Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Kultur- och fritidsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Tisdagen den 25 september 2018 kl Plats: Svea hund Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr 1 Val av justerare och tidpunkt för justering 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Dialoger och informationsärenden /2 4 Utebad 5 Föreningsträff 6 Ungdomsfullmäktige 7 Sammanträdestider /42 8 Uppföljning av intern kontrollplan /55 9 Intern kontrollplan /44 10 Utearena - förstudie 2017/19 11 Delårsrapport 2018, TB2 2018/45 12 Mål /38 13 Redovisning av anmälningsärenden 2018/1 Sidnr Anette Thoresson (C) Ordförande Karl Mohlin Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Karl Mohlin 1

2 Tomelilla den 19 september 2018 Dnr KFN 2017/42 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Karl Mohlin Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Tjänsteskrivelse, ändring i sammanträdesplanen 2018 Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att flytta mötet den 6 november 2018 till den 30 oktober 2018 samt att flytta mötet den 4 december 2018 till den 11 december Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Karl Mohlin, Kultur och fritid Karl Mohlin Nämndsekreterare 2 1 (1)

3 Tomelilla den 19 september 2018 Dnr KFN 2017/55 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Karl Mohlin Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Tjänsteskrivelse, uppföljning intern kontrollplan 2018 Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden lägger redovisningen till handlingarna. Ärendebeskrivning Varje nämnd ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av intern kontroll. Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Kultur- och fritidsnämnden beslutade den 23 januari, 3/2018, att den interna kontrollplanen 2018 ska omfatta granskningsområdena: - Drunkningsolyckor/tillbud - Besökare akutsjukdom - Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering Resultatet av den interna kontrollen visar att rutiner fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning på samtliga granskningsområden. 3 1 (2)

4 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Karl Mohlin, Bilaga Riskanalys 2018 med intern kontrollplan, handlingsid: Kfn Bilaga Kontrollrapport 2018 granskning 2, kultur- och fritidschef Marina Hansson, handlingsid: Kfn Bilaga Kontrollrapport 2018 granskning 3, kultur- och fritidschef Marina Hansson, handlingsid: Kfn Bilaga kontrollrapport 2018 granskning 7, kultur- och fritidschef Marina Hansson, handlingsid: Kfn Kultur och fritid Karl Mohlin Nämndsekreterare 4 2 (2)

5 Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Riskanalys Kultur och fritidsnämnden Verksamhet Risk/ Händelse Konsekvens Hur undvika/minimera? Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Löpnummer KoF Hot mot personal Personal som inte vågar jobba, Utbildning och överfallslarm mår dåligt KoF Inbrott/stöld/snatteri/ Kostnader, driftstopp Larm, rondering vandalisering KoF Drunkningsolyckor / Dödsfall, personal mår dåligt, Utbildning, bemanning, Tillbud förtroendekris säkerhetsrutiner KoF Dataintrång/virus/ Driftsavbrott, dålig reklam, mycket Säkerhetsrutiner sabotage extra jobb KoF Besökare akutsjukdom Osäker personal Utbildning, information KoF Ekonomi Sämre kvalitet/säkerhet Inga investeringar KoF Ensamarbete Problem att rekrytera personal, Överfallslarm personalskador utsatta KoF Arbetsplatsolyckor Personalskador Rutiner KoF Långvarigt elavbrott Telefoni nere KoF Telefoni nere Vissa verksamheter stängda, vissa larm KoF Vattenskador Extra kostnader stänga verksamheter KoF Elavbrott Begränsad service stängning av verksamheter KoF Brand/ Utrymning Personskador, intäktsbortfall Utbildning, larm, rutiner Produktionsstopp inventarier KoF Personalbrist Överarbetad personal, sjukanmälningar/stress produktionsstopp Förebygga och prioritera verksamheterna Riskvärdering 5

6 konsekvens Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Riskvärdering Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Mindre sannolik Möjlig Sannolik sannolikhet Risker som bedöms i röd kategori 4 bör åtgärdas omgående Risker som bedöms i röd kategori 3-4 ska följas upp Risker som bedöms i gul kategori 2 bör följas upp Risker som bedöms i grön kategori 0-1 behöver inte följas upp utöver normala rutiner 6

