Granskning av Ringhals AB:s anmälan av organisatorisk ändring avseende VD-situationen

Transkript

1 Tillsynsrapport Datum: Er referens: Diarienr: SSM Granska i tillsyn Ringhals AB Ansvarig handläggare: Per Chaikiat, KM Arbetsgrupp: Anna Bärjegård KM, Lars Axelsson KM Samråd: Leif Karlsson ckd, Siv Larsson KD Godkänt av: Anne Edland, ckm Granskning av Ringhals AB:s anmälan av organisatorisk ändring avseende VD-situationen Sammanfattning Den 26 februari 2014 genomfördes en organisatorisk ändring som innebar att Ringhals AB:s (RAB) VD även fick uppdraget som VD för Forsmark Kraftgrupp AB (FKA). När SSM fick information om att RAB genomfört föreliggande organisatoriska ändring begärde SSM [1] en anmälan av denna då SSM ansåg att ändringen var av sådan art att den faller under SSMFS 2008:1, kap. 4, 5. Anmälan [2] av ändringen inkom till myndigheten I denna granskning kan SSM konstatera att styrelsens beslut att tillsätta RAB:s VD som permanent VD även för FKA fattats utan att använda RAB:s rutiner för hantering av ändringar. SSM anser att det är av yttersta vikt att styrelsen och/eller huvudägaren involverar berörd tillståndshavarorganisation för att göra en bedömning av säkerhetspåverkan när styrelsen och/eller huvudägaren fattar beslut. SSM:s samlade bedömning är att RAB i stort lever upp till merparten av de krav som granskningen omfattat. Dock har RAB i det aktuella ärendet inte levt upp till kravet på att beslut i säkerhetsfråga ska föregås av tillräcklig beredning och rådgivning. Tillståndshavaren kan inte sägas ha berett frågan om ny VD-situation i tillräcklig omfattning innan genomförd ändring. RAB har även i det aktuella ärendet brustit i kravuppfyllande gällande kravet på att verksamheten ska ledas, styras, utvärderas och utvecklas med stöd av ett ledningssystem så utformat att kraven på säkerhet tillgodoses. Detta då RAB inte använt befintlig rutin för organisations- och verksamhetsförändringar vilken SSM anser tillämpbar för denna förändring. RAB har inte heller anmält ändringen till SSM innan genomförande utan först efter att SSM påtalat behovet av detta. Även detta bedömer SSM är en brist i kravuppfyllnad gällande kravet på anmälan av ändringar. SSM bedömer att RAB har agerat enligt sina rutiner sedan SSM begärde att detta förhållande skulle anmälas som en organisationsändring. Då anmälan väl beretts och Strålsäkerhetsmyndigheten Swedish Radiation Safety Authority SE Stockholm Tel: E-post: registrator@ssm.se Solna strandväg 96 Fax: Webb: stralsakerhetsmyndigheten.se

2 Sida 2 (13) senare skickats in till SSM bedömer SSM att detta gjorts med förväntad kvalitet under de förutsättningar som givits. Vidare bedömer SSM att säkerhetspåverkan av ändringen är liten i det korta perspektivet då struktur för säkerhetsledning hålls intakt och arbetsfördelning finns för VD och vvd. I det längre perspektivet är det svårare att avgöra vilken säkerhetspåverkan vald lösning kan ha. Då ändringen innebär ett nytt sätt att se på vad VD-rollen innebär och vilka förväntningar som kan ställas på den samt att ändringen skett utan att ha beretts på erforderligt sätt är det av yttersta vikt att RAB (och FKA) noggrant följer upp effekterna av ändringen i syfte att säkerställa att säkerheten inte påverkas negativt på längre sikt. Bakgrund Den 26 februari 2014 genomfördes en organisatorisk ändring som innebar att RAB:s VD även fick uppdraget som VD för FKA. När SSM fick information om att RAB genomfört föreliggande organisatoriska ändring begärde SSM [1] en anmälan av denna då SSM ansåg att ändringen var av sådan art att den faller under SSMFS 2008:1, kap. 4, 5. Anmälan [2] av ändringen inkom till myndigheten Denna rapport är resultatet av granskningen av den av RAB inskickade anmälan. Syfte med granskningen Syftet med granskningen var att försäkra sig om att RAB: Har uppfyllt sin egen kravbild i ledningssystemet avseende organisatorisk ändring och följt de nödvändiga stegen i hanteringen av den organisatoriska ändringen med stöd av sin instruktion för denna hantering har värderat och bedömt vilka konsekvenser den genomförda ändringen kan få för säkerheten samt hur RAB säkerställt att ledning och styrning av den kärntekniska verksamheten kommer att upprätthållas i den primära och fristående säkerhetsgranskningen har kontrollerat att tillämpliga säkerhetsaspekter är beaktade och att tillämpliga säkerhetskrav på anläggningens organisation och verksamhet är uppfyllda, samt är dokumenterade i enlighet med SSM:s förväntningar (de allmänna råden till kraven i SSMFS 2008:1 4 kap., 3 ) Förutom att SSM gör en bedömning av huruvida ovanstående punkter genomförts av RAB kommer SSM även att göra en bedömning av kvaliteten och rimligheten i utfallet av ovanstående moment. En viktig del i granskningen är att bedöma om ansvar, befogenheter och samarbetsförhållanden är tydligt definierade och dokumenterade på ledningsnivå, samt att organisationsstrukturen är utformad för att upprätthålla säkerheten. Granskningens genomförande Granskningen genomfördes genom dokumentgranskning av den anmälan [2] som RAB skickade in på uppmaning av SSM [1] samt kompletterande information [3] SSM som efterfrågat i svaret på anmälan [4]. SSM har även lagt till moment i tillsynsinsatser med avsikten att få klarhet i en del frågor gällande framförallt beredningen och genomförandet av ändringen. Granskningen har genomförts i samverkan med Lars Axelsson, KM, som genomför granskningen av den anmälan som FKA skickat in rörande det delade VD-skapet[5].

