Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Onsdagen den 10 juni 2015, kl Plats: Äppelkriget i kommunhuset, Tomelilla Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Ändringar i föredragningslistan 2 Information/dialoger: 2015/4 3 - Kommunchef Stefan Larsson, - personalchef Maria Wihlborg, - ekonomichef Eva Lundberg, - samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl, - simhallsbyggnationen, - rabattavtal, - kostenheten. Beslutsärenden 3 Svar på motion om "Vita jobb" vid offentlig 2015/82 4 upphandling 4 Delårsrapport tertial 1/ Ystad- 2015/154 5 Österlenregionens miljöförbund 5 Delårsrapport tertial 1/ Direktionen för 2015/ Sydskånska gymnasieförbundet 6 Förslag till intern kontrollplan Barn och 2015/ utbildning 7 Förslag till intern kontrollplan Stöd och 2015/ lärande 8 Intern kontrollplan Vård och omsorg 2015/ Intern kontrollplan Kultur och fritid 2015/ Intern kontrollplan Kommunledningskontoret och Samhällsbyggnad 2015/

2 Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott 11 Offentlig medfinansiering till lokalt ledd utveckling 2014/310 Bilaga genom Leader-metoden Ägardirektiv för Österlenhem AB 2012/ Konferenser/utbildning 14 Anmälningsärenden ksau den 10 juni /5 47 Leif Sandberg (C) Ordförande Christian Björkqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Christian Björkqvist Telefon Britt Ekstrand E-post: kommun@tomelilla.se 2

3 Tomelilla den 1 juni 2015 Dnr KS 2015/4 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kanslienheten Information/dialoger ksau 10 juni 2015 Handläggare: Britt Ekstrand Assistent Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil britt.ekstrand@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Skriv beslutsförslag här. Texten kan flyttas till beslutsdokument Ärendebeskrivning 1. Kommunchef Stefan Larsson 2. Personalchef Maria Wihlborg 3. Ekonomichef Eva Lundberg 4. Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl 5. Simhallsbyggnationen 6. Rabattavtal 7. Kostenheten Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 3 1 (1)

4 Tomelilla den 19 maj 2015 Dnr KS 2015/82 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsens arbetsutskott Yttrande motion "Vita jobb". Handläggare: Maria Wihlborg Personalchef Direkt Mobil Förvaltningens förslag till beslut Är att inte anta modellen Vita jobb i samband med offentlig upphandling. Ärendebeskrivning Motionen yrkar på att Tomelilla kommunförvaltning med helägda företag ska anta modellen Vita jobb i samband med offentliga upphandlingar. Malmö Stad och Stockholm Stad som använder sig av modellen är stämda till konkurrensverket som utreder frågan. Samtidigt har regeringen tillsatt en utredning kring vilka krav som kan ställas på arbetsvillkor i samband med en offentlig upphandling. Därav föreslår förvaltningen att inte anta modellen. Kommunledningskontoret Maria Wihlborg Personalchef Beslutet skickas till: Maria Wihlborg 4 1 (1)

5 u"g Ystad-Österlenregionens miljöförbund TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen Sammanträdesproto _ Diarlenr 40 Dnr Ekonomiuppföljning: Delårsrapport tertial 1 Beslut Direktionen för Ystad-Österlenregionens miljöförbund godkänner delårsrapporten för perioden Direktionen lägger prognosen för 2015 samt budgetuppföljning i övrigt till handlingarna. Bakgrund Som ansvariga för verksamheten vill direktionen ha god insyn i miljöförbundets ekonomi och önskar därför kontinuerlig information om det ekonomiska läget. Ekonom Daniel Hirvonen redovisar budgetuppföljning och delårsrapport per Det första tertialet slutar på ett negativt utfall på -0,4 mkr vilket är 0,5 mkr under budget. Detta beror främst på att intäkterna i form av årsavgifter och timavgifter är lägre än budgeterat. Den nya taxan har påverkat intäkterna i högre grad än förväntat och helårsprognosen har justerats ned. En annan större negativ resultatpost är justeringen av semesterlöneskulden. Skulden är hög i början av sommaren men kommer att minska efter semestrarna, varav helårseffekten förväntas bli resultatneutral. Personalkostnaderna visar en positiv resultatavvikelse. Med anledning av sjukskrivningar och planerad tjänstledighet förväntas helårsprognosen för personalkostnaderna bli nästan 0,4 mkr lägre än budgeterat. Även de övriga kostnaderna avviker positivt mot budget. Detta då de budgeterade kostnaderna innehåller utrymme för en uppdatering av diariesystemet Milj öreda, en investering som kommer att göras först Milj öförbundets finansiella mål är att verksamheten ska bedrivas inom givna ekonomiska ramar och vara i balans. En sj älvfinansieringsgrad på 50 % ska upprätthållas och bokslutet ska visa ett positivt resultat. Förbundet hoppas kunna nå ett nollresultat men prognosen för helåret 2015 visar ett negativt utfall på -0,1 mkr och en självfinansieringsgrad på 45 %, vilket innebär att det råder viss osäkerhet om det finansiella målet kommer att uppfyllas. Beslutsunderlag Teitialuppföljning , presenterad Resultatsammanställning , presenterad Skickas till: Simrishamns, Tomelilla och Ystads kommuner Gunilla Björldund, Ensligheten 65-5, Ystad Birgitta Larsson, Stenhuggarvägen 18B, Simrishamn Tomas Talik, Karlsborgsvägen 13, Tomelilla Justerandes sign I Utdragsbestyrkande il g 1 jj ti, 5

