Verksamhetsberättelse Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2017 Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden

2 Vårdval hörselrehabilitering 2017 I Här finns vi utprovningar bedömningar Ängelholm Hässleholm 81 % eget sortiment hörapparater 19 % rekvisition Helsingborg Landskrona Malmö Eslöv Lund Kristianstad Patienter Trelleborg Ystad hörselnedsättning eller dövhet intellektuell funktionsedsättning rörelsenedsättning dövblindhet tinnitus synnedsättning neuropsykiatrisk funktionsnedsättning förvärvad hjärnskada Tillgänglighet 91% 98% 78% 60 dagar 30 dagar 60 dagar habilitering och rehabilitering g barn med autism hjälpmedel

3 KORTHET Hjälpmedel Skåne Kundtjänst Kostnader % 9% personal tjänsteköp Tolkuppdrag 20% 7% 11% 1% hjälpmedel hyror övriga kostnader avskrivningar besvarade samtal Nya produktområden inkontinens (2016) medicinsk behandling diabetes speciallivsmedel E-tjänster ökning 130 % Personal efterfrågade 3% tekniker 9% övrig behandlande personal 4% hjälpmedelskonsulenter 8% pedagoger % kuratorer 5% tolkar utförda 8% logopeder 9% psykologer tolkanvändare 8% arbetsterapeuter 26% administratörerer 9% fysioterapeuter

4 Innehåll Förord...6 Inledning...7 Förvaltningens profil och uppdrag... 7 Viktigaste händelser... 7 Verksamhetsförändringar... 8 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet...9 Personcentrerad vård... 9 Jämlik hälso- och sjukvård Säker hälso- och sjukvård Hälsoinriktad hälso- och sjukvård Tillgänglig hälso- och sjukvård Effektiv hälso- och sjukvård Produktion En drivande utvecklingsaktör...23 Kunskapsbaserad vård Attraktiv arbetsgivare...25 Hälsofrämjande arbetsplats Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras En långsiktigt stark ekonomi...30 Ekonomiskt ingångsläge Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Övriga kostnader Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Nyckeltal Investeringar... 35

5 Miljö...36 Utvärdering av miljömål och handlingsprogram Rapport från intern och extern miljörevision samt avvikelser och korrigerande åtgärder Utfall av övrig miljöprestanda Övriga åtgärder Uppföljning av arbetet med intern kontroll...38 Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information och kommunikation Uppföljning och utvärdering Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA...40 Lägesrapport mål Bilagor... 41

6 Förord Långsiktigt arbete som visar goda resultat Jag är mycket glad att vi även 2017 levererade ett positivt resultat. En god ekonomisk bas gör att vi har förutsättningar för att göra långsiktiga satsningar på de patientgrupper som behöver det mest. En viktig del i att kunna planera för framtiden är att vi sedan några år tillbaka är beviljade samma demografiuppräkning som övrig hälso- och sjukvård. Inflödet av patienter med autism ökar kraftigt, och gruppen behöver tidiga och mångsidiga insatser. Vi har under flera år beviljats extra medel för att kunna ha god tillgänglighet för denna patientgrupp. Den beslutade budgeten för 2018 ger också utrymme för satsningar på hjälpmedel till patienter med de svåraste funktionsnedsättningarna och att kunna erbjuda utlåning av fritidshjälpmedel. Under 2018 får nämnden också ett utökat uppdrag för dyskalkyli, och Skånes Kompetenscentrum för Elever med Dyslexi kommer att lägga till diagnosen i sitt erbjudande. Inom många områden skedde förbättringar under 2017 samtidigt som många utmaningar finns kvar att arbeta med under kommande år. Det är roligt att se utvecklingen inom e-hälsa som sker, där fler och fler patienter väljer att ha digital kontakt med sin mottagning. Det krävs att arbetet inom e-hälsa fortsätter och arbetsprocesser förändras för att i framtiden kunna fortsätta erbjuda god tillgänglighet för patienterna. Eva Pihl Krabbe Ordförande habiliterings- och hjälpmedelsnämnden Ett år med gott resultat som präglats av både förbättringsarbete och utmaningar Jag är väldigt stolt och tacksam över de goda resultat som förvaltningen visade för Tack vare engagerade medarbetare och chefer gör vi varje dag stor skillnad för våra patienter och personerna runt dem. Vårt tydliga fokus på att jobba smart och tillhandahålla insatser av hög kvalitet, samtidigt som vi systematiskt utvecklar verksamheten, är framgångsrikt. Målfokus och de övergripande målen Kvalitet, Tillgänglighet och Nytta anger riktningen för vårt arbete. Förbättringsarbetet utgår alltid från patienternas upplevelse av oss och de tjänster vi erbjuder. Under 2017 valde vi att, med hjälp av studentmedarbetare, göra intervjuer på plats i väntrummen för att fånga in fler nyanser om vad patienterna tänker och tycker om oss. Förvaltningens största utmaningar under 2017 var kompetensförsörjning och hög sjukfrånvaro. Det är områden där inga snabba lösningar finns och vi kommer att ha fortsatt fokus på dem även Karin Bengtsson Förvaltningschef Habilitering och hjälpmedel 6 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

7 Inledning Förvaltningens profil och uppdrag Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden ska erbjuda personer, som är bosatta i Skåne och har en varaktig funktionsnedsättning, habilitering, rehabilitering, hjälpmedel och tolktjänst för vardagstolkning. Nämnden ska också ansvara för att verksamheten har den kvalitet som Socialstyrelsen kräver. Uppdraget innebär att göra livet mer möjligt och därmed skapa förutsättningar för denna målgrupp att kunna uppleva en livskvalitet i världsklass. Sedan 2016 har nämnden också ett övergripande ansvar för Region Skånes hjälpmedelsfrågor. Målfokus 2017 Viktigaste händelser Det är i mötet med patienten som resultat skapas De viktigaste händelserna sker ute på enheterna där engagerade och kompetenta medarbetare varje dag möter dem vi finns till för. Medarbetarna mötte patienter under året. Patienterna fick nästan insatser. Utökat hjälpmedelsuppdrag för läkemedelsnära produkter Arbetet fortlöper och besparingar kommer att levereras enligt plan med besparingseffekter på 25 miljoner kronor Under året övertogs ansvaret för hjälpmedel inom områdena medicinsk behandling, diabetes och speciallivsmedel. Gemensam studieresa ledningsgrupp och nämnd I mars gjorde habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och förvaltningens ledningsgrupp en gemensam studieresa till Stockholm. Syftet var att höja kompetensen inom nämndens ansvarsområden. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Funktionsrätt Sverige (tidigare Handikappföreningarnas Samarbetsorganisation HSO), Myndigheten för delaktighet (MFD) och Socialstyrelsen presenterade värdefull information. E-hälsoarbetet Utvecklingen inom området e-hälsa hade stort fokus under året. Antalet inkomna ärenden via 1177:s e-tjänster mer än fördubblades under året. HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

8 Förvaltningen hade fyra studentmedarbetare anställda som genom att öka kunskapen hos medarbetare och producera patientutbildningar också bidrog till en ökad användning av e-tjänsterna. Utvecklingsområden Ledarskap för förnyelse och förbättring Första linjens chefer är nyckelpersoner för en framgångsrik verksamhet. Förvaltningen fortsätter sitt arbete med att på olika sätt utveckla ledarskapet på alla nivåer. Använda oss av digitaliseringens möjligheter Förvaltningen fortsätter att utveckla arbetet med e-hälsa för att stödja och utveckla en modern, jämlik och effektiv hälso- och sjukvård. Under året ökade användandet av e-tjänster och fler tjänster kommer att införas under Mäta effekter och resultat av våra insatser med fokus på värde för patient Inriktningen är att fokusera vårt engagemang och verksamheten på sådant som skapar värde för patienterna. I Skåne, precis som i övriga landet, finns en svårighet att mäta effekterna av våra insatser. Att finna metoder för detta är ett viktigt utvecklingsområde. Verksamhetsförändringar Regiondirektören beslutade 2015 att skapa en ny samlad hjälpmedelsorganisation, Hjälpmedel Skåne. Genomförandet kommer att ske succesivt och sträcker sig över flera år. Från och med oktober 2017 övertogs kostnaden för speciallivsmedel och enteral nutrition med tillhörande pumpar från hälso- och sjukvården. Det motsvarade cirka 5 miljoner kronor för 2017 i ersättning från hälso- och sjukvårdsnämnden och avsåg speciallivsmedel för hälsovalsenheterna samt den del som förskrivs för barn över 16 år. Övriga områden som togs över under året är diabeteshjälpmedel och medicinska behandlingshjälpmedel såsom inhalatorer. För peruker ansvaras numera för att följa utvecklingen samt översyn över processen. För dessa områden ligger kostnadsansvaret fortsatt i sjukvårdsförvaltningarna. Området produktion övertog serviceverksamhet avseende elrullstolar, scootrar samt sängar och liftar från extern utförare från och med februari En ny verkstad etablerades i Staffanstorp med inledningsvis ett tiotal servicetekniker. Externa verksamhetsförändringar Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr) Inga förändringar Interna verksamhetsförändringar Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr) Övertagande av serviceverksamhet rörande sängar, lyftar och elrullstolar från extern entreprenör Övertagandet innebär minskade kostnader med 1,4 miljoner kronor 2017 Nytt uppdrag Hjälpmedel Skåne ,8 miljoner kronor. 8 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

9 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Personcentrerad vård MÅL: Patienten är medaktör Digitalisering för ökad tillgänglighet Mötet med Habilitering och hjälpmedel ska bidra till en ökad hanterbarhet i tillvaron för patienten och e-tjänsterna ska därför alltid erbjudas i de sammanhang där det upplevs meningsfullt för patienten. För att detta ska uppnås ska förvaltningens digitala erbjudande göras begripligt för såväl patient som medarbetare. I den regionalt beslutade handlingsplanen för implementering av 1177 Vårdguidens e-tjänster finns en överenskommelse mellan förvaltning och koncernledning vad gäller omställning av arbetssätt och vilket stöd som detta arbete kan behöva i form av utbildning, information, marknadsföring internt och externt samt utvärdering av genomförda förändringar. Inom barn- och ungdomshabiliteringen testades en ny tjänst via 1177:s e-tjänster där patient eller anhörig hemma kan fylla i ett digitalt formulär inför det bokade besöket. Personalen kan på det här sättet bättre förbereda sig och fokus under besöket kan läggas på planering av vad som behöver arbetas med för att skapa förändring för patienten. Hjälpmedel Skåne arbetade under året med framtagandet av en ny tjänst där patienter ska kunna beställa sina förskrivna hjälpmedel via 1177.se. Tjänsten beräknas vara i drift i början av 2018 och förbättrar tillgängligheten för patienterna som nu kan göra sin beställning dygnet runt istället för att ringa in till kundtjänst som har öppet under kontorstid. Förvaltningen skapade två nya utbildningar till 1177:s nationella plattform för stöd och behandling. Mindfulness för personer med tinnitus. Den första gruppen med fyra patienter påbörjade utbildningen under oktober. Diagnosutbildning för vuxna personer med autism. Första gruppen med patienter bjuds in till utbildning med start våren Under våren 2018 kommer forsknings- och utvecklingsenheten tillsammans med behandlarna som handlett patienterna att utvärdera utbildningarna. Patienterna kommer att tillfrågas vad de tyckte om innehåll och verktyg för att identifiera eventuella förbättringsområden. Även behandlarna kommer att få lämna sina synpunkter på hur metoden fungerar. I slutet av året lanserades också en ny öppen webbutbildning som riktar sig till föräldrar med barn som har intellektuell funktionsnedsättning. Genom att publicera utbildningen öppet på förvaltningens webbplats kan även andra som är intresserade av att lära sig mer om intellektuell funktionsnedsättning ta del av innehållet. Utbildningen togs fram av en arbetsgrupp där även representanter från brukarorganisationer deltog. Utredning hur primärvården kan förbättra för vuxna med varaktig funktionsnedsättning Hälso- och sjukvårdsnämndens gav den 4 november 2016 hälso- och sjukvårdsdirektören i uppdrag att utreda hur vuxna personer med varaktig funktionsnedsättning ska få sitt behov av vård på primärvårdsnivå bättre tillgodosett. Syftet med utredningen var att ta fram en nulägesbeskrivning av målgruppens vård på primärvårdsnivå, analysera brister i vården samt lämna åtgärdsförslag. Enheten för hälso- och sjukvårdsstyrning ansvarade för utredningen och arbetet gjordes i nära samarbete med, och med omfattande insatser av, medarbetare från Habilitering och hjälpmedel. I mitten av augusti lämnades utredningens förslag till hälso- och sjukvårdsnämnden, och vid nämndsmötet den 8 december togs ett beslutsförslag fram som hade sitt ursprung i ett av utredningens förslag. Det goda samarbetet med enheten för hälso- och sjukvårdsstyrning fortgår och det finns god beredskap i förvaltningen för att möta upp det konkreta arbete som förväntas följa av ett eventuellt beslut i enlighet med förslaget. Arbetsgrupp för förslag till framtida organisering av insatser till personer med autism En förvaltningsövergripande arbetsgrupp med deltagare från psykiatri och habilitering arbetar med att ta HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