3 Sida 3 (13) Krav Krav från SSMFS 2008:1 som kan bli aktuella att granska mot är: 2 kap 8, första stycket Den kärntekniska verksamheten ska ledas, styras, utvärderas och utvecklas med stöd av ett enhetligt ledningssystem som är så utformat att kraven på säkerhet, strålskydd och fysiskt skydd tillgodoses samordnat med övriga krav på verksamheten. Ledningssystemet, inklusive tillhörande rutiner och instruktioner, ska hållas aktuellt och vara dokumenterat. 2 kap 9, punkt 2 Tillståndshavaren ska se till att ansvar, befogenheter och samarbetsförhållanden definieras och dokumenteras för den personal som arbetar med uppgifter av betydelse för säkerheten i den kärntekniska verksamheten. 2 kap 9 punkt 4 Tillståndshavaren ska se till att beslut i säkerhetsfrågor föregås av en tillräcklig beredning och rådgivning så att frågorna blir allsidigt belysta. 2 kap 9, punkt 6 Tillståndshavarna ska se till att den som arbetar i den kärntekniska verksamheten ges de förutsättningar som behövs för att kunna arbeta på ett säkert sätt. 4 kap, 5, första stycket Tekniska och organisatoriska ändringar i en anläggning som påverkar de förhållanden som har angivits i säkerhetsredovisningen och principiella ändringar i säkerhetsredovisningen ska, innan de får tillämpas, vara säkerhetsgranskade enligt 3 samt anmälda till Strålsäkerhetsmyndigheten 4 kap 3 En säkerhetsgranskning enligt bestämmelserna i dessa föreskrifter ska utföras för kontroll av att tillämpliga säkerhetsaspekter är beaktade, och att tillämpliga säkerhetskrav på anläggningens konstruktion, funktion, organisation och verksamhet är uppfyllda. Granskningen ska genomföras på ett allsidigt och systematiskt sätt samt vara dokumenterad. Säkerhetsgranskningen skall göras i två steg. Det första steget, den primära granskningen, ska göras inom de delar av anläggningens organisation som ansvarar för den aktuella sakfrågan. Det andra steget, den fristående säkerhetsgranskningen, ska göras inom en för ändamålet inrättad granskningsfunktion, som ska ha en fristående ställning i förhållande till de sakansvariga delarna av organisationen. Analys Organisationsändringen Enligt RAB:s anmälan [2] utsågs Eva Halldén till ny VD för FKA av FKA:s styrelse Hon kvarstår även som VD för RAB. Samma datum utnämndes RAB:s underhållschef Björn Linde att efterträda Björn Sjöström som vice VD (vvd) från och med RAB uppger att VD kommer att fördela sin tid jämnt mellan de två tillståndshavarna varpå tiden på respektive företag kommer att minskas. Utgångsläget är att VD kommer att vara på FKA måndagar och tisdagar och på RAB på onsdagar och torsdagar. Fredagarna kommer att fördelas mellan de två. Anpassning kommer att ske efter behov. De möten och ledningsfora som VD fortsatt kommer att leda kommer att förläggas till dagarna på plats.

4 Sida 4 (13) Vissa aktiviteter på Vattenfalls huvudkontor i Stockholm kommer att prioriteras bort eller förläggas på RAB eller FKA för att öka VD:s tid på anläggningarna. vvd kommer att ta över en större andel uppgifter från VD än vad som ålåg vvd före ändringen. vvd kommer även att i större utsträckning att hantera VD-ärenden då ordinarie VD inte är i tjänst på RAB. Därigenom menar RAB att en resurs kommer att finnas tillgänglig i minst lika stor utsträckning som före ändringen. Av RAB:s anmälan framgår att vvd ersätter VD vid dennes frånvaro och då har samma mandat som VD. Anmälan beskriver även fördelningen mellan VD och vvd avseende deltagande och roller i olika fora. VD:s huvudfokus är säkerhetsledning som företrädare för den kärntekniska verksamheten samt samordning mellan FKA och RAB. vvd uppges ha huvudfokus på säkerhetsledning vid VD:s frånvaro, daglig operativ drift samt strategiska frågor. RAB beskriver även att VD avlastats genom att ett antal av dennes nuvarande åtaganden i organsationen tagits bort och lagts på andra personer/funktioner, såsom ordförandeskap och sponsorskap för olika satsningar internt och styrelseuppdrag och strategiarbete externt och inom Vattenfall. Även vvd har avlastats från vissa arbetsuppgifter vilka fördelats på andra personer i ledningsgruppen för att förbättra förutsättningarna att kunna agera i den nya rollen. Motiven till organisationsändringen RAB uppger att motivet till beslutet att ha samma person som VD för båda kärnkraftverken är att stärka samarbetet mellan FKA, RAB och huvudägaren Vattenfall. En bakomliggande faktor som anges är marknadssituationen avseende elkraft som gör att effektiv användning av resurser får ytterligare tyngd. Ytterligare motiv som anges är att lösningen uppges öka möjligheterna till starkare styrning, snabbare beslutsvägar samt en snabbare och mer effektiv hantering av allehanda frågor. En ytterligare drivkraft för förändringen var att stärka samordningen av reviderade och nya föreskrifter. Med detta menar RAB främst tolkning av krav med tillhörande allmänna råd, val av och utformning av åtgärder för respektive anläggning samt implementering av dessa. En mer likriktad tolkning bedöms även underlätta förståelsen mellan och inom RAB och FKA samt förenkla dialogen med leverantörerna. RAB:s konsekvens- och riskanalys samt värdering av åtgärder I RAB:s anmälan bilaga 1 [6] har RAB beskrivit genomförandet av den organisatoriska ändringen. Det huvudfrågor som RAB främst har beaktat är hur RAB har hanterat följande frågor så att säkerheten som minst bibehålls: 1. Hur säkerställs VD:s roll som tillståndsföreträdare för den kärntekniska verksamheten på Ringhals? 2. Hur säkerställs vidmakthållen säkerhetsledning i Ringhals? 3. Hur säkerställs implementeringen av och upprätthålls intentionerna med den nya organisationen som trädde i kraft ? 4. Hur säkerställs att det fortsatta arbetet med utvecklingen av ledningssystemet fullföljs? 5. Hur säkerställs bibehållen säkerhetskultur? I dessa fem punkter inkluderas även hantering av de risker som identifierats i den riskbedömning [7] som gjorts av deltagare från ledningsgruppen och representanter från personalorganisationer i mars RAB uppger att en uppföljning av denna riskbedömning och verkan av åtgärder ska göras efter sex månader.