6 Ystad-Österlenregionens miljöförbund Sammanträdesprotokoll 1(10) Plats och tid Miljöförbundets sammanträdeslokal Kl Beslutande Lars-Håkan Hansson (S) Börje Andersson (C) Magnus Hörnblad (MP) Rolf Hansson (S) Margareta Nilsson (C) Ingemar Nilsson (M) Bengt Högborg (C) Per-Martin Svensson (M) Tina Bergström-Darrell (S) Övriga deltagande Katarina Johansson (M) Lisa Kvarnbäck (MP) Gunilla Aastrup Persson (ÖP) Kristina Ahberg (M) Magnus Nilsson (C) Lotta Nedström (MP) Peter Boström (S) Carina Barthel miljöchef Asa Olsson sekreterare Daniel Hirvonen ekonom Ulf Olsson miljöinspektör 39, 40 Jon Hall miljöinspektör 39, 44 Ing-Marie Jönsson miljöinspektör 44 Lars-Olov Strand miljöinspektör 44 Eva Karlsvärd miljöinspektör 44 Utses att justera Justering plats och tid Lars-Håkan Hansson (S) Miljötbundet k Underskrifter Sekreterare Paragraf Ordförande Justerande Lars-H an son (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ystad-Österlenregionens miljöförbund Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Miljöförbundets arkiv Underskrift Justerandes sign Utdragsbestyrkande 6

7 "TERTIALUPPFÖLJNING" Koncern YK FÖRBUND: Ystad-Österlenregionens miljöförbund Ekonomi Utfall Resultat -0,3 Utfall ,4 Budget Prognos ,3-0,1 Verksam hetsöversikt Under slutet av föregående år planerades årets verksamhet och det antal inspektioner och kontroller som ska utföras under Inspektioner avseende tillsyn med stöd av miljöbalken påbörjades redan i januari. När det gäller kontroller med stöd av livsmedelslagen påbörjades dessa i februari. Orsaken till detta är att livsmedelsgruppen riskklassade om i stort sett de flesta objekten som har livsmedelshantering. Anledning till detta är att verksamheterna arbetat in bra rutiner och kontrollerna har varit tillfredställande. Under januari har rapportering av vår verksamhet skett till andra myndigheter som Länsstyrelsen, Livsmedelsverket, Naturvårdsverket med flera. Diskussioner pågår fortfarande för att få en organisation som är effektiv, flexibel och mindre sårbar inför framtiden. I mars anordnades en gårdsvandring tillsammans med flera aktörer som t ex Hushållningssällskapet och Länsstyrelsen. Anledningen till detta var att visa för lantbrukarna vad som ingår i en inspektion och hur de själv kan agera inför våra besök. Under första kvartalet har det precis som ifjol varit fokus på utbildningar. Det har varit utbildningar där de flera inom förbundet har kunnat uppdatera sig inom de olika arbetsområdena. Det har varit utbildningar i koststillskott, kontrollköp av tobak, enskilda avlopp, inomhusmiljö, miljöbalksdagar, förbränningsläggningar, juridik, hot och våld för att nämna några. Grupper inom de olika arbetsområdena har kommit igång med kontinuerliga träffar med våra grannkommuner Sjöbo, Trelleborg och Skurup. Miljöförbundet hade i mars en gemensam dag där politiker och tjänstemän deltog för att lära känna varandra inför den nya mandatperioden. Miljöförbundets hemsida uppgraderades och fick ett nytt utseende i början av mars. Miljöförbundets ambition är att hemsidan ska hållas aktuell med ny information. Alla projekt som utförts sedan miljöförbundets start där det finns en skriven rapport kommer att ligga i ett bibliotek och vara lätta att hitta för våra medborgare. Hemsidan kommer så småningom att kunna användas för ansökan, klagomål eller övriga synpunkter om miljöförbundet. Fokus ligger på miljöförbundets uppdrag som är tillsyn och prövning och att verksamhetsplanen för 2015 uppfylls. Ekonomi Det första tertialet slutar på ett negativt utfall på -0,4 mkr vilket är 0,5 mkr under budget. Det beror främst på att intäkterna i form av årsavgifter och timavgifter är lägre än budgeterat. Den nya taxan har påverkat intäkterna i högre grad än förväntat och helårsprognosen har justerats ned. En annan större negativ resultatpost är justeringen av semesterlöneskulden. Skulden är hög i början av sommaren men kommer att minska efter semestrarna, varav helårseffekten förväntas bli resultatneutral. Personalkostnaderna visar en positiv resultatawikelse. Med anledning av sjukskrivningar och planerad tjänstledighet förväntas helårsprognosen för personalkostnaderna bli nästan 0,4 mkr lägre än budgeterat. Även de övriga kostnaderna awiker positivt mot budget. Detta då de budgeterade kostnaderna innehåller utrymme för en uppdatering av diariesystemet Miljöreda. Denna investering kommer att göras först Förbundet hoppas kunna nå ett nollresultat för helåret men risk finns för ett underskott på cirka -0,1 mkr. Årets investeringar Under verksamhetsåret har hemsidan uppgraderats. Inga andra investeringar är planerade under verksamhetsåret. Framtid Uppföljning av verksamheten sker kontinuerligt. Tyvärr är diariesystemet Miljöreda inte optimalt men detta kommer att bli bättre när Miljöförbundet går över till Miljöreda Vision som är inplanerat till nästa år. g 9./2)/ 7

