Granskning av Forsmarks Kraftgrupp AB:s anmälan av organisatorisk ändring avseende VDsituation

Transkript

1 Forsmarks Kraftgrupp AB Östhammar Tillsynsrapport Datum: Er referens: FQ Diarienr: SSM Granska i tillsyn Forsmarks Kraftgrupp AB Ansvarig handläggare: Lars Axelsson KM Arbetsgrupp: Lars Axelsson, Per Chaikiat KM, Anna Bärjegård KM Samråd: Leif Karlsson, ckd; Markus Forsberg KD; Klas Idehaag KD Godkänt av: Anne Edland, ckm Granskning av Forsmarks Kraftgrupp AB:s anmälan av organisatorisk ändring avseende VDsituation Sammanfattning Strålsäkerhetsmyndigheten (SSM) har genomfört en granskning av Forsmarks Kraftgrupp AB:s (FKA) anmälan av förändrad VD-situation. FKA genomförde en organisatorisk ändring som innebar att FKA:s tillförordnade VD tillika Ringhals AB:s (RAB) VD fick uppdraget som ordinarie VD för FKA. När SSM fick information om att FKA genomfört föreliggande organisatoriska ändring begärde SSM [2] att FKA skulle anmäla ny VD-situation som en organisatorisk ändring då SSM ansåg att ändringen var av sådan art att den faller under SSMFS 2008:1, kap. 4, 5. Anmälan inkom till myndigheten [3]. SSM:s samlade bedömning är att FKA i stort lever upp till samtliga krav som granskningen omfattat och att VD:s roll som företrädare för den kärntekniska verksamheten har förutsättningar att upprätthållas genom att: det finns relevant och tydlig styrning för organisatoriska ändringar samt adekvat styrning i ledningssystemet för säkerhetsgranskning en tydlig struktur och styrning för säkerhetsledning med driftledningsnivåer med tillämpad överprövningsprincip som hålls intakt även efter ändringen det finns tydligt definierat säkerhetsansvar för den säkerhetsmässiga driften av anläggningarna den i anmälan angivna arbetsfördelningen mellan VD och vice VD (vvd) kan anses övergripande täcka definierade ansvar och befogenheter på den högsta nivån VD har dagliga avstämningar med vvd och veckovisa avstämningar med cfq Strålsäkerhetsmyndigheten Swedish Radiation Safety Authority SE Stockholm Tel: E-post: registrator@ssm.se Solna strandväg 96 Fax: Webb: stralsakerhetsmyndigheten.se

2 Sida 2 (15) den anmälan med genomförd organisationsutredning samt säkerhetsgranskning som inkommit till myndigheten genomlyser adekvat den ändring som den nya VDsituationen utgör. SSM har dock identifierat brister i form av att FKA fullbordat en ändring utan att bereda och allsidigt belysa denna ändring eller anmäla denna till myndigheten. Vidare bedömer SSM att säkerhetspåverkan av aktuellt fall är liten i det korta perspektivet då struktur för säkerhetsledning hålls intakt och arbetsfördelning finns för VD och vvd. I det längre perspektivet är det svårare att avgöra vilken säkerhetspåverkan vald lösning kan ha. SSM menar också att det är först i den stund en större händelse eller förhållande inträffar som kräver högsta ledningens involvering som det delade VD-skapet fullt ut prövas. Då ändringen innebär ett nytt sätt att se på vad VD-rollen innebär och vilka förväntningar som kan ställas på denna samt att ändringen skett utan att ha beretts på erforderligt sätt är det av yttersta vikt att FKA (och RAB) noggrant följer upp effekterna av ändringen i syfte att säkerställa att säkerheten inte påverkas negativt på längre sikt. Bakgrund FKA:s styrelse utsåg Eva Halldén, VD för RAB, som tillförordnad VD för FKA efter att sittande VD sagt upp sig och avslutat sitt uppdrag med omedelbar verkan. Halldén skulle fortsatt även vara VD för RAB och dela sin arbetstid mellan FKA och RAB. På grund av denna nya VD-situation begärde SSM en säkerhetsvärdering av detta förhållande. Denna inkom till myndigheten [1]. Där uppgavs att denna VDsituation skulle gälla fram till dess att ny ordinarie VD utsetts och att rekryteringsprocessen bedömdes ta några veckor. Efter att FKA:s styrelse permanentat VD-situationen genom att utse Halldén till ny ordinarie VD för FKA med fortsatt delad arbetstid mellan FKA och RAB begärde SSM att FKA skulle inkomma med en anmälan om organisatorisk ändring avseende förändrad VDsituation enligt 4 kap. 5 SSMFS 2008:1 [2]. Den 25 april 2014 inkom FKA med anmälan om organisatorisk ändring [3], den anmälan som är föremål för granskningen. Det uppges i anmälan att VD genomgick utbildning till driftledningsnivå 1 (DL1) med planerad färdigtid I primär säkerhetsgranskning [4] av organisationsutredning med anledning av personalförändringar i ledningsfunktionen [5] ansåg FKA att det är viktigt att tiden som VD ej är ordinarie DL1 bör begränsas då ledningssystemet anger att VD och ordinarie DL1 är samma person. För att kunna verka i funktionen DL1 vid FKA har den nytillträdda VD:n kompetens- och behörighetsprövats för denna funktion i april En separat granskning av denna kompetensprövning har genomförts av SSM [6]. Syfte med granskningen Syftet med denna granskning har varit att försäkra sig om att FKA: har uppfyllt sin egen kravbild i ledningssystemet avseende organisatorisk ändring och följt de nödvändiga stegen i hanteringen av den organisatoriska ändringen med stöd av sin instruktion för denna hantering har säkerställt att ledning och styrning av den kärntekniska verksamheten vid FKA kommer att upprätthållas efter ändringen samt värderat och bedömt vilka konsekvenser för säkerheten som den genomförda ändringen kan medföra i den primära och fristående säkerhetsgranskningen har kontrollerat att tillämpliga säkerhetsaspekter är beaktade och att tillämpliga säkerhetskrav på anläggningens