5 Sida 5 (13) Vad gäller fråga 1 så gör RAB bedömningen att förändringen inte kommer att få några negativa konsekvenser med avseende på VD som företrädare för den kärntekniska verksamheten. Denna bedömning baserar RAB på att en tydlig arbetsfördelning gjorts mellan VD och vvd, vilken RAB har beskrivit i sin anmälan. En ny befattningsbeskrivning har tagits fram [8]. I samtal med crq framgick att ett arbete pågår för att tydliggöra vvd-rollen tillsammans med FKA. RAB:s bedömning baseras även på den arbetstidsfördelning mellan verken som tidigare nämnts samt att ytterligare ställföreträdare för VD har utsetts. Fråga 2 besvarar RAB med en hänvisning till att driftledningen (DL) ansvarar för den säkerhetsmässiga driften av anläggningarna. För att säkerställa att den högsta nivån av DL ( DL1) alltid finns tillgänglig har RAB utökat antalet personer som innehar denna funktion. Det finns i dagsläget sex personer förutom VD som är kompetensprövade som DL1. RAB gör utifrån detta bedömningen att förändringen inte innebär några säkerhetsmässiga konsekvenser för säkerhetsledningen. Fråga 3 gällande vilken påverkan ändringen kommer att ha på den organisationsförändring som RAB genomförde vid årsskiftet redovisar RAB att VD kommer att stå kvar som ordförande i styrgruppen, vilken man har beslutat att behålla fram till kommande årsskifte. Nytillträdde vvd kommer att ersätta sin föregångare som föredragande i styrgruppen. Detta ser RAB inte som ett problem då vvd i sin förra roll som chef för underhållsavdelningen sedan tidigare ingått i omorganisationsprojektets styrgrupp och därmed är insatt i frågorna. RAB gör baserat på detta bedömningen att den förändrade situationen för VD inte kommer att påverka den nyligen genomförda omorganisationen. Vad gäller fråga 4 och förändringens påverkan på utvecklingen av ledningssystemet kommer vvd att ersätta sin föregångare i projekt FÖRST:s styrgrupp. Denna uppgift kommer alltså att ligga kvar trots det utökade ansvaret för vvd. RAB gör ingen uttalad bedömning vad gäller detta. För fråga 5 om huruvida förändringen kan ha en negativ påverkan på säkerhetskulturen gör RAB bedömningen att den inte kommer att påverkas. Detta då VD, trots minskad tid för ett närvarande ledarskap, ändå kommer att prioritera detta genom att även fortsättningsvis leda personal- och chefsmöten samt träffa grupper av medarbetare månatligen vid frukostmöten. Dessutom kommer regelbundna enskilda möten med avdelningscheferna att hållas. I övrigt anser RAB att den nya situationen för VD och vvd inte påverkar säkerhetskulturarbetet då ansvaret för att operativt driva och följa upp detta ligger inom chefen för personalavdelningens (crh) ansvarsområde. RAB gör i sin beskrivning av ändringen [6] den sammanfattande bedömningen att förändringen efter hantering av identifierade risker inte innebär negativa säkerhets- och arbetsmiljömässiga konsekvenser. Säkerhetsgranskning Primär säkerhetsgranskning Den primära säkerhetsgranskningen (PSG) har i sin granskning [9] gjort bedömningar utifrån samma frågeställningar som beskrivits ovan. PSG instämmer i de bedömningar som gjorts i beskrivningen av ändringen förutom gällande frågan om ändringen påverkar säkerhetskulturen där PSG anser att ändringen kan ge uppfattningen att ledningen inte lever upp till fastställda förväntningar på att vara närvarande och synlig i verksamheten. PSG menar att satsningen på närvarande och synligt ledarskap utmanas då VD inte är på plats i samma omfattning som tidigare och möjligheten till informella möten och dialoger minskar.

