Ca kl. Nr Ärende DNR HERRLJUNGA KOMMUN SID 1. KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Servicenämnd IT/Växel/Telefoni VÅRGÅRDA KOMMUN

Transkript

1 HERRLJUNGA KOMMUN VÅRGÅRDA KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Servicenämnd IT/Växel/Telefoni SID 1 Instans: Servicenämnd IT/Växel/Telefoni Tid: Tisdag den 30 augusti 2016, kl Plats: Ljungås, Kommunhuset Vårgårda Johnny Carlsson (C) Ordförande Servicenämnd IT/Växel/Telefoni Sara Gårdeson Kommunsekreterare Ca kl. Nr Ärende DNR Föredragande/ Kommentar Sammanträdets öppnande Ordförande Upprop Val av justerare och tid för justering Sekreterare Ordförande Informationsärenden Almedalen - information - Kommunchef IT-chefen informerar - IT-chef Prognos IT/Växel/Telefoni Ekonomichef Internkontroll - Kommunchef

2 Ärende 1 FÖRVALTNING Niels Bredberg Tjänsteskrivelse Sid 1 av 1 Almedalen - information Kommuncheferna Lars Björkqvist, Vårgårda, och Niels Bredberg, Herrljunga, informerar om sommarens resa till Almedalsveckan på Gotland. Förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen. Expedieras till: För kännedom till: Namn namn, titel, organisatoriskt tillhörighet Namn namn, titel, organisatoriskt tillhörighet Herrljunga kommun, Box 201, Herrljunga Telefon Telefax Besöksadress Torget 1, Herrljunga org.nummer

3 Ärende 1 HERRLJUNGA VÅRGÅRDA GEMENSAM LEDNINGSGRUPP REDOVISNING ALMEDALSVECKAN 2016 Grupp: Herrljunga Vårgårda Gemensam Ledningsgrupp Tid: Plats: Visby Almedalen 2016 Medverkande från Herrljunga: Alfred Dubow Teknisk chef, Bodil Jivegård Bildningschef, Niels Bredberg Kommunchef Medverkande från Vårgårda : Sören Andersson samhällsbyggnadschef, Roland Matsson äldreomsorgschef, Eva Wendefors Socialchef, Lars Björkqvist Kommunchef Medverkande från gemensamma Servicenämnderna: Herrljunga: Jan Pettersson IT/Växel/Telefonichef Vårgårda: Marie Granberg-Klasson Personalchef, Linda rudenwall Ekonomichef Medlemmar i den gemensamma ledningsgruppen för Herrljunga och Vårgårda har medverkat i Almedalsveckan under tiden 3/7 7/

4 Ärende 1 Kortfattad beskrivning Almedalsprogrammet är i hög utsträckning en spegling av de stora utmaningarna i politiken just nu. Programutbudet omfattar 3800 seminarier och events under veckan. Respektive deltagare har kunnat välja seminarier och studiebesök utifrån den egna professionen och intresse. Var och en har till kommunchef redovisat valda program och seminarier samt de reflektioner och nyttoeffekter deltagandet har medfört. I korthet kan deltagandet beskrivas med, avresa söndag 3/7 kl 0545 med bilar. Ankomst i Visby med färja kl Incheckning på campinganläggningen i Kneippbym, tvåbäddsrum med dusch och toilett i angränsande lokal. Kvällen 3/7 inleddes Almedalsveckan med tal av Liberalernas partiledare Jan Björklund. Dagarna 4/7 till och med 6/7 med ett digert och omfattande programutbud fyllda med seminarier och events. 4/7 ägnades kvällen åt Centerpartiets partledare Annie Lööf. 5/7 var Socialdemokraternas partiledare Stefan Löfvén på scenen. 6/7 intog Kristdemokraternas partiledare Ebba Busch Thor talarplatsen. Transporterna mellan Campinganläggningen och Visby Centrum, Almedalen, har skett per Tandemcykel. 7/7 avresa från Campinganläggningen kl 0620 och färjetranport till Oskarshamn. Återfärd med bilar med framkomst på hemort ca Enkel och kort resumé. Motsvarande utbud av spetskompetens med skräddarsydda seminarier och events för den individuella och gemensamma professionella kompetensutvecklingen har haft en mycket stor effekt. Intrycken är omfattande både utifrån det rent yrkesrelaterade och även det relationsbaserade i gruppen. Utbudsstrukturen med effektiva föreläsningar, med tid till korta transporter mellan seminarier och events är oerhört effektiv. Gruppen har deltagit på individuell basis, i mindre konstellationer och i helgrupper i olika sammanhang. Respektive medverkande har avgivit rapport med redovisning och reflektioner kring deltagandet från Herrljunga och Vårgårda kommuner, till respektive kommunchef, för fortsatt dialog i den gemensamma ledningsgruppen. Ekonomisk redovisning Transporter: :- (inkl. Hyra Tandemcyklar) Logi + frukost :- Omkostnader :- Summa: :- Per person: Vad fick vi för detta? Dagsaktuell och spets-kompetensutveckling anpassad i korta effektiva sessioner, relationsbyggande, resa, uppehälle för fem dagar. Lars Björkqvist Vårgårda Niels Bredberg Herrljunga

