Verksamhetsberättelse Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2018 Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden

2 Innehåll Introduktion Året i korthet...3 Förord...4 Habilitering och hjälpmedels uppdrag...5 Verksamhet Mål och aktiviteter utifrån patientens fokus...6 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet... 8 Drivande utvecklingsaktör...13 Attraktiv arbetsgivare...15 Långsiktigt stark ekonomi...17 Miljö...21 Arbete med krishantering och SRSA...22 Arbete med intern kontroll...23 Årsredovisning Resultat...25 Tillgänglighet...27 Personal...30 Bilagor Forskning och utveckling, rapporter Plan och uppföljning för intern kontroll...32 Genomgående i rapporten finns resultat från 2017 angivet i parentes efter årets resultat. INLEDNING 2

3 Året i korthet Vi träffade patienter vid vårdkontakter och hanterade patienter som fått hjälpmedelsförskrivning HÄNDELSER3 TOPP Skånes Kompetenscentrum för Elever med Dyslexi fick nytt uppdrag som även omfattar dyskalkyli. Projekt för att testa hjälpmedlet Innowalk startade. Utvärdering av projektet sker Tolkcentralen startade projekt med att erbjuda teckenspråkstolkning i uppdrag som innehåller engelskt tal. Utvärdering av projektet sker % ökning av antalet ärenden i 1177:s e-tjänster Årets resultat 19,4 miljoner kronor besvarade samtal till Hjälpmedel Skånes kundtjänst forsknings- och utvecklingsenheten var involverade i 32 utvecklingsarbeten tillsammans med 37 medarbetare från verksamheterna 854 ANSTÄLLDA 65 % hälso- och sjukvårdspersonal 24 % ledning och administration 11 % övrig personal utförda tolkuppdrag tolkanvändare Det arbetades med 217 aktiviteter inom ramen för Målfokus fem målområden patienter inom vårdval grundläggande hörselrehabilitering INLEDNING 3

4 Förord GODA RESULTAT OCH FORTSATT UTVECKLING AV VERKSAMHETENS UTBUD Jag är mycket glad att vi även 2018 kunde leverera ett positivt ekonomiskt resultat och att tillgängligheten fortsätter att vara god. Antalet ärenden som kommer in via digitala e-tjänster fortsätter att öka, och att fortsätta digitaliseringsarbetet är en förutsättning för att kunna fortsätta hålla en god tillgänglighetsnivå även i framtiden. Det är också roligt att följa utvecklingen för Hjälpmedel Skåne som tar över ansvaret för fler och fler områden av hjälpmedel. Att samla all hjälpmedelshantering i en organisation är vägen till framgång för att kunna styra och följa upp på ett bra sätt, men också för att skapa likriktade rutiner för att underlätta för de medarbetare som hanterar hjälpmedel på olika sätt. De ekonomiska förutsättningarna under året gjorde också att vi kunde göra några extra satsningar. Genom att köpa in hjälpmedlet Innowalk kommer ett test att genomföras för att se hur fysisk aktivitet påverkar de patienter som har de svåraste funktionsnedsättningarna. Extra pengar möjliggjorde också inköp av fritidshjälpmedel som nu kan lånas av familjer utan kostnad när de till exempel ska ut och resa. Under 2018 startade också testet att erbjuda tolkning från talad engelska till svenskt teckenspråk. Det ska bli spännande att ta del av utvärderingen av testet som kommer under Nu kommer en ny organisation att ta över ansvaret för habiliterings- och hjälpmedelsfrågorna i Region Skåne. Det finns många utmaningar och möjligheter till utveckling att ta tag i de kommande åren för att fortsätta det goda arbete som patienterna upplever ute i verksamheterna. Ewa Pihl Krabbe Ordförande habiliterings- och hjälpmedelsnämnden PATIENTENS FOKUS CENTRUM I UTVECKLINGSARBETET Jag är stolt och glad över de resultat som förvaltningen levererade De ekonomiska förutsättningarna under året var goda vilket gjorde att vi kunde fortsätta att bedriva långsiktigt utvecklingsarbete samtidigt som vi fokuserade på att öka produktiviteten. Våra patienter vill och behöver träffa oss oftare. Stolta och engagerade chefer och medarbetare är en förutsättning för framgångsrik verksamhet, och därför var resultatet i medarbetarundersökningen mycket glädjande. Resultatet för helheten var över riktvärdet och vi befinner oss, precis som i förra mätningen, i zonen för förändringskraft. Mötet med Habilitering och hjälpmedel ska bidra till en ökad hanterbarhet i tillvaron för patienten. Alla mål i förvaltningen utgår från patientens fokus och allt utvecklingsarbete har sin grund i att patienter ska vara delaktiga i sin egen vård för att bra resultat ska kunna uppnås. Detta, tillsammans med god tillgänglighet, gör att våra patienter var nöjda med det arbete vi gjorde under året var det sista året på den här mandatperioden och sista året som en självständig förvaltning. Nu sker en omorganisation som naturligtvis innebär förändringar och utmaningar men också skapar goda förutsättningar för verksamheterna att fortsätta sitt utvecklingsarbete och kunna behålla det goda anseende som habiliteringen i Skåne har nationellt. Ett stort tack till alla chefer och medarbete för det arbete som vi tillsammans gjorde för våra patienters bästa. INLEDNING Karin Bengtsson Förvaltningschef Habilitering och hjälpmedel 4

5 Habilitering och hjälpmedels uppdrag Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden ska erbjuda personer, som är bosatta i Skåne och har en varaktig funktionsnedsättning, habilitering, rehabilitering, hjälpmedel och tolktjänst för vardagstolkning. Nämnden ska också ansvara för att verksamheten har den kvalitet som Socialstyrelsen kräver. Uppdraget innebär att göra livet mer möjligt och därmed skapa förutsättningar för denna målgrupp att kunna uppleva en livskvalitet i världsklass. Sedan 2016 har nämnden också ett övergripande ansvar för Region Skånes hjälpmedelsfrågor. BARN- OCH UNGDOMSHABILITERINGEN Verksamheten vänder sig till barn och ungdomar som har autism, rörelsenedsättning eller intellektuell funktionsnedsättning, och deras familjer och närstående. Utifrån varje patients behov planeras stöd, behandling och träning. Funktionsnedsättningen kan vara medfödd eller ha uppkommit genom sjukdom eller skada under uppväxten. VUXENHABILITERINGEN Verksamheten vänder sig till vuxna personer som har autism, rörelsenedsättning eller intellektuell funktionsnedsättning. Utifrån varje patients behov planeras stöd, behandling och träning. Funktionsnedsättningen är medfödd eller tidigt förvärvad (före 17 års ålder). SYN-, HÖRSEL- OCH DÖVVERKSAMHETEN Verksamheten vänder sig till personer i alla åldrar med synnedsättning, blindhet, hörselnedsättning, dövhet, dövblindhet eller tinnitus. Verksamhetsområdet har ansvar att erbjuda: habilitering och rehabilitering teckenspråkstolkning, dövblindtolkning, skrivtolkning och tecken som stöd till personer med hörselnedsättning, dövhet eller dövblindhet grundläggande hörselrehabilitering via auktoriserade audionommottagningar i vårdvalet HJÄLPMEDEL SKÅNE Hjälpmedel Skånes uppdrag är att säkra en effektiv och patientsäker försörjning av förskrivningsbara hjälpmedel där patienter får tillgång till rätt hjälpmedel när de behöver det. Samtidigt ska det vara enkelt för medarbetare i vården att beställa, förskriva och följa upp användandet av hjälpmedel. INLEDNING 5

6 Mål och aktiviteter utifrån patientens fokus Förvaltningens verksamhetsidé är att stärka individens kraft och frihet att forma sitt liv, och därför utgår målen under de tre målområdena tillgänglighet, kvalitet och nytta från patientens fokus. Totalt planerades 127 aktiviteter att genomföras för att nå de uppsatta målen, 73 inom division Habilitering och rehabilitering, och 54 inom Hjälpmedel Skåne. TILLGÄNGLIGHET Alla förvaltningens patienter ska ha en tydlig planering och känna till vad nästa steg är. Då kan patienten uppleva större delaktighet och också ha rätt förväntningar på vad som ska hända och när. Så gott som alla svenskar, 98 procent, har tillgång till internet hemma och nio av tio har en smartmobil. Det gör att vi använder fler och fler digitala tjänster, och förväntar oss att kunna ha digital kontakt även med myndigheter på tider när det passar oss. Under året ökade antalet e-hälsokontakter inom förvaltningen med 108 procent jämfört med föregående år. Aktiviteter som genomförts inom målområdet tillgänglighet Målområde Tillgänglighet Kvalitet Nytta Mål Har en tydlig och tidssatt planering med tider som passar mig Får stöd, behandling och hjälpmedel när jag behöver det Får stöd och behandling digitalt och sköter mycket via självservice, om jag vill och kan Upplever att det blir rätt från början i en patientsäker miljö Får stöd, behandling och hjälpmedel som utgår från bästa tillgängliga kunskap Upplever att personalen samordnar sig efter mina behov Alltid har någon att vända mig till Upplever att min förmåga och vilja är utgångspunkt vid planering av stöd, behandling och hjälpmedel Upplever stöd, behandling och hjälpmedel som värdefulla utifrån mina behov Barn- och ungdomshabiliteringen tog fram en film om habiliteringsplanering riktad till verksamhetens patienter och deras närstående. Syftet med filmen är att patienter och närstående ska veta vad habiliteringsplanering är och kunna ställa krav på att planen görs utifrån patientens behov. Samtidigt togs en webbaserat utbildning fram riktat till medarbetare för att säkerställa att alla medarbetare har samma grundkunskap. 209 medarbetare har genomgått utbildningen sen den lanserades i december Vuxenhabiliteringen och syn-, hörsel- och dövverksamheten arbetade med patientflödesplanering för att bättre kunna planera vilka resurser som behövs och när de behövs för att möta patienternas behov. Hjälpmedel Skåne lanserade en ny e-tjänst via 1177.se för att automatisera hanteringen av avrop på förskrivna läkemedelsnära produkter avrop har gjorts sedan tjänsten lanserades i maj. KVALITET Alla verksamheter i Region Skåne ska arbeta hälsofrämjande. Målet är en god hälsa och vård på lika villkor för hela befolkningen. För att minska ohälsan hos barn och ungdomar ska alla verksamheter också arbeta i enlighet med FN:s konvention om barnets rättigheter. Den 25 maj trädde en ny ny dataskyddsförordning i kraft i EU vilket under året hade stor påverkan bland annat på hur vi hanterar information om patienter och deras närstående som inte ska journalföras. Aktiviteter som genomförts inom målområdet kvalitet Administrativa enheten tog fram lathundar för att underlätta för verksamheterna när det gäller att göra rätt i dokumenthanterings- och arkivfrågor så att patienter och deras närstående kan känna sig trygga med hur vi hanterar deras personuppgifter. I april lanserade förvaltningen Kunskapsstödet som är tillgängligt för alla medarbetare. Här kan behandlare se vilket stöd eller vilken behandling som är prioriterad för en patient med ett specifikt hälsotillstånd. Syftet är att patienter ska erbjudas samma kvalitetssäkrade insatser oavsett var i Skåne de bor. Kunskapsstödet är baserat på den nationella modellen för öppna prioriteringar. Barn- och ungdomshabiliteringen och vuxenhabiliteringen genomförde ett gemensamt projekt för att se hur en sömlös övergång mellan verksamheterna kan skapas för patienten. Alla enheter genomförde aktiviteter utifrån just sina lokala behov. VERKSAMHET 6