10 fram underlag för likvärdiga processer för bedömning, diagnostik och behandling/insatser med god tillgänglighet och hög kvalitet i Region Skåne. Arbetet är en del i uppdraget att ge förslag på framtida organisering av insatser till målgruppen barn, unga och vuxna med autism som bättre kan möta patienternas behov av rätt insatser, i rätt tid, i en samordnad verksamhet. Bakgrunden är att allt fler barn, unga och vuxna med normalbegåvning får diagnosen autism. Samtidiga psykiatriska symtom är vanligt förekommande vilket ställer stora krav på nära samarbete mellan habilitering och psykiatri. Nuvarande riktlinjer har visat sig vara otillräckliga och det finns behov av en översyn. Förslag till organisering diskuterades tillsammans med styrgruppen i slutet av augusti. Styrgruppen var positiv till det framtagna förslaget och beslutade att det är ett inriktningsförslag att arbeta vidare med för att bland annat ta fram ett relevant underlag. Beslut i frågan fattas i början av MÅL: Patienten är nöjd Patienters synpunkter inhämtas via väntrumsundersökningar Under hösten samlade förvaltningen in synpunkter från patienter genom en väntrumsundersökning inom syn-, hörsel- och dövverksamheten, barn- och ungdomshabiliteringen och vuxenhabiliteringen. Frågorna i undersökningen berörde tillgänglighet, delaktighet, nytta och nöjdhet. Under tre höstmånader gjordes 244 kortintervjuer på 28 enheter av två studentmedarbetare som samtalade med patienter eller föräldrar som var i väntrummen inför sitt bokade besök. Studentmedarbetarnas övergripande bild var att flertalet patienter är mycket nöjda, vilket speglas i både de kvantitativa resultaten och i fritextsvaren som till största delen är mycket positiva. 64 procent svarade att de är nöjda på frågan om förekomsten av en planering av insatserna, vilket var den fråga som fick sämst resultat. Bäst resultat fick frågan om personalens bemötande, där 97 procent säger att det är bra. 77 procent är nöjda när det gäller om man får insatserna när man behöver dem, och drygt 90 procent anser att de har nytta av insatserna och även har inflytande över dem. Vid en analys av fritextsvaren framkom bland annat önskemål om att ha en kontaktperson som kan följa patienten under hela behandlingstiden. Patientens upplevelse av delaktighet Verksamheterna i förvaltning Habilitering och hjälpmedel arbetar sedan flera år tillbaka med habiliteringsplanering. Habiliteringsplanering är ett arbetssätt för planering utifrån patientens behov med syfte att säkerställa delaktighet, kvalitet och samordning. Eftersom arbetssättet tar utgångpunkt i patientens önskemål är det ett avgörande mått på kvalitet att patienten är delaktig i habiliteringsplaneringen. Planer som rör den enskilde individen förekommer i såväl socialtjänstens, skolan och hälso- och sjukvårdens verksamheter (Socialstyrelsen, 2014). Vuxenhabiliteringen följer på olika sätt upp patientens delaktighet dock alltid med en utgångspunkt i det material verksamheten har tillgång till. Länge har det funnits en nyfikenhet på att också fånga patienternas egen upplevelse av sin delaktighet. Vuxenhabiliteringen startade därför i samarbete med Forsknings- och utvecklingsenheten ett projekt i början av året med avsikten att utveckla metoder för att följa upp och säkra patienternas delaktighet i habiliteringsplanering ur ett direkt patientperspektiv. Inom ramen för projektet fanns en strävan att fånga värdefulla erfarenheter från vuxenhabiliteringen och i kommunala verksamheter kring hur delaktighet kan uppnås i habiliteringsplaneringen och hur delaktigheten kan dokumenteras. För att synliggöra erfarenheterna arrangerades ett inspirationsseminarium under tidig vår med deltagare från såväl Region Skåne som från åtskilliga skånska kommuner. Även en litteraturgenomgång genomfördes för att identifiera metoder som kan säkerställa att patienterna är delaktiga i habiliteringsplaneringen. Forskning kompletterar och utvecklar kunskapen från verksamheterna. Under året genomfördes även en litteraturstudie i avsikt att kartlägga befintliga redskap och metoder för självskattning av delaktighet. Studien mynnade ut i framtagande av ett preliminärt självskattningsformulär vilket sedan vidareutvecklades i fokusgrupper bestående dels av professionella inom vuxenhabiliteringen dels av patienter med pågående kontakt med vuxenhabiliteringen. Verktyget kommer att provas och utvärderas under Inom barn- och ungdomshabiliteringen producerades under året en film vars syfte var att ge barn, unga och deras nätverk kunskap om arbetssätt habiliteringsplanering och att det innebär en tydlig planering av de habiliterande insatserna. När patienter och anhöriga förstår vad habiliteringsplanering innebär kan de själva ställa krav på att planeringen görs utifrån deras behov och på det sättet ökar delaktigheten. Lansering av filmen kommer att ske i början av HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

11 En medarbetare från Barn- och ungdomshabiliteringen Malmö deltog tillsammans med representanter från 20 andra barn- och ungdomshabiliteringar i ett nationellt projekt för att ta fram appen Undra besöker habiliteringen. Undra är en superhjälte som tar reda på saker som barn med funktionsnedsättning undrar över och syftet är underlätta barns delaktighet och ge dem möjlighet att uttrycka sina åsikter om den egna vården. En länk till appen finns på alla Region Skånes barn- och ungdomshabiliteringars mottagningssidor och är gratis att ladda ner till mobiltelefon eller surfplatta. Barn- och ungdomshabiliteringen och Hörselenheten barn och ungdom deltog också i arbetet kring webbplatsen opratat.se som drevs av Nationellt kompetenscentrum anhöriga. Målgruppen är barn mellan fyra och tolv år, samt deras familjer och andra vuxna i deras närhet. På webbplatsen kan besökarna spela spel, se filmer och läsa berättelser om hur man pratar om det man aldrig pratar om. Jämlik hälso- och sjukvård MÅL: Utbudet av insatser är likvärdigt utifrån behov Tolkning på distans för bibehållen hög tillgänglighet Tolkverksamhetens uppdrag är vardagstolkning enligt HSL 3, för döva, dövblinda och hörselskadade, men även viss tolkning där annan huvudman har ansvar. Antalet tolkuppdrag har under flera år ökat. För att möta det ökade behovet av tolk och bibehålla en hög tillgänglighet undersöker tolkcentralen alternativa tolkmetoder. Tolkning på distans är en metod som kan vara en väg för att fortsättningsvis kunna erbjuda tolkning av hög kvalitet och med god tillgänglighet. Tolkcentralen ska, tillsammans med bland annat tolkanvändarorganisationer, skapa en styrgrupp och en eller flera referensgrupper för att granska frågan ur olika perspektiv. Det arbetet är påbörjat och kommer att fortgå under Förväntat resultat är att kunna erbjuda en fungerande distanstolkning som komplement till tolk på plats. E-tjänster för kontakt när du vill En viktig del i förvaltningens arbete för att stödja och utveckla en modern, jämlik och effektiv hälso- och sjukvård är att erbjuda kontakt via e-tjänster i För att öka användningen av e-tjänsterna gjordes en satsning på utbildning till förvaltningens medarbetare som fick lära sig vilka e-tjänster som finns och hur de fungerar. Tre studentmedarbetare anställdes som under hösten besökte samtliga mottagningar inom förvaltningen och delade med sig av sin kunskap men också lyssnade på medarbetarnas behov och idéer. Besöken kommer att fortsätta under våren Inom förvaltningen skapades också ett nätverk för kontaktpersoner för 1177:s e-tjänster för att medarbetare ska kunna få information och hjälp lokalt på varje mottagning. Kontaktpersonerna fick under året mer information och utbildning för att kunna sköta sina uppdrag. Satsningarna gav resultat och antalet webbaserade kontakter ökade med cirka 100 procent jämfört med föregående år. Säker hälso- och sjukvård MÅL: Patientsäkerheten är hög Vårdetiskt råd Förvaltningen inrättade under året ett vårdetiskt råd som ska utgöra ett stöd till medarbetare och ledning i etiska frågor rörande patientarbetet. Rådets uppdrag är att: stödja enskilda medarbetare eller team i vårdetiska dilemman stödja ledningen när det uppstår behov utgöra länk till andra etiska råd eller forum inom och utanför Region Skåne vara drivande i vårdetiska frågor inom förvaltningen bland annat genom att sprida kunskap om vårdetik Följsamhet Basala hygienrutiner och arbetskläder vid patientnära arbete Indikatorer säker vård Målnivå Utfall 2017 Utfall 2016 Följsamhet till regler för basal hygien vid patientnära arbete >90 % 93,3 % 92,7 % Följsamhet till regler för arbetskläder vid patientnära arbete 100 % 92,4 % 90,7 % HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

12 Vårdhygien Hygienronder genomförs enligt plan och kontaktvägarna med vårdhygien är väl förankrade. Mätning av följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler genomfördes enligt nationell standard. Resultatet visade att följsamheten till gällande hygienrutiner var 93,3 procent, jämfört med 92,7 procent Följsamheten till gällande klädregler var 92,4 procent, jämfört med 90,7 procent Patientnämnden Under året inkom 56 ärenden till patientnämnden. Ett ärende var beröm till syn-, hörsel- och dövverksamheten och två var frågor som rör Hjälpmedel Skånes nya uppdrag. 53 ärenden var synpunkter eller klagomål. 6 ärenden rörde vuxenhabiliteringen, där två ärenden rörde samma händelse 7 ärenden rörde barn- och ungdomshabiliteringen 23 ärenden rörde syn-, hörsel- och dövverksamheten. 19 av dessa ärenden rörde bristande tillgänglighet till tolk. 12 ärenden rörde Hjälpmedel Skåne. 3 av dem rörde Hjälpmedel Skånes nya uppdrag. 5 ärenden rörde beslut gällande rehabilitering i varmt klimat. Anmälningar till Inspektionen för vård och omsorg Inga anmälningar under året. Avvikelser Drygt 400 patientavvikelser dokumenterades under året, varav 115 var inkomna patientklagomål inklusive patientnämndsärende. Flertalet avvikelser hade som orsak information och kommunikation med patienter och närstående, procedurer och riktlinjer, remisshantering och sent inkomna remisser och informationsöverföring mellan vårdaktörer. Knappt 70 avvikelser berörde området leverans och tjänster, varav flertalet berörde fel eller avsaknad av koppling vid olika former av distansmöte med patient samt svårighet med tillgänglighet via telefon. Drygt 40 avvikelser berörde medicinskteknisk produkt där flertalet hade som orsak utbildning och kompetens. Riskanalys Inom vuxenhabiliteringen gjordes en analys av de avvikelser som rapporterats i AvIC mellan 1 juni 2016 och 31 maj 2017 och rörde samverkan med vårdgrannar inom Region Skåne. Med samverkan menades här olika former av samarbete mellan vårdaktörer där en eller flera verksamheter behöver fungera gemensamt runt patienten. Slutsatsen av analysen pekade på att det behövs fler dialogskapande aktiviteter mellan vårdgrannar. Informationen om verksamheterna behöver vara tillgänglig och tydlig, och rutiner, riktlinjer och samverkansavtal behöver kontinuerligt gås igenom och uppdateras inom varje verksamhet. Patientsäkerhetsberättelse Patientsäkerhetsberättelse sammanställdes och publicerades på intranätet. Det viktigaste är att det fungerar ute i verkligheten och att alla medarbetare arbetar med patientsäkerhet. Uppmuntran behövs så att medarbetare gör avvikelser när saker inträffar som inte blev som planerat. Patientresa god och säker vård ur patientens perspektiv Även ur patientens perspektiv ska god och säker vård kunna säkerställas. Inom barn- och ungdomshabiliteringen arbetade man med patientresan. Utifrån ett antal klagomål analyserades flödeseffektiviteten ur patientens synvinkel och hens upplevelse visualiserades. Genom denna kartläggning kom nya insikter fram om patienters behov, förväntningar och beteenden som i sin tur ledde till utveckling och förbättring. Verksamheterna genomförde också förändringar som hade som mål att förbättra arbetsmiljön. Detta för att tydligt skilja på ytor där medarbetare möter patienter från ytor där medarbetare möter varandra. Hälsoinriktad hälsooch sjukvård MÅL: Patienten möts av rätt kompetens Alla verksamheter i Region Skåne ska arbeta hälsofrämjande. Målet är en god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. För att minska ohälsan hos barn och ungdomar ska alla verksamheter arbeta i enlighet med FN:s konvention om barnets rättigheter. 12 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