6 Sida 6 (13) Fristående säkerhetsgranskning Den fristående säkerhetsgranskningen (FSG) [10] uppger att då beslutet att genomföra VD-förändringen tagits med kort varsel har RAB varken följt sina gällande rutiner för organisations- och verksamhetsförändringar [11] eller säkerhetsgranskningsprocessen. FSG uppger vidare att specifikationen på lösningen togs fram efter att förändringen trätt i kraft och att inga alternativa lösningsförslag utifrån ett förändringsbehov redovisats. FSG hade önskat att RAB enligt instruktion hade redovisat flera lösningförslag med samma mål där dessa förslag hade kunnat ställas mot varandra. FSG anser vidare att lösningsförslaget borde ha genomgått säkerhetsgranskning innan verkställandet av förändringen. På grund av ovanstående menar FSG att de inte kan bedöma vilken säkerhetspåverkan förändringen kommer att ha i ett längre perspektiv. FSG uppger även att de har synpunkter på det underlag som genomgått säkerhetsgranskningen men att de valt att lägga det på nivån kommentarer samt reflektioner med motiveringen att ett underkännande av ärendet i väntan på förtydligande kan medföra negativ säkerhetspåverkan jämfört med att låta arbetssättet utvecklas och istället fortlöpande följa hur FSG:s kommentarer och reflektioner tas om hand. FSG tillstyrkte ärendet utan förbehåll med ovanstående förklaring men framhöll att de kommentarer och reflektioner som framhållits borde beaktas och åtgärder vidtas för att RAB ska kunna säkerställa säkerheten på längre sikt. Efter att anmälan om ändringen skickats in till SSM har RAB och FKA gemensamt tagit fram en åtgärdsplan [12] för att ta omhand kommentarerna i RAB:s FSG. Nedan återges FSG:s kommentarer samt hur dessa hanterats och bemötts. FSG gör i sin första kommentar bedömningen att sannolikheten ökar för att något onormalt inträffar som kräver VD:s insats då antalet anläggningar och anställda som VD ansvarar för nästan dubbleras. FSG konstaterar även att en stor del av VD:s arbetstid består av fasta möten men kan inte utläsa ur granskat underlag vad detta innebär i tidsomfattning. Utifrån detta gör FSG bedömningen att det finns ett behov av en grundplanering som innebär att störningar på den i övrigt normala och pågående verksamheten begränsas, samtidigt som en sådan planering behöver ge marginaler för att hantera eventuella händelser som kräver VD:s insats. FSG uppger att de inte heller utifrån granskat underlag kan genomskåda hur mycket arbete som lagts över på vvd i praktiken. Denna kommentar rör snarare en oklarhet i hur mycket tid som kommer krävas för uppgifterna än själva uppdelningen av arbetsuppgifterna i sig. I åtgärdsplanen uppger RAB att RAB inte har någon specifik åtgärd för detta och hänvisar till att det finns en arbetsfördelning mellan VD och vvd som kommer att utvecklas succesivt samt att VD ersättare går in vid VD:s frånvaro med samma mandat och befogenheter som VD. Vid intervjuer med medarbetare på RAB har flera uppgivit att de tror att nuvarande VD kommer att klara denna uppgift på grund av dennes personliga egenskaper. Dock uppger flera att de har svårt att se någon efterträdare som skulle klara att axla rollen som VD så som den nu är utformad. I FSG:s andra kommentar gör de bedömningen att det finns ett behov av mer kommunikation kring förändringen både internt och externt och förutsätter att den kommunikationsplan som ska tas fram behandlar båda delar. I åtgärdsplanen uppger RAB att kommunikationsaktiviteter har genomförts och att en artikel i personaltidningen planeras under året. FSG:s tredje kommentar handlar om uppföljning av förändringen och FSG bedömer att den instruktion som finns för uppföljning av organisations- och verksamhetsförändringar

7 Sida 7 (13) inte är möjlig att använda då förutsättningarna för att genomföra en sådan inte finns. Ändringen genomfördes inte på ett sådant sätt att allt underlag för en sådan utvärdering finns. FSG rekommenderar att en nulägesbeskrivning tas fram som kan utgöra en baslinje för uppföljning av förändringen. En sådan lägesbeskrivning möjliggör även ett tydligare ställningstagande om huruvida förändringen är en hållbar lösning. FSG menar att nulägesbeskrivningen bör innehålla information om: Samverkan/samarbetet mellan FKA och RAB så som det ser ut idag, Hur RAB arbetar för att nå en konsekvent DL1 funktion med entydighet och samsyn med ett utökat antal ersättare, Hur högsta ledningen kommer att leva upp till organisationens förväntningar på ett synligt och tydligt ledarskap, samt En värdering av säkerhetskulturen. Ur RAB:s åtgärdsplan efter FSG framgår att RAB planerar att ta fram en nulägesbeskrivning under hösten som ska förbättra möjligheterna till att följa upp och utvärdera förändringen. Den fjärde kommentaren tar upp områden där FSG inte delar värderingarna i riskbedömningen avseende tidsfördelning mellan verken och risk för långtidssjukskrivning samt hur dessa bedömts i förhållande till