3 Sida 3 (15) organisation och verksamhet är uppfyllda, samt är dokumenterade i enlighet med SSM:s förväntningar (de allmänna råden till kraven i SSMFS 2008:1 4 kap., 3 ). Förutom att SSM gör en bedömning av huruvida ovanstående punkter genomförts av FKA kommer SSM även att göra en bedömning av kvaliteten och rimligheten i utfallet av ovanstående moment. En viktig del i granskningen var att bedöma om ansvar, befogenheter och samverkansförhållanden är tydligt definierade och dokumenterade på ledningsnivå, samt att den nya VD-lösningen är utformad för att upprätthålla säkerheten. Granskningens genomförande Granskningen har omfattat: FKA:s anmälan av organisatorisk ändring underlagsrapporter genomförda och dokumenterade primära och fristående säkerhetsgranskningar, samt dokument som visar att resultaten från granskningarna har tagits omhand av linjen Granskningen har behandlat hur den förändrade VD-situationen och efterföljande justeringar i organisationen har hanterats och granskats med stöd av instruktion, bl.a. motiven till förändringen, riskanalys av konsekvenserna av den föreslagna förändringen inklusive åtgärdande av dessa och planer för uppföljning/utvärdering. I granskningen har också ingått att titta på ett tydligt definierat ansvar, befogenheter och samarbetsförhållanden för berörda ledningsfunktioner. Granskningen har också innefattat några intervjuer vid FKA. Granskningen har genomförts i samverkan med Per Chaikiat och Anna Bärjegård, KM, som genomför granskningen av RAB:s motsvarande anmälan om organisatorisk ändring. Krav Granskningen har genomförts mot följande krav i SSMFS 2008:1 (konsoliderad version): 2 kap 8, första stycket Den kärntekniska verksamheten ska ledas, styras, utvärderas och utvecklas med stöd av ett enhetligt ledningssystem som är så utformat att kraven på säkerhet, strålskydd och fysiskt skydd tillgodoses samordnat med övriga krav på verksamheten. Ledningssystemet, inklusive tillhörande rutiner och instruktioner, ska hållas aktuellt och vara dokumenterat. 2 kap 9, punkt 2 Tillståndshavaren ska se till att ansvar, befogenheter och samarbetsförhållanden definieras och dokumenteras för den personal som arbetar med uppgifter av betydelse för säkerheten i den kärntekniska verksamheten. 2 kap 9, punkt 4 Tillståndshavaren ska se till att beslut i säkerhetsfrågor föregås av en tillräcklig beredning och rådgivning så att frågorna blir allsidigt belysta. 2 kap 9, punkt 6 Tillståndshavarna ska se till att den som arbetar i den kärntekniska verksamheten ges de förutsättningar som behövs för att kunna arbeta på ett säkert sätt.

4 Sida 4 (15) 4 kap, 5, första stycket Tekniska och organisatoriska ändringar i en anläggning påverkar de förhållanden som har angivits i säkerhetsredovisningen och principiella ändringar i säkerhetsredovisningen ska, innan de får tillämpas, vara säkerhetsgranskade enligt 3 samt anmälda till Strålsäkerhetsmyndigheten. 4 kap 3 en säkerhetsgranskning enligt bestämmelserna i dessa föreskrifter ska utföras för kontroll av att tillämpliga säkerhetsaspekter är beaktade, och att tillämpliga säkerhetskrav på anläggningens konstruktion, funktion, organisation och verksamhet är uppfyllda. Granskningen ska genomföras på ett allsidigt och systematiskt sätt samt vara dokumenterad. Säkerhetsgranskningen skall göras i två steg. Det första steget, den primära granskningen, ska göras inom de delar av anläggningens organisation som ansvarar för den aktuella sakfrågan. Det andra steget, den fristående säkerhetsgranskningen, ska göras inom en för ändamålet inrättad granskningsfunktion, som ska ha en fristående ställning i förhållande till de sakansvariga delarna av organisationen. Analys Organisationsutredning I FKA:s Organisationsutredning med anledning av personalförändringar i ledningsfunktionen [3] uppges att FKA:s instruktion för organisationsändring F-I-286 inte är fullt ut tillämplig på denna typ av ändring. FKA har därför valt att anpassa sin utredning och tagit fram sin rapport utgående från relevanta delar i instruktionen. Ändringen FKA uppger att ändringen består i att ny VD fortsatt också kommer vara VD för RAB och kommer dela sin arbetstid mellan Forsmark och Ringhals. Vidare uppges att FKA:s styrelse även utsett blockchefen Forsmark 12 (cf12) P-G Nilsson till tillförordnad vvd till dess att ordinarie vvd, som för närvarande är sjukskriven, kan arbeta heltid. Utredningen uppger att en viktig del i ändringen är arbetsfördelningen mellan VD och vvd och att vvd kommer att få en mer betydande roll att stödja VD:s uppgifter samt att hantera förekommande VD-ärenden då ordinarie VD ej är på plats i Forsmark. Detta menar man gör att tillgänglig resurs för hantering av dessa arbetsuppgifter kommer att vara minst lika stor som före ändringen. Huvudfokus för VD uppges vara säkerhetsledning som företrädare för den kärntekniska verksamheten och samordning mellan FKA och RAB (innefattande bland annat arbetsformer och organisation). Huvudfokus för vvd uppges vara dagliga operativa frågor, säkerhetsledning vid VD:s frånvaro och tills VD erhållit DL1-kompetens samt strategiska frågor. Rapporten anger vilka mötesfora VD respektive vvd kommer att leda och/eller delta i. Det framgår också att vvd ersätter VD vid frånvaro och har då samma mandat som VD. För att hantera informationsbehov kopplat mot ledning och styrning har VD och vvd även inbokade dagliga avstämningar. Avstämning med FQ kommer också att ske varje vecka och vid behov. Utredningen beskriver den tänkta arbetstidsfördelning som ska råda för VD mellan FKA och RAB. Huvudlinjen som anges är att VD kommer att befinna sig i Forsmark måndag, tisdag och varannan fredag. Flera möten med huvudägaren Vattenfall kommer flyttas från Solna till Forsmark eller Ringhals. Detta är tänkt att främja VD:s anläggningsnärvaro. Motiv och målsättning med ändringen uppges vara att stärka samarbetet mellan FKA, RAB och huvudägaren Vattenfall. Rapporten tar också upp att FKA har kommunicerat