7 Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Intern kontrollplan för Kultur och fritidsnämnden Matris nr Kontrollmoment, vad ska granskas Process/rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmetod 2 Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering Rutiner EC Utvärdering av rutiner 3 Drukningsolyckor/Tillbud Rutiner EC Utvärdering av rutiner 7 Ensamarbete Rutiner EC Utvärdering av rutiner Omfattning Kontrollfrekvens och kvantitet Rapportering till 2g/år VC 3/5 2g/år VC 3/5 2g/år VC 2/4 Riskbedömning sannolikhet/konsekvens EC= enhetschef VC=Verksamhetschef Process för årlig intern kotrollplan Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll) Kommunstyrelsen och nämnderna ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en riskanalys. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Beslutad kontrollplan skickas till kommunstyrelsen. Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat granskningsrapport utfallet av kontrollen, verksamhetschefen återrapporterar till nämnd enligt överenskommelse. 7

8 Kontrollrapport Tomelilla Kommun Verksamhetsområde Kultur och Fritid Kontrollnr 2 Process/rutin/system Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering. Kontrollmoment Larm och Rondering Resultat iakttagelser x Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning Rutinen fungerar men behöver utvecklas Dokumenterad rutinbeskrivning/anvisning saknas Kommentarer Bra och enkelt att göra polisanmälan på nätet Upprättad av Marina Hansson Datum

9 Kontrollrapport Tomelilla Kommun Verksamhetsområde Kultur och Fritid Kontrollnr 3 Process/rutin/system Drukningsolyckor/tillbud. Kontrollmoment Utbildning/Bemanning/Säkerhetsrutiner Resultat iakttagelser x Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning Rutinen fungerar men behöver utvecklas Dokumenterad rutinbeskrivning/anvisning saknas Kommentarer Upprättad av Marina Hansson Datum

10 Kontrollrapport Tomelilla Kommun Verksamhetsområde Kultur och Fritid Kontrollnr 7 Process/rutin/system Ensamarbete. Kontrollmoment Utbildning och Information Resultat iakttagelser x Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning Rutinen fungerar men behöver utvecklas Dokumenterad rutinbeskrivning/anvisning saknas Kommentarer Upprättad av Marina Hansson Datum

11 Tomelilla den 17 september 2018 Dnr KFN 2018/44 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Marina Hansson Kultur och fritidschef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Internkontroll 2019 Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen förslår kultur- och fritidsnämnden att välja ut tre granskningsområden från Riskanalys 2019 (handlingsid: Kfn ) till kultur- och fritidsnämndens interna kontrollplan för Ärendebeskrivning Granskningsområden för intern kontroll väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Resultatet från den interna kontrollen ska rapporteras till nämnden. Kultur- och fritidsnämnden beslutade att den interna kontrollplanen 2018 skulle omfatta granskningsområdena: - Drunkningsolyckor/tillbud - Ensamarbete - Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidschef Marina Hansson, Bilaga Riskanalys 2019, kultur- och fritidschef Marina Hansson, handlingsid: Kfn Kultur och fritid Marina Hansson Kultur och fritidschef Beslutet skickas till: Kultur och fritidschef Marina Hansson 1 (1) 11