närliggande risker. Ingen specifik åtgärd anges för denna kommentar men RAB uppger att om VD inte är tillgänglig går ersättare in. I den femte kommentaren lyfter FSG fram behovet av att riskbedömningen bör göras även ur ett FKA-perspektiv på förändringen då situationen på FKA (och även på Vattenfall centralt) rimligtvis har påverkan på RAB. FSG konstaterar även att vvd deltagit i riskbedömningen och kan inte utesluta att utfallet av värderingen kan ha påverkats av detta. Ingen specifik åtgärd uppges för denna kommentar men RAB hänvisar till att åtgärdsplanen tas fram gemensamt för både RAB och FKA. FSG bedömer i sin sjätte kommentar att befattningsbeskrivningen av vvd har vissa brister och anser att en uppdatering bör övervägas i syfte att förtydliga och mer realistiskt beskriva vvd:s arbetsförhållanden. RAB har för avsikt att uppdatera sin befattningsbeskrivning/-analys för vvd-rollen i vilken RAB planerar göra en helhetsvärdering av vvd:s alla arbetsuppgifter samt hur långsiktighet och strategiska frågor vidmakthålls. Denna uppges i åtgärdsplanen bli klar under hösten RAB uppger ytterligare åtgärder i sin åtgärdsplan efter FSG:s kommentarer. Dessa är uppföljning av riskbedömningen under hösten 2014 samt en internrevision av säkerhetsledningen med inriktning på driftledning under RAB uppger i sin anmälan att FSG:s kommentarer kommer att hanteras i den planerade uppföljningen av riskbedömingen, i pågående genomförande av kommunikationsaktiviteter samt månadsvis genomgång och reflektioner kring kommentarerna av VD och vvd. RAB uppger även att uppföljningen av organisationsförändringen 2014 kommer att kompletteras med uppdrag att följa upp och värdera delar av kommentarerna som finns i FSG för förändringen av VD-situationen. SSM:s kommentarer RAB:s hantering av ändringen När SSM fick kännedom om den genomförda organisatoriska ändringen ansåg myndigheten att ändringen var av en sådan principiell betydelse för säkerheten att den skulle anmälas enligt SSMFS 2008:1 4 kap 5. SSM konstaterar att RAB inte har följt sina

8 Sida 8 (13) egna rutiner för hur organisatoriska ändringar ska genomföras. Enligt rutinen borde bland annat flera förslag på lösningar för uppnå motivet till ändringen ha tagits fram för att möjliggöra ett ställningstagande/övervägande av bästa möjliga lösning. SSM anser att det hade varit rimligt och önskvärt att RAB:s styrelse, via VD, konsulterat RQ om hantering av en fråga av denna art då detta tydligt framgår av RAB:s instruktion för organisationsoch verksamhetsförändringar [11]. I denna instruktion framgår att bedömning av eventuell säkerhetspåverkas ska ske i samråd med RQ. I ett sådant fall hade RQ även haft möjlighet att ta ställning till vilken hantering ändringen krävt samt huruvida ändringen skulle anmälas till SSM. I sin anmälan [2] anger RAB att SSM informerats muntligen om ändringen i februari. SSM inser att denna diskussion kan ha medfört att RAB har uppfattat att SSM blivit tillräckligt informerade. SSM vill tydliggöra att tillståndshavarna inte kan tillgodoräkna sig det som sägs på ett möte som en anmälan eller anta att det i och med mötet inte behövs en anmälan. SSM ger inga formella svar på förfrågningar som inte kommer in formellt. Den av RAB valda hanteringen av denna ändring ledde till att FSG inte kunnat agera som önskat utan har blivit styrda av att ändringen redan var genomförd vid tillfället för granskningen. SSM anser att FSG är väl genomförd under de förutsättningar som rådde. Dock hade SSM gärna sett att RAB:s anmälan innehållit ett bemötande av de uppgifter som FSG lämnat som kommentarer. Kommentarerna var av sådan art att de vanligtvis setts som förbehåll vilka rent formmässigt krävt hantering innan FSG:s tillstyrkning av ärendet och därmed redan hade varit omhändertagna vid en anmälan. SSM anser att FSG:s kommentarer är relevanta och ser positivt på att genomförandet av FSG skett med hjälp av extern kompetens då detta potentiellt ökar objektiviteten och allsidigheten i belysningen av säkerhetsfrågorna i ärendet. Av anmälan framgår att RAB avser att bemöta FSG:s kommentarer i uppföljnings- och kommunikationsaktiviteter. Efter att anmälan inkommit till SSM har RAB och FKA gemensamt tagit fram en åtgärdsplan för att bemöta FSG:s kommentarer. Åtgärdsplanen har inkluderats som underlag till SSM:s granskning. Ändringens utformning Den valda lösningen väcker ett antal frågor hos SSM som SSM inte har fått svar på i RAB:s anmälan. Dessa diskuteras nedan: Ett av RAB:s huvudfokus i åtgärdsprogrammet som följde beslutet om särskilda villkor för drift var att skapa och stärka ett närvarande ledarskap. Likt FSG anser SSM att det finns en risk att VD inte kommer att kunna leva upp till de förväntningar på ett närvarande ledarskap som etablerats då VD enbart kommer att spendera halva sin arbetstid på verket. SSM stämmer också in i FSG:s ifrågasättande om huruvida det är möjligt att under endast två dagar per