Projektplan. Grupp 8 Version 1.0

Transkript

1 Grupp 8 Version 1.0

2 Innehållsförteckning 1. Beställare Översiktlig beskrivning av projektet Syfte och mål Leveranser Fasplan Före projektstart Under projektet Efter projektet Organisationsplan för hela projektet Villkor för samarbetet inom projektgruppen Definition av arbetsinnehåll och ansvar Projektledare Dokumentansvarig Designansvarig Kvalitetssamordnare Dokumentplan Utbildningsplan Egen utbildning Kundens utbildning Rapporteringsplan Mötesplan Resursplan Personer Material Lokaler Ekonomi Milstolpar och beslutspunkter Milstolpar Beslutspunkter Aktiviteter Tidplan Förändringsplan Riskanalys Miniriskmetoden Riskhanteringsplan/åtgärdsplan Prioriteringar Projektavslut... 10

3 Dokumenthistorik Version Datum Utförda Utförda av Granskad förändringar 1.0 Första versionen Grupp 8 Mattias Häggkvist 1

4 1. Beställare Beställare av projektet är grupp 7. Projektledare: Sofia Elmlund Gruppmedlemmar: Evert Holma, Johanna Mellin, Anette Skoglund 2. Översiktlig beskrivning av projektet Utforma en utredning om intresse för lunchmotion finns på campus. Utredningen skall minst omfatta 40 personer och ge svar på om intresse för lunchmotion finns, i så fall vilken typ av motion och om det finns eventuella krav på tid, plats och genomförande. Utifrån utredningen skall ett motionspass planeras, marknadsföras och utformas. Detta pass ska genomföras på campus under lunchtid. Passet skall även vara tillgängligt för alla, vara 20 minuter långt och det skall vara kostnadsfritt att delta. Man skall också kunna delta som man är och ej behöva redskap, passet skall också vara i lugnt takt så att man inte behöver byta om eller duscha efteråt. Efter utfört pass ska en enklare utvärdering genomföras, utvärderingen ska ge svar på följande frågeställningar, finns det fortsatt intresse för lunchmotion, vad kan förbättras gällande passet, hur kan informationen om passet och marknadsföringen förbättras. Figur 1. Översikt av projektet (Bildkälla: Grupp 7). 2.1 Syfte och mål Syftet med projektet är att, under lunchtid, aktivera studenter på något fysiskt sätt för att minska stillasittandet under dagen. Det som eftersträvas är större produktivitet under eftermiddagen. Målet är att genomföra en undersökning kring studenters lunchvanor. Vidare ska en intressekoll göras för att se om det finns ett behov av lunchmotion. Är intresset nog stort ska ett motionspass formges och utföras, för att sedan granskas om fortsatt intresse finns. 2

5 2.2 Leveranser De olika aktiviteterna som ska levereras är samlade i tabellen nedan. Tabell 1. Leveranser och inlämningsdatum. Leveranser Inlämningsdatum Förstudierapport Projektplan Styrgruppsmöte delrapportering Styrgruppsmöte delrapportering Leveransrapportering Slutrapportering Muntlig slutrapportering Fasplan I projektet ingår ett antal aktiviteter som ska utföras och dessa sammanställs i fasplanen i de nedanstående delkapitlen. 3.1 Före projektstart Innan projektet initieras ska en projektledare utses. Denne ska i samtycke med övriga gruppmedlemmar delegera arbetsuppgifter och ta reda på nödvändiga resurser. Projektgruppen ska sedan skriva en kravspecifikation, förstudierapport samt lägga upp en tidsplanering i form av ett GANTT-schema. 3.2 Under projektet Det första som ska göras under projektet är en enkätundersökning för att kartlägga studenternas nuvarande lunchvanor och undersöka intresset till ett motionspass. Resultatet ska sedan sammanställas och användas som grund för hur projektet ska ta form. Om det finns intresse för ett motionspass ska detta planeras och sedan genomföras. Vid uteblivet intresse ska istället en mer omfattande lunchvaneundersökning genomföras. Under projektets gång ska möten hållas regelbundet för att säkerställa att den planerade tidsplanen följs. Dessa möten ska bokföras i mötesprotokoll där allt som tagits upp på mötena ska ingå. Utöver projektgruppens egna möten ska även styrgruppsmöten äga rum där projektets status stäms av med handledare. 3.3 Efter projektet När motionspasset är genomfört ska en utvärdering göras med passdeltagarna. Resultatet från utvärderingen ska sedan sammanställas och användas som underlag för vidareutveckling av projektet, det vill säga om liknande motionspass ska fortsätta att genomföras i framtiden. Efter utvärderingen ska en övergripande projektrapport skrivas och levereras till projektbeställaren. 3

