Att leda och styra förbättringsarbete - en chefsutbildning Lärandeseminarium 1

Transkript

1 Att leda och styra förbättringsarbete - en chefsutbildning Lärandeseminarium 1

2 Välkomna!

3 Agenda Kaffe & Fralla Välkommen - incheckning Övning (patientflöde) Lunch Varför behöver vi förbättringsarbete? Problem/målformulering Att samla fakta Att göra till nästa gång och introduktion av A Slut (Kaffe ca 14.45)

4 Intervjua din bordsgranne: Vad gör du (när du inte är på kurs)? Vad förväntar du dig av kursen? Vilket är ditt tänkta förbättringsarbete och varför har du valt detta?

5 Identifiera förbättringsbehov Introduktion till förbättringskunskap Problem- och målformulering Analys av Patient/Kundbehov Att samla in fakta Mäta och komma igång Processkartläggning Mått och mätning Analysera och visa data Att leda förändringsarbete Förändringspsykologi Planera Göra Studera Agera (PGSA) Design av test Problemlösning Att hitta rotorsaker Visualisering Förändringskommunikation Få förändringshjulet att snurra Implementering Erfarenhetsutbyte Spridning Praktiska problem

6 Identifiera förbättringsbehov Mäta och komma igång Planera Göra Studera Agera Få förändringshjulet att snurra Seminarium 1 Seminarium 2 Seminarium 3 Seminarium 4 Arbetsperiod 1 Behovsanalys Problem och Målformulering Val av förbättringsarbete Teamarbete & träff med handledare Arbetsperiod 2 Processkartläggning Baslinjemätning Prioritering & Planering Teamarbete & träff med handledare Arbetsperiod 3 Testa Reflektera Visualisera Teamarbete & med handledare Göra presentation till avslutningen Efter kursen Förankra, skapa delaktighet, sprid Testa nya arbetssätt/ följa upp Följa upp mål Alumniträff

7 Agenda Kaffe & Fralla Välkommen - incheckning Övning (patientflöde) Lunch Varför behöver vi förbättringsarbete? Problem/målformulering Att samla fakta Att göra till nästa gång och introduktion av A Slut

8 Övning Patientflödet Startläge: Patient kommer var 4:e sekund Patienter in Var 6:e patient återkommer p.g.a. fel =behandling hade inte avsedd effekt Tärningen (3 per tidsättare ) bestämmer tiden för momentet En patient per station vid start Fel=ej rätt första gången: Ingen patient återkommer Allt annat som vid startläget Mindre inflöde: Tidsättare, 3 st Flöde Vårdpersonal, 3 st Patienter kommer var 5:e sekund Allt annat som vid startläget d.v.s. felen är tillbaka Variation: Patienter ut I stället för tärningar används spelmarker med 3s på ena sidan och 4s på andra Allt annat som vid startläget

9 Övning Patientflödet Startläge Fel = ej rätt första gången Inflöde Variation Tid (s) Antal färdigbehandlade (st) Cykeltid (s/st) (Tid/Antal färdigbehandlade) Personer i flödet (st) Genomloppstid (s) (Cykeltid*Personer i flödet) %-uell förbättring

10 Förbättring Att leda och styra förbättringsarbete Vad är förbättring? Varför skall vi förbättra? Ständiga förbättringar? Hur vet vi att vi har förbättrat? Förbättring i meningen uppnående: Höjd kundupplevd kvalitet Förbättring i meningen aktivitet: Att höja kundens upplevda kvalitet

11 Kund-begreppet Definition (ref. Lars Sörqvist): Alla som på något sätt påverkas av verksamheten och/eller de varor och tjänster som produceras och tillhandahålls Alt. Den man skapar värde för

12 Begreppet Kvalitet Vad är det? (Förslag till) definition: Ett mått på förmågan att uppfylla kundens behov

13 Agenda Kaffe & Fralla Välkommen - incheckning Övning (patientflöde) Lunch Varför behöver vi förbättringsarbete? Problem/målformulering Att samla fakta Att göra till nästa gång och introduktion av A Slut

14 Agenda Kaffe & Fralla Välkommen - incheckning Övning (patientflöde) Lunch Varför behöver vi förbättringsarbete? Problem/målformulering Att samla fakta Att göra till nästa gång och introduktion av A Slut

