Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala

Transkript

1 Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Närvarande: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Plats: Anne Frank, Trädgårdsgatan 16 C Mötesansvarig: Hannah Matkala Nylander 1. Mötet öppnas Ida öppnar mötet 2. Godkännande av kallelseförfarandet Mötet beslutar att godkänna kallelseförfarandet 3. Godkännande av föredragningslista Mötet beslutar att godkänna föredragningslistan med tillägg av punkten Datum FÅM samt att stryka punkten 11.8 Rekrytering hösten 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Mötet beslutar att välja Ida till mötesordförande Mötet beslutar att välja Hannah till mötessekreterare Mötet beslutar att välja Malin och Sofie till justerare 5. Föregående mötesprotokoll Protokollet föredrogs och mötet beslutade att lägga det till handlingarna 6. Vad har hänt sen sist? 6.1 Rekrytering på Rosendalsgymnasiet & Hannah Vi (Ida och Hannah) stod på Rosendalsgymnasiet och informerade om RKUF den 30 september, sista dagen på Haffad-kampanjen och gratis medlemskap för ungdomar under 18 år. Det var till en början ganska trögt och ett svalt intresse från studenterna, kanske delvis beroende på att vi blivit placerade precis utanför en öppen aula med en pågående föreläsning (= svårt att prata med folk). Efter två timmar hade vi i alla fall talat med ett gäng ungdomar, delat ut broschyrer om verksamheterna och värvat 7 nya medlemmar.

2 6.2 Idéutbildning Föredragande: Jaś & Hannah Det var många som deltog (28 på plats, 19 anmälda) och alla verkade mycket nöjda med utbildningen, framförallt med Lisas kunskaper. Linssoppan som vi bjöd på var uppskattad. Lisa fick choklad och matlåda som tack för sin insats. Ca 20 pers blev medlemmar (gratis). 6.3 Styrelsens temakväll & Hannah I mötesunderlaget stod detta: Ställdes in på grund av för få anmälda deltagare. Det rimliga torde vara om Linus och Hannah kommer fram till hur arbetet kan fortsätta och lägger fram det som förslag för styrelsen vid nästa möte. Mötet kom överens om att vi ytterligare måste pusha på i verksamheterna för att se om intresset fortfarande finns kvar för att anordna temakvällar. Hannah och Linus fick i uppdrag att se över hur vi kan gå vidare med mångfald- och tillgänglighetsarbetet framöver. 6.4 Kontorsfix Kontoret städades upp och rensades lite. Det nya profilmaterialet finns i garderoberna, samt att en del mat nu även finns tillgänglig för alla. Malin fick i uppdrag att kolla upp med Rättvis Handel om de kan rensa i deras lådor, då de tar upp mycket plats. 6.5 Återkoppling Barnkonventionen 25 år Malin kontaktade tjänsteman om detta, men fick igen återkoppling. Elin från barngruppen svarade inte heller på mail. 7. Kommande aktiviteter 7.1 Verksamhetsledarträffen 19/10 Utbildningen kommer att hållas den 19/10. Den kommer att starta De två första timmarna är obligatoriska för alla. Vi kommer då att gå igenom styrdokumenten, VL:s ansvar, styrelsens ansvar, rekrytering, rutiner, verksamhetsplanering och ekonomi. Efter del ett kommer vi att bjuda på middag. Del två är obligatorisk för alla som inte tidigare har gått verksamhetsledarutbildningen och kommer handla om ledarskap, gruppdynamik, konflikthantering, feedback etc. Vi hoppas vara klara Malin, Linus och Hannah kommer att hålla i själva utbildningen. Det är önskvärt om så många så möjligt kan deltaga, så vi vill ha en dialog med verksamhetsledarna. Lisa kan hjälpa till med matlagning. Sofie deltar med fördel i utbildningen, men kan även hjälpa till med maten. 7.2 Middag med styrelsen 22/10 Vi kommer äta middag hemma hos Malin kl (adress Flogstav. 67B) De som kan handla möts upp kl på ICA. Det blir tacos! Hala och Alexandra från FS är inbjudna. Ida kollar upp hur betalningen ska ske. 7.3 Engagemangsmässan 6/11 Föredragande: Jaś Lisa, Jaś, Ida, Sofie kan delta. Linus kan kanske delta. Hannah och Malin kan inte delta. Jaś sätter deadline för VL:are att höra av sig om de kan hjälpa till. Vi kommer även prata om deltagandet under VL-utbildning. Jaś ser till att fixa utskrift av foldrar innan mässan.

