1. Inbjudan. 1.1 Allmän orientering Anbudsinbjudan Upphandlande myndigheter Upphandlingsform Avtalsform. 1.1.

Transkript

1 Upphandlingsdokument Upphandlande organisation Götene kommun Christer Johansson Upphandling Prerehabilitering Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan besvaras av upphandlaren Texten/frågan innehåller ESPD-krav Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan är markerad för särskild uppföljning 1. Inbjudan 1.1 Allmän orientering Anbudsinbjudan Götene kommun inbjuder er att lämna anbud på prerehabilitering av anställda som är och varit sjukskrivna under längre perioder. Närmare beskrivning framgår av denna anbudsförfrågan under avsnitt 5 Uppdragsbeskrivning Upphandlande myndigheter Götene kommun, org. nr Upphandlingsform Förenklat förfarande enligt Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Avtalsform Ramavtal Avtalstid Sista anbudsdag Anbudet skall vara oss tillhanda senast :59. Sida 1/17

2 1.1.7 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande avsnitt. 1. Anbudsinbjudan 2. Administrativa föreskrifter 3. Kommersiella villkor - blivande avtal 4. Krav på Leverantören 5. Uppdragsbeskrivning 6. Priser Sida 2/17

3 2. Administrativa föreskrifter 2.1 Upphandling av Prerehabilitering Definition Kommunen kallas i denna upphandling för Köparen. Anbudsgivaren kallas för Leverantören Beskrivning/Omfattning Avtalet ska omfatta prerehabilitering av anställda som är och varit sjukskrivna under längre perioder. Närmare beskrivning framgår av denna anbudsförfrågan avsnitt 5. Leverantören skall löpande kunna ta emot upp till 15 deltagare 3 timmar om dagen. Mottagandet av deltagare skall kunna ske inom två veckor från anvisning. Tider för insatsen måndag-fredag, dagtid kontorstid. Max 5 mils resväg till anordnaren från Götene tätort Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att Levernatören i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. Köparen får tillåta att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Köparen får begära att ett anbud förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Köparen kommer inte att ersätta Leverantören för upprättandet av anbud Helt eller delat anbud Avtal kommer att tecknas med en (1) Leverantör för tjänsterna enligt denna förfrågan Alternativa anbud Anbud med alternativa utföranden accepteras inte. Anbud skall utformas helt i enlighet med villkoren i detta förfrågningsunderlag Reservationer Anbud får inte innehålla reservationer utan alla krav måste accepteras i sin helhet. Sida 3/17

4 Uppfylls kravet ovan? Ja/Nej. Ja krävs Språk Anbudet skall till alla delar vara skrivet på svenska Elektroniskt anbudsförfarande Anbud skall lämnas elektronisk via upphandlingssystemet TendSign. Anbud inlämnade på annat sätt kommer inte att beaktas. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för Leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering ges omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSign support. Tekniska frågor om systemet ställs till TendSign support per e-post Manual, instruktionsfilm och vanliga frågor och svar finns på TendSign support har öppet helgfria vardagar klockan med undantag för skärtorsdag och valborgsmässoafton då de stänger klockan Behörig företrädare Anbudet skall lämnas av behörig företrädare för Leverantören. Skriftlig fullmakt eller annat bevis för Leverantörens företrädares behörighet ska på Köparens begäran skickas som komplettering inom fem arbetsdagar Upplysning, Frågor och Svar Frågor under anbudstiden skall ställas på svenska via frågor- och svarsfunktionen i TendSign. Frågor besvaras via samma funktion. Frågor- och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. "Frågor och Svar" utgör en del av förfrågningsunderlaget. Om Leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydlig i något avseende är det viktigt att Köparen kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Det är viktigt att frågor ställs i god tid, så att de hinner besvaras. Innan anbud lämnas uppmanas Leverantören att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Köparen under anbudstiden är bindande för både Köpare och Leverantör. Sida 4/17