15 Förbättring

16 Kvalitetsbrister Vad är kvalitetsbrister? Oförmåga att möta uppställda krav eller att tillfredsställa patienters uttalade och underförstådda behov och förväntningar. Exempel på kvalitetsbrister: procedurer som behöver göras om, felaktiga läkemedelslistor, när patienter är inskrivna längre än förväntat då de utsatts för undvikbar vårdsskada eller när patienter oplanerat återinskrivs brister kopplade till patienter och närståendes delaktighet kostnader för övertid, hög personalomsättning, bristande kontinuitet, outnyttjade gemensamma resurser som operationsavdelningar, diagnostik mm Kvalitetsbristkostnader är när det uppstår kostnader av dessa brister

17 Patienten/medborgar en först Strategi för patient/närstående-medverkan PROM/PREM accelereras Mäta nöjdhet löpande Fallolyckor ska minska aktiviteter aktiviteter aktiviteter aktiviteter Patientsäker vård - Nollvision VRI ska minska Trycksår ska minska Utveckling av mått aktiviteter Trycksår har minskat från 19,6% aktiviteter 2013 till 10,9% 2016 aktiviteter Mål: högre kvalitet till lägre kostnader Säker läkemedelsbehandling Minska felaktiga läkemedelslistor Tvärprofessionell läkemedelsgenomgång Införa Eped aktiviteter aktiviteter aktiviteter Aktuell läkemedelslista aktiviteter Minska andelen ombokning aktiviteter "Bättre tillgänglighet - Bättre arbetsmiljö Implementera systematisk utskrivningsprocess aktiviteter Införa och etablera produktions/ Kapacitetsplanering aktiviteter Att omsätta det vi vet Omsätta riktlinjer och vårdprogram aktiviteter Säkra övergångar Minska återinskrivning aktiviteter

18 Finansiellt/Medborgare Kvalitetsbristkostnadsbesparingar Medborgarnöjdhet Effektivisering Kund/Patient/Anhörig Kvalité Tillgänglighet Internt Genombrott Ständiga förbättringar Lärande & Tillväxt Förbättringskunskap Mätmetoder E-hälsa

19 Pre-Industrialism: Hantverksprofession, gillen, specialdesignade produkter Walter Shewhart: Economic control of quality of manufactured Product, Statistical Method from Viewpoint of Quality Control James Womack: The Machine that Changed the World Fredrick Taylor: Principles of Scientific Management Edwards Deming: Elementary Principles of Statistical Control of Quality Planera Agera Göra First. Develop a science for each element of a man's work, which replaces the old rule-of-thumb method. Studera

20 Hur olika delar är beroende av varandra för att fungera. Förståelse för variation Hur processer beter sig Olika former av variation Systemförståelse Förändringspsykologi Hur människor reagerar på förändringsprocesser. Kunskapsteori Hur vi mäter, testar, utvärderar och lär oss

21 Hur olika delar är beroende av varandra för att fungera. Förståelse för variation Hur processer beter sig Olika former av variation Systemförståelse Förändringspsykologi Hur människor reagerar på förändringsprocesser. Kunskapsteori Hur vi mäter, testar, utvärderar och lär oss

22 Ett system är ett antal komponenter (delar av systemet) som tillsammans samverkar för ett gemensamt mål.

23 Att förbättra system Professionell kunskap Ämneskunskap Personliga färdigheter Värderingar, etik Förbättringskunskap System Variation Förändringspsykologi Lärandestyrt förändringsarbete Förbättring av diagnos och behandling + Förbättring av processer och system i hälso- och sjukvården Ökat värde för dem vården finns till för efter Paul Batalden

24 Hur olika delar är beroende av varandra för att fungera. Förståelse för variation Hur processer beter sig Naturlig och skapad variation Systemförståelse Förändringspsykologi Hur människor reagerar på förändringsprocesser. Kunskapsteori Hur vi mäter, testar, utvärderar och lär oss

25 Vad orsakade variationen i övningen?

26 y = f(x) f(x) y Arbetsinsatsen, förädlingen, processen Resultat

27 Insatser/indata x1, x2, Kategorier av x Inflöde (patienter, ) Maskiner (=teknik) Metoder (=arbetssätt) Människa (=personal) Miljö (fysiskt/psykisk) Mätningar (vad/hur) Ledarskap Inflöde (tex patienter) Process Utfall/Resultat Y (Säkerhet, Kvalitet, Tid, ) Variation ut Variation in

28 Påverka Kvalité Process tid

29 Hur olika delar är beroende av varandra för att fungera. Förståelse för variation Hur processer beter sig Naturlig och skapad variation Systemförståelse Förändringspsykologi Hur människor reagerar på förändringsprocesser. Kunskapsteori Hur vi mäter, testar, utvärderar och lär oss

30 Förändringspsykologi => seminarium #2!

31 Hur olika delar är beroende av varandra för att fungera. Förståelse för variation Hur processer beter sig Naturlig och skapad variation Systemförståelse Förändringspsykologi Hur människor reagerar på förändringsprocesser. Kunskapsteori Hur vi mäter, testar, utvärderar och lär oss

32 Sanningar Kunskap Tro Uppfattningar Magkänsla Teorier Hypoteser Teorier måste utvecklas, testas, och studeras för att vi ska nå kunskap

33 Hypotes Experiment Utvärdering Sir Francis Bacon Från Novum Organum (ung Ny Metod )

34 Vad vill vi åstadkomma? = Mål! Hur vet vi att förändringen är en förbättring? = Mått! Vilka förändringar kan vi göra som vi tror leder till en förbättring? = Idéer! Planera Agera Göra = Test! Studera The Improvement Guide Langley, Nolan et al

35 PLANERA Sätta mål Göra antaganden Planera datainsamling AGERA Implementera Sprida Utvärdera Beslut om nästa cykel GÖRA Testa enligt planen Dokumentera problem och framgångar Ompröva & revidera STUDERA Komplettera dataanalysen Dra lärdomar Besluta om åtgärder Efter Langley G, Nolan K, Nolan T et al: The Improvement Guide: A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance (1996)

36 Systematisk förbättring Analytisk tillvägagångsätt: Definiera Förstå och Lösa Genomföra Säkra Beskriva problemet Formulera målet Förstå nuläget och fastställa orsaker Ta fram och införa åtgärder Utvärdera och permanenta resultat Formulera målet Förstå nuläget och fastställa hinder (att nå mål) Testa lösningen (som skall övervinna hinder) Utvärdera effekt och lärande samt korrigera Planera Göra Studera och Agera Praktiskt tillvägagångsätt PGSA-cykler

37 Förbättringar och ledarskap Varaktighet Följa upp Planera Agera Göra Styra Ledarskap Studera Förutsättningar Skapa

38 Agenda Kaffe & Fralla Välkommen - incheckning Övning (patientflöde) Lunch Varför behöver vi förbättringsarbete? Problem/målformulering Att samla fakta Att göra till nästa gång och introduktion av A Slut

39 Problem- och Målformulering

40 Process och utfall/resultat Insatser/indata x1, x2, Process Utfall/Resultat Y (Säkerhet, Kvalitet, Tid, ) Nu tittar vi här men!

41 Strategi & Vision Kunden Vad ska vi förbättra? Best practise Organisationen

42 Vi utgår från ett behov av förbättring! Kundbehov och kundfokus Kvalitet/värde för kunden

43 Problem- och målformulering Ett behov av förbättring är identifierat

44 Frågor att ställa 1. Handlar behovet av handling främst om att: Sätta ny standard=uppnå något vi inte tidigare uppnått? ( Beskriv mål och nuläge!) Problemlösning=att åtgärda ett resultat som inte lever upp till behov/förväntningar? ( Beskriv problemet!) 2. Vilket angreppssätt är mest lämpligt i situationen: Analytisk tillvägagångsätt med åtgärder baserade på orsaksanalys? Praktiskt tillvägagångsätt med fokus på hinder och experimentbaserade förbättringscykler (PGSA)

45 Systematisk förbättring Analytisk tillvägagångsätt: Definiera Förstå och Lösa Genomföra Säkra Beskriva problemet Formulera målet Förstå nuläget och fastställa orsaker Ta fram och införa åtgärder Utvärdera och permanenta resultat Formulera målet Förstå nuläget och fastställa hinder (att nå mål) Testa lösningen (som skall övervinna hinder) Utvärdera effekt och lärande samt korrigera Planera Göra Studera och Agera Praktiskt tillvägagångsätt PGSA-cykler

46 Begreppet Problem Vad är det? Skillnaden mellan den kvalitet som kunden behöver och den kvalitet som levereras Exempel: Bristfällig/felaktig information till patienten Brister i diagnos- och behandlingsresultat, vårdskador Felaktiga eller saknade uppgifter i remisser eller system Väntan, svarstider, genomloppstider, arbete som inte tillför värde, Kvalitet hos vara eller tjänst som kunden behöver Problem Kvalitet hos vara eller tjänst som kunden får

47 Problemformulering Vad är det? En tydlig, fullständig och specifik beskrivning av problemet Varför göra? För att veta att vi angriper rätt problem och att detta är angeläget Är det verkligen viktigt? För att systematisk förbättringsmetodik skall kunna användas som avsett Hur vet vi i efterhand att det blev bättre? För att säkerställa att alla intressenter förstår varför vi skall driva detta förbättringsinitiativ just nu Ett väl beskrivet problem är halva lösningen!

48 Problemformulering Hur vet jag att jag har beskrivit mitt problem korrekt? En bra problemformulering bör innehålla : Symtomet/Felet Hur mycket När / hur länge Under perioden maj till september 2014 ändrades 12% av planerade behandlingar på avdelning 1 2 dagar innan ingreppet vilket skapar lidande, oro och logistiska bekymmer för patienten Konsekvens Objektet Var vi ser

49 Övningsexempel Problemformulering Det kom ett mail från chefen Nu är det helt uppenbart att vi måste byta leverantörer av förbruknings-material! Leveransprecisionen, ett av våra 3 viktigaste mål, är nu under 90% och har haft negativ utveckling sedan januari 2016 trots att vi påpekat detta vid flera tillfällen. Ibland måste vi t.o.m. ringa och efterlysa produkterna! Dessutom tycks leverantörerna mena att vi själv har del i detta och har till våra inköpare visat missnöje med våra beställnings-underlag; T.ex. påstår de att det ofta finns felaktigheter i leveransadressen eller att den helt saknas. Inköpsavdelningen för region Syd rapporterar att de fått upprepade påpekanden om att begärd leveransdag saknas i beställningen. Detta måste bli bättre, annars får vi titta på alternativa leverantörer! Identifiera följande: Objektet vad det är fel på (ex. en uppgift i remiss) Symtomet yttringen av problemet, hur det uppträder (ex. felaktig, saknas) Lokalisering/Plats var vi ser problemet Kvantifiering försök ange hur mycket Tid När, hur ofta, hur länge vi har observerat problemet Konsekvenser vilka följder problemet får + Vem som är angelägen om att problemet blir löst

50 Problemformulering Hur göra? Skriv ner en ursprunglig problemformulering Exempel: Inställda operationer, provresultat dröjer, saknas material, otillräcklig MR-kapacitet skapar köer, Besvara de 7 frågorna som finns i verktyget 7 frågor Skriv ner en ny problemformulering som bör vara betydligt bättre vad gäller: Tydlighet Innehåll Avgränsningar Angelägenhet!

51 7 frågor (eng. 5W2H) Vad verkar vara problemet d.v.s. hur yttrar det sig? Vad är det som händer till skillnad från vad som borde hända? Vad får problemet för konsekvens på kunden Vem påverkar problemet och vem påverkas av det? Vem är intresserad av att problemet blir löst? Var finns problemet (och var finns det inte?) (Tanken med detta är att isolera problemet och veta var man skall fokusera) När upplever vi problemet, hur ofta och hur länge? Har det blivit värre och i så fall sedan när? (Är det mer uttalat under vissa tider än andra?) Vilken typ av problem handlar det om och går det att formulera som någon mätbar egenskap Har vi mätdata på föregående punkt som styrker att problemet finns? (Svarar på: Hur vet vi? )

52 Problemformulering Reflektion: Vad vinner vi på att lägga tid på en bra problemformulering? Något som hindrar oss att göra? I så fall vad och vad kan vi göra för att hantera detta?

53 SMART:a mål Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt

54 Jag tycker att denna nation ska förbinda sig till målet att, innan årtiondet är slut, landsätta en man på månen och återföra honom i säkerhet till jorden. Specifikt? Mätbart? Accepterat? Realistiskt? Tidssatt?

55 Målformulering, exempel (forts) På Barn och ungdomspsykiatrin ska vi öka multimodala behandlingar med 25% under Detta mäts genom kvalitetsregister (BUSA) med avstämning varje kvartal.

56 Att identifiera resultat Objektet vad det är det målet omfattar Resultatet hur visar sig måluppfyllnaden Lokalisering/Plats var gäller målet Kvantifiering hur mäter vi måluppfyllnaden Tid När, hur ofta, hur länge ska målet vara uppfyllt Konsekvenser vad leder målet vidare till Vem är angelägen om att problemet blir löst

57 Målformulering SMART Specifikt Förtydligande Är målet tydligt och kan inte missförstås? Vem gäller målet Check! Kommentar Mätbart Hur mäter vi måluppfyllnad? Hur vet vi att vi lyckats nå målet? Accepterat Realistiskt Tidssatt Upplevs målet som relevant? Har det / kommer det att accepteras av medarbetare och/eller de som påverkas? Är det rimligt att tro att vi kommer att nå målet (inte bara av oss utan av övriga som omfattas)? När ska målet vara uppfyllt?

58 Agenda Kaffe & Fralla Välkommen - incheckning Övning (patientflöde) Lunch Varför behöver vi förbättringsarbete? Problem/målformulering Att samla fakta Att göra till nästa gång och introduktion av A Slut

59 Att samla fakta

60 CT-träd att översätta kundens behov till något mätbart Exempel: 1177 God service CTC=Kritiskt för kund Korrekt information Snabba svar Trevligt bemötande CTQ=Kritiskt för kvalitet Personalens kompetens Kvalitet i systemuppg. Gällande policy Upplärningsrutiner CTP=Kritiskt för process CT-träd, variant på exempel hämtat från Ständiga förbättringar, L. Sörqvist

61 Datatyper Data Kvantitativ (Numerisk respons) Kvalitativ (Kategorisk respons) Kontinuerlig Diskret Ordnad Nominell Något som kan mätas Något som kan kategoriindelas och räknas Beskrivande data som är ordnad Beskrivande data som inte är ordnad Ex: Temperatur i t.ex. C Tid i t.ex. s Längd i t.ex. mm Vikt i t.ex. gram Ex: Antal OK Antal av patientkategori A, B, C, Andel nöjda patienter Ex: Veckodag Dålig, Bra, Utmärkt Betyg A, B, C, D, E Ex: Defekt, Korrekt Grön, Gul, Röd,

62 Datafångst Hur kan man fånga data? Pinnstatistik Enkäter (kund-, personal-) Databas-sökningar Manuella mätningar t.ex. tidsstudier Spaghettidiagram (studier av förflyttningar) Observationer (t.ex. slöserivandring ) Om det inte är möjligt eller försvarbart att fånga all data, hur gör man då? Vad behöver man tänka på?

63 Tillförlitlig data Vad innebär tillförlitlig data? Varför är det viktigt att data är tillförlitlig? Vad kan påverka tillförlitligheten?

64 Hur kan vi involvera kunden/patienten i förbättringsarbetet?

65 Sätt att få ökad kunskap om patient- och anhörigbehov Patientmedverkan Läs användarforum på nätet Läs vad vi själva säger på 1177, web och i broschyrer Tala med och hör vad patient- och anhörigföreningar tycker 1177-statistik, vilka sidor är mest besökta Fokusgrupper (dvs grupper sammansatta för att täcka många olika behov) Googla!! Sök efter tidningsartiklar* Sök upp virala texter på sociala* Prata med den på avdelningen som tar emot patientsamtal Prata med kontaktsköterska Identifiera statistik och mätetal som är kopplade till patientupplevelse Intervju / enkät med patient före OCH efter besök (förväntningar - upplevelse) Uppföljning 1, 3, 6 eller 12 månader efter ett vårdtillfälle * vad som sägs om oss i media påverkar förväntningar och inställning både direkt och indirekt.

66 Uppgift till nästa gång: Fråga en kund! (patient, kund, internkund )

67 Kundens röst (Voice of the Customer VOC) VOC: Fråga kunden/patienten om deras krav/önskemål på det de det vi levererar, framförallt på det som vi definierat som Output ut från processen. exempel: Fråga Svar: Vad är viktigt för dig I det som vi erbjuder dig? (om möjligt ranka dessa önskemål) Vad anser du är bra resp. dåligt m.a.p det vi erbjuder? Hur tycker du vi presterar inom de områden du anser vara viktiga? Vad tycker du om oss och det vi erbjuder? Inom vilka områden tycker du vi kan förbättra oss? Vad kan vi göra för att göra det enklare/bättre för dig? Har du några andra rekommendationer/tips

68 Agenda Kaffe & Fralla Välkommen - incheckning Övning (patientflöde) Lunch Varför behöver vi förbättringsarbete? Problem/målformulering Att samla fakta Att göra till nästa gång och introduktion av A Slut

69 Identifiera förbättringsbehov Introduktion till förbättringskunskap Förändringspsykologi Problem- och målformulering Analys av Patient/Kundbehov Att samla in fakta Mäta och komma igång Processkartläggning Mått och mätning Analysera och visa data Produktion- och kapacitetsplanering Att leda förändringsarbete Planera Göra Studera Agera (PGSA) Design av test Problemlösning Att hitta rotorsaker Visualisering Förändringskommunikation Få förändringshjulet att snurra Implementering Erfarenhetsutbyte Spridning Praktiska problem

70 Till nästa gång Identifiera förbättringsbehov Mäta och komma igång Planera Göra Studera Agera Få förändringshjulet att snurra Seminarium 1 Seminarium 2 Seminarium 3 Seminarium 4 Arbetsperiod 1 Behovsanalys Processkartläggning Målformulering Teamarbete & träff/träffar med handledare Arbetsperiod 2 Baslinjemätning Fyra tänkta interventioner Teamarbete & träff/träffar med handledare Arbetsperiod 3 PGSA Visualisera hemma Teamarbete & träff/ träffar med handledare Göra presentation till avslutningen Efter kursen Förankra, skapa delaktighet, sprid Testa nya arbetssätt/ följa upp Följa upp mål

71 Seminarium 1 Seminarium 2 Seminarium 3 Seminarium 4 Fas 1: Identifiera förbättringsbehov Fas 2: Mäta och komma igång Fas 3: Genomföra test (PGSA) Fas 4: Implementera Checklista Problem- och målformulering Identifierad mätbar egenskap Process kartlagd Förändringsteam på plats Plan (arbete & kommunikation) Data insamlad Stabilitet och kapabilitet för insamlad data Orsaksanalys genomförd (alt hinder?) Valda förbättringar (för att åtgärda orsak alt. övervinna hinder) Förbättring bekräftad (t.ex. styrdiagram med före/efter) Uppdaterad Problem- och målformulering Valda förbättringar genomförda (eller förkastade) Ev. utbildning av berörda genomförd Kommunicerat med alla väsentliga parter Exempel på verktyg Kundens röst Processkartor SMART:a mål 7 frågor A3 Ansvarsmodell - RACI Intressentanalys 7 kvalitetsverktyg (ex Styrdiagram, Histogram) Fiskben (Ishikawa) 5 varför Projekt/aktivitetsplan Kommunikationsbudskap (mall) Beslutsmatris Pick graf PGSA arbetsblad Testkort - Lärkort Slutsatskort A3 Programrapport Implementationsmall

72 Att göra-listan blir lite olika beroende på om förbättringen är problem- eller målorienterad: Problemorienterad förbättring Formulera ert problem Identifiera mätbar egenskaper Beskriv vad som är viktigt (kritiskt) för kunden Formulera en målbild (inkl den mätbara egenskapen, hur mycket ) Målorienterad förbättring Formulera ert mål- vad ska förbättras Identifiera mätbar egenskaper och hur mycket?) Beskriv vad som är viktigt (kritiskt) för kunden Börja beskriva vad som hindrar er att nå målet

73 Kursplanens innehåll ger kunskap för förbättringsarbete med föreslagna metoder och verktyg för varje steg som kontinuerligt dokumenteras i en A3:a

74 A3-metoden är Standard på pappersformatet, 2 stående A4-sidor = A3 Standardiserat rapportformat, en sida Standardiserad dokumentation, rubriker Nuläge Framtid

75 A3 Problemlösning Problem/ Avvikelse/ Ämne: Bakgrund Avd/ Enhet: Framtida läge/ Mål Nuläge Plan (inkl. test) Vad? Vem? Klart när? Grundorsaker Resultat och Lärdomar Uppföljning Mål och mätetal? Vad blev resultatet? Upprättad av: xx Godkänd av: xx Version och datum: xx

76 A3 Problemlösning Problem/ Avvikelse/ Ämne: Bakgrund Bakgrunden till situationen övergripande i text. Här kan även mätetal presenteras. Problemformulering Identifierad mätbar egenskap Kritisk kundnytta Avd/ Enhet: Framtida läge/ Mål Beskriv vilket mål vi jobbar mot och ev. vision (dvs målbild på lite längre sikt) Målformulering baserad på identifierad mätbar egenskap (Vad skall förbättras och hur mycket?) Nuläge Beskriv dagens situation. Ange problemområden och orsaker Process (dagens arbetssätt) Data insamlad (för yttringen; det som skall förbättras) Stabilitet och kapabilitet för insamlad data Plan (inkl. test) Vad? Vem? Klart när? En uppdaterad plan för arbetet totalt och specifikt för planerade förbättringar Plan (för arbete & kommunikation) Valda förbättringar (Vad skall göras, av vem och till när?); tester alt. förbättringsåtgärder Grundorsaker Lista grundorsakerna till problemet Analys av orsaker till problemet alt. hinder att uppnå uppsatta mål Resultat och Lärdomar Vad som testats och vad vi lärt av det Genomförda förbättringar (eller förkastade) och lärdomar dragna av dessa Uppföljning Mål och mätetal? Hur vi ska följa upp och sprida resultatet Hur långsiktig förbättring följs upp (t.ex. styrdiagram med före/efter) Vad blev resultatet? Upprättad av: xx Godkänd av: xx Version och datum: xx

77 A3 Problemlösning Problem/ Avvikelse/ Ämne: Bakgrund Bakgrunden till situationen övergripande i text. Här kan även mätetal presenteras. Problemformulering Identifierad mätbar egenskap Kritisk kundnytta Nuläge Beskriv dagens situation. Ange problemområden och orsaker Process (dagens arbetssätt) Data insamlad (för yttringen; det som skall förbättras) Stabilitet och kapabilitet för insamlad data Avd/ Enhet: Framtida läge/ Mål Beskriv vilket mål vi jobbar mot och ev. vision (dvs målbild på lite längre sikt) Målformulering baserad på identifierad mätbar egenskap (Vad skall förbättras och hur mycket?) Plan (inkl. test) Vad? Vem? Klart när? En uppdaterad plan för arbetet totalt och specifikt för planerade förbättringar Plan (för arbete & kommunikation) Valda förbättringar (Vad skall göras, av vem och till när?); tester alt. förbättringsåtgärder Grundorsaker Lista grundorsakerna till problemet Analys av orsaker till problemet alt. hinder att uppnå uppsatta mål Resultat och Lärdomar Vad som testats och vad vi lärt av det Genomförda förbättringar (eller förkastade) och lärdomar dragna av dessa Uppföljning Mål och mätetal? Hur vi ska följa upp och sprida resultatet Hur långsiktig förbättring följs upp (t.ex. styrdiagram med före/efter) Vad blev resultatet? Upprättad av: xx Godkänd av: xx Version och datum: xx

78 Reflektion

79 Att göra till nästa gång: Fråga en kund! (patient, kund, internkund ) använd gärna kundens röst ) Gör (minst) en problem och målformulering använd a3 (mall medskickad) Läs! Kursboken, dvs Ständiga förbättringar av Lars Sörqvist Mätningar för bättre styrning (en riktigt bra beskrivning av mätningar och hur man styr med dessa) 7 sätt att visa data (kort beskrivning av olika sorters diagram)

80 Handledning

81