Protokoll förbundsstyrelsemöte 3-5 mars 2017

Transkript

1 Protokoll förbundsstyrelsemöte 3-5 mars 2017 Närvarande: Sofia Larsson (SL), Christine Åström (CÅ), Jonas Andersson (JA), Maria Hellquist (MH), Martina Karlsson (MK), Johanna Larsson (JL), Sara Eriksson (SE) Adjungerad: Jenny Pettersson (JP, närvarande under 6, , , , 11.2, 13-14, 15.2) Ansvarig(a) * 1 Mötets öppnande SL Mötet öppnas Stjärnmarkerade paragrafer tas på skypemötet. Efter skypemötet ajourneras mötet och återupptas den 4/2 kl 09:00. * 2 Val av sekreterare och justerare SL SL yrkar 1)... att välja JL till sekreterare 2)... att välja JA och MH till justerare Förbundsstyrelsen beslutar 1)... att välja JL till sekreterare 2)... att välja JA och MH till justerare * 3 Dagordningens fastställande SL SL yrkar... 1)...att fastställa dagordningen 2)...att lägga till 15.3 Årets medlem till dagordningen JP yrkar... 1)...att lägga till 15.2 Adressändring Norr till dagordningen Förbundsstyrelsen belutar 1)...att lägga till 15.1 SCUF-gaffeln till dagordningen 2)...att lägga till 15.3 Årets medlem till dagordningen 3)...att lägga till 15.2 Adressändring Norr till dagordningen 4)...att fastställa dagordningen med tillagda paragrafer

2 * 4 Fattade beslut SL Inga beslut har fattats sedan förra förbundsstyrelsemötet. * 5 Medlemsföreningar Alla * 5.1 Rapporter Faddrar Väst: Väst kommer ha sitt medlemsföreningsårsmöte den mars samband med spa-aktivitet. Lokalutveckling kommer de inte kunna svara på innan den 1/3 enligt ett mail då de vill diskutera frågorna när det ska ha sin aktivitet den mars. Inga äskningar har de framfört. D.Ö.W: Den 11 februari hade de en aktivitet på Leos Lekland i Borlänge tillsammans med SCF Dalarna. Dock var det ingen ur D.Ö.Ws styrelse som kunde närvara så det sköttes till största del av SCF. Den 26 februari hade de årsmöte i Örebro. I samband med årsmötet fikade de samt hade en föreläsning med Jenny. Stockholm: Stockholm har ett möte 27/2 för att diskutera lokal utveckling. De har inte framfört några äskningar. De kommer ha sitt medlemsföreningsårsmöte 12 mars. De kommer ha bowling i samband med årsmötet. Öst: 18e februari höll Öst sitt årsmöte, en person utöver styrelsen till mötet, en teori var att vid tidpunkten var sportlov och därav den låga närvaron. Efter årsmöte hade föreningen en bakkurs som hölls av Virginia Kürst. Det bakades bland annat semlor, bröd och kakor. Äskningen inför kommande år är uppskattad och prognos kommer vid nästa FS-möte. Gotland: Gotland planerar att ha en bakdag med deras medlemmar i början av Mars, som de själva tänker hålla i. De räknar med att bli ca 6-8 personer inklusive styrelsen. De pratar även om att starta en facebooksida och ev. Instagram. Gotland och SE hade ett skypemöte där de gick igenom lokal utveckling tillsammans. Gotland vill gärna ha tips från andra medlemsföreningar. SE ska tipsa om att använda facebookgruppen medlemsföreningar, kansli och förbundsstyrelsen.

