VALLENTUNA KOMMUN. 121 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (KS ) Arbetsutskottet föreslår att:

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll (17) 121 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (KS ) Beslut Arbetsutskottet föreslår att: Kommunstyrelsen antar dokumenthanteringsplanen. Ärendet i korthet Kommunstyrelsen ska liksom andra nämnder ha en aktuell dokumenthanteringsplan. Planen ska årligen revideras. Expedieras till Arkivet er Justerandes sign Justerandes Utdragsbestyrkande

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS MARIANNE SARBERG SID 1/2 KOMMUNARKIVARIE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta dokumenthanteringsplanen Ärendet i korthet Kommunstyrelsen ska liksom andra nämnder ha en aktuell dokumenthanteringsplan. Planen ska årligen revideras. Bakgrund Myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdade på så sätt att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar., behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov. I arkivvårdande syfte ska en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan upprättas. Arkivbeskrivningen ger information om vilka handlingslag som finns i myndigheters arkiv och hur arkivet är organiserat. I dokumenthanteringsplanen står närmare beskrivet vilka handlingar som nämnden bildar samt hur dessa ska behandlas. Arkivbeskrivning har redan tidigare i år fastställts av kommunstyrelsen. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen har tagits fram som pilotprojekt för den nya nya arkivbeskrivningen baserad på verksamhetsprocesser. Strukturenheterna ska sedan när kommunen kartlagts på samma sätt, följa handlingarna från diarium till arkivredovisning. Handlingar 1. Dokumenthanteringsplan KS Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen KOMMUNLEDNINGSKONTOERET VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Roland Beijer Tf Kommundirektör Victor Kilén Kanslichef Ska expedieras till: Arkivet

4 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Styra, planera och följa upp verksamheten Styra och planera verksamheten Fatta politiska beslut Nämndhandlingar Anslagsbevis Bilagor till protokollet kommunarkiv Nej Nämndsekreterare Nej kommunarkiv Prövas Nämndsekreterare Diarieförs Ärendehanterings Ingår förstasidan protokollet. Anslagen slip gallras. Skriftlig reservation, särskilt yttrande etc bevaras i ärendeakt och med protokollet Kallelse/ Kungörelse 2 år systemet Prövas Nämndsekreterare Nej Papperskopior gallras vid inaktualitet Pappersoriginal justerat protokoll bevaras. Alla Varje paragraf protokoll från arbetsorgan och Protokoll kommunarkiv Prövas Nämndsekreterare diarieförs i resp ärende samarbetsgrupper mm bevaras Protokollsutdrag kommunarkiv prövas Nämndsekreterare Diarieförs Ingår i ärendeakt Underlag till beredning inaktualitet Handläggaren Nej Kopior av diarieförda handlingar Upprätta kommunplan Styrdokument Kommunplan kommunarkiv Nej Handläggare Diarieför Både tryckt version samt diarieförda handlingar Underlag inaktualitet Nej Handläggare Registreras Skattesats, nämndernas mål, kommungemensamma mål, taxor VP kommunarkiv Nej Handläggare Diarieför Årsbudget inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Upprätta planer/policy/ riktlinje Styrdokument Planer kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs Policys riktlinjer och styrdokument ska expedieras till kommunal författningssamling Underlag Hantera överklagan kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs

5 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Överklaganden (ändrat) Beslut kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs Avvisningsbesked kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs Inkommen överklagan kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs Fatta verksamhetsbeslut Ledningsgruppsmöten Möteshandlingar Kallelse Protokoll/ anteckningar Underlag för beslut Förhandling/samverka n enl MBL inaktualitet System Prövas Handläggare Nej om beslut/ inaktualitet kommunarkiv Prövas Handläggare Nej kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Förhandlings/samverk anshandlingar Förhandlingsprotokoll Närarkiv Prövas Handläggare Ja Förslag till beslut Närarkiv Prövas Ansvarig chef Ja Bilaga till protokollet Kallelse Konsekvensanalys Närarkiv Handläggare Riskbedömning Närarkiv Samverkansproto-koll Närarkiv Prövas Handläggare Ja Ärendehandläggning Handläggning Delegationsbeslut Remiss Tjänsteskrivelse Underlag kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs Avtal registreras i avtalsmodulen i ärendehanteringssystem

6 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Yttrande (remissvar) kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs Projekt Projekthandlingar Checklistor Intressentanalys Kommunikationsplan Lägesrapport kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs Personkontrakt Projektbeställning kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs Projektledaröverensk ommelse kommunarkiv Nej Förvaltningschef Diarieförs Projektplan kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs Protokoll Riskanalys Slutrapport Följa upp verksamheten Ekonomisk rapportering

