Guide IN Dokumentmallar

Transkript

1 Guide IN Dokumentmallar En guide till hur du installerar IN Register och börjar arbeta med mallarna

2 Innehållsförteckning 1. Allmänt Om tjänsten - IN Dokumentmallar Systemkrav Office Windows Webbläsare IN Dokumentmallar Nedladdning av enstaka mallar Nedladdning av samtliga mallar till dator eller nätverk Så här packar du upp IN Dokumentmallar.zip Uppdatering av mallar Makro, makrosäkerhet och betrodd utgivare Dokumentskydd Förflyttning i dokumentmallarna IN register Allmänt Installationsanvisning IN-register Kontrollera version för IN register Funktioner i IN register Support Allmänna frågor Allmänna villkor Digitala abonnemangstjänster... 17

3 1. Allmänt 1.1 Om tjänsten - IN Dokumentmallar IN Dokumentmallar paketeras i tjänsterna: Medlem, Bas eller Plus. För att använda dokumentmallarna krävs det att du har tillgång till programmet MS Office 2010 eller högre. De flesta mallarna är gjorda i MS Word och några i MS Excel Innehåll - Dokumentmallar Medlem* Anställning Mallar för bl.a. anställningsavtal, uppsägning, varsel, anställningsintyg/- betyg. Arbetsmiljö Riskbedömning och handlingsplan. Checklistor för arbetsmiljögenomgångar allmänt, entreprenad och service. Miljö Avfallshantering. Kompetens och utveckling Bedömningsblankett och samtalsblankett för individuell lönesättning. * Kräver medlemskap i Installatörsföretagen Innehåll - Dokumentmallar Bas Elinstallation Mallar för egenkontrollprogram för elinstallationsarbete och tillhörande kontrolldokument. Säkerhet/Larm Mallar för att projektera och installera säkerhetsanläggningar enligt gällande normer. Tele/Data Mallar för teleregistrering, både enligt utgåva 5 och 6. Du som är medlem har även tillgång till medlemsmallarna i Bas. Med IN-register kan du enkelt kan få med företagsuppgifter m m i mallarna, gäller även för de flesta medlemsmallarna Innehåll - Dokumentmallar Plus Med Dokumentmallar Plus får du också tillgång till alla mallar som ingår i Bas. För dig som är medlem i Installatörsföretagen ingår även medlemsmallarna. Verksamhetssystem - Mallar som är användbara i företagets verksamhetssystem. Det finns mallar som är användbara i företagets processer för strategi, försäljning, service och entreprenad, exempelvis kvalitets- och miljöplan. Medarbetarguide - innehåller allt du behöver för att skapa ett gemensamt arbetssätt på företaget. I Plus får du tillgång till IN-register som gör att du enkelt kan få med företagsuppgifter m m i mallarna, gäller även för de flesta medlemsmallarna. 3 (17)

4 2. Systemkrav 2.1 Office IN Dokumentmallar fungerar i följande versioner av Office: MS Office 2010 MS Office För er som har Office 365 krävs lokalinstallation av Word för att makron skall fungera. 2.2 Windows För bästa funktionalitet av IN Dokumentmallar rekommenderas följande operativsystem: Windows 7 Windows 8 Windows 10 (32 och 64-bitars) Windows Webbläsare Vid nedladdning av mallar och uppdateringar stöds följande webbläsare: Internet Explorer 7 eller senare Safari Chrome. 3. IN Dokumentmallar 3.1 Nedladdning av enstaka mallar Genom att logga in på hemsidan kommer du direkt åt de mallar som du har tillgång till. På sidan kan sökfunktionen användas för att hitta den mall du söker eller så kan du använda filtrerings funktionen för olika områden. Genom att öppna mallen kan du börja jobba direkt i mallen eller spara ner mallen på din dator eller nätverk. 4 (17)

5 3.2 Nedladdning av samtliga mallar till dator eller nätverk Nedladdning görs via hemsidan: Genom att klicka på: ladda ner ditt urval som Zip laddas samtliga mallar ner som ingår i den tjänst/paket som du har tillgång till. För dig som har tjänsten Bas eller Plus medföljer installationsprogrammet INRegister i nedladdningen. Välj spara som och välj exempelvis att spara på din dator eller nätverk: C:\IN Dokumentmallar (lokal hårddisk) H:\IN Dokumentmallar (server) Lagring i molnet (Dropbox, Onedrive m.m.) Det är alltid lämpligt att spara mallarna på en server i nätverket eller molnlagring, för att säkerställa dokumentstyrningen samt att alla användare inom företaget har tillgång till rätt utgåva. 3.3 Så här packar du upp IN Dokumentmallar.zip Öppna mappen där zip-filen ligger, högerklicka på filen och välj extrahera alla. 3.4 Uppdatering av mallar Som registrerad beställare av tjänsten IN Dokumentmallar får du e-post om nyheter och uppdateringar kring IN Dokumentmallar. Uppdaterade mallar kan sedan laddas ner från Installatörsföretagens hemsida. 3.5 Makro, makrosäkerhet och betrodd utgivare Flertalet dokumentmallar är gjorda i MS Word och innehåller någon form av makron (programkod). Därför måste du aktivera makron i MS Word för full funktionalitet av mallarna. 5 (17)