8 mai, MÅLUPPFYLLELSE 1. Finansiella mål Verksamheten ska bedrivas inom givna ekonomiska ramar och vara i balans, 0 En självfinansieringsgrad på 50 % ska upprätthållas samt ett bokslut som visar på ett positivt resultat Det råder viss osäkerhet om detta mål kommer att uppnås. Ett underskott på -0,1 mkr befaras. 2. Verksamhetsmål o Under 2015 ska miljöförbundet tillsammans Kontroll/inspektionsverksamhet samt avloppsinventering genomföra minst 1260 inspektioner/kontroller samt inventera 450 enskilda avlopp pågår och förväntas uppfyllas enligt plan. o o o 50 k av inspektionsprotokollen ska skrivas på plats och överlämnas vid inspektioner/kontroller, Ärenden där beslut fattas genom delegation ska handläggas inom två veckor. Det kan finnas undantag, bland annat i ärende där det krävs ett remissförfarande. Ärenden som fattas av direktionen ska vara beslutade inom 6 veckor efter det att sökande inkommit med kompletta handlingar. Det kan finnas undantag, bland annat i de ärenden där det krävs ett remissförfarande. Medarbetarsamtal, där individuella utvecklingsplaner upprättas, ska hållas en gång om året. Inför lönerevidering ska lönesamtal hållas. Arbetsplatsträffar ska hållas minst en gång per månad med uppehåll under juli. Arbetet är påbörjat när det gäller mindre lantbruksinspektioner och livsmedelskontroller och kommer utökas under året. Förväntas uppfyllas. Uppföljning sker genom stickprov och för närvara nade tyder ingenting på att målet inte kommer att uppfyllas. Förväntas uppfyllas.. (1 di) 8

9 Dpfäeing Budgetu Resultat (i tkr) :ro gn 2ci5Heiå de j Utfall 2015 Apr Resultat (mot budget) 2015 Apr Utfall 2014 Apr Kommentar Medlemsavgifter MI1 7 17, Medlemsavgift för första tertialet är periodiserat Miljö och Hälsoskyddsavgifter 69; Negativt resultat, se avgiftssammanställning Personalkostnader Positivt resultat hänförligt till bland annat sjukskrivning Övriga kostnader Positivt resultat, se separat sammanställning Semesterlöneskuld Semesterskulden är högre under -377 början av året. Kommer minska efter sommaren. Avskrivningar Utfall i nivå med budget Resultat Resultatet per den 30/4 är negativt i förhållande till budget. Osäkerhet för -306 prognosen råder. Förhoppning är att nollresultat ska uppnås men risk för underskott finns. Självfinansieringsgrad 41% Ystad-Österlen regionens rnifijöförbund Presenterad

10 Miljöförbundets verksamheter 3115 Avgifter Miljöskydd Livsmedel Jordbruk /tobak/Lake medel G 194) 104 Tillsyn 101 Tillsyn 107 Tillsyn Tobak 105 Anm/Tills 108 Anm Tobak,111111~ ~1111F 102 Anmainst 103 Årsavgift 106 Arsavgift 110 Arsavgift 112 Tillsyn Folköl 117 Klagomal 109 Ny Årsavgift 113 Anm Folköl J 111 Uppföljning 114 Tillsyn Lakemedel 115 Anm Lakemedel miljöförbund diystad-österlenregionens 116 Årsavg 01/Tobak/Läk emedel Presenterad "7, L> 10

11 Årsavgifter Budgetuppföljning intäkter Miljöskydd 2621 Hälsoskydd 2631 Livsmedel 2641 Jordbruk 2651 Öl/tobak/ läkemedel 2661 Avlopp Totalt Årsavgifter 5 hel 1 Budget Budget 2015 helår 2015 ap r 1 fl eiwg-07 -aga _11111L647 _ Jr 43 evieeek 4 47JUIPri 49C 17 j Fakturerat 2015 apr Utfall 2015 apr Resultat mot budget 2015 apr oc9 e e Tillsyn & prövningsavgifter 2611 Miljöskydd 2621 Hälsoskydd 2631 Livsmedel 2641 Jordbruk 2651 Öl/Tobak/ läkemedel 2661 Avlopp Totalt Tillsyn & prövning Miljö- och hälsoskyddsavgifter Diverse övriga intäkter Total E Ater7:97- '- 150 Mr jIL, Lg ị.._ KAK K a di i ": iwaå j 1111" Ystad-Österlen regionens miljöförbund Presenterad '1)7( 11

