Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala

Transkript

1 Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Frånvarande: Hanna Matkala Nylander Plats: Humanitet, Trädgårdsgatan 16 C Mötesansvarig: Linus Hagander 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av kallelseförfarandet Mötet beslutar att godkänna kallelseförfarandet. 3. Godkännande av föredragningslista Mötet beslutar att anta föredragningslistan med tillägg av punkten 16.1 RKUF sport. 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Mötet beslutar välja Ida Reimegård till mötesordförande. Mötet beslutar välja Linus Hagander till mötessekreterare. Mötet beslutar välja Jaś Szulkin och Lisa Erkander till justerare. 5. Föregående mötesprotokoll Föredragande: Jaś Protokollet föredrogs och mötet beslutade lägga det till handlingarna. Om ändring av justerare se punkten Vad har hänt sen sist? 6.1 Rekrytering på Engelska Parken 9/9 Föredragande: Lisa Linus stod själv första timmen sen kom Lisa. Det var riktigt bra att locka med informationsmötet som var veckan efter, många verkade väldigt intresserade. Många engelskspråkiga som var intresserade, informerade speciellt om PR gruppen och Rättvis handel. Bra ställe att rekrytera på! Sida 1 av 9

2 6.2 Rekrytering på Blåsenhus 12/9 Föredragande: Hannah, genom mötesunderlag. Ställdes in på grund av att för få kunde vara med. 6.3 Kulturnatten 13/9 Vid Kulturnatten representerades styrelsen av Lisa och Linus. Vi var först vid SRKs fika försäljning en stund. När vi märkte att det var få ungdomar som hittade dit så började vi gå runt på stan och dela ut information om våra verksamheter och infokvällen till ungdomar. Överlag var känslan att det fanns få i vår målgrupp på plats. Många barnfamiljer och vuxna var det. Även en hel del ungdomar i yngre tonåren. Ungdomar mellan verkade vara en underrepresenterad kategori. En lärdom till nästa år är att vi borde satsa på att få stå mer centralt. På så sätt har vi lättare att nå ut till rätt målgrupp. Ett alternativ skulle vara att likt förra året ha en helt mobil kampanj. 6.4 Infomöte 15/9 läsa Ett lyckat möte, sammanlagt ca 30 besökare och trångt i lokalen! Av utvärderingarna att döma var mötet informativt och skapade intresse bland besökarna för att engagera sig. Vi testade att genomföra en utlottning av en tygpåse i samband med utvärderingarna och det gav nog resultat. Mötet resulterade även i några nya medlemmar. Jämte detta meddelade Ida att utvärderingen av informationsmötet är sammanställd. Lisa kommer att skicka ut ett informationsmail till dem som skrev upp sig på listan för att få mer allmän information under mötet. Vinnaren av tygkassen har lottats och Ida kommer meddela personen om vinsten via mail. 6.5 Rekrytering på Katedralskolan 22/9 Föredragande: Lisa Lisa och Linus. Över förväntan, 35 nya medlemmar!! De var genuint intresserade av vad vi gjorde och väldigt många ville bidra. Det var hjälpsamt att medlemskap var gratis, men vi borde stå mer i Gymnasieskolor eftersom responsen var så pass bra, bättre än på Engelska Parken. 7. Kommande aktiviteter 7.1 Idéutbildning 2/10 Linus yrkade att punkten bordläggs till dess att den berörs vid punkt Mötet beslutade enligt yrkandet. Anledningen till att punkten införts på två platser i Sida 2 av 9