5 Sida 5 (15) den tänkta förändringen till SSM den 3 februari, FKA:s och RAB:s ledningsgrupp i anslutning till styrelsemöte 26 februari samt personalen vid linjen, Canalen samt ledningen direkt den 27 februari. I rapporten anges också att ändringen inte kommer påverka ledningssystemet och SAR. Säkerhetsbedömning FKA har i utredningen identifierat tre frågeställningar som man anser kopplar till säkerheten och gör bedömningar av dessa. 1. Påverkar förändringen VD:s roll som företrädare för den kärntekniska verksamheten så att det medför negativa konsekvenser? FKA menar att förändringen inte bedöms få några negativa konsekvenser med avseende på VD som företrädare för den kärntekniska verksamheten grundat på att VD kommer vara minst två dagar per vecka på FKA samt att det finns en ställföreträdare i form av vvd och ytterligare ställföreträdare som kan ta rollen om så behövs. Arbetstidsfördelningen, Vattenfallmöten flyttade till anläggningarna och dagliga avstämningar med VD-vVD anses ge nödvändig närvaro och förutsättningar för att VD ska kunna hålla sig informerad. 2. Finns risk för försämringar avseende hur säkerhetsfrågor hanteras i organisationen? FKA anger att den inrättade säkerhetsledningen med driftledningsnivåer med tillämpad överprövningsprincip är en viktig del i att hantera säkerhetsfrågor i organisationen. Driftledningen ansvarar för den säkerhetsmässiga driften av anläggningarna och högsta driftledningens (DL1) beslut i säkerhetsfrågor stöds av en fristående säkerhetsfunktion, dvs. Säkerhets- och kvalitetsavdelningen (FQ). FKA har (vid tiden för anmälan, SSM:s kommentar) fyra personer som är kompetensprövade som DL1: tillförordnad vvd, cf3, ordinarie vvd och tidigare VD som enligt sitt avtal ska stå till förfogande under uppsägningstiden. Dessutom pågick kompetensprövning för chefen Teknikavdelningen (cft) för DL1 samt för ordinarie VD. I och med detta kommer antalet personer som innehar DL1-behörighet att öka. FKA bedömer att det kortsiktigt blir en oförändrad belastning på driftledningsfunktionerna då det även finns redundans för driftledningsfunktionerna DL2 och DL3. FKA bedömer sammantaget att förändringen inte innebär några säkerhetsmässiga konsekvenser för säkerhetsledningen. 3. Finns risk för försämrad säkerhetskultur samt risk för försämrade förutsättningar med avseende på resurser och organisatorisk utformning viktiga för djupförsvaret i stort? FKA bedömer att säkerhetskulturen inte påverkas och att resurssituationen påverkats mycket kortvarigt. Arbetsfördelning som utarbetats mellan VD och vvd menar FKA ger ytterligare uppmärksamhet åt säkerhetsfrågorna inklusive säkerhetskultur. Tillsättande av en ny tillförordnad cf12 har också gjort att resurssituationen återställts. Avslutningsvis tar rapporten upp att en uppföljning av förändringens effekter planeras efter två år enligt FKA:s rutin för organisations och verksamhetsändringar. Säkerhetsgranskning Primär säkerhetsgranskning Den primära säkerhetsgranskningen (PSG) av ändringen [5] lyfter att tillsättning av en gemensam VD för FKA och RAB är en förändring av styrning och ledning med avseende

6 Sida 6 (15) på resurser, men att tillsättningen inte utgör en strukturell organisatorisk förändring. Granskningen menar också att tillsättningen av en gemensam VD inte påverkar företagets ledningsfilosofi och inte heller företagets säkerhetsledning genom att vvd intar VD:s position vid VD:s frånvaro. Granskningen har inte heller identifierat några behov av förändringar i SAR. Vidare lyfter PSG avseende en eventuell påverkan på säkerhetskulturen att säkerhetskultur inte är en strukturell fråga utan utgörs av attityder och inställning hos personer i företagets ledning och i organisationen som helhet. PSG anser därför att det i dagsläget inte finns något som tyder på att säkerhetskulturen kommer att försämras genom tillsättning av en gemensam VD. PSG ser också positivt på att ändringen kan utveckla erfarenhetsutbytet med RAB. PSG anser vidare att för att verifiera att ledningsfilosofi och säkerhetsledning fungerar på avsett vis enligt ledningssystemet bör ordinarie program för interngranskning kompletteras med granskning av säkerhetsledningen under åren 2014 och PSG:s bedömning är att granskad organisationsutredningsrapport följer FKA:s rutin för organisations och verksamhetsförändringar [3] samt att den kärntekniska verksamheten, hantering av säkerhetsfrågor och säkerhetskulturen inte påverkas negativt av tillsättningen av en gemensam VD för FKA och RAB. Baserat på redovisat underlag tillstyrker PSG ärendet och förordar att ordinarie program för interngranskning kompletteras med granskning av säkerhetsledningen under åren 2014 och Fristående säkerhetsgranskning Den fristående säkerhetsgranskningen (FSG) av ändringen [8] bedömer att PSG har genomförts med erforderlig bredd och djup och att säkerhetsfrågorna har identifierats och bedömts på ett relevant sätt. Vidare menar man att granskningen är genomförd med god kompetens inom säkerhetsledning och organisation. FSG har främst inriktats mot säkerhetsledning och styrning med inriktning mot den kärntekniska verksamheten. Tre frågor har identifierats och analyserats. 1. Hur påverkar VD:s delade roll som företrädare av driftledningsfunktionen (DL1 funktion) FKA:s säkerhetstillsyn? FSG lyfter att det för säkerhetsstyrning finns en driftledning som är separat från den ordinarie linjeorganisationen. De olika driftledningsrollerna är väl inarbetade i företagets rutiner och struktur. Granskningen menar att förändringen påverkar VD:s roll som företrädare av DL-funktionen på grund av en lägre närvaro på plats. Kompetent ersättare finns alltid då VD ej kan närvara vid anläggningen. Antalet DL1-behöriga har utökats och tillsättningen av en gemensam VD ändrar inga principer för ledning och säkerhetstillsyn. FSG gör bedömningen att DL1-funktionen kan upprätthållas med bibehållen säkerhet. 2. Finns det några motsättningar med delat VD-ansvar kopplat mot kärntekniklagens reglering av tillståndshavare (TH)? FSG lyfter fram att FKA är tillståndshavare och att VD är tillståndsföreträdare. Avseende möjlighet för tillståndshavaren att ta initiativ beträffande driften på såväl det tekniska som organisatoriska området så anser FSG detta omhändertaget under fråga 1. Men tillståndshavaren (tillståndsföreträdaren) ska också ha möjlighet att själv, utan några inskränkningar, kunna ta de initiativ och besluta om säkerhetshöjande investeringar i anläggningen, som krävs för att säkerheten ska kunna hållas på en hög nivå. Då tillståndsföreträdaren för RAB och FKA nu är en och samma person finns det både fördelar men också nackdelar med detta anser granskningen. Fördelar kan exempelvis nås genom säkerhetshöjande upphandlingar av gemensam karaktär, vilket kan skapa utrymme

