IKOT Inlämning 1 Etablera projektet

Transkript

1 GRUPP C1: Nicholas Strömblad Axel Jonson Alexander beckman Marcus Sundström Johan Ehn HANDLEDARE: Daniel Corin Stig Maskinteknik Göteborg, Sverige 2011 CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA

2 1 1.1 Projektdefinition Spelare, roller och ansvarstaganden Cleanergy kommer vara huvudkund och kommer att bistå projektet med kravspecifikation. Cleanergy kommer också fungera som bollplank för tankar och idéer, utöver detta bör Cleanergy vara involverade under processen för att försäkra ett lyckat resultat. Chalmers Tekniska Högskola agerar som beställare. Dess ansvar ligger i att, inom utsatt budget, leverera de resurser som projektgruppen efterfrågar. I detta ingår handledning, tillgång till lokaler, datorer och datorverktyg, verkstad och verktyg samt material för konstruktion av prototyp. Chalmers kommer förutom att agera beställare också fungera som projektgruppens faktiska kund. En utförligare kundkedja innefattar också elbolag, elkunder, handledare, solparker, olika miljöverksamma myndigheter och organisationer. Projektgruppen Chalmers Cleanergy Solparker Elbolag Elkunder Handledare Miljöorganisationer och myndighter Projektgruppen har ansvar för framtagande av prototyp enligt Cleanergy och Chalmers given kravspecifikation och utsatt tidsplan. Utöver detta skall löpande rapportering och dokumentation av arbetet levereras till Chalmers enligt utsatta deadlines. Projektgruppen har också ansvar för att formulera en presentation som skall framföras inför opposition. Projektgruppen leds av projektledare valda från gruppen enligt vald rotation. Samtliga medlemmar i projektgruppen måste följa av gruppen valda spelregler och innehar delat ansvar för projektets fullföljande. Målformulering Att innan kursens slut leverera en prototyp av hög klass som möjliggör enkelt underhåll, utstrålar miljömedvetenhet och ger ett fullgott skydd för Cleanergys Stirlingmotorer vid användning i solkraftparker. Förutsättningar How? Ett skydd för Stirlingmotorer för bruk i solkraft skall tillverkas enligt specifikationer från Cleanergy. Skyddet kommer att utarbetas inom en projektgrupp om 5 personer i enlighet med deadlines och vissa delmål utsatta av Chalmers. Arbetet kommer att utföras enligt The Value Model s rekommendationer för projekthantering. Projektet kommer att ha tillgång till datorer på skolans område för 3D-modellering och textbehandling. Skolan tillhandahåller också verkstadslokaler, verktyg och material för prototyptillverkning samt eventuell tillverkning av pappmodeller.

3 2 Processparametrar When? Projektet sträcker sig över en tidsplan utarbetad av projektgruppen enligt specifikationer från Chalmers. Chalmers kommer också att tillhandahålla en budget för projektgruppen. ***Kravspecifikation från Cleanergy har inte levererats ännu varför övriga data om vinst, produktionskostnad, etcetera inte kan levereras i nuläget.*** Leverans What? En rapport inlämnas vid projektets slut. Under projektets gång kommer delrapporter inlämnas löpande till handledare enligt utsatta deadlines. En färdig prototyp enligt kravspecifikation, tillsammans med ritningar, 3D-modeller och eventuella pappmodeller kommer inlämnas vid projektets slut. En presentation kommer att ges vid två tillfällen av olika projektmedlemmar. Presentationen kommer framföras inför opposition och företaget i fråga. Effekten Why? Genomfört projekt kommer att förse Cleanergy med en ny, förbättrad ersättning till nuvarande skydd. ***Kan inte ge en djupare analys innan kravspecifikationen har levererats.***

4 3 Leveranslista Nedan syns vår senaste leveranslista. Den uppdateras varje fredagsmöte. Leverans Sektor Godkännande Ansvarig Klart senast datum Projektplan Projektet Konsensus i gruppen Alla Rapport av projektetablering Chalmers Betyg från handledare Projektledar en Rapport av produktbeskrivning Chalmers Betyg från handledare Projektledar en Betyg från Projektledar Rapport av kundens röst Chalmers handledare en Konsensus i Alexander Koncept- och idélista Teknologi gruppen Beckmann Rapport av alternativa lösningar Chalmers Betyg från handledare Projektledar en Konceptval Teknologi Konsensus i gruppen Marcus Sundström Slutlig kravspecifikation Teknologi Konsensus i gruppen Nicholas Strömblad Rapport av konceptet Chalmers Betyg från handledare Projektledar en Detaljkonstruktion Teknologi Konsensus i gruppen Axel Jonson Kostnadsuppskattning Finans Konsensus i gruppen Johan Ehn Rapport av konceptkonstruktion Chalmers Betyg från handledare Projektledar en Prototyp Teknologi Konsensus i gruppen Johan Ehn Rapport av konceptutvärdering Chalmers Betyg från handledare Projektledar en Slutrapport Chalmers/Clea nergy Betyg från handledare Projektledar en