3 dagordningen är att det skulle skapa tydlighet i såväl kommande verksamhet som utbildningarna. 7.2 Kompetensutveckling för ideellt verksamma 4/10 Föredragande: Sofie läsa Vi i RKUF Uppsala har blivit erbjudna att gå en kostnadsfri utbildning (heldagskurs) som handlar om bland annat rekrytering och ideellt engagemang som anordnas av Volontärbyrån här i Uppsala. Under kursen varvas kortare föreläsningssessioner med workshops, övningar och diskussioner tillsammans med de andra deltagarna. Möjligheter finns att utbyta perspektiv med engagerade inom andra organisationer och få tips av varandra. Man brukar också få mycket information om just Volontärbyrån och deras verksamhet. Intyg utfärdas vanligtvis och kursmaterialet (power-pointsen) brukar skickas till deltagarna efter kursens slut. Styrelsens Sofie Gelinder har tidigare gått kursen Utbildning för volontärsamordnare och tyckte att det var en relativt givande kurs och tillika en intressant dag. Utöver det så rekommenderar Sofie alla som har möjligheten att gå utbildningen att göra det. 7.3 Mångfalds och tillgänglighets workshop 8/10 läsa Inbjudan till alla aktiva, Sthlm Syd, FS och andra är nu skickad till vår egna temakväll. Hoppas ni alla fått den. Linus och jag hade ett möte där vi planerade upplägget. Den finns som en bilaga. Se över och fundera på om det är något ni vill kommentera. Inbjudan till alla verksamheter om att anordna en temakväll är nu skickad. Ingen har ännu nappat. Alla uppmanas kontakta sin verksamhet för att påminna om workshopen och tagga verksamhetsledare och frivilliga att anmäla sig. Jämte detta meddelade Lisa att hon inte kommer kunna vara med. Sofie och Malin är osäkra på om huruvida de kommer kunna vara med. 7.4 Engagemangsmässan 6/11 Föredragande: Jaś läsa Datum är nu satt för årets Engagemangsmässa. Den kommer att hållas den 6e november på Norrlands nation från kl 16-19, med möjlighet att förbereda monter från kl 15:30. Vi är anmälda. Utöver detta uppgav Jaś att han kommer skicka information till samtliga verksamheter i frågan samt tillse att den lyfts till nästa styrelsemötes dagordning. Jaś uppdrogs även att undersöka möjligheten att köpa in nya chokladbitar att bjuda på vid mässor och dylikt. 7.5 Kontorsfix Sida 3 av 9

4 Ida meddelade att hon och Hannah tidigare hittat bortglömd mat i en låda på kontoret. Mötet konstaterar därför att kontoret är i behov av städning samt att skrymslen och vrår behöver inventeras. Delar av styrelsen kommer att träffas innan nästa styrelsemöte för att sortera ut gammalt material och städa på kontoret. Samtliga ledamöter med verksamhetsansvar uppmanas kontakta sin verksamhet och be dem gå igenom sina respektive förvaringslådor etc. på kontoret för att inventera och städa. 8. Verksamheter Föredragande: Alla 8.1 Jourhavande kompis Jourhavande kompis har rekryterat fem nya frivilliga som nu skolats in i verksamheten. Gruppen ska ha ett handledningstillfälle tillsammans med sin psykolog på Psykiatrins hus i oktober och de planerar ett utbildningssamarbete tillsammans med andra föreningar som ex RFSU och BRIS. 8.2 Vänner emellan Fadderdelen Har lyckats rekrytera massa nya faddrar och kommer hålla fadderutbildning nu på lördag, (27/9). Det är mycket som händer nu i början men det går bara fint. Har också hittat en tjej som är väldigt intresserad av att bli verksamhetsledare och har varit med på ett möte idag, samt en annan tjej som velat ha mer information. 8.3 Vänner emellan Storträffen Storträffen har haft sitt första möte. De planerar att under hösten anordna fyra stycken träffar. Flera av verksamhetsledarna har ett behov av såväl idéutbildningen som verksamhetsledarutbildningen. Storträffen uttryckte vid infoträffen ett behov av nya frivilliga och fick även många intresseanmälningar. Rekryteringsbehovet kan därför mycket väl vara fyllt. 8.4 Rättvis handel Under föredragande av punkten framkom följande: Rättvishandel har för närvarande 4-5 aktiva samt ett par som eventuellt är intresserade. Verksamheten behöver fler frivilliga. De planerar att fokusera en del på varvning när de är ute och informerar om rättvishandel. De önskar även hjälp från styrelsen med att rekrytera frivilliga. Malin diskuterar detta med dem. Under hösten planerar de att anordna event den 16/10 då det är Fairtrade Challenge day. De kommer att försöka stå på aktivitetshuset i Uppsala under kvällen och ordna någon aktivitet där. De kommer även deltaga på ett möte den 6/10 om att Uppsala ska försöka bli Fairtrade City. De planerar även att kontakta skolor för att kunna få föreläsa om rättvis handel vilket är mycket positivt att höra då de är bra att de fokuserar mer på barn och unga än vad de gjort tidigare. De vill även gärna ordna en Sida 4 av 9