5 Sista dag för frågor är: Sista anbudsdag Anbudet skall vara Köparen tillhanda senast : Anbudets giltighet Anbud skall vara bindande tre månader efter sista anbudsdag om inget annat överenskoms under upphandlingen. Anbud är giltigt tills avtal slutits med vald Leverantör trots meddelande om tilldelningsbeslut samt vid eventuell prövning i förvaltningsdomstol. Avtal har kommit till stånd när båda parter har undertecknat avtalet. Om upphandlingen blir föremål för överprövning, förlängs anbudets giltighetstid automatiskt med ytterligare sex månader. För det fall att en eventuell överprövningsprocess skulle pågå under längre tid har Köparen möjlighet att begära ytterligare förlängning med de Leverantörer som är aktuella för ramavtal Anbudsprövning Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som inkommit i rätt tid. Anbudsprövning sker i tre steg; Uteslutningsfas, kvalificeringsfas och anbuds utvärderings fas. Vid utvärdering av anbud, kommer samtliga nedan angivna omständig heter och förhållanden att prövas. Avtal kommer att tilldelas Leverantör vars anbud är det ekonomsikt mest fördelaktiga för myndigheten enligt nedan. Steg 1, uteslutningsfas Här kontrolleras att samtliga ställda krav på Leverantören enligt detta förfrågningsunderlag uppfylls. Endast Leverantör som klarar uteslutningsfasen går vidare i anbudsprövningen. Steg 2, kvalificeringsfas Här kontrolleras att samtliga ställda krav på tjänsten enligt detta förfrågningsunderlag uppfylls. Endast Leverantör som klarar kvalificeringsfasen går vidare i anbudsprövningen. Steg 3, anbudsutvärderingen Upphandlingen sker med utgångspunkten att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kriteriet pris, anbud med lägst pris kommer att antas Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen komma att avbrytas och samtliga anbud förkastas. Sida 5/17

6 Bifogat handlingar? Handlingar utöver de i denna anbudsförfrågan begärda, bör ej bifogas till anbudet. Tänk på att samtliga handlingar som insänds blir allmänna handlingar. Det innebär bl.a. att allmänheten och media har möjlighet att ta del av handlingarna om inte innehållet är sådant att det enligt Köparens bedömning skyddas av offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) (OSL) bestämmelser Begäran om sekretess Köparen omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att samtliga handlingar som inkommer till Köparen blir allmänna handlingar och kan således komma att lämnas ut om enskild så begär. Det gäller under förutsättning att Köparen vid sin bedömning enligt 6 kap. 2 OSL inte finner att någon eller några uppgifter i den efterfrågade handlingen omfattas av sekretess enligt OSL. I det fall som Leverantören finner att denne önskar att en uppgift sekretessbeläggs skall denne i en till anbudet särskild bifogad handling begära sekretess för uppgiften. Dokumenten skall vidare vara döpt Begäran om sekretess. I begäran om sekretess ska Leverantören precisera vad denne anser är skyddsvärt samt var i anbudet uppgiften finns. Leverantören skall även motivera hur Leverantören kan komma till skada i det fall som uppgiften lämnas ut. Följande delar skall således finnas i den bifogade handlingen: - Vem begär sekretess? - Vad är skyddsvärt? - Var i anbudet finns de skyddsvärda uppgifterna? - Hur kan Leverantören komma till skada om uppgifterna röjs? Lämnas ingen begäran om sekretess i anbudet kan anbudet i sin helhet komma att lämnas ut som en allmän handling. Observera att Köparen kommer att ta ställning till sekretessfrågan först när en begäran om att utfå handlingen inkommer till Köparen, samt att den omständigheten att begäran om sekretess har inlämnats inte garanterar att uppgifterna kommer att beläggas med sekretess Företags- och adressuppgifter Observera, innan ni sänder in anbudet, kontrollera att ni i TendSign är registrerade med rätt bolagsnamn, organisationsnummer, adressuppgifter, kontaktperson etc. Felaktiga uppgifter kan leda till att anbud inte kan antas Tilldelningsbeslut och Leverantörens kontaktperson I TendSign registrerar Leverantören en kontaktperson som användare av systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen. Kommunikation under upphandlingen, inkluderande tilldelningsbeslut, sker till denna kontaktperson hos Leverantören. Den e-postadress som Leverantören har uppgett i TendSign kommer att användas. Leverantören uppmanas kontrollera att rätt e-postadress är angiven och tillse att denna e-postadress bevakas löpande. Leverantörens registrerade användare i TendSign skall vara behörig att lämna anbud för Leverantörens räkning. På begäran skall detta kunna styrkas Avtal Avtal tecknas tidigast elfte dagen efter att tilldelningsbeslut skickats. Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan köpare och leverantör under tecknat särskilt Sida 6/17

7 upprättat avtal Acceptans Leverantören skall ta del av och acceptera samtliga administrativa föreskrifter. Har ni tagit del av och accepterat samtliga administrativa föreskrifter? Ja/Nej. Ja krävs Sida 7/17

