Inledning Syfte Metod Avgränsningar Om Wahlquist Teori Varför uppgradera? Leverantören vill det Implementera helt nya funktioner (revolutionärt)

Transkript

1 Inledning Syfte Metod Avgränsningar Om Wahlquist Wahlquist Verkstäder grundades 1945 och har idag växt till en storlek av 150 anställda på tre platser: Linköping, Ödeshög och Tallinn. De har en hög teknisk nivå på sitt arbete vilket inkluderar svetsning, maskinbearbetning, montering, mätningar, kalibrering och konstruktion. Wahlquist kan även göra sluttest av produkterna och direktleverans till slutkund om så krävs. De är bland annat underleverantör till Tetra Pak som är deras största kund. Omsättningen är 220 miljoner kronor för Teori Varför uppgradera? Genom en litteraturstudie har vi identifierat tre breda typer av orsaker till att uppgradera ett befintligt ERP-system. Dessa beskrivs och karaktäriseras nedan. Leverantören vill det Företag upplever ofta ett tryck från ERP-leverantören att uppgradera sin mjukvara till den senaste versionen. Detta på grund av leverantörens egna behov om att hålla uppe kvaliteten och funktionaliteten hos sin produkt. Leverantörer måste hela tiden uppdatera och uppgradera sina produktfamiljer för att kunna konkurrera, samtidigt har de inte råd att underhålla ett stort antal produkter under en längre tid. En vanlig lösning på problemet är att leverantörer sätter upp ett slutdatum för när tidiga versioner av systemen upphör att stödjas. De-support dates eller End of Life som det kallas utgör då ett tryck på kunder med äldre versioner som måste välja mellan att uppgradera systemet eller att ta allt ansvar för underhåll själva. [BW] Implementera helt nya funktioner (revolutionärt) Oavsett varför ett företag vill uppgradera sitt affärssystem är många författare överens om att det är dyrt och många problem kan uppstå under uppgraderingen. Ytterligare påpekar de att ett misslyckande av att hantera dessa problem innebär stora risker för företaget [Dave, Engle]. För att minimera dessa risker bör företagen undvika små kontinuerliga förbättringar av sitt affärssystem och istället genomföra större uppgraderingar mer sällan. Dessa uppgraderingar kan gärna genomföras i samband med andra förbättringar av företaget, exempelvis vid en expansion. [Dave] Att uppgradera sitt affärssystem för att få tillgång till ny funktionalitet är enligt Beatty och Williams den enda befogade orsaken till att genomföra en uppgradering. De motiverar detta med att de flesta affärssystemsimplementationer inte omedelbart gett de effekter som förutspåtts, och att mindre uppgradering mycket sällan kan ge dessa effekter i efterhand. [BW]

2 Realisera potentiella värdet i systemet (evolutionärt) Den tredje orsaken till att uppgradera sitt ERP-system är att realisera värden. See Pui Ng [Celeste] kallar detta ERP second wave, vilket innebär att realisera den fulla potential ett ERP-system har. Det innefattar att uppgradera redan fungerande IT-stöd för processer för att effektivisera eller förbättra dessa processer. Ett led i en sådan uppgradering kan också vara att ta till sig nya best practices från leverantören, för att på så sätt förbättra sina processer. Många ERP-leverantörer använder också förbättringar av existerande IT-stöd för processer som argument för att uppgradera [BW]. Ytterligare en orsak till att uppgradera sitt affärsystem är att man då kan byta ut processer och moduler som man tidigare har anpassat, till de som leverantören har som standarlösning. Detta minskar kostnaderna för underhåll och uppgradering av affärsystemet på sikt. [Anthes] Att realisera värden kan ses som en evolutionär strategi, då den syftar till långsamma men kontinuerliga förbättringar. Dessa förbättringar inkluderar också utbildning och processförändringar, då förbättringar i IT-stödet ensamt inte helt kan realisera potentialen i ett ERP-system. [Celeste] See Pui Ng [Celeste] menar att uppgraderingar av ett fungerande ERP-system för att realisera värden självt kan motivera de kostnader uppgraderingen medför, och att uppgraderingar därför bör göras i små steg för att realisera värden. Beatty och Williams tar däremot en annan ståndpunkt, och hävdar att enbart ny funktionalitet bör motivera uppgraderingar, då den interna förankringen i organisationen annars blir för tungrodd [BW]. David Caruso går steget längre och menar att uppgraderingar alltid bör göras för att skapa ny funktionalitet, och i stora steg, för att på lång sikt minimera kostnaden [Dave]. Varför inte uppgradera? Att uppgradera sitt ERP-system är både kostsamt [Dave] och riskabelt [Engle]. Enligt David Caruso är medelkostnaden 1839 USD och upp till en veckas internt arbete per användare. Det innebär att det är svårt att motivera kostnaden för att uppgradera ett ERP-system bara för att hålla det uppdaterat [Dave]. Kostnaden för att uppgradera ett ERP-system ökar också om systemet är anpassat. Ben Light skiljer på olika typer av anpassningar, och menar att vissa typer av anpassningar innebär mer kostsamma uppgraderingar än andra. Att till exempel uppgradera ett ERP-system med anpassad prisfunktionalitet innebär både hög kostnad och hög risk [Light]. Vid alla uppgraderingar krävs också någon form av utbildning. Hur mycket utbildning som krävs beror på flera faktorer; bland annat av omfattningen av processförändringar och användargränssnittsförändringar. Enligt Beatty och Williams är snittet av budgeterade utbildningskostnader 8% av budgeten för uppgraderingen, men det faktiska utfallet sträcker sig upp till 30%. Med en felaktigt budgeterad utbildning kan kalkylen för uppgraderingen bli missvisande avseende om uppgraderingen ska genomföras eller ej. Detta visar på vikten av att planera och budgetera för utbildning. [BW]