3 Syd: CÅ har kontaktat medlemsförening Syd för att boka i tid för skypemöte gällande lokal utveckling, medlemsföreningsrapport samt infomöte inför medlemsföreningsårsmötet. Av personliga skäl har inte Syd möjlighet att genomföra skypemöte och inte heller lämna in något skriftligt underlag för Lokal utveckling. CÅ som fadder i samråd med hela Syds styrelse har kommit överens om att medlemsförening Syd tar en paus i det aktiva arbetet gällande ovan nämnda punkter. * 5.2 Äskningar Äskningsgruppen Syd har skickat in en äskning om för att kunna genomföra en biovisning som en medlem efterfrågat att få anordna. Syd, tillsammans med kansliet och medlemmen, hyr en biosalong och ordnar fika för medlemmar. De äskar 2700 kr för aktiviteten. Äskningsgruppen beslutar 1)...att godkänna äskningen medlemsförening Syds äskning på 2700 kr för biovisning. SL och CÅ formulerar ett mejl till medlemsföreningarna för att påminna att de kan äska nu när det nya kalenderåret har börjat. 5.3 Lokal utveckling MK,JL Lokal utveckling finns för att förbundet (kansli, styrelsen, och medlemsföreningarnas faddrar) ska kunna hitta bra exempel på framgång för medlemsföreningarna, hitta områden där medlemsföreningarna, eller enskild medlemsförening, är behov av stöd. Förra temat för lokal utveckling var Föreningen- social verksamhet samt kunskap kring SCUF och förening. Vi fick svar från 2 föreningar varav 1 var från de nya föreningarna. Väst, Syd, Stockholm och D.Ö.W är inte representerade i sammanställningen. Önskan är att få in svaren i utsatt tid som även understryks i frågorna som skickas ut. Andra önskan är att faddrar förstår vikten av att få in svaren då det hjälper kansliet, specifikt verksamhetsutvecklaren i hur de ska kunna hjälpa MF. Det i sig gör att vi som förbund kan växa och bli mer hållbara. Det nya temat för nästkommande period är sk tårtbiten där vi uppmanar medlemsföreningarna att planera ihop sig vad det gäller möten och aktiviteter samt utbildningar som anordnas av förbundet. Detta tema knyter ihop lite av de teman som har varit under året och försöker hjälpa föreningarna att planera och kunna jobba med just de teman. Perioden för temat går från 7 mars och ska in senast 7 maj.

4 6 Styrdokument 6.1 Volontärpolicy CÅ, MK FS har tidigare diskuterat att ha ett kontrakt mellan FS och MF. MK och CÅ har i samråd med VU diskuterat detta och VU presenterade ett förslag för MK och CÅ på ett kontrakt. MK och CÅ har tittat på det och omformaterat det. MK, CÅ och VU diskuterade vad som var bäst att kalla detta dokument. MK och CÅ:S förslag är istället att kalla det för samarbetsavtal för att det ska bjuda in till samarbete samt att den ska vara en antydan till riktlinjer inom samarbetet, det kändes alltså mindre dramatiskt. Målet med dokumentet är att skapa tydligare riktlinjer hur FS i samarbete med MF ska förhålla sig till varandra vid samarbete. Motioner inskickade till årsmötet 2017 har även vägts in i samarbetsavtalet för att innefatta vad medlemsföreningarna anser behöver förtydligas inom förbundet. Dokumentet ska överensstämma med det föreslagna utkastet på styrdokumentet volontärpolicy. Med ett samarbetsavtal minskar den eventuella osäkerheten hur vi ska förhålla oss till varandra inom förbundet. Det tar bort otydligheten och skapar tydlighet om vilket klimat vi vill ha, förväntar oss i vårt förbund och hur vi ska förhålla oss i olika situationer. CÅ yrkar... 1)...att anta förslaget efter att ha redigerat en rubrik på sista sidan Förbundsstyrelsen diskuterar att det känns som att vi behöver arbeta mer med dokumentet för att det ska täcka alla delar som behövs och vara genomarbetat. Förbundsstyrelsen beslutar 1)...att delegera fortsatt arbete med volontärpolicy till JP 7 Mångfald CÅ CÅ vill diskutera hur vi under AKTIV! helgen kommer lyfta och arbeta med mångfaldsarbetet. Frågor att diskutera: 1) På vilka sätt kan vi informera och arbeta med mångfaldsarbetet för att förankra det hos medlemsföreningarna?