6 4. Organisationsplan för hela projektet Figur 2. Organisationsplan för projektet. Organisationen kommer att se lika ut under projektets olika faser. Styrgruppen, som här består av handledaren, är den som kommer att sköta kontakten med beställargruppen. Vidare är det projektledaren som fördelar arbetsuppgifter bland projektmedlemmarna. 4.1 Villkor för samarbetet inom projektgruppen De bestämmelser som projektgruppen gemensamt kom fram till ska göra arbetsupplägget mera kontrollerat. På så sätt fick alla ge sina synpunkter och komma överens om vilka tillvägagångssätt som skulle användas. Villkoren ger också möjligheter till att lösa eventuella problem inom gruppen under projektets gång. Villkor: Alla medlemmar i projektgruppen ska delta i samtliga möten. Vid förhinder för någon deltagare ska detta meddelas minst två timmar innan mötets start. De arbetsuppgifter som fördelas ut har varje gruppmedlem enskilt ansvar över att det blir färdigställt och levereras i tid. Arbetsuppgifter ska fördelas likvärdigt så att alla gruppmedlemmar gör en lika stor arbetsinsats. 4.2 Definition av arbetsinnehåll och ansvar Projektledare Projektledaren ansvarar för att projektet blir levererat i tid och att produkten håller önskad kvalitet. Vidare ska projektledaren se till att alla deltagare närvarar under arbetet och att samarbetet i gruppen är bra och rättvist. 4

7 4.2.2 Dokumentansvarig Den dokumentansvarig ska hålla reda på samtliga dokument, hålla de uppdaterade och att rätt dokument redovisas vid rätt tidpunkt Designansvarig Designansvarige har i uppgift att kontrollera så att redovisningsmaterial och själva produkten håller sig till de bestämda riktlinjer rent utseendemässigt Kvalitetssamordnare Kvalitetssamordnaren ska se till att färdig produkt och delrapporteringar håller sig inom ramen av de satta kvalitetskraven. 5. Dokumentplan Tabell 2. Dokumentplan för projektet. Nr Dokument Ansvarig/ godkänns av 1 Kravspecifikation Beställare/ Projektgru pp 2 Förstudierapport Projektgru pp/handle dare 3 Enkät Projektgru pp/projektl edare 4 Projektplan Projektgru pp/handle dare 5 Flyer Projektgru pp/projektl edare 6 Leveransdokument Projektgru pp/beställa re 7 Slutrapport Projektgru pp/handle dare Syfte Definierar alla krav på projektet. Minska osäkerheten kring projektet Undersöka lunchvanor och intresse för motionspass Reglera genomförande och styrning av projektet Marknadsföra motionspass Redovisa projektet för beställare Slutgiltig rapportering av projektet Distribueras till Färdigdat um Projektgrupp Handledare Användare/stu denter Handledare Användare/stu denter Beställare Handledare Utbildningsplan 6.1 Egen utbildning Projektgruppen kommer att utbildas genom föreläsningar i projektledning löpande under projektets gång. Om information inom vissa områden varit otillräcklig kommer projektgruppen att utbilda sig själva inom dessa. Handledare Nils Lundgren finns även tillgänglig för vägledning. 5