5 4 1.2 Projektplan Vi har ett Gantt-schema som översiktsplan där alla milstolpar ingår. Dessutom har vi gjort en detaljerad projektplan som löper fram till nästa inlämning. Översiktsplanen och den detaljerade planen är gjort i Microsoft Project och bifogas i slutet av detta dokument. Vi har även tagit fram ett milstolpeschema i Excel samt en detaljerad projektplan. Dessa syns nedan: Milstolpeschema Sektor Milstolpar Klart datum Ansvarig Chalmers Projektet etablerat Projektledaren Chalmers Produkten beskriven Projektledaren Chalmers Kundens röst kartlagd Projektledaren Chalmers Alternativa lösningar analyserade Projektledaren Chalmers Vinnande koncept skapat Projektledaren Chalmers Slutliga kravspecifikationen skriven Projektledaren Chalmers Konceptet konstruerat Projektledaren Chalmers Konceptet verifierat och utvärderat Projektledaren Chalmers Projektet presenterat och dokumenterat Projektledaren Detaljerad projektplan läsvecka 2-3. Etablera projektet Aktivitet Ansvarig Tid(h) Datum Skapa projektdefinition Johan Ehn Anordna gruppaktivitet Projektledaren Läsa på om företaget Alla Skapa en projektplan Nicholas Strömblad 1/ Organisera gruppen Axel Jonson 1/ Fastställ spelregler Alexander Beckmann Utforma kontroll/uppföljningssystem Nicholas Strömblad Renskriva inför inlämning Sekreteraren Projektetablering inlämnad Projektledaren Följa upp & planera inför nästa inlämning Projektledaren

6 5 1.3 Organisera gruppen Gruppen består av Marcus Sundström, Nicholas Strömblad, Alexander Beckmann, Johan Ehn och Axel Jonson. Relevanta roller Projektledare Sekreterare Strukturansvarig Projektledaren Bestämmer tid för nästa möte och fördelar dagsarbetet. Han har beslutsrätt i administrativa frågor. Vi har ett rullande schema för byte av projektledare och det redovisas nedan: Läsvecka Namn 2, läsperiod 3 Marcus Sundström 3 Marcus Sundström 4 Nicholas Strömblad 5 Nicholas Strömblad 6 Axel Jonson 7 Axel Jonson 8 Johan Ehn 9, tentavecka Johan Ehn 1, läsperiod 4 Alexander Beckmann 2 Alexander Beckmann 3 Marcus Sundström 4 Marcus Sundström 5 Nicholas Strömblad 6 Nicholas Strömblad 7 Axel Jonsson 8, tentavecka Axel Jonsson

7 6 Sekreteraren Ansvarar för viktiga papper, mötesprotokoll och inlämning inför deadlines. När man har varit projektledare så blir man sekreterare. Således ser det rullande schemat ut som följer: Läsvecka Namn 2 Alexander Beckmann 3 Alexander Beckmann 4, läsperiod 3 Marcus Sundström 5 Marcus Sundström 6 Nicholas Strömblad 7 Nicholas Strömblad 8 Axel Jonson 9, tentavecka Axel Jonson 1, läsperiod 4 Johan Ehn 2 Johan Ehn 3 Alexander Beckmann 4 Alexander Beckmann 5 Marcus Sundström 6 Marcus Sundström 7 Nicholas Strömblad 8, tentavecka Nicholas Strömblad Strukturansvarig Axel Jonsson är strukturansvarig tills projektet är avslutat. Han har ansvar för att filerna skrivs, döps och laddas upp på ett korrekt sätt. Vi kommer att använda oss utav Dropbox för att dela filer. Kollektivt ansvar Samtliga medlemmar i gruppen har gemensamt ansvar för projektplanen. Alla åsikter ska ventileras, både positiva och negativa. Individuellt ansvar Om en deluppgift skulle ta alldeles för lång tid än planerad så ska man hjälpa den utsatta medlemmen. Allt arbete ska dokumenteras.