7 NYTTA Habiliteringsarbetet har sin grund i att personer med funktionsnedsättning ska kunna leva ett bra liv med möjlighet till en aktiv och meningsfull sysselsättning och fritid. Aktiviteter som genomförts inom målområdet nytta Alla verksamheter inom division Habilitering och rehabilitering har rutiner för fast vårdkontakt. Under året genomfördes en rad aktiviteter för att informera patienter om vad fast vårdkontakt innebär och vad den kan hjälpa patienten med. Patienter som behöver kontakta Hjälpmedel Skåne ska ha ett telefonnummer att ringa oavsett om de ska göra avrop på en förskrivning eller ställa frågor om glasögonbidrag. Audionommottagningen Lund såg att deras betyg för patientdelaktighet var lågt. Alla patienter som inte var nöjda kontaktades för att ta reda på vad de inte var nöjda med. Resultatet sammanställdes och ledde till förändringar kring bland annat dialogen runt utprovning, individuellt anpassad information och uppföljning via telefon efter förskrivning. TILLGÄNGLIGHET PATIENTENS FOKUS KVALITET NYTTA VERKSAMHET 7

8 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Förvaltningens verksamhetsidé är att stärka individens kraft och frihet att forma sitt liv. Det betyder att varje patient ska få det stöd, den behandling och de hjälpmedel som hen har behov av. VERKSAMHET 8 PERSONCENTRERAD VÅRD För att ge en enhetligare bild till patienter av vad förvaltningen kan erbjuda startades ett samarbetsprojekt mellan verksamheterna inom division Habilitering och rehabilitering. Målet är att på förvaltningens externa webbplats kunna förmedla på ett övergripande plan vad som händer när du kommer till någon av förvaltningens mottagningar. Att leva med en varaktig funktionsnedsättning kräver ofta insatser från många aktörer, ofta med olika huvudmän. Att alltid ha patientens bästa i fokus ställer särskilda och stora krav på god samverkan och gott samarbete med vårdgrannar och andra samhällsaktörer, såväl inom Region Skåne som utanför. Arbete pågår oavbrutet på alla nivåer i förvaltningen för att utveckla samverkan kring patienten, dels för att säkerställa att ingen patient faller mellan stolarna dels för att möjliggöra att rätt insats ges vid rätt tid. Men samverkan är en svår konst där ständig utveckling behövs. Fortsatt arbete är nödvändigt för att upprätthålla och förbättra det samarbete som krävs med primärvård, psykiatri, kommuner, Försäkringskassan med flera aktörer. JÄMLIK VÅRD Under våren medverkade forsknings- och utvecklingsenheten tillsammans med representanter från några andra habiliteringar i Sverige i ett projekt drivet av Sveriges Kommuner och Landsting för att ta fram en ny nationell patientundersökning. Målgruppen för undersökningen är vuxna patienter och föräldrar till patienter. Undersökningen skickades under hösten ut till patienter och resultatet kommer att redovisas under våren Vuxenhabiliteringen arbetade under året fram ett antal nya utbildningar för att bättre möta patienternas behov av stöd. Utbildningarna ges oftast i grupp men olika former testas för att möta patienternas varierande behov. Ett av koncepten är storföreläsningar, som genomfördes bland annat med inriktning mot autism och cerebral pares. Under sensommaren hölls till exempel också en föreläsning med information om högre studier. Under en storföreläsning får deltagarna komprimerad kvalificerad information, ofta som en första introduktion till området. Det är låga krav på interaktion från deltagarna utan ska snarare ses som en möjlighet att väcka nyfikenhet för att söka sig vidare till andra insatser inom området. Föreläsningarna är öppna för både patienter och närstående. Ett annat exempel på ett koncept som utvecklades var Kompiskollen. Många patienter hos vuxenhabiliteringen berättar om sina svårigheter att hitta vänner och upplever ensamhet. Genom Kompiskollen, som ges i en mindre grupp, får deltagarna verktyg för att utveckla sociala kontakter. I gruppen möter deltagarna också andra personer med liknande utmaningar som de kan dela erfarenheter och tips med. Syn-, hörsel- och dövverksamheten arbetade under året på en digital utbildning om varför tolk behövs, och hur man använder och beställer tolk. Det långsiktiga syftet är att säkerställa patientsäkerheten för patienter med dövhet eller hörselnedsättning. Målgrupp för utbildningen är hälso- och sjukvårdspersonal. Utbildningen kommer att vara klar våren SÄKER VÅRD Vårdhygien Hygienronder genomfördes enligt plan, det vill säga en gång per år. Samarbetet med vårdhygien är etablerat. Mätningarna av basala hygienrutiner och klädregler genomfördes under våren och hösten enligt nationella riktlinjer. Resultatet visade att följsamheten av hygienrutinerna var 93,4 procent (92,4 procent) under våren. Resultatet inom klädreglerna var mycket glädjande under våren, 98 procent (88,6 procent). Tyvärr visade resultaten under hösten en försämrad följsamhet inom både hygienrutinerna, 91,4 procent och klädregler som åter endast uppnår 88,6 procent. Resultatet var en besvikelse och krafttag behövs under nästa år för att komma tillrätta med detta. De multiresistenta bakterierna ökar och på sikt kan det skapa stora problem i vårt samhälle så den utvecklingen måste bromsas. Patientnämnden Patientnämnden fick under perioden januari till och med november 2018 in 57 ärenden från vårdtagare eller anhöriga som på något sätt haft kontakt med Habilitering och hjälpmedel. 16 ärenden gällde syn-, hörsel- och dövverksamheten. 7 av dessa 16 ärenden rörde tolkanvändare som inte fått tolk när de önskat det. Tolkanvändarna kände sig diskriminerade och fråntagna möjligheten att delta i olika aktiviteter i samhället. De övriga ärendena gällde bland annat oklara direktiv eller missnöje kring vad som gäller vid reparation och val av hörapparat.

9 35 ärenden gällde Hjälpmedel Skåne. Ärendena handlade bland annat om den bristande telefontillgänglighet som Hjälpmedel Skånes kundtjänst hade under några månader i våras då det var problem med leveranser av hjälpmedel till patienter. Tillgänglighet Division Habilitering och rehabilitering Fem ärenden gällde barn- och ungdomshabiliteringen. Här fanns bland annat ett ärende där anhöriga upplevde att sjukvården brast i sitt omhändertagande när deras barn behövde vård och stöd. Under året inkom ett ärende som rörde vuxenhabiliteringen. Anmälningar till Inspektionen för vård och omsorg Inga anmälningar inkom till Inspektionen för vård och omsorg under året. Avvikelse Under året registrerades 551 avvikelser. Största delen, 313 stycken, var patientavvikelser. I likhet med föregående år rörde största delen av dessa avvikelser sent inkomna remisser och bristfällig information från vårdgivare till vårdtagare när bokade tider avbokats på grund av sjukdom hos vårdgivare. Det fanns också ett antal avvikelser där patienter upplevde att de blev hänvisade runt i vården men där ingen tog ansvar. Det fanns också en frustration över långa handläggningstider inom förvaltningen. Tillgänglighet Division Hjälpmedel Skåne Även framöver är det viktigaste att det fungerar ute i verksamheten. Alla medarbetare behöver vara införstådda med att de arbetar patientsäkert. Det behövs information och uppmuntran att göra avvikelserapportering för att kontinuerligt kunna förbättra verksamheten. Riskanalys Under året genomfördes riskanalyser gällande glasögonbidrag, kalendern i Outlook och fritextsvar vid digital egenkartläggning. Tillgänglighet Vårdval hörselrehabilitering Hjärt- och lungräddning Våren 2018 tillsattes en hjärt- och lungräddningssamordnare då utbildning inte längre skulle köpas in av externa entreprenörer utan tillhandahållas med interna resurser med stöttning från Practicum. I rollen ingår bland annat att samordna förvaltningens hjärt- och lungräddningsinstruktörer. Målet är att all personal ska genomgå utbildning inom hjärt- och lungräddning en gång per år. HÄLSOINRIKTAD VÅRD På förvaltningens externa webbplats presenteras sedan slutet på förra året fritidsaktiviteter som passar för personer med funktionsnedsättning. Syftet är att göra det enklare för patienter att hitta aktiviteter som passar och som på sikt kan leda till bibehållen eller förbättrad hälsa. Fritidskonsulenterna som ansvarar för publiceringen av informationen samarbetar med kommunernas kultur- och fritidsförvaltningar, fritids och lokala föreningar för att driva på utvecklingen för ökad tillgänglighet till fritidsaktiviteter för alla. Tillgänglighet Tolk Differens % Tillgänglighet 95,8 % 94,3 % 1,5 % Antal utförda uppdrag ,1 % Antal tolkanvändare ,5 % Antal beställningar ,7 % VERKSAMHET 9