5 Ärende 2 FÖRVALTNING Jan Pettersson Tjänsteskrivelse Sid 1 av 2 IT-chefen informerar Servicenämnden IT/Växel och Telefoni har under första halvåret genomfört ett antal större uppdrag och projekt. Större uppdrag/projekt: Projekt GAFE, uppdraget har getts av utbildningsnämnden i Herrljunga (Bodil J). GAFE projektet innefattar Applikationen från Google, genomlysning av nätverk för Kunskapskällan samt hårdvaran. Sammanslagning av databaser (SQL hotell), där vi samutnyttjar hårdvara mellan de båda Kommunerna. Uppgradering av webbläsare har genomförts i Herrljunga. Stort utbyte av datorer i Vårgårda har pågått under Q2 för både administration och skolan. Detta kommer att fortsätta även under september. Personal/organisation: Sammanslagning av Servicedesken är nu genomförd och vi har under Q2 kört fullt ut från Herrljunga. Beträffande på platsen support i Vårgårda så kommer vi att genomföra flytt av personal till Herrljunga från Vårgårda. Vi kommer att bemanna supporten i både Herrljunga och Vårgårda via ett schema där medarbetare från tidigare Herrljunga och Vårgårda ingår. Bifogar även en Power Point Förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen. Expedieras till: För kännedom till: Namn namn, titel, organisatoriskt tillhörighet Namn namn, titel, organisatoriskt tillhörighet Herrljunga kommun, Box 201, Herrljunga Telefon Telefax Besöksadress Torget 1, Herrljunga org.nummer

6 Ärende 2 FÖRVALTNING Jan Pettersson Tjänsteskrivelse DNR ITVT 08/2016 Sid 2 av 2 Bakgrund Servicenämnden har i uppdrag att samordna växel och IT nätverk för Herrljunga och Vårgårda kommun. Ekonomisk bedömning Ingen. Miljökonsekvensbeskrivning Inga. Samverkan Inte aktuell. Motivering av förslag till beslut Inga

7 T/Växel/Telefoni Ärende 2

8 Ärende 2 Presentation Genomgång IT/Växel/telefoni Jan P

9 Ärende 2 Ekonomi information Genomgång av prognos

10 Ärende 2 Personal information Praktikant intagen till Supporten i Vårgårda Eventuell fortsättning på projekt basis

11 Större avvikelser i leverans Ärende 2 Servicenämnd IT, Växel, Telefoni Under vårt utbyte av PC:s i Vårgårda har det uppkommit störningar på vissa av datormodellerna samt på vissa användare. Problemet är analyserat och en så kallad workaround är framtagen.