8 7 1.4 Spelregler Möten Möten sker vid behov efter överenskommelse, detta är projektledarens ansvar. Alla ska närvara vid möten om inget annat sägs. Projektledaren håller i mötena och sekreteraren antecknar. Varje fredag har vi ett möte där vi utarbetar en ny detaljerad tidsplan fram till nästa inlämning, kontrollerar och följer upp det vi gjorde veckan innan samt identifierar nya risker fram till nästa inlämning. Detta möte betecknas i framtiden som fredagsmöte. Dokumentation Sekreteraren antecknar all väsentlig information och sparar alla viktiga papper i en gemensam pärm. Alla dokument sparas även elektroniskt i en mapp på dropbox.com. Beslut Små beslut kan göras i grupp om minst två personer, stora beslut görs i hela gruppen. Små beslut kan till exempel vara hur man ska lägga upp arbetet om man är två och två som jobbar med samma sak. Stora beslut kan till exempel vara materialval till prototypen. Dokumentation av diskussioner görs av sekreteraren om detta anses som nödvändigt. Sekretess Sådan information som kan gynna andra grupper hålls inom gruppen. Någon form av vilseledande information ska inte förekomma. Redovisning av information sker vid varje inlämning. Sociala aktiviteter Lunch i grupp då vi är i skolan är ett krav. Om man uteblir från lunchen utan en bra ursäkt så får man baka en kaka till nästa fredagsmöte. Vidare så firas födelsedagar med middag utanför skolan (frivilligt). Roller, ansvar, auktoritet Projektledaren har sista ordet. Ansvar enligt grupporganisationen. Om projektledaren uteblir så blir tillförordnad projektledare nästa person enligt projektledarschemat. Etikett Alla ska visa respekt mot varandra och varandras åsikter. Disciplin Om någon inte kan närvara på ett möte skall detta meddelas till projektledaren. Vid planerad frånvaro så kommer gruppen överens om hur denna person skall gottgöra sin uteblivning. Om man inte närvarar på ett möte och inte har meddelat detta till projektledaren får personen en verbal varning. Om detta upprepas så meddelas detta till handledare.

9 8 Lösning av problem/diskussion Diskussion till konsensus vid stora beslut. Om diskussion inte fungerar sker en omröstning. Mindre problem bestäms av projektledaren, detta gäller endast administrativa beslut.

10 9 1.5 Projektets kontroll och uppföljningssystem Riskanalys Vid varje fredagsmöte så utvärderar och uppdaterar vi riskanalysen. För att hantera alla potentiella risker så utnyttjar vi följande fyra punkter. Identifiera händelser som kan ha negativ effekt på projektet Här urskiljer vi alla potentiella risker och antecknar dessa. Det spelar ingen roll när riskerna kan inträffa, det kan vara när som helst under projektets gång. Ju tidigare vi identifierar riskerna, desto längre tid har vi på oss att ta hand om den på ett bra sätt. Utvärdera risken i varje händelse och ranka dem Varje risk bedöms på en skala ett till tio med avseende på skadan som inträffar om risken blir verklighet (betecknas A). Dessutom bedöms varje risk med samma skala om hur sannolikt det är att den inträffar (betecknas B). Produkten av A och B blir risknumret. För varje risk med risknummer 30 eller högre formuleras en åtgärd (nästa steg). Formulera åtgärder för de riskerna med risknummer 30 eller högre Vi utformar lämpliga åtgärder för varje risk som vi tog ut från föregående punkt. Utför åtgärderna och utvärdera resultat Åtgärderna utförs så snabbt som möjligt och resultatet av åtgärderna utvärderas på nästa fredagsmöte. Nedan syns riskanalysen för tillfället. # Risk A B A*B Åtgärder 1 Oklart vem som har ansvar Sjukdom strax innan inlämning För lite information från Cleanergy Strukturproblem bland material Försvunnet material Datorproblem, såsom servercrash 6 eller liknande Inget material vid prototypbygge Utse en strukturansvarig som styr upp hur och var alla filer sparas Välj material tidigt så att detta kan beställas i god tid

11 10 Rutiner för kontroll och uppföljning Kontroll och uppföljning sker på fredagsmötet där vi går igenom och utvärderar följande: Risker Vi går igenom föregående riskanalys och kontrollerar om några risker inträffade och om lämpliga åtgärder mot potentiella risker fungerade. Kontroll även om några oväntade risker uppstod och varför. Resultat Vi kontrollerar så att vi har nått förväntade resultat, till exempel att vi lämnade in i tid och att vi hann med allt vi hade planerat att göra. Resursförbrukning Genomgång hur lång tid de olika momenten som vi genomförde sedan förra mötet tog tidsmässigt. Tiden jämför vi sedan med den tiden som vi uppskattade i vår detaljplan. Är det stor skillnad försöker vi komma fram till varför och hur vi kan förbättra vår uppskattning till framtida arbetsuppgifter. Nya kunskapserövringar Under denna punkt ser vi till att direktiv från till exempel företaget delges till alla i gruppen. Detta för att alla ska veta lika mycket alltid så att oklarheter undviks. Laganda Kontroll så att alla mår bra och är positivt inställda till projektet. Alla åsikter (positiva och negativa) om hur arbetsklimaten i gruppen är måste avhandlas. Detaljplan Granskning av hur bra detaljplanen stämde överens med det verkliga resultatet. Vid stora avvikelser studerar vi varför det blev som det blev och försöker att göra en bättre detaljplan till nästa inlämning.

