Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Kultur- och fritidsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: tisdagen den 26 mars 2019 kl (OBS TIDEN) Plats: Tomelilla kulturhus (13-14) och Svea Hund kommunhuset (14-) Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr 1 Val av justerare och tidpunkt för justering 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Dialoger och informationsärenden /2 4 Kurser och konferenser /5 5 Ekonomisk uppföljning inom kultur- och 2019/4 fritidsnämnden Måluppfyllelse /14 7 Uppföljning intern kontrollplan /55 8 Inrättande av arbetsgrupp för översyn av 2018/55 bidragsregler 9 Förslag till arbetsgrupp gällande fritidsplan 2019 och 2019/7 kulturplan Verksamhetsplan Kultur och fritid /16 11 Ansökan om finansiering av klubbstuga Spjutstorps 2019/17 IF Sidnr Paul Hallgren (M) Ordförande Olof Hammar Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Olof Hammar E-post: kommun@tomelilla.se 1

2 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden ( ) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Paul Hallgren M 2 Tina Bergström-Darrell S 3 Anders Rosengren SD 4 Matilda Björk C 5 Torbjörn Lindberg S Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Bitte Ahrland Bocz L 2 Per Larsson S 3 Jonas Olsson SD 4 Marie Ståhlbrand M 5 Solveig Falk MP Ja Nej Avstår 2

3 Kansliavdelningen Ändringar i föredragningslistan 3

4 Tomelilla den 12 mars 2019 Dnr KFN 2019/2 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil kultur- och fritidsnämnden dialoger och informationsärenden kfn Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Följande dialoger och informationsärenden är anmälda till dagens sammanträde 1. Besök på kulturhuset. Nämnden startar sammanträdet med ett besök på Tomelilla kulturhus kl där vikarierande enhetschef Magdalena Elofsson under ca 45 minuter visar runt i lokalerna och berättar om verksamheten. Därefter går vi tillbaka till kommunhuset för ordinarie sammanträde i Svea Hund från kl Rapportering från kulturpolitisk konferens i Ystad Rapportering från Skåneidrottens årliga mötesdag i Kristianstad Kansliavdelningen Olof Hammar Nämndsekreterare 4 1 (1)

5 Tomelilla den 11 mars 2019 Dnr KFN 2019/5 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla kultur och fritidsnämmden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Uppstartskonferens för kultur- och fritidsnämnden maj 2019 Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att genomföra konferensen på Tomelilla Golfkrog den maj 2019 enligt verksamhetschef Marina Hanssons förslag. Ärendebeskrivning Kultur- och fritidschef Marina Hansson meddelade vid kultur och fritidsnämndens sammanträde att det fanns möjlighet att på några närliggande konferensanläggningar arrangera en lunch till lunch konferens för ca 1500 kr per deltagare. Tina Bergström-Darrell uppmanade Marina Hansson att även undersöka priser på Backagården i Höör. Nämndens ledamöter ställde sig överlag positiva till en uppstartskonferens för nämnden och Marina Hansson fick i uppdrag att till kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 26 mars presentera ett förslag för beslut. Kostnadsmässigt kommer det innebära att huvuddelen av nämndens budget för 2019 kommer avsättas för denna konferens. Kultur och fritidschef Marina Hansson har tagit in tre prisuppgifter på uppstartskonferens lunch till lunch den maj 2019 från följande: - Brösarps Gästgifveri pris kr/person - Tomelilla Golfkrog pris kr/person - Backagården, Höör pris kr/person Förslaget från Marina Hansson är att förlägga konferensen på Tomelilla Golfkrog. 5 1 (2)

6 Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämnden 2019/8, handlingsid: Kfn Kultur och fritid Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 6 2 (2)

7 Tomelilla den 15 mars 2019 Dnr KFN DiaNr Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Ros-Marie Stjernfeldt Enhetschef fritid och turism Direkt Mobil Uppstartskonferens för kultur och fritidsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att förlägga uppstartskonferensen på Tomelilla Golfkrog. Ärendebeskrivning På kultur och fritidsnämndens sammanträde den 8 januari 2019, 2, framförde Tina Bergström-Darrell att nämnden vid ny mandatperiod brukade ha en kickoff med syfte att de nya ledamöterna ska lära känna varandra. Kultur- och fritidschef Marina Hansson fick i uppdrag att till nästa sammanträde den 26 februari 2019 ta fram ett förslag kring hur en sådan kickoff kan genomföras och vilka ekonomiska resurser som finns. Kultur och fritidsnämnden den 26 februari 2019, 8 meddelade kulturoch fritidschef Marina Hansson att det fanns möjlighet att på några närliggande konferensanläggningar arrangera en lunch till lunch konferens för ca 1500 kr per deltagare. Tina Bergström-Darrell uppmanade Marina Hansson att även undersöka priser på Backagården i Höör. Nämndens ledamöter ställde sig överlag positiva till en uppstartskonferens för nämnden och Marina Hansson fick i uppdrag att till kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 26 mars presentera ett förslag för beslut. Kostnadsmässigt kommer det innebära att huvuddelen av nämndens budget för 2019 kommer avsättas för denna konferens. Under mötet var förslaget att konferensen ska äga rum maj. Kultur- och fritidsnämnden har ordinarie sammanträde den 21 maj och förslaget var att starta med ordinarie nämndsammanträde i kommunhuset. Därefter besöka en förening i kommunen innan nämnden beger sig till konferensanläggningen och avhåller konferens fram till lunch den 22 maj. Kultur- och fritidschef Marina Hansson ansvarar för att utarbeta ett program för konferensen samt för att boka konferensanläggning när beslut fattats den 26 mars. Kultur och fritidschef Marina Hansson har tagit in tre prisuppgifter på uppstartskonferens lunch till lunch den maj 2019 från följande: 7 1 (2)