12 Budgetuppfä].,ning Övrfiga Kostnader Prognog- Budget Budget Utfall Resultat apr 2015 apr (mot budget) 2015 apr Kommentar Annonsering och reklam Befarade/konstaterade kundförluster _ Inget utfall ännu under året _1» Osäkra kundfordringar är justerade per tertial 1 Bilar, inventarier, service Utfall i nivå med budget Direktion Diverse övriga inköp Ekonomi och administration Förbrukningsinventarier Försäkring och bevakning IT, telefoni och porto Konsultation Körersättning och resor Lokalhyra och städ Personaladministration Ränteintäkter Räntekostnader Web och diverse tjänster Miljö reda Summa Utfall i nivå med budget ella L i_ I I E J -88 _100 k ; -7 3 Utfall i nivå med budget Positivt resultat, omförhandlat personalaciministrationsavtalet Positivt resultat, lågt utfall under janapr Utfall i nivå med budget Utfall i nivå med budget Utfall i nivå med budget Utfall i nivå med budget Utfall i nivå med budget Positivt resultat, utfall kommer senare 22 under året Lägre resultat än budget, väldigt lågt ränteläge 0 Inget utfall ännu under året -1 Utfall i nivå med budget 33 Miljöreda kommer först köpas in Ystad-Österlen regionens milljöförbund Presenterad

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 TOMELILLA KOMMUN Familjenämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 april 2015 FN 48 Dnr FN 2015/36 Förslag till intern kontrollplan 2015 Barn och utbildning Familjenämndens beslut Familjenämnden beslutar anta intern kontrollplan 2015 för Barn och utbildning Ärendebeskrivning Skolchef Jonas Åkesson har den 21 april 2015 lämnat tjänsteskrivelse med följande lydelse: Enligt reglemente för internkontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna förvaltningskontrollen inom respektive verksamhetsområde. Målet med internkontrollen är: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Trygga kommunens tillgångar Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Minimera risker Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar I kontrollplanen 2015 för Barn och utbildning föreslås följande områden ingå: o o Årscykel gällande rapporteringsärenden till familjenämnden Uppföljning av avtalshantering Justerandes sign 28

29 TOMELILLA KOMMUN Familjenämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 april 2015 FN 48 forts. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar anta intern kontrollplan 2015 för Barn och utbildning Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 29

30 TOMELILLA KOMMUN Familjenämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 april 2015 FN 49 Dnr FN 2015/36 Förslag till intern kontrollplan 2015 Stöd och lärande Familjenämndens beslut Familjenämnden beslutar anta intern kontrollplan 2015 för Stöd och lärande Ärendebeskrivning Socialchef Elisabet Andersson har den 21 april 2015 lämnat tjänsteskrivelse med följande lydelse: Enligt reglemente för internkontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna förvaltningskontrollen inom respektive verksamhetsområde. Målet med internkontrollen är: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Trygga kommunens tillgångar Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Minimera risker Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar I kontrollplanen 2015 för Stöd och lärande föreslås följande områden ingå: o o o Uppföljning av HVB- placeringar barn Uppföljning av försörjningsstödsärenden Uppföljning av avtalshantering Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar anta intern kontrollplan 2015 för Stöd och lärande Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 30

31 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 mars 2015 VON 28 Dnr VON 2015/20 Intern kontrollplan 2015 Vård och omsorgsnämndens beslut Nämnden beslutar godkänna Intern kontrollplan 2015 och lämna planen vidare till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Enligt reglemente för internkontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna förvaltningskontrollen inom respektive verksamhetsområde. Målet med internkontrollen är: 1. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet 2. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten 3. Trygga kommunens tillgångar 4. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm 5. Minimera risker 6. Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar Socialchef Elisabet Andersson har upprättat ett förslag på Intern kontrollplan Följa upp och kontrollera att rutinerna som upprättades 2014 följs angående resursfördelningen för delegerad tid. 2. Minska antalet avvikelser i läkemedelshanteringen. 3. Följa upp och kontrollera rutiner för information till personal angående Lex Sarah. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapportera till respektive nämnd. Justerandes sign 31

32 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 mars 2015 VON 28 forts Tidigare behandling Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott den 12 mars 2015, 22 och beslutade föreslå nämnden att godkänna Intern kontrollplan 2015 och lämna planen vidare till kommunstyrelsen. Förslag till beslut under sammanträdet Namnen på de kontrollansvariga ändras till deras titel. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 32