5 2) Finns det även något speciellt att tänka på under AKTIV helgen som är viktigt ur en mångfaldssynpunkt, hur kan vi göra helgen så tillgänglig som möjligt för alla deltagare? Förbundsstyrelsen väljer att skjuta upp denna diskussion då Aktiv kommer att flyttas till efter sommaren (se 8.3). 8 Nationella aktiviteter 8.1 Vinterläger SE, MH Vi har haft ett Skype-möte med NCFU där vi diskuterade vinterlägret och eventuella framtida samarbeten. Det pratades om att vi skulle ha vinterläger vartannat år tillsammans och vartannat år var för sig. Det skulle innebära att nästa delade vinterläger blir Överlag var vi nöjda med vinterlägret och samarbetet har funkat bra. Både svenska och norska deltagare tyckte det var kul med ett läger tillsammans. Vi pratade också om att ha andra samarbeten förutom läger och vi beslutade att båda förbunden skulle ta upp frågan under nästa styrelsemöte som båda förbunden har v. 9. Därefter ska vi ha ett till skype-möte tillsammans för att diskutera vad vi kommit fram till i respektive styrelse. Förbundsstyrelsens förslag till NCFU är att bjuda in representanter från respektive styrelse till aktiviteter eller styrelsemöten hos båda förbunden för att utbyta erfarenheter och arbetssätt och lära av varandra * 8.2 Mat för livet-mässan JP Inget att rapportera * 8.3 Aktiv JP Aktiv var planerat att hållas i maj, men eftersom det just nu inte finns någon som jobbar som verksamhetsutvecklare och en ny förbundsstyrelse kommer väljas blir arbetsbelastningen för kansli och förbundsstyrelse för stor för att helgen ska kunna anordnas då. Förbundsstyrelsen diskuterar olika alternativ och kommer fram till att även om det inte är det optimala, så måste helgen flyttas till efter sommaren. Förbundsstyrelsen vill ändå samla ihop tankar efter medlemsförenings- och förbundsårsmötet och starta året med att ge alla möjlighet till att få den kunskap som är nödvändig. Därför diskuterar förbundsstyrelsen att alla faddrar så tidigt som möjligt åker till sin förening och håller en utbildning. JP yrkar... 1)...att flytta Aktiv till efter sommaren.

6 SL yrkar... 1)...att möjligt. alla faddrar åker ut och håller en utbildning för sina föreningar så tidigt som Förbundsstyrelsen beslutar... 1)...att flytta Aktiv till efter sommaren. 2)...att alla faddrar åker ut och håller en utbildning för sina föreningar så tidigt som möjligt. * 8.4 Sommarläger JP Sommarlägret kommer vara mellan 20 23/7 samt 23 26/7. Vi har bokat Gilwellstugan som ligger mellan Flen och Gnesta i Sörmland. Det är en scoutstuga med möjlighet för ca 45 deltagare att sova i. Vi har haft 17 potentiella ledare i processen, JP har valt ut 10 ledare (varav 3 stycken ska vara huvudledare). Det är en blandning mellan medlemsföreningar samt nya och gamla ledare /3 är det ledarutbildning i Stockholm. JP kommer att arbeta under lördagen för att se till att utbildningen går som tänkt. I år kommer Birgitta och Nettan att göra comeback på SCUF:s sommarläger, det vill säga maten kommer hålla hög kvalitet. Anmälda deltagare för barnlägret är 40 anmälda, det finns 30 platser. Därför har vi skapat en väntelista där 10 deltagare står på. Till tonårslägret finns det 3 platser lediga i dagsläget. 9 Förbundsårsmöte 9.1 Propositioner Förbundsstyrelsen har tagit fram förslag till propositioner som gås igenom och redigeras. Styrelsen tar även beslut om vilka som läggs fram till förbundsårsmötet. 9.2 Motioner Motionssvar diskuteras, gås igenom och redigeras. 9.3 Budget JP Styrelsen har tidigare preliminärt beslutat om förslag till budget inför förbundsårsmötet men efter diskussioner om äskningspotten under förra mötet har budgetförslaget förändras. JP yrkar... 1)...att godkänna slutligt förslag till budget )...att godkänd budgetförslag presenteras som förbundsstyrelsens förslag på förbundsårsmötet