8 - Brösarps Gästgifveri pris kr/person - Tomelilla Golfkrog pris kr/person - Backagården, Höör pris kr/person Kultur och fritidschef Marina Hansson har gjort ett förslag till program för uppstartskonferensen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidschef Marina Hansson den 15 mars Kultur och fritid Ros-Marie Stjernfeldt Enhetschef fritid och turism Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 8 2 (2)

9 Tomelilla den 11 mars 2019 Dnr KFN 2019/4 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Årsbokslut 2018 kultur- och fritidsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna årsbokslut för Ärendebeskrivning Verksamheten uppvisar ett överskott på 2,3 mnkr Det stora överskottet har genererats både via högre intäkter men även lägre kostnader än budgeterat. Intäkterna avser bidragsmedel för kultur- och biblioteksverksamhet, två sommarlovsprojekt och del i schablonpengar från Migrationsverket. Entréavgifterna för utomhusbaden och Österlenbadet var tillsammans nästan 600 tkr högre än budgeterat. Reparations- och underhållskostnader på de olika anläggningarna blev inte lika höga som budgeterat. Däremot har renoveringen av Soffta medfört ökade kostnader och ett underskott på 0,3 mnkr i fritidsgårdsverksamheten. Största delen av de öronmärkta medlen för integrationssatsning i föreningslivet är outnyttjade. 9 1 (2)

10 Beslutsunderlag Ekonomisk redovisning och nyckeltal kultur och fritid 2018, handlingsid: Kfn Kultur och fritid Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 2 (2) 10

11 Ekonomisk redovisning och nyckeltal Kultur och fritid

12 Resultat

13 Resultat driftbudget Verksamheten har ett överskott på 2,3 mnkr Det stora överskottet har genererats både via högre intäkter men även lägre kostnader än budgeterat. Intäkterna avser bidragsmedel för kultur- och biblioteksverksamhet, två sommarlovsprojekt och del i schablonpengar från Migrationsverket. Entréavgifterna för utomhusbaden och Österlenbadet är tillsammans nästan 600 tkr högre än budgeterat. Reparations- och underhållskostnader på de olika anläggningarna har inte blivit lika höga som budgeterat. Däremot har renoveringen av Soffta medfört ökade kostnader och ett underskott på 0,3 mnkr i fritidsgårdsverksamheten. Största delen av de öronmärkta medlen för integrationssatsning i föreningslivet är outnyttjade. 13

14 Intäkter 14

15 Intäkter Driftbidrag avser 419 tkr till biblioteks- och kulturverksamhet, 330 tkr till sommarlovsaktiviteter, 200 tkr del i schablonersättning som inte är budgeterade. 15

16 Personalkostnader 16

17 Övriga kostnader 17

18 Verksamhetsmått 18

19 Tomelilla den 12 mars 2019 Dnr KFN Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Måluppfyllelse 2018 Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar godkänna rapporten gällande redovisning av måluppfyllelse 2018 och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämndens måluppfyllelse 2018: Motionsslingornas ställning som tätortsnära besöksmål ska utvecklas. Målet är uppfyllt med besökare i Kronoskogen och Brösarp Antal biblioteksbesökare på landsbygden ska öka. Målet är uppfyllt med besökare Kulturskolans terminsaktiviteter i grupp, exklusive musikundervisning, på landsbygdens skolorter ska öka. Målet är uppfyllt med 8 aktiviteter. Antal besökare i simhallen ska öka. Målet är uppfyllt med besökare Förutsättningarna för ett starkt föreningsliv ska förbättras. Målet är uppfyllt med 3 genomförda tematräffar 1 (2) 19

20 Beslutsunderlag Tomelilla kommun mål 2018 med utblick mot Kultur- och fritidsnämndens mål 2018, handlingsid: Kfn Kultur och fritid Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson 2 (2) 20