7 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Rapporter Rapporter Underlag kommunarkiv Nej Handläggare Nej Arbetsplatsmöten Möteshandlingar Kallelse/ dagordning inaktualitet System Prövas Handläggare Nej Protokoll om (minnesanteckningar) beslut/ inaktualitet kommunarkiv Prövas Handläggare Nej Rapport obesvarade motioner Rapporter Rapport kommunarkiv Nej Registrator Diarieförs Medborgarenkät Enkäter Analys och rapport Enkätresultat Extrafrågor Förfrågan från SCB Medarbetarenkät Enhetsspecifika Enkäter rapporter Enkät System Nej Handläggare Diarieförs Enkätsvar inaktualitet System Prövas Handläggare Diarieförs Enkätverktyg dokumentation Information till deltagare Räkenskapssammandrag, årsredovisning, delårsredovisning (Extern rapportering), Internkontroll, revisionsrapport, balanskontoavstämning, månadsuppföljning MU, tertialrapport VaSaRu, (intern rapportering). Årsredovisning och delårsrapport arkiveras även separat Underlag för års- och delårsredovisning. Övriga underlag gallras vid inaktualitet För att svaren ska vara anonyma krävs sekretess System/Närarkiv kommunarkiv Nej Systemansvarig Nej Beskrivning av processverktyget

8 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Resultatsammanställn ingar 02 Ge verksamhetsstöd Hantera allmänna handlingar PULadministration Registerutdrag Anmälan av personuppgiftsombud till datainsp inaktualitet Anmälan behandling av personuppgifter, Datainsp Inrättande av personuppgiftsombud Mottagningsbevis Registerförteckningar kommunarkiv Nej Registerutdrag, begäran om samt svar 1 år Närarkiv Nej Hantera inkommen handling Allmän handling "Postlistor" Diarium Inkommen, diarieförd, handling Inkommen, ej diarieförd, handling Registrerad metadata Utgående svar Nej Personuppgiftsombu d Ja kommunarkiv Nej PuLombud Diarieförs kommunarkiv Nej Förvaltningschef Diarieförs Ingår i beslutsprotokoll nämnd/styrelse kommunarkiv Nej Registrator Diarieförs Personuppgiftsombu d inaktualitet System Nej Registrator Nej /Gallr as vid inaktualitet /alt gallringsutred Diarieförs Registrator/Pulombu d Ja Mottagningsbevis kommunarkiv Nej Registrator Nej kommunarkiv Prövas Registrator Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggare Registreras Sammanställning av inkommande/utgående handlingar Listor över diarieförda handlingar skrivs ut varje år för arkivering Handlingar som berör myndighetens verksamhetsområde eller har intresse för myndigheten. Rutinmässig korrespondans gallras vid inaktualitet ning System Nej Handläggare Ja /Gallr as vid inaktualitet kommunarkiv Prövas Handläggare Diaireförs/Registreras om intresse för verksamheten, annars gallras

9 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Hantera begäran om utlämning av allmän handling Allmän handling Begäran Beslut/avslag på begäran om utlämning Mall inaktualitet vid nekande inaktualitet E-postlåda alt pappershandling Nej Registrator Nej om nekande tillsammans med beslut Beslut med hänvisning till instans för överklagande, undertecknad av behörig kommunarkiv Prövas Se delegation Diarieförs tjänsteman Maskad handling Information, kommunikation, internet vid nekande tillsammans med beslutet. Annars vid inaktualitet kommunarkiv Prövas Registrator Diarieförs Den maskade handlingen kan inte automatiskt återanvändas vid nytt utlämnande. Ny sekretessprövning måste genomföras Producera trycksaker Trycksaker Affischer kommunarkiv Nej Handläggare Nej Egen tillverkade Analysunderlag Annonser kommunarkiv Nej Handläggare Nej Eget producerat mtrl bevaras Broschyrer kommunarkiv Nej Handläggare Nej Egen tillverkade Kartor kommunarkiv Nej Handläggare Nej Egen tillverkning Kataloger/ sökmotorer och uppgraderas System Nej Handläggare Nej och uppgraderas vid byte av system Kommunsidorna (Steget) kommunarkiv Nej Handläggare Nej Korrkort kommunarkiv Nej Handläggare Nej Placeringskort

10 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Rollup Skyltar inaktualiltet Nej Handläggare Nej Tryck på arbetskläder kommunarkiv Nej Handläggare Nej Arkivexemplar - Föremål, profilkläder, etc Tryck på fordon kommunarkiv Nej Handläggare Nej Arkivex Utkast Visitkort Välkommen till Vallentuna kommunarkiv Nej Handläggare Nej Övriga trycksaker kommunarkiv Nej Handläggare Nej Egen tillverkad PR Meddelanden Arbetsunderlag Inbjudan till pressträff kommunarkiv Nej Handläggare Nej Pressmeddelande kommunarkiv Nej Handläggare Ja Webbnyhet kommunarkiv Nej Handläggare Nej Vallentuna.se och intranät Webb/intranät Bilder kommunarkiv Nej Handläggare Ja Om egna eller från Vallentuna Intranät Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Webbmaster Nej Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar Korrektur Nyhetsbrev via epost Publicerade tas ut på papper 1g/år Vallentuna.se Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Webbmaster Nej Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar.