7 Förbundsstyrelsen beslutar.. 1)... att godkänna slutligt förslag till budget 2017 med redaktionella ändringar 2)...att godkänd budgetförslag presenteras som förbundsstyrelsens förslag på förbundsårsmötet 9.4 Verksamhetsplan JP Förslaget till verksamhetsplan har tagits fram av JP utifrån de diskussioner förbundsstyrelsen har haft kring verksamheten nästa år. Planen är övergripande men pekar ut huvudriktningen för verksamheten. FS och kansliet kommer att använda detta som ett underlag för att göra en mer detaljerad aktivitetsplan. JP yrkar... 1)...att godkänna förslag till Verksamhetsplan )...att godkänd Verksamhetsplan presenteras som förbundsstyrelsens förslag på förbundsårsmötet Förbundsstyrelsen beslutar 1)...att godkänna förslag till Verksamhetsplan med redaktionella ändringar 2)...att godkänd Verksamhetsplan presenteras som förbundsstyrelsens förslag på förbundsårsmötet 9.5 Delegationsordning SL Förbundsstyrelsen gick igenom och tag fram ett förslag till delegationsordning för verksamhetsåret 2017/2018 på förra styrelsemötet. Efter diskussion om propositioner gås delegationsordningen igenom igen och redigeras. SL yrkar... 1)...att anta Delegationsordningen för verksamhetsåret som förbundsstyrelsens förslag på delegationsordning till förbundsårsmötet Förbundsstyrelsen beslutar... 1)...att anta Delegationsordningen för verksamhetsåret som förbundsstyrelsens förslag på delegationsordning till förbundsårsmötet Verksamhetsberättelse JP Förslaget till verksamhetsberättelse har tagits fram av JP utifrån det förslag till upplägg som hon presenterade under november-mötet. JP och LO har försökt att se till så att verksamhetsberättelsen har samma ordningsföljd som verksamhetsplanen så att en

8 jämförelse mellan dem blir lättare. LO har även lagt in en del bilder i dokumentet så att det blir mer levande. Förutom detta kommer en film tas fram som illustrerar verksamhetsplanen till förbundsårsmötet. JP yrkar... 1)...att godkänna förslag till Verksamhetsberättelse )...att godkänd Verksamhetsberättelse presenteras som förbundsstyrelsens förslag på förbundsårsmötet Förbundsstyrelsen beslutar.. 1)...att godkänna förslag till Verksamhetsberättelse )...att godkänd Verksamhetsberättelse presenteras som förbundsstyrelsens förslag på förbundsårsmötet 9.7 Genomförande JP,SL Förbundsstyrelsen diskuterar och bestämmer roller och ansvarsområden under förbundsårsmötet och ser över och diskuterar arbetsordningen och schemat för förbundsårsmötet. * 10 Representation * 10.1 Utförd representation SL Ingen utförd representation sedan förra mötet. * 10.2 Kommande representation SL En person från SCUF har blivit inbjuden att delta på Unga reumatikers riksstämma maj. MK kollar upp möjligheter om att gå. Uppstartsmöte skolprojekt torsdag 16 mars. MK och CÅ kollar upp möjligheter om att gå. * 11 Samarbeten * 11.1 CYE SE, MH Vi har skrivit klart artikeln om sommarlägret till Zottel (tyska ungdomsförbundets tidning) och skickat in det till dem. Vi har också skrivit en artikel om vinterlägret och skickat in till CYE:s tidning Beat the Wheat. Vi har inte fått jättebra respons från medlemsföreningarna om att sprida CYE bland medlemmarna. Att tänka på för nästa års styrelse är att kanske ha en lite mer konkret plan för samarbete än vad vi haft i år. När nästa Beat the Wheat kommer ut skriver MH och SA ett inlägg som mf kan dela SCF SL, JP