21 Tomelilla kommun mål 2018 med utblick mot Kultur- och fritidsnämndens mål 2018 Strategiområde 1 Hållbar tillväxt Nummer Mål Kommentar KFN 1:2:2 Motionsslingornas ställning som tätortsnära besöksmål ska utvecklas (Egen mätning, mäts i antal besökare per år) Målet är uppfyllt med besökare i Kronoskogen och Brösarp Strategiområde 2 Delaktighet och egenmakt Nummer Mål Kommentar KFN 2:3:1 Antal biblioteksbesökare på landsbygden ska öka. (Egen mätning, mäts i antalet besökare) Målet är uppfyllt med besökare KFN 2:3:1 Kulturskolans terminsaktiviteter i grupp, exklusive musikundervisning, på landsbygdens skolorter ska öka. (Egen mätning, mäts i antal kulturgrupper) Målet är uppfyllt med 8 aktiviteter. Strategiområde 4 Trygghet och hälsa Nummer Mål Kommentar KFN 4:1:1 Antal besökare i simhallen ska öka (Egen mätning, mäts i antal besökare.) Målet är uppfyllt med besökare KFN 4:4:2 Förutsättningarna för ett starkt föreningsliv ska förbättras. (Egen mätning, mäts i antal genomförda tematräffar per år.) Målet är uppfyllt med 3 genomförda tematräffar 21

22 Tomelilla den 8 mars 2019 Dnr KFN Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Marina Hansson Kultur och fritidschef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil marina.hansson@tomelilla.se Uppföljning av Internkontrollplanen för kultur och fritid 2018 Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritid förslår kultur- och fritidsnämnden att godkänna uppföljningen av internkontrollplanen för år Ärendebeskrivning Varje nämnd ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av internkontroll. Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighet- och riskbedömning. Kultur- och fritidsnämnden beslutade den 23 januari, 3/2018, att den interna kontrollplanen 2018 ska omfatta granskningsområdena: - Drunkningsolyckor/tillbud - Ensamarbete - Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering När det gäller att förhindra drukningsolyckor och tillbud är kontrollmetoden: - Skriftliga och signerade rutiner för hur badbevakningen ska utföras: - Ordningsregler på baden - Praktisk och teoretisk test av livräddning - När det gäller ensamarbete så är kontrollmetoden: - Skriftliga rutiner - Överfallslarm 1 (2) 22

23 När det gäller Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering så är kontrollmetoden: - Kontroll och dokumentering dagligen - Rutiner för polisanmälan - Återställ vandaliseringen snarast möjligt. Resultatet av den interna kontrollen visar att rutiner fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning på samtliga granskningsområden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, verksamhetschef Marina Hansson , handlingsid: Kfn 2019.xxx Riskanalys för internkontrollplan 2018, handlingsid Kfn Intern kontrollplan 2018, handlingsid: Kfn Kultur och fritid Marina Hansson Kultur och fritidschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen - anmälningsärende 2 (2) 23

24 Kultur och Fritid (KoF) 5 KoF 1, 7 Kost 1, 7 KoF 2 4 Kost 22 KoF 4 Kost 4 Sannolikhet 3 2 KoF 14 Kost 14 KoF 6, 8, 12, Kost 6, 8, 12,21, 23 KoF 11, 13 Kost 11, 13 KoF 5, 9 Kost 5, 9 KoF 10 Kost 10 KoF 3 Kost 3 1 KoF Kost KoF Kost KoF 15 Kost 15, Konsekvens 24

25 Risk Händelse Hot mot personal Vilka blir konsekvenserna? Osäker personal, arbetsmiljön försämras Hur kan vi undvika risken, och begränsar konsekvenserna? Förslag till åtgärd! Övergripande utb, överfallslarm Konsekvens skala 1-5 Sannolik het skala 1-5 Matris nummer KoF Kost Vandalisering Kostnader, driftsstopp Larm, rondering KoF Kost Inbrott/stöld Kostnader, driftsstopp Larm, rondering KoF Kost Drunkningsolyckor/ tillbud Osäker personal, arbetsmiljön försämras, extern förtroendekris Utb, säkerhetsrutiner KoF Dataintrång/virus/ Driftsavbrott, dålig Säkerhetsrutiner sabotage reklam, mycket extra KoF jobb Kost Besökare akutsjukdom Osäker personal Utb, information Ekonomi Internetanslutning/telefo ni nere Ensamarbete Sämre kvalitet/säkerhet. Inga investeringar Negativ utveckling Mail, telefoni, vissa system Verksamheterna kan behövas stängas ner Problem att rekrytera personal, arbetsmiljön försämras, otrygg KoF KoF Kost KoF Kost Överfallslarm Telefoner KoF Kost personal Arbetsplatsolyckor Personalskador Rutiner KoF Kost Långvarigt elavbrott Telefoni Mobil nere Vattenskador Elavbrott Brand/Utrymning Produktionsstopp Telefoni nere Vissa verksamheter nere, vissa larm Produktionsstopp, extra kostnader Begränsad service, verksamheter stängs Personskador, intäktsbortfall Produktionsstopp inventarier Reservkraft KoF Kost KoF Kost KoF kost Reservkraft KoF Kost Utb, larm, rutiner KoF Kost 25