7 Sida 7 (15) för mer säkerhetshöjande investeringsmedel. En nackdel kan tänkas vara om tillståndsföreträdaren tvingas prioritera angående investeringar mellan RAB och FKA. I detta fall skulle en enskild företrädare kunna tänkas bevaka egna frågor med större kraft. FSG gör bedömningen att det inte behöver finnas några säkerhetsmässiga motsättningar med ett delat VD-ansvar, i jämförelse med en enskild VD, kopplat mot kärntekniklagens reglering av tillståndshavare. 3. Är arbetsfördelningen mellan VD och vvd tillräckligt tydlig gällande säkerhetsmässiga frågor? FSG konstaterar att forum kring säkerhet och säkerhetsledning är prioriterade och fördelade mellan VD och vvd. Granskningen menar att kommunikationsförmågan mellan VD och vvd kommer att bli en av de viktigaste faktorerna för detta koncept. vvd-rollen har tidigare fokuserat på strategiska frågor och detta konstateras också vara ett fortsatt huvudfokus. FSG anser att det finns en viss farhåga för att strategifrågor inte får samma prioritet som tidigare då vvd kommer ersätta VD i högre grad än tidigare. På grund av att vvd-rollen blir en delvis annan lyfter FSG att det kan finnas behov av en tydligare rollbeskrivning/befattningsbeskrivning som klargör hur långsiktiga och strategiska säkerhetsfrågor kan vidmakthållas. Det framgår inte på detaljnivå hur tidsfördelningen kommer se ut mellan dagligt operativt arbete och övriga styrgrupper, kommittéer och möten. Vidare tar FSG upp att FKA har sett mer av centralstyrning från huvudägaren Vattenfall. Detta ser FSG delvis som förståeligt och försvarbart eftersom en ökad samverkan och samarbete mellan FKA och RAB kan ge större samordningsvinster och även säkerhetsmässiga fördelar. FSG noterar dock att det mindre positiva är att beslut som fattas av huvudägaren inte per automatik hanteras enligt de regler och den styrning som gäller för den kärntekniska verksamheten. FSG poängterar avseende aktuell ändring att beslut har fattats innan förankring och dialog har genomförts. Vidare lyfts även tidigare erfarenheter från direktiv om projektledningsmodeller och förslag till beslutsmodeller vid anläggningsändringar som exempel på fall där beslut fattats på motsvarande sätt. Ett stärkt samarbete mellan FKA, RAB och huvudägaren Vattenfall förutsätter en dialog före beslut gällande frågor av säkerhetsmässig karaktär, menar FSG. FSG kan i nuläget inte bedöma huruvida säkerhetskulturen utvecklas, bibehålls eller degraderas utan stöder kommentar från PSG om att planera in interngranskning avseende ledningsfilosofi och säkerhetsledning. FSG identifierar också att den nya arbetssituationen för VD sannolikt ökar stressnivån samt lyfter att det finns en stark koppling mellan stress och felaktiga beslut. Även långvarig stress kommenteras som kan leda till utmattningsfenomen och sjukskrivning. FSG menar att detta naturligtvis är individberoende, men pekar också på att styrelsen och specifikt styrelseordförande bör följa upp detta. Sammantaget bedömer FSG att tillsättandet av en delad VD-funktion inte negativt påverkar FKA:s förmåga att utöva säkerhetstillsyn av den kärntekniska verksamheten med minst bibehållen säkerhet. Vidare bedömer FSG i nuläget att ett delat VD-skap mellan FKA och RAB inte är en långsiktigt optimal lösning. I FSG framgår också att denna bedömning gäller förutsatt att nedanstående punkter omhändertas: Ordinarie program för interngranskning kompletteras med granskning av säkerhetsledning under åren 2014 och Att en befattningsbeskrivning/analys eller liknande tas fram för vvd-rollen.