6 Om du får en fråga om att aktivera eller inaktivera makron så ska du alltid välja aktivera makron när du arbetar i en IN dokumentmall Office Starter För att kunna använda makron i våra smarta dokument kan du inte använda den begränsade gratisversionen av Microsoft Office kallad Office Starter (som ofta är installerad på nya datorer) utan du måste ha den fullständiga versionen av MS Office. Office Starter kan dock uppgraderas till fullständiga versionen med en licensnyckel Ställa in makrosäkerhet i MS Word 2010 eller senare 1. Klicka på Arkiv >> Alternativ >> Säkerhetscenter 2. Klicka på knappen Inställningar för Säkerhetscenter 3. Välj: Makroinställningar 4. Du får nu fyra (4) olika alternativ, välj något av följande två: 1. Inaktivera alla makron utom digitalt signerae makron (fungerar för de flesta) 2. Aktivera alla makro, detta alternativ väljs bara om alternativ 1. inte fungerar. Nu ska alla makron fungera i alla dina IN dokumentmallar. Figur 1. 6 (17)

7 3.5.3 Skyddad vy När ett dokument hämtas från t ex. eller någon annan internetsida och öppnas i Office, så visas dokumentet i skyddad vy vilket innebär att dokumentet är skrivskyddat. För att kunna redigera dokumentet måste du klicka på knappen Aktivera redigering, se figur 2. Figur 2. Du kan stänga av denna funktion i Officeprogrammets Säkerhetscenter och därmed slippa klicka på Aktivera redigering varje gång du öppnar ett Officedokument från en plats som inte är betrodd. Dessutom finns en bugg i MS Word 2010 som påverkar vissa smarta dokument när de öppnas i Skyddad vy. Om du råkar ut för dessa problem rekommenderar vi att du stänger av Skyddad vy. För att stänga av Skyddad vy väljer du alternativet Skyddad vy i den vänstra panelen enligt nedan. Avmarkera alternativet Aktivera Skyddad vy för filer som hämtas från Internet Avmarkera alternativet Aktivera Skyddad vy för filer som finns på platser som kan vara osäkra Klicka på knappen OK för att återgå till dokumentet. Figur 3. 7 (17)

8 Tänk på att de inställningar du har gjort i Säkerhetscentret inte påverkar redan öppna dokument, utan enbart dokument som du öppnar efter att inställningarna är gjorda Säkerhetsvarning för makron Om dokumentet innehåller makron får du normalt en varning Makron har inaktiverats varje gång du öppnar ett dokument med makron. Klicka på knappen Aktivera innehåll, enligt bilden nedan, för att använda all funktionalitet i dokumentet. Vissa dokument är beroende av funktionaliteten i makrona och dessa måste då aktiveras. Figur 4. Som standard visas denna säkerhetsvarning varje gång du öppnar ett dokument med makron. Eftersom våra dokument med makron är digitalt signerade med ett elektronsikt ID-kort för Sign On AB, kan du ange Sign On som betrodd utfärdare. Därmed slipper du att aktivera makron varje gång ett dokument med makron används Så här gör du för att ange Sign On som betrodd utfärdare: Klicka på fliken Arkiv enligt punkt 1 i bilden nedan. Information om dokumentet visas i den högra panelen. Klicka på knappen Aktivera innehåll, enligt punkt 2 och Klicka därefter på Avancerade alternativ enligt punkt 3. 8 (17)

9 Figur 5. När du har klickat på Avancerade alternativ visas nu ett nytt fönster, se figur 6. Välj alternativet markerat med röd pil i bilden nedan. Klicka därefter på OK knappen för att återgå till dokumentet. Efter denna inställning aktiveras makron automatisk utan säkerhetsvarning när du hämtar dokument från Figur 6. 9 (17)