26 Leveransstopp av livsmedel Allergena ämnen Sjuka kunder Egenkontroll, rutiner, utb Personalbrist eller sjukdom Skadedjur Vattenbrist alt förorenat vatten Rutiner för kontroll av kvalité Process för portionsbeställning Rutiner för mätning av matsvinn Produktionsstopp Kost KoF Överarbetad personal, Förebygga, sjukanmälningar/stress prioriteraverksamheter KoF produktionsstopp Smittspridning, matförgiftning, icke godkänt kök, förstörda föremål Svårt att tillhandahålla kost till brukarna Kost Rutiner KoF Kost Nödvattenplan Kost Missnöjda kunder Rutiner Kost Svårhanterad ekonomi Rutiner Kost Svårhanterad ekonomi Rutiner Kost 26

27 Tomelilla den 8 mars 2019 Dnr KFN DiaNr Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Marina Hansson Ros-Marie Stjernfeldt Enhetschef fritid och turism Direkt Mobil ros-marie.stjernfeldt@tomelilla.se Arbetsgrupp för utarbetande av nya bidragsregler Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att arbetsgruppen ska bestå av enhetschef kultur och fritid, ekonom, Mats Werne som sakkunnig samt de beslutade politikerna Tina Bergström-Darrell (S), Matilda Björk (C), Torbjörn Lindberg (S) samt Jonas Olsson (SD). Vad gäller uppdraget till arbetsgruppen som föreslå vi följande: Politisk inriktning. -Strategisk politisk diskussion om föreningslivets betydelse i kommunen. -Dialogen mellan kommunen och föreningarna behöver förbättras. Med kommunen avses alla nivåer d.v.s. politiker, tjänsteperson, nämnder och förvaltningar Bidragen bör samordnas och förenklas, det sistnämnda gäller även ansökningsblanketterna. Undersöka bidragens koppling till den verksamhet som har bedrivits på anläggningen eller i lokalen. Undersök bidragens koppling till möjlighet till ökade aktiviteter och jämställdhet. Vilka stödsystem ska finnas. Konsekvens och ekonomisk analys på förslaget. Följande tidsplan föreslås Delrapport till kultur och fritidsnämndens sammanträde i juni Rapporten klar i september 2019 för att sedan lämnas ut på remiss till alla föreningar. Synpunkter redovisas på kultur och fritidsnämndens december sammanträde. 1 (2) 27

28 Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämnden beslutade den 26 februari 2019, 9, att inrätta en arbetsgrupp som arbetar fram ett förslag till nya bidragsregler utifrån resultatet och den politiska inriktningen. Nämnden gav förvaltningen i uppdrag att till sammanträdet den 26 mars 2019 att presentera följande Förslag till arbetsgrupp inklusive namn (från nämnden ingår Tina Bergström-Darrell (S) och Torbjörn Lindberg (S)). Skriftligt uppdrag till arbetsgruppen Tidsplan Efter sammanträdet har ordförande föreslagit att även Matilda Björk (C) och Jonas Olsson (SD) ska ingå i arbetsgruppen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidschef Marina Hansson och enhetschef Ros-Marie Stjernfeldt den 8 mars Kultur och fritid Marina Hansson Kultur och fritidschef Ros-Marie Stjernfeldt Enhetschef fritid Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 2 (2) 28

29 TOMELILLA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 februari 2019 Kfn 9 Dnr KFN 2018/55 Rapport föreningsöversyn/översyn av bidragsregler Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att inrätta en arbetsgrupp som arbetar fram ett förslag till nya bidragsregler utifrån resultatet och den politiska inriktningen. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att till nästa sammanträde den 26 mars 2019 presentera följande Förslag till arbetsgrupp inklusive namn (från nämnden ingår Tina Bergström-Darrell (S) och Torbjörn Lindberg (S)). Skriftligt uppdrag till arbetsgruppen Tidsplan Ärendebeskrivning Förvaltningen fick i uppdrag av kultur- och fritidsnämnden att se över bidragsreglerna för föreningar inom kultur och fritid. Konsult Mats Werme fick uppdraget att se över bidragsreglerna. Konsultfirman har gjort en genomgående analys där alla föreningar inom kultur och fritidsverksamheten som får ekonomiskt stöd har fått lämna synpunkter.. Det har också gjorts djupintervjuer med politiker, tjänstemän samt föreningar. En beräkning har även gjorts av vad de faktiska lokalkostnaderna är i de lokaler som föreningarna hyr av kommunen. På Kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 11 december 2018 presenterade Mats Werme och Jeanette Skoog resultatet av uppdraget. Justerandes sign 29