vecka kunna fungera som den kulturbärare som den högsta chefen förväntas vara. I RAB:s anmälan uppger RAB att arbetsfördelningen mellan VD och vvd är sådan att VD:s huvudfokus är säkerhetsledning som företrädare för den kärntekniska verksamheten samt samordning mellan FKA och RAB. vvd uppges ha huvudfokus på säkerhetsledning vid VD:s frånvaro, daglig operativ drift samt strategiska frågor. SSM konstaterar att flera av de huvudsakliga verktygen för att informera sig om organisationen ligger hos vvd. Är det då möjligt för VD att vara så insatt i verksamheten som krävs för att kunna vara ifrågasättande i tillräcklig utsträckning? SSM konstaterar att ändringen innebär betydligt högre krav på kommunikationen mellan VD, vvd och avdelningschefer än tidigare. SSM konstaterar att RAB säkerställt tillgången på personer med DL1-kompetens. SSM ser dock inte hur RAB arbetar för att säkerställa DL:s möjligheter att vara konsekventa och ensade i sina bedömningar när DL 1-befattningen innehas av sex personer. Detta riskerar

9 Sida 9 (13) att skapa otydlighet i organisationen och SSM instämmer i FSG:s kommentar om att detta behöver klargöras. Att VD ger halva sin arbetstid till respektive verksamhet riskerar också att medföra en stor arbetsinsats för VD att kontinuerligt vara tillräckligt insatt i verksamheten för att kunna fatta välgrundade beslut. Förutsättningarna att kunna vara välinsatt och grundad i frågeställningar för att kunna överpröva ställningstaganden och beslut är inte optimala. I synnerhet inte när en person är DL1 vid två kärnkraftverk med sammanlagt sju reaktorer av olika typ och generation fördelat på två geografiskt skilda platser. När DL1 sätts på prov rör det sig också oftast om komplexa frågeställningar och svåra överväganden där en egen uppfattning är nödvändig. Föreliggande situation ställer därför ytterst höga krav på personliga egenskaper i kombination med relevant erfarenhet för den person som ska inneha en sådan VD-befattning samt att det upprättas gedigna former för arbetsdelning mellan VD och vvd eftersom den sistnämnde nu får en tyngre roll än tidigare. Den arbetsbelastning detta delade VD-skap kan komma att innebära för VD och vvd är svåra att bedöma. Förutsättningarna för VD:s ersättare ser annorlunda ut då en större del av deras tid spenderas i verksamheten. På kort sikt anser SSM att en sådan situation är acceptabel men ställer sig likt FSG tveksamma till om den är hållbar på längre sikt. Vidare uppger FSG att de utifrån granskat underlag inte kan genomskåda hur mycket arbete som lagts över på vvd i praktiken. Denna kommentar rör en oklarhet i hur mycket tid som kommer krävas för uppgifterna som beskrivs i ändringen och inte själva uppdelningen av arbetsuppgifterna i sig. SSM håller med om att det utifrån befintlig befattningsbeskrivning är svårt att avgöra hur arbetsbördan kommer att se ut i praktiken. I åtgärdsplanen för FSG:s kommentarer framgår att en ny uppdaterad befattningsbeskrivning/-analys är under framtagande och att denna ska innehålla en helhetsvärdering utifrån alla vvd:s arbetsuppgifter samt hur långsiktighet i strategiska säkerhetsfrågor vidmakthålls. SSM förutsätter att RAB kommer att utvärdera den nya arbetssituationen för vvd och vidtar åtgärder för att dennes situation ska bli hållbar. SSM ser att det kan finnas vinster med ett utökat samarbete och samordning mellan FKA och RAB vilket anges som motivet till ändringen. SSM ser dock tydligt att organisationerna RAB och FKA inte haft möjlighet att bereda och värdera denna förändring före ett beslut om genomförande. Detta har fått konsekvenser för ärendets hantering vilken SSM inte anser lever upp till myndighetens förväntningar gällande hur beslut med eventuell säkerhetspåverkan bereds och fattas. I förändringsbeskrivningen bedömer RAB att förändringen, efter hanterade risker, inte kommer att innebära några negativa säkerhets- och arbetsmiljömässiga konsekvenser. FSG ansåg sig inte kunnat ta ställning till förändringens säkerhetspåverkan på längre sikt. En av åtgärdena i bemötandet av FSG:s kommentarer är att ta fram en nulägesbeskrivning. Denna ansåg FSG vara nödvändig för uppföljningsarbetet. SSM konstaterar att en sådan planeras vara klar 30 september SSM ser positivt på att RAB tar fram en sådan beskrivning men ställer sig frågande till hur effektiv en jämförelse mot denna kommer att vara i ett senare skede då denna beskrivning tas fram sju månader efter genomförd förändring. SSM ser även positivt på att man utökat internrevisionsprogrammet med insatser för att följa denna förändring. SSM noterar även att uppföljningen av riskbedömningen [7] planeras vara genomförd i november SSM anser att det är viktigt att RAB lyckas övertyga sig om att förändringen inte kommer att medföra några negativa konsekvenser för säkerheten på längre sikt genom att noggrant följa upp effekter av ändringen både på kort och lång sikt och vid behov vidta åtgärder.

