolag etc. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser, P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk).

11 Klassificeringsstruktur för Sahlgrenska Universitetssjukhuset 2 Datum: Version: 01:2015 Dnr: SU /2015 VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindels, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS och MBLprotokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetens utvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personal utbildningar. Klinisk utbildning hanteras under 5.1. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial, P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning. P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende. PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Exempel på handlingar: Ekonomisk uppförljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten

12 Klassificeringsstruktur för Sahlgrenska Universitetssjukhuset 3 Datum: Version: 01:2015 Dnr: SU /2015 P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun, region och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till försäljningskassor delårsbokslut Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stifrelser, fonder och gåvor ingår: mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse förvalta stiftelser och fonder utlysning av medel (ansökning av stipendier) PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order, Uppdrags, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. att hantera överprövning av upphandling. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: Exempel på handlingar: Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut. avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen. PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings och registreringsrutiner, Rek böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Exempel på handlingar: Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten).

13 Klassificeringsstruktur för Sahlgrenska Universitetssjukhuset 4 Datum: Version: 01:2015 Dnr: SU /2015 P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden Utlämnande av journalhandling hanteras här. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Utveckla IS/IT system Processen omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. Exempel på handlingar: Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande P Förvalta, drifta och utveckla it system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Investeringar hanteras under Hantera löpande ekonomiredovisning Exempel på handlingar: Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder. Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 Utföra internt ledningsarbete Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny, om och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av frågasvar karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingar: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder mm, Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in och utlån av media Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel Exempel på handlingar: miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el, Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under Genomföra byggprojekt.

14

15 Punkt 9 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SU /2014 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Handläggare: Charlotta Tengbert Telefon: E-post: charlotta.tengbert@vgregion.se Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Tillämpning av gallringsbeslut för skannade allmänna handlingar Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset beslutar: 1. Styrelsen godkänner tillämpning av beslut taget av arkivnämnden (Dnr 370/14 72), om gallring av skannade allmänna handlingar. Beslutet gäller från den 1 januari Sammanfattning av ärendet Från och med årsskiftet 2015/2016 kommer handlingar vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset att registreras i ett nytt ärendeberednings- och diariesystem som heter Public 360. I det nya systemet kommer handlingar att hanteras och arkiveras digitalt. Inkommande pappershandlingar skannas och arkiveras som elektronisk information. För att denna hantering ska vara korrekt har Arkivnämnden fattat beslut om att allmänna handlingar i pappersform som diarieförts samt skannats till Public 360 får gallras vid inaktualitet. För att hanteringen vidare ska bli korrekt åligger det respektive nämnd/styrelse att fatta tillämpningsbeslut rörande vilka handlingar som trots den digitala hanteringen även i fortsättningen ska arkiveras i pappersform, till exempel där namnteckningen har en juridisk betydelse. Fördjupad beskrivning av ärendet Från och med årsskiftet 2015/2016 kommer allmänna handlingar vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset att registreras i ett nytt ärendeberednings- och diariesystem som heter Public 360. Successivt kommer Public 360 att ersätta det tidigare diariesystemet Diabas/Ciceron i hela regionen. Det nya systemet ger möjlighet till en helt digital hantering av ärenden vilket betyder att bevarandet av pappershandlingar i de flesta fall inte längre är nödvändig. För att förstöra skannade pappershandlingar och enbart behålla en digital kopia krävs ett beslut om gallring. Arkivnämnden, som är arkivmyndighet i VGR, fattade i december 2014 beslut om att allmänna handlingar i pappersform som diarieförts samt skannats till Public 360 får gallras vid inaktualitet. För att handlingar som är skannade och sparade elektroniskt i det nya systemet ska kunna gallras krävs ett tillämpningsbeslut av respektive nämnd/styrelse. Postadress: Bruna stråket 21, 3 vån Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: sahlgrenska.universitetssjukhuset@vgregion.se

