Styrelsemöte Föreningen Barnkörveckan på Fårö, BKV Plats: Kue Datum:

Transkript

1 BKV 2013 Styrelseprotokoll nr Styrelsemöte Föreningen Barnkörveckan på Fårö, BKV Plats: Kue Datum: Närvarande: Karin Blomqvist, Anna Derwinger Hallberg, Annelie Edlund, Karin Kloth och Cecilia Katzeff AKTIVITETSLISTORNA Behöver omarbetas efter varje verksamhetsår. Karin B. har omarbetat efter 2012 års vecka. Är vår checklista. Vi går igenom varje område Parkeringsområdet bör gå genom kansliet. Annica Grönhagen driver kansliet MEDVERKANDE KB har varit i kontakt med alla som vi vill ha. Alla är positiva och har tackat ja. Men Maja (musiker för Bubblorna) har flaggat för att hon kanske har något annat. Vuxenkörledare byts ut. KB har talat med Mats Hallberg, som har tackat ja. Förra året var 9,5 anställda. Om Maja inte kan föreslår Anna pianisten Per Jobs. Arbetar med fisksafari på Gotland. Kontrakt och uppdragsbeskrivningar sätter KB igång med snart. BUDGET, EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR, EKONOMISK STRATEGI Kommer att bli två bitar Budget 2013 finns i Dropbox Anna D. Har skickat in ansökan till Kronprinsessans Margaretas Minnesfond Har anlitat professionell hjälp i att göra bokslutet bra att lägga kr på detta. Det enda som ökas på för budgeten 2013 är medlemsavgiften. Räknar med att få flera anmälningar tack vare jubileumsåret Ligger inte i budgeten: Fick från kommunen kr för att bygga upp ett betalsystem på nätet Fick 2011 från Axelsson- Jonssonstiftelsen för att bygga upp en fond. Men mäktade inte med detta. Fick däremot flytta pengarna från fonden för att dela ut pris Kommentar att någon bör samla deadlines när saker ska vara gjorda

2 Personalkostnaderna har höjts med en person pga att lägga in en författare till. Vi skulle vilja ha både Carin och Stina Wirsén. Kommentar att kanske i stället höja lönerna för det medverkande Övriga kostnader har höjts med 4000 Vi har en buffert och det syns i bokslutet hur stor bufferten är Bufferten kan ligga i den långsiktiga planeringen och utgöra en del i den strategiska, långsiktiga planeringen Skicka med årsredovisning och budget när vi gör stora ansökningar BETALTJÄNST PÅ NÄTET AD har kontaktat Handelsbanken ang detta. En förutsättning är att vi har en tillräckligt bra hemsida som klarar denna betaltjänst. AD kollade andra möjligheter och hittade ganska många företag, t ex Talex. Bygger web- butiker utifrån företagens behov. Kan välja modulen enkel 1700 kr /kvartal. AD har provat gratis. AD visar en provsida på hur det skulle kunna se ut. Vi är positiva till att gå vidare med detta. Skulle kunna ha ett provår. Förslag att man också skriver att vi testar detta under ett år. Ber användare om synpunkter på tjänsten. Vi har direktkontakt med kortföretaget (t ex Visa) och betaltjänsten har ansvar för hemsidelösningen. Beslut: Att pröva betaltjänst på nätet 2013, förmodligen via Talex. AD kollar även andra företag, såsom Payex. AD har även kollat lösning med kortbetalning på plats. Finns t ex en lösning med kortapparat som man kopplar till mobiltelefonen. Bank såväl som betalande på Fårö skulle uppskatta detta. En tredjedel av bufferten är öronmärkt till priset, en tredjedel till att utveckla betaltjänsten på nätet. Fonderade till specifika ändamål: kr är specificerade medel från fonden Axelsson- Jonsson till ett pris och kringkostnader kr till betaltjänsten är specifika anslag som genom Region Gotland c:a kr är buffert ackumulerat kapital AD uppdaterar mallen för bidragsansökningar från 2012 till 2013 och lägger till mening kr behövs ytterligare STORA ANSÖKNINGAR SOM GÖRS: kr söks från körförbundet (AD söker) kr söks från Ung- i- kör Region Gotland

