Fleranvändarstöd i Hogia ABK

Transkript

1 Fleranvändarstöd i Hogia ABK Bakgrund I Hogia Audit och Bokslut med Koncern (Hogia ABK) har vi länge haft möjlighet att flytta en kund mellan server och lokal dator. Detta fungerar fint i de flesta fallen, men om man vill jobba flera personer på samma kund så duger inte denna lösning. Därför har vi nu tagit fram ett fleranvändarstöd för programmet. Detta innebär att flera medarbetare kan checka ut olika delar av samma kund. Detta gör att ex 2 medarbetare kan välja att checka ut olika revisionsposter eller dokument och låta Bokslut och Bokslutsspecifikationerna ligga kvar så att medarbetare nr 3 kan checka ut Bokslut och arbeta med detta. När en del checkas ut kopieras hela kunden till lokal dator så att du skall kunna se allt men du kan bara arbeta och spara de delar du valt att checka ut. Om de 2 medarbetarna som checkade ut Revision är ute på kunduppdrag och vill omfördela arbetet så går detta att göra trots att de inte är online. Medarbetare nr 1 Ångrar då sin utcheckning och medarbetare nr 2 Tvingar upp de delar som medarbetare nr 1 ångrat och inte skall arbeta med. När medarbetarna återkommer till byrån så checkar de in sitt arbete. Kundfilerna på servern uppdateras då med de ändringar mm som gjorts. Programmets uppdelning Hogia ABK bygger inte på en databas, utan är nästan helt uppbyggt med en filstruktur. Detta innebär att vi har varit tvungna att välja vilka delar som skall kunna delas (checkas ut). Se bilden nedan hur kunden delas upp: Här kommer en beskrivning av dom olika delarna: Räkenskapsår: Först och främst delar vi upp kunden i olika räkenskapsår. Grunduppgiter är hela kundinformationen, saldomatris, bokföringsorder, notapparat och samband. Samt dom delar som hamnar utanför nedanstående.

2 Dokument delas naturligtvis per dokument. Vissa filer som ligger i dokument specialbehandlas nedan. Bokslut Detta är en egen del som innehåller Bokslutsspecifikationerna, Bokslutsprocessen samt arbetsgången för Bokslut. Revisionen är rejält uppdelad. Först har vi arbetsgången. Sen har vi hela revisionsprocessen. Denna är uppdelad ända ner på postnivå. Detta innebär att man kan jobba med olika poster. Fleranvändarstödets olika lägen Det finns fem olika lägen i fleranvändarstöden. Dom är: Checka ut. Här checkar man ut delen, och du har både läs och skrivrättigheter för vald del. Hämta senaste/uppdatera. Används om man vet att någon del man inte har utcheckad har blivit uppdaterad på servern, och man vill ha tillgång till den uppdaterade delen. Checka in. När man är färdig med sitt jobb så checkar man naturligtvis in den/den delar man jobbat med. Tvinga upp. En funktion som innebär att man forcerar en del som man inte har utcheckad, eller som någon annan har checkat ut. Kan vara bra om man inte kommer åt nätet/servern när man är ute hos kund. Bör användas med försiktighet! Ångra utcheckning. Används om man inte vill checka in dom ändringar man gjort. Observera att när inget är kvar utcheckat på kunden, så tas den bort från den lokala datorn. Det innebär att dom ändringar man gjort försvinner för gott! För att checka ut kund i Hogia ABK I Hogia Audit med Bokslut fungerar det mesta som vanligt, men du kan bara spara dom delar du valt att checka ut. Man kommer åt Fleranvändarstödet genom att välja Arkiv/Flytta/Fleranvändarstöd/Fleranvändarstöd

3 (När du checkat ut kunden och vill arbeta med kunden väljer man bara Arkiv/Öppna, och väljer kunden.) Efter du valt Checka ut i ovanstående dialog och valt Kund så visas nedanstående dialog där du skall välja de delar du vill checka ut. Så här kan det se ut om man valt att checka ut Grunduppgifter, Arbetsgång i Revision, samt ett par poster under Tillgångar i Revisionsprocessen:

4 Om man nu klickar på Utför aktivitet så checkas delarna man valt ut. Finns inte kunden lokalt, så kopieras allt till den lokala kundkatalogen, men naturligtvis har du bara skrivrättigheter på dom delar du checkat ut. Under kopierade filer ser man vad som checkats ut: För att checka in kund till Hogia ABK När man har jobbat klart och skall checka in kunden till servern igen går man in samma väg och väljer Checka in. Man får då upp en lista på kunder som finns både på servern och i den lokala mappen på datorn. När man valt kund är alla utcheckade delar ikryssade default. När man sedan klickar på Utför aktivitet flyttas alla filerna in till servern igen och kunden tas bort från den lokala mappen på datorn. Om man har kryssat i Behåll utcheckat, så kommer filerna direkt att kopieras ut till den lokala mappen igen, vilket får till följd att servern är uppdaterad, men man har kvar samma delar utcheckade som tidigare. Vid behov kommer konflikthanteringen att ställa frågor om vilka dokument man vill spara. Detta kan t.ex. ske om två personer har öppnat samma mall-dokument när man var off-line eller om någon har Tvingat upp delar som en annan användare har utcheckade.