11 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Webbartiklar kommunarkiv Nej Handläggare Nej Om original Officemallar Mallar Analysunderlag inaktualitet Nej Nej Korrektur inaktualitet Nej Nej Mallar inaktualitet Nej Nej Bildbanken ImageVault Bilder Bild Administrera IT och telefoni Support Datasystem Dokumentation av Felanmälan åtgärd Felanmälan Information från ITsupport Förfrågan Förfrågan Ärendedata Förvaltning Datasystem Systemhandlingar Förvaltningsmötespro tokoll / inaktualiltet Nej Ja om egna, eller om Vallentuna. inaktualitet System Nej Handläggare Ja inaktualitet System Nej Handläggare Ja inaktualitet System Nej Handläggare Nej inaktualitet System Nej Handläggare Nej om beslut/ inaktualitet Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Nej Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Ja Förvaltningsplan Felanmälan Felanmälan Förfrågan inaktualitet System Nej Handläggare Nej Ärendedata Beställning av nytt program Beställningar Beställning 10 år MSIprocess programbeställning) inaktualitet System Nej Handläggare Nej Statistik bevaras? Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej

12 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Dokumentation Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Nej Godkännande Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Ja Beställning av dator Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Inventarielista Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Ja Beställning hårdvara Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Bokföringsorder 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Följesedel Orderbekräftelse Produktbeskrivning Nytt verksamhetssystem Systemhandlingar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Kostnadsanalys 2 år Nej Handläggare Nej Systemdokumentatio n Nej Handläggare Nej Teknisk kravspec bevaras Nej Handläggare Nej Versionsuppgradering av verksamhetssystem systemhandlingar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Dokumentation Nej Handläggare Nej Teknisk kravspecifikation Nej Handläggare Nej

13 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Beställning av mobilabonnemang Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Bokföringsorder 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Nybeställning nätverksåtkomst datanät Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Dokumentation bevaras Nej Handläggare Nej Rapport från extern part 2 år Närarkiv Nej Handläggare Nej Applikationsövervaknin g i brandvägg Övervakning Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Dokumentation Nej Handläggare Nej Förfrågan Konsultationshandling ar 2 år Närarkiv Nej Handläggare Nej Kostnadsanalys 2 år Nej Handläggare Nej Loggning av mail samt Spam Loggar Logg 3 mån System Nej Handläggare Nej Administrera ekonomi Huvudbok, löpande bokföring Huvudbok Anläggningsregister 10 år Server. Närarkiv 2 år gallringsarkivet Nej Handläggare Visma control Fil. Årets inköp/sålda papper Närarkiv 2 år Attest- och namnteckningsprov 10 år gallringsaarkivet Nej Handläggare Blanketter och mallar inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Revideras vid behov Närarkiv 2 år Inkomst-, moms-, uppbördsdeklaration, redovisningsräkning, särskilt statsbidrag (dold Deklarationer 6 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej moms)

14 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Huvud- och grundbok 10 år Server Nej Handläggare Visma control Filer Kontoplan och Närarkivet 2 år och sedan kodplan 10 år gallringsarkivet Nej Handläggare Nej Bevara 1 ex med årsredovisningen Kontoutdrag inaktualiltet Närarkiv Nej Handläggare Nej Lånehandlingar 2 år efter avslutat ärende/upphö rt att gälla Närarkivet Nej Handläggare Nej Skuldebrev, borgensförbindelse, pantbrev, ansvarsförbindelse Verifikationer 10 år Närarkiv 2 år, gallringsarkiv/serv er Nej Handläggare Verksamhetssystem Kassa, BF, PER, LON, osv Värdehandlingar Stiftelser Stiftelser Ansökning 2 år sedan de upphört att gälla Närarkiv Nej Handläggare Nej kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Aktier, andelar, bostadsrättsbevis, hyresavtal, bostadsrättsavtal Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs Beslut k-arkiv Prövas Handläggare Diarieförs Nämndsbeslut om utdelning diarieförs Räkenskapssammandr ag 10 år Gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Stiftelsehandling Närarkiv /k-arkiv Prövas Ekonommchef Diarieförs Till k-arkiv när stiftelsen är avslutad, permuterad. Aktuella finns i närarkivet Svarsbrev Administrera personal Rekrytering Rekrytering Annons Ansökningshandlingar inaktualitet System Nej Rekryterande chef Ja för System samt den som personakt för anställs anställd Nej Rekryterande chef Ja Kravprofil inaktualitet Rekryterande chef Nej Rekryterande chef Nej Om den finns MBLprotokoll vid Hålls ordnad i chefstillsättning Personakt Nej Ansvarig chef personakt Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst gallras 2 år