12 Leverans Ärende 2 Servicenämnd IT, Växel, Telefoni Nya servicedesken Öppettider 08:00 16:00 vardagar Placering i Herrljunga Arbete med att använda ett ärendehanteringssystem pågår fortfarande Nytt verktyg inköpt Projektet är nu i full gång K:\IT-SERVICENAMND\PROJEKT\PROJEKTKATALOG\Projek och förbättringar.xlsx

13 Projektmål Servicedesk Ärende 2 1. Service desken är samlokaliserad på en plats 2. SPOC är aktiverad och känd av kunden Mäts i antal ärenden via accepterade vägar i relation till antal ärenden vid sidan av 3. Kundnöjdhet bibehålls och ökar på sikt Komma igång med kundnöjdhetsmätningar i 4. Ledtider för leveranser sätts på plats och bibehålls 5. Lösningsgraden inom SLA ökar Mäta ledtider i ärendehantering

14 Ärende 2 Nuläget Servicenämnden IT/telefoni Nya uppdrag med dignitet Nytt projekt GAFE Bildning Herrljunga Upphandling av 1 1 datorer. Ny plattform, Google education. Förstudie pedagogiskplattform Vårgårda Informationssäkerhet för Herrljunga.

15 Ärende 2 Nuläget Servicenämnden IT/telefoni Aktiviteter: Genomgång av systemen i kommunerna fortsätter Bildningsnämnden i Herrljunga. Genomgång av eventuellt ny platform Skolan i Vårgårda. Soc i båda kommunerna. HR, lön och personal.

16 Servicenämnden IT/telefoni Ärende 2 Genomförande av nya öppettider Växel pågår och skall vara utkommunicerad internt och externt (medborgarna) till den 1 okt

17 Workshop Novell - Microsoft Ärende 2 Genomförd Workshop den 29/3 Genomgång av syftet: Framtagning av kostnadsuppskattning. lågt hängande frukter projektplanering. Tidsuppskattning för att genomföra projekten.

18 Ärende 2 Nuläget Servicenämnden IT/telefoni Aktiviteter: Omförhandling Telenoravtal Målet är lägre kostnader Net IQ Uppstartat projekt. Projektet kan komma att innefatta arbetet med den nya PUL lagen. Nya upphandlingar ADM klienter Vårgårda och Herrljunga Skolan Herrljunga

19 Tjänster (under uppbyggnad) Ärende 2 Arbetsplats som tjänst Serverkapacitet Kommunikation Applikatorisk drift Telefoni Reception (PC/Plattor/Telefoner) (Liten/medel och stor) (Fast och mobil) (Support och 3:e part) (Telefonist och teknik) (Receptionist)

20 Organisation H/V 2015 Ärende 2 IT- Organisation IT-Chef IT-Controller 10% Servicedesk Applikation Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur Nät/Servers Klient

21 Ärende 2 Service Desk En Kontakt in till IS/IT Hantering av ärenden Enkelhet och tydlighet Ägandeskap IT- Organisation IT-Chef IS= Informationssystem IT= Informationsteknik Medarbetare NN NN IT-Controller 10% Servicedesk Applikation Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur Nät/Servers Klient

22 Applikation och Verksamhet Vi skall förstå verksamheterna Vi skall översätta behoven till IS/IT Proaktivitet Leveransforum (Mätbarhet) Kvalitét Helen S Anna B Anelie S IT-Controller 10% IT- Organisation IT-Chef Ärende 2 Servicedesk Applikation Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur Nät/Servers Klient

23 Ärende 2 E-Tjänster Vi skall hjälpa verksamheterna och medborgarna att ta fram nyttiga E-Tjänster IT- Organisation IT-Chef IT-Controller 10% Anna B Servicedesk Applikation Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur Nät/Servers Klient

24 Infrastruktur Nät/Servers Ärende 2 Vi skall tillse att leverera en stabil och kostnadseffektiv IT-Drift IT- Organisation IT-Chef IT-Controller 10% Mikael A Hans M Servicedesk Applikation Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur Nät/Servers Klient