30 TOMELILLA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 februari forts Utifrån resultatet av översynen föreslår förvaltningen kultur och fritidsnämnden att inrätta en arbetsgrupp och ge den i uppdrag att göra en översyn av bidragsreglerna. Förslagsvis består arbetsgruppen av två representanter från kultur- och fritidsnämnden, två representanter från förvaltningen, en sakkunnig inom området föreningsbidrag och vardera en representant från idrottsföreningarna respektive kulturföreningarna i kommunen. Sammankallande i arbetsgruppen föreslås bli en tjänsteman från kultur- och fritidsverksamheten. Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att inrätta en arbetsgrupp som arbetar fram ett förslag till nya bidragsregler utifrån resultatet och den politiska inriktningen. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att till nästa sammanträde den 26 mars 2019 presentera följande Förslag till arbetsgrupp inklusive namn Skriftligt uppdrag till arbetsgruppen Tidsplan Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, enhetschef Ros-Marie Stjernfeldt 11 februari 2019, handlingsid: Kfn Tidigare behandling Kfn Dialoger och informationsärenden 73/2019 Rapport föreningsöversyn. Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson Justerandes sign 30

31 Tomelilla den 8 mars 2019 Dnr KFN DiaNr Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Marina Hansson Kultur och fritidschef Direkt Mobil ros-marie.stjernfeldt@tomelilla.se Förslag till arbetsgrupp för att utarbeta en fritidsplan under 2019 och en kulturplan 2020 Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att inrätta en arbetsgrupp som utarbetar en fritidsplan under 2019 och en kulturplan 2020 där följande funktioner ingår Enhetschef kultur och fritid Tjänsteman från kultur och fritid Politiker från kultur och fritidsnämnden Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämnden beslutade den 26 februari 2019, 10, att ge kultur- och fritidschef Marina Hansson i uppdrag att till nämndens sammanträde den 26 mars 2019 presentera ett förslag på arbetsgrupp för att utarbeta en fritidsplan under 2019 och en kulturplan under Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidschef Marina Hansson den 8 mars Kultur och fritid Marina Hansson Kultur och fritidschef Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 1 (2) 31

32 2 (2) 32

33 TOMELILLA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 februari 2019 Kfn 10 Dnr KFN 2019/7 Granskningav nämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar avlämna yttrande gällande revisorernas granskning av nämndens styrning, ledning och kontroll enligt förvaltningens förslag i ärendebeskrivningen. Kultur och fritidsnämnden beslutar också att ge kultur- och fritidschef Marina Hansson i uppdrag att till nämndens sammanträde den 26 mars 2019 presentera ett förslag på arbetsgrupp för att utarbeta en fritidsplan under 2019 och en kulturplan under Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna har granskat huruvida kultur- och fritidsnämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av kultur- och fritidsverksamheten i Tomelilla kommun. Den sammanfattande bedömningen är att kultur- och fritidsnämnden inte säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning och uppföljning av kultur- och fritidsverksamheten. Bedömningen grundar sig på att det saknas ett styrsystem som följer organisationens struktur. Nämndens interna kontrollarbete kan förbättras genom att risk- och väsentlighetsanalysen blir mer heltäckande samt att dokumentationen vid kontrollerna utvecklas att innehålla resultatet av kontrollerna och inte enbart en bedömning om rutinen är fungerande eller inte. Eftersom nämnden i enlighet med kommunallagen är ytterst ansvariga för den interna kontrollen bör de för att kunna göra en bedömning, säkerställa att de får ta del av hur kontroller har genomförts och resultatet därav. Justerandes sign 33

34 TOMELILLA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 februari forts Utifrån granskningsresultatet rekommenderar de förtroendevalda revisorerna kultur- och fritidsnämnden att: upprätta en strategi och/eller plan för kultur- och fritidsverksamheten, som därefter ligger till grund för övriga planer, ta del av verksamhetsplanerna som upprättas av verksamheterna stärka uppföljningen av verksamheten analysera driftsbidragens påverkan på verksamheten och konsekvenserna om dessa inte skulle finnas att tillgå utveckla de interna kontrollrapporterna att även omfatta hur kontrollerna har genomförts och resultatet. Förvaltningen, genom kultur- och fritidschef Marina Hansson avger följande yttrande: Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av revisorernas granskningsrapport och instämmer i de synpunkter som framförts. Följande åtgärder kommer att vidtas. En arbetsgrupp bestående av såväl förtroendevalda som tjänstemän kommer tillsättas för att utarbeta dels en fritidsplan under 2019 och dels en kulturplan under 2020 Kultur- och fritidschefens övergripande verksamhetsplan kommer framöver utarbetas med de enskilda verksamheternas planer som grund. För de verksamheter som saknar verksamhetsplan, t ex kommunens fritidsgårdar, kommer sådan upprättas. Kultur- och fritidsnämnden kommer framöver alltid i sina beslut ange datum för återrapportering när uppdrag ges till verksamheten. Justerandes sign 34