13 Habiliteringsarbetet baserar sig på att personer med funktionsnedsättning ska kunna leva ett bra liv. I den kartläggning som görs vid habiliterings- och rehabiliteringsplanering ingår bland annat levnadsvanor. En del i detta handlar om att ha möjlighet till en aktiv och meningsfull fritid, vilket är av stor vikt för såväl psykiskt som fysiskt välmående. Inom förvaltningen finns fritidskonsulenter med uppdrag att bland annat underlätta för barn, unga och vuxna att hitta fritidsaktiviteter. Förvaltningen arbetar också för att förebygga och åtgärda psykiskt ohälsa hos barn, att tidigt upptäcka barn som far illa och att informera barn som är anhöriga till personer med funktionsnedsättning enligt HSL 2 g. Inom barn- och ungdomshabiliteringen har en medarbetare doktorerat kring nyttan av fysisk aktivitet för barn med svåra funktionsnedsättningar samt hur de kan aktiveras och de positiva resultat detta ger inom flera områden. Fysisk aktivitet på recept håller på att implementeras för barn och ungdomar med funktionsnedsättning. En viktig del är att mäta den fysiska aktiviteten för att sedan kunna ge individuellt anpassat stöd för att kunna öka aktiviteten. Även barn med svåra funktionsnedsättningar kan aktiveras. Inom vuxenhabiliteringen genomfördes kompetenshöjande insatser för fysioterapeuter med fokus på fysisk aktivitet. Syftet är att komplettera det utbud av fysisk aktivitet som redan idag erbjuds av vuxenhabiliteringen samt att vidga målgruppen och höja kvaliteten. I vuxenhabiliteringen genomfördes även ett forsknings- och utvecklingsarbete för att studera effekten av metoden basal kroppskännedom för att minska stress och psykisk ohälsa hos personer med autism. Personer med autism är en grupp som är starkt överrepresenterade när det kommer till psykisk ohälsa och förekomsten av suicid är också extremt förhöjd i denna grupp jämfört med befolkningen generellt. Förebyggande och hälsofrämjande insatser för denna målgrupp är därmed oerhört angelägna. En av barn- och ungdomshabiliteringens medarbetare doktorerade under året med avhandlingen Autism in children. The importance of early detection and intervention. Avhandlingen belyser att det idag inte finns något screeninginstrument som ensamt tydligt kan visa vem som har autismsymptom men att effekterna för barnen är stora när mångsidiga och intensiva insatser sätts in tidigt. Tillgänglig hälso- och sjukvård MÅL: Patienten får insatser i rätt tid Division Habilitering och rehabilitering höll en hög tillgänglighet och nådde som genomsnittsvärde excellent nivå under årets alla månader. Hög tillgänglighet uppnåddes främst genom god planering av resurser, effektiva rutiner samt samverkan, internt mellan enheter i verksamheten och över verksamhetsgränserna. Division Hjälpmedel Skåne nådde godkänd nivå januari, februari, juli, augusti och december, övriga månader var tillgängligheten excellent. Under året uppfyllde verksamheterna barn- och ungdomshabiliteringen, vuxenhabiliteringen och syn-, hörsel- och dövverksamheten i genomsnitt kraven på tillgänglighet. Det sammanlagda genomsnittliga resultatet var excellent då 91 procent av patienterna fick första besöket inom 60 dagar, att jämföra med föregående år då resultatet var 89 procent. Under året var resultatet excellent under alla månader. För barn och ungdomar med autism och ADHD är kravet att garantera vård inom 30 dagar. Tillgängligheten var excellent och uppgick till 98 procent per den 31 december. Under året var resultatet excellent under alla månader. Inom division Hjälpmedel Skåne fick 78 procent utprovning eller uppföljning av hjälpmedel inom 60 dagar per den 31 december. Hjälpmedel Skåne använder även ett internt produktivitetsmått kallad erbjuden tid. Detta för att kunna påvisa den inre effektiviteten som ska ge hög service till patienterna. 26 procent av patienterna erbjöds en tid inom 10 dagar och 54 procent inom 30 dagar. Verksamheterna erbjuder besökstider även under sommarmånaderna men då många patienter väljer att omboka tiderna till senare datum på grund av bland annat semesterresor, så påverkas tillgänglighetssiffrorna negativt. Vakanser på konsulentsidan påverkar också tillgängligheten negativt. Antalet väntande till Hjälpmedel Skåne minskade med i snitt 3 procent under 2017 jämfört med Tillgängligheten för hörselrehabiliteringar som utförs av auktoriserade audionommottagningar uppgick till 100 procent under hela perioden. Det betyder att alla patienter fick sin bedömning inom 60 dagar. Utav dessa fick dessutom 97 procent sin bedömning inom HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

14 Tillgänglighet inom 60 dagar Genomsnitt Tillgänglighet inom 30 dagar Barn och unga med autism och ADHD Tillgänglighet inom 60 dagar Hjälpmedel Skåne 14 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

15 30 dagar. Det nationella snittvärdet för bedömningar inom 60 dagar var 74 procent. Antalet väntande på bedömning sjönk drastiskt när vårdvalet infördes Därefter har nivån på antalet väntande varit relativt stabil. Dock sågs en ökning under Tillgängligheten för tolkverksamheten var fortsatt god. Antalet tolkanvändare ökade under perioden med drygt 13 procent. Tolk tillsattes till uppdrag medan efterfrågan uppgick till Tillgängligheten, då det var möjligt att tillgodose behovet av tolk, var 94,3 procent. Detta var något lägre än föregående år och bristen ökade med 0,7 procentenheter. Leverans av tolktjänster begränsades av bristen på tolkar vilket påverkade tillgängligheten negativt. Måluppfyllelse väntetider bedömning Hörselrehabilitering Region Skånes riktlinjer för remisshantering innebär att en mottagen remiss ska granskas inom tre arbetsdagar, och gäller endast remisser och inte egenanmälan. Följsamhet till riktlinjerna mäts med ett mått som kallas 90 percentil. Det innebär att 90 procent av remisserna ska ha behandlats inom tre dagar. Riktlinjerna för hantering av remisser följs inom förvaltningen och hanteras inom 3 dagar. Det finns däremot en utmaning i att remisser till verksamheten redan är sena då de anländer. Antalet dagar för behandling är 12 dagar inom 90 percentilen. Förvaltningen arbetar aktivt med produktionsplanering. Arbetet innefattar att uppskatta behovet av insatser, att tydliggöra produktionsförväntan, att på ett strukturerat sätt matcha efterfrågan med tillgängliga resurser och kompetenser, och att schemalägga på ett sätt som optimerar tillgängligheten. En viktig aspekt är också att skapa en utjämnad arbetstakt och bra arbetsmiljö för medarbetarna. Enheter som i nuläget arbetar utifrån förvaltningens modell för produktionsplanering är Hörselenheten vuxna, Hörselenheten barn och ungdom, Dövblindenheten, Synenheten barn och ungdom samt Tillgänglighet tolk Differens Differens % Tillgänglighet 94,3 % 95 % - -0,7 % Utförda ,4 % Tolkanvändare ,3 % Väntande på hörselbedömning Antal HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

16 Ledtid Från remissbeslut hos annan vårdgivare till ankomst Habilitering och hjälpmedel 1 Antal vårdbegäran 90 percentil (dagar) Vuxenhabiliteringen södra. Delar av modellen prövas också inom Barn- och ungdomshabiliteringen Ystad. Tolkcentralen utvecklade ett prognosverktyg för att belysa nuvarande och kommande behov. Där pågår också ett utvecklingsarbete med en modell för produktions- och kapacitetsplanering anpassad till Tolkcentralens behov. Syftet är att ta fram ett verktyg för att följa behovet av återbesök, och om insatser har kunnat erbjudas utifrån behovet. Effektiv hälso- och sjukvård Max (dagar) Ledtid Från ankomst Habilitering och hjälpmedel till granskning 2 Antal vårdbegäran 90 percentil (dagar) Max (dagar) Gäller endast remisser och inte egenanmälan inom division Habilitering och rehabilitering. 2. Gäller alla typer av vårdbegäran såsom remiss, egenanmälan och de som redan är inskrivna vid verksamheter inom division Habilitering och rehabilitering. Som ett led i förvaltningens arbete för en effektiv hälso- och sjukvård genomfördes en föreläsning i effektiv styrning för förvaltningens samtliga chefer. Föreläsare var Lars Stigendal som under många år arbetat med verksamhetsutveckling och kvalitetsarbete i olika statliga myndigheter. Temat för föreläsningen var Att styra med utgångspunkt i vad som kännetecknar offentlig sektor med betoning på tjänstelogik, systemsyn (helhetssyn) och styrning på verksamhetens syfte. Grundläggande är ett tydligt medborgar- och patientfokus och ett utifrån och in perspektiv som innebär att styrningen utgår från vad verksamheten ska åstadkomma för patienten, vad det leder till för effekter och vilket värde det skapar för patienten i fråga. Att ha patientens fokus var en viktig utgångspunkt i arbetet med förvaltningsuppdraget Målfokus Målen är följaktligen formulerade utifrån vad jag som patient ska ha, få och uppleva. Minskning i antal uteblivande och sena avbokningar Regionfullmäktige fattade inför 2017 beslut om att införa en avgift för de patienter som uteblir eller lämnar återbud senare än 24 timmar innan besöket. Debiteringarna startade i februari Sedan dess ses en markant nedgång i antalet uteblivna eller sent avbokade besök. Totala andelen uteblivna besök eller sent avbokade var 9,9 procent under 2016 och minskade till 8,2 procent Det totala antalet uteblivna besök och sena återbud minskade under perioden från till Totalt minskade andelen uteblivna och sent avbokade vårdkontakter med nästan 2 procent på förvaltningsnivå. En kvalitetshöjning när det gäller att följa uteblivande och sena avbokningar möjliggjordes genom att chefer nu kan följa vilka patienter som uteblir, till vilken typ av besök och när. Ökade möjligheter för uppföljning och analys leder till att lösningar kan presenteras för patienten som gör att hen kan komma till sitt besök eller att kontakten avslutas för att patientens behov har förändrats. Förvaltningen analyserar även anledningarna till att patienterna uteblir. Är det till exempel någon patientgrupp som ofta avbokar till en viss yrkeskategori och vad det kan bero på. Arbetet görs för att kunna ge rätt typ av motivationsinsatser till patienten. Medarbetarna för också en mer aktiv dialog med patienterna om vad varje individ behöver för att inte missa sina besök. Patienter erbjuds också, om det är lämpligt, att få insatsen på distans om de ringer för att lämna ett sent återbud. Förbättrad process för uträkning av egenavgift för hjälpmedel sparar tid och pengar Region Skåne har en komplex beräkningsmodell gällande egenavgifter för hjälpmedel. Modellen är politiskt beslutad, och det har inte framkommit något önskemål om att förändra den. Dietist eller barnläkare som förskriver hjälpmedelsprodukter behöver använda miniräknare och Excel för att vid varje förskrivningstillfälle räkna ut korrekt egenavgift. Avgiften förs sedan manuellt in på varje förskrivning. Hjälpmedel Skåne driver tillsammans med koncernstab ekonomistyrning och enheten för läkemedelsstyrning ett utvecklingsarbete för att automatisera processen i samband med att det förskrivningsbara 16 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

17 sortimentet förs in i IT-applikationen Sesam LMN. Risken för att felaktiga hjälpmedelsavgifter skickas ut kommer i och med detta att minimeras. Patienten betalar idag egenavgiften för hjälpmedel antingen till apoteket eller till andra externa leverantörer. Leverantörerna drar sedan av avgiften på den produktfaktura som skickas till Region Skåne. Den nya processen kommer att innebära att patienten får en samlingsfaktura med alla patientavgifter, inklusive hjälpmedelsavgiften. Hjälpmedel Skåne beräknar att kostnaden för anpassningen av Sesam LMN kommer att sparas in snabbt genom att spara tid för förskrivarna och eliminera riskerna för att fel beräkningar görs. Arbetet följer också Region Skånes principbeslut om att vi själva tar ansvar för att driva in våra avgifter. Arbetet med att anpassa systemet är i slutskedet och den nya systemversionen kommer att släppas i början på Produktion Habilitering och rehabilitering Patienter Antalet unika patienter som fick habiliteringsinsats under året i verksamheterna barn- och ungdomshabiliteringen, vuxenhabiliteringen och syn-, hörsel- och dövverksamheten, inklusive Audionommottagningen Lund, uppgick till nästan Det var en ökning med cirka 420 patienter eller 2,3 procent jämfört med En konstant ökning av antalet patienter de senaste åren beror på en förändrad demografi. Den generella befolkningsökningen påverkar antalet patienter till viss del men det gör även det ökade remissinflödet, främst avseende barn med autism. Remissinflödet till både barn- och ungdomshabiliteringen och vuxenhabiliteringen ökade under året. Remisserna avseende patienter med autism ökade med 14 procent jämfört med föregående år, med en total ökning på 71 procent sedan Besök och vårdkontakter, Habilitering och rehabilitering 1 Antal Utfall Differens % Budget Budget avvikelse % Besök totalt ,6 % ,6 % -varav läkarbesök % ,1 % -varav övriga besök ,5 % ,5 % -varav hembesök totalt ,2 % -varav hembesök läkare ,7 % -varav hembesök övriga ,3 % Kvalificerade brev-/ telefonkontakter totalt ,1 % -varav läkarkontakter ,1 % -varav övriga kontakter ,2 % Totalt antal vårdkontakter ,9 % Unika individer totalt ,3 % Unika individer slutenvård Unika individer öppenvård ,3 % 1. Källa LIS Vårddata månadsuppföljning 2. Källa HoH beslutsstöd. Not. Det finns en viss diskrepans mellan antalet vårdkontakter som visas i LIS samt antalet som återfinns i QlikView Pasis besöksregistrering. Vårdproduktion beräknas exklusive Riksgymnasiet och Hjälpmedel Skåne, vilka endast delvis registrerar kontakter i Pasis. Med anledning av det blir inte produktionen jämförbar varför dessa verksamheter valts att exkluderas i denna uppföljning. I begreppet vårdkontakter ingår kontakttyperna anhörigkontakt, internkonsult, konsultbesök, kvalificerad brev- och telefonkontakt, nybesök, samverkan, telefonkontakt till besöksregistrering samt återbesök. HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

18 Produktion, Habilitering och rehabilitering Avvikelse i procent jämfört med 2016 Remissinflöde autism Antal Remissinflöde totalt Antal 18 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