16 Datum (2) Diarienummer SU Förvaltningen föreslår att styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset godkänner tillämpning av beslut om gallring taget av arkivnämnden (dnr 370/14 72) från och med den 1 januari Gallringsbeslutet innebär att allmänna handlingar i pappersform som diarieförts samt skannats och där bilden tillförts elektronisk akt i Public 360 gallras vid inaktualitet, det vill säga efter kontroll av att den skannade versionen är likalydande med ursprungshandlingen. Från beslut om gallring efter skanning undantas pappershandlingar där underskrift har en juridisk betydelse. Myndigheten kan frångå skanning i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för skanning. För att få den digitala akten så komplett som möjligt, skannas den inkommande skrivelsen och de första sidorna av handlingen och originalet bevaras i en fysisk akt. Vissa typer av handlingar ska sparas på papper en viss tid framöver efter skanning, till exempel: Protokoll som kräver justering Avtal, överenskommelser och kontrakt med underskrift Äganderättshandlingar Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande Handlingar som på grund av format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte tillfredställande kan bevaras enbart som skannad bild SAHLGRENSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET Barbro Fridén Sjukhusdirektör Beslutet skickas till Regionarkivet, arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se

17 Punkt 10 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SU /2015 Sahlgrenska Universitetssjukhuset/ Resursplaneringsenheten Handläggare: Rolf Väänänen Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Inköp av utrustning till hybridoperationssal 6 i regionalt Bildoch InterventionsCentrum, etapp 3 Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset beslutar: 1. Styrelsen beslutar att godkänna inköp och installation av bild- och funktionsmedicinsk utrustning för 15,5 mnkr till hybridoperationssal 6 i regionalt Bild- och InterventionsCentrum, etapp 3 2. Styrelsen beslutar att ge sjukhusdirektören i uppdrag att genomföra inköp och installation i enlighet med tjänsteutlåtande daterat Sammanfattning Den bild- och funktionsmedicinska utrustningen till hybridoperation i regionalt Bildoch InterventionsCentrum (BoIC), etapp 2, har upphandlats samlat efter beslut i december 2014 (Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset, 106, 2014). I avtalet som tecknades med Siemens Healthcare AB, efter genomförd upphandling, finns en option som ger Sahlgrenska Universitetssjukhuset (SU) möjlighet att beställa ytterligare utrustning till hybridoperationssalar i BoIC. Till hybridoperationssalarna 1 och 2 i BoIC, etapp 2 beställdes bild- och funktionsmedicinsk utrustning av modell Artis Zeego från Siemens Healthcare AB. Nu föreslås samma fabrikat och modell beställas till hybridoperationssal 6 i BoIC, etapp 3. Fördjupad beskrivning Systemhandlingen för Bild- och interventionscentrum (BoIC), som togs fram 2008, konstaterar att bildgivande tekniker är den gemensamma nämnaren för verksamheterna. BoIC behövs för att dagens och morgondagens diagnostiska och behandlingsmässiga behov ska kunna tillgodoses inom Västra Götalandsregionen. Bilden som instrument har blivit en central del i den operativa processen och bildgivande metoder ett viktigt redskap i en operationsmiljö med ultraren luft. Utvecklingen kräver ett nära samarbete mellan operation, radiologi, fysiologi och nuklearmedicin samt de verksamhetsområden som använder interventions- och Postadress: Bruna stråket 21, 3 vån Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: sahlgrenska.universitetssjukhuset@vgregion.se