10 Sida 10 (13) Bedömning av kravuppfyllnad 2 kap 8, första stycket Den kärntekniska verksamheten ska ledas, styras, utvärderas och utvecklas med stöd av ett enhetligt ledningssystem som är så utformat att kraven på säkerhet, strålskydd och fysiskt skydd tillgodoses samordnat med övriga krav på verksamheten. Ledningssystemet, inklusive tillhörande rutiner och instruktioner, ska hållas aktuellt och vara dokumenterat. SSM bedömer att RAB i stort uppfyller kravet då ledning och styrning för att hantera verksamhets- och organisationsförändringar finns i RAB:s ledningssystem i och med rutinen för organisations- och verksamhetsförändring [11]. SSM bedömer att RAB:s rutin för organisations- och verksamhetsförändringar var tillämpbar för denna förändring. RAB har inte använt denna under beredning och beslut om genomförande av förändringen och SSM anser att flera av problemen som uppstått efter beslutet hade kunnat undvikas om rutinen följts och eventuell säkerhetpåverkan identifierats och hanterats. Därför bedömer SSM att RAB brister i kravuppfyllnaden då praxis inte överensstämmer med det föreskrivna arbetssättet i det aktuella fallet. 2 kap 9, punkt 2 Tillståndshavaren ska se till att ansvar, befogenheter och samarbetsförhållanden definieras och dokumenteras för den personal som arbetar med uppgifter av betydelse för säkerheten i den kärntekniska verksamheten. SSM bedömer att RAB uppfyller kravet då RAB i den anmälan som inkommit till SSM beskrivit organisationsändringen och dess påverkan på fördelningen av arbetet mellan VD och vvd samt hur ansvarsfördelningen och -delegeringen ser ut dels dem emellan och dels till övriga utsedda ställföreträdande VD. RAB har även beskrivit hur samarbetet och kommunikationen mellan VD och vvd är tänkt att fungera. 2 kap 9 punkt 4 Tillståndshavaren ska se till att beslut i säkerhetsfrågor föregås av en tillräcklig beredning och rådgivning så att frågorna blir allsidigt belysta. SSM bedömer att RAB i stort uppfyller detta krav. Detta då utformningen av RAB:s organisation för att tillse att beslut i säkerhetsfrågor föregås av tillräcklig beredning och rådgivning för att frågorna ska bli allsidigt belysta är intakt. Bland annat genom att driftledningsstrukturen är intakt och befintliga beslutsfora kvarstår. Dock bedömer SSM att RAB i detta ärende brustit i kravuppfyllnad avseende kravet på att beslut i säkerhetsfrågor ska föregås av en tillräcklig beredning och rådgivning. SSM förväntar sig att beslut som har betydelse för säkerheten hanteras och bereds på det överenskomna sätt som finns inom RAB. SSM förväntar sig därför även att de beslut som fattas av styrelsen föregås av en bedömning av eventuell säkerhetspåverkan med erforderlig kompetens. Ringhals säkerhetsavdelning RQ är till för och bemannade för att bistå organisationen och VD i att göra bedömningar om eventuell säkerhetspåverkan och kravuppfyllnad. 2 kap 9, punkt 6 Tillståndshavarna ska se till att den som arbetar i den kärntekniska verksamheten ges de förutsättningar som behövs för att kunna arbeta på ett säkert sätt

11 Sida 11 (13) SSM bedömer att kravet är uppfyllt då RAB vidtagit åtgärder för att ge VD och vvd förutsättningar att kunna hantera den nya situationen. Den arbetsfördelning som beskrivits i anmälan för VD och vvd anger ansvar, befogenheter, huvudfokus samt fördelning av mötesforum. Vidare konstaterar SSM att VD har dagliga avstämningar med vvd och veckovisa avstämningar med crq. Arbetstiden fördelas mellan Forsmark och Ringhals och vissa Vattenfallmöten har förlagts till anläggningarna. Detta för att skapa förutsättningar för att VD ska kunna hålla sig informerad, fungera i sin befattning och ta sitt ansvar som tillståndsföreträdare. SSM bedömer att förutsättningarna finns för såväl VD som vvd i ett kortsiktigt perspektiv FSG lyfter att de har svårt att bedöma vad det delade VD-skapet har för säkerhetspåverkan i ett längre tidsperspektiv. SSM instämmer i detta då förutsättningarna på längre sikt är svåröverskådliga. En stor börda läggs på VD och även på vvd. Säkerhetsledningsansvar med högt tryck på att informera sig, läsa in sig på en stor mängd ärenden och det resande som krävs av VD gör VD-rollen i nuvarande form ytterst utmanande. Arbetsförutsättningarna för nuvarande delade VD-skap kan ifrågasättas i längden. Detta gör att vald modell blir tämligen sårbar. Ett sådant uppdrag skulle i förlängningen också kunna påverka förmågan att fullt ut fungera i rollen. 4 kap, 5 Tekniska och organisatoriska ändringar i en anläggning som påverkar de förhållanden som har angivits i säkerhetsredovisningen och principiella ändringar i säkerhetsredovisningen ska, innan de får tillämpas, vara säkerhetsgranskade enligt 3 samt anmälda till Strålsäkerhetsmyndigheten Kravet bedöms vara uppfyllt efter att anmälan inkommit till SSM. I sin anmälan har RAB beskrivit ändringen samt motiven bakom. Anmälan innehåller även identifierade risker samt hur RAB valt att hantera dessa. Anmälan har även genomgått säkerhetsgranskning. Kvarstående outredda oklarheter fanns i den anmälan som initialt skickades in. Dessa har sedermera bemötts i RAB:s åtgärdsplan för FSG:s kommentarer. Då crq varit med och tagit fram åtgärdsplanen antar SSM att RQ anser att oklarheterna är utredda. SSM konstaterar dock att RAB själva inte tolkade ändringen som sådan att den har någon påverkan på säkerheten och därmed ansågs den heller inte nödvändig att anmäla till SSM. På grund av detta anmäldes inte ändringen innan den trätt i kraft utan först efter att SSM påtalat att detta var nödvändigt. Därför gör SSM bedömningen att RAB i detta ärende brustit i kravuppfyllnad gällande kravet om att tekniska och organisatoriska ändringar av principiell betydelse för säkerheten ska vara säkerhetsgranskade och anmälas till SSM innan ändringen genomförs. 4 kap 3 En säkerhetsgranskning enligt bestämmelserna i dessa föreskrifter ska utföras för kontroll av att tillämpliga säkerhetsaspekter är beaktade, och att tillämpliga säkerhetskrav på anläggningens konstruktion, funktion, organisation och verksamhet är uppfyllda. Granskningen ska genomföras på ett allsidigt och systematiskt sätt samt vara dokumenterad. SSM konstaterar att säkerhetsgranskningen inte har kunnat utföras i enlighet med RAB:s säkerhetsgranskningsprocess. SSM bedömer dock att säkerhetsgranskningen utifrån givna förutsättningar gjorts med ett tillräckligt djup och med tillräcklig kompetens och på ett allsidigt och systematiskt sätt belyst relevanta säkerhetsaspekter. Kravet anses därmed vara uppfyllt.

