I det här dokumentet beskriver IT-mästarens tjänsten E-post, dess ingående komponenter och dess tillägg

Transkript

1 E-post

2 Innehåll Applikation som tjänst E-post 3 Allmänt om tjänsten 3 Leverans av tjänsten 3 E-post planer 3 Kiosk 3 Plan 1 4 Plan 2 4 Säkerhetskopiering och återläsning 5 Vad händer om användare av misstag raderar data från sina brevlådor? 5 Borttagna objekt 5 Enstaka objekt 5 Vad ingår i tjänsten 6 Vad ingår inte i tjänsten och finns som option 6

3 E-post I det här dokumentet beskriver IT-mästarens tjänsten E-post, dess ingående komponenter och dess tillägg ALLMÄNT OM TJÄNSTEN Tjänsten e-post innefattar personliga e-postkonton inklusive kalender och global adressbok, e-postlistor samt funktonsbrevlådor (som är e-post lådor som delas mellan medarbetarna). All e-post som sänds och tas emot passerar ett så kallat Spam och antivirus filter för att i största möjliga mån skydda användaren från virus, oönskade e-post meddelanden och annan skadlig kod som sprids via e-post. Tjänsten e-post syftar till att leverera en driftsäker och funktionell e-postmiljö för säker och användarvänlig kommunikation. Tjänsten baserar sig på Microsoft Exchange. Tjänsten debiteras med ett fast månadspris per användare och pris varierar utifrån hur tjänsten produceras. LEVERANS AV TJÄNSTEN IT-mästaren kan leverera tjänsten på tre olika sätt. 1. On premise vilket innebär att tjänsten levereras lokalt hos myndigheten. 2. Partner hostad vilket innebär att tjänsten levereras i IT-mästarens datacenter. 3. Online vilket innebär att tjänsten levereras direkt av Microsoft. E-POST PLANER I tjänsten finns det tre olika nivåer (som kan kombineras fritt) för att kunna levererar den mest optimala lösningen för myndighetens olika medarbetare. Det finns en enklare plan och två mer avancerade planer baserat på vilka behov medarbetaren har. Kiosk Är den enklare planen av de tre olika planerna. Alla medarbetare kan dra fördel av produktivitetsverktyg, även de som inte har ett skrivbord eller kontor, exempelvis skift- eller omsorgsarbetare, eller andra anställda som använder en delad dator. Kiosk-abonnemanget är utformat för att tillhandahålla en e-post tjänst som förbättrar kommunikation och samarbete för dessa medarbetare. 3

4 Denna plan innehåller E-post. E-post låda med kalender, kontakter med en lagring på upp till 2 GB per användare. Säkerhetsskydd. Förstklassigt skydd mot skadlig programvara och skräppostfiltrering. Anslutning. Stöd för Exchange ActiveSync (EAS) för smartphone. POP-stöd för e-postklienter. Webbaserad åtkomst via Outlook Web app. Plan 1 Är mellanplanen av de tre olika planerna. Med denna planen täcks basbehoven upp av en e-post tjänst för en normal kontorsarbetare som jobbar med en egen dator med Outlook installerat. Användarna kan ansluta kompatibla versioner av Outlook till tjänsten, så att de kan använda de avancerade kontorsprogram de känner till sedan tidigare. Följande ingår E-post E-post låda med kalender, kontakter med en lagring på upp till 50 GB per användare och möjlighet att skicka meddelanden upp till 150 MB. Säkerhetsskydd Förstklassigt skydd mot skadlig programvara och skräppostfiltrering. Anslutning Stöd för kompatibla Microsoft Outlook versioner. Stöd för Exchange ActiveSync (EAS) för smartphone. POP-stöd för e-postklienter. Outlook-appen på telefonen och surfplattan för ios och Android. Webbaserad åtkomst via Outlook Web app. Dela information (kalender och kontakter) Jämför kalendrar för att boka in möten. Använd även samarbetsfunktioner, inklusive delade kalendrar, grupper, den globala adresslistan, externa kontakter, uppgifter, konferensrum och delegeringsfunktioner. Tredjeparts stöd Lägg mindre tid på att växla mellan appar, tack vare en tilläggsmodell där webbprogram från tredje part får enkel plugin-åtkomst för både Outlook och Outlook Web App. Jobba smartare Fokusera på de allra viktigaste meddelandena med Clutter, som använder sig av maskininlärning för att städa upp inkorgen och göra regler som stämmer överens med ditt arbetssätt. (bara online versionen). Plan 2 Är den mest avancerade planen av de tre olika planerna. Med denna planen täcks basbehoven upp av en e-post tjänst för en normal kontorsarbetare som jobbar med en egen dator med Outlook installerat precis som i plan 1. I tillägg ger denna plan en utökad funktionalitet med arkivering, stora postlådor och bevarandeprinciper i Exchange som gör att en användarna kan spara viktiga data på en och samma plats och kunden får kontroll över lagring och regelefterlevnad. Följande ingår E-post E-post låda med kalender, kontakter med en lagring på upp till 50 GB per användare och möjlighet att skicka meddelanden upp till 150 MB. Säkerhetsskydd Förstklassigt skydd mot skadlig programvara och skräppostfiltrering. Anslutning Stöd för kompatibla Microsoft Outlook versioner. Stöd för Exchange ActiveSync (EAS) för smartphone. POP-stöd för e-postklienter. 4