10 TILLGÄNGLIG VÅRD 88 procent (91 procent) av patienterna inom division Habilitering och rehabilitering fick sitt första besök inom 60 dagar. 83 procent (78 procent) av patienterna inom division Hjälpmedel Skåne fick utprovning eller uppföljning av hjälpmedel inom 60 dagar. 100 procent (100 procent) av patienterna inom vårdval hörselrehabilitering fick sin bedömning inom 60 dagar. 95,8 procent (94,3 procent) av tolkanvändarna fick tolk när de behövde det. 50 procent var svarsandelen på inkommande samtal hos Hjälpmedel Skånes kundtjänst. Den låga svarsandelen förklaras av ett telefonhaveri i mars och leveransförseningar i maj och juni vilket ledde till att antalet samtal in mångdubblades. dialoger med patienter som uteblir vid upprepande tillfällen, uppmuntran till e-hälsokontakter vid sena avbokningar samt enklare av- och om-bokningar via 1177.se. Pilotprojekt för framtida organisering av insatser till personer med autism Fler barn, unga och vuxna med normalbegåvning får diagnosen autism. Samtidiga psykiatriska symtom är vanligt och ställer stora krav på nära samarbete mellan habilitering och psykiatri. Region Skånes nuvarande riktlinjer visade sig vara otillräckliga och arbetsgrupp med deltagare från psykiatri och habilitering tog under 2017 fram förslag för likvärdiga processer för bedömning, diagnostik och behandling med god tillgänglighet och hög kvalitet. Syftet var att bättre möta patienternas behov av rätt insatser och i rätt tid genom att skapa förutsättningar att organisera insatser i en samordnad verksamhet. VERKSAMHET 10 Remisshantering Riktlinjerna för hantering av remisser följs inom förvaltningen och hanteras inom tre dagar. Det finns däremot en problematik i att remisser som kommer till verksamheten redan är sena då de anländer. 90 procent av de remisser som anländer sent kommer i snitt efter 10 dagar. EFFEKTIV VÅRD En viktig del i förvaltningens utvecklingsarbete är att förstå hur väl verksamheten uppfyller patienternas behov. I den begreppsmodell som används inom förvaltningen är allt patienten gör i mötet med verksamheten att betrakta som efterfrågan, och efterfrågan kan delas upp i verklig efterfrågan och onödig efterfrågan. Verklig efterfrågan är uttryck för ett genuint behov hos patienten och svarar mot syftet med verksamheten. Onödig efterfrågan skapas av organisationen själv genom till exempel otydlig information, felaktiga besked eller bristande kompetens, vilket leder till att patienten måste efterfråga våra tjänster i onödan. Inom division Habilitering och rehabilitering genomfördes under året en studie för att kartlägga vilka behov patienterna har när de kontaktar verksamheten genom att ringa eller komma till mottagningarna. Syftet är att kunna arbeta strategiskt för att förebygga och minimera onödig efterfrågan. Förhoppningen är också att skapa ett intresse för att arbeta med effektivitet och kvalitet ur patientens fokus. Uteblivande och sena avbokningar Genomsnittet för antalet tillfällen då patienter uteblir helt eller lämnar återbud senare än 24 timmar före den bokade tiden var 9,1 procent för perioden. Det är en försämring jämfört med 2017 men en förbättring jämfört med Minskningen av uteblivna och sena återbud sedan 2016 beror till stor del på åtgärder som vidtagits inom vuxenhabiliteringen. Exempel på åtgärder är avgifter för uteblivna, Under hösten startades ett pilotprojekt mellan barn- och ungdomshabiliteringen och barn- och ungdomspsykiatrin i Hässleholm när det gäller ungdomar år med autism och psykiatrisk samsjuklighet utan intellektuell funktionsnedsättning. För vuxna patienter planerades ett pilotprojekt som syftar till att öka följsamheten till befintliga riktlinjer och utvärdera eventuella förbättringar i dessa. Projektet startades i Helsingborg i september Under hösten genomfördes förberedelser för gemensam mottagning med personal från vuxenhabilitering och öppenvårdspsykiatri. Från och med början på 2019 kommer patienter att kunna möta personal från båda aktörerna samtidigt i psykiatrins lokaler för dialog och planering av insatser från både psykiatri och habilitering. Nya hjälpmedelsprocesser förenklar för vårdpersonalen Hjälpmedel Skåne ansvarar för försörjningen av hjälpmedel och förbrukningsprodukter in till Region Skånes vårdavdelningar. Att Hjälpmedel Skåne nu har det samlade ansvaret har medfört förenklingar för hälso- och sjukvårdspersonalen till exempel när det gäller att hantera återlämnade hjälpmedel. I systemet Sesam finns både patient och hjälpmedel registrerat vilket underlättar vid uppföljning av vilka hjälpmedel patienten har tillgång till och vid förskrivning av nytt hjälpmedel görs beräkningen av patientavgift automatiskt av systemet vilket minskar risken för fel. PRODUKTION Habilitering och rehabilitering (18 872) patienter (9 274) inkomna remisser ( ) vårdkontakter (18 553) kvalificerade brev- eller telefonkontakter (545) e-hälsokontakter Fördelning mellan patienter som haft vårdkontakt: 54 procent män och 46 procent kvinnor

11 Antalet unika patienter som haft vårdkontakt ökade med 3 procent jämfört med föregående år och har ökat med 10 procent de tre senaste åren. En förändrad demografi ligger till stor del bakom ökningen. Ökning av antal patienter i kombination med vakanser medför att patienter i vissa fall inte erhåller optimalt antal insatser. Störst ökning syns inom barn- och ungdomshabiliteringen och inom området neuropsykisk funktionsnedsättning. Fokus på produktiviteten under året medförde att en negativ trend kunde brytas. Under året ökade produktiviteten med 1,3 procent som en följd av ändrat arbetssätt och ett ökat antal kontakter på distans. Arbete pågår inom alla verksamhetsområden för att öka effektiviteten, till exempel arbetar verksamheten med att försöka minska antalet uteblivna besök. Andelen digitala kontakter var cirka 1,4 gånger fler än föregående år, vilket är en följd av den tekniska utvecklingen där fler e-tjänster kan erbjudas patienterna. Ledtid i dagar Från remissbeslut hos annan vårdgivare till ankomst Habilitering och hjälpmedel 1 Antal vårdbegäran 90 percentil Max Ledtid i dagar Från ankomst Habilitering och hjälpmedel till granskning 2 Antal vårdbegäran 90 percentil Max Gäller endast remisser och inte egenanmälan inom division Habilitering och rehabilitering. 2. Gäller alla typer av vårdbegäran som remiss, egenanmälan och de som redan är inskrivna vid verksamheter inom division Habilitering och rehabilitering. Uteblivande och sena återbud Habilitering och hjälpmedel Remissinflödet till både barn- och ungdomshabiliteringen och vuxenhabiliteringen har ökat markant under de senaste åren men under 2018 syntes en avmattning i förhållande till de senaste årens ökningstakt. Remisser avseende patienter med autism minskade med 2 procent jämfört med föregående år medan däremot remisser avseende intellektuell funktionsnedsättning ökade med 13 procent. En ökning syntes även för remisser avseende hörselnedsättning. Tolkverksamheten (10 468) utförda vardagstolkningar (1 241) tolkanvändare 37 uppdrag från engelskt tal till svenskt teckenspråk genomfördes Kostnad per tolkuppdrag är (2 500) kronor och kostnaden per användare är (20 700) kronor Antal vårdkontakter Habilitering och hjälpmedel Målsättningen för helåret var att nå upp till 97 procent tillgänglighet då det var möjligt att tillgodose behovet av tolk. Den högre målsättningen jämfört med föregående år, 95 procent, medförde att både kostnaden per tolkuppdrag och per användare ökade. Kostnaden per tolkuppdrag uppgick till kronor och kostnaden per användare uppgick till kronor i genomsnitt. En av åtgärderna för att förbättra tillgängligheten så att fler kan få tolk när de behöver det var att köpa fler tolktjänster. Direktupphandling genomfördes under året och en ny upphandlingsprocess inleddes. En provperiod för tolkuppdrag på engelska startade 1 maj. Samtliga 37 beställda uppdrag kunde genomföras, alla med egen personal. VERKSAMHET 11

12 Vårdval hörselrehabilitering 28 auktoriserade audionommottagningar på 16 orter (17 644) bedömningar, 947 färre än budget (11 092) utprovningar, 353 fler än budget 68 procent valde hörapparat ur Region Skånes upphandlade sortiment och 32 procent valde att skaffa hörapparat med stöd av rekvisition för att kunna välja apparat själv Vårdval hörselrehabilitering består av de auktoriserade audionommottagningarna. Det finns avtal med sju privata aktörer samt en mottagning som drivs i offentlig regi. Vårdvalet administreras och finansieras via förvaltningen. I juli gick företaget Audiovox som drev audionommottagningar i Malmö, Helsingborg, Höganäs, Åstorp och Svalöv i konkurs. Patienterna behövde då välja en ny mottagning där deras pågående utprovning kunde fullföljas. Patienten kan välja mellan att erhålla apparat från Region Skånes upphandlade sortiment eller skaffa hörapparat med stöd av rekvisition och därmed välja apparat själv. Fördelningen mellan rekvisitioner och hörapparater från Region Skånes upphandlade sortiment har varierat mycket mellan åren beroende på de avtal som Region Skåne har med hörapparatsleverantörer. Andelen som valde rekvisition var under året 32 procent vilket var en ökning jämfört med föregående år. Upphandling av hörapparater gjordes senast 2016 och nuvarande avtal är förlängt ett år till 2019 på grund av att strategiska diskussioner kring rekvisitionshantering pågår. När nya avtal tecknas innehåller sortimentet alltid hörapparater med den senaste teknologin vilket gör det upphandlade sortimentet attraktivt för en större del av hörapparatsanvändarna. Hjälpmedel Skåne Produktivitet 1 för hjälpmedelskonsulenter 43,6 (39,9) kundorder per använd anställd omvandlad till heltid Produktivitet 2 för tekniker 62,9 (61,2) procent, målnivå var 70 procent (1 295) tyngdtäcken förskrevs 615 (562) scootrar förskrevs (16 045) utbetalade glasögonbidrag till barn och unga 8 till 19 år (4 171) utbetalade glasögonbidrag för barn 0-7 år (1 045) utbetalade glasögonbidrag för afaki/prisma Inom division Hjälpmedel Skåne redovisas produktiviteten genom ett nytt mätetal för konsulenter som bättre ska beskriva verksamheten. Nu mäts antal kundorder eller ärende per arbetad timme. Teknikerna fortsätter att mäta andel patienttid av total tid. Det har skett en ökning av förskrivningar, främst rörelsehjälpmedel. Förutom en större ökning av förskrivna tyngdtäcken samt tillbehör till scootrar syns en ökning av arbetsstolar, modulära sittsystem och samtalsapparater. Bidrag för glasögon till barn och unga mellan 8 till 19 år infördes via lag från och med 1 mars Det innebär att Region Skåne ska lämna ett bidrag till barn och unga mellan 8 till 19 år på upp till 800 kronor för glasögon eller kontaktlinser. 720 färre bidrag betalades ut jämfört med föregående år, vilket motsvarar en minskning med 4 procent. Utbetalningar av glasögonbidraget för barn 0-7 år/afaki/prisma minskade också. Under året betalades 118 färre bidrag ut än föregående år, vilket motsvarar en minskning på 3 procent. VERKSAMHET Kundorder eller ärende per arbetad timme 2. Patienttid jämfört med arbetad tid