3 7.4 Möte med SRK 13/10 Föredragande: Jaś Mötesunderlag utbyte av foldrar I mötesunderlaget stod detta: Jaś deltog i början av SRK:s infomöte och pratade huvudsakligen om Engagemangsmässan men även lite mer generellt om att ha mer kontakt, åtminstone vid diverse rekryteringstillfällen. Vi sa att vi skulle dela med oss av varandras senaste informationsfoldrar så att dessa eventuellt kan tas med den ena organisationens målgrupp är representerad på ett event där organisationen inte deltar. Gällande Engagemangsmässan sades inte så väldigt mycket konkret utöver att vi berättade för varandra hur vi brukar göra på mässor och därefter sa att vi nog kan tjäna på att samarbeta vid såna tillfällen. Jaś får i uppdrag att se till så att infogruppen har våra foldrar, förslagsvis läggs dessa i kopieringsrummet på RKUF:s hylla samt att gruppen informeras om detta. 7.5 Föreläsningsserie, ett ev. samarbete med Tamam I mötesunderlaget stod detta: Jag har kontaktats av en praktikant på Tamam en liten ideell förening som jobbar med att skapa mötesplatser där unga nyanlända och andra svenskar kan mötas. Tamam Uppsala anordnar lite olika typer av aktiviteter som läxhjälp, läger, dramagrupper och snart ett språkcafé. Praktikanten Stina planerar att dra igång en mindre föreläsningsserie på temat integration, migration och antirasism för sina medlemmar, volontärer och andra intresserade. De undrar om vi skulle vara intresserade av att vara med att anordna några av föreläsningarna? De har varit i kontakt med Anders Sundqvist från Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar i Stockholm, som gärna kommer och berättar om asylrätt. De nämner även Ebba Busch Thor (politiker) som ett eventuellt namn i föreläsningsserien. UPPDATERING: det är nu spikat att det första tillfället blir den 15/ på Grand i Uppsala med Anders Sundqvist från Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar. Frågan är nu, ska vi hänga på och i sådana fall i vilken utsträckning? Mötes ställer sig positiva till samarbete med första föreläsningen, men ifrågasätter deltagandet av Ebba Busch. Ida får i uppdrag att kolla vidare på detta. 7.6 Informationsbesök på Grillska gymnasiet Uppsala I mötesunderlaget stod detta: Jag har fått mail som lyder: Hej! Jag jobbar som kurator på Grillska gymnasiet på Uppsala. Jag undrar om ni kan komma och hälsa på i vår skola och berätta om vad Röda Korset gör för och med ungdomar här i Uppsala. Vår skola ägs av Stadsmissionen i Stockholm och en del elever är intresserade av att kunna bidra i samhället. Om ni har möjlighet att komma vore måndag eftermiddagar lämpliga. Eller också onsdagar (gärna v 42 eller 43), då barn- och fritidseleverna har lektioner där ett besök från er vore perfekt! Jag har svarat att vi ska försöka hitta en dag vecka 43 för ett besök, för dem passar måndag eftermiddag eller onsdag (hela dagen) bäst. Mötet är överens om att vi gärna vill besöka skolan och informera om våra verksamheter, men hade gärna önskat bättre framförhållning. Mötet förstod inte heller upplägget riktigt. Ida mailar för förtydligande och meddelar att vi gärna kommer längre fram. 8. Verksamheter Föredragande: Alla 8.1 Jourhavande kompis