15 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Spontana intresseanmälningar till tjänst inaktualitet System Nej Handläggare Ja De som skickar in intresseanmälan ombeds att registrera sitt intresse via hemsidan Anställning Anställning Anställningsavtal Personakt Nej Förhandlingschef Nej Centralt förvarade KLK närarkiv Beslut Arbetsförmedlingen om bidrag Personakt Prövas Rekryterande chef Nej Beslutsunderlag till arbetsförmedlingen Personakt Prövas Rekryterande chef Nej Nytt beslut eller omprövning<vislinebreak>förvaras centralt KLK tillsammans med anställningsavtal Nytt beslut eller omprövning, inkl handlingsplan<vislinebreak>kopia förvaras centralt KLK Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Tystnadsplikt, sekretessbevis Arbetsförmedling ens Webb Rekryterande chef Elektronisk blankett inaktualitet Hos ansvarig chef Chef Nej Om det förekommer Avslut av anställning IDkort/ behörighetskort Identitetshandlingar Blankett 2 år efter Kvittens 2 år efter Egen uppsägning Personalhandlingar Kopia Arbetsintyg inaktualitet Nej Ansvarig chef Nej Kopia på Ansökan om tjänstepension Gallras Personakt Nej Ansvarig chef Nej Bilaga till skriftlig uppsägning Pensionsbrev Närarkiv i bokstavsordning, k-arkiv vid behov av plats Nej Personalchef Nej Tjänstgöringsbetyg Personakt Nej Ansvarig chef Nej Uppsägning Personakt Nej Ansvarig chef Nej Avgång/entledigande, anmälan om Provanställning Personalhandlingar Kopia Arbetsintyg inaktualitet Nej Ansvarig chef Meddelande om provanställningens upphörande Personakt Nej Ansvarig chef Blankett Tidsbegränsad anställning

16 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Personalhandlingar Besked om att tidsbegränsad anställning upphör Meddelande till anställd.<vislinebreak>kopia till facklig organisation Kopia av Arbetsintyg inaktuallitet Nej Ansvarig chef Tjänstgöringsbetyg Personakt Nej Ansvarig chef Pension vid 67 år Personalhandlingar Kopia av Arbetsintyg inaktualitet Nej Ansvarig chef Meddelande om avgångsskyldighet (kopia) Personakt Nej Ansvarig chef Orginalet till anställd Pensionsbrev Närarkiv i bokstavsordning Nej Personalchef Tjänstgöringsbetyg (kopia) Personakt Nej Ansvarig chef Personliga skäl Personalhandlingar Arbetsbrist Systematiskt arbetsmiljöarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete Anteckningar från facklig överläggning Personakt Nej Ansvarig chef Kopia till facklig organisation Besked om Uppsägning Personakt Nej Ansvarig chef Kopia Kopia på Anställningsintyg inaktuallitet Hos ansvarig chef Nej Ansvarig chef Kopia på Tjänstgöringsbetyg Personakt Nej Ansvarig chef Underrättelse om övervägande av uppsägning/avsked Personakt Nej Ansvarig chef Kopia till facklig organisation Överenskommelse om att avsluta anställning Personakt Nej Ansvarig chef inkl ök om avgångs- vederlag/ beslut om Arbetsmiljöverket beslut Arbetsmiljöverket Inspektionsmeddelan de Organisation för arbetsmiljöarbetet Riskbedömning kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs i ÄDHS kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs ÄDHS Myndighetsspecifik dokumentation bevaras Kan tillhöra ett ärende, t ex omorgansiation, förändr i verksamhet. Kan vara små eller stora kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs bedömningar.