8 Sida 8 (15) I denna beskrivning bör det göras en helhetsvärdering utifrån alla vvd:s arbetsuppgifter. Samt hur långsiktighet och strategiska säkerhetsfrågor vidmakthålls. Motivet till förändringen är att stärka samarbetet mellan FKA, RAB och huvudägaren Vattenfall. För att skapa möjlighet till att följa upp och utvärdera detta rekommenderas att en uppföljningsbar nulägesbeskrivning tas fram. Åtgärdsplan VD beslutade att det skulle tas fram en åtgärdsplan som omfattar åtgärder och kommentarer från säkerhetsgranskningen. Säkerhetscheferna vid FKA och RAB ansvarade för att ta fram denna åtgärdsplan [11]. För FKA:s del gäller Åtgärdsplan för delad VD-skap [9]. I åtgärdsplanen uppges att följande gäller för föreslagna åtgärder: - Uppföljande interngranskningar 2014 och FKA kompletterar sitt ordinarie program för interngranskning med granskning av säkerhetsledning under både innevarande år och under Denna åtgärd kommer samordnas med RAB och granskningsresurser tas in från både Vattenfall och RAB. Slutdatum för respektive granskning är och Befattningsbeskrivning vvd. Denna befattningsbeskrivning/analys ska omfatta en helhetsvärdering utifrån alla vvd:s arbetsuppgifter samt hur långsiktighet och strategiska säkerhetsfrågor vidmakthålls. Denna åtgärd ska samordnas med motsvarande åtgärd RAB och skulle enligt planen har varit klart Nulägesbeskrivning. Ta fram en nulägesbeskrivning för att skapa möjlighet till att följa upp och utvärdera motivet till förändringen, dvs. att samarbetet mellan FKA, RAB och huvudägaren Vattenfall ska stärkas. Detta ska vara klart Den färdigtid som angavs för befattningsbeskrivning vvd i åtgärdsplanen försköts något och ny tid för denna åtgärd beräknades till slutet av året [11]. Fastställd befattningsbeskrivning för vvd inkom dock till myndigheten redan [12]. Befattningsbeskrivningen anger vvd:s ansvar och arbetsuppgifter baserade på beslutad arbetsfördelning mellan VD och vvd och beskriver de uppgifter och forum som gäller för vvd. Dokumentet anger också kompetensbehov och kvalifikationer för aktuella ansvarsområden och arbetsuppgifter. vvd uppgav i intervju [13] att det varit viktigt att hitta formerna för fördelningen av arbetsuppgifterna samt att se över belastningen på VD. Detta gällde inte minst hur man kan minska antalet rapporterande funktioner till VD. Detta har gjort att FKA även inrättat en VD-stab som leds av vvd där några tidigare till VD direktrapporterande funktioner nu återfinns. Även Forsmarks skola har lagts över från VD:s ansvar till Personalchefen. Vid intervju uppgav vvd också att cft tillträder som ny vvd den 1 oktober och nuvarande tillförordnad vvd återgår som cf12. I intervjun framkom också att FKA håller på att ta fram beskrivning för VD-stabens arbete. FKA arbetar även med framtagning av en nulägesbeskrivning enligt åtgärdsplanen [13]. Denna beskrivning är ej fastställd ännu, men omfattar enligt intervju hur samarbetet mellan FKA och RAB sett ut hittills. Viss samverkan har förekommit inom olika områden, men denna samverkan har i hög grad varit individrelaterad och ej systematisk. Exempel är samverkan mellan F12 och R34 avseende organisation och teknik, samverkan mellan underhållschefer på RAB och FKA samt motsvarande på teknikområdet. Vidare har det förekommit samverkan i Vattenfalls regi i form av så kallade Process Coordination Teams avseende exempelvis underhållsfrågor, dieslar, hantering av revisionsavställningar

9 Sida 9 (15) och produktionsplanering. Utöver detta har FKA och RAB mötts i en mängd forum som rör hela branschen. SSM:s kommentarer SSM konstaterar att den dokumenterade styrning för organisatoriska ändringar som FKA har består av en rutin som är tydlig och relevant för ändamålet och innehåller nödvändiga steg för att hantera organisations- och verksamhetsförändringar. Även avseende säkerhetsgranskning har FKA en dokumenterad styrning som ger goda förutsättningar för såväl PSG som FSG. SSM konstaterar dock att eftersom den nya VD-situationen permanentades utan att organisationen fick möjlighet att använda sig av inarbetade rutiner för organisatorisk ändring har beslutande part därmed satt dessa former för säkerställande av regel- och kravefterlevnad ur spel och FKA har följaktligen inte följt sina egna rutiner. Efter SSM:s begäran om att FKA skulle inkomma med en anmälan om organisatorisk ändring genomförde FKA en organisationsutredning med efterföljande säkerhetsgranskning enligt överenskommet förfarande. Rutinen för organisatorisk ändring användes i den grad detta var möjligt utifrån det faktum att ändringen redan var genomförd när organisationsutredningen gjordes. SSM konstaterar att en lämplig anpassning har gjorts och SSM anser att utredning och säkerhetsgranskning behandlar den redan beslutade lösningen utifrån givna förutsättningar på ett bra sätt. SSM:s uppfattning är att strukturer, ansvar och befogenheter för säkerhetsledning finns tydligt styrt för att säkerställa den säkerhetsmässiga driften av anläggningarna. Vidare kan SSM konstatera att anmälan såväl som befattningsbeskrivning för vvd definierar arbetsfördelningen mellan VD och vvd, inkluderande även huvudfokus och hur befattningshavarna fördelar olika mötesforum. Det har dock gått över sju månader sedan förändringen och att det inte fastställts någon ny befattningsbeskrivning för vvd förrän helt nyligen kan anses vara väl lång tid. Då FKA fokuserat på att formerna för det delade VD-skapet och att arbetsfördelning mellan VD och vvd får vettiga former och att det även gjorts en översyn av VD:s belastning avseende direktrapporterande befattningar kan den långa tidsrymden förstås till viss del. Inrättandet av en VD-stab kan också ses som helt i linje med FKA:s strävan att forma förutsättningarna för det delade VD-skapet och SSM anser detta vara en genomtänkt justering i ledningsstrukturen. SSM konstaterar vidare att ny vvd tillträder och ser positivt på att befattningsbeskrivningen för vvd fastställdes. SSM konstaterar vidare avseende förutsättningar för VD, utöver den arbetsfördelning som kommenteras ovan, att arbetstidsfördelningen mellan Forsmark och Ringhals hanteras. Att även vissa Vattenfallmöten har beslutats genomföras ute på de två anläggningarna är också en åtgärd för att skapa bättre förutsättningar för VD att hantera det delade VDskapet som ett led i att kunna hålla sig bättre informerad och kunna upprätthålla en större närvaro på de båda anläggningarna. Detta ser SSM som en tilltalande lösning. Det delade VD-skapets förutsättningar att kunna vara väl insatt och grundad i frågeställningar för att kunna överpröva ställningstaganden och beslut väcker naturligtvis frågor. Rollen är utmanande och inte optimal. I synnerhet inte när en person är DL1 vid två kärnkraftverk med sammanlagt sju reaktorer av olika typ och generation fördelat på två geografiskt skilda platser. Detta gör att det kan vara svårt att sätta sig in i alla aspekter och skapa sig en egen bedömning utan att vara alltför beroende av andras kunskap och bedömningar. När DL1 sätts på prov rör det sig också oftast om komplexa frågeställningar