5 temakväll inom RKUF. De funderar vidare på om det vore möjligt att samarbeta med RKUF Sport och tillsammans anordna en gemensam aktivitet. Malin tar upp detta med Jan och återkopplar till Erica angående detta. De kommer även att medverka på Schysst jul den 13/12 och önskar då hjälp från övriga RKUF. Verksamhetens mail fungerar nu. Adressen är: Under mötet lyftes frågan om att Rättvis Handel borde kunna sättas i kontakt med Vänner emellan storträffen för att med dem anordna en aktivitet, t.ex. en fotbollsturnering, nu när RKUF sport inte är aktiv. Malin uppdras att undersöka detta samt på vilket sätt styrelsen kan delta vid Schysst jul. Ida uppdras kontrollera vilken mail som gäller för såväl rättvis handel som för läxhjälpen boende och uppdatera detta i dropboxens kontaktlistor. 8.5 Läxhjälpen Boende Aktiviteterna har satt igång för hösten och de har även utökat verksamheten till ett fjärde boende! Allt verkar flyta på bra, ganska många nya frivilliga till hösten. 8.6 Läxhjälpen Aktivitetshuset De har sitt första månadsmöte i veckan. De har fortfarande dålig koll på hur många aktiva som är kvar efter sommaren och hur många nya de behöver, förmodligen behövs det fortfarande en hel del. De planerar utbildning och hör med Lisa Petterson om hon vill fortsätta hålla i den. Annars planerar de tillsammans med Linus och boendegruppen en pedagogikutbildning i oktober för alla frivilliga. 8.7 PR-gruppen En tjej hörde av sig till föreningsmailen och uttryckte ett intresse av att vara med i PRgruppen och hon kontaktades. Under informationsträffen var det ytterligare tre personer som visade intresse av att engagera sig i gruppen och de skrev upp sig på vår mejl-lista och alla har blivit kontaktade av verksamhetsledaren. Den tjej som tidigare har varit med i gruppen har fortfarande inte kunnat ge något besked huruvida hon kommer att kunna vara med i gruppen under hösten. Så snart de intresserade givit besked om de fortfarande vill vara med i PR-gruppen kommer verksamhetsledaren att kalla till ett uppstartsmöte för terminen. 9. Ekonomi Föredragande: Hannah, genom mötesunderlag 9.1 Verksamheternas inkomster Saldo verksamheter (Resultat för 2014 hittills i parentes): Jourhavande Kompis: ,11 kr (-4 074,89 kr) VE FD: ,95 kr (-5 568,45 kr) VE ST: kr (-1 494,60 kr) Sida 5 av 9