19 Den största ökningen av patienter fanns i barn- och ungdoms- samt vuxenhabiliteringen och avser neuropsykiska funktionsnedsättningar. Barn i förskoleåldern med autism ska enligt nationella riktlinjer få intensiva och mångsidiga insatser för att få maximal effekt. För att kunna hantera behovet behövs möjlighet att tillsätta utökade resurser. Andelen patienter som var män var 54 procent och 46 procent var kvinnor. Vårdkontakter uppdelat per kön visade att män erhöll 57 procent av vårdinsatserna medan kvinnor fick 43 procent. Antal vårdåtaganden och vårdkontakter Totalt ökade antalet vårdåtaganden med 6 procent jämfört med Ökningen fanns inom de flesta områdena. Störst ökning var det inom området autism medan området rörelsenedsättning minskade. Produktionen avseende habiliteringsinsatser minskade med 0,9 procent, vilket inneburit färre insatser per patient. Produktionen nådde cirka vårdkontakter att jämföra med föregående år då antalet uppgick till cirka Det motsvarar en produktionsminskning om vårdkontakter. Produktionen ökade både inom vuxenverksamheten samt syn- hörsel och dövverksamheten. Efter en tidigare större uppgång i barn- och ungdomshabiliteringen sågs nu en minskning i denna verksamhet. Andelen e-hälsokontakter fördubblades i princip jämfört med föregående år. Produktivitet Under ett flertal år har perioden produktiviteten ökat, vilket varit ett resultat av effektiviseringsarbete som Patienter per kön Antal, Habilitering och rehabilitering Vårdkontakter per kön Antal, Habilitering och rehabilitering Vårdkontakter totalt Antal Not. Det finns en viss diskrepans mellan antalet vårdkontakter som visas i LIS samt antalet som återfinns i QlikView Pasis besöksregistrering. Vårdproduktion beräknas exklusive Riksgymnasiet samt Hjälpmedel, vilka endast delvis registrerar kontakter i Pasis. Med anledning av det blir inte produktionen jämförbar mellan perioderna varför dessa verksamheter valts att exkluderas i denna uppföljning. I begreppet vårdkontakter ingår kontakttyperna anhörigkontakt, internkonsult, konsultbesök, kvalificerad brev- och telefonkontakt, nybesök, samverkan, telefonkontakt till besöksregistrering samt återbesök. HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

20 löpande skett under ett antal år då produktionen ökade samtidigt som antalet resurser blev färre och 2017 minskade däremot produktiviteten minskade produktiviteten med 2 procent jämfört med föregående år. Störst minskning syns inom barn- och ungdomsverksamheten där högre personalomsättning påverkat produktiviteten, då en nyanställd inte initialt uppnår samma produktion som en medarbetare som varit anställd ett tag. Hjälpmedel Skåne Inom division Hjälpmedel Skåne redovisas produktionen bland annat genom patienttid för tekniker och hjälpmedelskonsulenter. Produktiviteten, patienttid jämfört med arbetad tid, för konsulenter och tekniker ökade. Arbete med att höja andelen fortskrider, bland annat med hjälp av löpande uppföljning i beslutsstödet för Sesam. Konsulenternas månadsvärde låg strax under målnivån på 60 procent men cirka 7 procent över värdet för Teknikernas värde, exklusive serviceverksamheten, nådde 59 procent vilket var under målnivån på 70 procent men cirka 6 högre än för Ökningen av förskrivning av tyngdtäcke fortsatte och ökade med 36 procent. Trots införd avgift 2016 för tyngdtäcke sågs ingen minskning. Däremot minskade antalet förskrivna scootrar med 1 procent. Glasögonbidraget för barn 0-7 år med afaki/prisma fortsatte att öka och under året betalades 165 fler bidrag ut än föregående år, motsvarande 4,1 procent. Kartläggning av handläggningsprocesser för förskrivningar påbörjades. Kartläggningarna resulterade i en handlingsplan för att korta ned ledtider och förhindra omarbetningar. Syftet var också att standardisera arbetssätt inom Hjälpmedel Skånes förskrivningsstöd. Tolkverksamheten Under året utfördes vardagstolkningar, vilket var i stort sett oförändrat jämfört med föregående år. Samtidigt ökade antalet tolkanvändare med 13 procent eller 146 stycken. Antalet tolkanvändare uppgick till stycken. Tillgängligheten, då det var möjligt att tillgodose behovet av tolk var 94,3 procent, vilket var något lägre än föregående år vilket påverkas av begränsad leverans av köpta tolktjänster. Vårdval hörselrehabilitering Vårdval hörselrehabilitering omfattar de auktoriserade audionommottagningarna. Åtta olika företag eller organisationer driver drygt 33 mottagningar på 19 orter. Endast en mottagning drivs i offentlig regi av Region Skåne. I Region Skånes verksamhetsplan och budget 2017 stod det att då habiliterings- och hjälpmedelsnämnden ansvarade för både drift av vårdvalet hörselrehabilitering och bedrev verksamhet inom vårdvalet så skulle ansvaret övergå till hälso- och sjukvårdsnämnden under Efter ytterligare analyser togs beslut i slutet av 2017 att vårdval hörselrehabilitering blir kvar inom habiliterings- och hjälpmedelsnämndens ansvarsområde. Produktion, Hjälpmedel Skåne Avvikelse i procent jämfört med Exkl. serviceh. 2. Rörelsehjälpmedel. 3. Exkl. glasögonbidrag. 20 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

21 Tolkuppdrag Antal efterfrågade och utförda, samt nettokostnader Avslutade hörselrehabiliteringar Antal Avslutade hörselbedömningar Antal HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

22 Antalet utförda hörselbedömningar uppgick till stycken, vilket är cirka fler än budgeterade Utförda bedömningar ökade med stycken eller 10 procent jämfört med föregående år. Ökningen av antalet bedömningar var betydligt större än ökningen av antalet utprovningar, vilket indikerar ett större intresse att kontrollera sin hörsel. Antalet avslutade hörselrehabiliteringar uppgick till , vilket är en minskning med 190 stycken eller 2 procent jämfört med föregående år. Budgeterat värde för helåret var Patienten kan välja mellan att erhålla apparat från Region Skånes upphandlade sortiment eller skaffa hörapparat med stöd av rekvisition och därmed välja apparat själv. Fördelningen mellan rekvisitioner och hörapparater från Region Skånes upphandlade sortiment har varierat mycket mellan åren. Andelen som väljer rekvisition sjönk till 19 procent som genomsnittsvärde för 2017, att jämföra med 29 procent Med anledning av de nya hörapparatsavtalen som trädde ikraft under 2016 väljer nu fler patienter hörapparater ur regionens eget sortiment. 22 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

23 En drivande utvecklingsaktör Kunskapsbaserad vård Forsknings- och utvecklingsrapporter Under 2017 pågick 27 utvecklingsprojekt med stöd av Forsknings- och utvecklingsenheten. Av dessa bedrevs 17 projekt med stöd av fou-medel. Sju fou-rapporter publicerades och spreds till handikapporganisationer och olika nätverk inom kommuner, universitet och högskolor. Länkar till rapporterna finns bland annat på Sveriges Habiliteringschefers, Västra Götalandsregionens och Stockholms läns landstings webbplatser. Fou-rapport 1/2017. Förskrivning av AKK-hjälpmedel. En analys av förskrivningsprocessen inom KommSyn Skåne. Fou-rapport 2/2017. Stöd till anhöriga till vuxna med autism. En utvärdering av anhörigstöd på vuxenhabiliteringen. Fou-rapport 3/2017. Mindfulness och synnedsättning. En utvärdering av MBSR för personer med synnedsättning. Fou-rapport 4/2017. Psykosocialt stöd för barn med rörelsenedsättning. En kartläggning av insatser vid barn- och ungdomshabiliteringen. Fou-rapport 5/2017. Motivation för vuxna med funktionsnedsättning. En utvärdering av remotivationsprocessen som habiliteringsinsats vid vuxenhabiliteringen. Fou-rapport 6/2017 Motorik och autism. En forskningsöversikt om interventioner som främjar motorisk förmåga och fysisk aktivitet hos barn och ungdomar med autism. Fou-rapport 7/2017 Affektskola för vuxna med funktionsnedsättning. Utvärdering av en gruppinsats vid vuxenhabiliteringen. För att säkerställa förvaltningens kunskapsutveckling sker en intern dokumentation av olika utvecklingsarbeten. Inom ramen för detta har två fou-pm publicerats: Fou-PM 1/2017. Patienters uppfattning om tillgänglighet inom vuxenhabiliteringen. Fou-PM 2/2017. Bedömningsinstrument för Dystrofia myotonica typ 1. Databas för kunskapsstöd En samordning av förvaltningens strukturerade arbete med prioriteringar i enlighet med Nationell modell för öppna prioriteringar inom hälso- och sjukvård och utvecklandet av ett Kunskapsstöd för habilitering och rehabilitering pågår. Samtliga medarbetare inom förvaltningen kan genom en applikation enkelt söka bland hälsotillstånd och få upp mer information om tillståndet och information om vilka insatser som bör ges. Detta leder till en ökad samsyn inom Inkomna ärenden via 1177:s e-tjänster, Habilitering och hjälpmedel Antal HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

24 och mellan olika team, enheter och verksamheter om vilka insatser som bör ges ger förutsättningar för att patienter får likvärdiga kvalitetssäkrade insatser oavsett var i Skåne de bor. E-hälsa för framtidens sjukvård Förvaltningen har höga ambitioner för e-hälsoarbetet och följer den regionalt beslutade handlingsplanen för implementering av 1177 vårdguidens e-tjänster som ska leda till ökad användning av befintliga e-tjänster och implementering av nya e-tjänster. Innovationsrådet för e-hälsa fortsatte sitt arbete under året och till staben för IT och e-hälsa rekryterades två nya medarbetare som ska driva och genomföra olika e-hälsoaktiviteter i förvaltningen. Habilitering och hjälpmedel erbjuder en variation av de standardtjänster som finns på 1177.se. Under början av 2018 kommer arbete att genomföras för att se vilket standardutbud som ska finnas inom varje verksamhet. De tjänster som finns på de flesta mottagningar redan nu är Av/omboka tid, Beställ tid, Kontakta mig och Rådgivning. Tjänsten Förnya recept används enbart inom barn- och ungdomshabiliteringen. Tolkcentralen erbjuder en egen framtagen tjänst för att ta emot tolkbeställningar. Under 2017 kom det in 318 ärenden via denna tjänst. En tydlig ökning syns de senaste tre åren när de gäller antalet ärenden som kommer in till förvaltningen via 1177:s e-tjänster. Ökningen mellan 2016 och 2017 var 130 procent. Regionala projekt Under året startades en rad regionala projekt inom e-hälsa och förvaltningen erbjöd sig att vara piloter i de fall där det finns en tydlig nytta för patienter och medarbetare. Hörselenheten barn och ungdom Lund är piloter för att implementera tidboken online, och Vuxenhabiliteringen Hässleholm och Kristianstad är piloter för digitala kallelser. Under våren 2018 kommer förvaltningen också att starta upp en pilot för att testa videotjänsten som erbjuds i stöd- och behandlingsplattformen på 1177.se. En fungerande och regelbunden dialog mellan avdelningen för digitalisering och IT och sjukvårdsförvaltningarna krävs för att få ordentlig framfart i arbetet kring e-hälsa. Många projekt startas upp och de är viktigt att förvaltningarna kan fatta strategiska beslut kring vilka e-hälsoinitiativ och tjänster de ska delta i. Anvisningar för säker digital kommunikation med patienter Förutsättningar för mobilt arbetssätt finns då hälsooch sjukvårdspersonal har tillgång till smartphone i sitt arbete. I samband med högre tillgänglighet av modern teknik ökar även behovet av att använda de lätt tillgängliga funktionerna. Förvaltningen gjorde därför via Innovationsrådet en behovs- och riskanalys som ledde till framtagandet av anvisningar för säker digital kommunikation med patienter. Utveckling av Region Skånes hjälpmedelsprocess I november 2015 beslutade regiondirektören att bilda Hjälpmedel Skåne som successivt skulle utöka sitt uppdrag. Syftet med den nya organisationen var att genom tydligare uppföljning och kontroll samt ett strukturerat arbetssätt minska kostnaderna för hälsooch sjukvården i Region Skåne. Under året gjordes upphandling av pump för enteral nutrition enligt en ny princip. Hjälpmedel Skåne köper in och äger pumparna istället för att låna dem av leverantören. Det innebär att pumpen kan följa patienten vilket underlättar arbetet för förskrivarna. Livsmedel för specifika medicinska ändamål och diabeteshjälpmedel förskrivs nu via systemet Sesam vilket gör att kostnaderna för dessa hjälpmedel kan följas upp. För patienterna och förskrivare innebär förändringen att de kan kontakta en kundtjänst istället för att hålla reda på flera olika leverantörer. Under början av 2018 kommer en ny e-tjänst på 1177.se att lanseras för att öka kundtjänst tillgänglighet. Genom den nya tjänsten kan patienterna beställa sina förskrivna produkter när som helst på dygnet och kundtjänstmedarbetarna kan bättre planera sin arbetstid. Regional rutin för beställning av inhalatorer togs fram under året, och under nästa år kommer gemensamma regionala riktlinjer för området stomi. Logistik och lagerhållning av hörapparater centraliserades. Detta för att minska kostnaderna för lagerhållning och öka omsättningen av produkterna. 24 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