10 Sida 10 (15) och svåra överväganden. Detta torde inte vara en eftersträvansvärd situation för någon organisation inom säkerhetskritisk verksamhet. Föreliggande situation ställer därför ytterst höga krav på personliga egenskaper i kombination med relevant och gedigen erfarenhet för den person som ska inneha en sådan VD-befattning samt att det finns gedigna former för arbetsdelning mellan VD och vvd eftersom den sistnämnde nu får en tung roll. Den arbetsbelastning detta delade VD-skap kan komma att innebära för framförallt VD men även vvd är svåra att bedöma. FSG lyfter att de inte ser ett delat VD-skap som en långsiktigt optimal lösning, något som SSM håller med om. Det är också svårt att överblicka förutsättningarna på längre sikt. En stor börda läggs på VD och även på vvd. Förutsättningarna för nuvarande delade VDskap kan också ifrågasättas ur flera perspektiv. FSG tar upp stresspåverkan kopplat till beslut och hög stressnivå över tid som kan leda till olika former av hälsoproblem. Säkerhetsledningsansvar för sju reaktorer, ett högt tryck på att kunna informera sig, läsa in sig på stora mängder ärenden och det resande som krävs av VD etc. gör VD-rollen i nuvarande form ytterst utmanande. SSM undrar om inte nuvarande modell blir tämligen sårbar då den kan tyckas vara skapad för en specifik person. Uppdraget att inneha ett delat VD-skap skulle i förlängningen också kunna påverka förmågan att fullt ut fungera i rollen. SSM ställer sig också bakom FSG:s farhåga avseende om strategifrågor kommer få samma prioritet som tidigare samt att det delade VD-skapet innebär att VD kan tvingas prioritera mellan investeringar mellan FKA och RAB. Det finns således ett antal inneboende aspekter i vald lösning som måste värderas över tid. Även om det inte behöver finnas säkerhetsmässiga motsättningar i det delade VD-skapet jämfört med en enskild VD måste detta varsamt övervakas och justeringar göras om så skulle visa sig vara fallet. SSM instämmer i FSG:s kommentar att det inte går att bedöma huruvida säkerhetskulturen utvecklas, bibehålls eller degraderas. Det gäller för organisationen att alltid vara vaksam på om kulturen påverkas av olika förhållanden och när en verksamhets högste chef byts får det alltid någon form av påverkan. Att FKA avser göra kompletteringar till sina internrevisionsplaner och genomföra två specifika uppföljande granskningar inriktade mot ledningsfilosofi och säkerhetsledning ser SSM mycket positivt på. Även att utredningen pekar ut att en uppföljning av den organisatoriska ändringen planeras genomföras efter två år, enligt ordinarie rutin, är också något SSM stödjer och anser vara mycket angeläget att detta genomförs. Förhållandet att den beslutade permanenta lösningen av VD-skapet för FKA beslutades utan beredning är anmärkningsvärd. Att en VD slutar med omedelbar verkan och att styrelsen måste tillse att en ny VD finns för verksamheten är inte konstigt. Tillsättandet av en tillförordnad VD för FKA som också var VD för RAB innebar en ny företeelse, men sågs av såväl FKA som RAB som en tillfällig lösning som kunde accepteras ur ett säkerhetsperspektiv. FSG lyfter att en förankring och dialog före beslut om att permanenta lösningen, som ska ses som beslut i en fråga av säkerhetsmässig karaktär, inte förekom. SSM anser att beslutsfattare innan beslutet om att tillsätta den tillförordnade VD:n som ordinarie VD vid FKA med bibehållet delat VD-skap borde ha diskuterat lösningen med organisationen och utrett frågan enligt gängse rutiner. Detta hade också troligen renderat en anmälan till myndigheten.

11 Sida 11 (15) Bedömning av kravuppfyllnad SSM gör följande bedömningar av kravuppfyllnad: SSMFS 2 kap 8, första stycket Den kärntekniska verksamheten ska ledas, styras, utvärderas och utvecklas med stöd av ett enhetligt ledningssystem som är så utformat att kraven på säkerhet, strålskydd och fysiskt skydd tillgodoses samordnat med övriga krav på verksamheten. Ledningssystemet, inklusive tillhörande rutiner och instruktioner, ska hållas aktuellt och vara dokumenterat. SSM bedömer att FKA uppfyller kravet i stort inom avgränsat granskningsområde, men har identifierat en brist. SSM konstaterar att det finns relevant och tydlig styrning för organisatoriska ändringar samt adekvat styrning i ledningssystemet för säkerhetsgranskning. Vidare konstaterar SSM att det finns en tydlig struktur och styrning för säkerhetsledning med driftledningsnivåer med tillämpad överprövningsprincip som hålls intakt även efter ändringen. SSM konstaterar att FKA har en fastställd befattningsbeskrivning för vvd, men att en sådan kanske kunde tagits fram tidigare. Den övergripande arbetsfördelning avseende mötesforum och huvudfokus som finns beskriven i anmälan samt att VD och vvd har dagliga avstämningar har dock säkerligen fungerat på ett plan. FKA har också varit mån om att hitta formerna för arbetsfördelningen och tagit tid på sig för detta innan man formaliserat vvd:s roll. SSM ser positivt på att en befattningsbeskrivning för vvd tagits fram inför att ny vvd tillträder. SSM konstaterar också att FKA inte följt sina gängse rutiner avseende organisatorisk ändring då det delade VD-skapet beslutades som permanent lösning utan att en organisationsutredning genomförts. SSM bedömer därmed att FKA brustit avseende att följa sina rutiner för organisationsändring. SSMFS 2 kap 9, punkt 2 Tillståndshavaren ska se till att ansvar, befogenheter och samarbetsförhållanden definieras och dokumenteras för den personal som arbetar med uppgifter av betydelse för säkerheten i den kärntekniska verksamheten SSM bedömer att FKA uppfyller kravet. Avseende säkerhetsledning konstaterar SSM att det finns tydligt definierade säkerhetsansvar för den säkerhetsmässiga driften av anläggningarna. Den i anmälan angivna arbetsfördelningen mellan VD och vvd kan anses övergripande täcka definierade ansvar och befogenheter på den högsta nivån och detta har också styrkts av en fastställd befattningsbeskrivning för vvd. Det har tagit tämligen lång tid att ta fram denna befattningsbeskrivning, men att VD och vvd har daglig kontakt och regelbundna möten kompenserar dock detta till viss del. SSM anser också att det inte är fel att FKA velat hitta bra former för arbetsfördelningen och antal personer som direktrapporterar till VD.