3 Empiri Wahlquist och IFS Wahlquist har använt IFS som leverantör sedan de implementerade sitt affärssystem Sedan dess har de genomfört två uppgraderingar. Dessa uppgraderingar gjordes 1998 respektive I helhet är de nöjda med IFS, deras support fugerar bra när de behöver kontakta dem och de känner att IFS lyssnar på deras förslag på förbättringar av systemet. Även underhållet av programvaran fungerar bra enligt Thomas Stenman på Wahlquist som regelbundet installerar de buggfixar som släpps av IFS. För den dagliga hanteringen av datorer och underhåll av systemet har de anlitat företaget DataPartner, ett samarbete som enligt Thomas Stenman fungerar mycket bra. DataPartner har även utvecklat ett antal stödprogram som utnyttjar data från IFS system och presenterar detta via diagram och tabeller i Excel. Dessa rapporter kan nås av vem som helst i företaget via intranätet. De tycker att detta fungerar bra då de vill att presentationen och åtkomsten av dessa uppföljningsrapporter ska vara enkel för att så många som möjligt i företaget ska kunna använda dem. De har utvärderat mer standardiserade verktyg som Qlikview och Cognos, men kommit fram till att de är för avancerad och svåra att använda. Eftersom de har haft ett affärssystem i mer än 10 år och genomfört två uppgraderingar har de lärt sig mycket under tiden. Framförallt hade de vid senaste uppgraderingen försökt undvika att göra några förändringar av standardpaketet. Dock ansåg de sig tvungna att göra vissa modifikationer kring prissättningen av produkter och ett fåtal textfält. Tankar kring uppgradering Wahlquist angav ett flertal olika orsaker till att de var intresserade av en uppgradering av affärssystemet. Några av de främsta var att de ville ha tillgång till ny funktionalitet, exempelvis fakturascanning och avvikelsehantering. De är även mycket intresserade att hålla sin programvara uppgraderad för att ständigt ha till gång till de senaste processerna och inte vara fastlås vid gammal teknologi. När de gällde uppgradering till senaste versionen av IFS system eller ett byte till något annat affärssystem som finns på marknaden var de kluvna. Det som talar för en uppgradering är att eftersom de använt IFS i nästan 12 år så finns det mycket kunskap om det akutella systemet i företaget. Orakerna till att byta system var bland annat att de tror att det finns system på markanden som är mycket enklare att uppgradera jämfört med IFS. Även möjligheten att byta till ett system med funktionalitet som passar företaget bättre var en viktigt orsak, även om vissa delar av den efterfrågade funktionaliteten finns i nyaste versionen av IFS system. När de gäller de ekonomiska aspekterna av en uppgradering kommer de att låta leverantörerna av systemen lämna offerter. De använder sig av en enklare modell för att utvärdera de olika alternativen och är medvetna om att det finns dolda kostnader, exemelvis utbildning, vid en uppgradering. Analys Hur påverkas W av Leverantören? Wahlquist är idag beroende av två leverantörer IFS och DataPartner. De har bra relationer med båda företagen, men anser sig ha en närmare relation till DataPartner, då de är på plats flera gånger i månaden och sköter den dagliga driften. Wahlquist är medvetna om vikten att använda sig av ett system som fortfarande stöds och uppdateras löpande av leverantören. IFS