13 Drivande utvecklingsaktör Mötet med Habilitering och hjälpmedel ska bidra till en ökad hanterbarhet i tillvaron för patienten. Allt utvecklingsarbete inom förvaltningen utgår ifrån att patienter ska vara delaktiga i sin egen vård för att bra resultat ska kunna uppnås. KUNSKAPSBASERAD VÅRD Forskning och utveckling I år färdigställdes åtta fou-rapporter av medarbetare från verksamheterna, och sju fou-pm färdigställdes av fou-enheten. Ett fou-pm är en kortare dokumentation över utvecklingsarbeten och beskriver ofta resultatet av olika utvärderingar. Fou-enheten handledde under året 19 projekt som helt eller delvis har finansierats av fou-medel. Enheten var också involverade i 12 utvecklingsarbeten (långsiktigt stöd) och 20 metodstöd (punktinsatser). Evidensbaserad habilitering Arbetet med evidensbaserad habilitering, EBH, syftar till att på ett systematiskt sätt sammanställa och tillgängliggöra erfarenheter samt evidens kring olika stöd och behandlingar som ges av habiliteringsverksamheter i Sverige. Föreningen Sveriges habiliteringschefer utvecklar, tillämpar, granskar och avvecklar teorier och metoder inom området funktionshinder och habilitering i syfte att ständigt förbättra verksamheten bland annat genom så kallade EBH-arbeten. Under våren startades ett nytt nationellt EBH-arbete upp med frågeställning kring sensorik hos habiliteringens målgrupper. Arbetet leds av en disputerad medarbetare från Habilitering och hjälpmedel i Skåne och i arbetsgruppen deltar ytterligare två medarbetare från förvaltningens barnoch ungdomshabilitering. Även ett nationellt arbete kring positionering startades. Till arbetsgruppen bidrog förvaltningen med medarbetare från barn- och ungdomshabiliteringen och vuxenhabiliteringen. Även detta arbete leds av en disputerad medarbetare från förvaltningen. Även Föreningen Sveriges Hörselchefer genomför evidensbaserad habilitering/rehabilitering (EBH/R-arbete). Första arbetet slutfördes och rapport gavs ut under året med rekommendationer. Frågeställningen löd Kan erfarenhetsutbyte med andra med samma funktionsnedsättning leda till förbättrad kommunikation hos vuxna med hörselnedsättning?. En hörselpedagog från syn-, hörsel- och dövverksamheten medverkade i arbetet. Utvärdering Innowalk Barn och unga utan självständig gångförmåga har svårt att vara fysiskt aktiva. Forskning visar att ett motoriserat hjälpmedel, Innowalk, som möjliggör robotiserade gångrörelser i stående, ger effekt genom att bland annat andningsdjup ökar, att upplevelsen av smärta minskar och att välbefinnandet förbättras. Förvaltningen fick medel att köpa in 14 Innowalk för att under ett år testa hjälpmedlet. 28 barn och unga som har kontakt med barn- och ungdomshabiliteringen i Skåne deltar i projektet. Bedömning av deltagarna görs före, under och efter träning, och projektet kommer att utvärderas i början på DIGITALISERING FÖR FRAMTIDENS VÅRD Mötet med Habilitering och hjälpmedel ska bidra till en ökad hanterbarhet i tillvaron för patienten och e-tjänsterna ska därför alltid erbjudas i de sammanhang där det upplevs meningsfullt för patienten. Under 2018 slutfördes de sista delarna av den handlingsplan för implementering av 1177:s e-tjänster som förvaltningen och regiondirektören skrev under Studentmedarbetare besökte för andra gången alla mottagningar under våren för att informera och utbilda medarbetare kring 1177:s e-tjänster Varje verksamhet har ett standardutbud av tjänster Hjälpmedel Skånes tjänst för uttag av förskrivna hjälpmedel lanserades under våren Pilotprojekten inom stöd- och behandlingsplattformen slutfördes och patienter bjöds in till utbildningarna Pilotprojekt pågår för tidbok online så att patienter kan se sina bokade tider och själv boka vissa tider. Pilotprojekt pågår för att testa formulärtjänsten för att patienterna ska vara bättre förberedda inför ett besök Förutom 1177:s e-tjänster genomför förvaltningen också en rad andra projekt inom ramen för digitalisering. Digitala utbildningar Barn- och ungdomshabiliteringen har under året testat en ny plattform för publicering av utbildningar som ska vara öppna för alla invånare och inte kräver inloggning. Projektägare är utvecklingsenheten inom barn- och ungdomshabiliteringen som kommer att utvärdera testet. Projektet testar hur interaktionen mellan plattform och deltagare fungerar, men utvärdering ska också göras på hur enkelt det är för producenter att publicera på plattformen. VERKSAMHET 13

14 Sedan tidigare har barn- och ungdomshabiliteringen två digitala utbildningar publicerade som först och främst riktar sig till föräldrar men som är öppna för alla intresserade att ta del av: Antal ärenden 1177:s e-tjänster Habilitering och hjälpmedel Utbildning för föräldrar med barn som har intellektuell funktionsnedsättning Utbildningen för föräldrar med barn som har autism Från och med januari kunde vuxenhabiliteringens alla mottagningar erbjuda vuxna patienter med autism att delta i en digital diagnosutbildning via stöd- och behandlingsplattformen på 1177.se. Under året har nästan 150 patiener tagit del av utbildningen som är viktig del i att kunna nå patienter som av olika anledningsar inte vill eller kan ta del av de grupputbildningar som ges på mottagningarna. Stöd och behandling på distans Inom ramen för ett fou-projekt testas videotjänsten via telefonisystemet Callguide. Projektet ska titta på vilket stöd och vilka behandlingar som passar att genomföra på distans men testar samtidigt om videotjänsten är användarvänlig och kan användas av förvaltningens patienter och närstående. Antal uttag förskrivna hjälpmedel via 1177:s e-tjänst Hjälpmedel Skåne Digitala kallelser Alla mottagningar har nu möjlighet att erbjuda patienterna att få digitala kallelser via 1177.se. Vuxenhabiliteringen som hade en mottagning med redan när tjänsten pilottestades har mycket goda erfarenheter av tjänsten. Tjänsten kan dock vara lite svår att hitta på webbplatsen så mottagningarna fortsätter att hjälpa patienter som är intresserade av digitala kallelser att göra de nödvändiga inställningarna på 1177.se. NYA OCH UTÖKADE UPPDRAG Nya produktområden för Hjälpmedel Skåne Hjälpmedel Skånes uppdrag är sedan 2016 att ansvara för hjälpmedel som förskrivs till patient inom Region Skåne. För att kunna hantera uppdraget så flyttas ansvar över till Hjälpmedel Skåne produktområdesvis över tid. När överflyttningen görs startar en omfattande process som innefattar revidering av regelverk, sortiments- och avtalsanalyser och kartläggning av nuvarande och framtida process. Arbetet görs för att skapa bättre och effektivare processer för hälsooch sjukvården, förbättra uppföljningen och skapa förutsättningar för bättre strategisk styrning. Utlåning av fritidshjälpmedel Från och med våren 2018 kan barn och unga som är 19 år eller yngre kostnadsfritt låna fritidshjälpmedel. Utlåningen börjar i mindre skala med i första hand hjälpmedel som underlättar vid resor, till exempel bärstolar och hopfällbara lyftar, rullstolar och hygienstolar. Framöver kommer utbudet av hjälpmedel för utlåning att ökas på med olika typer av cyklar, badrullstolar och pulkor. Skånes Kompetenscentrum för Elever med Dyslexi får utökat uppdrag inom dyskalkyli Den 1 januari 2018 fick Skånes Kompetenscentrum för Elever med Dyslexi (SKED) ett utökat uppdrag som nu även innefattar dyskalkyli. Mottagningen heter därför numera Skånes Kompetenscentrum för Elever med Dyslexi och Dyskalkyli. Utökningen innebar resursförstärkning med specialpedagog och logoped, och arbete pågår med att stärka upp kompetensen inom dyskalkyli på enheten. Under våren arrangerade SKED utbildningsdagar för pedagoger i Skåne om dyskalkyli och påbörjade även samarbetet med logopedmottagningar, Specialpedagogiska skolmyndigheten och forskare. VERKSAMHET 14

15 Attraktiv arbetsgivare Region Skåne är och ska fortsatt vara en attraktiv arbetsgivare med ett gott ledarskap och en bra arbetsmiljö. Att ge cheferna rätt förutsättningar för sitt uppdrag är en viktig del i såväl chefernas utvecklingsmöjligheter som deras arbete med att tillsammans med medarbetarna skapa hälsofrämjande arbetsplatser med relationer präglade av tillit. Målområde Attraktiv arbetsgivare Mål Relationerna på arbetsplatsen präglas av ömsesidig tillit Förvaltningen erbjuder goda och tydliga utvecklingsmöjligheter Förvaltningen har ett gott ledarskap ANSTÄLLNINGSVOLYM OCH ARBETAD TID Antalet anställda var den 31 december 854 (844) medarbetare, vilket motsvarar 825 anställda omräknat till heltid. Ökningen av antalet medarbetare beror främst på att division Hjälpmedel Skåne fått ett utökat uppdrag under året och antalet medarbetare inom serviceverksamheten och kundtjänst ökat. MÅL OCH AKTIVITETER Totalt planerades 56 aktiviteter inom målområdet Attraktiv arbetsgivare, 43 inom division Habilitering och rehabilitering och 13 inom division Hjälpmedel Skåne. Under hösten genomfördes medarbetarundersökning där resultatet var mycket bra, precis som när undersökningen genomfördes för två år sedan. Förvaltningen är i zonen för förändringskraft och resultatet för ledarskap var också mycket bra. Aktiviteter som genomförts inom målområdet attraktiv arbetsgivare Alla verksamheter och staber genomförde olika aktiviteter som utgick från Region Skånes värdegrund och som hade som syfte att skapa en god arbetsmiljö. Resultatet för social klimat i medarbetarundersökningen var över riktvärdet och visade också en ökning jämfört med undersökningen för två år sedan. De utvecklingsmöjligheter som finns för medarbetare ska vara tydliga både vid rekrytering av nya medarbetare och vid medarbetarsamtal. Varje medarbetare ska ha en individuell utvecklingsplan. Resultatet i medarbetarundersökningen för lärande i arbetet var över riktvärdet och ungefär detsamma som i undersökningen för två år sedan. HR genomförde under året fyra frukostträffar med olika teman för att stärka enhetscheferna i sitt ledarskap. Barnoch ungdomshabiliteringen och vuxenhabiliteringen genomförde en gemensam teamledarutbildning för att deltagarna skulle få samma grund att utgå från i sitt ledarskap. Medarbetarundersökningen visar att ledarskapet inom förvaltningen är bra då resultatet var över riktvärdet och ungefär detsamma som i undersökningen för två år sedan. HÄLSOFRÄMJANDE ARBETSPLATSER En god och hälsofrämjande arbetsmiljö är en förutsättning för att Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare. Förvaltningens sjukfrånvaro har varit en utmaning under en längre tid. Under hösten 2018 påbörjades ett projekt för att minska sjukfrånvaron i förvaltningen. Syftet med projektet var att kartlägga orsaker till sjukskrivningar för att på sikt kunna arbeta med mer förebyggande åtgärder. Vidare utvecklades samverkan med andra aktörer såsom Försäkringskassan och företagshälsovården. Med anledning av organisationsförändring avslutades projektet efter cirka sex månader. Förvaltningen har under 2018 sänkt sjukfrånvaron något. Arbetet med att minska sjukfrånvaron och öka frisktalen kommer att fortsätta. Förvaltningen arbetar aktivt med ledarskapsfrågor och med att utveckla cheferna. HR är ett naturligt bollplank för cheferna i deras vardag. Cheferna erbjuds ledarskapsutveckling genom förvaltningsövergripande insatser vid exempelvis de chefsträffar som förvaltningschefen anordnar vid sex tillfällen per år. Dessutom erbjuds cheferna individuella insatser. Region Skåne påbörjade under hösten ett mentorsprogram och förvaltningen har med deltagare både som mentorer och adepter. HR inledde under våren också en utbildningsinsats i praktisk arbetsrätt, som inleddes med utbildning kring området misskötsamhet. Vidare var HR med på arbetsplatsträffar och diskuterade kränkande särbehandling. Resultat från medarbetarundersökningen Under hösten 2018 genomförde samtliga förvaltningar inom Region Skåne en medarbetarundersökning. Den senaste medarbetarundersökningen dessförinnan genomfördes Förvaltningens resultat enligt det så kallade dynamiska fokustalet ökade något från 70,7 (2016) till 71 (2018), vilket är positivt. Resultatet är en prognos över förvaltningens förmåga och kraft att förändras samt risken för ohälsa. VERKSAMHET 15