12 Sida 12 (15) 2 kap 9, punkt 4 Tillståndshavaren ska se till att beslut i säkerhetsfrågor föregås av en tillräcklig beredning och rådgivning så att frågorna blir allsidigt belysta SSM bedömer att FKA i stort uppfyller kravet, men har identifierat en brist. SSM konstaterar att det finns en tydlig struktur för säkerhetsledning med driftledningsnivåer med tillämpad överprövningsprincip som ger förutsättningar för att beslut i säkerhetsfrågor bereds och ges en allsidig belysning. Denna struktur står orörd i den nya VD-situationen. Vidare stöds högsta driftledningens (DL1) beslut i säkerhetsfrågor av en fristående säkerhetsfunktion, FQ. Efter det att SSM begärt att ny VD-situation skulle anmälas gjordes detta och nuvarande förhållande med delat VD-skap har beretts på ett bra sätt utifrån givna förutsättningar. Att tillståndshavaren själv inte beredde den nya VD-situationen innan det blev en permanent lösning med hjälp av sin organisation och dess rutiner för organisationsändringar kan ses som anmärkningsvärd. VD har säkerhetschef och säkerhetsavdelning som sitt stöd och om detta stöd hade använts är det sannolikt att FQ föreslagit en djupare genomlysning av situationen. Tolkning av krav och nya förhållanden kan leda fram till olika slutsatser med efterföljande beslut. Den säkerhetsvärdering av VD-situationen FKA gjorde i samband med att man fått en tillförordnad VD, där VD-skapet var delat med RAB, gjordes utifrån ett kortsiktigt perspektiv och i tron att denna lösning endast var temporär. När situationen permanentades blev förhållandet ett nytt. SSM anser att tillståndshavaren borde ha insett att detta tarvade en anmälan till myndigheten eller i alla fall en utredning av eventuell säkerhetspåverkan och av effekten av rollförändringar innan själva genomförandet. SSM bedömer att FKA brustit i att bereda och allsidigt belysa frågan om ett permanent delat VD-skap innan beslut om detta fattades. SSMFS 2 kap 9, punkt 6 Tillståndshavarna ska se till att den som arbetar i den kärntekniska verksamheten ges de förutsättningar som behövs för att kunna arbeta på ett säkert sätt SSM bedömer att FKA uppfyller kravet. Den arbetsfördelning som beskrivits i anmälan för VD och vvd anger ansvar, befogenheter, huvudfokus samt fördelning av mötesforum. Vidare konstaterar SSM att VD har dagliga avstämningar med vvd och veckovisa avstämningar med cfq. Antal personer som direktrapporterar till VD har också reducerats. Arbetstiden fördelas mellan Forsmark och Ringhals och vissa Vattenfallmöten har förlagts till anläggningarna. Allt detta ger förutsättningar för att VD ska kunna hålla sig informerad, fungera i sin befattning och ta sitt ansvar som tillståndsföreträdare. Förutsättningarna för VD att kunna överpröva ställningstaganden och beslut i säkerhetsfrågor är dock inte optimala. När DL1 sätts på prov rör det sig också oftast om komplexa frågeställningar och svåra överväganden. Personliga egenskaper och en omfattande erfarenhet blir oerhört viktigt för den person som ska inneha en sådan VDbefattning. Den arbetsbelastning detta delade VD-skap kan komma att innebära för framförallt VD men även vvd är svåra att bedöma. SSM bedömer att förutsättningarna finns för såväl VD som vvd i ett kortsiktigt perspektiv. Att en befattningsbeskrivning för vvd nu är klar ser SSM positivt på. Förutsättningar för att upprätthålla FKA:s säkerhetsledning under alla förhållanden finns också genom ett utökat antal DL1-

13 Sida 13 (15) behöriga. Nuvarande delade VD-skap kommer dock fullt ut att prövas då det inträffar en större händelse eller något annat betydande förhållande. FSG har lyft i sin granskning att de inte ser ett delat VD-skap som en långsiktigt optimal lösning. SSM instämmer i detta. Förutsättningarna på längre sikt är svåröverskådliga. Förutsättningarna för nuvarande delade VD-skap kan ifrågasättas i längden ur såväl arbetsbelastning och stress kopplat till beslutsfattande som ur ett hälsoperspektiv. Säkerhetsledningsansvar för sju reaktorer, ett högt tryck på att kunna informera sig, läsa in sig på stora mängder ärenden och det resande som krävs av VD etc. gör VD-rollen i nuvarande form ytterst utmanande. Detta gör att vald modell blir tämligen sårbar då det kan vara svårt att hitta en ersättare till nuvarande VD. Ett sådant uppdrag skulle i förlängningen också kunna påverka förmågan att fullt ut fungera i rollen. SSMFS 4 kap, 5, första stycket Tekniska och organisatoriska ändringar i en anläggning påverkar de förhållanden som har angivits i säkerhetsredovisningen och principiella ändringar i säkerhetsredovisningen ska, innan de får tillämpas, vara säkerhetsgranskade enligt 3 samt anmälda till Strålsäkerhetsmyndigheten SSM bedömer att FKA uppfyller kravet, men har identifierat en brist. SSM konstaterar att den anmälan med genomförd organisationsutredning samt säkerhetsgranskning som inkommit till myndigheten genomlyser adekvat den ändring som den nya VD-situationen utgör. SSM konstaterar också att FKA planerar genomföra en uppföljning av den organisatoriska ändringen efter två år samt två interngranskningar med fokus på säkerhetsledning under 2014 respektive SSM konstaterar dock att tillståndshavaren inte givit organisationen möjlighet att bereda organisationsändringen enligt gängse rutiner innan ändringen genomförts. Efter att SSM begärt att en anmälan skulle göras gjordes denna enligt normal procedur men utifrån givna förutsättningar, dvs. en given lösning för VD-situationen. SSM inser svårigheten att göra detta och förstår att en anpassning av organisationsutredningen krävdes då befintlig instruktion inte kunde vara fullt tillämpbar. SSM bedömer att den inkomna anmälan samt säkerhetsgranskningar håller hög kvalitet. SSM anser att det är av yttersta vikt att tillståndshavarens organisationsdelar samt den styrning och rutiner som finns framtagna för verksamheten verkligen används av tillståndshavaren i samtliga fall. Att den nya VD-situationen inte sågs som anmälningspliktig av tillståndshavaren kan bero på att en tolkning av kravet gjorts med fokus på ändring i säkerhetsredovisningen. Om beslut om tillsättning av ny VD diskuterats med FQ hade troligen en annan tolkning gjorts. I sin anmälan anger FKA att SSM förhandsinformerats om ändringen i början av februari. SSM inser att den diskussion som fördes vid detta möte kan ha medfört att FKA kan ha uppfattat att SSM blivit tillräckligt informerade. SSM vill dock tydliggöra att tillståndshavarna inte kan tillgodoräkna sig det som sägs på ett möte som en anmälan eller anta att det i och med mötet inte behövs en anmälan. SSM ger inga formella svar på förfrågningar eller förhandsinformation vid ett möte. SSM bedömer att FKA brustit i att anmäla den beslutade permanenta VDsituationen till myndigheten och att så gjordes först efter att SSM begärt detta.