17 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Skydds/arbetsmiljöro nd protokoll kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Svar till Arbetsmiljöverket Åtgärdsplan Anmälan av arbetsskada Arbetsskada anmälan till samverkansgrp Handlingsplan Sammanställning Anmälan av tillbud Tillbud kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Tidplan, riskbedömning vid tex verksamhetsförändring, handlingsplan kommunarkiv Prövas Ansvarig hef Diarieförs kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Formulär webb Skrivas ut. Anmälan till Arbetsmiljöverket Anmälningsblankett AFA Kopia bevaras Prövas Ja Arbetstagarens ansvar. Anmälningsblankett FK Kopia bevaras Prövas Ansvarig chef Ja Arbetsgivarens ansvar att anmäla. kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Kan ingå i anmälan till FK. anmälan till samverkansgrp Anmälan till Arbetsmiljöverket Anmälningsblankett internt Handlingsplan Sammanställning Rehabilitera Rehabiliteringar kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Rapporteras regelbundet till samverkansgrp kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Om allvarligt tillbud. Webbanmälan-skriv ut k-arkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Arbetsföremågebedö mning Personakt Ja Ansvarig chef Ja Beslut från FK Personakt Ja Ansvarig chef Ja Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr

18 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Handlingsplan Personakt Ja Ansvarig chef Ja Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Läkarintyg Personakt Ja Ansvarig chef Ja arbetsskada annars gallras efter 2 år. Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Plan för återgång i arbetet Personakt Ja Ansvarig chef Ja Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Rehabiliteringsutredni ng Personakt Ja Ansvarig chef Ja Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet Utredningshandlingar Personakt Ja Ansvarig chef Ja kuvert med dnr och pnr Löneöversyn Löneöversyn Förhandlingsprotokoll Lönebeslut oorganiserade Lönestatistik Protokoll (minnesanteckningar) avstämning Protokoll (minnesanteckningar) överläggning Samlat löneförslag kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs inkl analys av utfall av löneöversyn kommunarkiv Nej Personalchef Nej kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs kommunakriv Nej Personalchef Diarieförs Lönesamtal Yrkanden från fack.org Underlag för lön Handlingsplan Utvecklingssamtal kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs inaktualitet Personakt Prövas Respektive chef Nej IUP Administrera förtroendevalda Hantera matrikel Individuell utvecklingsplan inaktualitet Personakt Prövas Respektive chef Nej

19 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Förtroendemannaregi ster Avsägelser kommunarkiv Nej Nämndsekreterare/R egistrator Diarieförs Förtroendemannaregi ster Beslut Protokoll efter nämndbeslut Förtroendemannaregi ster Godkännande av publicering inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Nej Förtroendemannaregi ster Matrikel Matrikelsystem Nej Systemförvaltare Matrikelsystem Administrera arvoden/ ersättningar Ersättningar, arvoden Arvodeslista 2 år Närarkiv Nej Handläggare Lönesystem Ersättningar, arvoden Utbetalningar personal/ uppdragstagare Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst 2 år Närarkiv Nej Handläggare Lönesystem Hantera nyanställning/ nyvalda Personalhandlingar Anställningsavtal Personakt Nej Handläggare Hålls ordnade Delegation för sjuksköterska Personakt Nej Handläggare Nej Kopia på körkort inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej Gäller för vissa verksamheter Protokollsutdrag Personakt Nej Handläggare Nej Förtroendevald registreras, ingen akt läggs upp Skattsedel inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Utdrag ur belastningsregistret Personakt Prövas Handläggare Hålls ordnade Ändra anställning Personalhandlingar Anställningsavtal Personakt Nej Enhetschef Hålls ordnade Ändringsuppgift Personakt Nej Enhetschef Hålls ordnade Allt som ändrar anställningsvillkor Hantera korttidsanställning

20 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Anställning Sjukfrånvaro Personalhandlingar år efter det Lönerapporteringsund år handlingen erlag skapades Närarkiv Nej Handläggare Lönerapporteringsunderlag Timavlönad personal Tidrapport för tillfälligt anställd personal. (TAP) Närarkiv Nej Handläggare Hålls ordnade Kommer att registreras i system Underlag för Anställningsinformati Gallras vid Lönelista bevaras. Inkl lönebeslut för on inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare timavlönad Aktivitets/sjukersättni ng Kopia beslut 2 år System Prövas Handläggare Lönesystem Anmälning till försäkringskassan via fil 2 år System Prövas Handläggare Hålls ordnade Fr o m 15:e sjukdagen Beslut, försäkringskassan Personakt Prövas Handläggare Nej Medicinskt utlåtande (läkarintyg) 2 år, se rehab Personakt Prövas Handläggare Hålls ordnade Handlingar angående arbetsskada bevaras Sjukförsäkran 2 år System/Närarkiv Prövas Handläggare Hålls ordnade Semester Personalhandlingar Beslut om ledighet 2 år System Nej Enhetschef Lönesystem Studieledighet Personalhandlingar Beslut om ledighet 2 år < 6 mån System Nej Enhetschef Lönesystem > 6 mån bevaras i personakt? System? Föräldraledighet Personalhandlingar Beslut om ledighet 2 år < 6 mån System Nej Enhetschef Lönesystem > 6 mån bevaras i personakt? System? Försäkran tillfällig föräldrapenning (VAB) 2 år System Nej Enhetschef Lönesystem Läkarintyg barn 2 år Personakt Prövas Handläggare Hålls ordnade Ledighet vid nära anhörigs svårare sjukdom/bortgång Personalhandlingar Beslut om ledighet 2år System Prövas Enhetschef Lönesystem Ledighet utan lön Personalhandlingar Beslut försäkringskassan 2 år? Handläggare Beslut om ledighet 2 år < 6 mån System Prövas Enhetschef Lönesystem > 6 mån bevaras i personakt? System? Avsluta anställning Anställning Avgångsskyldighet 67 år Personakt Nej Enhetschef Ja