16 Varje enhet kommer att arbeta med handlingsplaner och aktiviteter med utgångspunkt i enhetens resultat. För de enheter som önskar få professionell handledning finns möjlighet att involvera företagshälsovården i aktiviteterna. Systematiskt arbetsmiljöarbete Förvaltningens arbete med systematiskt arbetsmiljöarbete följs upp årligen fungerade arbetet väl med endast några minre avvikelser. Avvikelserna handlade främst om information kring dokument kopplade till arbetsmiljön. Arbete kommer att göras under 2019 för att hantera dessa avvikelser på de berörda enheterna. Medarbetardag Under hösten bjöds alla förvaltningens medarbetare in till en gemensam medarbetardag. Syftet med dagen var att skapa möjligheter för medarbetarna att reflektera över vad det i framtiden kommer innebära att arbeta inom Habilitering och hjälpmedel, och i Region Skåne. Anders Ekholm från Institutet för framtidsstudier var huvudtalare, och satte tonen för dagen genom att prata om samhällsutvecklingen och varför det är så svårt för människor att åstadkomma förändringar av oss själva och våra verksamheter. Under dagen presenterades också Skånes Digitala Vårdsystem (SDV) och hur Region Skåne arbetar med e-hälsa för att förbättra för både medarbetare och patienter. För att även under den här dagen ha patientens fokus hade sju patienter filmats när de berättade om sina upplevelser av förvaltningens verksamheter och var de såg att det fanns utrymme för förbättringar. Filmerna har efter medarbetardagen även använts bland annat vid introduktion av nya medarbetare. KOMPETENSFÖRSÖRJNING Kompetensförsörjningen är en utmaning då förvaltningen bedriver verksamhet i hela Skåne. Rekryteringsproblemen berör främst nordöstra och nordvästra Skåne och påverkar såväl patienter som medarbetare. Under året kunde inte alla tjänster tillsättas vilket ledde till att vissa enheter inte kunde erbjuda alla önskade kompetenser. Ur ett patientperspektiv är det viktigt att patienterna erbjuds likvärdig vård och ur ett medarbetarperspektiv finns risk för försämrad arbetsmiljö på grund av underbemanning. Arbetsgivaren arbetar aktivt med dessa frågor. En viktig del i kompetensförsörjningsarbetet är också att medarbetarnas kompetens används på rätt sätt, att utveckla arbetssätt och utnyttja möjligheterna till digitalisering. Arbetet med kompetensmixplanering pågår därför kontinuerligt ute i verksamheterna. vid rekryteringar ses alltid möjligheten att fler yrkesgrupper kan vara intressanta över, detta för att öka möjligheten att tillsätta viktig kompetens. Det är också viktigt att de möjligheter tekniken erbjuder såsom möten via Skype används i verksamheterna. Kompetensstegar Kompetensstegar togs fram för en rad yrkesgrupper som till exempel arbetsterapeuter, fysioterapeuter, kuratorer, logopeder, psykologer och dietister. Fackliga företrädare och arbetsgivarrepresentanter deltog i framtagandet av stegarna vilket underlättade processen. Kompetensstegarna presenterades för förvaltningens alla chefer under hösten, och kan nu användas på alla arbetsplatser till exempel i dialoger kring kompetensutveckling och fortbildningsplanering. De är också ett värdefullt redskap vid rekrytering av nya medarbetare för att konkret visa på förvaltningens erbjudande om utvecklingsmöjligheter. Trygga anställningar Region Skåne ska erbjuda trygga anställningar och en bra arbetsmiljö. När det gäller tillsvidaretjänster är anställning på heltid en rättighet och deltid en möjlighet för de medarbetare som önskar det. Visstidsanställningar används inom förvaltningen i begränsad omfattning framförallt vid så kallad äkta vikariat och då företrädesvis med heltidstjänstgöring. Jämställda löner Inom Region Skåne ska samma principer för lönesättning tillämpas för alla medarbetare för att undvika osakliga löneskillnader på grund av kön. Sedan 2017 sker en årlig uppföljning av jämställda löner. Vid förvaltningens lönekartläggning under 2018, som skett i enlighet med Region Skånes direktiv kunde det inte konstateras några osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män, varken i lika arbeten eller likvärdiga arbeten. Gör nytta för andra och utveckla dig själv Under våren togs ett generellt budskap fram kring varför man ska arbeta på Habilitering och hjälpmedel. Att budskapet skulle vara Gör nytta för andra och utveckla dig själv var ganska klart efter att kommunikationsenheten gått igenom input från bland annat förvaltningens chefer och fackliga företrädare, och pratat med unga nyrekryterade medarbetare. Budskapet blev också väldigt tydligt i de filmer där olika medarbetare berättar om sitt arbete och varför de trivs att arbeta i förvaltningen. Dessa filmer finns publicerade på förvaltningens externa webbplats och är tänkta att användas bland annat i digitala rekryteringsannonser. VERKSAMHET 16 Att i så stor utsträckning som möjligt flytta administrativa arbetsuppgifter från behandlande personal till administrativ personal är ett viktigt mål som syftar till att ge patienterna möjlighet att få efterfrågad vård. I flera verksamheter har arbetsuppgifter omfördelats mellan behandlande grupper och

17 Långsiktig stark ekonomi Förvaltningen visade ett positivt resultat på helårsbasis och hade inget underskott från tidigare år som påverkade verksamheten och resultatet. Det fanns svårigheter att nyrekrytera personal i den utsträckning som var önskvärt vilket påverkade resultatet. Målområde Ekonomi i balans Mål Nämnden och förvaltningen har modet att prioritera Förvaltningen använder effektiva arbetssätt Förvaltningen minimerar kvalitetsbristkostnader MÅL OCH AKTIVITETER Totalt planerades 34 aktiviteter inom målområdet Ekonomi i balans, 24 inom division Habilitering och rehabilitering och 10 inom division Hjälpmedel Skåne. Aktiviteter som genomförts inom målområdet ekonomi i balans Prioriteringar ska alltid göras utifrån patientens eller användarens fokus. Under året fattades bland annat beslut om nya tydligare anvisningar för föreningsbidrag för att minska andelen ansökningar som inte är kompletta och därmed minska risken för att felaktiga bidrag betalas ut eller att föreningar går miste om bidrag de har rätt till. Enheten för IT och e-hälsa arrangerade workshops kring förbättringar av processer. Alla enhetschefer, kontaktpersoner och stabsmedarbetare fick erbjudande om att delta. Genom möten över verksamhets- och enhetsgränser kunde till exempel ett arbete startas kring hur anmälningar till barn- och ungdomshabiliteringens utbildningar hanteras. Hjälpmedel Skåne genomförde aktiviteter för att kartlägga och standardisera sina processer. Divisionen arbetade också under året med att ta fram en e-tjänst kring glasögonbidrag för att till större del automatisera den processen. EKONOMISKT INGÅNGSLÄGE Förvaltningens nådde ett positivt resultat för 2018 och hade inget underskott från tidigare år som påverkade verksamhet och resultat negativt. Det fanns svårigheter att nyrekrytera personal i den utsträckning som vore önskvärt vilket var en av anledningarna till det positiva resultatet. Den förändrade demografin innebär både ett ökat behov av habiliteringsinsatser men även ett ökat hjälpmedelsbehov. Inom habiliterings- och hjälpmedelsnämndens kostnadsansvar handlade det främst om ökade kostnader för insatser för barn, ungdomar och vuxna med autism och ökad efterfrågan av hörselrehabilitering. Tolkverksamheten hade också ökade kostnader vilket genererats av den högre målsättningen att öka tillgängligheten. Tidigare år har det skett en markant ökning av antalet remisser avseende patienter med autism vilken under året har planat ut. Verksamheten vårdval hörselrehabiliteringar har gått med underskott de senaste åren och har varit underfinansierad ett antal år. Den gängse uppräkningen av regionbidraget har inte motsvarat den ökande kostnaden för bedömningsbesök, utprovningar av hörapparat och kostnaden för hörapparater. En intern omfördelning av regionbidraget inom förvaltningen har därför varit nödvändig att göra de senaste åren. Nämnden fattade beslut om flera besparingsåtgärder inom vårdvalet under 2016, vilka fick helårseffekt Bland annat beslutades om att höja utprovningsavgiften från 900 kronor till kronor. RESULTAT Ekonomin redovisas i två delar där kärnverksamhet skiljs från vårdval hörselrehabilitering. 19,4 (12,5) miljoner kronor totalt resultat 16,6 (13,3) miljoner kronor resultat kärnverksamhet 2,8 (-1,2) miljoner kronor resultat vårdval hörselrehabilitering Överkottet påverkades delvis av vakanta tjänster. Sjukfrånvaron var fortsatt hög och bidrog också till lägre personalkostnader. Satsningar inom e-hälsa och effektiviseringsarbete nådde inte helårseffekt. Även vårdval hörselrehabilitering nådde ett överskott främst med anledning av något färre utprovningar än budgeterat och en förändring av riktlinjerna kring patientavgift för bedömningsbesök som genererade ökade intäkter. Intäkter Intäkterna, exklusive regionbidraget, understeg budget med 30,1 miljoner kronor eller 24 procent. Till största delen berodde avvikelsen på att bidraget från hälso- och sjukvårds- Resultat per område miljoner kronor Utfall Resultat, motpart ,4 Habilitering, ink. stab 17 Hjälpmedel Skåne exkl. ny organisation och vårdval -0,1 Hjälpmedel Skåne ny organisation -0,3 Vårdval hörselrehabilitering 2,8 VERKSAMHET 17

18 nämnden för speciallivsmedel var 41,8 miljoner kronor lägre än budget. Intäkterna för patientavgifter avseende egenavgifter för speciallivsmedel var 7,1 miljoner kronor högre än budget. Motsvarande avvikelse avseende speciallivsmedel fanns på kostnadssidan och påverkade därför inte resultatet. Avvikelserna berodde delvis på att det fortfarande låg kvar förskrivningar mot apoteken. Ansvaret för området speciallivsmedel, togs över från hälso- och sjukvårdsnämnden i oktober 2017 varför kännedom om omfattningen inte funnits till fullo. Totalt var förvaltningens intäkter 94,5 miljoner kronor, en ökning med 16,9 miljoner kronor jämfört med Ökningen berodde till till största delen på att förvaltningen övertog hanteringen av speciallivsmedel i oktober PERSONALKOSTNADER OCH KOSTNAD FÖR INHYRD PERSONAL 414 (395,6) miljoner kronor lönekostnad för anställd personal 0,3 (0,5) miljoner kronor lönekostnad inhyrd personal Antalet använda AoH ökade jämfört med tidigare år men var lägre än budget. Lönekostnader inklusive kostnader för inhyrd personal samt tjänsteköp av teckenspråkstolkar var 8,6 miljoner kronor lägre än budget. Jämfört med föregående år ökade kostnaderna med 1,9 procent. Lönekostnaderna för enbart anställd personal stod för en ökning om 4,7 procent jämfört med Ökningen berodde på årets löneökning, som var 2,18 procent, men också på att Hjälpmedel Skånes utökade uppdrag och återtagande av serviceverksamhet från privat entreprenad ledde till ett ökat antal använda AoH.Resterande del av ökningen berodde på en utökning med anledning av ökat behov i verksamheten för patienter med autism samt tillsättning av vakanta tjänster generellt. Lönekostnaderna avvek från budget då utfallet var 10,7 miljoner kronor, det vill säga 2,5 procent lägre än budget. Att personalkostnaderna var lägre än budget berodde på att det funnits vakanta tjänster inom alla verksamheter men främst inom Hjälpmedel Skåne där tjänster för det nya uppdraget tillsatts successivt under året. Det fanns även svårigheter att anställa främst läkare, psykologer och sekreterare men till viss mån även fysioterapeuter och arbetsterapeuter. Kostnaden för externt inhyrd personal var marginell och uppgick till 0,3 miljoner kronor. Det var lägre än budgeterat värde på 0,9 miljon kronor. Dessa tjänster avsåg läkare och kostnaderna låg i nivå med föregående år. Barn- och ungdomshabiliteringen behövde köpa in läkarresurser från privatpraktiserande läkare, då sjukhusen inte hade möjlighet att tillhandahålla dessa tjänster. VERKSAMHET 18

