Ärende 1. Almedalen information. Diarienr

Transkript

1 VÅRGÅRDA KOMMUN HERRLJUNGA KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Servicenämnd Ekonomi/Personal SID 1 Instans: Servicenämnd Ekonomi/Personal Tid: Tisdag den 30 augusti 2016, kl Plats: Ljungås, Kommunhuset Vårgårda Bengt Hilmersson (C) Ordförande Servicenämnd Ekonomi/Personal Sara Gårdeson Kommunsekreterare Ca kl. Nr Ärende DNR Föredragande/ Kommentar Sammanträdets öppnande Ordförande Upprop Val av justerare och tid för justering Sekreterare Ordförande Informationsärenden Almedalen - information - Kommunchef Personalchefen informerar - Personalchef Ekonomichefen informerar - Ekonomichef Prognos Ekonomi/Personal Ekonomichef Internkontroll - Kommunchef

2 Servicenämnd Ekonomi/Personal ÄRENDEBLAD Datum Ärende 1 Sida 1(1) Lars Björkqvist lars.bjorkqvist@vargarda.se Diarienr Almedalen information Ärendebeskrivning Kommuncheferna Lars Björkqvist, Vårgårda, och Niels Bredberg, Herrljunga, informerar om sommarens resa till Almedalsveckan på Gotland. Jämställdhetsanalys På resan deltog fyra kvinnor och sex män. Förvaltningens förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen. Postadress: Vårgårda Besöksadress: Kungsgatan 45 Vx: Fax: Org.nr: E-post: kommunen@vargarda.se Hemsida:

3 Ärende 1 HERRLJUNGA VÅRGÅRDA GEMENSAM LEDNINGSGRUPP REDOVISNING ALMEDALSVECKAN 2016 Grupp: Herrljunga Vårgårda Gemensam Ledningsgrupp Tid: Plats: Visby Almedalen 2016 Medverkande från Herrljunga: Alfred Dubow Teknisk chef, Bodil Jivegård Bildningschef, Niels Bredberg Kommunchef Medverkande från Vårgårda : Sören Andersson samhällsbyggnadschef, Roland Matsson äldreomsorgschef, Eva Wendefors Socialchef, Lars Björkqvist Kommunchef Medverkande från gemensamma Servicenämnderna: Herrljunga: Jan Pettersson IT/Växel/Telefonichef Vårgårda: Marie Granberg-Klasson Personalchef, Linda rudenwall Ekonomichef Medlemmar i den gemensamma ledningsgruppen för Herrljunga och Vårgårda har medverkat i Almedalsveckan under tiden 3/7 7/

4 Ärende 1 Kortfattad beskrivning Almedalsprogrammet är i hög utsträckning en spegling av de stora utmaningarna i politiken just nu. Programutbudet omfattar 3800 seminarier och events under veckan. Respektive deltagare har kunnat välja seminarier och studiebesök utifrån den egna professionen och intresse. Var och en har till kommunchef redovisat valda program och seminarier samt de reflektioner och nyttoeffekter deltagandet har medfört. I korthet kan deltagandet beskrivas med, avresa söndag 3/7 kl 0545 med bilar. Ankomst i Visby med färja kl Incheckning på campinganläggningen i Kneippbym, tvåbäddsrum med dusch och toilett i angränsande lokal. Kvällen 3/7 inleddes Almedalsveckan med tal av Liberalernas partiledare Jan Björklund. Dagarna 4/7 till och med 6/7 med ett digert och omfattande programutbud fyllda med seminarier och events. 4/7 ägnades kvällen åt Centerpartiets partledare Annie Lööf. 5/7 var Socialdemokraternas partiledare Stefan Löfvén på scenen. 6/7 intog Kristdemokraternas partiledare Ebba Busch Thor talarplatsen. Transporterna mellan Campinganläggningen och Visby Centrum, Almedalen, har skett per Tandemcykel. 7/7 avresa från Campinganläggningen kl 0620 och färjetranport till Oskarshamn. Återfärd med bilar med framkomst på hemort ca Enkel och kort resumé. Motsvarande utbud av spetskompetens med skräddarsydda seminarier och events för den individuella och gemensamma professionella kompetensutvecklingen har haft en mycket stor effekt. Intrycken är omfattande både utifrån det rent yrkesrelaterade och även det relationsbaserade i gruppen. Utbudsstrukturen med effektiva föreläsningar, med tid till korta transporter mellan seminarier och events är oerhört effektiv. Gruppen har deltagit på individuell basis, i mindre konstellationer och i helgrupper i olika sammanhang. Respektive medverkande har avgivit rapport med redovisning och reflektioner kring deltagandet från Herrljunga och Vårgårda kommuner, till respektive kommunchef, för fortsatt dialog i den gemensamma ledningsgruppen. Ekonomisk redovisning Transporter: :- (inkl. Hyra Tandemcyklar) Logi + frukost :- Omkostnader :- Summa: :- Per person: Vad fick vi för detta? Dagsaktuell och spets-kompetensutveckling anpassad i korta effektiva sessioner, relationsbyggande, resa, uppehälle för fem dagar. Lars Björkqvist Vårgårda Niels Bredberg Herrljunga