33 Intern Kontrollplan 2015 Intern kontrollplan för verksamhet: Stöd och Omsorg (Vård och omsorg) Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll ) Kommunstyrelsen ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Väsentlighets och riskbedömning Konsekvens Försumbar = obetydlig Lindrig = uppfattas som liten Kännbar = uppfattas som besvärade Allvarlig = får inte hända Sannolikhet Mindre sannolik = praktisk taget obefintlig Möjlig = kan uppstå Sannolik= mycket trolig Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat kontrollrapport utfallet av kontrollen, mottagaren av kontrollrapportern ansvarar för att sammanställning och återrapportering t sker enligt överenskommelse. Rapportering ska ske till kommunchefen och till kommunens administrativt ansvarige för intern kontroll samt till kommunrevisorerna lämpligen samband med årsredovisningen. Se även separat process beskrivning för Intern Kontroll. Nr Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig 1 Följa upp och kontrollera att rutinerna som upprättades 2014 följs angående resursfördelningen för delegerad tid. Kontrollera underlaget innan ersättning/omsorgspeng utbetalas Christel Nilsson Granskning utförd/ Kontroll frekvens Kontrollmetod Rapportering till Väsentlighetsoch riskbedömning Månatligen 2015 Stickprov månatligen Internt samt till VoN Risk för att utbetala för mycket till både egen regi och entreprenörer. Kännbar konsekvens samt möjlig/sannolik 33

34 Intern Kontrollplan 2015 Nr Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig 2 Minska antalet avvikelser i läkemedelshanteringe n 3 Följa upp och kontrollera rutiner för information till personal angående Lex Sarah Införa system för elektronisk hantering av läkemedelsadministration Jonny Larsson Christel Nilsson Granskning utförd/ Kontroll frekvens Kontrollmetod Rapportering till Väsentlighetsoch riskbedömning Dagligen Kontroll i QlikView Vård och Omsorgsnämnden i patientsäkerhetsrappo rten i april 2016 årligen Kontroll MIAprotokoll Till Vård och omsorgsnämnden i samband med kvalitetsrapporten i april 2016 Risk utebliven eller försenad utdelning av medicin. Tidskrävande med nuvarande rutiner tar tid från patientarbetet. Kännbara konsekvens samt möjlig sannolik risk. 34

35 TOMELILLA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 11 maj 2015 KFN 25 Dnr KFN 2015/17 Intern kontrollplan 2015 kultur och fritid Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta intern kontrollplan 2015 för Kultur och fritid. Ärendebeskrivning Kultur- och fritidschef Marina Hansson har lämnat förslag till intern kontrollplan 2015 för Kultur och fritid, med väsentlighets- och riskbedömning samt uppföljning av kontrollplan. Enligt reglemente för internkontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna förvaltningskontrollen inom respektive verksamhetsområde. Målet med internkontrollen är: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Trygga kommunens tillgångar - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm - Minimera risker - Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar I kontrollplanen 2015 för Kultur och fritid föreslås följande områden ingå: - Säkerhetsrutiner vid hot och våld - Säkerhetsrutiner vid inbrott/stöld/snatteri/vandalisering - Säkerhetsrutiner vid allergikoster Förvaltningens förslag till beslut Att Kultur- och fritidsnämnden antar föreslagen intern kontrollplan 2015 för Kultur och fritid. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kultur- och fritidschef Marina Hansson Justerandes sign 35

36 Kultur och Fritid (KoF) 5 KoF 1 4 Sannolikhet 3 2 KoF 5-7, 11 KoF 4 KoF 2-3 KoF 13 KoF 10, 12 KoF KoF KoF 15 KoF Konsekvens 36

37 Risk Händelse Vilka blir konsekvenserna? Hur kan vi undvika risken, och begränsar konsekvenserna? Förslag till åtgärd! Konsekvens skala 1-5 Sannolikhet skala 1-5 Matris nummer Hot mot personal Personal som inte 4 4 vågar jobba KoF1 Inbrott/stöld/snatteri/ Kostnader, driftsstopp 5 3 vandalisering KoF2 Drunkningsolyckor/ Dödsfall, personal mår 5 3 tillbud dåligt, förtroendekris KoF3 Dataintrång/virus/sabotage Driftsavbrott, dålig 4 3 reklam, mycket extra KoF 4 jobb Besökare akutsjukdom Osäker personal 3 3 KoF 5 Ekonomi Sämre 3 3 kvalitet/säkerhet. KoF 6 Inga investeringar Internetanslutning/telefoni nere Ensamarbete Mail, telefoni, vissa system Problem att rekrytera personal, personalskador utsatta 3 3 KoF KoF 8 Arbetsplatsolyckor Personalskador 4 2 KoF 9 Långvarigt elavbrott Produktionsstopp 3 2 KoF Telefoni nere 10 Telefoni Mobil nere Vissa verksamheter 3 3 KoF nere, vissa larm 11 Vattenskador Produktionsstopp, 3 2 KoF extra kostnader 12 Elavbrott Begränsad service 2 2 KoF 13 Brand/Utrymning Personskador, 5 1 KoF intäktsbortfall 14 Produktionsstopp inventarier Leveransstopp av Produktionsstopp 4 1 KoF livsmedel 15 Allergena ämnen Sjuka kunder 4 1 KoF Personalbrist eller sjukdom Skadedjur Överarbetad personal, sjukanmälningar/stress produktionsstopp Smittspridning, matförgiftning, icke godkänt kök, förstörda föremål KoF KoF 18 Vattenbrist alt förorenat vatten Svårt att tillhandahålla kost till brukarna 5 1 KoF 19 37