4 å andra sidan ser bara fördelar med en eventuell uppgradering hos kunden. De får större möjlighet att fasa ut gamla versioner samtidigt som en uppgradering genererar arbete för leverantörens konsulter och därmed större intäkter. Wahlquist tankar kring en uppgradering drivs delvis av det tryck som en framtida borttagning av stöd för produkten skapar [BW]. De ser gärna att en uppgradering sker innan IFS slutar stödja det existerande systemet. Hur påverkas dom av att vilja realisera värden? Ett av de främsta skäl till att vilja uppgradera IFS som Wahlquist uttryckt är att hålla sig à jour med tekniken. Vi tolkar detta som att Wahlquist vill ta del av de förbättringar som IFS gör i sin mjukvara, och de processförbättringar det innebär. Till exempel använder Wahlquist IFS för materialplanering, och om IFS förbättrar sin modul för detta innebär en uppgradering att Wahlquist får ta del av den förbättringen. Detta stämmer väl överrens med See Pui Ng:s tankar kring värderealisering som orsak till uppgraderingar [Celeste]. Huruvida Wahlquist ser nyttan av dessa uppgraderingar som tillräckligt stor för att motivera en uppgradering går ej att avgöra, då viss ny funktionalitet i den nya versionen av IFS också lockar. Wahlquist vill inte heller bli sittande med en föråldrad teknisk lösning som kan bli dyrbar att komma ur. Istället vill de hålla sig uppgraderade, både tekniskt och processmässigt genom att uppgradera sitt ERP-system relativt ofta. För att underlätta detta har de valt att göra så få och små anpassningar av systemet som möjligt, vilket förenklar inför framtida uppgraderingar. Även detta stämmer väl in på See Pui Ng:s tankar. Att utgå ifrån att ERP-systemet ska uppdateras kontinuerligt, och anpassa sig till den strategin genom att minimera mängden anpassningar är ett bra exempel på värderealisering. Givet detta är det rimligt att anta att Wahlquists inställning är att värderealiseringen är ett tillräckligt skäl till att uppgradera. Hur påverkas W av att vilja få helt ny funktionalitet? En av de viktiga orsakerna till att Wahlquist är intresserade av att uppgradera sitt affärssystem är för att de vill kunna använda den nya funktionalitet som erbjuds. Som det tidigare har nämnts är det framförallt fakturascanning och avvikelsehantering som intresserar dem. Genom att utnyttja fakturascanning skulle processen med att hantera och betala fakturor från leverantörerna effektiviseras och färre misstag skulle göras. Detta leder i sin tur till att mindre resurser behöver läggas på denna process utan kan istället läggas på andra processer eller sparas in. Att ha en väl fungerande avvikelsehantering är viktigt för Wahlquist eftersom det för producerande företag är nödvändigt att kunna följa upp och utvärdera kvaliteten på de produkter som tillverkas. Förbättringarna som dessa två funktioner erbjuder kan vara skäl nog att genomföra en uppgradering eftersom de markant kan förbättra företagets interna processer. Dock finns det några punkter som talar emot en uppgradering. En av de viktigaste är att ny funktionalitet kräver mer utbildning av personalen som skall använda systemet. Utbildningskostnaderna tror Wahlquist kan bli stora om alltför många nya funktioner införs. Dessutom är utbildningskostnad väldigt svåra att uppskatta i förväg och kräver ofta mer resurser än man trott, ibland upp till 30% av den ursprungliga investeringen [BW]. Ytterligare en orsak som försvårar en uppgradering är att Wahlquist använder ett anpassat system. Trots att de har försökt att hålla antalet anpassningar lågt har de inte klarat sig helt utan. Speciellt anpassningar av prissättningen försvårar uppgraderingar. [Light]

5 Tringeln tre olika krafter Vår uppfattning är att Wahlquists önskan att uppgradera IFS främst drivs av viljan att få nya funktioner och att realisera värde. Leverantörens påverkan är tydligt mindre, vilket illustreras i figur 1. Figur 1 - Wahlquists skäl till att uppgradera Slutsats Direkt och indirekt påverkan från IFS är av mindre betydelse för Wahlquist. En viss påverkan finns dock i form av att varje version av IFS förr eller senare slutar stödjas. Att realisera värden i affärssystemet är en viktigare kraft, och något Wahlquist själva uttryckt som en starkt bidragande faktor till att vilja uppgradera. Det finns en tydlig vilja att använda den senaste tekniken och kunskapen. Även ny funktionalitet bidrar starkt, och här har Wahlquist en tydlig bild av vilken funktionalitet de vill ha från den senaste versionen av IFS. Enligt See Pui Ng räcker värderealiseringen som motiv till en uppgradering, medan Beatty och Williams vill se behov av ny funktionalitet som grund till en uppgradering. Eftersom Wahlquist har orsaker av båda typerna, råder ingen tvekan om att en uppgradering bör genomföras, såvida den kan genomföras till en rimlig kostnad. Hade bara värderealisering eller ny funktionalitet enskilt varit orsaken till att uppgradera hade fallet varit annorlunda. Om bara ny funktionalitet hade eftersträvats skulle en noggrannare ROI-kalkyl kunna avgöra, och om endast värderealisering varit syftet måste en mer långsiktig strategisk analys avgöra utfallet.