18 Datum (2) Diarienummer SU /2015 operationssalarna i BoIC. Byggnaden är konstruerad för att kvalificerad medicinteknisk utrustning ska kunna installeras och fungera på bäst möjliga sätt. Nu är det aktuellt att detaljprojektera installationen i hybridoperationssal 6 på plan 04 i BoIC, etapp 3. För att kunna göra det behöver den byggnadspåverkande bild- och funktionsmedicinsk utrustningen i operationssalen beställas. Enligt uppgjord tidplan ska leverans och installation ske hösten 2016 och utrustningen tas i bruk våren Ekonomi Investeringen i utrustning om 15,5 mnkr enligt ovanstående föreslag finansieras inom beviljade 150 mnkr för strategiskt utrustningsinvesteringar i BoIC, etapp 3. Driftkostnader för utrustningsinvesteringen i BoIC, etapp 3 ingår i kommande budgetarbete. Beredning Ärendet har beretts med de fackliga organisationerna, i Styrgruppen för investeringar i lokaler och utrustning och i sjukhusledningen på Sahlgrenska Universitetssjukhuset. SAHLGRENSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET Barbro Fridén Sjukhusdirektör Beslutet skickas till: Resursplaneringsenheten Sahlgrenska Universitetssjukhuset

19 Punkt 11 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SU /2015 Sahlgrenska Universitetssjukhuset/ Resursplaneringsenheten Handläggare: Rolf Väänänen Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Inköp av informations- och bildhanteringssystem för Bildoch Funktionsmedicin, Sahlgrenska Universitetssjukhuset Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset beslutar: 1. Styrelsen beslutar att godkänna inköp av nytt informations- och bildhanteringssystem för Bild- och Funktionsmedicin på Sahlgrenska Universitetssjukhuset för 13,5 mnkr. 2. Styrelsen beslutar att ge sjukhusdirektören i uppdrag att genomföra inköp och införandet i enlighet med tjänsteutlåtandet Sammanfattning I december 2013 godkände IS/IT-Branschledning Hälso- och Sjukvård beslutspunkt 1 (BP1) i projektet för nytt informations- och bildhanteringssystem. Upphandling och avtal skall utformas så att övriga Bild- och Funktionsmedicinska (BFM) verksamheter inom regionen senare kan avropa hela eller delar av systemet. Västra Götalandsregionen har nu tecknat ramavtal med leverantören Agfa Healthcare AB som möjliggör att befintliga system ersättas genom avrop. Det förutsätter användning av VGR-ITs infrastruktur så som nätverk, servrar och klienter, varför ytterligare utrustningsinköp i hårdvara kommer att behöva göras i samband med övergång till ny systemlösning. Nu föreslås ett initialt avrop som omfattar ett system för nedan angivna verksamheter inom Område 1 och 4. Detaljprojektering kan starta med en färdig avropsbeställning till leverantören i januari Under våren kan en projektplan tas fram som kommer att beskriva hur införandeprojektet ska genomföras. Den preliminära tidplanen för ett införande uppskattas i samråd med leverantören till ca 1,5 år. Fördjupad beskrivning Inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset använder de Bild- och Funktionsmedicinska (BFM) verksamheterna (Område 1 samt 4), så som barn- och vuxenradiologi, klinisk fysiologi samt barnfysiologen, tre olika informations- och digitala bildbehandlingssystem; Adapt/GE Centricity, REMUS respektive PAF. Systemen är långt över 10 år gamla. Även om vidareutveckling har skett under åren, både av Postadress: Bruna stråket 21, 3 vån Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: sahlgrenska.universitetssjukhuset@vgregion.se

20 Datum (2) Diarienummer SU /2015 upphandlade företag och genom eget utvecklingsarbete inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset, är systemen föråldrade och behöver ersättas. Dessa system medger att ca undersökningar/år kan utföras varmed bild och svar kan distribueras ut till sjukhusets beställare. Hösten 2013 beslutades i den dåvarande inköpsstyrgruppen för Bild- och Funktionsmedicin i regionen att en upphandling skulle genomföras med mål att skapa ett ramavtal. Mål för ett nytt informations- och bildhanteringssystem formulerades som Bättre prestanda för bildhantering inom och utanför de bildproducerande disciplinerna. Ett gemensamt informationssystem och bildhanteringssystem för Radiologi och Klinisk fysiologi. Snabbare och säkrare informations- och bildflöden inom de bildproducerande disciplinerna. Bättre åtkomst och säkrare distribution av bilder och svar till avnämare utanför de bildproducerande disciplinerna. Minskat behov av fristående bildarbetsstationer genom bättre integration av avancerad bildanalys och bildbehandling i bildhanteringssystemet. Helt papperslöst informationsflöde. Ekonomi Avropet på 13,5 mnkr, som görs från ramavtalet, finansieras inom beviljade strategiska utrustningsinvesteringar för nytt informations- och bildhanterings-system om totalt 35 mnkr. Driftkostnader för införande av nytt informations- och bildhanteringssystem bevakas i kommande budgetarbete. Beredning Ärendet har beretts med de fackliga organisationerna, i Styrgruppen för investeringar i lokaler och utrustning och i sjukhusledningen på Sahlgrenska Universitetssjukhuset. SAHLGRENSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET Barbro Fridén Sjukhusdirektör Beslutet skickas till: Resursplaneringsenheten, Sahlgrenska Universitetssjukhuset