3 Utrymme för extra- kostnader i samband med jubileum kommer att behövas, t ex bok och extra material KB har talat med Destination Gotland med reklam för BKV 2013 på monitorerna fr o m december. Kan de också öka rabatten för de medverkande? Destination Gotland lät positiva. Skulle landshövdingen kunna inviga veckan? En talesperson under veckan? Annelis man jobbar på länsstyrelsen och kontaktar Cecilia Seidegård- Schelin VAD SKA GÖRAS HÄRNÄST? Marknadsföring: Skriv/bild Roxys affischeringstjänst har skött distributionen av detta, men detta har förändrats nu. Någon annan kommer att göra detta. Väljer bilder som ska gå i monitorerna på Destination Gotland: Bild 1: Strand Bild 2: Barn som viftar Foldern: KB ser över texten, KK ser över bilderna Flyern: Avvaktar tills vi har bestämt tröjfärg Förslag på att förnya tröjutställning, tävling till att para ihop tröjor med författare t ex att ge i uppdrag till Stockholmsgruppen Affisch A4- A3 att ta med sig för att göra reklam. KK uppdaterar Kalendarier, evenemangslistor Gotland.net m fl är redan klara KB har en förteckning över listorna. CK kollar detta och kontaktar arrangörerna för publicitet Anmälningsfunktionen AD kollar vilka uppgifter vi behöver från de som anmäler sig Föreningsmailen Behåller denna. Lösenord: Faro2009 Hemsidan (kort punkt, lång punkt imorgon) Ljudfiler på föreningsskyddad nivå, men problem med att logga ut. Med fördel kan man lägga ut på den öppna hemsidan några filmsnuttar och radioklipp mm. E- postlistor E- postadresser till tidigare deltagare att använda för att berätta om vad som är på gång inför Finns under rubriken adresslistor i mapp i drop box. Karin Kloth lägger adresserna i ett word dokument. Cecilia talar med Annica om hur man gör utskick. Mailutskick

4 Karin B skriver ett brev och samordnar med Cecilia K för utskick till medlemmar Förankringsarbete Återkommer på aktivitetslistorna. Hemsidan Särskild översyn på söndagen. Värvningsarbete Karin påpekar vikten av att redan nu påminna tänkbara deltagare att planera för att vara med och boka boende. Använda sina kontaktnät för värvning. Här talar vi även om annons i körförbundets tidning (Anna) och Gotlands guide (Karin). Kontaktarbete med medverkande, kontrakt mm Översyn av kontrakten sker innan kontraktskrivning. Hittills har de medverkande fått kr för heltid, resan betald samt boende under veckan. Kulturens bildningsförbund Karin B undersöker nyttan ev medlemskap. Jubileum Kommer sen. Destination Gotland Karin B m fl. Tackbrev mm Tack har skett i samband med veckan och i annons i samband med årsmöte Sponsorer och ansökningar Aktivitetslistor Underhålla samarbetsuppg. + Fårö framtid Annelie kollar med Fårö framtid Arbetsuppgifter Stockholmsgruppen Styrelsen listar uppgifter till Stockholmsgruppen Årets Författare Karin Wirsén skulle kunna komma sommaren 2013 men inte Stina Wirsén som är på resa. Författare diskuteras. Lennart Hellsing? Barbro Lindgren? Gunilla Bergström? Ulf Stark? Olof och Lena