9 Sedan förra mötet så har mailet/brevet till alla våra medlemmar skickats ut. Vi har försökt sprida det så gott vi kan men då vi inte har fått dela länken så har det varit svårt. Medlemsföreningarna har dock gjort ett superjobb kring detta och spridit den runt till våra medlemmar. Sista dagen att bekräfta sitt medlemskap är den 31/3 och då vet vi hur många medlemmar vi har. Vi kommer dock att kunna arbeta med medlemsrekrytering hela året så den 31/3 är bara deadlinen för deras utskick. Efter det 31/3 så får vi också tillgång till medlemsregistret igen. 12 Projekt * 12.1 LAGA-projektet SL Emma Grönlund har brutit handleden och kommer därför inte kunna skicka en rapport denna veckan. SL återkommer med uppdatering från LAGA senare via mejl. * 12.2 Samarbete TryggMat SL, JA JA fick i uppdrag att testa appen på förra förbundsstyrelsemötet och har gjort försök men inte lyckats. JA har mailat en utvecklare på TryggMat, men ännu inte fått svar. SL ska också maila och se om vi kan få svar så att vi kan testa appen * 13 Kansli JP Verksamhetsutvecklare David Persson (DP): Medlemsbesök DP har närvarat under Gotlands och Syds medlemsföreningsårsmöten. Dokumentationen är klar och de nya styrelserna är taggade inför det nya verksamhetsåret! Medlemskampanj Har tillsammans med LO haft ett skypemöte där vi gick igenom vilka behov medlemsföreningarna har för att kunna hjälpa oss på kansliet för att få så många som möjligt att bekräfta sina medlemskap. DP har arbetat med att ta fram en överlämning till den nya verksamhetsutvecklaren. Kommunikatör Lisa Olsson (LO): Kommunikationsarbetet har fokuserat på medlemskapskampanjen och anmälan till sommarlägret LO och DP har haft ett Skype-möte med representanter från medlemsföreningsstyrelserna och SL om detta. LO har börjat ta fram material till kampanjen, och skickat ut inbjudan till Sommarlägret 2017, och lagt ut en intervjufilm med deltagare från äventyrslägret Deltagarplatserna är i skrivande stund nästan helt fyllda! LO har gjort ett användartest av hemsidan samt gjort en del justeringar för att öka

10 användarvänligheten, publicerat ett blogginlägg med bilder från vinterlägret 2017, och arbetat med att uppdatera sidan föreningsmallar. Medlemskapssidorna har uppdaterats med ny text, formulär och layout, med anledning av de nya kraven på att bekräfta medlemskap. I påverkansarbetet är fokus just nu att sammanställa medlemsundersökningen 2016, som bland annat kommer ligga grund för nytt informationsmaterial. Inom LAGAprojektet planerar vi inför en filminspelning och planeringen kring prisutdelning av SCUFgaffeln 2017 har startat. 14 Ekonomi JA,JP Förbundsstyrelsen diskuterade den ekonomiska utvecklingen för förbundet och följde upp budgeten för året. 15 Övriga frågor SL * 15.1 SCUF-gaffeln Förbundsstyrelsen väljer att ta bort en nominerad då de har lagt ner och väljer istället en annan nominering. Förbundsstyrelsen går också igenom nomineringarna som SE och MH skrivit och redigerar Adressändring Norr Efter att Medlemsförening Norr lades vilande flyttades firmateckningsrätten över från Norr till förbundsstyrelsen. Däremot ändrades inte föreningens adress vilket gör att Norrs gamla kassör Marie fortfarande får all post hem till sig. Ett beslut måste därför tas om att ändra adressen för SCUF medlemsförening Norr till kansliets adress. JP yrkar att: 1)...att SCUF Region Norr byter adress till Norr Mälarstrand 24, Stockholm 2)...att föreningen har sitt säte i Stockholm Förbundsstyrelsen beslutar.. 1)...att SCUF Region Norr byter adress till Norr Mälarstrand 24, Stockholm 2)...att föreningen har sitt säte i Stockholm 15.3 Årets medlem De nominerade presenteras och förbundsstyrelsen diskuterar kring belut om hedersmedlem och årets medlem. SL lämnade rummet under denna punkt. 16 Kommande möte SL

11 16.1 Uppdragslistan Förbundsstyrelsen går igenom och uppdaterar uppdragslistan Möte inför förbundsårsmötet Förbundsstyrelsen diskuterade tider för ett förberedelsemöte inför förbundsårsmötet. 17 Mötets avslutande SL Underskrifter Datum Sofia Larsson Mötesordförande Johanna Larsson Sekreterare Jonas Andersson Justerare Maria Hellquist Justerare