8 3. Kommersiella villkor - Avtal 3.1 Avtal - Prerehabilitering Parter Leverantören Namn: Org. nr: Adress: Kontaktperson: Telefon: E-postadress: Köparen Namn: Org. nr: Adress: Kontaktperson: Telefon: E-postadress: Kontaktpersoner under avtalstiden Leverantören Kontaktperson: Telefon: E-postadress: Köparen Kontaktperson: Telefon: E-postadress: Omfattning Prerehabilitering av anställda som är och varit sjukskrivna under längre perioder. Närmare beskrivning framgår av bilaga Avtalstid Priser I avtalet kommer här att anges priser eller hänvisning till bilaga Sida 8/17

9 3.1.6 Fastprisperiod Anbudspriserna är fasta under hela avtalstiden Mervärdesskatt Tillkommer på priset enligt gällande skattelagstiftning Beställningsrutiner Enligt överenskommelse Faktura Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Utställs på och sändes i ett (1) exemplar till beställande enhet om inget annat överenskommes. Beställare och beställningsnummer/referens/id-nummer eller motsvarande, skall tydligt anges på varje faktura. Som fakturadatum räknas det datum när fakturan inkommer till Köparen. Fakturan skall uppfylla gällande lagar och regler. Saknas referens eller annan vital information på fakturan, kommer Köparen att returnera fakturan till Leverantören och begära en ny korrekt faktura. Den nya fakturan kommer som vanligt att betalas på 30 dagar, om inte annat skriftligt avtalats. Köparen kommer inte att acceptera dröjsmålsräntor på fakturor som returnerats på grund av att uppgifter saknats. Fakturaadress meddelas vid avtalstecknandet Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter fakturans ankomstdag. Detta förutsätter att godkänd leverans har skett Administrativa avgifter Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte Dröjsmålsränta (referensränta) I enlighet med svensk lag, räntelagen (1975:635). Räntedebitering under 100 kronor per faktura får ej debiteras Information/Samråd Parterna skall fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. Uppföljningsmöten skall hållas mellan Köparen och Leverantören när part så påkallar Underleverantör Underleverantör får inte anlitas utan Köparens skriftliga godkännande. För underleverantör svarar Leverantören såsom för sig själv. Sida 9/17

10 Uppföljning Leverantören skall upprätta handlingsplan för varje deltagare, delta i uppföljningsmöten kring insatsen och deltagare en gång i månaden samt dokumentera gjorda insatser. Leverantören skall lämna en utvärderingsrapport till köparen efter uppdragstidens slut Lagar och förordningar Leverantören skall tillse att gällande lagar och förordningar följs samt att erforderliga tillstånd och behörigheter för att utföra uppdraget innehas Försäkringar Det åvilar Leverantören att teckna och vidmakthålla erforderliga försäkringar under entreprenadtiden/avtalstiden. På anmodan skall Leverantören tillställa Köparen bevis om försäkringsskydd Force majeure Arbetsinställelse, blockad eller annan händelse utom parternas kontroll såsom krig, upplopp, eldsvåda, explosion eller explosionsfara eller ingripande från offentlig myndighet som medför att parterna inte, eller endast till onormalt höga kostnader kan fullfölja sina skyldigheter enligt detta avtal, fritar parterna under den tid förhållandet råder från fullgörande av dessa skyldigheter Hävning av avtal Fullgör inte part sina skyldigheter enligt avtalet och är avtalsbrottet av väsentlig betydelse för motparten har motparten rätt att häva avtalet om inte den felande parten vidtar rättelse inom skälig tid efter det att han anmanats härtill. Part har alltid rätt att omedelbart häva avtalet om motparten försätts i konkurs, inleder ackordsförhandling eller eljest kommer på obestånd. Sådant avtalsbrott från parts sida, som medför ramavtalets upphörande i förtid, ger den andra parten rätt till ersättning för den skada part har åsamkats. Endera parten äger rätt att säga upp detta avtal om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse Överlåtelse av avtal Leverantören får inte överlåta detta avtal på annan part utan Köparens skriftliga medgivande inhämtats Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till avtalet är endast giltiga genom en skriftlig, av båda parter undertecknad handling Sida 10/17

11 Handlingars inbördes förhållande Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Överenskomna skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. Avtal 3. Eventuella skriftliga förtydliganden och kompletteringar till förfrågningsunderlag. 4. Anbudsförfrågan 5. Anbud Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av tecknat avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor skall i första hand lösas mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras i den tingsrätts domsaga som Köparen tillhör, med tillämpning av svensk rätt. Den omständighet att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta sitt uppdrag Underskrift av behörig avtalstecknare Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Köpare: GÖTENE KOMMUN Ort/datum: Underskrift: Namnförtydligande: Befattning: Leverantör: xxxxxxxxx AB Ort/datum: Underskrift: Namnförtydligande: Befattning: Sida 11/17