5 Landström? Jan Lööf? Emma och Lisa Adbåge? Eva Sjöstrand (text och musik tema kopplat till Hide, Utlottning mm både ungdoms och vuxenkör)? Lotta Geffenblad (Aston)? Jubileumsextra Jubileumsbok Karin B har talat med Wessmans förlag om en NY notbok. En sådan behöver i så fall vara klar 1 mars. Skulle Kulturskolans världsmusikband Hurrbau vilja komma och spela på körveckan? Finns det möjlighet att ha alla kan sjunga- kör eller kväll? Kolla med Mats och Maria (Karin B kollar). Ska vi ha en småbarnsgrupp vem skulle i så fall vara ledare? Karin B frågar Maria Källström om skulle kunna tänka sig det? Vassilis - musikprat? PA kompaniet Samtal under helgen. Medhjälpare Sylvia har volontärslista Kerstin Stenner Anna DH frågar om hon kan leda lära känna övningar med mini, bubblor och barnkör Mariann Loor -? Anna DH ringer upp och kollar + EN ANNAN PERSON Cecilia kollar medlemsmötets protokoll för att det se om det finns mer volontärer. Cecilia K funderar kring om hennes brorson som är filmare skulle kunna göra en enkel film om Barnkörveckan?! Stockholmsgruppen Cecilia k kontaktperson för styrelsen. Styrelsen ber gruppen om: Dokumentation Tröjutställning Tårtkalas Göra reklam i sina nätverk och körer Kultur- fyran marknadsföring Övriga program och samarbeten under veckan Fotbollsveckan det är en ambition att få till bra samarbete med fotbollsveckan. Cecilia K kontaktar Tomas Bodström via Cecilia Bodström för att stämma av vårt programförslag. Gotlänningar i Stockholm är det en kontaktyta? Karin mailar kontaktperson med senaste info Rädda Barnen Anna DH kontaktar Rädda Barnen Gotland om samarbete. Tänk om man kunde få Awiva och (Rädda Barnens ungdomsförbund) Signe m fl att hålla en kväll? Skulle Barnkörveckan kunna med anledning av 25 årsjubileum kunna ge en del av våra intäkter.

6 Biologiska exkursion Jens Henrik Kloth? Skelettvandring med Sabine Sten? Allsångskväll? Författarkväll? Kväll med seminarium om text och musik skapande och barnkultur mm Personer att tacka under veckan: Kerstin Blomberg Lennart Lindgren George Reidel Yvonne Veckoprogram Bygdegården är bokad måndag- onsdag v 28 Stora Gåsemora är bokad. Karin B har kontakt med Birgitta om kontrakt och hyra mm. Bajamajorna är bokade redan nu och Yvonne Werkander på Fårö hämtar och lämnar dem v 28. KVAR ATT GÖRA: VECKOPROGRAM GRUNDPLANERING HEMSIDAN FÖRFATTARE AKTIVITETSLISTORNA NYA DATUM SÖNDAG 18 NOVEMBER ANTECKNINGAR Idéer om landshövdingens roll att har som uppgift att bli beskyddare för BKV. BKV kan bli inbjuden till landshövdingsfesten på torsdagen. CSS kan sedan följa med på fredagens konserter. Blir ett språkrör för BKV. EKONOMI Vad ska vi skriva på vår betaltjänst om kostnader för att delta? Vi behöver en rubrik på hemsidan: Vad går medlemsavgiften, deltagaravgiften, andra bidrag till? Vi behöver förmedla till deltagarna vad de är betalar för. Det bör framgå att styrelsen och anslutna grupper deltar ideellt. Anna skissar på tårtdiagram för att gestalta hur intäkter och kostnader hänger ihop.

7 Mini o Bubblor kostar 500 kr (x c:a 20+30) Barnkören 600 kr (x c:a 100) Ungdomskören 800 kr (x c:a 60) Vuxenkören 1600 kr (x c:a 60) AD föreslår att hon kollar detta och eventuellt förändrar. Styra för att få in tidiga anmälningar: Körerna blir snabbt fulltecknade. Vilka blir villkoren för återbetalning? Fram till 2 mån före start får man 10%. Efter detta möjligen ingenting tillbaks. Vi fortsätter fundera kring detta. Arvoderingar Fortsätter som förut Hyran på Gåsemora Återkommer till detta Biljettpriser Ev höja biljettpriset på vuxenkören till 100 kr. Barn- och ungdomskörkonserterna 100 kr (som tidigare). Boenden Karin K. talar med Helena Herliz. De medverkande får 2500 kr som bidrag för boende. Styrelsemedlemmar som arbetar under veckan kan få samma belopp. Ansökningar Verksamhetsstöd Region Gotland - KB talar med Marianne Nilsson, kulturutvecklare inom Kultur- och Fritidsförvaltningen. Fördelar bidragen om hur hon tycker att ansökan ska formuleras i år. UngiKör Gotland KB har skickat fråga om subventionerad deltagaravgift. Kulturskolan KK, KB och Sylvia har kontakten. Sylvia har hand om instrument. Odla relationen och olja maskineriet. DBV De Badande Vännerna AD hand om detta. Söker troligen c:a 5000 kr. Gotlandsmusiken Uppmuntran för att söka. Olika sätt att tänka kring detta. Skulle kunna ansöka om kostnader för att ta fram en bok. Wessmans förlag (Örjan) kan antagligen stå för kostnaderna. De skulle också kunna bistå med en musiker pianist som förstärker vid repetitionerna. Den ökande kostnaden för noter Prins Margaretas Minnesfond AD har sökt kr. Nästa år kan vi öka. Ansökan i Dropbox