21 Punkt 12 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SU /2015 Sahlgrenska Universitetssjukhuset/ Resursplaneringsenheten Handläggare: Rolf Väänänen Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Nominering och genomförandebeslut Ombyggnad för ny 1,5T MR på barnröntgen, Östra sjukhuset Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset beslutar: 1. Styrelsen beslutar att till regionstyrelsen, som mindre verksamhetsdriven fastighetsinvestering, nominera ombyggnad om 15,8 mnkr för installation av ny 1,5T MR på barnröntgen, Östra sjukhuset. 2. Styrelsen beslutar, under förutsättning av regionstyrelsens beslut att nominera ombyggnadsprojektet till investeringsplanen, be regionstyrelsen besluta om ett genomförandebeslut gällande ombyggnad för ny 1,5T MR på barnröntgen på Östra sjukhuset. 3. Styrelsen beslutar att, under förutsättning av regionstyrelsens beslut, ge sjukhusdirektören i uppdrag att genomföra projektet. Ärendet Med anledning av att Sahlgrenska Universitetssjukhuset (SU) inom ramen för strategiska utrustningsinvesteringar 2015 beviljats en ny 1,5T MR till barnröntgen på Östra sjukhuset gjordes det kostnadsbedömning gällande ombyggnaden. Med kostnadsbedömningen som underlag var projektet planerat som en ekonomiskt driven fastighetsinvestering. Så som projektet slutligen formar sig i program- och systemhandlingsskedet är det uppenbart att ombyggnaden är mer omfattande. Programoch systemhandlingen renderar i en ökad investering som saknar utrymme inom SUs fastighetsinvesteringsplan Styrelsen behöver därför, om ny 1,5T MR ska kunna installeras på barnröntgen, nominera ombyggnaden till regionens investeringsplan och, under förutsättning om regionstyrelsen beslut, också be regionstyrelsen besluta om ett genomförandebeslut för ombyggnaden. Postadress: Bruna stråket 21, 3 vån Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: sahlgrenska.universitetssjukhuset@vgregion.se

22 Datum (2) Diarienummer SU /2015 Ekonomi Verksamhetsdriven fastighetsinvestering beräknas nu till 15,8 mnkr i kostnadsläge oktober Beräknad resultatpåverkande hyresökning är kr/år (år1). Kostnaden bevakas i kommande budgetarbete. Beredning Ärendet har beretts i Styrgruppen för investeringar i lokaler och utrustning som ställer sig bakom nomineringen. SAHLGRENSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET Barbro Fridén Sjukhusdirektör Bilaga Program- och systemhandling november 2015 Beslut skickas till Regionstyrelsen

23 Projektnummer Rapport Program och systemhandling Östra sjukhuset Byggnad 4256 BK Barnröntgen Ny MR-kamera 1,5T November