25 Attraktiv arbetsgivare Resultat från medarbetarundersökning Den senaste förvaltningsövergripande medarbetarundersökningen genomfördes under hösten Samtliga förvaltningar inom Region Skåne kommer att genomföra en ny medarbetarundersökning hösten Varje enhet inom förvaltningen upprättade under året handlingsplaner med aktiviteter som hade sin utgångspunkt i enhetens resultat i medarbetarundersökningen Flera enheter involverade Previa i sina aktiviteter för att få professionell handledning inom vissa områden. Trygga anställningar Vid utannonsering av tillsvidareanställningar erbjuder förvaltningen alltid heltidstjänstgöring. När det gäller visstidsanställningar används denna anställningsform framförallt vid så kallade äkta vikariat och då företrädesvis med heltidstjänstgöring. Tydliga karriär- och utvecklingsvägar för medarbetare och chefer Alla medarbetare i förvaltningen har varje år medarbetarsamtal. I samband med medarbetarsamtalet upprättas en individuell utvecklings- och handlingsplan. Uppföljning sker sedan vid nästkommande medarbetarsamtal. I syfte att identifiera och utveckla medarbetare med potential för framtida chefs- och ledaruppdrag genomförde förvaltningen ett program för potentiella chefer som utvärderades under året. Deltagarna i programmet var mycket nöjda med upplägget och vad de lärt sig. Sedan programmet avslutades har tre av tio deltagare accepterat chefsuppdrag. När det gäller karriär- och utvecklingsvägar för chefer erbjöds ett antal chefer utbildningsinsatser i utvecklande ledarskap. Förvaltningen hade även chefer som deltog som adepter respektive mentorer i det mentorsprogram som arrangerats av Region Skåne under året. Vidare nominerades och antogs en av förvaltningens verksamhetschefer till Regionernas Utvecklingsprogram för Framtida Förvaltningsledningar (RUFF). Arbetet med kompetensstegar för flera yrkeskategorier inleddes inom förvaltningen i syfte att tydliggöra karriär- och utvecklingsvägar för medarbetare. Förvaltningen beslutade att undersöka möjligheterna att använda och anpassa de kompetensstegar som är framtagna för övriga vårdförvaltningar inom Region Skåne. Jämställda löner Den 1 januari 2017 ändrades diskrimineringslagen. En av ändringarna i lagen var att nu ska löneskillnader mellan män och kvinnor i arbete som är att betrakta som lika eller likvärdiga kartläggas och analyseras varje år. Förvaltningen genomförde lönekartläggning 2017 i enlighet med Region Skånes direktiv och fann inte några osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män, varken i lika arbeten eller likvärdiga arbeten. Arbete med lika rättigheter och möjligheter Enligt diskrimineringslagen ska varje arbetsgivare främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Utöver förbud mot diskriminering, innehåller diskrimineringslagen även krav på aktiva åtgärder som syftar till att ändra de strukturer i verksamheten som kan leda fram till att någon blir diskriminerad, direkt eller indirekt. I syfte att göra diskrimineringslagen mer heltäckande och tydlig så utvidgades reglerna i lagens tredje kapitel den 1 januari 2017 vilket gör att arbetet med aktiva åtgärder ska omfatta samma diskrimineringsgrunder som diskrimineringsförbudet. Arbetet med aktiva åtgärder för att främja lika rättigheter och möjligheter är nära kopplat till Region Skånes övergripande mål att vara en attraktiv arbetsgivare och ska genomsyras av de regiongemensamma värderingarna välkomnande, drivande, omtanke och respekt. Förvaltningen deltar i det arbete som drivs på regional nivå för att integrera arbetet med aktiva åtgärder i verksamheter och förvaltningar. Under året genomfördes en utbildningsinsats för chefer när det gäller kränkande särbehandling och trakasserier som en inledning till fortsatt arbete inom området. Vuxenhabiliteringen slutförde under året en satsning för att höja kompetensen bland medarbetare runt HBTQ. RFSL genomförde utbildningen HBTQunskap vid alla verksamhetens arbetsplatser. Utbildningen är totalt nio timmar som fördelas på tre HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

26 tillfällen. Tre månader efter sista utbildningstillfället hade RFSL ett uppföljningsmöte med enhetschefen för att utvärdera utbildningen och effekterna av den. Hälsofrämjande arbetsplats MÅL: Relationerna på arbetsplatsen präglas av ömsesidig tillit En god och hälsofrämjande arbetsmiljö är en förutsättning för att Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare. Förvaltningens chefer är viktiga för att driva arbetsmiljöfrågor och skapa engagemang för ämnet tillsammans med sina medarbetare. Chefer erbjuds kontinuerligt kompetenshöjande insatser inom arbetsmiljöområdet och HR-enheten stöttar arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet visade att arbetet fungerade väl och att det inte fanns något att anmärka på. Sjukfrånvaron ökade under året, både långtids- och korttidssjukfrånvaron. Att sänka sjukfrånvaron har länge varit i fokus inom förvaltningen och chefer gör tillsammans med HR-enheten kontinuerligt analyser för att leta efter orsaker, men någon klar orsak kan inte ses. Förvaltningen fortsatte under året arbetet med att stötta chefer för att förbättra sjukfrånvaron startade förvaltningen en utbildningsinsats tillsammans med företagshälsovården för att ge cheferna bra verktyg för att tidigt se signaler och därmed förebygga sjukskrivning. HR-enheten anordnade också tillsammans med Försäkringskassan frukostträffar för chefer med temat rehabilitering för att öka samarbetet. Det goda ledarskapet När resultatet av tidigare års medarbetarundersökning presenterades var värdet på faktorn ledarskap över riktvärdet. Inom förvaltningen finns ett mål i Målfokus om att relationer ska präglas av ömsesidig tillit och för att lyckas med det krävs ett gott ledarskap som genomsyras av Region Skånes värderingar. Vid medarbetardagarna 2016 fick alla medarbetare och enheter skapa handlingsplaner för det fortsatta arbetet med att implementera Region Skånes värderingar. Därefter har samtliga chefer fått Värdegrundsspelet, ett kortspel med påståenden för fortsatt diskussion kring värderingar och hur dessa genomsyrar vardagen. Spelet används till exempel vid arbetsplatsträffar, enhetsdagar och i verksamheternas ledningsgrupper. Region Skånes värderingar är genom detta arbete ett naturligt inslag i verksamheternas dagliga arbete. Förvaltningen genomförde under året flera insatser för att stärka ledarskapet. Förvaltningschefen bjöd bland annat in samtliga chefer till sex heldagar för utbildning, information och dialog kring till exempel de utmaningar man möter som chef. Dessutom erbjöds flertalet chefer kompetensutveckling i form av mentorsprogram och individuell coachning. Samtliga insatser bidrar till att ge cheferna verktyg och goda förutsättningar för att kunna bedriva ett gott ledarskap. Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras Den framtida kompetensförsörjningen är en utmaning för förvaltningen. Det är fortsatt svårt att rekrytera vissa yrkeskategorier. Förvaltningen har ett uppdrag som täcker hela Skåne och till vissa orter är rekryteringssvårigheterna betydande. För att säkra den framtida kompetensförsörjningen arbetar förvaltningen med långsiktiga strategier. En viktig del av detta arbete är det utbildningsuppdrag förvaltningen har som inbegriper att tillhandahålla verksamhetsförlagd utbildning och praktikplatser för verksamma professioner. Antalet studenter varierar mellan terminerna och volymerna finns reglerade i Region Skånes praktikavtal. Förvaltningen tar även emot tre PTP-psykologer årligen inom ramen för Region Skånes PTP-program samt har ett antal PTP-psykologer anställda. Dessutom tillgodoses flertalet praktikplatser i förvaltningen, vilket är ett resultat av ett gott samarbete mellan lärosäten, chefer och medarbetare i förvaltningen. Förvaltningens mål är att öka antalet utbildade handledare för att kunna ta hand om studenter på ett bra sätt. Utbildningsuppdraget är viktigt då studenterna är framtidens medarbetare och ett gott mottagande av dem är viktigt ut rekryteringssynpunkt. Förvaltningen arbetar också aktivt med ledarskapsfrågor eftersom ett gott ledarskap stärker bilden av Region Skåne som en attraktiv arbetsgivare. 26 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

27 Sjukfrånvaro Antal timmar totalt Timmar 2017 Timmar 2016 Timmar 2015 Total sjukfrånvarotid ,7 % 6,1 % 6 % Sammanlagd ordinarie arbetstid Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) Total sjukfrånvarotid % 2016 % 2015 % ,2 % 44 % 55,2 % Summa sjukfrånvarotid för kvinnor ,97% 6,35% 6,29% Sammanlagd ordinarie arbetstid för kvinnor Summa sjukfrånvarotid för män ,98% 4,59% 4,09% Sammanlagd ordinarie arbetstid för män Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre ,93% 6,11% 5,99% Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år ,19% 5,87% 3,15% Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen år Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre ,83% 6,40% 2,68% Sjukfrånvaro Kalenderdagar Differens Kvinnor 26,2 24,4 23,5 1,8 Män 18,2 17,1 15,3 1,1 Totalt 25 23,4 22,4 1,6 Frisknärvaro Hela året % % % Kvinnor % % % Män % % % Totalt % % % Frisknärvaro <5 sjukfrånvarodagar % % % Kvinnor % % % Män % % % Totalt % % % HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

28 Anställda per huvudgrupp Antal 2017 Förändring Förändring % 2016 Förändring Förändring % 2015 Ledning/Administration ,4 % ,2 % 134 Medicinsk sekreterare ,2 % ,3 % 30 Läkare ,7 % % 5 Övrig vård/rehab/social ,2 % ,8 % 508 Sjuksköterska % 20 Undersköterska/Skötare ,5 % 8 Övrig personal ,1 % ,2 % 84 Totalt ,33 % ,53 % 789 Hel- och deltidsanställda Antal Kvinnor Män Totalt 2017 Andel 2016 Andel 2017 Andel 2016 Andel 2017 Andel 2016 Andel Månadsanställda Tillsvidareanställda ,3 % ,9 % ,7 % ,1 % % ,7 % Visstidsanställda 69 9,7 % 69 10,1 % 7 5,3 % 6 4,9 % 76 9 % 75 9,3 % Heltidsanställda ,5 % % ,3 % ,6 % ,6 % ,5 % Deltidsanställda 82 11,5 % % 14 10,7 % 14 11,4 % 96 11,4 % ,5 % Arbetad tid och frånvaro Anställda omvandlade till heltid % % Anställda AOH 793,9 759,7 Frånvaro - semester -81,8 10,3 % -78,8 10,4 % Frånvaro - sjukfrånvaro -53,7 6,8 % -47,9 6,3 % Frånvaro - Övrigt -96,8 12,2 % -89,4 11,8 % Frånvaro totalt -232,3 29,3 % -216,1 28,5 % Extra närvaro Mertid/övertid 0,5 0,1 % 0,6 0,1 % Extra närvaro - Timavlönade 9 1,6 % 7,2 1,3 % Extra närvaro arbetad tid under jour och beredskap Extra närvaro totalt 9,6 1,7 % 7,8 1,4 % Totalt använda AOH (Anställda AOH - frånvaro + extra närvaro) 571,2 71,9 % 551,3 72,6 % Bisysslor Antal Koppling till Region Skåne Medgivna Utan koppling till Region Skåne Övriga 1 41 Förtroendeskadligt Arbetshindrande Konkurrerande Med koppling till Region Skåne Avslagna Uan koppling till Region Skåne 28 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

29 Kompetensförsörjningsplaner I målfokus 2017 fanns kompetensförsörjning med som en utmaning. Det är fortsatt svårt att rekrytera till vissa orter i Skåne. En ny plan för kompetensförsörjning är framtagen. I den finns identifierat brister gällande läkare med specialistkompetens, audionomer och psykologer. Förvaltningen bedömer att även andra yrkeskategorier såsom medicinska sekreterare, arbetsterapeuter och fysioterapeuter är mer svårrekryterade inte minst på grund av konkurrens från kommunerna. Kompetensmixplanering Inom verksamheterna pågår kontinuerligt arbete för att säkerställa att verksamheten har rätt kompetens, nu och i framtiden. Medarbetares kompetens ska användas på rätt sätt och som ett led i det flyttas bland annat administrativa arbetsuppgifter från behandlande till administrativ personal. Förvaltningen har som mål att vara ledande inom digitalisering och under året skedde en utökning av medarbetare inom IT. Vidare var det inom flera verksamhetsområden möjligt att rekrytera medarbetare till tjänster som varit vakanta. Hjälpmedel Skåne fick under 2017 ytterligare utökat uppdrag. Divisionen återtog också ett serviceuppdrag som varit föremål för entreprenad vilket medförde en utökning av antalet medarbetare. När det gäller det så kallade anställningstaket låg förvaltning i princip på motsvarande nivå som i januari 2017 om man jämför det ackumulerade resultatet för 2017 och beaktar beviljade dispenser. För att använda läkarresurser på bästa sätt påbörjades ett arbete under förra året med att flytta uppgifter från läkare till andra yrkeskategorier, främst sjuksköterskor. Arbetet utvecklades under året och ledde till att användandet av kompetenser på rätt sätt ökade tillgängligheten till medicinska insatser. Kompetensförsörjning; äldre medarbetare Förvaltningen arbetar för att vara en attraktiv arbetsgivare även för seniora medarbetare. Flera medarbetare arbetar helt eller delvis kvar efter 67 års ålder, och möjlighet till deltid finns när verksamheten tillåter det. Ett exempel är läkare inom barn- och ungdomshabiliteringen där seniora läkare med specialistkompetens utgjort en viktig förutsättning för att lyckas med kompetensförsörjningen. Bisysslor Totalt bedömdes 42 bisysslor under Det var inga bisysslor som avslogs och endast en hade koppling till Region Skåne. Det var inte några yrkeskategorier där frekvensen översteg tio anställda varför samtliga bisysslor noterats under kategorin övriga. Antalet anställda och arbetad tid Antalet anställda var den 31 december medarbetare jämfört med 809 föregående år. Omräknat till använda anställda omräknade till heltid var siffran 571,2 att jämföra med 551,3 föregående år. Ökningen av antalet medarbetare återfinns i grupperna ledning och administration, övrig vård/rehab/social och övrig personal. HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