8 6.2 Kundens utbildning Kunden erhåller ingen särskild utbildning inom projektet utan kommer endast ta del av den information som redovisas i projektet. 7. Rapporteringsplan Varje projektdeltagare rapporterar sina arbetstimmar till projektledaren som sammanställer dessa och kontrollerar att alla medlemmar lägger ner lika mycket tid i arbetet. På så sätt hålls arbetet rättvist och alla deltagare gör en lika stor arbetsinsats. 8. Mötesplan Projektgruppen kommer att utgå från ett möte i taget och i slutet av varje möte planera och bestämma när nästa träff ska ske. Faktorer som bestämmer nästa mötesträff är hur långt gången projektet är och hur det ligger till gentemot tidsschemat. Vid varje möte utses en sekreterare som för mötesprotokoll som sedan laddas upp i det gemensamma gruppforumet. 9. Resursplan Nedanstående delkapitel redovisar de resurser som används inom projektet. 9.1 Personer De deltagande personerna i projektet är projektledaren samt de övriga som ingår i projektgruppen och dessa presenteras i tabell 3 nedan. Alla i gruppen, inklusive projektledaren, har en arbetsbelastning på 10 timmar/vecka och förväntas arbeta 100 procent varje vecka under hela tidsperioden. Tabell 3. Projektdeltagare och deras befattning samt totalt antal planerade arbetstimmar. Deltagare Befattning Totalt antal arbetstimmar Petter Mattsson Projektledare 80 Jenny Ström Gruppmedlem 80 Johan Byström Gruppmedlem 80 Mattias Häggkvist Gruppmedlem 80 Handledare Nils Lundgren finns även tillgänglig som resurs under projektet och förväntas delta vid sex stycken styrgruppsmöten. 9.2 Material Projektet kräver i största del tillgång till datorer som finns tillgängliga i Teknikhuset i datasal A308. Utöver detta har även gruppmedlemmar tillgång till egna bärbara datorer. Ytterligare material som behövs till marknadsföring av motionspass är tillgång till skrivare och papper. Detta finns tillgängligt i A Lokaler Lokalen A308 finns till förfogande under projektet där det finns datorer och skrivare. Denna lokal är mestadels ledig under projektets gång och kan användas varje dag utan att bokning krävs. Motionspasset planeras att genomföras utomhus, men vid dåligt väder kan eventuell lokal inomhus behövas. Detta kommer att undersökas närmare passets genomförande. 6

9 9.4 Ekonomi På grund av projektets karaktär kommer projektets kostnader att vara obefintliga. Projektet ska utföras på 320 arbetstimmar. 10. Milstolpar och beslutspunkter 10.1 Milstolpar Nedan följer en tabell över satta milstolpar i projektet. Tabell 4. Milstolpar för projektet. Nr Beskrivning Datum 1 Ta fram motionsprogram Dela ut flyers/marknadsföra Genomföra motionspass Leveransrapportering Beslutspunkter De beslutspunkter som är satta kan ses i tabellen nedan. Tabell 5. Beslutspunkter. Nr Beskrivning Datum 1 Godkännande av projektdirektiv, beslut att starta förstudie Godkännande av kravspecifikation, beslut att starta förberedelsefasen Godkännande av förstudierapport, beslut att starta projektplan Godkännande av projektplanering, beslut att starta utförandefasen Godkännande av leveransrapportering Godkännande av slutrapportering