35 TOMELILLA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 februari forts Verksamheterna som bedrivs med externa driftsbidrag är utökade aktiviteter och som är tidsbegränsade. Om dessa externa driftsbidrag inte beviljas längre så måste aktiviteterna läggas ner alternativt erhålla budgettillskott till verksamheten. Avrapporteringen av genomförd intern kontroll kommer från och med 2019 även omfatta redovisning av hur kontrollerna genomförts samt resultatet. Avrapportering kommer ske till nämnden löpande i de fall kontroller utförs vid mer än ett tillfälle under året. Dokumentationen av utförda kontroller kommer förbättras och arkiveras gemensamt för samtliga kontrollmoment antingen digitalt eller i en pärm. Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar avlämna yttrande gällande revisorernas granskning av nämndens styrning, ledning och kontroll enligt förvaltningens förslag. Beslutsunderlag Granskningsrapport Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll, handlingsid Kfn Tjänsteskrivelse från kommunens revisorer, handlingsid Kfn Beslutet skickas till: Kultur och fritidschef Marina Hansson Revisorerna Kommunstyrelsen - anmälningsärende Justerandes sign 35

36 Tomelilla den 18 mars 2019 Dnr KFN 2019/16 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla kultur- och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Tjänsteskrivelse verksamhetsplan kultur och fritid 2019 Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna verksamhetsplan för kultur och fritid Ärendebeskrivning Förvaltningen har tagit fram en verksamhetsplan för kultur och fritid för 2019 där det framgår vilka verksamheter som ingår, lagstiftning som styr verksamheten, planerade projekt under verksamhetsåret samt verksamhetsmål. Beslutsunderlag Verksamhetsplan kultur och fritid 2019, handlingsid: 2019.xxx Kultur och fritid Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson 1 (1) 36

37 Verksamhetsplan Kultur och fritid 2019 Verksamhetsområde/Lagstiftning Verksamhetsområde Kultur som består av konsthall, barnkultur, jazzarkiv, kulturskola och allmän kultur. Huvudbibliotek och biblioteksfilialer i Smedstorp, Onslunda och Brösarp. Fritid består av en simhall, tre friluftsbad, idrottsanläggningar, motionsspår, vandringsleder. Ansvarar för handläggning och tillsyn av serveringstillstånd enligt alkohollagen och yttrande om tillstånd för automatspel. Föreningsbidrag och stöd till kultur-, fritids-, pensionärs och handikappföreningar. Måltidsverkstan består av elva kök som lagar mat till kommunens verksamheter. Fritidsgården Soffta vänder sig till ungdomar från mellanstadiet till och med 18 år Sommar- och höstmarknad i Tomelilla. Lagstiftning Lagar och riktlinjer som styr verksamheten Livsmedelslagstiftningen Bibliotekslagen Alkohollagen Barnkonventionen Kultur och fritid sköter den dagliga driften utifrån målet att de olika verksamheterna ska vara tillgängliga för alla våra medborgare och besökare. Vi har focus på generösa öppettider. Våra verksamheter erbjuder olika fritidsaktiviteter med särskilt fokus på barn och ungdomar. Kultur och fritid samverkar med både kommunala och externa verksamheter. Alkoholenheten ansvarar för handläggning och tillsyn av serveringstillstånd enligt alkohollagen i Ystad, Sjöbo, Simrishamn och Tomelilla kommun samt yttrande om tillstånd för automatspel. 1 37

38 Planerade projekt under 2019 Meröppet bibliotek- Smedstorp Arbeta med översynen av Föreningsbidrag Belgiska studenter inom köken Fritidsplan Anpassa kultur och fritidsutbud efter en framtid som förändras Dialog i samverkan med barn och utbildning med ungdomarna om meningsfull fritid i det nya ungdomsrådet Samverka i det brottförebyggande arbetet Verksamhetsmål Vision: Tomelilla här skapar vi förutsättningar för hög livskvalitet och njuter av Österlen! Tomelilla kommuns strategiområde, för varje strategiområde finns ett antal målområde beslutade av kommunstyrelsen. Strategiområde 1 - Hållbar tillväxt Strategiområde 2 - Delaktighet och egenmakt Strategiområde 3 - Barn och ungas utveckling Strategiområde 4 - Trygghet och hälsa Måltidsverkstan Strategiområde 1 - Hållbar tillväxt KS 1:3:1 Andelen av kommunförvaltning inköpta livsmedel som är ekologiska eller närproducerade ska öka (mäts i %, närproducerad innebär i det här fallet svenskproducerad eftersom det är vad uppföljningssystemet kan hantera) 2 38