21 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Avslut pga dödsfall Personakt Prövas Enhetschef Ja Bekräftelse på avslut av tidsbegränsad anställning Personakt Prövas Enhetschef Ja Egen uppsägning Personakt Prövas Enhetschef Ja Uppsägning pga arbetsbrist Personakt Prövas Enhetschef Ja Uppsägning pga personliga skäl Personakt Prövas Enhetschef Ja Överenskommelse om avslut Personakt Prövas Enhetschef Ja Administrera Frånvaro/Ledighet Avvikande tjänstgöring Anställning Beslut om avvikande tjänstgöring inaktualitet Personakt/fil i elektronisk mapp? Nej Enhetschef Ja Utmätning Lön Avslut 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Ja Beslut från Kronofogden om utmätning 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Ja Förfrågan inaktualitet System Prövas Handläggare Månadsrapport utmätning till Kronofogden 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Nej Utanordning 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Ja Ändring av beslut 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Ja Övertid, mertid, jour, beredskap, OB, förskjuten arbetstid finns på lönelista som bevaras Fyll i och skicka via webben (Kronofogdens hemsida) Fylls i och skickas via webb till Kronofogndens hemsida Matkuponger Lön Registrering i ecomp 2 år System Nej Handläggare Ja Uppdragstagare Lön, ersättningar Blankett med info för upplägg i system Familjehem/ kontaktpersoner Lön, ersättningar Skatteuppgift/ skattsedel inaktualitet System Nej Handläggare Ja Beslut från Socialförvaltningen 2 år System Ja Handläggare Ja Information finns bevarad på löneslista

22 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Underlag för utbetalning 2 år System Ja Handläggare Ja Information finns bevarad på löneslista Närvaroersättning (habilitering) Lön, ersättningar Beläggningsrapport 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Underlag för utbetalning 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Information finns bevarad på löneslista Löneutbetalning Lön, ersättningar "Lönekörningsfil" System/arkiv Nej Handläggare Ja Skrivs ut och bevaras i arkivet Lönespecifikationer System/arkiv Nej Handläggare Ja Kontrolluppgift Lön, ersättningar Elektronisk fil med specifikation till Kontrolluppgift 10 år System Prövas Handläggare Ja Via fil till skatteverket Resersättning inkl traktamente Lön, ersättningar Körjournal 2 år Hos resp person som kör i tjänsten Nej Handläggare Ja Underlag MED övernattning 2 år System Nej Handläggare Ja Via självservice Underlag UTAN övernattning 2 år System Nej Handläggare Ja Via självservice Utlägg Lön, ersättningar Kvitto 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Ja Närarkiv 2 år Utanordning 10 år gallringsarkiv Nej Handläggare Ja Förvaras tillsammans med kvitto Pension Pension Pensionsbrev Personakt Nej Handläggare Ja Svar Personakt Nej Handläggare Ja Inköp, upphandling, avtal Upphandla Upphandlingar Anbud ej antagna 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Anbudshandlingar kommunarkiv Ja. till beslut fattats Handläggare Diarieförs Ej antagna anbud gallringsfrist 2 år. Broschyrer som tillför uppgifter bevaras enbart för antaget anbud Anbudsöppningsproto koll Annons kommunarkiv JA till beslut fattats Handläggare Diarieförs Jfr förfrågningsunderlag

23 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Artikelregister årligt kommunarkiv Nej Handläggare Ja Varuslag och olika sorts tjänster Avannonsering 2 år System Nej Handläggare Nej Efter avslutad upphandling Avtal kommunarkiv, Nej Handläggare Diarieförs Avtalsdatabas Server Nej Handläggare Nej ev urval utgående från denna sammanställning av data som bör bevaras. Skrivs ut på papper kommunarkiv Begäran om förtydliganden kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Bilagor /Marknadsföring, Verksamhetsberättels er inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare Nej Innehåller ej sakuppgifter Checklista för förarbete Förfrågningsunderlag Förtydliganden under annonseringstiden Protokoll från MBLförhandling Rapport om avslutad upph över tröskelvärdet EUkomissionen Referenser kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggare Diareiförs Register leverantörer och konsulter SKV år Närarkiv Nej Handläggare Nej Soliditetsupplys-ning 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Nej Spontanofferter leverantörsinfo