24 Sammanfattning Att använda MR-kameror vid olika typer av undersökningar har ökat de senaste åren. För att kunna öka sin kapacitet och möta det behov och patientflödet behöver nu Drottning Silvias barnsjukhus utöka sin verksamhet med en ny MR-kamera. Verksamheten har idag en 3T MR-kamera men behöver utöka med en 1,5T MR-kamera, detta möjliggör inte bara att ta emot ett större patientflöde utan även en flexibilitet att välja kamera efter behov och typ av undersökning. En projekteringsgrupp har tillsammans med verksamheten tagit fram ett förslag på ombyggnad av befintliga lokaler. Placeringen av den nya kameran planeras i anslutning till den befintliga för att skapa bästa möjliga flöden för såväl vårdpersonal som patienter. Detta möjliggör också att det går att samutnyttja en del befintliga rum. Projektet är uppdelat i etapper då den första etappen består av ombyggnad i plan 0 för att ersätta lokaler som behöver utrymmas då ombyggnad på plan 1 för kameran genomförs. Byggstart av projektet planeras med start i maj 2016 och ska stå klart för att kunna tas i bruk av verksamheten i december Östra sjukhuset Byggnad 4256 BK Barnröntgen Ny MR-kamera 1,5T

25 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund och förutsättningar Syfte Metod Förslag Plan Plan Etappindelning Ekonomi Tidplan och organisation Tidplan Organisation Fastighet Byggnadsteknik befintlig stomme Rumsfunktionsprogram, RFP Systembeskrivning El/tele/data VVS Tappvattensystem Avloppsvattensystem Gassystem Kylsystem Värmevattensystem Luftbehandlingssystem Styr- och övervakningssystem Miljö Mark Östra sjukhuset Byggnad 4256 BK Barnröntgen Ny MR-kamera 1,5T

26 1 Inledning 1.1 Bakgrund och förutsättningar Behovet av diagnostik med magnetkamera (MR) inom barn- och ungdomssjukvården har ökat de senaste åren och frågeställningarna har förändrats fram för allt inom hjärtdiagnostiken. För att kunna tillgodose den ökade efterfrågan på MR- kapacitet och behovet av hjärtdiagnostik och har barnröntgen på Drottning Silvias barnsjukhus fått investeringsmedel för ytterligare en MR- kamera. Barnröntgen har idag en 3T MR men behöver utöka med en 1,5 T MR. MR-kameror med olika fältstyrkor används vid olika typer av undersökningar. En 3T behövs när högupplösande bildtagning krävs, t. ex viss diagnostik av hjärnan medan en 1.5 T fungerar vid de flesta frågeställningar och speciellt vid komplicerad diagnostik så som kartläggning av kongenitala hjärtfel vilket är ett rikssjukvårdsuppdrag samt undersökning av barn med inopererade främmande material såsom mekaniska hjärtklaffar, kärlgraft och shuntar i hjärnan. För att skapa fungerande flöden och flexibilitet behöver kamerorna placeras i närhet av varandra. Detta möjliggör personalen att välja den kamera som fungerar bäst för den specifika frågeställningen. Det medför också att förberedelserum för sövning kan samutnyttjas. En ny 1,5 T MR kamera kräver förutom ett undersökningsrum för själva MR kameran även kontrollrum, granskningsrum och teknikrum. Projektet innefattar även återställning av ytor och arbetsplatser som försvinner på grund av ombyggnad för ny den nya kameran. 1.2 Syfte Att skapa plats för en 1,5 T MR kamera med tillhörande rum i närhet av befintlig 3T kamera. Ersätta ytor och arbetsplatser som försvinner på grund av ombyggnaden. Säkerhetsställa gos arbetsmiljö för kringliggande verksamheter. 1.3 Metod En projekteringsgrupp har tillsammans med utsedda från verksamheten arbetat med att ta fram ett förslag. Förslaget presenteras i denna systemrapport. Östra sjukhuset - Byggnad 4256 BK - Barnröntgen - Ny MR-kamera 1,5T 1