14 Sida 14 (15) SSMFS 4 kap 3 en säkerhetsgranskning enligt bestämmelserna i dessa föreskrifter ska utföras för kontroll av att tillämpliga säkerhetsaspekter är beaktade, och att tillämpliga säkerhetskrav på anläggningens konstruktion, funktion, organisation och verksamhet är uppfyllda. SSM bedömer att FKA uppfyller kravet. SSM konstaterar att såväl primär som fristående säkerhetsgranskning genomförts på ett vederhäftigt sätt och hanterat relevanta aspekter av granskat förhållande på ett systematiskt sätt med fokus på säkerheten. Vidare har FKA tagit fram en åtgärdsplan som omfattar säkerhetsgranskningens åtgärder och kommentarer och deras hantering. Samlad bedömning Att en och samma person är VD för två tillståndshavare är en ny företeelse inom svensk kärnkraft. Detta innebär också att en och samma person är DL1 vid två kärnkraftverk med sammanlagt sju reaktorer av olika typ och generation. Detta är en stor utmaning. I synnerhet om detta ansvar är uppdelat på två geografiska platser med delad tid för de två organisationerna. I denna granskning kan SSM konstatera att styrelsens beslut att permanent tillsätta en VD vid FKA, som också är VD vid RAB, fattats utan att följa befintliga rutiner för hantering av ändringar. SSM bedömer att FKA har agerat enligt sina rutiner efter det att SSM begärde att detta förhållande skulle anmälas som en organisationsändring. Beslutet om ny VD i sig ska givetvis fattas av styrelsen. Men när beslut fattas som bryter mot tidigare tradition och form eller skulle kunna ha påverkan av olika slag måste dessa eventuella effekter på organisationen vara en fråga för berörd tillståndshavarorganisation och dess rutiner som är implementerade för att säkerställa att krav och regler följs. SSM anser att det är av yttersta vikt att styrelsen och/eller huvudägaren när dessa fattar beslut som involverar berörd tillståndshavarorganisation ser till att denna kan göra en bedömning av säkerhetspåverkan. SSM:s samlade bedömning är att FKA i stort lever upp till samtliga krav som granskningen omfattat och att VD:s roll som företrädare för den kärntekniska verksamheten har förutsättningar att upprätthållas. SSM har dock identifierat brister i form av att fullborda en ändring utan att bereda och allsidigt belysa denna ändring eller anmäla denna till myndigheten. Vidare bedömer SSM att säkerhetspåverkan av aktuellt fall är liten i det korta perspektivet då struktur för säkerhetsledning hålls intakt och arbetsfördelning finns för VD och vvd. I det längre perspektivet är det svårare att avgöra vilken säkerhetspåverkan vald lösning kan ha. SSM menar också att det är först i den stund en större händelse eller förhållande inträffar som kräver högsta ledningens involvering som det delade VD-skapet fullt ut prövas. Då ändringen innebär ett nytt sätt att se på vad VD-rollen innebär och vilka förväntningar som kan ställas på denna samt att ändringen skett utan att ha beretts på erforderligt sätt är det av yttersta vikt att FKA (och RAB) noggrant följer upp effekterna av ändringen i syfte att säkerställa att säkerheten inte påverkas negativt på längre sikt.

15 Sida 15 (15) Referenser 1. Forsmarks Kraftgrupp AB Säkerhetsvärdering med anledning av personalförändring i ledningsfunktionen, FQ , Begäran om anmälan av organisatorisk ändring, SSM , Forsmark - Anmälan om organisatorisk ändring enligt 4 kap. 5 SSMFS 2008:1 Angående förändrad VD-situation, FQ , Forsmark Kraftgrupp AB Organisationsutredning med anledning av personalförändringar i ledningsfunktionen, FKA , Primär säkerhetsgranskning Tillsättning av gemensam VD för Forsmark och Ringhals, F , Granskning av kompetensprövning av VD som driftledning nivå 1, SSM Tillsynsrapport, SSM , Rutin för organisations- och verksamhetsförändringar, F-I-286, Rev 9, Forsmark Fristående säkerhetsgranskning Tillsättning av gemensam VD för Forsmark och Ringhals, FQ , Rev 0, Åtgärdsplan med avseende på delad VD-skap, FKA , Rev 0, Forsmark Säkerhetsgranskning, F-I-824, Rev 32, Telefonintervju med cfq Niclas Metzén Kompetens- och befattningsbeskrivning för FC, F-I-3283, Rev 0, Telefonintervju med tillförordnad vvd FKA P-G Nilsson, samt Sändlista: FKA För kännedom: ck. ckx, ASK, Markus Forsberg, Jan Gällsjö, Kristina Keltler-Mossberg, Klas Idehaag, Yvonne Liljeholm, Karin Lindström, Per Chaikiat, Anna Bärjegård, Petra Hansson