10 3.5.6 Säkerhetsvarning för makron visas inte Om makron är inaktiverade och en säkerhetsvarning för makron inte visas, gör följande kontroll och eventuell inställning: Klicka på fliken Arkiv. Välj därefter Alternativ. Klicka på Säkerhetscenter och välj Inställningar för Säkerhetscenter Därefter klicka på Makroinställningar Välj det tredje alternativet enligt pilen i den högra panelen. Figur Nätverksinställningar av makrosäkerhet Om inställningarna av makrosäkerhet är inställda generellt på företagets nätverk till: Inaktivera alla makron utan att visa ett meddelande, samt att användare inte kan ange utfärdare som betrodda, så måste följande göras för att makron och IN registrets funktionalitet skall fungera: Respektive användare måste ange inställningen för makron i säkerhetscentret till: Aktivera alla makron för att det skall fungera (kräver omstart av Word för att inställningen skall slå igenom). Dock rekommenderar vi att ni kontaktar IT avdelningen för att ändra policyn för Office till: Inaktivera alla makron utom digitalt signerade makron. (För inställning av makrosäkerhet, se ) 10 (17)

11 3.6 Dokumentskydd De flesta dokumentmallarna är dokumentskyddade, vilket innebär att du endast kan fylla i text i de grå ifyllnadsfälten men inte ändra rubriker med mera. Några dokument som man ska kunna rita i är inte låsta. Nästan alla dokument är gjorda som malldokument (docm- och xlsx-filer). Detta innebär att när du sparar en blankett så skapas en kopia med ditt aktuella innehåll Låsta utan lösenord Alla dokument är låsta utan lösenord, vilket innebär att du kan låsa upp dem. Tänk dock på att du kan få problem med makron med mera om du låser upp en dokumentmall och till exempel börjar ta bort olika fält Egna anpassningar Det är möjligt att göra egna anpassningar i mallarna om man så önskar. 1. Ta bort filens skrivskydd genom att högerklicka på filen och välj egenskaper. Klicka ur rutan Skrivskydd och välj OK. 2. Ta bort dokumentskyddet i Word: Öppna filen och stoppa skyddet (detta görs genom att klicka på Begränsa redigering i Granska menyn och därefter klicka på Stoppa skydd). 3. Gör anpassningar. 4. Klicka på Ja, starta tvingande skydd. 5. Spara den anpassade mallen med ursprungsnamnet plus eget tillägg för att skilja den från originalfilen i IN dokumentmallar. 6. Aktivera filens skrivskydd: Högerklicka på filen och välj egenskaper. Klicka i rutan Skrivskydd och välj OK Begränsad support på egna anpassade mallar Installatörsföretagen kan tyvärr inte ge support på dokumentmallar där kunden själv har gjort egna anpassningar. 3.7 Förflyttning i dokumentmallarna Använd alltid TAB tangenten för att flytta dig mellan olika fält i dokumentmallarna. Även efter sista ifyllda fältet måste detta göras för att alla ifyllda uppgifter ska flyttas över på kopiorna (på de dokument som har det). 4. IN register 4.1 Allmänt För dig som har tjänsten Bas eller Plus finns möjligheten att installera IN register, vilket ger dig funktionaliteten att lagra: egna företagsuppgifter och din logotyp kunduppgifter, t ex företag, kontaktperson och adress projektuppgifter 11 (17)

12 Alla dessa uppgifter kan sedan automatiskt infogas i de flesta av dokumentmallarna. Figur 8. Installation av IN register.exe samt inmatning av uppgifter måste göras lokalt på varje dator, även om dokumentmallarna är tillgängliga via nätverk. Inmatade uppgifter lagras lokalt och blir bara tillgängliga på den dator där de har matats in. Alla dokument innehåller inte alla fält, vilket betyder att bara de fält som finns i respektive dokumentmall fylls i automatiskt. 4.2 Installationsanvisning IN-register Viktigt! Om du redan har IN Registermall (tidigare EIO Registermall) installerad rekommenderas att du avinstallerar den tidigare versionen innan du installerar denna version (Se 4.2.2). För att du ska kunna använda registermallen krävs att du har Word 2010 eller senare. 1. Kontrollera att makron är aktiverade enligt punkt Spara filen Installation_INRegister.exe lokalt (den finns med i ZIP filen av IN Dokumentmallar) 3. Dubbelklicka på filen 4. Ett fönster öppnas, klicka på Nästa 5. Läs texten under rubriken Viktigt, klicka sedan Nästa 6. Redo att Installera, klicka på knappen Installera 7. Läs texten under Information, klicka sedan Nästa 8. Klicka på knappen Slutför (nu är installationen klar). 9. Öppna nu ett dokument (aktivera makro) 10. För Word 2010 och senare, kommer en egen flik upp för IN Register, se figur (17)