38 38

39 Intern Kontrollplan 2015 Intern kontrollplan för verksamhet: Kultur och fritid Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll ) Verksamhetschef Marina Hansson lämnar följande förslag till Intern Kontrollplan 2015 för kultur och fritid. Kommunstyrelsen ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Väsentlighets och riskbedömning Konsekvens Försumbar = obetydlig Lindrig = uppfattas som liten Kännbar = uppfattas som besvärade Allvarlig = får inte hända Sannolikhet Mindre sannolik = praktisk taget obefintlig Möjlig = kan uppstå Sannolik= mycket trolig Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat kontrollrapport utfallet av kontrollen, mottagaren av kontrollrapportern ansvarar för att sammanställning och återrapportering t sker enligt överenskommelse. Rapportering ska ske till kommunchefen och till kommunens administrativt ansvarige för intern kontroll samt till kommunrevisorerna lämpligen samband med årsredovisningen. Se även separat process beskrivning för Intern Kontroll. EC = Enhetschef KoF = Kultur och fritidschef Nr Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig Säkerhetsrutiner vid hot och våld Säkerhetsrutiner vid inbrott/stöld/snatteri/ vandalisering Säkerhetsrutiner vid Allergikoster Kontroll augusti och uppföljning november Kontroll augusti och uppföljning november Kontroll augusti och uppföljning november Granskning utförd/ Kontroll frekvens EC Kontroll i augusti Uppföljning och utvärdering EC Kontroll i augusti Uppföljning och utvärdering EC Kontroll i augusti Uppföljning och utvärdering Kontrollmetod Rapportering till Väsentlighetsoch riskbedömning KoF Allvarlig KoF KoF sannolik Allvarlig Möjlig Kännbar Mindre sannolik 39

40 Intern Kontrollplan

41 Intern Kontrollplan 2015 Intern kontrollplan för verksamhet: KLK och Samhällsbyggnad Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll ) Kommunstyrelsen ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Väsentlighets och riskbedömning Konsekvens Försumbar = obetydlig Lindrig = uppfattas som liten Kännbar = uppfattas som besvärade Allvarlig = får inte hända Sannolikhet Mindre sannolik = praktisk taget obefintlig Möjlig = kan uppstå Sannolik= mycket trolig Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat kontrollrapport utfallet av kontrollen, mottagaren av kontrollrapportern ansvarar för att sammanställning och återrapportering t sker enligt överenskommelse. Rapportering ska ske till kommunchefen och till kommunens administrativt ansvarige för intern kontroll samt till kommunrevisorerna lämpligen samband med årsredovisningen. Se även separat process beskrivning för Intern Kontroll. Nr Process/rutin/system Kontrollmoment, vad ska granskas KS1 Investerings fakturor Sker aktivering rätt? Finns dokumenterad rutin? KS2 Kvalitetssäkra Samhällsbyggnads avtalshantering Kontroll av spårbarhet, arkivering och dokumentation Kontrollansvarig Redovisningsek onom Tjänsteman från KLK och Sb gemensamt Granskning utförd/ Kontroll frekvens Granskning genomförd under året Granskning genomförd under året Kontrollmetod Stickprov löpande i både driftsoch investeringsredovisnigen. Kontroll av investeringsbidrag. Inventering av avtalstyper. Bedömning av spårbarhet och arkivering. Rapportering till Ekonomichef Samhällsbygg nadschef/ekon omichef Väsentlighetsoch riskbedömning Kännbar/möjlig Kännbar/möjlig KS3 LAS hantering Sker det någon inlasning under året KS4 Uppföljning av investeringsprojekt Har vi en ändamålsenlig uppföljningsmetod PA avdelning/löneh andläggare Ekonom Kontroll vid två tillfällen under året Kontroll vid minst två tillfällen under året Uppföljning av Las listor från lönekontor jmf med nyanställningar Jämföra rutin med praxis och behov. Transparens i redovisningen. Personalchef Samhällsbygg nadschef/ekon omichef Allvarlig/möjli g Allvarlig/möjli g 41