12 Sida 12 (13) Samlad bedömning Att en och samma person är VD för två tillståndshavare är en ny företeelse inom svensk kärnkraft. Detta innebär också att en och samma person är DL1 vid två kärnkraftverk med sammanlagt sju reaktorer av olika typ och generation. Detta är en stor utmaning. I synnerhet om detta ansvar är uppdelat på två geografiska platser med delad tid för de två organisationerna. I denna granskning kan SSM konstatera att styrelsens beslut att tillsätta RAB:s VD som permanent VD även för FKA fattats utan att använda RAB:s rutiner för hantering av ändringar. Beslut om avsättning eller tillsättning av VD ska givetvis fattas av styrelsen. Men när beslut fattas som bryter mot tidigare arbetssätt och -former eller på olika sätt skulle kunna påverka verksamheten måste eventuella effekter på organisationen och säkerheten vara en fråga för berörd tillståndshavarorganisation som har implementerade rutiner för att säkerställa att krav och regler följs. SSM anser att det är av yttersta vikt att styrelsen och/eller huvudägaren involverar berörd tillståndshavarorganisation för att göra en bedömning av säkerhetspåverkan när styrelsen och/eller huvudägaren fattar beslut. SSM:s samlade bedömning är att RAB i stort lever upp till merparten av de krav som granskningen omfattat. Dock har RAB i det aktuella ärendet inte levt upp till kravet på att beslut i säkerhetsfråga ska föregås av tillräcklig beredning och rådgivning. Tillståndshavaren kan inte sägas ha berett frågan om ny VD-situation i tillräcklig omfattning innan genomförd ändring. RAB har även i det aktuella ärendet brustit i kravuppfyllande gällande kravet på att verksamheten ska ledas, styras, utvärderas och utvecklas med stöd av ett ledningssystem så utformat att kraven på säkerhet tillgodoses. Detta då RAB inte använt befintlig rutin för organisations- och verksamhetsförändringar vilken SSM anser tillämpbar för denna förändring. RAB har inte heller anmält ändringen till SSM innan genomförande utan först efter att SSM påtalat behovet av detta. Även detta bedömer SSM är en brist i kravuppfyllnad gällande kravet på anmälan av ändringar. SSM bedömer att RAB har agerat enligt sina rutiner sedan SSM begärde att detta förhållande skulle anmälas som en organisationsändring. Då anmälan väl beretts och senare skickats in till SSM bedömer SSM att detta gjorts med förväntad kvalitet under de förutsättningar som givits. Vidare bedömer SSM att säkerhetspåverkan av ändringen är liten i det korta perspektivet då struktur för säkerhetsledning hålls intakt och arbetsfördelning finns för VD och vvd. I det längre perspektivet är det svårare att avgöra vilken säkerhetspåverkan vald lösning kan ha. SSM menar också att det är först i den stund en större händelse inträffar eller ett förhållande uppstår som kräver högsta ledningens involvering som det delade VD-skapet fullt ut prövas. Då ändringen innebär ett nytt sätt att se på vad VD-rollen innebär och vilka förväntningar som kan ställas på den samt att ändringen skett utan att ha beretts på erforderligt sätt är det av yttersta vikt att RAB (och FKA) noggrant följer upp effekterna av ändringen i syfte att säkerställa att säkerheten inte påverkas negativt på längre sikt.

13 Sida 13 (13) Referenser [1] Begäran om anmälan av organisatorisk ändring, SSM [2] Ringhals AB- anmälan avseende organisatorisk ändring, enligt SSMFS 2008:1, 4 kap 5, , SSM [3] Ringhals AB komplettering av anmälan enligt SSMFS 2008:1, 4 kap 5, , SSM [4] Svar avseende Ringhals AB anmälan avseende organisatorisk ändring, enligt SSMFS 2008:1, 4 kap 5, SSM [5] Forsmark - Anmälan om organisatorisk ändring enligt 4 kap. 5 SSMFS 2008:1 Angående förändrad VD-situation, FQ , , SSM [6] Genomförande av organisatorisk förändring avseende VD på Ringhals AB, /2.0, SSM [7] Riskbedömning av organisatorisk ändring avseende VD på Ringhals AB, /2.0, SSM [8] Befattningsbeskrivning vvd, Avdelningschef RC, /2.0, SSM [9] Primär säkerhetsgranskning av Genomförande av organisatorisk förändring avseende VD på Ringhals AB, /2.0, SSM [10] Fristående säkerhetsgranskning av organisatorisk förändring avseende VD på Ringhals AB, /2.0, SSM [11] Organisations- och verksamhetförändringar, /11.0, SSM [12] Åtgärdsplan avseende delat VD-skap, /2.0, SSM Sändlista: Ringhals AB För kännedom: ck, ckx, Siv Larsson, Mats Häggblom, Christer Karlsson, Lars Axelsson, Karin Lindström, Stefan Sördal, Nasir Veghar, Virva Nilsson