4 Verksamhetsledarna Amanda och Linnea ska kliva av VL-uppdraget efter årsskiftet och har informerat gruppen om detta samt hört sig för gällande intresse att ta över den rollen, en tjej har än så länge anmält sitt intresse. Linnea meddelar att hon inte kommer att kunna delta på söndagens VL-utbildning då hon ska vara i Luleå för att utbilda nya jourare i den verksamhet som nu startas upp där. Hon gick VL-utbildningen i våras och har således ändå god koll på vad som gäller i uppdraget. 8.2 Vänner emellan Fadderdelen Fadderdelen har hållit en fadderutbildning med 14 deltagare. Louise Lundmark slutar som verksamhetsledare och istället börjar Hanna Westberg. Totalt har fadderdelen alltså fortfarande fyra verksamhetsledare. I övrigt verkar verksamheten flyta på obehindrat. 8.3 Vänner emellan Storträffen I mötesunderlaget stod detta: Namnbyte: Vänner emellan storträffen menar att det är lätt att deras verksamhet förväxlas med vänner emellan fadderdelen eftersom att namnen är snarlika. Under hösten har frivilliga kontaktat fel verksamhet och storträffen har då fått färre nya frivilliga än de trott. Linus menar att det inte finns mycket som längre binder samman verksamheterna och att det enda som skulle kunna vara problematiskt med ett namnbyte är en renomméförlust. Storträffen har i dagsläget inget eget namnförslag men vill att styrelsen ger ett utlåtande i frågan. Verksamheten: Storträffen har den senaste tiden haft en kick-off för sina verksamhetsledare, haft sin första storträff, kontaktat möjliga frivilliga från infomötet, fördelat ansvar inom gruppen, satt upp mål med verksamheten och syftesplaner samt gjort en budget. Framöver kommer nästa storträff arrangeras och höstens storträffar planeras. De som visat intresse för att bli frivilliga ska involveras och dessutom ska rutiner befästas. Ett samarbete med läxhjälpen har börjat och verkar lyckat. Storträffen vill ha än fler frivilliga så att verksamheten kan expandera till boenden där inte fadderdelen är verksamma. Mötet beslutade att de i råd med styrelsen får byta namn. 8.4 Rättvis handel Verksamheten kommer att ordna en aktivitet den 16/10 i samband med Fairtrade Challenge. De kommer att stå och bjuda på fika på Uppsala aktivitetshus (klättercenter) och samtidigt försöka värva frivilliga. De kommer vara på aktivitetshuset från kl 17 på torsdag och bjuder på fika, informerar om Fairtrade och har ordnat ett Fairtrade-quiz med priser. Måndag 6/10 hade de möte om att göra Uppsala till Fairtrade City. Ca 15 olika företag och föreningar var representerade på mötet och det hela resulterade i att en styrgrupp bildades där RKUF är med genom Per. Styrgruppen kommer samla underlag till Uppsalas ansökan. Det var bara en politiker med på mötet, från Socialdemokraterna, men enligt honom är det bara en tidsfråga innan beslutet kan tas i kommunfullmäktige, så det hela lät väldigt lovande. Styrgruppen jobb är att inventera Uppsalas utbud av Fairtrade och där kommer Rättvis Handel alltså hjälpa till. De funderar på att besöka en skola och berätta om rättvis handel under hösten. 8.5 Läxhjälpen Boende Tre av de fyra boendena har flyttat till ett och samma ställe, men de drivs fortfarande som

5 separata boenden. Således kvarstår fyra läxhjälpsgrupper med fyra frivilliga i varje som deltar. Verksamheten beviljades nyligen en fondansökan från SRK och har skickat in en till våren. Önskemål har framförts av samtliga frivilliga att få veta mer om hur asylprocessen går till. Återkommer till detta under punkt Läxhjälpen Aktivitetshuset Läxhjälpen fortsätter som vanligt, nya frivilliga rullar in och de har snart tillräckligt. De har haft sitt första månadsmöte och planerar in ett nytt snart där de även ska ge utbildning till nya läxläsare, eventuellt hjälper Lisa Petterson till eller så ordnar de den själva. 8.7 PR-gruppen Läget för PR-gruppen är aningen problematiskt för tillfället beträffande frivilliga. Den sista av de tidigare medlemmarna som engagerade sig under vårterminen har nu meddelat att hon inte kommer att kunna engagera sig under hösten. Av de personer som under informationsträffen meddelat att det var intresserade av att engagera sig i verksamheten var det endast en som svarade när de kontaktades via mejl och en tjej som innan träffen uttryckte intresse för gruppen slutade efter att träffen ägt rum att svara på mejl. Utöver det har en person uttryckt intresse för engagemang i PR-gruppen via Lisa Erkander men inte heller hon har svarat på VL:s mejl. När nu de som faktiskt anmält intresse för gruppen inte svarar på mejl skjuts datum för uppstartsträff upp och frågan är nu om extra krut på rekrytering till gruppen bör ske innan ett datum kan sättas. Uppdatering: Lisas person har hört av sig så finns alltså totalt 1 ½ personer intresserade. För att lära känna varandra funderar de på att göra liknande armbandsprojekt som tidigare. Lisa, Malin och Ida hjälper gärna till med pyssel om det blir aktuellt. 8.8 RKUF Sport RKUF Sport har haft ett uppstartsmöte. Tidigare verksamhetsledare Filip var på plats och berättade om hur det tidigare arbetet var uppbyggt och Jaś berättade om vad som kan ske framöver. De som deltog, 3 personer, ställde frågor och var generellt intresserade. De har startat en Facebook-grupp för att underlätta kommunikationen. CIS har även börjat undersöka vad ungdomarna eventuellt vill utöva för sporter. Det som dock behöver göras framöver är att rekrytera folk, till exempel på Engagemangsmässan, och kolla upp idrottsföreningar som vill samarbeta. 9. Ekonomi 9.1 Verksamheternas inkomster Föredragande: Hannah Jourhavande Kompis: Rättvis Handel: Ny! Läxhjälpen Boende: Vänner Emellan FD: ,66 kr (Resultat hittills kr) 6 221,86 kr (-3 843,14 kr) 2 621,10 kr (-378,90 kr) ,17 kr (-6 542,23 kr) ,21 kr ( ,79 kr) Styrelsen: Läxhjälpen Aktivitetshuset: 7 101,86 kr (-731,14 kr) RKUF Sport: kr (0) FörSköna: kr (0) Vänner Emellan ST: PR-gruppen: 9.2 Verksamheternas budgetar 8 489,31 kr (-2 197,29 kr) kr (0 kr)