24 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Statistik Årssammanställning Tilldelningsbeslut kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Spara dokumentation kring uteslutning av leverantör etc Underrättelse om antagna/icke antagna 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Underrättelse om avbruten upphandling kommunarkiv Nej Handläggare Diaireförs UpphandlingsPM kommunarkiv Nej Handläggare Diariefös Upphandlingsuppdrag kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Upplysning på begäran av leverantör då ansökan avslagits eller anbud förkastats kommunarkiv Ja, till beslut fattats Handläggare Diarieförs Offert Orderbekräftelse Gallras 2 år efter avtalstidens utgång (saknar långsiktigt värde) Närarkiv Nej Handläggare Ja inaktualitet Nej Handläggare Hålls ordnade Reklamationer 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Direktupphandling/enstaka köp av varor eller tjänster för vilka ramavtal saknas. Ej antagna offerter gallras vid inaktualitet Utvärderingshandlingar Köpa in och beställa Inköp Avrop/beställning 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Avrop/Beställning mot ramavtal Följesedel inaktualitet Nej Handläggare Hålls ordnade 03 Samhällsplanering Bostadsbyggnadsprognos (BBP) Prognoser Befolkningsprognos

25 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Bostadsbyggnadsprog nos Inkomna önskemål Diarieförda handlingar Prövas Handläggare Diarieförs Planbesked kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Bostadsmarknadsenkät Enkäter Enkät inaktualitet Nej Handläggare Registeras Enkätsvar kommunarkiv Nej Handläggare Diaireförs Ta fram strukturplan & sektorstudier Underlag från andra förvaltningar Planer Antagandehandlingar Programhandlingar inaktualitet Nej Handläggare Registreras Samrådshandlingar 10 år Närarkiv Nej Handläggare Registreras Underlag Befolkningsprognos inaktualitet Nej Handläggare Registreras Tekniska utredningar, bebyggelse- eller naturinventeringar eller annat underlagsmaterial som kan tänkas vara till nytta för annat planarbete bedöms efter 10 år om det kan gallras Prognoser Befolkningsprognos Hantera markförfrågningar i arbetsplatsområden Markförsäljning Dokumentation Förfrågan kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs

26 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Köpehandlingar 04 Kris och säkerhet Risk- och sårbarhetsanalyser Analyser Begäran om resurser kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Beslut om tilldelade resurser kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Direktiv kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Rapport kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Interna brott Rapporter Förslag till åtgärder kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Lägesbild inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare Registreras Polisanmälan inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare Registreras Rapport Rapport kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Arbetsmarknad och 05 integration Klottersanering Klottersanering Arbetsschema inaktualitet Nej Enhetscef Nej Beställning/ arbetsorder Bokföringsorder 10 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Dokumentation av skada Frånvaroanmälan inaktualitet Nej Arbetsledare Nej Närvarorapport inaktualitet Nej Arbetsledare Nej

27 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Polisanmälan inaktualitet Nej Handlägggare Nej Administrera Åtgärdsprotokoll kommunarkiv Nej Handläggare Ja Servicelagen Servicelag Arbetsschema inaktualitet Nej Enhetschef Nej Beställning/ arbetsorder inaktualitet Nej Arbetsledare Nej Bokföringsorder 10 år Närarkiv gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Extern Faktura 10 år Närarkiv gallringsarkiv Nej Handläggare Nej Frånvaroanmälan inaktualitet Nej Arbetsledare Nej Närvarorapport inaktualitet Nej Arbetsledare Nej Tömningsschema Underlag högkostnadskort inaktualitet Prövas Handläggare Introduktion för nyanlända Introduktion Ansökan om introduktionsersättni ng Personakt Ja Handläggare Diarieförs Introduktionsplan Personakt Ja Handläggare Diarieförs Sekretessmedgivande Personakt Nej Handläggare Diarieförs Underlag för integration (Migrationsverket) Personakt Ja Handläggare Diarieförs Underlag för introduktionsersättni ng inaktualitet Personakt Ja Handläggare Nej Administrera Sommarjobb (ungdomar) Sökning av arbetsplatser Närvarorapporter om undervisning och praktik, kvitton, ersättningar