27 2 Förslag 2.1 Plan 0 Lokaler på plan 0 består idag av ett före detta arkiv som fungerar som arbetsplats för två personer samt fyra jourrum men som för övrigt står tomt. Efter ombyggnad kommer dessa lokaler ge plats för 17 arbetsplatser fördelade på kontor i olika storlekar. Det kommer också finnas ett konferensrum som alternativt kommer kunna användas till granskningsrum. Ett teknikrum för MR-kameran kommer ligga i anslutning till dessa lokaler. Idag finns det begränsad möjlighet för dagsljusinsläpp i dessa lokaler, det finns takfönster samt fönster i västerfasad. För att möjliggöra för direkt dagsljusinsläpp i de rum som ska användas som stadigvarande arbetsplatser kommer mark att schaktas bort utanför för att fönster ska kunna sättas in i norrfasad. En del kontor kommer inte ha tillgång till direkt dagsljusinsläpp men de rummen kommer inte heller användas för stadigvarande arbete. För att öka insläpp av indirekt dagsljus till dessa rum används innerväggar med stora glaspartier. Östra sjukhuset - Byggnad 4256 BK - Barnröntgen - Ny MR-kamera 1,5T 2

28 2.2 Plan 1 De utrymmen i plan 1 som ingår i ombyggnad för ny MR-kamera används idag till kontor för 9 personer. Efter ombyggnad kommer dessa lokaler rymma förutom ett MR-rum även ett manöverrum, granskningsrum samt utbyggt teknikrum. Den nya MR-kameran kommer ligga i anslutning till den befintliga så att förberedelserum kan samutnyttjas samt förenkla flöden för patienter och vårdpersonal. Då den administrativa enheten får flytta för att göra plats för den ny MR-kameran medför detta en logistisk utmaning att göra plats för nya samt att försöka förbättra nuvarande arbetssituation. Förutom de rum som skapas i plan 0 kommer även en del mindre åtgärder göras på en del rum på plan 1. Östra sjukhuset - Byggnad 4256 BK - Barnröntgen - Ny MR-kamera 1,5T 3

29 2.3 Etappindelning För att kunna få MR-kameran i bruk så fort som möjligt har utförandet delats upp i tre etapper. Etapp 0 består av mindre ombyggnationer av rum på plan 01 som kommer utföras av ramavtalsentreprenör. Dessa lokaler måste vara iordningställda då etapp 1 påbörjas. Etapp 1 består av ombyggnad av rum på plan 1 som ska bli undersökningsrum för MR, manöver- granskningsrum samt utbyggnad av teknikrum plan 1 samt nytt teknikrum i plan 0. Etapp 2 består av ombyggnad av lokaler i plan 0 exklusive teknikrum som utförs i etapp 1. Både etapp 1 och 2 utförs av upphandlad entreprenör genom partnering. Östra sjukhuset - Byggnad 4256 BK - Barnröntgen - Ny MR-kamera 1,5T 4

30 3 Ekonomi Kostnadsberäkning Mindre verksamhetsdriven fastighetsinvestering Verksamhet, byggnadsberoende SU Totalt tkr 0 tkr tkr Kostnadsläge oktober 2015 Verksamhetens utrustningskostnad, utöver kostnad för MR kamera, tas fram av SU. Kostnad för verksamhet, byggnadsberoende som VF fakturerar SU tas fram under detaljprojekteringen. Investeringsbeloppet (kr) fördelat per år. År/kr Totalt Befintlig hyra Hyresökning, ombyggnad Ny hyra (avtalstid 15 år) kr/år kr/år kr/år Behov av årligt koncernbidrag Evakueringskostnader: Avskrivningstid Avtalstid kr/år 0 kr 20 år 15 år Östra sjukhuset - Byggnad 4256 BK - Barnröntgen - Ny MR-kamera 1,5T 5

