Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala

Transkript

1 Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Närvarande: Malin Bohlers, Linus Hagander, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander Plats: Trädgårdsgatan 16 C Mötesansvarig: Hannah Matkala Nylander. 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av kallelseförfarandet Mötet beslutar att godkänna kallelseförfarandet. 3. Godkännande av föredragningslista Mötet beslutar godkänna föredragningslistan. 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Mötet beslutar att välja Ida till mötesordförande. att välja Lisa till mötessekreterare. att välja Malin och Sofie till justerare. 5. Föregående mötesprotokoll Föredragande: Linus Protokollet föredrogs och lades sedan till handlingarna. 6. Vad har hänt sen sist?* 6.1 Informationsträff Lisa och Linus tog hand om informationsträffen som blev lyckad. Ungefär 15 deltagare kom, plus 7 verksamhetsledare. Det var färre deltagare den här gången än informationskvällen i höstas, generellt sett är det färre under våren, men det kan även bero på sen affischering och att ingen hade möjlighet att stå på institutioner och locka deltagare. Godis var populärt och en bra idé då ingen hann baka. Tips till nästa år är att stå och informera på gymnasieskolor och institutioner innan och även att

2 utvärdera vad som fungerar; hur hittade deltagarna dit? Vad borde vi göra mer av? samt hur mötet upplevdes. 6.2 Kommunikationsplans- och verksamhetsplaneringsskrivande Kommunikationsplanen skrevs klart av Hannah, Ida och Malin. Verksamheternas verksamhetsplaner gicks även igenom. De har nu skickats tillbaka till respektive verksamhet för revidering av respektive verksamhets kontaktperson. 7. Kommande aktiviteter 7.1 FÅM Hannah är i stort sett klar med att sätta ihop handlingarna, men vi väntar på revisionsberättelsen och valberedningens förslag. Hannah lägger dock snarast upp övriga handlingar på hemsidan och kompletterar med ovan nämnda dokument när de inkommit. Inför FÅM på söndag är det flera saker som behöver göras: handla och laga tacos, påminna och förbereda ordförande och sekreterare samt påminna på fb om att det är FÅM på söndag för att fler ska komma. Preliminärt ses styrelsen kl. 11 på söndag, Alexandra som ska vara ordförande och Leo som ska vara sekreterare ombedes komma kl. 13 för förberedelser inför mötet. Valberedningen ombedes komma senast Ida hör av sig till alla berörda. Hannah skapar en mapp med bilder på dropbox där resten av styrelsen kan lägga till bilder som sedan kommer att visas under mötet. Linus fixar en VGA-adapter till datorn. 7.2 Överlämning nästa styrelse Mötet diskuterade verksamhetsledarnas arbetsbörda som Lisa tycker har blivit större under det senaste året. Mötet är inte riktigt överens och vet inte hur man ska förbättra detta då alla uppgifter de gör behöver göras. Vi kom fram till att ytterligare tydliggöra för verksamhetsledare vilka uppgifter som ingår i deras uppdrag, så att budget, verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och eventuell rekrytering inte kommer som en chock. Detta bör göras vid varje verksamhetsledarutbildning samt innan verksamhetsledarna tackas ja till posten som verksamhetsledare. Överlämningen till nästa styrelse ska ske skriftligt och gärna även muntligt. Detta gäller kontaktpersoner till verksamheter men även alla övriga uppdrag. Exakt hur överlämningen sker bestäms tillsammans med den som tar över uppdraget. I övrigt lämnas ganska fritt för den nya styrelsen att göra som de vill. Linus kommunicerar de praktiska och obligatoriska delarna. Ida påminner alla som har RKUF tröjor hemma att lämna in dem. 7.3 Idéutbildning Ida hade kontakt med Lisa Petterson och meddelade att hon själv får bestämma datum när det passar för henne att hålla idéutbildning, hon har inte hört av sig än. Detta bollas vidare till nästa styrelse.