19 ÖVRIGA KOSTNADER 7,4 procent (4,3) bruttokostnadsutveckling totalt 16,3 procent bruttokostnadsutveckling Hjälpmedel Skåne 0,3 procent bruttokostnadsutvecklingen vårdval hörselrehabilitering 56,2 (53,1) miljoner kronor hyreskostnader 15,9 (16,3) miljoner kronor kostnad för glasögonbidrag 158,8 (126,1) miljoner kronor kostnad för hjälpmedelsprodukter, exklusive glasögonbidrag och hörapparater Bruttokostnadsutvecklingen för förvaltningen uppgick till 7,4 procent medan budget medgav 15,9 procent. Justerat för jämförselsestörande post uppgick kostnadsutvecklingen till 4,5 procent. Denna post utgörs av speciallivsmedel där kostnaderna togs över av förvaltningen från och med oktober Stor del av kostnadsökningen utgjordes av personalkostnader vilka uppgick till 4,7 procent eller 18,4 miljoner kronor. Ökningen berodde på löneökning och fler använda AoH inom Hjälpmedel Skåne till följd av det utökade uppdraget. I alla verksamheter var det också möjligt att tillsätta vakanta tjänster i ökad omfattning. De regioninterna hyreskostnaderna ökade med 5,4 procent eller 2,9 miljoner kronor med anledning av en högre hyresnivå. Jämfört med budget var kostnaderna 0,5 miljoner kronor eller 0,8 procent lägre. Övriga kostnader når inte upp till budgeterat värde med anledning av att medel avsatta för effektiviseringsarbete och e-hälsoutveckling inte startats upp i full skala. Kostnader vårdval hörselrehabilitering Antalet utprovningar uppgick till cirka vilket var något fler än de budgeterade Antalet bedömningar var däremot nästan färre än budget och uppgick till cirka , vilket generade en lägre kostnadsnivå än förväntat. Ökat antal rehabiliteringar påverkades bland annat av fler utomlänspatienter för vilka regionen får full ersättning och ger därmed ingen negativ konsekvens för resultatet. En patientavgift infördes under året som innebar att kostnaderna blev ytterligare lägre. Det innebar att alla bedömningsbesök genererade en patientavgift från och med 1 maj, oavsett om patienten var helt ny i verksamheten eller inte. Andelen rekvisitioner ökade och nådde upp till 32 procent att jämföra med budgeterat 20 procent. Förhållande mellan hur många som väljer rekvisitioner respektive hörapparater från regionens eget sortiment påverkar när i tiden kostnaden för hörapparaten uppstår. Rekvisitioner innebär att kostnaden skjuts något framåt i tiden. Kostnaderna för tillbehör till hörapparater och reparationer medförde också en minskad kostnadsnivå för vårdvalet. Kostnader för hjälpmedel Rörelsehjälpmedel kostade 66,5 (58,2) miljoner kronor. Budgeterat värde 59 miljoner kronor. De ökade kostnaderna beror delvis på uppbyggnad av reservdelslager för scootrar och elrullstolar. Kostnaderna ökade även för kassationer av rörelsehjälpmedel till följd av byte av sortiment. Förskrivningen av tyngdtäcken fortsätter att öka och den avgift som infördes 2017 har inte haft någon dämpande effekt på antalet förskrivningar. Hörselhjälpmedel, exklusive vårdvalet, kostade 10,2 (11,4) miljoner kronor. Budgeterat värde 11 miljoner kronor. Speciallivsmedel/nutrition kostade 34,1 (6,9) miljoner kronor. Budgeterat värde 67,4 miljoner kronor. En del förskrivningar låg kvar mot apoteken vilket bidrog till att kostnaderna inte nådde upp till budgeterat värde. Synhjälpmedel, exklusive glasögonbidrag, kostade 10,1 (10,2) miljoner kronor. Budgeterat värde 10,9 miljoner kronor. Lägre kostnader beror på nya avtal med lägre priser, färre förskrivningar och bättre rekonditionering av hjälpmedel. ÅTGÄRDER FÖR ATT SÄNKA KOSTNADSUTVECKLING SAMT FÖR EKONOMI I BALANS Förvaltningen uppnår god ekonomisk hushållning. Effektiviseringsarbete sker kontinuerligt för att möta det ökade inflödet av patienter och för att kunna utföra ålagt uppdrag på ett så optimalt sätt som möjligt. En handlingsplan för förbättringsarbete togs fram av förvaltningen. Flera utav dessa projekt innefattade satsningar inom ramen för olika e-hälsoprojekt och för ökad digitalisering men planen innehöll även satsningar på utbildningar för ökad kunskapsnivå och kompetens hos medarbetare och patienter. Förvaltningen arbetade också aktivt med att minska antalet uteblivna besök som ett led i arbetet med minskade kvalitetsbristkostnader. Ett exempel på förbättringsarbete i syfte att minska kvalitetsbristkostnader var arbetet med att identifiera och minimera onödig efterfrågan inom förvaltningen. Arbetet går ut på att förstå hur väl verksamheten uppfyller patienternas behov och inom ramen för förbättringsarbetet studeras patienternas möten med verksamheten via telefon och reception. Syftet med studien på kort sikt var att skapa en förståelse för vad patienten eftersträvar i sin kontakt med verksamheten genom enhetssekreterarna, och därigenom särskilja vad som kan betraktas som verklig respektive onödig efterfrågan. På lång sikt är syftet att kunna arbeta strategiskt för att förebygga och minimera onödig efterfrågan. Förhoppningen är också att skapa ett intresse för att arbeta med effektivitet och kvalitet ur patientens fokus. Inom ramen för studien testas och utvärderas en modell för att synliggöra onödig efterfrågan. En variant av vakansprövning infördes inom förvaltningen för att förebygga överkapacitet och övertalighet och för att säkerställa att de samlade resurserna användes på ett optimalt sätt där de gör mest nytta. VERKSAMHET 19

20 Serviceverksamheten för hjälpmedel, vilken tidigare utfördes av privata entreprenörer, återtogs från och med februari till fullo i egen regi. Målsättningen var en kostnadsreducering, då dessa kostnader varit alltför stigande under tidigare år. Uppbyggnad av ny hjälpmedelsorganisation som matchar det nya utökade uppdraget för hela Hjälpmedel Skåne pågår. Förvaltningen övertar succesivt ansvaret för olika hjälpmedelsområden, bland annat med syfte att öka kontroll och styrning, och minska kostnaderna. Det ska finnas en tydlig styrning genom regelverk och avtalsuppföljning inom alla hjälpmedelsområden. Effektiva processer ska prägla verksamheten och ett likvärdigt service- och tjänsteutbud ska finnas över hela Skåne. NYCKELTAL För att bättre förstå och kunna utveckla verksamheten genomfördes ett utvecklingsarbete kring framtagandet av nyckeltal för habiliteringsverksamheten. Dessa implementerades i beslutsstödet för att på ett enkelt sätt kunna följa utvecklingen och göra jämförelser på helårsbasis. Utgångspunkterna var att titta på vad patienterna får, vad medarbetarna gör och till vilka kostnader. Det gav också möjligheter att bättre beräkna kostnaderna för olika typer av kvalitetsbristkostnader. Nyckeltalen som kommer att följas är: Kostnader per patient Kostnader per vårdkontakter Arbetade timmar per vårdkontakt Förhållandet mellan fysiska vårdkontakter och kontakter på distans Andel nya och avslutade vårdåtaganden Ett viktigt nyckeltal i förvaltningen är även produktivitet, det vill säga antal utförda vårdkontakter per använd resurs. Dessa tal bryts sedan ner på enhetsnivå, vårdgivarkategori och individnivå. INVESTERINGAR Uppföljning av utrustningsinvesteringar Kostnaden uppgick till 11,2 miljoner kronor för perioden medan helårsbudget uppgick till 9 miljoner kronor. Investeringar av inventarier inom förvaltningen bestod till största delen av inköp av hjälpmedel till patienter med ett inköpspris högre än ett basbelopp och avsåg främst elrullstolar. Föregående år medförde även ett nytt avtal att ett flertal elrullstolar köptes in som ett chassi för under ett basbelopp vilket minskade investeringskostnaderna Under 2018 återgick inköpsmönstret till att köpa in kompletta stolar vilket innebar en återgång för elrullstolar till ungefär samma nivå igen som 2016, det vill säga 9,4 miljoner kronor. Kostnaden för utrustningsinvesteringar översteg budget främst med anledning av inköp av 14 stycken Innowalk för 1,4 miljoner kronor. Innowalk är ett motoriserat hjälpmedel för dynamisk ståträning - arm-, bål- och benträningsredskap för barn och ungdomar utan självständig gångförmåga Dessa köptes in som en del i ett projekt vilket ska utvärderas Om det fattas beslut om att införa hjälpmedlet permanent klassificeras det som ett Hjälpmedel vid rörelsenedsättning. Patientens behov av hjälpmedel styr kostnadsutvecklingen. Förskrivningar görs främst av andra organisationer som primärvården, sjukhus och kommuner och styrs av reglementet i Hjälpmedelsguiden. Under perioden genomfördes även investeringar av byggnadsinventarier för 0,4 miljoner kronor inom förvaltningen, vilket avsåg markiser, med syftet att förbättra arbetsmiljön. Uppföljning av bygginvesteringar Under perioden genomfördes inga bygginvesteringar inom förvaltningen. Helårsbudget uppgick till 2 miljoner kronor. VERKSAMHET 20