12 Riskanalys 2019 Riskanalys Kultur och fritidsnämnden Verksamhet Risk/ Händelse Konsekvens Hur undvika/minimera? Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Löpnummer KoF Hot mot personal Personal som inte vågar jobba, Utbildning och överfallslarm mår dåligt KoF Inbrott/stöld/snatteri/ Kostnader, driftstopp Larm, rondering vandalisering KoF Drunkningsolyckor / Dödsfall, personal mår dåligt, Utbildning, bemanning, Tillbud förtroendekris säkerhetsrutiner KoF Dataintrång/virus/ Driftsavbrott, dålig reklam, mycket Säkerhetsrutiner sabotage extra jobb KoF Besökare akutsjukdom Osäker personal Utbildning, information KoF Ekonomi Sämre kvalitet/säkerhet Inga investeringar KoF Ensamarbete Problem att rekrytera personal, Överfallslarm personalskador utsatta KoF Arbetsplatsolyckor Personalskador Rutiner KoF Långvarigt elavbrott Telefoni nere KoF Telefoni nere Vissa verksamheter stängda, vissa larm KoF Vattenskador Extra kostnader stänga verksamheter KoF Elavbrott Begränsad service stängning av verksamheter KoF Brand/ Utrymning Personskador, intäktsbortfall Utbildning, larm, rutiner Produktionsstopp inventarier KoF Personalbrist Överarbetad personal, sjukanmälningar/stress produktionsstopp Förebygga och prioritera verksamheterna

13 Riskanalys 2019 Riskvärdering konsekvens Riskvärdering Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Mindre sannolik Möjlig Sannolik sannolikhet Risker som bedöms i röd kategori 4 bör åtgärdas omgående Risker som bedöms i röd kategori 3-4 ska följas upp Risker som bedöms i gul kategori 2 bör följas upp Risker som bedöms i grön kategori 0-1 behöver inte följas upp utöver normala rutiner 13

14 Tomelilla den 17 september 2018 Dnr KFN DiaNr Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Marina Hansson Kultur och fritidschef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Kultur och fritidsnämndens mål 2019 Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar anta nämndmål i enlighet med bilagan Förvaltningens förslag till kultur- och fritidsnämndens mål 2019 (handlingsid: Kfn ). Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 23 april 2018 om en ny målmodell för Tomelilla kommun. Tidigare har nämnderna föreslagit mål och beslut om dessa har tagits av kommunfullmäktige. I den nya målmodellen har kommunfullmäktige beslutat om tre strategiområden med underliggande målområden. Inom dessa ska nämnderna besluta om nämndmål. Förvaltningen lämnar nu ett förslag på nämndmål är väsentligen identiskt med föregående års nämndmål, och lämnar det till mötesdeltagarna att förändra måldokumentet medelst förslag på mötet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidschef Marina Hansson, Bilaga Förvaltningens förslag till kultur- och fritidsnämndens mål 2019, handlingsid: Kfn Kultur och fritid Marina Hansson Kultur och fritidschef Beslutet skickas till: Kultur och fritidschef Marina Hansson 1 (1) 14

15 Kultur och Fritidsnämndens mål 2019 Strategiområde 1 Hållbar tillväxt Nummer Mål KFN 1:2:1 Turistinformationens mobilitet ska öka.( Egen mätning mäts i antal aktiviteter utanför KFN 1:2:2 kulturhuset) Motionsslingornas ställning som tätortsnära besöksmål ska utvecklas (Egen mätning, mäts i antal besökare per år) Strategiområde 2 Delaktighet och egenmakt Nummer Mål KFN 2:3:1 Antal biblioteksbesökare på landsbygden ska öka. (Egen mätning, mäts i antalet KFN 2:3:1 besökare) Kulturskolans terminsaktiviteter i grupp, exklusive musikundervisning, på landsbygdens skolorter ska öka. (Egen mätning, mäts i antal kulturgrupper) Strategiområde 4 Trygghet och hälsa Nummer Mål KFN 4:1:1 Antal besökare i simhallen ska öka (Egen mätning, mäts i antal besökare.) KFN 4:1:2 Förutsättningarna för ett starkt föreningsliv ska förbättras. (Egen mätning, mäts i antal genomförda tematräffar per år.)

16 Tomelilla den 19 september 2018 Dnr KFN 2018/1 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Anna Silver Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Redovisning av anmälningsärenden Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden lägger redovisning av anmälningsärenden till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Inkommen synpunkt från kommunmedborgare, den 17 september 2018, handlingsid: Kfn Kommunmedborgare ställde fråga rörande kommunens alkoholpolicy, efter att vederbörandes son träffat på en grupp berusade vuxna i samband med ett scoutläger på Vantalängan i Brösarp. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Karl Mohlin, (1) 16