39 Målet för 2019 är 81% Strategi/metod Under 2016 var inköpta livsmedel med ursprungsland Sverige 73 % och inköpta ekologiska livsmedel 7,8 % Under 2017 jan-aug var inköpta livsmedel med ursprungsland Sverige 73 % och inköpta ekologiska livsmedel 8,7 % Under 2018 var inköpta livsmedel med ursprungsland Sverige 82 % och inköpta ekologiska livsmedel 9 % Kultur och fritid gör bedömningen att andelen svenska råvaror är i det närmaste så högt vi kan nå eftersom vi bör ha kaffe, the, bananer, apelsiner och annat som inte går att odla i Sverige. Arbeta för att bibehålla/öka kvalitén på råvarorna. Fortsatt focus på livsmedelskvalitén som följs i vårt uppföljningssystem Mätetal Mäts i %, närproducerad innebär i det här fallet svenskproducerad eftersom det är vad uppföljningssystemet kan hantera Kultur och bibliotek Strategiområde 2 Delaktighet och egenmakt KFN 2:3:1 Antal biblioteksbesökare på landsbygden ska öka. Målet för 2019 är Strategi/metod Meröppna bibliotek på skol orterna Brösarp, Onslunda och Smedstorp Mätetal Egen mätning, mäts i antalet besökare KFN 2:3:2 Kulturskolans terminsaktiviteter i grupp, exklusive musikundervisning, på landsbygdens skolorter ska öka. Målet för 2019 är 3 Strategi/metod 3 39

40 Under år 2018 och vårtermin 2019 anordnar vi terminsaktiviteter på landsbygdens skolorter som finansieras av kulturrådet. Andra halvåret behöver vi flytta ut tre terminsaktiviteter från tätorten till landsbygdens skolorter för att uppnå målet. Mätetal Egen mätning, mäts i antal kulturgrupper Strategiområde 4 Trygghet och hälsa KFN 4:1:2 Förutsättningarna för ett starkt föreningsliv ska förbättras. Målet för 2019 är 2 Strategi/metod Anordna tematräffar med föreningslivet. Mätetal Egen mätning, mäts i antal genomförda tematräffar per år. Fritid KFN 1:2:2 Strategiområde 1 Hållbar tillväxt Motionsslingornas ställning som tätortsnära besöksmål ska utvecklas Målet för 2019 är Strategi/metod Marknadsföra motionsslingorna Mätetal Egen mätning, mäts i antal besökare per år 4 40

41 Strategiområde 4 Trygghet och hälsa KFN 4:1:1 Antal besökare i simhallen ska öka. Målet för 2019 är Strategi/metod Attraktiva aktiviteter och öppettider Mätetal Egen mätning, mäts i antal besökare per år 5 41

42 Tomelilla den 19 mars 2019 Dnr KFN 2019/17 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla kommunstyrelsen Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Tjänsteskrivelse förslag till yttrande klubbstuga Spjutstorps IF Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar avge yttrande till kommunstyrelsen enligt förvaltningens förslag. Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunstyrelsen att bevilja ett räntefritt lån om kronor till Spjutstorps idrottsförening. Ärendebeskrivning Spjutstorps IF har inkommit med en ansökan om finansieringshjälp för att bygga en ny klubbstuga. Den totala kostnaden enligt offert och tilläggskostnader uppgår till ca kronor varav föreningen har fått medfinansiering av allmänna arvsfonden kronor, Färs&Frosta Sparbanksstiftelsen kronor, Skåne Idrotten kronor samt Jordbruksverket kronor. Det saknas ca kronor för att projektet ska kunna genomföras. Föreningen har egenfinansierat kronor för arkitektkostnader, kostnader för kvalitetsansvarig, material- och arbetskostnader för två toaletter, sand och reningsverk samt bygglov. Kommunstyrelsen beslutade 106/2016 att bevilja ett räntefritt lån på kronor vilket inte har nyttjats av föreningen. Spjutstorps IF fick information sent in i projekteringsstadiet att Allmänna Arvsfonden kräver en totalentreprenad av detta arbete vilket inte ingick i de ursprungliga planerna. Föreningen hade planerat att en del av arbetet kunde göras med ideellt arbete såsom målning och kakelsättning. Med anledning av Allmänna Arvsfondens krav ändrades dessa förutsättningar och föreningen fick lämna ut projektet som en totalentreprenad. 1 (2) 42

43 Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att föreslå kommunstyrelsen att bevilja ett räntefritt lån på kronor med en amorteringstid på 25 år till Spjutstorps IF samt att man upphäver kommunstyrelsens beslut 106/2016. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade även att bereda kultur- och fritidsnämnden möjlighet att yttra sig i ärendet före den 10 april Kultur och fritid föreslår genom verksamhetschef Marina Hansson och enhetschef Ros-Marie Stjernfeldt att kultur- och fritidsnämnden yttrar sig enligt följande: Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunstyrelsen att bevilja ett räntefritt lån om kronor. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen arbetsutskott 59/2019. Tjänsteskrivelse enhetschef Ros-Marie Stjernfeldt Kultur och fritid Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 2 (2) 43