42 Intern Kontrollplan 2015 Nr Process/rutin/system Kontrollmoment, vad ska granskas KS5 KS6 Attestreglemente översyn Försäljning av tillgångar Kontroll av gällande behörigheter, Kontroll av delegering, prissättning och rapportering Kontrollansvarig ekonomiassiste nt/ekonom Ekonomichef Granskning utförd/ Kontroll frekvens Kontroll genomförd under året Kontroll genomförd under året, delvis stickprov Kontrollmetod Genomgång av Raindance register samt stickprov. Utvärdering om införande av mottagnings attest som ny nivå behövs Fungerar gällande regelverk. Intervju med några enhetschefer, verksamhetschefer. Stickprov redovisade intäkter Rapportering till Ekonomichef Kommunchef Väsentlighetsoch riskbedömning Kännbar/möjlig Kännbar/möjlig KS7 Avtalsuppföljning Handlar vi till rätt pris, och av rätt leverantör KS8 KS9 Felaktig hantering av löner Vidaredelegering av verksamhetschef till medarbetare, Rätt belopp till rätt person, Vilket mandat har man egentligen att göra det man gör, hur dokumenteras det? KS10 IT säkerhet Kan man hacka webben? Vad händer när strömmen går? KS11 Fastighetsförvaltning Uppföljning av de nya hyresavtalen. Upphandlingssa mordnare PA avdelning/ lönekontor Tjänsteman KLK IT chef/ webbansvarig Fastighetschef Kontroll genomförd under året, delvis stickprov Kontroll genomförd under året, delvis stickprov Kontroll genomförd under året, Kontroll genomförd under året, Genomförs under året, före budgetbeslut om nya hyror Uppföljning av urval av något avtalsområde och någon/några leverantörer. Kontroll av säkerhet i system. Stickprovskontroll på ett urval av löner utbetalda under året Genomgång av verksamhetschefernas delegeringar. Genomgång av säkerhetssystem. Kontroll av rutiner vid kortare och längre strömavbrott. Genomgång av faktiska kostnader/fastighet jämfört med hyressättning Ekonomichef Personalchef Kommunchef Kommunchef Samhällsbygg nadschef Kännbar/möjlig Kännbar/möjlig Kännbar/möjlig Kännbar/möjlig Kännbar/möjlig 42

43 Tomelilla den 2 juni 2015 Dnr KS DiaNr Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsen Ägardirektiv Österlenhem AB Handläggare: Christian Björkqvist Kanslichef Direkt Mobil AnsvarigMobil christian.bjorkqvist@tomelilla.se Ägardirektivgruppens förslag till beslut Sammanfattningsvis föreslår ägardirektivgruppen följande: Vid en sammanvägning av vad som framkommit och de förutsättningar som presenterarats har ägardirektivgruppen inte funnit någon anledning till att ändra vad som anges i ägardirektiv Ks 2012/168 Finansieringskrav där det anges: Bolagets kassaflöde skall på lång sikt möjliggöra att ersättningsinvesteringar ska självfinansieras medan nyinvesteringar kan lånefinansieras. Belåningsgraden för fastigheterna ska på lång sikt inte överstiga 85 procent. Vad gäller byggambition har ägardirektivgruppen vid sammanvägning av vad som framkommit och de förutsättningar som presenterats inte funnit anledning att ändra på Ägaridé i Ägardirektiv Kf 103/2014 att Österlenhem AB bör under en 5-10 årsperiod bygga cirka 20 lägenheter i genomsnitt per år. Ägardirektivgruppen föreslår att följande prioriteringsordning fastställs vad gäller byggnation: 1. Tomelilla. Svärdet (2). Granntomt till nu påbörjad byggnation. Ej upptagen i strategiplan. 2. Smedstorp. Torggatan. 3. Tomelilla. Folkets Park. Ej upptagen i strategiplan. 4. Tomelilla. Tennisbanan. 5. Tomelilla. Flundran. 6. Brösarp 11: Tomelilla. Hallen. Kommunens ombud vid bolagsstämma med Österlenhem AB ges i uppdrag att fastställa prioriteringsordningen för byggnation. 1 (4) 43

44 Ärendebeskrivning Tomelilla kommunfullmäktige beslutade vid sitt budgetsammanträde den 18 december 2014 att kommunstyrelsen ska arbeta fram ett särskilt ägardirektiv till Österlenhem ABN, som ska presenteras på kommunfullmäktiges sammanträde den 22 juni 2015 med förslag på långsiktig finansierings- och byggnationsplan av hyreslägenheter i Brösarp, Smedstorp respektive Tomelilla. Tomelilla kommuns helägda aktiebolag Österlenhem AB har på uppdrag av dess styrelse arbetat fram en strategiplan för bolagets framtida byggande. Denna strategiplan, tillsammans med det av kommunfullmäktige beslutade Bostadsförsörjningsprogrammet, behöver samordnas och prioriteras. En prioritering där ägaren tydligt aviserar vilken finansierings- och byggambition ägaren Tomelilla kommun ger Österlenhem AB. Kommunstyrelsen inrättade den 4 februari 2015 en beredning för framtagande av särskilt ägardirektiv för Österlen hem AB. Beredningen ska lämna förslag på ägardirektiv senast till kommunfullmäktige i juni 2015 omfattande en långsiktig finansieringsoch byggnationsplan för Österlenhem AB. Gruppen har haft fem protokollförda möten. Ledamöter i gruppen har varit: Bo Claëson (M ), sammankallande, närvarande vid samtliga möten, Ulrika Steiner (F), ej närvarande vid något möte, Bengt Lydén (C), närvarande vid samtliga möte, Torgny Larsson (S), närvarande vid samtliga möten, Eva Olsson (SD), närvarande vid fyra möten. Gruppen har haft tillgång till Österlenhem ABs bolagsordning (Kf 129/2006), Ägardirektiv Ekonomiska målsättningar och avkastningskrav för Österlenhem AB (Kf 103/2014), Österlenhem ABs strategiplan för byggnation ( /7 b) och Bostadsförsörjningsprogram för (Kf 119/2010). Fördjupad marknadsanalys med förslag på projektanpassning av nybyggnation i kv. Medborgaren (Seniorbostäder i Smedstorp), Finansieringsplan Vid genomgång av finansiering av nybyggnation har gruppen haft samtal med kommunens ekonomichef Eva Lundberg som redogjort för kommunens ekonomiska situation och de möjligheter som föreligger för ägaren att tillskjuta medel till bolaget. Diskussioner har även förts vad avser att få in medel till Österlenhem AB genom försäljning av delar av befintligt bestånd. 2 (4) 44