13 4.2.1 Fliken IN-register i Word visas inte efter att installationen är klar? Detta beror troligtvis på att du har en felaktig sökväg i din Word installation. Så här gör du: Välj Arkiv, Klicka på Avancerat och välj sökvägar, enligt bild: Markera Autostart och klicka på ändra: 13 (17)

14 Ändra sökvägen till Autostart genom att klicka på Word Markera mappen Autostart och avsluta med OK: Stäng sedan ner Word och starta om datorn. Fliken IN-Register skall då visas i Word-menyn Fjärrinstallation av IN-register Installationsprogrammet kan installeras från server till klientdatorer utan användargränssnitt. Det vill säga att installationen är osynlig för användarna på klientdatorerna när installationen sker och att installationen avslutas automatiskt utan inbladning från användaren. Om installation sker från centralt håll ska installationsprogrammet köras med kommandot: Installation_INRegister /VERYSILENT. Fjärrinstallation på det här viset fungerar bara när Word 2010 eller senare är installerat på klientdatorerna Avinstallation av IN-register Om du vill avinstallera IN-register kan du göra detta genom att gå till Kontrollpanelen och välja 'Program och funktioner'. I listan över program ska du välja 'IN Registermall version x.x (om du har den tidigare EIO Registermall installerad ska du välja 'EIO Registermall version x.x i listan) Fjärravinstallation av IN-register För att avinstallera IN Registermall från server anropar man avinstallationsprogrammet med parameter /VERYSILENT. Ett anrop till programmet kan se ut så här: C:\Users\<anvädnarnamn>\Appdata\Roaming\IN_Registermall\unins000.exe /VERYSILENT 14 (17)

15 4.3 Kontrollera version för IN register Klicka på Version av IN register under fliken IN register. Se figur Funktioner i IN register Knappen Projekt Ett fönster visas där du väljer projekt i en lista. Finns inte projektet kan du klicka på knappen Nytt/Ändra projekt för att skapa ett nytt projekt. Figur 9. Om du väljer att skapa ett nytt projekt visas ett nytt fönster där du fyller i de nya projekt- och kunduppgifterna. När du sparat uppgifterna kommer du tillbaka till projektfönstet och det nya projetet finns i listan. Klicka OK för att föra över aktuella projektuppgifter till dokumentet. Figur (17)

16 4.4.2 Fliken Projekt i Kundregister dialogen. Projekt Avser namn på projektet. Texten i denna lista läggs in i dokument som har projektupggifter. Välj Projekt i listan: Klicka på knappen med nedåt pil till höger om textfältet och markera projektet. Du kan även skriva de inledande bokstäverna i textfältet för att göra en snabbsökning. Om du ändrar någon uppgift kan du klicka på Spara-knappen för att spara uppgifterna permanent. Nytt projekt Skriv in ett nytt projektnamn i textfältet för Projekt. Fyll i uppgifterna för projektet. Klicka på Spara knappen för att spara projektet i projektregistret. Om kunden inte finns måste du lägga till en ny kund under fliken Kunder. När du klickat på OK-knappen återgår du till fönstret för att välja projekt Knappen Kunduppgifter Fliken Kunder i Kundregister dialogen. Figur 11. Kund ID Avser en identitet som du själv anger för att identifiera kunden. Ett ID kan t.ex. vara ett kundnummer på ett företag eller kontaktperson. Välj Kund ID i listan Klicka på knappen med nedåt pil till höger om textfältet och markera kunden. Du kan även skriva de inledande bokstäverna i textfältet för att göra en snabbsökning. Om du ändrar någon uppgift kan du klicka på Spara knappen för att spara uppgifterna permanent. Ny kund 16 (17)

17 Skriv in en ny identitet i textfältet för Kund ID. Fyll i uppgifterna i kundfälten. Klicka på Spara knappen för att spara kunden i kundregistret på datorn. Klicka OK för att föra över aktuella kunduppgifter till dokumentet Knappen Egna uppgifter Här anger du dina företagsuppgifter och möjligheten finns att ladda upp din företagslogotyp på dokumenten. När du registrerat och sparat dina uppgifter kommer uppgifterna med automatik upp på nya dokument som används. Figur Support 5.1 Allmänna frågor Har du allmänna frågor om IN Dokumentmallar, skicka e-post till: info@installatorsforetagen.se Installatörsföretagen kan tyvärr inte ge support på dokumentmallar där kunden själv gjort egna anpassningar. 6. Allmänna villkor 6.1 Digitala abonnemangstjänster Våra allmänna villkor gällande digitala abonnemangstjänster finner du genom att logga in på vår hemsida 17 (17)