6 Rättvis Handel: 6 221,86 kr (-3 843,14 kr) Läxhjälpen Aktivitetshuset: 7 101,86 kr (-731,14 kr) Styrelsen/Övrigt: ,80 kr ( ,20 kr) För FörSköna och RKUF Sport är det ingen skillnad. Se tidigare protokoll. 9.2 Bidragsansökan under hösten Inget att meddela 9.3 Övrigt läsa Budget och verksamhetsplan: Jag har fått in detta av alla förutom Läxhjälpen (behöver påminnas), Rättvis Handel och PR-gruppen. Den som är kontaktperson för Läxhjälpen för boendena (Jas?) behöver kolla upp med dem samt Lisa Pettersson hur de har planerat kring deras ekonomi. Har de sökt några medel eller ska de vänta på när vi söker från SRK? osvosv. Utöver det meddelas att Linus nu är inregistrerad som firmatecknare för föreningen hos banken. I samband med detta vill styrelsen uppmärksamma följande: En av de på förra styrelsemötet valda justerarna behövde bytas ut efter det att mötet var avslutat. Den ursprungliga justeraren, Malin Bohlers, byttes ut mot Hannah Matkala Nylander. Detta på grund av att ett möte med banken bokades in innan föregående mötesprotokoll var justerat och att det mellan tidpunkten för bokningen och mötet med banken inte fanns tid för Malin att justera protokollet. Styrelsen medger att detta är fel i formell mening. Vi understryker däremot att vi ansåg att det var försvarligt att byta justerare i denna situation, bland annat med hänsyn till vikten av att snabbt kunna tillsätta en ny firmatecknare och slippa omboka banktiden. Styrelsen i helhet går i god för att föregående protokoll inte har getts någon innehållsmässig förändring i övrigt. Endast ändringen av justerare är det som avviker från det som beslutades vid mötet. Styrelsen framhåller att detta är ett avsteg från vad som är brukligt och att det inte kommer ske igen. 10 Utbildning Linus ombeds kontakta förbundet för att reda ut under vilka omständigheter som det är aktuellt med gratis medlemskap till följd av att någon går en utbildning Idéutbildning 2/10 läsa Kommer att hållas den 2/10 kl av Lisa Pettersson. Utbildningen kommer äga rum på träffpunkten. En inbjudan till utbildningen har gått ut till samtliga verksamheter, ett facebook-evenemang har skapats. Lisa har uttryckt en önskan om att få hjälp med matlagning till utbildningen. Eftersom att Linus har mycket i skolan den veckan behövs någon annan som kan dra i och fixa med maten. Lisa har även uttryckt att hon vill ha tillgång till en projektor. Vem kan ta på sig att lösa det? Därutöver meddelade Hannah (genom mötesunderlaget) att hon kan vara med och laga Sida 6 av 9

7 samt köpa mat. Även Jaś kan hjälpa till med det. Lisa kan hjälpa till senare under kvällen med t.ex. disken. De tre ska prata ihop sig om upplägg sinsemellan. Linus meddelar Lisa Pettersson att mat kommer fixas, i samband med det påminner han även Lisa Pettersson om att hennes nyckel behöver kodas om inför utbildningen samt lämnas in efter utbildningen. Linus skickar även mail till träffpunkten och ber om tillgång till projektorn Verksamhetsledarutbildning 19/10 Till ansvariga för utbildningen utses Linus och Malin. Mötet skickar med följande synpunkter på innehåll och fokus i utbildningen. Det är viktigt att poängtera verksamhetsledarens skyldigheter och ansvar jämte såväl verksamheten som styrelsen. Utbildningen behöver innehålla inslag om gruppdynamik och ledarskap. Malin undersöker om det finns material att utgå ifrån, t.ex. en powerpoint-presentation. Hannah kommer att hålla i ett pass om ekonomi under utbildningen. Resterande styrelseledamöter kan ges ansvar längre fram Läxhjälpsutbildning Under infomötet (15/9) så diskuterades läxhjälpsutbildningen med verksamhetsledarna för så väl boende som aktivitetshus. Datumförslag som framkom då var 20/10 alt 22/10. Verksamhetsledarna fick i uppdrag att inventera intresset för utbildningen bland sina aktiva. Linus har återupptagit kontakten med CIS för att planera in utbildningen och inväntar nu svar Övrigt Linus meddelar att förbundet vill ha in rapport kring alla utbildningar som hålls. Dels innan den ska hållas (då med uppgifter om utbildningens namn, datum, plats och vilka den riktar sig till) och dels efter att den har varit (då med uppgift om antal deltagare). Med anledning av detta uppmanas samtliga styrelseledamöter med verksamhetsansvar be verksamheten rapportera ovanstående till Linus. 11. Barnkonventionen 25 år Uppsala lokalförening har av såväl Elin Sharifzadeh vid SRK som stiftelsen barnombudsmannen inbjudits att delta vid firandet av barnkonventionens 25 års jubileum i Uppsala den 20 och 22 november Mötet diskuterar om huruvida det finns möjlighet och intresse av att delta vid arrangemanget. Slutsatsen blir att Uppsala lokalförening nog inte har så mycket att erbjuda eller hämta från arrangemanget. Detta främst på grund av att våra målgrupper skiljer sig åt. Däremot så är det mötets mening att en miniversion av På flykt skulle passa bra in i arrangemanget. På så sätt kan dessutom Röda Korset Ungdomsförbund fortfarande representeras vid arrangemanget. Ida får i uppdrag att maila Elin Sharifzadeh på SRK om detta. Malin ansvarar för att maila På Flykt-gruppen om en Sida 7 av 9