6 Föredragande: Hannah Budget och verksamhetsplan för 2014 fattas fortfarande för Rättvis Handel och PRgruppen. Men Rättvis Handel påstår att de är på gång. Uppdatering: PR-gruppen kommer inte kunna göra en budget, då de just nu inte har någon verksamhet. Detsamma gäller för RKUF Sport. 9.3 Bidragsansökan SRK Alla förutom Jourhavande Kompis, Läxhjälpen Aktivitetshuset och PR-gruppen har lämnat in bidragsansökningar, som valde att inte göra det detta år. Styrelsen måste även skriva sin egen. Se punkt om verksamhetsplanering Utbildning 10.1 Verksamhetsledarutbildning Se tidigare punkt Läxhjälpsutbildning I mötesunderlaget stod detta: Linus har, trots flera försök, inte fått tag i Gert-Ove på CIS för att kunna diskutera utbildningen. Frågan på mötet torde bli hur vi vill gå vidare. Uppdatering under mötet: Linus har fått svar på sitt mail, utbildningen kommer att bli av. Datum ska nu sättas och Linus ska kolla upp datum som passar med läxhjälparna. Utbildningen kommer att ske inom de närmaste tre veckorna. 11. Övriga punkter 11.1 Musikhjälpen 2014 I mötesunderlaget står detta: Efter kontakt med förbundsekonomen står det klart att stadgarna inte tillåter insamling till andra än Röda Korsets verksamheter (eller samarbeten, så som Världens Barn). Frågan blir då om vi ska försöka dra nytta av hypen av Musikhjälpen eller inte? Vem vill dra i frågan? Mötet kom fram till att vi inte ska fokusera på Musikhjälpen alls, då konkurrensen, d.v.s. många events och aktiviteter som pågår samtidigt, under den tiden ändå är rätt stor. Vi ska istället satsa mer på vår egen insamling och som tidigare ha bössan under våra evenemang. Sofie får i uppdrag att sprida insamlingen på Facebook Motion angående valberedningspolicy Föredragande: Hannah Efter att Malin förklarade motionen i sin helhet och missförstånd utreddes, så är alla i styrelsen eniga om budskapet. Malin och Ida får dock i uppdrag att förtydliga motionen och återkopplar till styrelsen 11.3 Valet 2014 Föredragande: Hannah & Linus Mötet anser punkten som föredragen genom mötesunderlaget, i vilket det stod att läsa: Hannah har kontaktat RBUF (Rädda Barnen) Uppsala via mail om ev. samarbete framöver, men har ännu inte fått svar Arbete för att stödja EU-migranter I mötesunderlaget stod bl.a. detta:...på mötet bör vi, med grund i det ovan nämnda samt