21 Miljö Arbetet med miljö leds av förvaltningens miljö- och säkerhetssamordnare som samarbetar med enhetschefer och lokala miljöombud. Målområde Miljö Mål Minskad mängd bilkörning i samband med patientkontakter Minska körning med egen bil vid tjänsteresor, i de fall då detta leder till en minskad total miljöbelastning Minska miljöbelastningen genom bättre val av livsmedel. Vi låter servera ekologisk eller laktovegetarisk mat vid samtliga tillfällen där medarbetare blir bjudna på mat, till exempel chefsträffar, verksamhetsdagar, regiondagar för olika yrkeskategorier Resultat: Resor i tjänsten med egen bil minskade med 0,03 procent jämfört med samma period Jämförelse med 2017 var inte meningsfull eftersom det var fel i ekonomisystemet för resor med egen bil under denna tid. Målet är uppfyllt, om än med knapp marginal, vilket ledde till minskad miljöpåverkan. Användandet av egen bil i tjänsten minskade visserligen igen men mycket marginellt. Resultatet inom detta område behöver förbättras och fler resor genomföras med kollektivtrafik och poolbilar eller verksamhetsanknutna bilar. Ökad kunskap och förståelse för samspelet mellan människa, hälsa och miljö MÅL, AKTIVITETER OCH RESULTAT Minskad mängd bilkörning i samband med patientkontakter Utifrån måltal om e-hälsa och e-learning på förvaltningsnivå tar berörda verksamheter och enheter fram måltal för användande av distansteknik i kontakter med patienter eller andra externa kontakter. Resultat: Av dem som angav att de kunde sätta måltal inom området uppnådde eller överträffade de flesta sitt mål. På enheter där man inte har patientkontakter arbetade man med att minska bilkörning i samband med andra möten. På de flesta enheter där det inte var aktuellt att använda distansmötesteknik hade man andra aktiviteter för bilfria patientkontakter och externa kontakter, till exempel användande av cykel och kollektivtrafik. Målet bedöms vara uppnått och miljöpåverkan från resor minskade. En stor förbättringsmöjlighet och ett utmanande mål är att fortsätta att minska bilkörandet i samband med patientkontakter, vilket omfattar både medarbetares resor till patienter och patienters resor till vårdmottagningar. Inom det området finns mycket att göra när det gäller att förbättra och underlätta för användandet av distansmötesteknik. Minska körning med egen bil vid tjänsteresor, i de fall då detta leder till en minskad total miljöbelastning Kostnaderna, och därmed sträckan, för körning med egen bil vid tjänsteresor ska minska jämfört med Minska miljöbelastningen genom bättre val av livsmedel Vi låter servera ekologisk eller laktovegetarisk mat vid samtliga tillfällen där medarbetare blir bjudna på mat, till exempel chefsträffar, verksamhetsdagar, regiondagar för olika yrkeskategorier Resultat: Med några få undantag följde samtliga enheter målet om ekologisk eller vegetarisk mat och fika. Vegetarisk mat serverades på medarbetardagen den 27 september och serverades också på samtliga chefsdagar. Målet är uppnått och ledde till minskad miljöpåverkan från förvaltningens livsmedelskonsumtion. Ökad kunskap och förståelse för samspelet mellan människa, hälsa och miljö Alla förvaltningens medarbetare ska senast 2018 ha genomfört Region Skånes miljöutbildning Hållbara val med godkänt resultat. Resultat: 792 medarbetare har genomgått utbildningen Hållbara val med godkänt resultat under den period som den har funnits tillänglig. Det motsvarar 92 procent av medarbetarna. Ytterligare 30 medarbetare har påbörjat men inte slutfört utbildningen. De saknade 8 procenten kan åtminstone delvis förklaras med föräldralediga, tjänstlediga och långtidssjukskrivna medarbetare. Målet bedöms som uppnått och ledde till att medarbetarnas miljökompetens och miljömedvetenhet har ökat. VERKSAMHET 21

22 Arbete med krishantering och SRSA Systematiskt risk- och sårbarhetsarbete innefattar riskhantering, kontinuitetshantering samt planering inför händelser och erfarenhetsåterföring efter inträffade händelser. MÅL 1 Med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag och mål identifiera: Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom det egna ansvarsområdet Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt. Verksamheten inom Habilitering och hjälpmedel är per definition inte klassad som samhällsviktig. Vid en kris kommer Habilitering och hjälpmedel bedriva verksamhet så länge som det är möjligt och rimligt, och sedan ställa förvaltningens resurser till förfogande i övriga delar av Region Skåne. Identifierade risker och hot och kritiska beroenden är dokumenterade i förvaltningens krishanteringsplan. MÅL 2 Organisationen har regelbundet utbildat och övat relevant personal som berörs av arbetet med samhällsviktig samt skyddsvärd verksamhet. Gällande samhällsviktig verksamhet, se mål 1. MÅL 3 Verksamheten genomför regelbundet bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten. MÅL 4 Verksamheten har beslutat och genomfört åtgärdsplan för hantering av identifierade och prioriterade risker. Hantering av identifierade och prioriterade risker beskrivs i förvaltningens krishanteringsplan. Åtgärdsplan är upprättad i samband med utförda risk- och sårbarhetsanalyser, se mål 3. MÅL 5 Verksamheten nyttjar genomförd och dokumenterad konsekvensanalys av viktiga och kritiska produkter och tjänster. Arbete med detta sker fortlöpande. MÅL 6 Verksamheten har upprättat och dokumenterat en kontinuitetsplan. Arbete med detta pågår. MÅL 7 Verksamheten tar tillvara erfarenheter från inträffade händelser och övningar. Verksamheten använder sig av logg vid händelser och övningar. Logg utvärderas och återkopplas till verksamhet. Bedömning görs årligen. Under 2018 genomfördes dataskyddsrelaterade risk- och sårbarhetsanalyser av Informationssäkerhetsgruppen i samband med GDPR-projektet. ÅRSREDOVISNING 22

23 Arbete med intern kontroll Uppföljning och rapportering av arbetet med intern kontroll. Processen inom Habilitering och hjälpmedel följer processen för verksamhetsplan och budget inom Region Skåne. KONTROLLMILJÖ Aktörerna och deras respektive roller och ansvar Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden fastställde intern kontrollplan för 2018 och översände denna till regionstyrelsen. Nämnden följer upp planen i tertialrapporter och i årsredovisning. Inför 2018 års plan gjorde nämnden en riskanalys omfattande interna och externa risker av betydelse för verksamheten. Rapporteringsvägar vid avvikelse inom den interna kontrollen framgår av den rutin för hantering av avvikelse/brist inom den interna kontrollen som nämnden fastställt i december Rutinen beskriver hur avvikelse eller brist inom den interna kontrollen ska hanteras av habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och av förvaltningen Habilitering och hjälpmedel. Förvaltningens ledningsgrupp och förvaltningens samverkansgrupp, som består av representanter från de fackliga organisationerna och från arbetsgivaren, gjorde var för sig risk- och väsentlighetsbedömningar för att identifiera vilka kontrollmoment som skulle ingå i planen. Den sammanlagda bedömningen låg till grund för vilka moment som ingår i planen. Kontrollutförare finns angivna för de olika kontrollmomenten och dessa framgår av bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll 2018 Habilitering och hjälpmedel. RISKBEDÖMNING Processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen Processen för intern kontroll inom Habilitering och hjälpmedel följer processen för verksamhetsplan och budget inom Region Skåne. Med utgångspunkt i budgeten, innehållande Region Skånes övergripande mål, har habiliteringsoch hjälpmedelsnämnden årligen fastställt ett förvaltningsuppdrag för Habilitering och hjälpmedel. Utifrån förvaltningsuppdraget görs risk- och väsentlighetsbedömningar, som används för att identifiera vilka områden som ska ingå i den interna kontrollplanen. Risk- och väsentlighetsbedömning görs också av de administrativa kontrollområdena. Utöver detta görs även en analys av övriga interna och externa risker av betydelse för verksamheten. Risk- och väsentlighetsbedömningar utifrån förvaltningsuppdraget gjortdes av förvaltningens ledningsgrupp och förvaltningens samverkansgrupp. Risk- och väsentlighetsbedömning avseende de administrativa kontrollområdena gjordes av delar av förvaltningens ledningsgrupp. Riskanalys och bedömning avseende övriga interna och externa risker av betydelse för verksamheten gjordes av förvaltningens ledningsgrupp och av habiliterings- och hjälpmedelsnämnden. VERKSAMHET 23

24 KONTROLLAKTIVITETER Om arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen En viktig utgångspunkt i arbetet med den interna kontrollplanen var förvaltningsuppdraget Målfokus De mål som fick högst poäng vid risk- och väsentlighetsbedömningen finns med som kontrollmoment i den interna kontrollplanen under Region Skånes övergripande kontrollområden. På så sätt finns en direkt koppling mellan Region Skånes mål, förvaltningens mål och den interna kontrollplanen. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollplanen redovisas med färgmarkeringar; grön, gul, orange och röd i enlighet med Region Skånes mall för uppföljning av intern kontroll. Vid uppföljning efter tertial 1 och 2 rapporterades ett antal kontrollmoment som gula, orangea eller röda och för samtliga dessa angavs åtgärd. Genom att tidigt uppmärksamma områden där det finns en risk att målen inte uppnås lyfts eventuella problem och åtgärder kan vidtas. På så sätt bidrar arbetet med intern kontroll till måluppfyllelsen. Efter uppföljning i tertial 3 finns ett antal områden som är gul- eller rödmarkerade. För samtliga dessa områden finns åtgärder angivna. INFORMATION OCH KOMMUNIKATION Hur information och kommunikation hanteras inom organisationen Information om den interna kontrollplanen och dess kontrollmoment sker i linjeorganisationen. Samtliga chefer fick vid chefsmöte under våren 2018 information om uppföljning av föregående års interna kontrollplan och planen för innevarande år. Genomförande av kontrollmomenten i planen skedde under året i enlighet med vad som anges under kontrollmetod/frekvens i bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll 2018 Habilitering och hjälpmedel. Rapportering enligt planen sker till habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och förvaltningsledningen i tertialrapporter efter tertial 1 och 2 samt i årsredovisning. Rapportering till regionstyrelsen sker i samband med tertialrapport efter tertial 2 samt årsredovisning. Vid röd, orange eller gul markering anges åtgärd av kontrollutförare. Samtliga kontrollmoment redovisas utifrån beslutad kontrollmetod och frekvens. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING Åtgärder som har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet Efter tertial 2 var 10 av 30 kontrollmoment grönmarkerade, 18 gulmarkerade och 2 hade röd markering. För samtliga kontrollmoment som inte var grönmarkerade angavs åtgärd. Efter tertial 3 var 15 kontrollmoment grönmarkerade, 14 var gulmarkerade och 1 hade röd markering. Den röda markeringen fanns inom kontrollområdet skattelagstiftning. Inom flera av kontrollmomenten fanns ett stort antal aktiviteter och för samtliga som inte var grönmarkerade fanns åtgärder angivna. Åtgärderna framgår av bilaga Plan och uppföljning för intern kontroll 2018 Habilitering och hjälpmedel. VERKSAMHET 24

25 Resultat Resultat, Habilitering och hjälpmedel miljoner kronor Budgetavvikelse Ekonomi Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Miljoner kronor Procent Regionbidrag 722,2 770,1 770,1 0 0 % Patientavgifter 13,5 22,1 14,5 7,7 34,6 % Försäljning av verksamhet 2,0 1,9 1,8 0,1 7,1 % Försäljning av varor och tjänster 17,7 17,7 14,4 3,3 18,8 % Specialdestinerade statsbidrag 19,3 19,2 20,1-0,9-4,5 % Bidrag och övriga intäkter 19,8 28,3 69,2-40,9-144,2 % Verksamhetens intäkter 794,6 859,4 890,0-30,6-3,6 % Lönekostnader -271,4-282,8-288,8 6-2,1 % Arbetsgivaravgifter och pensioner -124,1-131,2-135,8 4,6-3,5 % Övriga personalkostnader -10,6-10,3-10,6 0,2-2,2 % Kostnader för inhyrd personal -4,4-5,6-5,6 0-0,2 % Material och tjänster -216,2-221,4-261,1 39,7-17,9 % Läkemedel 0,0 0,0 0, % Fastighetskostnader -67,2-67,8-66,9-0,8 1,2 % Lämnade bidrag -13,4-43,1-32,3-10,9 25,2 % Övriga omkostnader -65,9-69,9-80,4 10,5-15 % Verksamhetens kostnader -773,3-832,0-881,3 49,4-5,9 % Avskivningar -8,1-7,4-8,0 0,6-8,1 % Verksamhetens nettokostnader 13,2 20,1 0,7 19,4 96,5 % Resultat före finansiella poster 13,2 20,1 0,7 19,4 96,5 % Finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 0-33,6 % Finansiella kostnader -0,7-0,7-0,7 0-7,4 % Finansnetto -0,7-0,7-0,7 0-7,2 % Resultat efter finansiella poster 12,5 19,4 0,0 19,4 100 % Resultat 12,5 19,4 0,0 19,4 100 % Resultatutveckling, Habilitering och hjälpmedel Ackumulerat resultat, miljoner kronor Bruttokostnadsutveckling procent och miljoner kronor Totalt Habilitering och hjälpmedel 7,4 % 57,9 mkr Vårdval hörselrehabilitering 0,3 % 0,2 mkr Exkluderat vårdval hörselrehabilitering 8,3 % 57,7 mkr varav personalkostnader 4,7 % 18,4 mkr Jämförelsestörande poster Speciallivsmede 26,7 mkr Justerad bruttokostnad exkluderat vårdval hörselrehabilitering 4,5 % 31 mkr ÅRSREDOVISNING 25