30 En långsiktigt stark ekonomi Ekonomiskt ingångsläge MÅL: Förvaltningens ekonomi är i balans Förvaltningen nådde ett positivt resultat innevarande år. Vårdval hörselrehabilitering genererar sedan ett antal år tillbaka ett underskott då verksamheten är underfinansierad. 10 miljoner kronor togs bort 2013 med anledning av att vårdvalet vid den tidpunkten gick med överskott. Resultatet 2016 uppgick till - 8,6 miljoner kronor. Den gängse uppräkningen av regionbidraget 2017 motsvarar inte den ökande kostnaden för antalet bedömningar, utprovningar av hörapparater samt kostnaden för hörapparater. Nämnden fattade 2016 beslut om ett antal åtgärder med syftet att minska underskottet. Trots dessa åtgärder var en intern omfördelning av regionbidraget om 6,5 miljoner kronor nödvändig för att klara balanskravet för vårdvalet Innevarande år nådde vårdvalet, trots denna omfördelning av medel, ett underskott om 1,2 miljoner kronor. Den demografiska utvecklingen innebär bland annat en allt ökande äldre befolkning. Den förändrade demografin innebär både ett ökat behov av habiliteringsinsatser men även ett ökat hjälpmedelsbehov. Inom habiliterings- och hjälpmedelsnämndens kostnadsansvar handlade det främst om ökade kostnader för insatser för barn, ungdomar och vuxna med autism. Antalet remisser för barn med autism har under de senaste tre åren ökat med 71 procent. Anledningen till den stora ökningen är främst ökad kunskap och möjligheter att tidigt ställa diagnos. Resultat Förvaltningens ekonomi redovisas i två separata delar där kärnverksamheten skiljs från verksamheten vårdval hörselrehabilitering. Totalt resultat för året uppgick till 12,5 miljoner kronor. Resultatet för förvaltningens kärnverksamhet uppgick till 13,3 miljoner kronor medan vårdval hörselrehabiliterings resultat uppgick till minus 1,2 miljoner kronor. För att kompensera för förväntat underskott i vårdvalet och nå ekonomisk balans i förvaltningen krävdes åtgärder i övrig verksamhet. Anställningstaket begränsade möjligheten att tillsätta budgeterade tjänster, vilket är en anledning överskottet i verksamheten. Det finns även en svårighet i att tillsätta vakanser Resultatutveckling Ackumulerat resultat, miljoner kronor 30 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

31 vid sjukskrivningar, frånvaro beroende på korttidsvakanser men också med anledning av geografi samt svårrekryterade yrkeskategorier. Kostnaderna för tjänsteköp var lägre än förväntat med anledning av svårigheter för upphandlat bolag att leverera teckentolktjänster samt låg tillgång på läkartjänster. Förvaltningen avsatte medel för utveckling av e-tjänster vilka inte nyttjats enligt plan då de aktiviteter som genomförts inte varit särskilt kostnadsdrivande. Bland annat kunde ett flertal studentmedarbetare anställas till en mycket låg kostnad. Intäkter Intäkterna, exklusive regionbidraget, översteg budget med 6,6 miljoner kronor eller 10 procent. Den största avvikelsen berodde på erhållna projektmedel, vilka inte budgeteras och uppgår till 4,3 miljoner kronor. Det saknas även budget för egenavgifter för nutritionshjälpmedel då denna hantering inte var känd vid budgetläggning. Bidraget för texttelefoni har blivit 0,4 miljoner kronor högre än budget. Även det 6-procentiga momsbidraget blev högre motsvarande 0,8 miljoner kronor. Detta bidragfrån staten avsåg momskompensation för utbetald vårdersättning till privata vårdleverantörer. Däremot blev avgifter för uteblivna besök lägre än budget då andelen uteblivna minskade sedan införandet av debitering vid årsskiftet. Jämfört med föregående år minskade intäkterna med 6,6 miljoner kronor. Det skedde en minskning med anledning av att statsbidraget för glasögonbidrag växlats in mot regionbidrag 2017, vilket motsvarar Resultat Habilitering och hjälpmedel Budgetavvikelse Ekonomi (mkr) Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017 Mkr Procent Regionbidrag 675,4 722,2 722,2 0 0 Patientavgifter 12,4 13,5 13,3 0,2 1,8 % Försäljning av verksamhet 1,7 2 1,6 0,4 26,7 % Försäljning av varor och tjänster 19 22,3 16,9 5,4 31,8 % Specialdestinerade statsbidrag 36,1 19,4 20,8-1,4-6,8 % Bidrag och övriga intäkter 14,2 20,4 17,9 2,5 13,8 % Verksamhetens intäkter ,8 792,7 7,1 0 % Lönekostnader -258,5-271,4-274,9 3,5 1,3 % Arbetsgivaravgifter och pensioner -115,6-124,1-127,3 3,1 2,4 % Övriga personalkostnader -9,6-10,6-7,4-3,1-42,1 % Kostnader för inhyrd personal -7,6-4,4-7,2 2,8 38,4 % Material och tjänster -206, ,5-4,5-2,1 % Fastighetskostnader -64,8-67,2-65,6-1,6-2,4 % Lämnade bidrag -15,3-13,9-15,6 1,7 10,9 % Övriga omkostnader -66,5-66,8-69,7 3 4,2 % Verksamhetens kostnader -744,7-778,5-783,2 4,8 0 Avskivningar -8,7-8,1-8,8 0,7 8,2 % Verksamhetens nettokostnader -744, ,6 12,6 0 Finansiella kostnader -0,7-0,7-0,6 0-5 % Finansiella intäkter Intäkter och kostnader utanför verksamhetens resultat -0,6-0,7-0,6 0 0 Resultat 4,9 12,5 0 12,5 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

32 15,8 miljoner kronor. Även asylersättningen inklusive hjälpmedel var lägre 2017, beroende på att färre asylsökande mottagits. Under året tog division Hjälpmedel Skåne emot ersättning från Skånes kommuner motsvarande 3,8 miljoner kronor, vilka avser ersättning för kostnadsbesparingar med anledning av nytt inkontinensavtal. Ersättning för övertagandet av kostnaderna för nutritionshjälpmedel och speciallivsmedel medförde en ökad intäkt på cirka 5,6 miljoner kronor från hälso- och sjukvårdsnämnden. Till detta kommer även egenavgifter för samma område på 1,2 miljoner kronor. Glasögonbidrag Bidrag för glasögon till barn och unga 8 till 19 år infördes via lag den 1 mars 2016 och innebär att landstingen ska lämna ett bidrag på minst 800 kronor för glasögon och kontaktlinser. Antalet utbetalda glasögonbidrag för barn och unga 8 till 19 år uppgick ackumulerat till cirka , Resultat Per område Utfall Totalt 12,5 Habilitering, ink. stab 13,3 Hjälpmedel Skåne exkl. ny organisation och vårdval 0,8 vilket var nästan bidrag färre än budget. Resultatet för perioden blir ett överskott på 0,4 miljon kronor. Kostnaden för administration av bidraget översteg budget, då hanteringen kräver mycket manuella insatser. En översyn pågår för att kunna förenkla hanteringen. Införandet av glasögonbidrag för äldre barn medförde en ökad efterfrågan av bidrag för yngre barn 0 till 7 år. Detta i kombination med att kostnaden för afaki och prisma ökade bidrog till en kostnadsökning. Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Antalet använda AoH ökade jämfört med tidigare år, men var lägre än budget. Ökningen berodde till allra största delen på ett utökat uppdrag för Hjälpmedel Bruttokostnadsutveckling Totalt Habilitering och hjälpmedel 4,3 % 32,5 mkr Vårdval hörselrehabilitering 1,4 % 1,3 mkr Exkluderat vårdval hörselrehabilitering 4,7 % 31,2 mkr varav personalkostnader 5,7 % 21,4 mkr Jämförelsestörande poster Hjälpmedel Skåne nytt uppdrag Glasögonbidrag 8-19 år 5,6 mkr 7,4 mkr Hjälpmedel Skåne nytt uppdrag -0,3 Vårdval hörselrehabilitering -1,2 Justerad bruttokostnad exkluderat vårdval hörselrehabilitering 2,8 % 18,2 mkr Kostnad glasögonbidrag Kronor 32 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

33 Skåne samt återtagande av serviceverksamhet av hjälpmedel från privat entreprenad. Lönekostnaderna för enbart anställd personal stod för en ökning om 5,7 procent, vilket delvis berodde på årets löneökning men även på en utökning av personal för ny hjälpmedelsorganisation och serviceverksamhet. Däremot finns en avvikelse gentemot budget där utfallet för lönekostnaderna är 6,6 miljoner kronor lägre än budget alternativt 1,6 procent. Lönekostnaderna är lägre än budget delvis beroende på anställningstaket vilket begränsade möjligheten för tillsättning av vakanta tjänster. Även sjukskrivningar, svårigheter att tillsätta vakanta tjänster samt vakanser innan nyrekryteringar ger lägre personalkostnader. Det finns också en svårighet i att tillsätta vissa vakanta tjänster, beroende på geografi samt vissa särskilt svårrekryterade kategorier. En ökad personalomsättning ledde också till fler vakanser innan nyrekryteringar kunde tillsättas. Samtidigt finns en problematik när behov av kortare vikariat uppstår då vikarier har svårt att gå in och upprätta en fullgod relation gentemot patienterna. Verksamheten bygger på att en kontinuitet i relationen mellan patienter och vårdgivare kan upprätthållas. Det medför färre antal anställda vid oplanerad frånvaro. Lönekostnaderna, inklusive kostnader för inhyrd personal samt tjänsteköp av teckenspråkstolkar ökade med 17,8 miljoner kronor eller 4,6 procent jämfört med föregående år. Utfallet jämfört med budget var 10 miljoner kronor lägre, motsvarande 2,4 procent. Kostnader för teckentolktjänster var lägre än budget på grund av att upphandlat bolag inte kunde leverera i den utsträckning som efterfrågas. Kostnader för inhyrd personal var lägre än budget då tillgången på läkare var låg. Kostnaden för externt inhyrd personal var marginell och uppgick till 0,5 miljoner kronor ackumulerat för perioden. Dessa tjänster avsåg läkare och var en minskning med 0,2 miljoner kronor jämfört med föregående år. Barn- och ungdomshabiliteringen behövde köpa in läkarresurser från privatpraktiserande läkare, då sjukhusen i Ystad och Kristianstad inte hade möjlighet att tillhandahålla dessa tjänster. Förvaltningen köpte även in specialistläkare från sjukhusen. Kostnaden för dessa uppgick till 3,6 miljoner kronor och var en minskning med 2,3 miljoner kronor. Skånes universitetssjukhus kunde inte tillhandahålla läkarresurser som förväntat. För att hantera denna problematik arbetade verksamheten med bland annat kompetensmixplanering. Övriga personalkostnader uppgick till 10,6 miljoner kronor vilket var en ökning med 0,9 miljoner kronor och berodde främst på ökade kostnader för konferenser och arbetsmöten, rekrytering samt rehabilitering. Övriga kostnader Bruttokostnadsutvecklingen för förvaltningen uppgick till 4,3 procent medan budget medgav 5,1 procent. Justerat för jämförelsestörande poster, såsom glasögonbidrag för barn 8-19 år och nytt uppdrag för Hjälpmedel Skåne, uppgick kostnadsutvecklingen till 2,8 procent. För enbart division Hjälpmedel Skåne var bruttokostnadsökningen 17,1 procent. För verksamheten vårdval hörselrehabilitering var bruttokostnadsutvecklingen 1,4 procent, beroende på besparingsåtgärder vilka ledde till lägre kostnader. Kostnaderna översteg budget med anledningen av ökad kostnad för streamingutrustning och kostnader för lager och inkurans för hörapparater samt fler antal bedömningsbesök. Samtidigt gav ett minskat antal hörselutprovningar lägre kostnader. Den största andelen av kostnadsökningen utgjordes av personalkostnader vilka uppgick till 5,8 procent eller 22,4 miljoner kronor som härrörde, utöver årliga löneökningar, från ökat antal använda resurser inom främst hjälpmedelsverksamheten. Uppbyggnaden av den nya organisationen för Hjälpmedel Skåne bidrog till den ökade personalkostnadsutvecklingen. Samtidigt minskade kostnaderna för köpt personal avseende läkare i barn- och ungdomsverksamheten. De regioninterna hyreskostnaderna ökade med 6,6 procent vilket utgjorde en kostnadsökning om 3,4 miljoner kronor jämfört med föregående år och berodde på en högre hyresnivå. Jämfört med budget var kostnaderna 0,7 miljoner kronor högre eller 1,1 procent och berodde på en felbudgetering. Kostnaden för glasögonbidrag till barn 8-19 år medförde också en ökad kostnadsutveckling motsvarande 5,3 miljoner kronor för området hjälpmedel. Kostnader för detta uppdrag fanns inte i verksamheten i motsvarande utsträckning föregående år. HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