8 Osher- stiftelsen Vilka speciella aktiviteter för 25- årsjubileet? Syftet med projektet 2- årigt arbete utgivning lagom till George Riedels 80- årsdag Skivinspelning med sånger skulle kunna komma i år. Inspelning i år. Kan ges i julklapp Sandkvie Studio vet kostnader. Film? Omslag görs av grafisk formgivare Mark? Bok om BKV långsiktigt arbete Aktiviteter: Insamling av material intervjuer, organisation av bok (innehåll) Genomförande: Sammanställa bok, formarbete, spridning av bok till Bokmässa, Körledar? Språk: både engelska och svenska CK kollar med Osher- stiftelsen om det är möjligt att söka för den här typen av projekt Mål att skicka in ansökan före årsskiftet Gör projektbeskrivningen som ett separat projekt inom BKV KBV Vi behöver ett förutsättningslöst samtal. KB ringer dem Sveriges Körförbund, Ungikör AD ringer dem AD kollar Statens Musikverk, Crafoordstiftelsen (Viveka har en ingång) Spons Gotland Karin K. kontakter dem hon tidigare har haft kontakt med. När vi har fått besked om sponsorpengar skickas information om detta till KK, som rapporter till Malin A. så att detta kommer upp på hemsidan. Annelie kollar med Fårö- anknutna företagen om sponsring Biljettförsäljning CK frågar Willy om han kan tänka sig att sälja biljetter barn- ungdoms- vuxenkörskonsert LOKALER, REPTIDER, LOGISTIK

9 Sylvia samordnar volontärerna. Vi återkommer till hur viktiga de olika arbetsområdena är. Volontärerna arbetar på styrelsens uppdrag, med kontaktperson inom styrelsen. Namn på volontärer skickas till Sylvia. Tröjor KK talar med Sylvia när detta närmar sig. Diskussion om vad som ska stå på tröjorna förs inom styrelsen. Cafét Under kontroll. KK kollar med Anna- Carin. Förankringsarbete Knyta vänskapsband med Bergmangårdarna. Annelie talar med dem och påminner om att vi finns. Fårö Kursgård Yvonne Werkander är en av våra supportrar. Sitter i styrelsen för kursgården. Förankringsarbete i nätverk på fastlandet Stockholmsområdet. Syfte att fylla upp i ungdomskören o vuxen, att säkra fortsatta ekonomiska medel, motverka kritik om att vi är för interna, vi är öppna Stockholmsgruppen CK ansvarar med bistånd av Sven Konstnärliga delen styrelsen KB går igenom kontrakt och skickar till styrelsen för koll. Vad står t ex om boendekostnaderna? Veckoprogram Har lyft på olika vis Blandat KOMIHÅG Värva folk! Marknadsföring: Skriv/Bild Det viktigaste materialet behöver vara färdigt före jul. Har gått igenom listan Inte aktuellt att använda Roxy längre. Vi behöver använda våra egna kanaler. Monitorerna Destination Gotland sportlov. Karin har föreningsskrivaren hemma Affischering i Stockholm via Stockholmsgruppen. CK kontaktar Lena BF om affischering i Kulturskolan. HEMSIDAN Omstrukturering behövs. KB ringer Malin och CK kontaktar Malin för att sedan ses och igenom de förändringar vi vill genoföra. YTTERLIGARE PUNKTER Författare Nya mötesdatum 24 jan kl 18, hemma hos Karin B., CK på Skype

10 14 mars, kl 18 hemma hos Karin B.., CK på Skype mars möte för medverkande med Karin B. Och CK. Dag bestäms senare. 4 maj heldag 10-17, CK medverkar fysiskt Stannar hela helgen? Vid protokollet: Justerat: