Minnesanteckningar - Expertgruppen för digitalisering,

Transkript

1 Minnesanteckningar Möte 2 Mötesdatum Minnesanteckningar - Expertgruppen för digitalisering, Närvarande: Erik Siira, Göteborgs universitetsbibliotek (ordförande) Göran Konstenius Kungl. biblioteket (sekreterare) Maria Berggren, Uppsala universitetsbibliotek. Mats Danielsson, Umeå universitetsbibliotek Magdalena Gram, Avdelningen för forskning, arkiv och bibliotek, Nationalmuseum Christer Larsson, Nordiska museets bibliotek Pema Malmgren, Skara stifts- och landsbibliotek Richard Stones, Talboks- och punktskriftsbiblioteket Anders Söderbäck, Stockholms universitetsbibliotek (deltog fram till lunch) Mattias von Wachenfeldt, Linköpings stadsbibliotek Anmält förhinder: Susanne Sellei, digitaliseringssamordnare Kungl. biblioteket Inbjudna Arbetsgruppen för urval, Krister Östlund Kommunikationsenheten KB, Richard Carlsson Digisam, Rolf Källman, Johanna Berg och Sanja Halling Protokoll

2 1. Mötet öppnas Ordföranden hälsade alla välkomna 2. Föregående protokoll Inga synpunkter på protokollet, men en diskussion fördes kring förslaget att genomföra en nationell kartläggning av digitala plattformar. Begreppet digital plattform är oklart. Mötet enades om att expertgruppens deltagare skickar in en kortfattad beskrivning av de system vid den egna institutionen som har koppling till en eller flera delar i digitaliseringskedjan - insamling/förvärv, beskrivning/metadata, lagring och tillgängliggörande. Resultatet av denna insamling kan ligga till grund för fortsatta diskussioner kring en gemensam terminologi liksom kring hur kartläggningen vidare bör hanteras. Dead line för expertgruppens interna inventering sattes till 4 september Proquest - hur hanterar biblioteken förfrågningar Marta Lee-Perriard från Proquest har varit i kontakt med universiteten och högskolorna i Stockholm, Göteborg, Chalmers och Borås för att presentera ett förslag om att delta i ett europeiskt pilotprojekt. Biblioteken erbjuds att kostnadsfritt få digitalisera 2000 av sina doktorsavhandlingar. I utbyte ska man uppmana sina forskare att publicera sig via Proquest. Idag är redan 4 brittiska universitet med i projektet och kommer att få sina avhandlingar digitaliserade under Frågan togs upp för att exemplifiera hur ett samarbete med en kommersiell aktör kan se ut. 4. Digisam - presentation av uppdrag och planerat arbete Rolf Källman som leder Digisam presenterade sekretariatets uppdrag. Ett viktigt strategiskt mål för Digisam är att samla de 24 myndigheter som är kopplade till sekretariatets uppdrag. Ett av Digisams huvuduppdrag är att se till att de medverkande myndigheter har en digitaliseringsplan på plats till Målet för Digisam är dock att digitaliseringsplanerna ska tas fram redan under En mall för hur arbetet med digitaliseringsplanerna ska gå till ska färdigställas till slutet av Digisam önskar tillsätta referens- och arbetsgrupper som stöd i sitt arbete. En diskussion fördes kring hur Digisam och Expertgruppen för digitalisering kan samverka och dra nytta av varandras arbete. Båda parter såg positivt på ett fortsatt samarbete. Initialt föreslogs att Expertgruppen ska delta som referensgrupp i utarbetandet av mallen för framtagande av digitaliseringsplaner liksom för terminologifrågor kopplade till digitaliseringskedjan. 5. Arbetsgruppen för urval (Krister Östlund)

3 Arbetsgruppen för urval inrättades 10 mars 2011, och Krister Östlund är sammankallande. Gruppen har träffats vid fem tillfällen. Ett dokument som beskriver vad man hittills kommit fram till samt hur arbetsgruppen vill arbeta i framtiden kommer att färdigställas till 14 juni. Mötet bestämde att detta dokument skickas till Expertgruppens ordförande och sekreterare. Krister tog upp följande. Handpressat tryck liksom handskrifter är att betrakta som unika exemplar. Behovet av samordning kring urvalet vid digitalisering av detta material bedöms därför som relativt litet. Det samma gäller specialsamlingar. Det som bör prioriteras för att undvika dubbelarbete är större digitaliseringsinsatser. Det kan till exempel handla om de bevarandeinsatser som krävs för böcker och tidningar framställda under 1800-talet som idag håller på att falla sönder. Urvalsgruppen efterlyser nationella digitaliseringscentra där institutioner som saknar egna digitaliseringsplattformar kan få hjälp. Vidare vill gruppen undersöka möjligheten för Libris att hålla information om planerade och genomförda digitaliseringsinsatser. Detta var en idé som flera i expertgruppen tyckte var värd att gå vidare med. En diskussion fördes kring fördelar och nackdelar med centraliserad respektive decentraliserad digitalisering. Robotkonsortiet är ett exempel på en lyckad decentraliserad samarbetsstruktur. Vid massdigitalisering finns dock stora fördelar med en central struktur, inte minst ur ett samhällsekonomiskt perspektiv. Många bibliotek har inte heller möjlighet att från moderorganisationerna få resurser till inrättandet av system för massdigitalisering. En diskussion fördes vidare kring att föra in tillgängliggörandeaspekter redan i planeringen av digitaliseringsprojekt och inför upprättandet av digitaliseringskedjor. Det kan handla om val av format som underlättar förädling och konvertering för vidare anpassning av olika typer av läsverktyg och konsumtionsmiljöer, liksom anpassningar för grupper med särskilda behov. Ordförande föreslog att expertgruppen återkommer till det som diskuterats under denna punkt efter det att urvalsgruppen lämnat sin rapport. Då fortsätter också diskussionen kring urvalsgruppens framtida inriktning. 6. Genomgång av KB:s verktyg för omvärldsbevakning (Richard Carlsson KB) Richard Carlsson gick igenom ett verktyg som KB använder sig av vid omvärldsbevakning. Under en provperiod sköts omvärldsbevakningen av expertgruppens sekreterare. Verktyget är inställt på att bevaka Internet utifrån begrepp som digitalisering, digitala plattformar etc. kopplat till förekomsten av begrepp som museer, arkiv och bibliotek. Vidare finns ett antal prenumerationer av RSS-flöden inlagda, bland annat från KB, Riksarkivet,

4 Digisam, Library of Congress och Biblioteksföreningen. Expertgruppen får per automatik e-postutskick av det som sekreteraren lagt i den mapp som skapats åt expertgruppen. Av licensskäl är antalet användare begränsat, och därför kan tyvärr inte expertgruppens deltagare själva anpassa verktyget. Om särskilt önskemål finns kan det dock finnas utrymme för någon utöver sekreteraren att få tillgång till det. Däremot kan alla i expertgruppen tipsa om bra RSS-flöden och om särskilda sökbegrepp som det kan vara bra att bevaka till exempel projekt och organisationer. Richard erbjöd också dem som ville få utskicket av det som sekreteraren valt ut i form av ett RSS-flöde, som komplement till e- postutskicket. 7. Urvalskriterier för projektansökningar Mötet diskuterade urvalskriterier för kommande projektansökningar och beslutade att de förslag som lades fram under mötet skulle cirkulera inom expertgruppen innan slutligt förslag på text fastställs. 8. Bestämma ett tema för en konferens om digitalisering 5/12. Ordföranden tar fram förslag på program, då det är GUB som arrangerar årets konferens. Konferensen ska bjuda in till avrapportering av de projekt som beviljades medel för I övrigt föreslog mötet att konferenstemat skulle kunna vara Digitalisera för alla, och behandla områden som förädlings- och tillgängliggörandeaspekter i digitaliseringskedjan. 9. Förslag till studieresa. Mötet kom fram till ett förslag att förlägga ett expertgruppsmöte i Oslo och kombinera detta med ett besök på NBL (Biblioteket for lyd og punkt) och på NB (Nasjonalbiblioteket). I båda fallen handlar det om att få inblick i hur digitaliseringskedjan är uppbyggd vid institutionen. TPB kontaktar NBL och sekreteraren kontaktar NB. Mötet föreslogs äga rum i början av 2013 och omfatta två dagar. 10. Övriga frågor Expertgruppen ställer sig bakom det förslag till handlings- och kommunikationsplan som cirkulerat inom expertgruppen. Sekreteraren ansvarar för att denna läggs ut på KB:s hemsida i anslutning till övrig information kring expertgruppen för digitalisering digitalisering-/minnesanteckningar/expertgruppen-for-digitalisering-16-mars- 2012/ 11. Summering att göra till nästa möte

5 Deltagare skickar senast 4 september in en kortfattad beskrivning av de system vid den egna institutionen som har koppling till en eller flera delar i digitaliseringskedjan insamling/förvärv, beskrivning/metadata, lagring och tillgängliggörande. Digisams modell kan användas som utgångspunkt. Läsa igenom den rapport som urvalsgruppen ska inkomma med 14 juni TPB och KB kollar möjligheten till studiebesök till NBL och NB i början av 2013 Fundera på sökbegrepp, projekt, organisationer etc., som kan vara bra att lägga in i omvärldsbevakningsverktyget (förslag kan skickas in löpande och behöver inte vänta till nästa möte). 12. Fastställande av kommande möten 4/10 Skara 4/12 Göteborg (konferens Göteborg 5/12)