34 Kostnaden för hjälpmedelsprodukter, exklusive glasögonbidrag 8-19 år, nutrition samt hörapparater inom vårdvalet, ökade med 4,2 procent och översteg budget med 2,4 procent. Området rörelsehjälpmedel genererade ett underskott om knappt 5 miljoner kronor, vilket uppbyggnad av reservdelslager för egen serviceverksamhet delvis bidrog till. Kassationerna inom denna verksamhet ökade då övertaget lager från serviceentreprenörerna inte höll tillräckligt hög standard. Ett nytt avtal för elrullstolar trädde ikraft under året vilket medförde att fler rullstolar än tidigare hanterades som driftskostnad istället för en investering. Detta med anledning av lägre inköpspris för enbart ett chassi, vilket sedan byggdes på med tillbehör. Området hörselhjälpmedel, exklusive vårdvalet, genererade ett överskott om 1,9 miljoner kronor med anledning av lägre prisnivå på hörapparater. Hörselhjälpmedel hade även lägre kostnader bland annat med anledning av lägre kostnader för hörseltekniska hjälpmedel. Ett nytt centralt hörapparatlager upprättades i Staffanstorp i vilket hörapparater från lokala lager samlades i. En inventering av lagret ledde till en stor del kassationer av hörapparater som var obsoleta. Synhjälpmedel, exklusive glasögonbidrag, nådde en lägre kostnad än budget på motsvarande 2,3 miljoner kronor. Detta skedde med anledning av avtal med lägre priser samt färre förskrivningar. Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Förvaltningens ekonomi är i balans. Det sker ständigt utvecklingsarbete och löpande effektivisering för att kunna möta det ökade inflödet av patienter och för att kunna utföra ålagt uppdrag. Det pågår kontinuerligt arbete med att förenkla administrationen och att använda kompetens på rätt sätt. Flera satsningar görs inom ramen för olika e-hälsoprojekt. Mer om detta finns att läsa under rubrikerna Personcentrerad vård samt Jämlik hälso- och sjukvård. Förvaltningen arbetar också aktivt med att minska antalet uteblivna besök. Detta för att bättre kunna nyttja resurserna och därmed minska kvalitetsbristkostnader. Verksamheten vårdval hörselrehabiliteringar gick med ett underskott på -1,2 miljon kronor gick vårdvalet med underskott motsvarande -8,6 miljoner kronor och verksamheten är underfinansierad sedan ett antal år. Nämnden fattade under 2016 beslut om flera besparingsåtgärder inom vårdvalet, vilka får helårseffekt innevarande år. Åtgärderna avsåg en höjning av utprovningsavgiften från 900 till 1000 kronor och nya upphandlade avtal med lägre priser för hörapparater vilka succesivt trädde ikraft under För området finns begränsade möjligheter att styra kostnadsutvecklingen. Medborgarnas rätt till hörselrehabilitering och hörhjälpmedel utgår från den hörselnedsättningsgräns som regionfullmäktige fattade beslut om En uppbyggnad av ny organisation som matchar det nya utökade uppdraget för hela Hjälpmedel Skåne pågår. Förvaltningen övertar succesivt ansvaret för olika hjälpmedelsområden bland annat med syfte att öka kontrollen och minska kostnaderna. Det ska finnas en tydlig styrning genom regelverk och avtalsuppföljning inom alla hjälpmedelsområden. Effektiva processer ska prägla verksamheten och ett likvärdigt service- och tjänsteutbud ska finnas över hela Skåne. Genom denna nya organisation för läkemedelsnära produkter förväntas besparingseffekter på uppemot 40 miljoner kronor. Förvaltningen genomförde under våren en föreläsning om effektiv styrning för alla chefer vilket bland annat förväntas leda till förbättrad verksamhetsutveckling och ökad kvalitet som i sin tur påverkar kostnadsutvecklingen. Det sker löpande en översyn över förvaltningens lokaler för att kostnadseffektivisera verksamheten. Nyckeltal Som ett led i utvecklings- och effektiviseringsarbetet samt som stöd för chefer arbetade förvaltningen under året med att utveckla nya nyckeltal. 34 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

35 Fokusområdena var: Vad får patienten? Vad gör medarbetaren? Till vilken kostnad? Flödeskontroll. Arbetet med nyckeltal fortsätter under Ett viktigt nyckeltal i förvaltningen är produktivitet, det vill säga antal utförda vårdkontakter per använd resurs. Inom enheterna bryts dessa tal ner på bland annat vårdgivarkategori. Uttalade måltal finns för att tydliggöra förväntningar ner på individnivå. Mer om detta finns att läsa under kapitlet Produktivitet. Till skillnad från andra förvaltningar inom hälso- och sjukvården finns det för Habilitering och hjälpmedel inga framtagna värden för mixpoäng, varför nyckeltal med mixpoäng inte är aktuella. Några aktuella mätetal som delvis kommenterats tidigare i rapporten är andel tillgänglighet samt erbjuden tid, vårdkontakter per patient, andel uteblivna besök eller sena återbud, nya kontra avslutade vårdåtaganden, andel patienttid, intäkts- och kostnadsutveckling samt sjukdagar per medarbetare. Investeringar Uppföljning av utrustningsinvesteringar Investeringar inom förvaltningen bestod av inköp av hjälpmedel till patienter med ett inköpspris högre än ett basbelopp och avsåg främst elrullstolar. Kostnaden uppgick till 6,5 miljoner kronor vilket är 1,5 miljoner kronor lägre än budget. Anledningen till minskade investeringskostnader var ett nytt avtal som medförde att ett flertal elrullstolar köptes in som ett chassi för under ett basbelopp och därmed belastade driftskostnaderna istället. Det syns ingen minskning av antalet förskrivna elrullstolar utan dessa är relativt likartade över åren. Patientens behov av hjälpmedel styr kostnadsutvecklingen. Förskrivning gjordes främst av andra organisationer som primärvården, sjukhus och kommuner och styrs av reglementet i Hjälpmedelsguiden. Uppföljning av bygginvesteringar Under perioden genomfördes inga byggnadsinvesteringar inom förvaltningen. Uppföljningar görs löpande på olika nivåer i organisationen. HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

36 Miljö Utvärdering av miljömål och handlingsprogram En fråga om lokal status för målen skickades ut till enheternas miljöombud samt till stabschefer/-ledare. Av 50 enheter svarade 44. Mål 1, övergripande mål Minskad mängd bilkörning i samband med patientkontakter. Detaljerat mål: Utifrån måltal om e-hälsa och e- learning på förvaltningsnivå tar berörda verksamheter och enheter fram måltal för användande av distansteknik i kontakter med patienter eller andra externa kontakter. Status: Av dem som angav att de kan sätta måltal inom området uppnådde eller överträffade de absolut flesta sitt mål. Enheter som inte har patientkontakter arbetade med att minska bilkörning i andra sammanhang. Vid de enheter där användande av distansmötesteknik inte var aktuellt genomfördes andra aktiviteter för bilfria patientkontakter och externa kontakter; användande av cykel och kollektivtrafik. Målet är uppfyllt. Mål 2, övergripande mål Minska miljöbelastningen genom bättre val av livsmedel Detaljerat mål 1: Vi låter servera ekologisk mat, det vill säga mat eller fika med övervägande andel ekologiska ingredienser, vid minst ett tillfälle av varje typ av sammankomster där medarbetare blir bjudna på mat, till exempel chefsträffar, verksamhetsdagar, regiondagar för olika yrkeskategorier. Status: På i stort sett alla svarande enheter serverades det ekologisk mat eller fika, alternativt så bjöds det inte på förtäring under året. Många enheter var också betydligt ambitiösare än vad målet angav. Detaljerat mål 2: En mikroutbildning om ekologisk mat genomförs på arbetsplatsträff vid alla enheter. Status: På i stort sett alla svarande enheter genomfördes mikroutbildningen under året. Någon enstaka enhet svarade att den kommer att genomföras i januari Målet är uppfyllt. Mål 3, övergripande mål Minska miljöbelastningen och resursförbrukningen genom effektivare användning av material. Detaljerat mål 1: Utifrån resultat från materialinventering 2016 ska åtgärder för förebyggande av avfall och förbättrad källsortering införas på framför allt på Hjälpmedel Skånes enheter i Staffanstorp. Status: Logistikenheten i Staffanstorp genomförde åtgärder för minskad pappersförbrukning och ökad återanvändning av plastfickor. Enheten för Anpassning och service i Staffanstorp arbetar med att minska förbrukning av batterier genom användning av avancerad batteritestutrustning. Förbrukningen uppgick på enheten till cirka 30 ton blybatterier där man sett att en del batterier byts i onödan. Genom att mäta batterikapaciteter kasseras färre batterier vilket även leder till en stor ekonomisk besparing. Åtgärden var med god marginal självfinansierad redan första året. Målet är uppfyllt. Detaljerat mål 2: Samtliga enheter tar upp materialbesparing på arbetsplatsträff och ser över vilka förbrukningsmaterial man kan minska. Status: I stort sett alla svarande enheter genomförde en diskussion om materialbesparing på arbetsplatsträff eller motsvarande. Många arbetade också med aktiviteter inom detta område för att minska materialförbrukningen. Målet är uppfyllt. Rapport från intern och extern miljörevision samt avvikelser och korrigerande åtgärder Under 2017 rapporterades 15 miljörelaterade avvikelser och förbättringsförslag i AvIC vilket landar på samma resultat som för Det innebär att inrapporteringen åtminstone inte minskar även om antalet fortfarande var relativt lågt i relation till organisationens storlek. Ett kvarstående problem var att nära hälften av avvikelserna som rapporterades inte rör miljöområdet utan istället handlade om till 36 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

37 exempel arbetsmiljö, arbetsorganisation, hygien eller patientsäkerhet. De övergripande problemen med AvIC noterades även vid den externa miljörevisionen och insatser kommer att göras på koncernnivå. Under våren genomfördes interna miljörevisioner gemensamt för Region Skåne i Kristianstad, Hässleholm, Helsingborg, Malmö, Höör och Staffanstorp. Inom Habilitering och hjälpmedel besöktes barn- och ungdomshabiliteringen Habiliteringen vid Riksgymnasiet Vuxenhabiliteringen Helsingborg Vuxenhabiliteringen Kristianstad Hörselenheten barn och ungdom Tolkcentralen Hjälpmedel Skåne, enheten för stöd och support Hjälpmedel Skåne, enheten för anpassning och service Vid revisionerna identifierades sammanlagt 82 avvikelser och 192 förbättringsförslag. Instruktionerna till internrevisorerna var att fokusera på införandet av miljöledningssystemet och att vara lite mildare i sin bedömning än annars. Normalt skulle en betydande del av förbättringsförslagen bedömts som avvikelser. En rapport skickades ut till samtliga förvaltningar och revisionsresultatet behandlades vid ledningens uppföljning vid förvaltningarna. En checklista för att underlätta införandet av förbättringsåtgärder distribuerades till samtliga chefer. Extern miljörevision, denna gång certifieringsrevision av det nya miljöledningssystemet, genomfördes 6-30 november. Endast en av förvaltningens lokaler omfattades denna gång, Lilla Strandgatan i Helsingborg där flera av syn-, hörsel- och dövverksamhetens mottagningar finns. Inga avvikelser identifierades för vår förvaltning, men totalt för hela Region Skåne uppkom 59 avvikelser, 52 observationer och 18 förbättringsförslag. Region Skånes miljöforum kommer att besvara de funna avvikelserna, och för att underlätta spridning och åtgärdande av identifierade avvikelser togs en checklista fram för distribution till samtliga chefer. Efter åtgärdsaccept från DNV kommer Region Skåne att få sitt gemensamma miljöcertifikat. Utfall av övrig miljöprestanda Efter att tidigare ha minskat flera år i rad ökade nu resor med egen bil igen Ökningen var 19 procent vilket innebär att den avtog något jämfört med ökningen under första tertialen som var 23 procent jämfört med samma period Det finns alltså fortfarande ett behov av att påminna om Region Skånes riktlinjer för möten och resor och att tjänsteresor med egen bil är det alternativ som kommer i sista hand och endast får ske undantagsvis. För att förbättra utfallet är minskning av resor med egen bil också ett av förvaltningens miljömål Det är ett mål i Region Skånes uppdaterade miljöprogram att senast 2018 ska minst 75 procent av alla medarbetare genomgått e-utbildningen i miljö, Hållbara val, som finns i utbildningsportalen. Från det att utbildningen publicerades och till sista december 2017 har 531 medarbetare genomfört utbildningen med godkänt resultat. Det motsvarar 63 procent av förvaltningens medarbetare. Ytterligare 98 personer påbörjade utbildningen men genomförde av någon anledning den inte med godkänt resultat. Ett av förvaltningens miljömål för 2018 är att 100 procent av medarbetarna ska ha genomfört Hållbara val. Genomförandet av Hållbara val kommer att fortsatt följas upp vid måluppföljning, interna miljörevisioner och vid egenkontroll av miljöarbete. Andelen Stockholmsresor med tåg jämfört med flyg är ett annat nyckeltal som följs genomfördes 96 procent av resorna med tåg och endast 4 procent gjordes med flyg. Förvaltningens resultat inom detta område var bäst inom hela Region Skåne. Övriga åtgärder Region Skånes gemensamma miljöledningssystem kompletterades med förvaltningsspecifika miljöledningsdokument samt redovisande dokument. De som speciellt gäller för Habilitering och hjälpmedel nås via MLS-sidan på intranätet. Miljömål för 2018 fastställdes i oktober. En informationssida för dessa finns i MLS och information gick också ut till alla chefer och miljöombud. HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