45 Därutöver har vid mötet den 18 maj 2015 extern aktör redogjort för möjligheter att få in externa medel genom att sälja del av bolagets aktier på öppna marknaden med notering på aktietorg eller dylikt. Gruppen har efter dessa genomgångar funnit att några möjligheter att för närvarande låta notera Österlenhem ABs aktier på öppna marknaden inte föreligger. Inte heller ser gruppen att tillskott från ägaren med de regler och bestämmelser som nu finns är möjlig. Enligt ekonomichefen är inte heller ägarens ekonomi sådan att ett aktieägartillskott i den storleksordning som skulle vara aktuellt är möjlig. När det gäller försäljning av del av beståndet ser gruppen att detta kan medföra en fara för att bolagets ekonomi ska urholkas. Tidigare försök till försäljning har inte lett till att bud av den storleksordning som erfordras har erhållits. Frågan om försäljning torde vara en fråga för Österlenhem ABs styrelse att vid varje tillfälle ta ställning till utifrån de förutsättningar som då föreligger. Gruppen har vid en sammanvägning av vad som framkommit och de förutsättningar som presenterarats inte funnit någon anledning till att ändra vad som anges i ägardirektiv Ks 2012/168 Finansieringskrav där det anges: Bolagets kassaflöde skall på lång sikt möjliggöra att ersättningsinvesteringar ska självfinansieras medan nyinvesteringar kan lånefinansieras. Belåningsgraden för fastigheterna ska på lång sikt inte överstiga 85 procent. Byggambition Gruppen har gått igenom Österlenhem ABs strategiplan och Bostadsförsörjningsplan Därutöver har gruppen haft genomgång med planarkitekt Ulrika Ljung som redovisat de planförutsättningar som föreligger för de områden som tagits upp i Österlenhem ABs strategiplan. Gruppen har utifrån de förutsättningar som getts prioriterat de förslag som föreligger i Österlenhem ABs strategiplan. Därutöver redovisar Gruppen förslag som framkommit vid genomgång med Ulrika Ljung och diskussioner i övrigt. Det kan noteras att Gruppen hade möjlighet att studera de olika områdena i den utställning som fanns på andra våningen i Kommunhuset. Bostadsförsörjningsprogram eller motsvarande kommer fortsättningsvis att ingå som en del av den nya översiktsplanen. Gruppen har gjort följande prioriteringsordning vad gäller byggnation: 1. Tomelilla. Svärdet (2). Granntomt till nu påbörjad byggnation. Ej upptagen i strategiplan. 3 (4) 45

46 2. Smedstorp. Torggatan. 3. Tomelilla. Folkets Park. Ej upptagen i strategiplan. 4. Tomelilla. Tennisbanan. 5. Tomelilla. Flundran. 6. Brösarp 11: Tomelilla. Hallen. Punkt 1 och 2 kan ses som parallella spår. Vad gäller byggambition har Gruppen vid sammanvägning av vad som framkommit och de förutsättningar som presenterats inte funnit anledning att ändra på Ägaridé i Ägardirektiv Kf 103/2014 att Österlenhem AB bör under en 5-10 årsperiod bygga cirka 20 lägenheter i genomsnitt per år. Slutligen noteras att Gruppens förslag gäller produktion av generella lägenheter, med ett kompakt byggande, bra utemiljö och centrala lägen samt för att få kontinuitet i nyproduktionen förutsätts ett nära samarbete mellan Österlenhem och kommunens planavdelning. Kommunledningskontoret Christian Björkqvist Kanslichef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 4 (4) 46

47 Tomelilla den 3 juni 2015 Dnr KS 2015/5 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kanslienheten Anmälningsärenden ksau den 10 juni 2015 Handläggare: Britt Ekstrand Assistent Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil britt.ekstrand@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Protokoll från Central Samverkansgrupp daterat den 7 april Protokoll daterat den 29 april 2015 från kommunstyrelsens arbetsutskott, Protokoll daterat den 18 maj 2015 från Ystad-Österlenregionens miljöförbund Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 1 (1) 47