10 11. Aktiviteter Tabell 6. Aktiviteter och beräknad tidsåtgång. Nr Aktivitet Beskrivning Beräknad tid (h) 1 Göra enkät Skriva frågor till enkäten 2 2 Dela ut enkät Dela ut enkät till studenter på 2 campus 3 Sammanställa enkät Sammanställa resultatet av 2 enkätundersökningen 4 Planera motionspass Bestämma typ av pass och göra ett 10 program 5 Hitta plats Hitta en bra plats att genomföra 4 passet på 6 Hitta instruktör Hitta en instruktör till passet 4 7 Ta fram flyer Skapa en tilltalande flyer som ska marknadsföra passet 10 8 Sätta upp/dela ut flyers Flyers sätts upp/delas ut på campus 6 9 Inledande Förbereda inför genomförande av 4 förberedelser pass 10 Genomförande Genomföra motionspass 2 11 Utvärdering Utvärdera motionspass genom att 1 ställa frågor till deltagarna 12 Sammanställa Sammanställa utvärdering från 4 utvärdering passet 13 Förstudierapport Skriva förstudierapport Projektplan Skriva projektplan Leveransdokument Skriva och skicka in 40 leveransdokument 16 Slutrapport Skriva och skicka in slutrapport Förbereda Skapa Power Point inför den 10 presentation muntliga presentationen 18 Muntlig presentation Muntlig presentation av projektet 2 19 Projektgruppsmöten Möte med projektgruppen Mötesprotokoll Skriva mötesprotokoll efter varje 4 möte 21 Styrgruppsmöten Möte med styrgruppen/handledare 48 8

11 12. Tidplan Som tidplan har ett GANTT-schema skapats. I denna finns utsatta milstolpar, kritiskt linje och alla aktiviteter. Figur 3. GANTT-schema. 13. Förändringsplan Vid eventuella problem av genomförandet av projektet, till exempel vid dåligt väder om motionspasset ska ske utomhus eller om det är för få deltagare, behandlas problemen genom en åtgärdsplan där alternativa lösningar finns. Denna åtgärdsplan går att läsa under rubriken som beskriver riskanalysen. Om en eller flera deltagare inte är tillräckligt aktiva eller hoppar ur gruppen kommer projektgruppen att samlas under ett extrainsatt möte. Där kommer beslut tas om projektets framtid. 14. Riskanalys Projektnamn: Lunchpass på Campus Projektledare: Petter Mattsson Projektperiod: 1/9 20/ Miniriskmetoden SAN = Sannolikhet att händelsen inträffar. Skala 1-5 KON = Konsekvens om händelsen inträffar. Skala 1-5 R/V = Riskvärde (sannolikhet * konsekvens) 9

12 Tabell 7. Risker med projektet tillsammans med sannolikhet, konsekvens och riskvärde. # Identifierad risk SAN KON R/V R1 För dåligt väder för att genomföra 2,5 5 12,5 R2 Passledare blir sjuk, eller får andra förhinder R3 Deltagare ådrar sig skada R4 Inga eller för få deltagare R5 Hittar ingen plats att utöva passet på Riskhanteringsplan/åtgärdsplan Tabell 8. Projektets risker och åtgärder samt åtgärdsansvariga. Risk-# Risk # R/V Åtgärd Ansvar R1 Väderstörningar RÅ1 12,5 Tillhandahålla alternativ plats, till exempel inomhus Mattias H. R2 Sjukdom eller frånvaro, ledare RÅ2 5 Säkra upp med en vikarie, eller någon annan frivillig ledare Petter M. R3 Skadad deltagare RÅ3 6 Inga avancerade övningar, inga farliga redskap Johan B. R4 För få deltagare RÅ4 5 Ställa in pass Jenny S. R5 Ingen plats RÅ5 5 Ha framförhållning och planera var passen ska hållas Petter M. 15. Prioriteringar Förutom beställargruppens kravspecifikation och de olika satta prioriteringsvärdena läggs även fokus på att produkten följer nedanstående punkter: Kvalitet Kostnadsfritt Lärorikt 16. Projektavslut Projektet avslutas genom inlämning av slutrapport och en muntlig redovisning av denna. I slutrapporten kommer fokus ligga på hur väl projektplanen följts, reflektioner kring hela arbetet från gruppmedlemmarna samt en utvärdering från deltagare vid användandet av produkten. 10