28 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Sommarjobb Direktkontakt arbetsplatser Intern uppmaning inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej Intresseanmälan inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej Tilldelning av arbetsplatser Sommarjobb Annons i lokaltidning Annons på internet inaktualitet System Nej Handläggare Nej Ansökningshandlingar Personakt Nej Handläggare Ja Ej antagna gallras 2 år Befrielse från skatt inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej Lottningsprotokoll Närvaroblankett Tilldelningsbesked/ Information Utdrag ur belastningsregistret inaktualitet Personakt Ja Handläggare Ja AME verksamhet Erikshjälpen och Läkarmissionen Biståndsarbete Arbetsbeskrivning Flödesschema Frånvaroanmälan Rapport Stationsbeskrivning inaktualitet Nej Enhetschef Nej Tömningsschema inaktualitet Nej Enhetschef Nej Underlag för insättning av pengar Deltagare Personhandlingar Anställningsavtal Personakt Nej Enhetschef Diarieförs

29 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Ansökningshandlingar inaktualitet Personakt Ja Handläggare Ja Arbetsbeskrivning Beslut om fas 3 Personakt Ja Handläggare Diarieförs Beslut om lönebidrag Personakt Ja Enhetschef Diarieförs Beslut om nyanställning Personakt Ja Handläggare Diarieförs Beslut om stöd Personakt Ja Enhetschef Diarieförs Bokföringsorder 10 år Närarkiv gallringsarkiv Nej Handläggare Ekonomisystem Dataschema Förfrågan om inskrivning inaktualitet Personakt Ja Handläggare Diarieförs Förkunskaper data inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej Grundplanering Personakt Ja Handläggare Diarieförs Individuell uppföljningsplan Personakt Ja Handläggare Diarieförs Läkarintyg inaktualitet Personakt Ja Handläggare Diarieförs Närvarorapport vid inaktualitet personakt Nej Handläggare Nej Sekretessmedgivande Personakt Nej Handläggare Diarieförs Underlag extern faktura Utbildningsmaterial 10 år Närarkiv gallringsarkivet Nej Handläggare Ekonomisystem inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Diarieförs Egen regi Borgerlig vigsel Administrera borgerlig vigsel Vigselhandlingar Utdrag ur belastningsregistret inaktualitet Personakt Ja Handläggare Nej Överenskommelse praktikplats Personakt Prövas Handläggare Diarieförs Anmälan av makars efternamn Anmälan vigsel Ansökan hindersprövning Till skatteverket - blankett fås från Skatteverket Till kommunen - e-tjänst. Bekräftas via e-post Görs till Skatteverket - blankett fås från Skatteverket

30 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Cermonitext inaktualitet Nej Handläggaren Nej Orden, publicerade på kommunens hemsida, fastslås i förordningen Förteckning vigselförrättare Kommunen föreslår vigselförrättare. Förtroendevald väljs av fullmäktige. Länsstyrelsen förordnar uppdraget Intyg hindersprövning Fås från Skatteverket, lämnas till kommunen Intyg vigsel inaktualiltet Nej Handläggare Nej Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket Protokoll kommunarkiv Nej Handläggare Nej Insänds årligen till Länsstyrelsen Tolkbehov ansökan inaktualitet Nej Handlägggare Nej Lämnas till kommunen vid behov Underrättelse om vigsel inaktualiltet Nej Handläggare Nej Underrättelse till Skatteverket, görs av kommunen Val av Vigselförrättare E-tjänst Vigselbevis med protokollet, kommunarkiv Nej Handläggare Nej Till de berörda, jfr utdrag ur protokoll Årsräkning Till skatteverket årligen i januari 07 Arkiv Utföra tillsyn Tillsyn Anmälan inaktualitet Nej Arkivarie Nej Beslut kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs Frågeformulär inaktualitet Arkivhandbok Nej Arkivarie Nej Rutiner uppdateras löpande Tillsynsprotokoll kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs Uppföljningsprotokoll kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs Leverera/ta emot arkiv Leveranser Instruktioner inaktualitet Arkivhandbok Nej Arkivarie Nej Rutiner uppdateras löpande Leveransblankett inaktualitet Arkivsystem/Arkiv handbok Nej Arkivarie Ja Blankett för överlämnande av arkiv Reversal/ Kvitto Förteckningssyste m/närarkiv Nej Arkivarie Förteckningssystem Förteckningssystem Visual Arkiv. Kopia undertecknad till levererande myndighet

31 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29) Förvara och tillgängliggöra Arkivering Arkivbeskrivning Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 3 år kommunarkiv (P) Nej Arkivarie Förteckningssystem (D)/Diarieförs (P) Revideras vid omorganisationer mm. Ses över årligen Arkivförteckning Dokumenthanterings planer Gallringsbeslut övriga Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 1 ex, kommunarkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs kommunarkivet Nej Arkivarie Diarieförs Förteckningssystem/Di arieförs Revideras/kompletteras löpande vid ny leverans Historik Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 1 ex, kommun-arkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie Nej Ingår i arkivförteckning. Uppdateras vid förändringar SLUT

32 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (29)