8 medverkan i eventet samt i mailet ta upp frågan om på Flyktgruppen kommer vända sig till fritidsgårdar och andra populära ungdomsställen enligt punkt Musikhjälpen 2014 Diskussionen i frågan motsvarade i sak den som förekommit i mötesunderlaget varav endast den senare återges här. Som många av er säkert vet så kommer musikhjälpen i år att sändas från stora torget i Uppsala. Ska vi i RKUF anordna något särskilt med anledning av det? Vad ska vi i så fall göra och hur ska vi göra det? Musikhjälpen anordnas av SR. Aktuella datum är 8-14/12. Musikhjälpens tema är i år Hjälp oss att stoppa spridningen av hiv. Tillägg av Ida: Vi funderade redan förra året på att vara med i musikhjälpen genom att ha en insamling men det finns tydligen regler som säger att vi inte samarbetar med andra företag/organisationer på detta sätt. Misstänker därför att detta ej är möjligt heller i år. Linus kommer kontakta sakkunnig inom ekonomi för att bringa klarhet i hur förbundet ser på frågan. 13. Motion angående valberedningspolicy Föredragande: Malin Malin yrkar att bordlägga punkten till nästa möte eftersom att Hannah var den som ville diskutera policyn. Mötet beslutar att i enlighet med yrkandet bordlägga frågan till nästa styrelsemöte. 14. Valet Utvärdering Mötet menar att en utvärdering av en så småskalig kampanj som den vi initierade får ses som onödigt Hur kan vi använda valresultatet? Den allmänna uppfattningen hos styrelsen är att många är missnöjda efter årets riksdagsval. Punkten ämnar diskutera hur missnöjet med valet kan användas till något positivt. Mötet var överens om att det nog är bra att synas i nya forum så som gymnasieskolor, fritidsgårdar etc. Möjliga samarbeten diskuterades också. Hannah ombeds undersöka samarbetsmöjligheterna med Rädda Barnen Uppsala/Rädda Barnens Ungdomsförbund i Uppsala. Samarbetet skulle t.ex. kunna bestå i en gemensamt anordnad föreläsning eller kampanj. Samtliga styrelseledamöter uppmanas fundera kring frågan om valet till nästa möte. 15. Övriga frågor 15.1 Diskussion kring RKUF Sport. Diskussionen handlade till stor del om fördelarna och nackdelarna med att antingen starta så snart som möjligt med något färre antal frivilliga eller invänta fler frivilliga Sida 8 av 9

9 innan uppstart. Problemet med att det fortfarande saknas verksamhetsledare lyftes också. Jaś uppmanas att planera ett möte med de tidigare verksamhetsledarna Linda och Filip, styrelsen samt de som anmält sitt intresse som aktiva för att diskutera saken Samverkansråd den 30/9. Sofie meddelar att hon kommer kunna delta vid SRKs samverkansråd den 30/ Nästa möte 16.1 Datum: 16 oktober 2014 kl Förmöte för att städa kontoret klockan 17: Mötesansvarig: Hannah 17. Mötet avslutas Ida Reimegård Mötesordförande Linus Hagander Mötessekreterare Lisa Erkander Justerare Jaś Szulkin Justerare Sida 9 av 9

10 Sida 10 av 9