7 Facebook-konversationen i gruppen diskutera om, hur och vad vi vill göra för att hjälpa EU-migranterna. Linus har kontaktat flera aktörer i Uppsala för att se vad för verksamheter det finns som stödjer hemlösa EUmigranter. Svaren finns att hitta i mötesunderlaget. Mötet diskuterade hur vi kunde gå vidare med frågan och beslutade att Linus ska tillsammans med Micael Grenholm, aktivist, under nästa vecka skriva en välformulerad text, typ debattartikel, som sedan kan stödjas av tunga aktörer i det civila samhället. Mötet tyckte det var viktigt att speciellt de ungas situation lyftes fram, då vi är ett ungdomsförbund, samt att texten har ett tydligt budskap. T.ex. när det gäller att barn i Uppsala Kommun inte har rätt att gå i skolan. Ida och Lisa hjälper även gärna till med texten Verksamhetsplanering och budget Malin uppmanade mötet att fundera över verksamhetsplaneringen under 2015 och mötet kom fram till att verksamheterna ska ha skickat in en verksamhetsplanering och budget för 2015, den 31 oktober. Styrelsen deadline att ha hela verksamhetsplaneringen för hela föreningen färdig är en vecka efter, d.v.s. 9 november. Malin, Ida och Hannah ska d. 6 november träffas för att skriva styrelsen planering och budget för det kommande verksamhetsåret Tystnadsavtal Vissa verksamheter använder sig av tystnadsavtal. Mötet tog upp frågan om en bör standardisera ett avtal i föreningen. Frågan är dock om behovet finns. Detta kollas upp under VL-utbildningen, så tar Malin upp frågan igen under nästa möte Intyg Det finns en standardiserat intyg på Dropbox, som en kan använda sig av. Verksamhetsledarna skriver ett intyg för deras frivilliga och Ida skriver ett för verksamhetsledarna. Mötet kom överens om att vi bör göra informationen om intyget samt mallen i sig tillgänglig, bl.a. på VL-utbildningen och t.ex på Dropbox, men även att en del ska införas i handboken. Ida får i uppdrag att göra detta. Frågan kommer att tas upp till diskussion under VL-utbildningen och Malin återkopplar till styrelsen vis nästa styrelsemöte Motion Barnkonventionen till svensk lag I mötesunderlaget stod detta: Linus föreslår att Uppsala lokalförening till nästa års RÅM ska motionera om en ändring i det humanpolitiska programmet. Ändringen skulle innebära att RKUF ställer sig bakom att göra barnkonventionen till svensk lag. Detta är något som togs bort på årets RÅM. Det finns en pågående statlig utredning som ska presentera ett betänkande i frågan i vår/sommar. Ett stalltips som Linus hört genom en juridisk podcast (Juridikpodden S04E03) är att utredningen kommer föreslå barnkonventionen som lag. Linus får i uppdrag att skriva en motion om detta och återkoppla till styrelsen Multireligiös Almanacka I mötesunderlaget stod detta: Linus föreslår att föreningen till nästa år ska köpa in den av Sensus framtagna multireligiösa almanacka. Almanackan innehåller bl.a. alla högtider från sex olika religioner vilket skulle underlätta planeringen av evenemang etc. Den kostar 160:- och det går att läsa mer om den här:

8 Mötet anser att almanackan skulle underlätta planerandet av evenemang och främst göra de mer tillgängliga. Då vi har haft dem förut och fått dem av SRK kollar Linus med Gunilla först om de har någon över, innan vi köper en Föreläsning om asylprocessen? Föredragande: Jaś Läxhjälpen har en önskan om att vi ska genomföra en asylföreläsning denna termin. Detta är föreningen brukar göra varje termin, så Linus får i uppdrag att kontakta Louise Dane, doktorand i ämnet. något som Utvärdering av mötesunderlaget Föredragande: Alla Då tre möten har passerat med användandet av mötesunderlaget som form inför varje möte, ska det detta möte utvärderas. Mötet gick en runda där alla fick berätta vad de tyckte var bra och dåligt med formen, samt om vi ska fortsätta eller inte. Detta är sammanfattningen: + Fördelar Tjänar lite tid under möten Bra att alla kan vara lika mycket insatta - Nackdelar Tar mycket tid innan Sammanfattat tagit mer tid än vad det har gett i slutändan Krånglat med redigering av dokument - Om formen ska vara kvar så bör dessa ändringar införas: Användandet av Google Docs Bara delar som ekonomi, verksamheter samt saker som hänt finnas med i mötesprotokollet. Mötet beslutar att fortsätta med konceptet, men att använda Google Doc, samt att endast informativa och ekonomiska punkter, sådant som rör verksamheterna och som har hänt sen sist inkluderas i mötesunderlaget Datum FÅM Mötet beslutar att föreningsårsmötet genomförs d. 22 februari Nästa möte 12.1 Datum Söndagen d. 9 november kl Mötesansvarig Lisa 13. Mötet avslutas Mötesordförande avslutar mötet Ida Reimegård Mötesordförande

9 Hannah Matkala Nylander Mötessekreterare Malin Bohlers Justerare Sofie Gelinder Justerare