31 4 Tidplan och organisation 4.1 Tidplan Systemhandling, inklusive rumsfunktionsprogram (RFP), färdigställs i september 2015 och utgör underlag för kostnadsbedömning och denna rapport. Detaljprojektering av etapp 0 arbetas fram under nov-dec och utförande etapp 0 jan-mars, detta utförs av ramavtalsentreprenör. Detaljprojektering tillsammans med upphandlad entreprenör kommer påbörjas i januari 2016 och kommer delas upp i två etapper. Detaljprojektering av etapp 1 jan-mars och utförande etapp 1 april-sep Detaljprojektering av etapp 2 april-juni och utförande etapp 2 aug- dec Driften av den befintliga MR kameran kommer inte att påverkas av ombyggnaden för den nya. 4.2 Organisation Projektgrupp för verksamheten består av P-A Svensson, sektionsledare barnröntgen, Lena Saalman, verksamhetsutvecklare och tf. verksamhetschef barnröntgen, Ulrika Toorell, vårdenhetschef barnröntgen, Håkan Boström, överläkare barnröntgen och Liz Ivarsson, överläkare barnröntgen, Projekteringsgrupp består av Nadja Myhrman, projektledare Västfastigheter, Arvid Andersson, arkitekt Pyramiden arkitekter, Anki Bengtsson, VVS-konsult ÅF, Mikael Nordin elkonsult Rejler, David Lewin akustikkonsult WSP, Sten Lund, konstruktör ELU, Robin Flygmark och Marcus Friberg, brandkonsult ÅF, Åsa Holmberg, miljökonsult Structor, Petra Eklund, markkonsult Landskapsgruppen samt Magnus Olsson, GE. Dessutom har projektgruppen haft hjälp av Niclas Persson och John Bodlander, MTA SU, och Kerstin Lagerstrand, sjukhusfysiker SU vid tekniska frågor gällande MR. Representant från administrativa enheten barn, Britt-Marie Mårdstedt, enhetschef har också deltagit på projektgruppsmöten gällande utrymmen på plan Östra sjukhuset - Byggnad 4256 BK - Barnröntgen - Ny MR-kamera 1,5T 6

32 5 Fastighet 5.1 Byggnadsteknik befintlig stomme Byggnaden är grundlagd på berg med hjälp av betongplintar alternativt betongplatta på packad fyllning. Golvbjälklaget i plan 0, souterrängplanet, består i delen som byggdes till under 1990-talet (delen utanför linje 1 resp linje A, se A-ritning) av betongplatta på mark. I den äldre delen är bjälklaget fribärande över en krypgrund och utgörs av prefabricerade TT-element i betong med mm pågjutning. De helt eller delvis motfyllda ytterväggarna i plan 0 består av 250 mm platsjuten betong med utvändig cellplastisolering. Även väggen mellan den äldre och nyare delen (vägg i linje 1 resp linje A) utgörs av en platsgjuten betongvägg med tjocklek 250 mm. Övrig bärning i plan 0 utgörs av prefabricerade betongpelare förutom vissa trapphus- och schaktväggar som kan bestå av platsgjuten betong. Bjälklag plan 1 utgörs i den nyare delen av ett prefabricerat håldäcksbjälklag med tjocklek 200 mm som har försetts med mm pågjutning. Bjälklag i den äldre delen består av TTelement med mm pågjutning. Pelare i den nyare delen består av stålprofiler medan pelare i den äldre delen är utförda i prefabricerad betong. Bjälklag över plan 1 (takbjälklag) är i den nyare delen utfört lika våningen under d.v.s. med håldäcksbjälklag medan takbjälklaget i den äldre delen består av lättbetongelement upplagda på betongbalkar. Östra sjukhuset - Byggnad 4256 BK - Barnröntgen - Ny MR-kamera 1,5T 7

33 6 Rumsfunktionsprogram, RFP Ett så kallat rumsfunktionsprogram, RFP, har upprättats baserat på krav och önskemål från verksamheten. I detta program redovisas varje rum dels på ett RFP-blad vad gäller dimensionerande förutsättningar, byggnads, vvs- och eltekniska uppgifter, rumskomplettering och utrustning, dels i en möblerad planritning. I mer komplicerade rum redovisas även väggvyer. Östra sjukhuset - Byggnad 4256 BK - Barnröntgen - Ny MR-kamera 1,5T 8