5 Servicenämnd Ekonomi/Personal ÄRENDEBLAD Datum Ärende 2 Sida 1(2) Marie Granberg Klasson Diarienr Information nuläge Personalavdelningen Ärendebeskrivning Personalläge: Personalavdelningen har anställt två nya HR-specialister som ersätter en pensionsavgång och en som slutat sin anställning innan sommaren. I samband med nyanställningarna görs en omfördelning av HR-specialisternas specialist- och områdesfördelning. Löneadministration: Löneenheten har nu hamnat i ett mer stabilt läge och har nu kunnat gå in i ett mer utvecklande arbete. Sedan i våras finns en löneadministratör på plats två dagar i veckan i Herrljunga kommun vilket haft en positiv effekt för chefer i Herrljunga. Arbetet med att rensa, avsluta personalakter i Herrljunga kommuns personalarkiv är nu klart och aktuella personakter flyttas nu till personalarkivet i Vårgårda kommun och kommer fortsättningsvis att administreras av Löneenheten. Placering och lokaler: Under hösten 2016 ska HR-enheten bli mer samlad lokalmässigt i Vårgårda kommunhus och lämnar därmed några rum i Herrljunga kommunhus. Tillgängligheten till HR-enheten kommer inte förändras i och med lokalförändringen. Övriga samordningsuppdrag: Löneöversyn 2016 för samtliga personalorganisationer är klara och för Kommunals medlemmar blir ny lön utbetald i september. Lokala förhandlingar gällande Lärarlönelyftet beräknas vara klara för båda kommunerna under september. Postadress: Vårgårda Besöksadress: Kungsgatan 45 Vx: Fax: Org.nr: E-post: kommunen@vargarda.se Hemsida:

6 Vårgårda kommun Servicenämnd Ekonomi/Personal ÄRENDEBLAD Datum Ärende 2Sida 2(2) Förvaltningens förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen. Postadress: Vårgårda Besöksadress: Kungsgatan 45 Vx: Fax: Org.nr: E-post: Hemsida:

7 Servicenämnd Ekonomi/Personal ÄRENDEBLAD Datum Ärende 3 Sida 1(1) linda.rudenwall@vargarda.se Diarienr Ekonomichefen informerar Ärendebeskrivning Ekonomichef Linda Rudenwall informerar om att en ny controller och en ny redovisningsansvarig rekryterats. Ny controller är Jonathan Arnljung som har kommunstyrelsen och Bildningsnämnden i Herrljunga som huvudsakliga ansvarsområden. Ny redovisningsansvarig är Johanna Eliasson som har huvudsakliga ansvarsområde redovisning för Herrljunga kommun. Jonathan Arnljung har påbörjat sin tjänst och Johanna Eliasson tillträder tjänsten den 27 oktober. Flytt och rumsfördelning är genomförd. Planerings- och utvecklingsdagar för ekonomifunktionen är planerade till den oktober. Sedan tidigare planering sker en utbildningsdag i Raindance den 18 oktober. Jämställdhetsanalys Jämställdhetsanalys kan inte göras i detta informationsärende gällande ekonomifunktionen. Förvaltningens förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen. Postadress: Vårgårda Besöksadress: Kungsgatan 45 Vx: Fax: Org.nr: E-post: kommunen@vargarda.se Hemsida:

8 Servicenämnd Ekonomi/Personal ÄRENDEBLAD Datum Ärende 4 Sida 1(1) linda.rudenwall@vargarda.se Diarienr Prognos Servicenämnd Ekonomi/Personal Ärendebeskrivning Prognos är upprättad utefter utfallet 31/ för servicenämndens verksamheter Ekonomi/Personal och IT/Växel/Telefoni. Totalt visar prognosen på ett resultat på -433 tkr för hela servicenämndens verksamheter i båda kommunerna. Servicenämnden för Ekonomi/Personal visar ett totalt resultat på +239 tkr, varav ekonomiavdelningen utgör +41 tkr och personalavdelningen utgör +198 tkr. Jämställdhetsanalys Jämställdhetsanalys kan inte göras i detta informationsärende gällande prognos servicenämndens verksamheter. Förvaltningens förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen. Postadress: Vårgårda Besöksadress: Kungsgatan 45 Vx: Fax: Org.nr: E-post: kommunen@vargarda.se Hemsida:

9 Ärende 4 Ekonomisk uppföljning och prognos per den Med prognos för Servicenämnden Vårgårda och Herrljunga kommun

10 Ärende 4 Servicenämnden - prognos Ekonomi/Personal/IT Servicenämnden som helhet prognostiserar efter juli månads utfall ett underskott på -433 tkr. Ekonomiavdelningen ser ut att göra ett litet överskott på +41 tkr, personalavdelningen ett överskott på +198 tkr och IT/Växel/telefoni ett underskott på -672 tkr. Servicenämnden tog under våren beslut om att bevilja IT/Växel/Telefoni ett extra tillskott på totalt 160 tkr för inköp av ett IT-ärendesystem. Prognosen är gjord utifrån kända parametrar efter juli månads utfall (exkl löner). Arbetet med delårsbokslutet kommer att ge djupare information kring utfall efter alla periodiseringar, vilket eventuellt kommer att förändra prognosen något. Ekonomiavdelning Ursprunglig Prognos Avvikelse Förändring budget helår helår prognos Personalkostnader Systemkostnader Övriga kostnader SUMMA Kommentarer ekonomiavdelning: Konsultkostnader för ekonomisystemen går något över budget. Övriga kostnader innehåller främst: driftsbidrag Ljungås, personalvård, telefoner och bankkostnader. Prognosen är beräknad från i nuläget kända poster, där löneutfall för juli och augusti saknas men prognostiseras. Delårsbokslut i september ger djupare information om avdelningens ekonomi. Personalavdelning Ursprunglig Prognos Avvikelse Förändring budget helår helår prognos Personalkostnader Fackliga kostnader Systemkostnader Övriga kostnader SUMMA Kommentarer personalavdelning: En tjänst tillsätts ej från augusti. Övriga kostnader innehåller främst: strategiska åtgärder, löneväxling, personalvård, telefoner. Prognosen är beräknad från i nuläget kända poster, där löneutfall för juli och augusti saknas men prognostiseras. Delårsbokslut i september ger djupare information om avdelningens ekonomi.

11 Ärende 4 IT, växel och telefoni Ursprunglig Prognos Avvikelse Förändring budget helår helår prognos Intäkter Personalkostnader Förbruknm. + övriga kostnader Övriga främmande tjänster Kapitalkostnader SUMMA Kommentarer IT, växel och telefoni: Personalkostnaderna prognostiseras att dra över med 362 tkr i och med att en 60% tjänst ligger utöver budget. Övriga främmande tjänster avviker med 310 tkr. 160 tkr utav dessa beror på ett, av nämnden beslutat, inköp av ett IT-ärendesystem. Återstående avvikelse härrörs till inköp av en diskkabinett.