5 Outlook-appen på telefonen och surfplattan för ios och Android. Webbaserad åtkomst via Outlook Web app. Dela information (kalender och kontakter) Jämför kalendrar för att boka in möten. Använd även samarbetsfunktioner, inklusive delade kalendrar, grupper, den globala adresslistan, externa kontakter, uppgifter, konferensrum och delegeringsfunktioner. Tredjeparts stöd Lägg mindre tid på att växla mellan appar, tack vare en tilläggsmodell där webbprogram från tredje part får enkel plugin-åtkomst för både Outlook och Outlook Web App. Jobba smartare Fokusera på de allra viktigaste meddelandena med Clutter, som använder sig av maskininlärning för att städa upp inkorgen och göra regler som stämmer överens med ditt arbetssätt. (bara online versionen) Obegränsad lagring Dra nytta av obegränsad lagring (50 GB lagring i användarens primära postlåda, obegränsad lagring i användarens arkiv på plats). Värdbaserade röstmeddelanden Dra nytta av värdbaserade Unified Messaging-tjänster med telesvar, ett uppringningsgränssnitt och automatisk företagsdirigering. Skydd mot dataförlust (DLP) Håll kontroll på kundens känsliga data med inbyggda DLP-policyer som baseras på standarder för regelefterlevnad, t.ex. PII och PCI. Med funktionerna för dataförlustsskydd identifierar, övervakar och skyddar kunden känsliga data genom djupanalys av innehållet, och med funktionen för policytips i Outlook informeras användarna dessutom om policybrott innan känsliga data skickas. Efterlevnadsansvariga kan köra e-dataidentifiering på plats i Exchange via centret för e-dataidentifiering för att identifiera, hålla i och analysera organisationens data. Informationen behålls alltid på plats, vilket gör att kunden slipper hantera separat datalagring. (endast online leveransen). SÄKERHETSKOPIERING OCH ÅTERLÄSNING Massor av saker kan störa servicetillgängligheten, såsom hårdvarufel, naturkatastrofer eller den mänskliga faktorn. För att säkerställa att ert data alltid är tillgänglig och att tjänsten fortsätter, även när den oväntade händelsen inträffar, använder tjänsten en funktion som kallas Database Availability Groups för att replikera Exchange -postlådor till flera databaser i separata datacenter (alla inom EU). Som ett resultat, kan ni lätt få tillgång till en uppdaterad e-postlådas data i händelse av ett fel som påverkar en av databaskopiorna. Förutom att ha flera kopior av varje postlådedatabas mellan de olika datacentren säkerhetskopieras data till andra datacenter. Om det aktiva datacentret drabbas av ett haveri blir ett annat datacenter det aktiva med begränsat serviceavbrott och användarna upplever sömlös anslutning. Vad händer om användare av misstag raderar data från sina brevlådor? Tjänsten ger flera alternativ för återhämtning av borttagna objekt, som inkluderar manuella återställa från Borttaget ( Deleted Items ), återställa från Recoverable Items, återställning av enstaka objekt, lagringspolicyer och taggar. Arkivering och bevarande av juridiska skäl finns också inom plan 2 för att komplettera behovet av att bevara data. Borttagna objekt Ger användaren möjlighet att återställa e-post som har tagits bort från en e-postmapp. När en användare tar bort ett objekt, ligger det kvar i en subfolder i Recoverable Items mappen. Mailet ligger kvar tills användaren aktivt tar bort det eller att en policy för kvarhållning aktiverar borttagningen. Enstaka objekt Med funktionen Managed Folder Assistant får användaren möjlighet att återställa ett enstaka objekt istället för att behöva återläsa en hel e-postlåda. Lagringspolicyer och taggar Dessa inställningar anger hur länge ett meddelande är kvar i en brevlåda och de åtgärder som skall vidtas när meddelandet når den angivna lagringsåldern. När ett meddelande når sin lagringsålder, flyttas det till användarens 5

6 på plats Arkiv eller tas bort. VAD INGÅR I TJÄNSTEN Oavsett leveranssätt Administration av användare samt licenshantering. Support och incidenthantering för tjänsten (ej användarsupport/klientsupport). Förenklad och förbättrad faktureringen från IT-mästaren tillsammans med övriga tjänster. Fakturaunderlag sänds till myndighet för godkännande innan faktura sänds. Specifikt för Online alternativet För Funktion: enligt Microsoft till en var officiella funktionslista för respektive plan (Exchange Online, Kiosk, Plan 1 eller plan 2). Säkerhetskopiering och återläsning enligt Microsoft funktionslista för tjänsten. Följer upp och bevakar Microsoft SLA på vägnar av myndigheten. SPOC Singel point of contact och 1:a linje support för tjänsterna. Tillgång till Microsoft Premier support. Vad ingår inte i tjänsten och finns som option Användarsupport för användare. Utbildning för användare. Utbildning i administrationskonsolen i Exchange online för kundens IT personal. Utökad backup och disaster recovery funktionalitet med IT-mästarens Online Backup när kunden önskar ett förstärkt skydd utöver vad som ingår i tjänsten. Federering av kundens lokala AD med Exchange Online. 6