26 Resultat, vårdval hörselrehabilitering miljoner kronor Budgetavvikelse Ekonomi Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Miljoner kronor Procent Regionbidrag % Patientavgifter % Försäljning av verksamhet % Försäljning av varor och tjänster % Bidrag och övr intäkter % Verksamhetens intäkter % Lönekostnader % Arbetsgivaravg o pensioner % Övriga personalkostnader % Material och tjänster % Lämnade bidrag Fastighetskostnader % Övriga omkostnader % Verksamhetens kostnader % Verksamhetens nettokostnader % Resultat ÅRSREDOVISNING 26

27 Produktion Antal besök och vårdkontakter Habilitering och rehabilitering Antal patienter per kön Habilitering och rehabilitering Differens % Besök totalt ,5 % varav läkarbesök ,3 % varav övriga besök ,5 % varav hembesök totalt ,2 % varav hembesök läkare % varav hembesök övriga ,2 % Kvalificerade brev- och telefonkontakter totalt ,1 % varav läkarkontakter ,4 % Antal vårdkontakter per kön Habilitering och rehabilitering varav övriga kontakter ,7 % varav e-hälsokontakter ,8 % Vårdkontakter totalt % Unika individer totalt % varav slutenvård varav öppenvård % Produktion, avvikelse i procent jämfört med föregående år Habilitering och rehabilitering Antal inkomna remisser Habilitering och rehabilitering ÅRSREDOVISNING 27

28 Produktion, avvikelse i procent jämfört med föregående år Hjälpmedel Skåne Antal samtal till kundtjänst Hjälpmedel Skåne Antal efterfrågade och utförde tolkuppdrag, och nettokostnader Tolkcentralen ÅRSREDOVISNING 28

29 Antal väntande hörselbedömning, vårdval hörselrehabilitering Vårdval hörselrehabilitering Antal utförda hörselbedömningar Vårdval hörselrehabilitering Antal avslutade hörselrehabiliteringar Vårdval hörselrehabilitering ÅRSREDOVISNING 29

30 Personal Antal anställda Habilitering och hjälpmedel 2018 Förändring Förändring % 2017 Totalt ,2 % 844 Frisknärvaro, <5 sjukfrånvarodagar Habilitering och hjälpmedel 2018 % 2017 % 2016 % Kvinnor 46 % 52 % 52 % Män 54 % 59 % 52 % Totalt 47 % 53 % 52 % Andel tillsvidare- och heltidsanställda Habilitering och hjälpmedel Kvinnor Män Totalt Tillsvidareanställda 89,5 % 90,3 % 93,8% 94,7 % 90,2 % 91 % Heltidsanställda 89,9 % 88,5 % 93 % 89,3 % 90,4 % 88,6 % Antal anställda i förhållande till budget Habilitering och hjälpmedel Sjukfrånvaro, kalenderdagar Habilitering och hjälpmedel Differens Kvinnor 25,4 26,2 24,4-0,8 Män 14 18,2 17,1-4,2 Totalt 23, ,4-1,3 Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid samt andel långtidssjukfrånvaro Habilitering och hjälpmedel Differens Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid 6,24 % 6,67 % 6,10 % -0,42 % Kvinnor 6,68 % 6,97 % 6,35 % -0,29 % Män 3,85 % 5,02 % 4,59 % -1,16 % Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid i åldersgruppen år Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre 4,37% 4,04% 6,16% 0,33 % 6,21% 6,24% 5,76% -0,03 % 6,71% 7,86% 6,51% -1,15 % Långtidssjukfrånvaro (60+ dagar) som andel av samtlig sjukfrånvaro 49,52 % 48,92 % 43,95 % 0,60 % ÅRSREDOVISNING 30

31 Forskning och utveckling, rapporter 2018 Fou-rapport 1/2018 Självskattning av delaktighet - Självskattningsformulär som kan användas inom vuxenhabiliteringen Syftet med rapporten är att identifiera formulär inom hälso- och sjukvård för självskattning av patienters delaktighet, samt att studera deras eventuella användbarhet inom vuxenhabiliteringen. Studien identifierade fyra relevanta självskattningsformulär som kommer att användas i fortsatt arbete och ligga till grund för framtagande av ett nytt självskattningsformulär om delaktighet. I rapporten diskuteras även hur ett framtida självskattningsformulär kan utformas samt vikten av att använda ett tillgängligt språk, ett fåtal svarsalternativ och att det tydligt framgår vilken kontext formuläret avser. Fou-rapport 2/2018 Bedömning av sömn - En forskningsöversikt om bedömningsinstrument för barn och vuxna med funktionsnedsättning Syftet med rapporten är att undersöka om det finns bedömningsinstrument för sömn som är relevanta och användbara för barn, ungdomar och vuxna med funktionsnedsättning. Resultatet av en litteratursökning visar att Pittsburg Sleep Quality Index (PSQI) mäter många relevanta parametrar genom hela livsspannet. PSQI är överskådligt, ger ett mått på sömnkvalitén och är översatt och kulturanpassat till svenska förhållanden. PSQI är i kombination med sömn- och aktivitetsdagbok och aktigrafi relevant och användbart för att bedöma sömnsvårigheter hos patienter på barn- och ungdomshabilitering och vuxenhabilitering. Fou-rapport 3/2018 Kvalitetssäkring genom utvärdering - Systematik och standardisering inom Habilitering och hjälpmedel i Region Skåne Rapporten beskriver ett förvaltningsövergripande utvecklingsarbete som började som en avgränsad inventering inom barn- och ungdomshabiliteringen. Det fortsatte med ett intensivt samarbete mellan forsknings- och utvecklingsenheten och professionella från de olika verksamheterna, med kontinuerlig input från patienter som provade materialet och med stöd från ledningen. Resultatet är ett standardiserat material för utvärdering som kan användas för att kvalitetssäkra de gruppinsatser som erbjuds patienter och deras närstående. Kombinationen av att materialet är väl förankrat hos medarbetarna och att ledningen förordar utvärdering av gruppinsatser säkerställer en systematisk användning och därmed kvalitetssäkring av verksamheten. Fou-rapport 4/2018 Barns delaktighet i sin habiliteringsplanering - Användningen av Skånska stegen och Barnets plan inom barn- och ungdomshabiliteringen Barn- och ungdomshabiliteringen i Skåne har två specifika arbetssätt för att stötta barns delaktighet: Skånska stegen (medarbetarens reflektion över barns delaktighet i habiliteringsplaneringen) samt Barnets plan (skriftlig anpassad information kring habiliteringsplaneringen). I denna rapport utvärderas användningen av dessa. Studien bygger på 20 procent (1208 barn) av samtliga barn inom barn- och ungdomshabiliteringen. Analysen visade att största skillnaden var mellan hur olika enheter implementerat arbetssättet. Delaktigheten för barn med autism och intellektuell funktionsnedsättning samt barn med flerfunktionsnedsättning bedömdes i mindre utsträckning jämfört med barn i andra diagnosgrupper. Detta gällde även barn vars föräldrar hade tolkbehov. Fou-rapport 5/2018 Kulturell kompetens i habiliteringsarbetet. En studie av kommunikation med familjer från andra kulturer. Inom barn- och ungdomshabiliteringen finns många kulturer representerade bland familjerna. Med syftet att möjliggöra att likvärdiga insatser erbjuds till barn med kommunikationssvårigheter med olika kulturella och språkliga bakgrunder har en litteraturstudie och en föräldraintervju genomförts. Resultatet visar att det är viktigt att personalen får insikt i sin egen kultur och hur den påverkar arbetet med familjer med annan kultur. För familjer med annan kulturell bakgrund behövs mer tid för kartläggning och reflektion vid en insats. Slutligen behövs det tillfällen för information, reflektion och diskussion kring olika kulturer. Fou-rapport 6/2018 Grafisk AKK för barn - Ett tydliggörande av arbetssätt för introduktion och uppföljning inom barn- och ungdomshabiliteringen Syftet med rapporten är att inventera, beskriva och tydliggöra innehållet i insatser som ges vid introduktion och uppföljning av grafisk AKK. Med hjälp av ett frågeformulär som besvarades av logopederna framkom att det finns samstämmighet beträffande innehållet i de insatser som ges vid introduktion och uppföljning av grafisk AKK, om vilken slags grafisk AKK man arbetar med samt om vikten av att handleda, ge föräldrautbildning och att vara modell. Logopederna efterfrågade stöd kring val och utformning av grafisk AKK, konkreta beskrivningar av insatsernas innehåll samt information om när en uppföljning bör ske uttrycks. Fou-rapport 7/2018 Mötet med habiliteringen - En utvärdering av hur ungdomar med autism och deras föräldrar upplever mottagandefasen på barn- och ungdomshabiliteringen Syftet med studien är att undersöka hur enheterna tar emot ungdomar med autism och att undersöka hur ungdomarna och deras föräldrar upplever mottagandefasen och hur delaktiga ungdomarna är i denna. Resultatet visar att mottagandet skiljer sig i omfattning och längd. Merparten av deltagande ungdomar och föräldrar känner sig väl mottagna. Studien visar att ungdomarna i varierande grad upplever sig som delaktiga i sin habilitering i mottagandefasen. Föräldrarna upplever inte lika ofta att ungdomarna är delaktiga. Teamledare och enhetschefer anser att ungdomarna i stor utsträckning är delaktiga i mottagandefasen. Fou-rapport 8/2018 Basal kroppskännedom vid autism. Utvärdering av en behandlingsinsats för vuxna. Basal Kroppskännedom (BK) är en behandlingsmetod som ser till hela människan. Syftet med studien är att utvärdera behandling med BK för vuxna personer med autism. Sju patienter deltog. Efter behandlingsperioden hade flertalet patienter ökat sin posturala stabilitet och upplevde även en ökad medvetenhet om sin kropp. När det gäller social funktion kände de flesta sig mer lugna och trygga i sociala sammanhang. Resultatet tyder på att behandling med BK kan ha viss effekt på den motoriska och sociala funktionen samt att behandling med BK i grupp kan vara ett alternativ för personer med autism. BILAGOR 31

32 Plan och uppföljning för intern kontroll 2018 BILAGOR 32

33 BILAGOR 33

34 BILAGOR 34

35 BILAGOR 35

36 BILAGOR 36

37 BILAGOR 37

38 BILAGOR 38

39 BILAGOR 39