12 11 Agenda för fredagsmöte 1) Mötets öppnande a) Förra veckans ordförande förklarar mötet öppnat 2) Val av ordförande och sekreterare a) Trivialt ty projektledaren är ordförande och vi har en utsedd sekreterare 3) Närvarokontroll 4) Godkännande av föregående mötesprotokoll a) Förra veckans sekreterare läser upp mötesprotokollet 5) Övriga frågor från föregående vecka återkopplas 6) Kontroll och uppföljning a) Resultat b) Resursförbrukning c) Nya kunskapserövringar d) Laganda e) Detaljplan 7) Ny detaljplan fram till nästa inlämning utarbetas a) Tilldelning av arbets- och ansvarsområden b) Uppskattning av resurser c) Fastställning av ny detaljplan 8) Riskanalys a) Inträffade några potentiella risker och varför? b) Kontroll om vidtagna åtgärder mot resterande risker fungerade c) Oväntade risker som dök upp d) Uppdatering av riskanalys inför nästa inlämning 9) Övriga frågor 10) Mötets avslutande Bilaga 1 Nedan syns först en översiktsplan och sedan en detaljerad projektplan, båda gjorda i Microsoft Project.

13 ID Task Name Duration Start Finish Predecessors 1 Etablera projekt 9 days? Tue Fri Beskiva produkten 5 days? Mon Fri Kartlägga kundens röst 5 days? Mon Fri Analysera alternativa lösningar 5 days? Mon Fri Skapa ett vinnande koncept 5 days? Mon Fri Skriva den slutliga kravspecifikationen 5 days? Mon Fri Tentavecka 6 days? Mon Sun Påsklov och omtentaperiod 11 days? Mon Sun Konstruera konceptet 52 days? Mon Fri Verifiera och utvärderdera konceptet 15 days? Mon Fri Presentera och dokumentera projekt 3 days? Wed Fri '11 Jan 24 '11 Jan 31 M T W T F S S M T W T F S Project: Översiktsplan Date: Wed Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 1

14 '11 Feb 07 '11 Feb 14 '11 Feb 21 '11 Feb 28 '11 Mar 07 '11 Mar 1 S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T Project: Översiktsplan Date: Wed Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 2

15 '11 Mar 21 '11 Mar 28 '11 Apr 04 '11 Apr 11 '11 Apr 18 W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F Project: Översiktsplan Date: Wed Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 3

16 '11 Apr 25 '11 May 02 '11 May 09 '11 May 16 '11 May 23 '11 S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M Project: Översiktsplan Date: Wed Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 4

17 ID Task Name Duration Start Finish Predecessors 1 Etablera projekt 9 days? Tue Fri Skapa projektdefinition 2 days Tue Wed Anordna gruppaktivitet 1 day? Tue Tue Läsa på om företaget 1 day? Tue Tue Skapa en projektplan 4 days? Tue Fri Organisera gruppen 2 days? Tue Wed Fastställa spelregler 2 days? Tue Wed Utforma projektets kontroll och uppfoljningssystem4 days? Tue Fri Renskriva projekt 5 days? Tue Mon Projektetablering inlämnad (del 1) 0 days Thu Thu Uppfölja och planera nästa inlämning 1 day? Fri Fri Beskiva produkten 5 days? Mon Fri Kartlägga kundens röst 5 days? Mon Fri Analysera alternativa lösningar 5 days? Mon Fri Skapa ett vinnande koncept 5 days? Mon Fri Skriva den slutliga kravspecifikationen 5 days? Mon Fri Tentavecka 6 days? Mon Sun Påsklov och omtentaperiod 11 days? Mon Sun Konstruera konceptet 52 days? Mon Fri Verifiera och utvärderdera konceptet 15 days? Mon Fri Presentera och dokumentera projekt 3 days? Wed Fri '11 Jan 24 '11 Jan 31 M T W T F S S M T W T F S Project: Detaljerad projektplan lv.2-3 Date: Wed Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 1

18 '11 Feb 07 '11 Feb 14 '11 Feb 21 '11 Feb 28 '11 Mar 07 '11 Mar 1 S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T Project: Detaljerad projektplan lv.2-3 Date: Wed Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 2

19 '11 Mar 21 '11 Mar 28 '11 Apr 04 '11 Apr 11 '11 Apr 18 W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F Project: Detaljerad projektplan lv.2-3 Date: Wed Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 3

20 '11 Apr 25 '11 May 02 '11 May 09 '11 May 16 '11 May 23 '11 S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M Project: Detaljerad projektplan lv.2-3 Date: Wed Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 4