3 8. Ekonomi 8.1 Verksamheternas inkomster Jouren: , 47 kr Rättvis Handel: kr LH Boende: kr LH Aktivitetshuset: 5 138, 93 kr VE Fadderdelen: kr VE Storträffen: kr FörSköna: kr Sporten: kr Styrelsen/Övrigt: , 11 kr Hannah meddelar att vi har fått årsredovisningen från revisorn och ska skriva under den. Vi har däremot inte fått revisionsberättelsen än, trots att vi skulle fått den under helgen. Hannah har kontakt med revisor Simon och hör av sig till honom ikväll. Kontoutdraget skickas runt och skrivs under. 9. Beslut 9.1 Kommunikationsplan Mötet beslutar att anta kommunikationsplanen. 9.2 Barnkonvention-motion Några i mötet upplever att motionen fortfarande är för komplicerad språkmässigt vilket kan påverka helhetsintrycket och även tillgängligheten, framförallt gäller detta motionens bilaga. Huruvida ordet inkorporeras ska stå med diskuteras. Mötet var oense och beslutade att ha en formel omröstning som skulle avgöra om mötet ställde sig bakom motionen eller inte. Tre röstade mot, två för och en lade ner sin röst. RKUF Uppsala står inte bakom motionen och den kommer istället att skickas in individuellt. 9.3 Verksamhetsplanen Mötet beslutar att anta verksamhetsplanen. 9.4 Verksamhetsberättelsen Mötet beslutar att anta verksamhetsberättelsen. 10. Verksamheter 10.1 Jourhavande kompis Sju nya och utbildade jourare har precis kommit igång, annars inga nyheter Läxhjälp Aktivitetshuset Inget nytt att rapportera Läxhjälp Boende Det går bra för verksamheten. De har haft lite problem på ett boende med för få ungdomar som vill ha läxhjälp, verksamhetsledarna har kontaktat personalen angående detta. Annars är allt bra.

4 10.4 PR-gruppen Två möten med två nya frivilliga. Ett pysselmöte blev inställt pga sjukdom och istället hölls informationsmöten om verksamheten. Förhoppningsvis blir de 6 stycken i gruppen, ett stort tillskott från i höstas RKUF Sport Verksamhetsledaren Hanna ska ta kontakt med Regin på CIS och pratade om att göra en kampanj för nya frivilliga. Hon har börjat fila på en affisch. Hon söker en till verksamhetsledare och kommer lägga ut en annos om detta. Hanna vill även byta namn på verksamheten då RKUF sport antyder att frivilliga behöver vara sportiga, hon funderar på alternativ Rättvis Handel Ingen rapport har inkommit. Malin har tillsammans med verksamhetsledaren upprättat en ny kontakt med Rättvis handel i Växjö för ett samarbete. Tanken är att Uppsala ska få råd om hur verksamheten kan arbeta mer externt och även tydligare mot en ung målgrupp. Imorgon har de träff, ingen från styrelsen kan tyvärr komma. Ida kommunicerar detta till verksamheten Vänner Emellan Fadderdelen Bristen på verksamhetsledare ser ut att börja lösas. En av de nuvarande verksamhetsledarna har bestämt sig för att stanna till sommaren. Verksamheten har för närvarande inte tillräckligt med frivilliga och kan inte etablera sig på det nya boendet CVO Syrenen som planerat. De avvaktar tills de vet att de kan erbjuda tillräckligt med frivilliga Vänner Emellan Storträffen Första storträffen är planerad till den första veckan i mars där de ska spela pingis. I övrigt går allt bra. Det har inte hänt något nytt med namnbytet. 11. Övriga punkter 11.1 Utskrift och internet Andrea hörde av sig och de har beslutat att acceptera vårt förslag om kostnad för utskrift och internet. Ida skriver ett mail och tackar och ber att den nya styrelsen får skriva kontrakt så fort som möjligt och vid samma tillfälle även skriva under hyresavtalet Medlemskap i Uppsala Föreningsråd Vi fyller medlemsinformationen för att skicka in till Uppsala Föreningsråd. Linus blir kontaktperson. Ida skickar in anmälan Nedläggning av bloggen Bloggen ska läggas ner då det i snitt endast är mellan 5-7 personer som läser inläggen. Mötet beslutar att lägga ner bloggen och istället använda instagram. Sofie skriver ett inlägg på fb om detta och alla uppmuntras sprida nyheten Närvaro på FS möten Mötet diskuterar att protokoll och nyhetsbrev från FS borde finnas tillgängliga och skickas runt i föreningen för att ge en bättre uppfattning om vad FS gör. Alla

5 medlemmar borde även bli inbjudna att delta på deras möten. Det står numera i kommunikationsplanen att styrelsen ska besöka ett styrelsemöte i FS under året. 12. Mötet avslutas Ida Reimegård, ordförande Malin Bohlers, justerare Sofie Gelinder, justerare Lisa Erkander, sekreterare