44 Tomelilla den 19 mars 2019 Dnr KFN DiaNr Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Marina Hansson Ros-Marie Stjernfeldt Kultur och fritidschef Enhetschef fritid Direkt Mobil Ansökan om finansieringshjälp till project klubbstugan Spjutstorps IF Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunstyrelsen att bevilja ett räntefritt lån om kronor.. Ärendebeskrivning Spjutstorps IF har inkommit med en ansökan om finansieringshjälp för att bygga en ny klubbstuga. Den totala kostnaden enligt offert och tilläggskostnader uppgår till ca kronor varav föreningen har fått medfinansiering av allmänna arvsfonden kronor, Färs&Frosta Sparbanksstiftelsen kronor, Skåne Idrotten kronor samt Jordbruksverket kronor. Det saknas ca kronor för att projektet ska kunna genomföras. Föreningen har egenfinansierat kronor för arkitektkostnader, kostnader för kvalitetsansvarig, material- och arbetskostnader för två toaletter, sand och reningsverk samt bygglov. Kommunstyrelsen beslutade 106/2016 att bevilja ett räntefritt lån på kronor vilket inte har nyttjats av föreningen. Spjutstorps IF fick information sent in i projekteringsstadiet att Allmänna Arvsfonden kräver en totalentreprenad av detta arbete vilket inte ingick i de ursprungliga planerna. Föreningen hade planerat att en del av arbetet kunde göras med ideellt arbete såsom målning och kakelsättning. Med anledning av Allmänna Arvsfondens krav ändrades dessa förutsättningar och föreningen fick lämna ut projektet som en totalentreprenad. Kommunstyrelsen beslutar den 13 mars 2019, 59, att bevilja ett räntefritt lån på kronor med en amorteringstid på 25 år till Spjutstorps IF samt upphäver därmed kommunstyrelsens beslut 106/2016. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar bereda kultur- och fritidsnämnden möjlighet att yttra sig i ärendet före den 10 april (2) 44

45 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidschef Marina Hansson och enhetschef Ros-Marie Stjernfeldt den 19 mars Kultur och fritid Marina Hansson Kultur och fritidschef Ros-Marie Stjernfeldt Enhetschef fritid Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 2 (2) 45

46 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 mars 2019 Ksau 59 Dnr KS 2019/39 Ansökan om finansieringshjälp till projekt Klubbstuga Spjutstorp Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut och förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att bevilja ett räntefritt lån på kronor med en amorteringstid på 25 år till Spjutstorps IF samt upphäver kommunstyrelsens beslut 106/2016. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar bereda kultur- och fritidsnämnden möjlighet att yttra sig i ärendet före den 10 april Ärendebeskrivning Spjutstorps IF har inkommit med en ansökan om finansieringshjälp för att bygga en ny klubbstuga. Den totala kostnaden enligt offert och tilläggskostnader uppgår till ca kronor varav föreningen har fått medfinansiering av allmänna arvsfonden kronor, Färs&Frosta Sparbanksstiftelsen kronor, Skåne Idrotten kronor samt Jordbruksverket kronor. Det saknas ca kronor för att projektet ska kunna genomföras. Föreningen har egenfinansierat kronor för arkitektkostnader, kostnader för kvalitetsansvarig, material- och arbetskostnader för två toaletter, sand och reningsverk samt bygglov. Kommunstyrelsen beslutade 106/2016 att bevilja ett räntefritt lån på kronor vilket inte har nyttjats av föreningen. Spjutstorps IF fick information sent in i projekteringsstadiet att Allmänna Arvsfonden kräver en totalentreprenad av detta arbete vilket inte ingick i de ursprungliga planerna. Föreningen hade planerat att en del av arbetet kunde göras med ideellt arbete såsom målning och kakelsättning. Med anledning av Allmänna Arvsfondens krav ändrades dessa förutsättningar och föreningen fick lämna ut projektet som en totalentreprenad. Justerandes sign 46

47 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 mars forts. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att bevilja ett räntefritt lån på kronor med en amorteringstid på 25 år till Spjutstorps IF samt upphäver därmed kommunstyrelsens beslut 106/2016. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse ekonomichef Elisabeth Wahlström, handlingsid: Ks Ansökan om finansieringshjälp till projekt Klubbstuga Spjutstorp, handlingsid: Ks Komplettering till ansökan om finansieringshjälp till projekt klubbstuga Spjutstorp, handlingsid: Ks Förslag till beslut under sammanträdet Sara Anheden (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag med tillägget att kultur- och fritidsnämnden ska beredas tillfälle att yttra sig i ärendet före kommunstyrelsens sammanträde den 10 april Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordförande att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Sara Anhedens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 47