12 Godkännande av avtalsvillkor Samtliga villkor som ingår i avtalet skall accepteras Accepteras avtalsvillkoren? Ja/Nej. Ja krävs Sida 12/17

13 4. Krav på leverantören 4.1 Krav på Leverantören Uteslutningsgrunder Leverantör kommer att prövas enligt 13 kap. LOU. Köparen skall utesluta en Leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om Köparen får kännedom om att Leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattas av 13 kap. 1 p. 1-6 samt 13 kap. 2 LOU. Är Leverantören en juridisk person, skall Leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. En Leverantör får uteslutas från att delta i en upphandling, om Leverantören innefattas av 13 kap. 3 p. 1-9 LOU. Leverantören skall även uppfylla nedanstående krav. Granskning kommer att göras av Köparen. Leverantören skall: - vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret, - vara registrerad för redovisning av och inbetalning av mervärdesskatt där så krävs enligt gällande lag - ha fullgjort sina åligganden gällande sociala avgifter och skatt - inneha F-skattsedel (utländska företag som utför tjänster i Sverige skall vara godkända för svensk F- skatt). Då begäran om sådana uppgifter endast är tillämpbar i Sverige skall utländsk Leverantör uppfylla motsvarande krav i registreringslandet. Bevis från utländsk Leverantör skall inlämnas på begäran inom fem arbetsdagar. Bekräfta att ovanstående krav uppfylls. Ja/Nej. Ja krävs Företagspresentation Anbudet ska innehålla en kort företagspresentation med beskrivning av Leverantören och dess verksamhet. Lämna kort (!) företagspresentation Fritext Sida 13/17

14 4.1.3 Kontaktuppgifter Ange kontaktuppgifter vid eventuellt avtal. a. Kontaktperson Fritext b. E-post kontaktperson Fritext c. Telefonnummer kontaktperson Fritext Språk All personal som kommer att arbeta med uppdrag för Köparen ska behärska det svenska språket i såväl tal som skrift. Bekräfta att kravet på svenska språket uppfylls. Ja/Nej. Ja krävs Årsredovisning På begäran skall årsredovisning översändas inom fem arbetsdagar Erfarenhet Leverantören skall ha erfarenhet av liknande uppdrag. a. Uppfylls kravet på erfarenhet? Ja/Nej. Ja krävs b. Beskriv här er tidigare erfarenhet Fritext Sida 14/17

15 4.1.7 Tillgänglighet Leverantören skall löpande kunna ta emot upp till 15 deltagare 3 timmar om dagen. Mottagandet av deltagare skall kunna ske inom två veckor från anvisning. Tider för insatsen måndag-fredag, dagtid kontorstid. Max 5 mils resväg till anordnaren från Götene tätort. Sida 15/17

16 5. Uppdragsbeskrivning 5.1 Målgrupp Anställda som är och varit sjukskrivna under längre perioder. Sjukskrivna som är i behov av en prerehabiliterande insats som syftar till att ge individen ökad aktivitetsförmåga och förbättrad hälsa. Sjukskrivna som är i behov av ett steg i rehabiliteringsprocessen där det är för tidigt att gå direkt tillbaka till ordinariearbete. 5.2 Förväntat resultat Insatsen skall stärka individernas självkänsla och motivation, så att personen kan gå tillbaka helt eller delvis till ordinariearbete, annat arbete via arbetsträning, praktik eller annan sysselsättning. Eventuellt ge stöd och motivation att hitta en ny inriktning i arbetslivet utifrån personens arbetsförmåga. 5.3 Obligatoriska tjänster/aktiviteter Följande tjänster och aktiviteter skall kunna erbjudas: Arbete i trädgårdsmiljö med växter i rehabiliterande syfte Kreativa aktiviteter där deltagaren får använda händer och sinnen som målning, skulptering, lera, handarbete. Mindfulness Yoga Avslappning Lättare motion a. Uppfylls kravet på obligatoriska tjänster/aktiviteter Ja/Nej. Ja krävs b. Beskriv eventuella övriga tjänster och aktiviteter som erbjuds Fritext Sida 16/17

17 6. Priser 6.1 Priser Här anges pris per deltagare och månad Fritext Sida 17/17