38 Uppföljning av arbetet med intern kontroll Bedömningen av de obligatoriska kontrollområdena i Habilitering och hjälpmedels interna kontrollplan framgår av tabellen. Kontrollmiljö Aktörerna och deras respektive roller och ansvar Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden fastställde intern kontrollplan för 2017 och översände denna till regionstyrelsen. Nämnden följde också upp planen i tertialrapporter och i årsredovisning. Inför planen 2017 gjorde nämnden även en riskanalys omfattande interna och externa risker av betydelse för verksamheten. Förvaltningens ledningsgrupp och förvaltningens samverkansgrupp, som består av representanter från de fackliga organisationerna och från arbetsgivaren, gjorde var för sig risk- och väsentlighetsbedömningar för att identifiera vilka kontrollområden som skulle ingå i planen. Den sammanlagda bedömningen låg till grund för vilka områden som tillfogades planen. Kontrollutförare finns angivna för de olika kontrollmomenten och dessa framgår av bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll Riskbedömning Processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen Processen för intern kontroll inom Habilitering och hjälpmedel följer processen för verksamhetsplan och budget inom Region Skåne. Med utgångspunkt i budgeten, innehållande Region Skånes övergripande mål, fastställer habiliterings- och hjälpmedelsnämnden årligen ett förvaltningsuppdrag för Habilitering och hjälpmedel. Utifrån förvaltningsuppdraget görs risk- och väsentlighetsbedömningar som används för att identifiera vilka områden som ska ingå i den interna kontrollplanen. Risk- och väsentlighetsbedömning görs också av de administrativa kontrollområdena. Utöver detta görs även en analys av övriga interna och externa risker av betydelse för verksamheten. Risk- och väsentlighetsbedömningar har gjorts av förvaltningens ledningsgrupp och förvaltningens samverkansgrupp. Riskanalys avseende övriga interna och externa risker av 38 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

39 betydelse för verksamheten gjordes av förvaltningens ledningsgrupp och av habiliterings- och hjälpmedelsnämnden. Genomförande av kontrollmomenten sker under året i enlighet med vad som anges i planen. Rapportering avseende den interna kontrollplanen sker till habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i tertialrapporter och årsredovisning. För en närmare beskrivning av processen, se dokument Intern kontrollplan 2017 för Habilitering och hjälpmedel, fastställt av habiliterings- och hjälpmedelsnämnden Kontrollaktiviteter Om arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen En viktig utgångspunkt i arbetet med den interna kontrollplanen är förvaltningsuppdraget, Målfokus De mål och måltal som fanns i Målfokus 2017 ingick som kontrollområden och kontrollmoment i den interna kontrollplanen under Region Skånes övergripande kontrollområden. På så sätt fanns en direkt koppling mellan Region Skånes mål, förvaltningens mål och den interna kontrollplanen. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollplanen redovisas med färgmarkeringar; grön, gul, orange och röd i enlighet med Region Skånes mall för uppföljning av intern kontroll. Vid uppföljning i tertial 1 rapporterades ett antal kontrollmoment som gula och orangea och för samtliga dessa angavs åtgärd. Genom att tidigt uppmärksamma områden där det finns en risk att målen inte uppnås lyfts eventuella problem och åtgärder kan vidtas. Efter uppföljning i tertial 2 gulmarkerades kontrollområdet Bisysslor som tidigare haft en grön markering. I övrigt kvarstod bedömningen från rapporteringen i tertial 1. På helårsbasis ändrades bedömningen av det övergripande kontrollområdet Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet från orange till gul och det administrativa kontrollområdet Skattelagstiftning ändrades från grön till röd. Information och kommunikation Hur information och kommunikation hanteras inom organisationen Information om den interna kontrollplanen och dess kontrollmoment sker i linjeorganisationen. Samtliga chefer fick vid chefsmöte under våren 2017 information om uppföljning av föregående års interna kontrollplan och planen för innevarande år. Genomförande av kontrollmomenten i planen sker under året i enlighet med vad som anges under kontrollmetod/frekvens i bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll Rapportering enligt planen sker till habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och förvaltningsledningen i tertialrapporter samt i årsredovisning. Vid röd, orange eller gul markering anges åtgärd av kontrollutförare. Samtliga kontrollmoment redovisas utifrån beslutad kontrollmetod och frekvens. Uppföljning och utvärdering Åtgärder som har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet Efter tertial 1 var 9 av 23 kontrollmoment grönmarkerade, inom 12 fanns gula markeringar och 2 hade orangea markeringar. För samtliga gul- och orangemarkerade angavs åtgärd. Efter tertial 2 hade 8 kontrollmoment grön markering, 13 gul markering och 2 orange markering, även här angavs åtgärd. På helårsbasis hade 10 kontrollmoment grön markering, 11 gul markering, 1 orange och 1 röd markering. Inom varje kontrollmoment fanns ett stort antal aktiviteter och för samtliga med röd, orange eller gul markering fanns åtgärder angivna. Åtgärderna framgår av bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

40 Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA Lägesrapport mål 2017 Mål 1 Med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag och mål identifiera: Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom det egna ansvarsområdet Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt Sannolika risker och hot samt kritiska beroenden finns dokumenterade i förvaltningens krishanteringsplan. Verksamheten inom Habilitering och hjälpmedel är per definition inte klassad som samhällsviktig. Detta innebär att vid en omfattande kris eller katastrof kommer Habilitering och hjälpmedel att bedriva verksamhet så länge det är möjligt och rimligt, och sedan ställa förvaltningens resurser till förfogande i övriga delar av Region Skåne. Mål 2 Organisationen har utbildat och övat relevant personal som berörs av arbetet med samhällsviktig verksamhet Mål 4 Verksamheten har beslutat och genomfört åtgärdsplan för hantering av identifierade och prioriterade risker Hantering av identifierade och prioriterade risker beskrivs i förvaltningens krishanteringsplan. Mål 5 Verksamheten har genomfört och dokumenterat konsekvensanalys av viktiga och kritiska produkter och tjänster (som kan innehålla): Vilka aktiviteter och beroenden i form av interna och externa resurser som behövs för att leverera produkterna och tjänsterna Vilken konsekvens ett avbrott på dessa aktiviteter och resurser har för verksamheten Definition av hur länge produkten eller tjänsten kan ligga nere utan att verksamheten hotas (acceptabel avbrottstid) Definition vid vilken tidpunkt produkten eller tjänsten måste vara återställd Arbete med detta pågår. En övning av larmkedjan genomfördes. Gällande samhällsviktig verksamhet, se Mål 1. Mål 3 Verksamheten genomför regelbundet bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten, och dessa innehåller bland annat: Identifiering och prioritering av verksamhetens risker Sannolikhet för och konsekvens av att riskerna inträffar Utvärdering av riskerna i relation till verksamhetens mål och krav Åtgärdsplan för hantering av riskerna Bedömning genomförs årligen. 40 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

41 Bilagor Regionala Bilaga 1: Intern kontrollrapport 2017 Bilaga 2: Plan och uppföljning för intern kontroll 2017 Bilaga 3: Investeringar hälso- och sjukvård Lokala Bilaga 4: Uppföljning av funktionshinderspolitiskt program för Region Skåne Bilaga 5: Forskning och utveckling 2016 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

42 Bilaga 1 Intern kontrollrapport 2017 Uppföljning och rapportering av arbetet med intern kontroll Bedömningen av de obligatoriska kontrollområdena i Habilitering och hjälpmedels interna kontrollplan framgår av tabellen. Kontrollmiljö Aktörerna och deras respektive roller och ansvar Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden fastställde intern kontrollplan för 2017 och översände denna till regionstyrelsen. Nämnden följde också upp planen i tertialrapporter och i årsredovisning. Inför planen 2017 gjorde nämnden även en riskanalys omfattande interna och externa risker av betydelse för verksamheten. Förvaltningens ledningsgrupp och förvaltningens samverkansgrupp, som består av representanter från de fackliga organisationerna och från arbetsgivaren, gjorde var för sig risk- och väsentlighetsbedömningar för att identifiera vilka kontrollområden som skulle ingå i planen. Den sammanlagda bedömningen låg till grund för vilka områden som tillfogades planen. Kontrollutförare fanns angivna för de olika kontrollmomenten och dessa framgår av bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll Riskbedömning Processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen Processen för intern kontroll inom Habilitering och hjälpmedel följer processen för verksamhetsplan och budget inom Region Skåne. Med utgångspunkt i budgeten, innehållande Region Skånes övergripande mål, fastställer habiliterings- och hjälpmedelsnämnden årligen ett förvaltningsuppdrag för Habilitering och hjälpmedel. Utifrån förvaltningsuppdraget görs risk- och väsentlighetsbedömningar som används för att identifiera vilka områden som ska ingå i den interna kontrollplanen. Risk- och väsentlighetsbedömning görs också av de administrativa kontrollområdena. Utöver detta görs även en analys av övriga interna och externa risker av betydelse för verksamheten. Risk- och väsentlighetsbedömningar gjordes av förvaltningens ledningsgrupp och förvaltningens samverkansgrupp. Riskanalys 42 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

43 Bilaga 1 avseende övriga interna och externa risker av betydelse för verksamheten gjordes av förvaltningens ledningsgrupp och av habiliterings- och hjälpmedelsnämnden. Genomförande av kontrollmomenten sker under året i enlighet med vad som anges i planen. Rapportering avseende den interna kontrollplanen sker till habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i tertialrapporter och årsredovisning. För en närmare beskrivning av processen, se dokument Intern kontrollplan 2017 för Habilitering och hjälpmedel, fastställt av habiliterings- och hjälpmedelsnämnden Kontrollaktiviteter Om arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen En viktig utgångspunkt i arbetet med den interna kontrollplanen var förvaltningsuppdraget, Målfokus De mål och måltal som fanns i Målfokus 2017 ingick som kontrollområden och kontrollmoment i den interna kontrollplanen under Region Skånes övergripande kontrollområden. På så sätt fanns en direkt koppling mellan Region Skånes mål, förvaltningens mål och den interna kontrollplanen. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollplanen redovisas med färgmarkeringar; grön, gul, orange och röd i enlighet med Region Skånes mall för uppföljning av intern kontroll. Vid uppföljning i tertial 1 rapporterades ett antal kontrollmoment som gula och orangea och för samtliga dessa angavs åtgärd. Genom att tidigt uppmärksamma områden där det finns en risk att målen inte uppnås lyfts eventuella problem och åtgärder kan vidtas. Efter uppföljning i tertial 2 gulmarkerades kontrollområdet Bisysslor som tidigare hade en grön markering. I övrigt kvarstod bedömningen från rapporteringen i tertial 1. På helårsbasis ändrades bedömningen av det övergripande kontrollområdet Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet från orange till gul och det administrativa kontrollområdet Skattelagstiftning ändrades från grön till röd. Information och kommunikation Hur information/kommunikation hanteras inom organisationen Information om den interna kontrollplanen och dess kontrollmoment sker i linjeorganisationen. Samtliga chefer fick vid chefsmöte under våren 2017 information om uppföljning av föregående års interna kontrollplan och planen för innevarande år. Genomförande av kontrollmomenten i planen sker under året i enlighet med vad som anges under kontrollmetod/frekvens i bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll Rapportering enligt planen sker till habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och förvaltningsledningen i tertialrapporter samt i årsredovisning. Vid röd, orange eller gul markering anges åtgärd av kontrollutförare. Samtliga kontrollmoment redovisas utifrån beslutad kontrollmetod och frekvens. Uppföljning och utvärdering Åtgärder som har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet Efter tertial 1 var 9 av 23 kontrollmoment grönmarkerade, inom 12 fanns gula markeringar och 2 hade orangea markeringar. För samtliga gul- och orangemarkerade angavs åtgärd. Efter tertial 2 hade 8 kontrollmoment grön markering, 13 gul markering och 2 orange markering, även här angavs åtgärd. På helårsbasis hade 10 kontrollmoment grön markering, 11 gul markering, 1 orange och 1 röd markering. Inom varje kontrollmoment fanns ett stort antal aktiviteter och för samtliga med röd, orange eller gul markering fanns åtgärder angivna. Åtgärderna framgår av bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

44 Bilaga 2 Plan och uppföljning för intern kontroll HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

45 Bilaga 2 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

46 46 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017 Bilaga 2

47 Bilaga 2 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

48 48 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017 Bilaga 2

49 Bilaga 2 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

50 50 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017 Bilaga 2

51 Bilaga 2 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE

52 Bilaga 3 Investeringar hälso- och sjukvård 52 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017

53 Bilaga 4 Uppföljning av funktionshinderspolitiskt program för Region Skåne Bakgrund Region Skånes funktionshinderspolitiska program Allas delaktighet i samhället har som viljeinriktning att öka oberoendet och livskvaliteten för medborgare i Skåne med funktionsnedsättning. Regionstyrelsen har beslutat att varje nämnd årligen ska utvärdera och redovisa graden av uppfyllelse av programmet inom sitt område. i förvaltningsuppdraget 2017 för Habilitering och hjälpmedel. Förvaltningens målarbete åskådliggörs i en bild där målområden och förvaltningsövergripande mål anges. Bemötande Patienter, kunder och medarbetare ska bemötas på ett respektfullt, serviceinriktat och professionellt sätt. Bemötande Uppföljningsmått inom Habilitering och hjälpmedel Inom Habilitering och hjälpmedel finns uppföljningsmått kopplade till programmets fyra fokusområden: Bemötande Regionen som arbetsgivare Tillgänglighet Öka självständighet och värdighet i vården Uppföljningen utgår från de mål och måltal som habiliterings- och hjälpmedelsnämnden fastställt Mål 1 Måltal Mål 2 Måltal Mål 3 Måltal Patienten får insatser i rätt tid Patienten använder alternativa sätt för kontakt och insatser Planerade insatser genomförs inom optimal tid Patienten möts av rätt kompetens Patienten får kvalitetssäkrade insatser utifrån nationella och regionala rekommendationer Patienten upplever att det är enkelt att komma i kontakt med oss Patienten är nöjd Patienternas synpunkter bidrar till förbättringar Samordning av insatser från olika aktörer fungerar bättre för patienten Målfokus 2017 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL VERKSAMHETSBERÄTTELSE