5 När alla har checkat in kommer kunden återigen bli tillgänglig för arbete direkt mot servern. Att tänka på För att minimera riskerna för konflikter och problem bör man överväga en del saker. - Försök att undvika stora händelser i utcheckat läge, så som årsbyte, malluppdateringar och Konvertera kontoplan. - Planera arbetsfördelningen före utcheckning. Att ute hos kunden gör många Tvinga upp och/eller Ångra utcheckning ökar risken för att konflikter uppstår, vilket i sin tur ökar risken för felhantering och onödiga frågor med svåra ställningstaganden. Ett sätt att hantera detta kan vara att jobba med USB-server enligt nedan. - Funktionen Flytta kund fungerar fortfarande som tidigare, så det finns inget egentligt behov av att Checka ut en hel kund. - Glöm inte bort att ha USB-minnet isatt när du ska flytta till USB-server. Inne i utcheckningsdialogen står aktuell bokstavsenhet som USB-minnet har tilldelats, ovanför det högra fönstret. Om USB-minnet inte är isatt står där ingen enhetsbokstav. - Om du inte får upp några kunder när du är off-line och väljer Öppna kan det bero på att du har koppling till Nätverket påslagen. - För att funktionen skall fungera krävs att man har installerat version eller senare av Hogia ABK. - Under testperioden skall användandet vara begränsat till ett fåtal användare. Se till att backup finns. Lämpligt kan vara att först Flytta kund till en ny mapp och därifrån Checka ut och Checka in för att sedan när allt har gått bra, Flytta tillbaka kunden skarpt. - Tänk på att när man skapar nya primära sökvägar för Fleranvändarstödet, måste man ha undermapp på t.ex. USB-minnet, dvs t.ex. F:\AuditKunder. - Alla synpunkter, felrapporter o. dyl. tas tacksamt emot av Henrik Dahlin på mail henrik.dahlin@hogia.se eller för korta eller akuta frågor alt Även tekniska frågor slussas denna väg, bland annat för att inte störa annan utveckling. Tillägg avseende USB-server Om man vill kan man ute hos kunden jobba mot USB-minne som en typ av Server. Detta kan vara praktiskt om man i förväg har svårt att planera uppdelningen av jobbet eller om man vill ha möjlighet att sammanställa kunden off-line. Om man väljer detta arbetssätt ska man göra enligt följande;

6 - Börja med att ställa in sökvägen till USB-servern. Detta görs under Arkiv/Inställningar och fliken Övrigt filhantering. Längst ner finns angivet USB-disk. Till att börja med måste man ha en undermapp på USB-minnet, t.ex. AuditKunder. Dessutom är det en fördel om USB-minnet är namngivet, t.ex. Mitt_USB. Då skriver man in sökvägen som Mitt_USB\AuditKunder. Om USB-minnet inte är namngivet kan man klicka på knappen till höger och bläddra sig fram till mappen AuditKunder på USB-minnet. Fördelen med att ha namngivit USB-minnet är att då spelar det ingen roll vilken USB-port man har minnet i för programmet känner själv av vilken bokstavsenhet USB-minnet har tilldelats. - Nästa arbetssteg är att Flytta kunden (eller kunderna) från Servern till USB-minnet. Detta görs under Arkiv/Flytta/Fleranvändarstöd/Flytta hel kund (USB-disk) - I dialogen som kommer upp ser du dina kunder på Servern (primär sökväg) till vänster och dina eventuella kunder på USB-minnet till höger. Precis som i den vanliga Flytta-funktionen markerar man en kund i vänsterfönstret och klickar på knappen mellan rutorna, så kopieras kunden till högerfönstret (USB-minnet). En spärrad säkerhetskopia ligger kvar på servern. Om man istället flyttar från USB (höger) till Servern (vänster) så flyttas kunden, dvs inget ligger kvar på USB-minnet. - När man sedan vill Checka ut från USB-servern gör man som ovan beskrivet med tillägget att man i dialogen nedan klickar i Använd USB-disk som nätverk/server. - När sedan allt är incheckat till USB-minnet igen kan man Flytta tillbaka kunden från USB till server.