25 Klient Ärende 2 Vi skall bistå verksamheterna med en kvalitativ leverans av enheter som används att kommunicera med IT- Organisation IT-Chef IT-Controller 10% Patrik T Göran L Svante N Servicedesk Applikation Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur Nät/Servers Klient

26 tel: Ärende 2

27 Ärende 3 FÖRVALTNING Linda Rudenwall Tjänsteskrivelse Sid 1 av 1 Prognos servicenämnd IT/Växel/Telefoni Prognos är upprättad utefter utfallet 31/ för servicenämndens verksamheter Ekonomi/Personal och IT/Växel/Telefoni. Totalt visar prognosen på ett resultat på -433 tkr för hela servicenämndens verksamheter i båda kommunerna. Servicenämnden för IT/Växel/Telefoni visar ett totalt resultat på -672 tkr, vilket till största del kan hänvisas till högre kostnader för personal och inköp av IT-system. Förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen. Expedieras till: För kännedom till: Namn namn, titel, organisatoriskt tillhörighet Namn namn, titel, organisatoriskt tillhörighet Herrljunga kommun, Box 201, Herrljunga Telefon Telefax Besöksadress Torget 1, Herrljunga org.nummer

28 Ärende 3 Ekonomisk uppföljning och prognos per den Med prognos för Servicenämnden Vårgårda och Herrljunga kommun

29 Ärende 3 Servicenämnden - prognos Ekonomi/Personal/IT Servicenämnden som helhet prognostiserar efter juli månads utfall ett underskott på -433 tkr. Ekonomiavdelningen ser ut att göra ett litet överskott på +41 tkr, personalavdelningen ett överskott på +198 tkr och IT/Växel/telefoni ett underskott på -672 tkr. Servicenämnden tog under våren beslut om att bevilja IT/Växel/Telefoni ett extra tillskott på totalt 160 tkr för inköp av ett IT-ärendesystem. Prognosen är gjord utifrån kända parametrar efter juli månads utfall (exkl löner). Arbetet med delårsbokslutet kommer att ge djupare information kring utfall efter alla periodiseringar, vilket eventuellt kommer att förändra prognosen något. Ekonomiavdelning Ursprunglig Prognos Avvikelse Förändring budget helår helår prognos Personalkostnader Systemkostnader Övriga kostnader SUMMA Kommentarer ekonomiavdelning: Konsultkostnader för ekonomisystemen går något över budget. Övriga kostnader innehåller främst: driftsbidrag Ljungås, personalvård, telefoner och bankkostnader. Prognosen är beräknad från i nuläget kända poster, där löneutfall för juli och augusti saknas men prognostiseras. Delårsbokslut i september ger djupare information om avdelningens ekonomi. Personalavdelning Ursprunglig Prognos Avvikelse Förändring budget helår helår prognos Personalkostnader Fackliga kostnader Systemkostnader Övriga kostnader SUMMA Kommentarer personalavdelning: En tjänst tillsätts ej från augusti. Övriga kostnader innehåller främst: strategiska åtgärder, löneväxling, personalvård, telefoner. Prognosen är beräknad från i nuläget kända poster, där löneutfall för juli och augusti saknas men prognostiseras. Delårsbokslut i september ger djupare information om avdelningens ekonomi.

30 Ärende 3 IT, växel och telefoni Ursprunglig Prognos Avvikelse Förändring budget helår helår prognos Intäkter Personalkostnader Förbruknm. + övriga kostnader Övriga främmande tjänster Kapitalkostnader SUMMA Kommentarer IT, växel och telefoni: Personalkostnaderna prognostiseras att dra över med 362 tkr i och med att en 60% tjänst ligger utöver budget. Övriga främmande tjänster avviker med 310 tkr. 160 tkr utav dessa beror på ett, av nämnden beslutat, inköp av ett IT-ärendesystem. Återstående avvikelse härrörs till inköp av en diskkabinett.